ESTUDIO DE CASO

Actividad De Aprendizaje OA 2

La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir,

ya determinó el mapa de procesos de su actividad económica, siendo estos:

1. PROCESOS ESTRATÉGICOS
a. Gestión Gerencial
b. Gestión de la Calidad

2. PROCESOS MISIONALES
a. Diseño y patronaje
b. Extendido, marcado y corte
c. Confección, revisado y etiquetado
d. Acabados

3. PROCESOS DE APOYO
a. Clientes
b. Compras
c. Mantenimiento
d. Talento humano

Cada uno de los procesos cuenta con un líder, quien será el encargado de revisar y
aprobar la documentación. Sin embargo, en ausencia del mismo, los coordinadores de
área tienen la misma autoridad.

El encargado del Sistema de Gestión de la Calidad, fue designado para determinar la

codificación unívoca y las versiones a los documentos, por lo tanto la fecha de emisión
también estará a su cargo.

Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la Calidad, es

necesario documentar el procedimiento de control de la información documentada, pues
ya se cuenta con instrucciones de trabajo y algunos formatos que no han sido
formalizados para el sistema de gestión.

1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de

control de la información documentada ó montar los procedimientos operativos?

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la

Información
Documentada y justifique su respuesta.

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 3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información
documentada de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos
de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la identificación y formato, y a su vez
que incluya la descripción de las siguientes actividades:

a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios

NO será válido copiar y pegar información del ejemplo anexo a éste

módulo.

Utilice gráficos, tablas o ilustraciones que permitan brindar mayor claridad al

procedimiento mencionado en el punto anterior.

DESARROLLO DE LA GUIA

1. Administrador del Sistema de Gestión de Calidad

 
 Asignación de los códigos a los documentos del Sistema.
 Mantener actualizado el “Listado maestro de documentos Sistema de
Gestión de Calidad (SGC) ISODOC.
 Asegurarse de que la versión vigente de los documentos esté disponible
en los puntos de uso.
 Comunicarle al responsable del archivo los cambios que se presenten en
los documentos con el fin de mantener actualizadas las tablas de
retención documental –  TDR

2) Realizar la revisión de los documentos en cuanto a estructura y forma3)

 
Los líderes de proceso son los responsables directos de la validación y apropiación
 
4) Los cambios o modificaciones menores realizados a los documentos no generan
cambio de versión debido a que no afectan el buen funcionamiento del Sistema de
Gestión, sin embargo el registro de la fecha, el responsable de su aprobación y el
detalle de la mejora realizada, siempre deberán registrarse en el control de
cambios del documento (punto 6.). Los cambios menores son:
 Cambios en ortografía.
 Adecuación de contenido que facilite la visualización y uso.
 Mejoramiento en la redacción de párrafos.

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  Re direccionamiento de Hipervínculos.
 Cambio en el nombre de un cargo.

NO será válido copiar y pegar información del ejemplo anexo a éste módulo.

Utilice gráficos, tablas o ilustraciones que permitan brindar mayor claridad al procedimiento
mencionado en el punto anterior.

Desarrollo punto 1:

 
 
2. INFORME
Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un
informe luego de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que día a
día realizan las empresas de Confecciones. Una vez realizada la investigación
y utilizando lineamientos establecidos por usted mismo en el Caso de Estudio para
documentar el Procedimiento de “Diseño y patronaje”.

Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por
lo tanto, debe ser claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en
un paradigma de la documentación.

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Desarrollo punto 2:

1. OBJETIVO
Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración, modificación e identificación
de los documentos y registros La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de
prendas de vestir con el fin de tener la documentación actualizada y disponible para su uso por parte
de todos los usuarios

2. ALCANCE
 Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos, formatos, guías,
registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son requeridos para el adecuado
desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la identificación de la necesidad de crear o
modificar un documento y finaliza con la divulgación del documento por parte del responsable del
proceso.

3. RESPONSABILIDAD
El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador de Trabajo y los
líderes de Procesos de Gestión.

3.1 Coordinador Trabajo

 Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración de la documentación
del SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo con la naturaleza el servicio.

Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite define si la revisión
incluirá el concepto de un experto que retroalimente el documento. Establecidos los acuerdos con el
líder del proceso e incorporados los ajustes finales del documento,  presenta  para  aprobación  a  la 
Directora de Recursos Humanos, Representante de la dirección.

3.2 Asistente - Practicante Profesional.

El Asistente del Área - practicante profesional, específicamente interviene en la adecuación de la
presentación de documentos antes de la revisión para su aprobación. Apoya a los líderes de los
procesos para garantizar que:- Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se
aprueben nuevamente.- Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los
documentos- Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en
la Intranet.- Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.
- Se socialicen los documentos.
- Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.
- El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y proteger la información
- Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este documento.
- Se mantenga actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de procesos

-Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento establecido sobre la
creación, actualización o anulación de los documentos.

4. PRECISIONES

4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

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La estructura documental del SGC de la empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y
manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura, en donde los documentos de
nivel superior tienen mayor cobertura y alcance, pero menor profundidad y detalle.
 
