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PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Código: 1GD-FR-0007
Fecha: 25/08/2017
HOJA DE CONTROL
Versión: 2 POLICIA NACIONAL

NOMBRE: JUAN PABLO DUQUE VARGAS C.C 1.116.276.723

FECHA TIPO DOCUMENTAL FOLIO (S)

UBICAR 14 – 0251 – ACTA CONSIGNAS SOBRE MEDIDAS DE SEGURIDAD
10/10/2018 01-04
EN EL SERVICIO
10/10/2018 UBICAR 14 – 0251 – ACTA SOBRE ENCUENTRO COMUNITARIO CON LAS
05-06
AUTORIDADES POLITICO ADMINISTRATIVAS
12/10/2018 UBICAR 14 – 0251 – ACTA DE INSTRUCCIONES Y POSIBLES
07-09
AFECTACIONES TERRORISTAS
12/10/2018 UBICAR 14 – 0252 – ACTA CONSIGNAS SOBRE MEDIDAS DE SEGURIDAD
10-13
EN EL SERVICIO
15/10/2018 UBICAR 14 – ACTA SOBRE CHARLA DE MEDIACION “EL QUE LA HACE
14-16
LA PAGA”
16/10/2018 UBICAR 14 – 0253 – ACTA CONSIGNAS SOBRE MEDIDAS DE SEGURIDAD
17-20
EN EL SERVICIO
16/10/2018 UBICAR 14 – 0254 – ACTA CONSIGNAS SOBRE MEDIDAS DE SEGURIDAD
21-24
EN EL SERVICIO
16/10/2018 UBICAR 14 – 0255 – ACTA CONSIGNAS SOBRE MEDIDAS DE SEGURIDAD
25-28
EN EL SERVICIO
16/10/2018 UBICAR 14 – 0256 – ACTA CONSIGNAS SOBRE EL DECALOGO DE
29-30
SEGURIDAD CON LAS ARMAS DE FUEGO
16/10/2018 UBICAR 14 – 0257 – ACTA REVISTA AL MATERIAL DE GUERRA
31-34
ASIGNADO
17/10/2018 UBICAR 14- 0258 – ACTA SOBRE CONSIGNAS GENERALES Y
35-36
PROTOCOLO DE SEGURIDAD
18/10/2018
UBICAR 14 – 0259- ACTA SOBRE ENTREGA DE ARMAMENTO ASIGNADO 37-39
23/10/2018 UBICAR 14 – 0260 – ACTA CONSIGNAS SOBRE MEDIDAS DE SEGURIDAD
40-43
EN EL SERVICIO
23/10/2018 UBICAR 14 – 0261 – ACTA CONSIGNAS SOBRE MEDIDAS DE SEGURIDAD
44-47
EN EL SERVICIO
23/10/2018 UBICAR 14 – 0262 – ACTA CONSIGNAS SOBRE MEDIDAS DE SEGURIDAD
48-51
EN EL SERVICIO
27/10/2018 UBICAR 14 – 0264 – ACTA CONSIGNAS SOBRE MEDIDAS DE SEGURIDAD
52-55
EN EL SERVICIO
29/10/2018 UBICAR 14 – 13 – ACTA SOBRE PARAMETROS Y EJECUCION DEL PLAN
56-58
VACACIONAL
29/10/2018 UBICAR 14 – 0265 - ACTA SOBRE ENTREGA PROVISIONAL DE
59-61
ARMAMENTO ASIGNADO
29/10/2018 UBICAR 14 – 0266 – ACTA SOBRE CONCERTACION Y PROGRAMACION
62-65
DEL PLAN VACACIONAL
29/10/2018 UBICAR 14 – 0267 – ACTA CONSIGNAS SOBRE MEDIDAS DE SEGURIDAD
66-69
EN EL SERVICIO
29/10/2018 UBICAR 14 – 0268 – ACTA CONSIGNAS SOBRE MEDIDAS DE SEGURIDAD
70-73
EN EL SERVICIO
FECHA TIPO DOCUMENTAL FOLIO (S)
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PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: 1GD-FR-0007
Fecha: 25/08/2017
HOJA DE CONTROL
Versión: 2 POLICIA NACIONAL

