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Fecha de Aprobación: diciembre 26
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Financieros
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Administración de Cartera

1. OBJETIVO
Establecer los criterios para llevar a cabo la gestión de cobro de los créditos de cartera al día y
vencida en sus diferentes etapas.

2. ALCANCE

El presente procedimiento aplica para todas las actividades realizadas desde la activación de la
obligación en Tesorería hasta la cancelación total del crédito.

3. RESPONSABLE

Profesional Especializado de Cartera, Técnico Administrativo de Cartera, Comité de Protección

y Recuperación de Cartera.

4. DEFINICIONES

4.1 Abonos. Son aquellos pagos a capital e intereses que se efectúan para amortizar un crédito
aprobado y girado.

4.2 Acuerdo de Pago. Mecanismo a través del cual el Fondo de Bienestar Social le otorga al
deudor la facilidad para pagar en cuotas parciales la mora del crédito.

4.3 Amortización. Pago total o parcial de la deuda a través de abonos a capital e interés.

4.4 Cobro Jurídico. Gestión directa de cobro para obtener el pago de la deuda, mediante la
instauración de acciones ejecutivas a través de un proceso judicial para hacer efectivas las
garantías de los créditos con vencimiento mayor de noventa (90) días.

4.5 Cobro Pre jurídico. Actuaciones realizadas en procura de recaudar el valor de la obligación
en mora entre uno (1) a noventa (90) días, sin que medie un proceso judicial, es decir, se trata
de un cobro extraprocesal y persuasivo previo.

4.6 Cuota. Es el valor a pagar de manera regular a la fecha del vencimiento de la obligación por
capital, intereses y cualquier otro concepto (seguros, administración).

4.7 Certificaciones. Documento expedido que informa el estado de la obligación.

4.8 Devolución. Es el reintegro que se realiza a un deudor por un mayor valor pagado al crédito.

4.9 Estados de cuenta. Documento que informa de manera actualizada los registros y/o
novedades históricas del crédito.

4.10 Paz Salvo. Documento que informa que la obligación se encuentra cancelada en su
totalidad.
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4.11 Periodo de Gracia. Tiempo durante el cual se suspende el cobro de las cuotas
correspondiente a la obligación contraída.

CLASES DE CARTERA

Cartera al día. Es el conjunto de obligaciones a favor del Fondo de Bienestar Social de la

Contraloría General de la República cuyos pagos se han efectuado oportunamente a la fecha de
su vencimiento.

Cartera vencida. Es el conjunto de obligaciones a favor del Fondo de Bienestar Social de la

Contraloría General cuyos pagos se han hecho exigibles y no han sido cancelados de manera
oportuna.

TASAS DE INTERES

Interés Corriente. Tasa pactada en el contrato de mutuo

IPC. Índice de Precios al Consumidor, regulado por el Gobierno Nacional al comienzo de cada
año.

Interés Moratorio. Tasa fijada por la Superintendencia Financiera por la no cancelación en las
fechas oportunas de pago

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

 Instructivo de Cobro de Cartera I-A-443-03

6. DESARROLLO

MANTENIMIENTO DE LA CARTERA

Documento Punto de
No. Actividades Responsable
Generado Control
Verificar que los créditos Reporte del aplicativo
Técnico
activos en el aplicativo de SIIF y de TAO
1 Administrativo Conciliación
cartera coincidan con los
Cartera
créditos girados en el SIIF
Registrar en el aplicativo de
nómina de la CGR los datos Reporte aplicativo de
Técnico Informe de Descuentos
del crédito para su respectivo nómina de la CGR
2 Administrativo de nómina
descuento.
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Remitir al Grupo de Talento
Humano del FBS la relación
Técnico
de novedades para Correo
3 Administrativo
activación y/o actualización Electrónico
Cartera
de los descuentos por
nómina.
Generar y revisar el listado
de los créditos activos y las Técnico Comunicación a la Relación de créditos
4 novedades del mes y Administrativo Aseguradora activos y novedades
remitirlo a la compañía de Cartera
seguros.
Actualizar las novedades de Técnico
5 cartera en el aplicativo del Administrativo
FBS Cartera
Técnico Firmar el memorando por
Notificar al beneficiario en
Administrativo Comunicación de las pate de Profesional
caso de novedades de
Cartera - novedades de retiro. Especializado.
6 personal las nuevas
condiciones para el pago de
la cuota.

Cargar en el aplicativo los

Técnico
pagos por todo concepto de Informe de
7 Administrativo Aplicativo TAO
conformidad con los reportes recaudo
Cartera
de Tesorería del FBS
Firmar el memorando por
Elaborar y enviar las Técnico pate de Profesional
Certificaciones y Paz
8 certificaciones y paz y Administrativo. Especializado.
y Salvo
salvos de los créditos.

Técnico Firmar el memorando por

Elaborar y remitir a
Administrativo, pate de Profesional
contabilidad y tesorería
Profesional Especializado.
9 comunicaciones de reintegro Memorando
Especializado
de mayores valores pagados
Cartera.
al crédito.