 

DOCUMENTO
 
 
4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN D
E FORMATOS
En todo caso se privilegia la presentación y
diligenciamiento digital de formatos salvo casos que
requieran estrictamente su aplicación impresa. Para
estos casos, una vez aprobados el líder del proceso
envía una copia en medio digital al proceso de Gestión
de Publicaciones, para  su correspondiente
reproducción. 

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego d
e su aprobación la empresa empleará los inventarios de
formatos impresos hasta agotar existencias.

4.3. REGISTROS
Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades realizadas o
resultados obtenidos se caracterizan por:

 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus resultados.

 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecuó al
proceso correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos
especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el
procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma digital.
Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico o similar.
Son registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios. La Empresa debe
garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son, que constancia de
ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea más susceptible a las
modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma digital.
 
Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso delos registros
impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y cuando lo hizo. Todos los
registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto, garantizando que se respeten
los procedimientos y queden archivados de forma segura y de fácil identificación. Por otra parte la
universidad debe garantizar la confiabilidad de los registros que así lo requieran (historias clínicas,
Exámenes ocupacionales, etc.).

4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Los registros apropiados deben garantizar que sean:

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  Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.
 Exactos: debe ser verificado.
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o tinta
lavable.
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso del
tiempo.
 Claros: debe ser entendible para todos.
 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
 Legible.
 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se llena

4.3.2. USO DE LOS REGISTROS

 
Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los resultados de los
procedimientos. Algunos ejemplos de sus usos son:
 
 
 Toma de muestras
 Procesamiento y análisis de información
 Almacenamiento y distribución
 Exámenes realizados
 Calibración de equipos
 Abastecimiento y vigencia de los insumos
 Control de calidad
 No conformidades
 Acciones correctivas

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO5.

1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOSACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Líder del proceso Elaborar borrador del documento y enviar por correo a la Directora del
Departamento de Biblioteca con copia al Profesional de Apoyo de corrección de estilo para
su respectiva revisión. INICIO Identifica necesidad de creación o mejora de documento

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

INICIO

Elaborar borrador del

documento y enviar por
Identifica necesidades de
correo a la Directora
1. creación o mejora de LIDER DEL del Departamento de
documento PROCESO Biblioteca con copia al

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 Profesional de Apoyo
de corrección de estilo
para su respectiva
revisión

Las correcciones de ortografía

sintaxis se hacen de manera
Revisa la adecuación de la directa en la documentación en
documentación los casos donde la mejora sea
2. Corrector de evidente. Sin embargo, en los
casos problemáticos para la
estilo interpretación del sentido el
corrector enviará sugerencias y
comentarios al líder del proceso
para que intervenga en el texto
antes del envío como versión
final al sistema de gestión de la
calidad. De cualquier manera el
corrector hará llegar al líder del
proceso la documentación
revisada

En caso de requerir
Modifica y envía ajustes en partes
La Documentación SI LIDER DEL problemáticas para la
nuevamente al
PROCESO interpretación el líder del
3. requiere ajustes? corrector
proceso hará las
modificaciones en las
partes indicadas por el
NO corrector y le enviará
nuevamente el
documento modificado al
corrector de estilo
Enviar por correo al
F-SO-OH-12 LIDER DEL coordinador de salud,
Solicita y justifica creación, SOLICITUD DE
PROCESO seguridad e higiene en el
4. mejora o anulación de
CREACION, MEJORA
O ANULACION DE trabajo con copia al
documento
DOCUMENTO profesional de apoyo del
SG-QHSE el Formato
solicitud creación, mejora
o anulación de
documento F-SO-OH-12
1 junto con el documento
sometido a consideración

Profesional de Revisar la solicitud y

Revisa solicitud y verifica Apoyo SG-QHSE evaluar la necesidad de
5. necesidad Auxiliar SG-QHSE crear, modificar o anular
el documento

Si es una solicitud de anulación,

Coordinador del se registra y el proceso termina.
Cuando se considere necesario
NO
Informa al Área de Salud, define la intervención de un
Aprobada líder del seguridad e experto a fin de retroalimentar el
6. higiene del documento antes de su
proceso aprobación Final.
trabajo Según corresponda se presenta
al consejo Directivo para que
autorice la creación, mejora o
SI anulación.