02/11/2018 UBICAR 14 – 0271 – ACTA SOBRE CAPACITACION EN EL MODELO DE

74-79
CONSTRUCCION DE PAZ
02/11/2018 UBICAR 14 – 0272 – ACTA CONSIGNAS SOBRE MEDIDAS DE SEGURIDAD
80-83
EN EL SERVICIO
06/11/2018 UBICAR 14 – 0273 – ACTA CONSIGNAS SOBRE MEDIDAS DE SEGURIDAD
84-87
EN EL SERVICIO
06/11/2018 UBICAR 14 – 0274 – ACTA CONSIGNAS SOBRE MEDIDAS DE SEGURIDAD
88-91
EN EL SERVICIO
06/11/2018 UBICAR 14 – 0275 – ACTA CONSIGNAS SOBRE MEDIDAS DE SEGURIDAD
92-95
EN EL SERVICIO
10/11/2018 UBICAR 14 – 0279 – ACTA CONSIGNAS SOBRE MEDIDAS DE SEGURIDAD
96-99
EN EL SERVICIO
10/11/2018 UBICAR 14 – 0280 – ACTA CONSIGNAS SOBRE MEDIDAS DE SEGURIDAD
100-103
EN EL SERVICIO
10/11/2018 UBICAR 14 – 0281 – ACTA CONSIGNAS SOBRE MEDIDAS DE SEGURIDAD
104-107
EN EL SERVICIO
10/11/2018 UBICAR 14 – 0278 – ACTA CONSIGNAS SOBRE MEDIDAS DE SEGURIDAD
108-111
EN EL SERVICIO
12/11/2018
UBICAR 14 – 0276 – ACTA SOBRE ENTREGA SUEROS ANTIOFIDICOS 112
14/11/2018 UBICAR 14 – 0286 – ACTA CONSIGNAS SOBRE EL DECALOGO DE
113-115
SEGURIDAD CON LAS ARMAS DE FUEGO
14/11/2018 UBICAR 14 – 0287 – ACTA REVISTA AL MATERIAL DE GUERRA
116-119
ASIGNADO
15/11/2018 UBICAR 14 – 0251 – ACTA SOBRE ENCUENTRO COMUNITARIO CON LAS
120-121
AUTORIDADES POLITICO ADMINISTRATIVAS
15/11/2018 UBICAR 14 – 0284 – ACTA SOBRE ENCUENTRO COMUNITARIO CON LAS
122-123
AUTORIDADES POLITICO ADMINISTRATIVAS
15/11/2018 UBICAR 14 – 0288 – ACTA CONSIGNAS SOBRE MEDIDAS DE SEGURIDAD
124-127
EN EL SERVICIO
15/11/2018 UBICAR 14 – 0289 – ACTA CONSIGNAS SOBRE MEDIDAS DE SEGURIDAD
128-131
EN EL SERVICIO
15/11/2018 UBICAR 14 – 0290 – ACTA CONSIGNAS SOBRE MEDIDAS DE SEGURIDAD
132-135
EN EL SERVICIO
15/11/2018 UBICAR 14 – 0291 – ACTA CONSIGNAS SOBRE MEDIDAS DE SEGURIDAD
136-139
EN EL SERVICIO
15/11/2018 UBICAR 14 – 0292 – ACTA CONSIGNAS SOBRE MEDIDAS DE SEGURIDAD
140-143
EN EL SERVICIO
16/11/2018 UBICAR 14 – 0293 – ACTA CONSIGNAS SOBRE MEDIDAS DE SEGURIDAD
144-147
EN EL SERVICIO
16/11/2018 UBICAR 14- 0294 – ACTA SOBRE CONSIGNAS GENERALES Y
148-149
PROTOCOLO DE SEGURIDAD
20/11/2018 UBICAR 14 – 0295 – ACTA CONSIGNAS SOBRE MEDIDAS DE SEGURIDAD
150-153
EN EL SERVICIO
20/11/2018 UBICAR 14- 0296 – ACTA SOBRE SOCIALIZACION DIRECTIVA
154-165
PERMANENTE 006 DEL 23/08/2017
23/11/2018 UBICAR 14 – 0297 – ACTA CONSIGNAS SOBRE MEDIDAS DE SEGURIDAD
166-169
EN EL SERVICIO
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PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: 1GD-FR-0007
Fecha: 25/08/2017
HOJA DE CONTROL
Versión: 2 POLICIA NACIONAL

