Rinol Hormipul Chile S.

A
Sistema de Gestión Integrado

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

Procedimiento de Comunicaciones
Versión: 02 Fecha: 03/01/2020

1. OBJETIVO

Este Procedimiento tiene por objetivo el establecer cuáles serán los mecanismos y
actividades que implementarán la empresa Rinol Hormipul Chile S.A, para las
comunicaciones, tanto internas y externas.

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica a todas las áreas de la empresa Rinol Hormipul Chile S.A que
estén dentro del alcance del sistema.

3. DEFINICIONES

Referenciado al “Glosario de términos utilizados en SGP-SSO” (RG-SGP-01)

4. RESPONSABILIDADES

4.1. Gerencia de la empresa:

- Proveer los medios, recursos humanos y materiales necesarios para dar

cumplimiento a lo establecido en el presente documento.
- Verificar, mediante las instancias pertinentes, la correcta implementación de lo
establecido en el presente documento.

4.2. Encargado del sistema de gestión preventivo:

- Mantener el flujo comunicacional.

- Enviar toda la documentación referente a SSO que sea solicitada, dentro de los
plazos correspondientes.
- Mantener registro de las comunicaciones realizadas con clientes.
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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

La empresa Rinol Hormipul Chile S.A debe establecer una metodología adecuada al interior
de la empresa para realizar las comunicaciones, en el cual se incluyan las
responsabilidades en la difusión, se establezcan los medios y canales de consultas y
comunicación sobre todas

Las actividades y resultados del sistema de gestión preventivo, tomando en consideración

la realización de las comunicaciones internas, externas, hacia subcontratistas, posibles
visitas.

La empresa deberá establecer métodos para asegurar que la difusión de la documentación

sea recibida, conocida y comprendida por todo el personal dentro del alcance del sistema
de gestión preventivo para posteriormente verificar el cumplimiento de ésta.

Los canales de comunicación a utilizar pueden ser, correos electrónicos, reuniones

informativas, charlas, diario mural, afiches de seguridad, entre otros.

Se deben documentar los flujos de comunicación hacia los distintos niveles de la empresa,
considerando todos los puntos expuestos en el presente procedimiento.

La empresa deberá mantener los registros que den muestra del cumplimiento de este
procedimiento.

5.1 Comunicación interna

La empresa contratista debe comunicar de manera eficaz a su personal toda aquella

información referente al SGP-SSO, tanto en lo que concierne a los riesgos como en la
interacción del sistema de gestión preventivo, cada vez que se implemente o modifique un
requerimiento.

Se debe incluir información concerniente a:

- Política.
- Flujos de comunicación.
- Procedimientos del SGP-SSO.
- Nuevas áreas de trabajo.
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- Acuerdos del comité paritario.

- Modificación de reglamento interno.
- Directrices emanadas del asesor en prevención de riesgos.
- Capacitaciones, competencias y toma de conciencia.
- Compromisos de la Gerencia con el SGP-SSO.
- Identificación de peligros, evaluación y reevaluación de riesgos.
- Planes de emergencia.
- Resultados de simulacros.
- Objetivos del SGP-SSO.
- Resultados de investigación de incidentes.
- Participación y consulta con trabajadores.
- Avances en el SGP-SSO.
- Resultados de auditorías.
- Gestión de no conformidades.
- Resultados de controles operacionales.
- Cualquier otra información relacionada con cambios que pudieren tener impacto
en el SGP-SSO.

Cuando cada uno de los requerimientos nombrados anteriormente se realice o modifique,

se debe generar un registro de difusión de esa actividad.

Los registros de la difusión realizada en relación a lo anterior deben quedar disponibles

como evidencia del cumplimiento del presente punto.

5.2 Comunicación externa

La empresa deberá establecer la forma en que recibirá, documentará y responderá a las

comunicaciones recibidas de las partes externas interesadas, en lo referente al SGP-SSO.

En este punto se debe considerar la identificación de personas de contacto que deberán

responder ante la solicitud de organismos externos, tales como Seremi de Salud,
Inspección del Trabajo u otros que soliciten información referente a incidentes,
cumplimiento legal o cualquier otro tipo de situación relacionada con el SGP-SSO.

5.3 Comunicación con subcontratistas y visitas

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La empresa deberá asegurar la comunicación permanente con sus empresas

subcontratistas y las visitas a los lugares de trabajo. Se debe establecer la forma de
comunicar los requisitos del SGP-SSO a los subcontratistas, además de señalar las
consecuencias del no cumplimiento de estos requisitos.