Generar los reportes de

Técnico
recaudo, giro, estado actual Reportes
10 Administrativo
de la cartera y cartera Informe
Cartera
morosa.
Realizar verificación
Técnico
mensual con Contabilidad
11 Administrativo Conciliación
de los saldos de la cartera.
Cartera
Solicitar al Administrador del
Sistema de Crédito y Cartera Profesional Firmar la comunicación el
durante los 15 primeros días Especializado de Director Administrativo y
12 de año, se actualice el IPC Cartera. Comunicación Financiero.
atendiendo lo establecido en
el Manual de Crédito
Vigente.
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Actualizar cada trimestre en

el aplicativo de cartera la
Profesional
tasa de interés de mora de
13 Especializado de Aplicativo TAO
acuerdo con las directrices
cartera.
de la Superintendencia
Financiera.

Elaborar y remitir a
Contabilidad semestralmente
el boletín de deudores Profesional Transmisión de la
Registro en información a la
14 morosos y acuerdos de pago Especializado de
formato CGN.
según directrices de la Cartera.
Contaduría General de la
Nación.

Presentar mensualmente al
Profesional Acta generada por
Comité de Recuperación de Informe de
15 Especializado el Comité.
Cartera el estado actual de cartera
Cartera.
la cartera.
Determinar de acuerdo con
Profesional
la segmentación de cartera
Especializado Informe de
16 las etapas establecidas en el
Cartera cartera
Instructivo de Cobro de
Cartera I-A-443-03. Comité de Cartera
Técnico
Realizar la gestión de cobro Administrativo, Aplicativo TAO y
de cartera en mora de las Profesional Firmar la
Cartas a deudores comunicación el
etapas de Gestión Especializado
17 en mora. Director
Administrativa y cobro Cartera.
persuasivo a través de Administrativo y
envíos de requerimientos. Financiero.

Realizar seguimiento al Profesional

Acta de comité de Comité de cartera.
18 proceso de recuperación de Especializado
cartera. Cartera. cartera.
Enviar a la Asesoría Jurídica
mensualmente la cartera Profesional
Memorando e
19 para la gestión de cobro pre Especializado
informe.
jurídico Cartera.

Evaluar los créditos con

mora superior a 180 días que
deban ser vendidos a la Acta de comité de
Aprobación y firma de la
20 entidad del estado Comité de Cartera cartera
Gerencia del FBS.
encargada para tal fin y
presentar a la Gerencia para
aprobación.
Informar al Comité Directivo Director
21 las recomendaciones del Administrativo y Informe
comité de cartera. Financiero
Presentar al Comité de
Cartera aquellas solicitudes Profesional
Acuerdo 09 de
22 de acuerdos de pago, Especializado Informe
2014
refinanciación y periodos de Cartera
gracia para estudio.
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Evaluar las solicitudes de
acuerdos de pago, Firma acta generada por el
refinanciación y periodos de Acta de Comité de Cartera.
23 Comité de Cartera
gracia y presentar las cartera
recomendaciones a la
Gerencia para aprobación.
Tramitar y hacer seguimiento
a los mecanismos de
Profesional Acuerdos y
protección y recuperación de Acuerdo 009 de
24 Especializado Relación de
los acuerdos suscritos con 2014
Cartera seguimiento
los deudores morosos y el
Fondo de Bienestar Social.
Revisar y Presentar al
Comité Técnico de Profesional
Sostenibilidad Contable Especializado
25 Informe
informe de recomendación Cartera
de los créditos objeto de
Depuración.
Presentar los informes Profesional
26 requeridos por los Especializado Informes
organismos externos. Cartera

7. NORMATIVIDAD:

 Ley 1066 de 2006 “Por la cual se dictan normas para la normalización de la cartera pública y
se dictan otras disposiciones”
 Ley 1450 de 2011 “Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014
 Ley 716 de 2001
 Resoluciones Superintendencia Financiera tasas de interés.
 Resolución No.051 de 2005 modificada por la Resolución No.194 de 2008
 Acuerdo 009 de 2014
 Acuerdo 003 de 2015

8. CONTROL DE CAMBIOS:

CONTROL DE CAMBIOS
CAMBIO:

 Ajusta el objetivo
FECHA: 27/03/2015 Versión 02
 Ingresan nuevas definiciones
 Ingresan nuevas actividades
 Actualizan documentos de referencia
 Actualiza normatividad
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CAMBIO:
FECHA: 18/12/2017 Versión 03
 Ajuste de definiciones
 Inclusión de actividad 11 - Conciliación
 Actualización normatividad
CAMBIO:
FECHA: 19/09/2018 Versión 04
 Ajuste objetivo, alcance y responsable.
 Modificación numeral 4.11 en definición.
 Actualización clase de cartera.
 Eliminación de las actividades 22 y 25.
 Modificación actividades 1, 2, 4, 6, 8 a 11,
13 a 17, 19, 20, 22 y 23.
 Reubicación acuerdos y resolución de
documentos de referencia a normatividad.