25/11/2018 UBICAR 14- 0298 – ACTA SOBRE CONSIGNAS GENERALES Y

170-171
PROTOCOLO DE SEGURIDAD
26/11/2018 UBICAR 14 – 0299 – ACTA CONSIGNAS SOBRE MEDIDAS DE SEGURIDAD
172-175
EN EL SERVICIO
29/11/2018 UBICAR 14 – 0300 – ACTA CONSIGNAS SOBRE MEDIDAS DE SEGURIDAD
176-179
EN EL SERVICIO
03/12/2018 UBICAR 14 – 0301 – ACTA SOBRE LA CAPACITACION EN EL MODELO DE
180-185
CONSTUCCION DE PAZ
04/12/2018 UBICAR 14 – 0302 – ACTA CONSIGNAS SOBRE MEDIDAS DE SEGURIDAD
186-189
EN EL SERVICIO
11/12/2018 UBICAR 14- 0311 – ACTA SOBRE CONSIGNAS GENERALES Y
190-191
PROTOCOLO DE SEGURIDAD
11/12/2018 UBICAR 14 – 0310 – ACTA CONSIGNAS SOBRE MEDIDAS DE SEGURIDAD
192-194
EN EL SERVICIO
11/12/2018 UBICAR 14 – 0309 – ACTA CONSIGNAS SOBRE MEDIDAS DE SEGURIDAD
195-198
EN EL SERVICIO
11/12/2018 UBICAR 14 – 0306 – ACTA CONSIGNAS SOBRE MEDIDAS DE SEGURIDAD
199-202
EN EL SERVICIO
11/12/2018 UBICAR 14 – 0305 – ACTA CONSIGNAS SOBRE MEDIDAS DE SEGURIDAD
203-206
EN EL SERVICIO
12/12/2018 UBICAR 14- 0304 – ACTA SOBRE ENTREGA DE GRUPO UNIPEP ITUANGO
207-211
SANTA LUCIA
12/12/2018 UBICAR 14- 0312 – ACTA SOBRE ENTREGA VEHICULO POLICIAL
212
ASIGNADO
12/12/2018 UBICAR 14- 0313 – ACTA SOBRE ENTREGA DE RADIO DE
213
COMUNICACION
15/12/2018 UBICAR 14- 0314 – ACTA SOBRE SOCIALIZACION PROCEDIMIENTO DE
214-216
PRIMER RESPONDIENTE
17/12/2018
UBICAR 14 – 0324- ACTA SOBRE ENTREGA DE ARMAMENTO ASIGNADO 217-219
17/12/2018 UBICAR 14 – 0325- ACTA SOBRE ENTREGA DE SECRETARIA DEL GRUPO
220-221
UNIPEP ITUANGO SANTA LUCIA
17/12/2018 UBICAR 14- 105 – ACTA SOBRE LA MESA DE TRABAJO AMBITO DE
222-223
OPERACIÓN UBICAR
18/12/2018 UBICAR 14 – 0315 – ACTA CONSIGNAS SOBRE EL DECALOGO DE
224-226
SEGURIDAD CON LAS ARMAS DE FUEGO
18/12/2018 UBICAR 14 – 0316 – ACTA REVISTA AL MATERIAL DE GUERRA
227-230
ASIGNADO
19/12/2018 UBICAR 14 – 0326 – ACTA CONSIGNAS SOBRE MEDIDAS DE SEGURIDAD
231-233
EN EL SERVICIO
23/12/2018 UBICAR 14 – 0327 – ACTA CONSIGNAS SOBRE MEDIDAS DE SEGURIDAD
234-236
EN EL SERVICIO
FECHA TIPO DOCUMENTAL FOLIO (S)
25/12/2018 UBICAR 14 – 0328 – ACTA CONSIGNAS SOBRE MEDIDAS DE SEGURIDAD
237-239
EN EL SERVICIO
27/12/2018 UBICAR 14- 0329 – ACTA SOBRE ENTREGA VEHICULO POLICIAL
240
ASIGNADO
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PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: 1GD-FR-0007
Fecha: 25/08/2017
HOJA DE CONTROL
Versión: 2 POLICIA NACIONAL