Esta comunicación deberá incluir, como mínimo, información referente a los riesgos
específicos de los trabajos a realizar, los controles operacionales establecidos, requisitos
legales referentes al SGP-SSO y procedimientos ante emergencias.

En lo concerniente a las visitas a los lugares de trabajo, la empresa deberá establecer la

forma de comunicarles los requisitos del SGP-SSO relevantes a su visita, los
procedimientos ante emergencias, controles de acceso y tránsito por las instalaciones,
elementos de protección personal a utilizar durante la visita y cualquier otro requisito que
estime conveniente para asegurar la conformidad a los objetivos del SGP-SSO.

5.4 Comunicación con clientes.

La empresa deberá realizar las comunicaciones con clientes o quién éste designe, en los
siguientes casos y en las siguientes formas:

5.4.1. Comunicación general referente a SSO

La empresa realizará las comunicaciones con clientes mediante los correos electrónicos.

Por este medio se canalizará toda la información y las consultas que sean referentes a
SSO, realizadas por la empresa.

Lo atingente a incidentes y emergencias se explica en el punto 5.4.2 del presente

procedimiento.

El presente documento no exime a la empresa de cumplir con los plazos y forma de envío
de documentación establecida legalmente.

Una vez conocidos los estándares establecidos por clientes en su sistema de gestión
preventivo para empresas contratistas, estas empresas cuentan con 30 días para poner en
funcionamiento sus propios sistemas y enviar a clientes o quien este designe la
documentación para el funcionamiento del sistema de gestión preventivo.
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Se debe considerar como obligatorio el envío de la documentación referente al sistema de

gestión preventivo implementado, cada vez que sea creado o modificado alguno de estos
en un plazo no superior a 3 días hábiles.

Toda la documentación enviada por la empresa contratista hacia clientes debe ser en
formato PDF, señalando en el nombre del archivo la siguiente información:

- Nombre de la empresa.
- Tipo de documento (procedimiento, registro, informe, entre otros)
- Requisito del SGP-SSO (formación, auditoría, investigación de incidentes, entre
otros.

Ejemplo: XXXX-REG-cursos.pdf

5.4.2. En caso de incidentes y emergencias

5.4.2.1 Aviso inmediato.

La empresa deberá dar aviso inmediato al teléfono celular de emergencias N°

7xxxx, indicando la ocurrencia de una emergencia o incidente que produzca
lesiones a uno o más trabajadores.

5.4.2.2 Envío de documentación.

- Notificación de incidentes sin personal lesionado: Remitir los correos

electrónicos sgprinol… el Reporte de incidentes RG-10-01 dentro de las
48 horas inmediatas de ocurrido el incidente.

- Notificación de incidentes con personal lesionado: Remitir la notificación

de incidentes RG-10-01 y el informe de investigación de incidentes RG-
10-02 a los correos electrónicos sgprinol…. La documentación señalada
en el punto 5.1 del procedimiento “Investigación de incidentes” (PR-
SGP-10), debe ser remitida dentro de las 48 horas inmediatas de
ocurrido el incidente al correo electrónico sgprinol.. En el caso del
certificado de alta médica del trabajador, ésta debe ser remitida a
clientes o a quién éste designe, en cuanto sea recibida por el empleador,
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de la misma forma que la demás documentación señalada en el punto 5.1

del procedimiento “Investigación de incidentes” (PR-SGP-10).

- Notificación de incidentes graves o fatales: Se deberá dar cumplimiento a

lo señalado en la Circular N° 3336 de la Superintendencia de Seguridad
Social, junto con lo señalado en el párrafo anterior.

5.4.2.3 Notificación de emergencias.

Se realizará de acuerdo al siguiente criterio:

- Emergencias que solo hayan generado daño a la propiedad: Se notificará
de acuerdo a lo señalado para los incidentes sin personal lesionado.
- Emergencias que hayan generado lesiones en trabajadores: Se notificará
de acuerdo a lo señalado para los incidentes con personal lesionado.
- Emergencias que hayan generado lesiones graves o fatales a uno más
trabajadores: Se notificará de acuerdo a lo señalado para los incidentes
graves o fatales.

6. DOCUMENTOS ASOCIADOS.

- PR-SGP-SSO Guía de implementación SGP

- PR-SGP-07 Preparación y respuesta ante emergencias.
- PR-SGP-10 Investigación de incidentes.

7. ANEXOS

- RG-10-01 Notificación de incidentes.

- RG-10-02 Informe de investigación de incidentes.

8. CONTROL DE MODIFICACIONES

Rev. Fecha Modificación

01 03-01-2020 Actualización de datos.
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