INSTITUTO SUPERIOS TECNOLÓGICO

“LUIS NAPOLEÓN DILLON”

TECNOLOGÍA EN CONTABILIDAD

MATERIA:

GESTIÓN DE AUDITORÍA

ING. FERNANDO SANTILLÁN

TEMA:

CASOS PLANTEADOS – PHVA

INTEGRANTES: GRUPO 5
 CHILES ADRIANA
 MORALES RICHARD
 MORALES LLUMIQUINGA EDITH
 MUÑOZ DARWIN
 TENORIO SARA

CURSO: CUARTO “A” MATUTINA

13/7/2020

QUITO – ECUADOR
 CASO 2

Una empresa comercializadora de productos de primera necesidad, que dispone de 120

empleados en administrativo y 20 en área de distribución, adicional cuentan con 50

locales a nivel nacional para la venta de productos y un centro de distribución ubicado

en el oriente del territorio ecuatoriano.

Objetivos

 Mejorar el control de almacenamiento de los productos por medio de un sistema

de inventario periódico para cubrir el 60% de efectividad y reducir el riesgo de

quiebre al final del mes.

 Establecer un nuevo modelo de rutas que nos permita un mejor control y

distribución de los productos llegando así de forma rápido y segura para reducir

los gastos logísticos.

 Reformar la estructura de la organización reduciendo la cantidad del personal el

cual realiza actividades que se puede incorporar en otros departamentos.

Alcances

 Comprenderá el estudio y análisis del nivel de desempeño y el buen manejo de

los recursos empresariales internos, en el periodo comprendido entre el 1 de

enero y el 13 de abril del 2020.

 A efectos de cumplir con la capacidad y mejorar la distribución se deberá revelar

los procedimientos utilizados en los distintos sectores relacionados con la

gestión administrativa y productiva.

 CICLO PHVA
OBJETIVO 1
 Realizar una auditoría para
determinar la eficiencia de los
controles establecidos, una vez
realizado los inventarios
quincenales y la implementación
de sistemas de control, se
determina efectivamente que se
cumple con el 60% de efectividad
reduciendo así el riesgo de
quiebra de inventarios.
 El jefe de bodega revisar
semanalmente las hojas de Kardex
que sean ingresados correctamente
por el personal encargado del área.
 Verificar que el producto con
mayor rotación tenga stock
suficiente para solventar los
pedidos solicitados
 Se planifica realizar inventarios
quincenales de materiales con
mayor rotación.
 Revisar que los productos se
encuentren cargados
correctamente en base a pedidos
realizados.
 Delegar un encargado
responsable para revisar las
cargas antes de salir a ruta de
entrega.
 Implementar un Kardex digital
para el control de las entregas y
salidas de los productos.
 CICLO PHVA
OBJETIVO 2
 Dar seguimiento a las
actividades planificadas y
delegadas para determinar la
eficiencia de las entregas de los
productos al cliente de una
. innecesarios.
manera rápida y segura
 Delegar un asistente que
organicé las rutas de acuerdo a
las zonas y horarios de entrega.
 El jefe de área revisa la
planificación diaria de pedidos
y controlar que el camión se
envié completamente en su
máxima capacidad.
 El jefe mantiene acuerdos
semanales con los clientes
según como se organiza las
rutas de entrega al inicio de la
semana.
 Realizar un análisis de
tiempos, rutas y espacios a
cubrir para reducir gastos
 Revisar las rutas que se
manejan actualmente.
 Revisar la cantidad de
camiones que se maneja para
cubrir las rutas.
 Revisar los puntos a cubrir y el
volumen de pedidos por cada
punto de entrega
 Revisar horarios y tiempos
establecidos con el cliente.
 Medir espacios de cubicaje en
los camiones y comparar con
espacios de pedidos.
 CICLO PHVA
OBJETIVO 3
 Gestionar la restructuración ya
aprobada y asegurar la
capacidad de recursos humanos
en el área de distribución
 Dar seguimiento al personal en
sus nuevas actividades y ayudar
con capacitaciones referente a
tareas de diferentes áreas, por
lo cual el personal estará apto
para ocupar cualquier cargo y
así no tener exceso de
personal en una sola
área.
 Realizar auditorías en piso con
el personal administrativo para
evidenciar actividades diarias y
que se cumplan acorde al
horario establecido.
 Realizar un control del
personal en distribución para
evidenciar que efectivamente
hay falta de recursos humanos.
 Verificar la reubicación del
personal en caso de tener
exceso en el área
administrativa.
 Se aplica realizar una nueva
restructuración de la
organización para tener un
mejor desempeño de
actividades, ya que hay áreas
en las cuales se encuentran
con personal innecesario.
 Realizar un estudio para
determinar cuáles
departamentos tienen exceso
de personal y reducir gastos
administrativos
 Solicitar a cada jefe de
departamentos que presenten un
informe con las actividades de
cada miembro para determinar la
capacidad y eficiencia en el
puesto de trabajo.
 Evaluar el área de distribución en
el cual refleja la falta de personal,
ya que cuenta solo con 20
empleados.
 Capacitar al personal para mejorar
tiempos en despachar los
productos y aprovechando los
recursos tanto humano como las
herramientas de trabajo
Riesgos

 Existe el riesgo que en el proceso de implementación de sistemas de control los

primeros meses pueda caer en, ya que se debe realizar cambios en el proceso de

almacenamiento y los registros de datos históricos van a cambiar relativamente.

 El proceso de implementación de distribución, cambios de ruta, control de tiempos

de entrega puede generar riesgos de incumplimiento al entregar el pedido ya que

están trabajando sin control y como se cree que deberían entregar hasta capacitar al

personal puede generar incumplimiento una vez ya conocido el proceso, los tiempos

y las rutas se puede disminuir gastos innecesarios.

 Los trabajadores no podrían adaptarse a sus nuevas actividades del trabajo, por lo

cual les tomaría más tiempo de lo que se ha planificado y no se aprovecharía al

100% la capacitación.

Criterio preponderante

Cumplimiento

Analizar si los planes de acción aplicados presentan resultados positivos al proceso por

medio de revisión de hojas de ruta. Dar seguimiento a los clientes y las entregas

mejoraran, los tiempos de entrega reducen y los pedidos se entregan en base a lo

dictado.

Proceso

Analizar si la estructuración aplicada genera mejor desempeño y eficiencia en los

departamentos administrativos en base al nivel de cumplimiento de objetivos mensuales

y de evaluación de servicio al cliente tanto interno como externo.