27/12/2018 UBICAR 14- 0330 – ACTA SOBRE ENTREGA DE GRUPO UNIPEP ITUANGO
241-245
SANTA LUCIA
27/12/2018
UBICAR 14 – 0331- ACTA SOBRE ENTREGA DE ARMAMENTO ASIGNADO 246-248
28/12/2018 UBICAR 14- 0333 – ACTA SOBRE CONSIGNAS GENERALES Y
249-250
PROTOCOLO DE SEGURIDAD

Fecha Elaboración: 28/07/2020

JUAN PABLO DUQUE VARGAS

Firma Funcionario Responsable

INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO

Para el correcto diligenciamiento del presente formato “Hoja de Control” se tendrán en cuenta las
siguientes instrucciones.

1. Los siguientes campos de identificación del formato no deberán ser modificados: Página,
código, fecha, versión, nombre del proceso, nombre del formato y logo símbolo de la
Institución.
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PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: 1GD-FR-0007
Fecha: 25/08/2017
HOJA DE CONTROL
Versión: 2 POLICIA NACIONAL

2. NOMBRE: en este campo se escribe el grado, nombres y apellidos de la persona

encargada de la elaboración y descripción del formato Hoja de Control del expediente o
carpeta que ha sido organizado.

Para el caso de las historias laborales, se escribirá el grado, nombres y apellidos del
funcionario a quien pertenece la información que reposa dentro del expediente.

3. C.C: se debe indicar el número del documento de identificación del funcionario que
elaboró y realizó la descripción del formato de hoja de control del expediente o carpeta que
ha sido organizado.

Para el caso de las historias laborales, se debe indicar el número del documento de
identificación del funcionario a quien pertenece la información que reposa dentro del
expediente.

4. FECHA: hace referencia a la fecha (dd/mm/aa) del tipo documental que reposa en el
expediente o carpeta de acuerdo al orden cronológico.

5. TIPO DOCUMENTAL: unidad documental simple o folio originado en la actividad

administrativa, con registros que sirven como elementos para clasificarla, describirla y
asignarle una serie o subserie documental para organizarla en la unidad de conservación,
manteniendo la secuencia original que dieron los trámites durante la producción,
circulación, tratamiento y procesamiento de la información. En este campo deberá
relacionarse el nombre de la unidad documental, el número consecutivo y una breve
descripción del asunto que contiene el documento.

6. FOLIO (S): número que se le asigna a los documentos que previamente han sido
ordenados y clasificados en la unidad de conservación (carpeta) de acuerdo al principio de
orden original, es decir, que esté de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su
producción. El número uno (1) corresponde al primer folio del documento que dio inicio o
apertura al expediente, en consecuencia, corresponde a la fecha más antigua. Asimismo,
el último número corresponde al documento que cierra el expediente.

7. FECHA ELABORACIÓN: hace referencia a la fecha (dd/mm/aa) en que el funcionario

responsable o el productor documental de la información, realiza el diligenciamiento total
del formato de hoja de control que pertenece al expediente o carpeta.

8. FIRMA FUNCIONARIO RESPONSABLE: hace referencia a la escritura gráfica

o grafo manuscrito que representa los nombres y apellidos del productor documental o
responsable de la descripción del formato de hoja de control.

9. El presente formato solo podrá ser impreso en hoja tamaño carta como se encuentra
estandarizado en la herramienta Suite Vision Empresarial, usando las dos caras de la hoja,
conservando la respectiva paginación.