Se diligencia la parte 2
Registra aprobación en la Auxiliar del SG- del registro. Solicitud de
solicitud de creación, mejora o creación, Mejora o

anulación de Documento
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7. QHSE Anulación de Documento
F-SO-OH-12 marcando la
casilla de aprobado,
diligenciando la fecha de
implementación del
cambio
Para el caso de creación
Codifica y/o actualiza la Profesional de de se realiza la respectiva
Apoyo SG- codificación y para
8. versión QHSE mejora se actualiza la
Auxiliar del SG- versión
QHSE

Coordinador del Al editar los documentos se

Área de Salud, deben registrar las firmas de
Seguridad e Higiene elaboró, revisó y aprobó, si
9. en el Trabajo aplica. El coordinador del
Emite y aprueba Documento Profesional de área de salud ocupacional
Apoyo SG-QHSE informa al líder sobre la
Auxiliar SG-QHSE aprobación del documento.
Una vez firmados los
documentos se identifican
con copia no controlada, se
graban en PDF (No aplica
para formatos) y se adoptan
en el aplicativo disponible
Se publican los nuevos
documentos en la Intranet.
Al Documento Fisico se le
10 Profesional de coloca el sello de original, se
Retira de Intranet los Apoyo SG-QHSE archiva en la carpeta del
documentos obsoletos proceso que corresponda y
se destruye la versión
anterior

Actualiza Listado Maestro

Listado
Control de Documentos Maestro de Profesional de Actualizar listado maestro
11 Control de Apoyo SG-QHSE control de Documentos F-
Documentos SO-OH-13
Auxiliar SG-QHSE
2

Coordinador del Se comunica al líder

Socializa con el líder del área de Salud, que el documento se
proceso y/o funcionario que Seguridad e encuentra liberado y se
12 realizó solicitud Higiene en el autoriza su uso
Trabajo

Informar los cambios de

Aplica documento en el Líder de la Documentación a los
13 proceso correspondiente Proceso participantes del proceso.

Socializa el contenido de
3 los documentos a fin de
garantizar su debida
aplicación
FIN

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5.2 FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE RIESGOS

No. ACTIVIDAD RESPONSABLES OBSERVACIONES

1. INICIO

Los líderes de proceso con

Coordinador de Gestión apoyo del coordinador del
Identificar los registros a en Salud, Seguridad e Área de salud, seguridad e
2. higiene en el Trabajo higiene en el trabajo
controlar identifican los registros
Líderes de procesos incorporados en el sistema de
gestión de salud, seguridad e
higiene en el trabajo.
Enviar por correo al
coordinador de gestión en
salud, seguridad e higiene en
Hay Solicitud NO el trabajo con copia a la
1 profesional de apoyo SG-
3. Líderes de procesos
O No QHSE el formato de solicitud
de creación, mejora o
anulación de documento F-
SO-OH-12 junto con el
SI documento sometido a
consideración.
Revisar la solicitud y evaluar la
Revisar solicitudes o Coordinador de Gestión necesidad de crear, modificar
4. en Salud, Seguridad e o anular el documento.
necesidades de registro higiene en el Trabajo

Si es una solicitud de
anulación, se registra y el
proceso termina.

Cuando se considere
Aprobación de Coordinador de Gestión
Informa al necesario define la
en Salud, Seguridad e
5. solicitud o líderN de higiene en el Trabajo
intervención de un experto a
necesidad de fin de retroalimentar el
proceso
documento antes de su
registros aprobación fina.

Según corresponda se
presenta al consejo directivo
SI para que autorice la creación,
mejora o anulación.

Coordinador de Gestión El coordinador de gestión en

Se autoriza y controla los registros
en Salud, Seguridad e salud, seguridad e higiene en
6. higiene en el Trabajo el trabajo actualiza los
registros que se generaron
cambios controla los cambios
o nuevos documentos
relacionados con la estructura
de los documentos del SG-
QHSE.
El coordinador de gestión en
salud, seguridad e higiene en
1 el trabajo establece criterios
Coordinador de Gestión
de control sobre los registros
en Salud, Seguridad e
del SG-QHSE.
7. higiene en el Trabajo
Establecer criterios de control
de Registros
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 Actualizar listado maestro
control de documentos F-SO-
Coordinador de Gestión
Listado Maestro OH-013.
Actualización del Listado en Salud, Seguridad e
8. Maestro
de Control de higiene en el Trabajo
documentos

Se comunica al líder que el

Socializa con el líder del documento se encuentra
liberado y se autoriza su uso.
proceso y/o funcionario que
realizó solicitud Coordinador de Gestión
9. en Salud, Seguridad e
higiene en el Trabajo

1
Informar los cambios de la
Aplica documento en el documentación a los
participantes del proceso.
proceso correspondiente
Socializa al contenido de los
documentos a fin de garantizar
10. su debida aplicación
Líder de Proceso
FIN

6. DOCUMENTO DE REFERENCIA

CODIGO NOMBRE RESPONSABLE DISPONIBLE

F-SO-OH-012 Solicitud de creación, Coordinador de Intranet/Proceso
mejora o anulación Gestión en Salud, Gestión en Salud,
de documentos Seguridad e Higiene Seguridad e Higiene
en el Trabajo/ Líder en el Trabajo
del Proceso y/o Aplicativo del
Sistema.

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F-SO-OH-013 Listado maestro Coordinador de Intranet/Proceso
control de Gestión en Salud, Gestión en Salud,
documentos Seguridad e Higiene Seguridad e Higiene
en el Trabajo / en el Trabajo
Profesional de y/o Aplicativo del
Apoyo Sistema

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