Módulo V.

CIERRE

“El que tiene siempre ante sus ojos un fin hace que
todas las cosas le ayuden a conseguirlo”
. Robert Browning

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Módulo V. CIERRE

Analizar los procesos necesario para garantizar un cierre y entrega

satisfactorios así como tener una visión global del proyecto una
vez analizadas todas las fases y áreas de conocimiento

• Analizar los procesos estandarizados al cierre del proyecto

• Conocer la oficina de proyectos.
• Realizar ejercicios prácticos
• Repasar la información de aquellas áreas de interés particular

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Módulo V. CIERRE

 5.1 Cierre del Proyecto

 5.2 Oficina de Proyecto
 5.3 Software de Gestión de Proyectos
 5.4 Casos Prácticos

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Módulo V. CIERRE
Y como todo, el proyecto también tiene su fin. En la primera parte de este módulo vamos a
revisar los procesos necesarios para que el cierre se haga de manera ordenada y garantice una
entrega exitosa. Una vez más, nos movemos en el terreno del sentido común, pero en muchas
ocasiones no es suficiente para que las cosas vayan bien. Las reclamaciones, protestas están a
la orden del día y, en muchas ocasiones, éstas no se refieren a que el producto o servicio no
sea exactamente el pactado sino a temas del puro proceso de entrega. Como es normal,
muchos esfuerzos y recursos son destinados a la ejecución del proyecto, pero tenemos que ser
conscientes que el momento del cierre es también importante y que la opinión con la que el
cliente final se quede también dependerá mucho de los procesos que utilicemos aquí.

Lanzamiento o Ejecución y
Planificación Cierre
Iniciación Control

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Módulo V. CIERRE

Ejercicio 5.1 – a

1. La venta de una prenda de vestir, un aparato electrónico, etc también forma

parte de un proyecto global en el que alguien ha hecho un análisis de mercado,
ha diseñado, fabricado, distribuido el producto, etc. Millones invertidos para
que el producto llegue a la tienda en determinadas condiciones.

Piensa en las veces que has decidido no volver a una tienda o te has quedado
con un mal sabor de boca por el proceso de entrega, no porque el producto no
haya cumplido con las expectativas.

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Módulo V. CIERRE
Pero no sólo nos centramos en la satisfacción del cliente en el momento de entrega. Es que
hay aspecto legales, regulatorios, etc. que tenemos que revisar para evitar problemas futuros.
La gestión de las expectativas con el cliente, como decimos, no sólo desde el punto de vista
meramente de satisfacción, sino de derechos de reclamación, devolución, y otros
innumerables aspectos es muy importante. Debemos dedicar el tiempo necesario a estudiar y
analizar todos los aspectos posibles que no acaben con la “rentabilidad” de nuestro proyecto
por tener que hacer frente a multas, reclamaciones, etc.

Podemos tener en frente clientes con muy poco conocimiento y que, por tanto estarán
indefensos. A este tipo de clientes, muchas empresas les bombardean con contratos ilegibles
con letra pequeña que no son capaces de entender cubriéndose de todo tipo de acción legal
posterior. No nos referimos a eso. Puede haber una estrategia de transparencia y compartir
información que nos haga garantizar una relación de largo plazo con el cliente.

Por otro lado, podemos tener en frente clientes muy preparados que vayan a negociar muchos
aspectos de la entrega y, nosotros, como equipo de proyecto tenemos que saber actuar y
reaccionar.

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Módulo V. CIERRE

Ejercicio 5.1 – b

1. Al igual que en el ejercicio anterior, la compra de un producto bancario

también forma parte de un proyecto. Depósitos, fondos, acciones, preferentes,
etc.

Piensa en experiencias personales o que hayas oído donde el cliente se haya

encontrado con algunos aspectos del producto que no eran el esperado (no me
refiero a estafas!!).

¿Crees que el proyecto ha sido un éxito por haber conseguido el banco vender
todos los productos?

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Módulo V. CIERRE
Como has visto, estos dos ejercicio son una pequeñísima muestra de proyectos mal cerrados,
aunque probablemente el del banco respondiera a alguna maléfica estrategia… En este caso
las repercusiones para la empresa que ha realizado el proyecto no suelen ser dramáticas en el
corto plazo, más allá de perder algún cliente, pero pueden ser negativas en el largo.

Sin embargo, en proyecto más profesionales, donde tanto el cliente como el equipo son
formados o son dos empresas, los problemas suelen ser mayores.

Por todo ello, en esta primera parte del módulo vamos a revisar los procesos de la teoría de
gestión de proyectos nos recomienda. Revisaremos, como siempre, el cuadro guía y
pasaremos al análisis de los procesos tal y como hemos hecho en módulos anteriores.

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Áreas de Grupos de Procesos

Conocimiento
Lanzamiento Planificación Ejecución Control Cierre

Integración Acta de Constitución Dirección de la Control del Trabajo

Plan de Gestión Cierre del Proyecto
del Proyecto Enunciado del Alcance Ejecución Control de Cambios

Alcance del Verificación y Control

Definición Alcance
Proyecto del Alcance

Definición de
Tiempo del Control del
actividades, duración,
Proyecto Cronograma
secuencia, recursos,…

Costes del Estimación de

Control de Costes
Proyecto Costes

Calidad del Planificación de la Aplicación Medidas de

Control de la Calidad
Proyecto Calidad Calidad

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 Módulo V. CIERRE

Áreas de Grupos de Procesos

Conocimiento
Lanzamiento Planificación Ejecución Control Cierre

RRHH del Planificación de los Conseguir y desarrollar

Gestión del Equipo
Proyecto Recursos Humanos equipo del Proyecto

Informar del
Comunicación Planificación de las Distribución de la
rendimiento
del Proyecto Comunicaciones Información
Gestión de interesados

Planificación,
Identificación, análisis
Riesgos del Seguimiento y Control
cualitativo y cuantitativo
Proyecto de Riesgos
y planificación de la
respuesta de riesgos

Adquisiciones Planificación de Compras Solicitar respuestas y Administración de los

Cierre de los contratos
del Proyecto y adquisiciones selección de vendedores contratos

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Módulo V. CIERRE
Gestión de la Integración del Proyecto
Cerrar Proyecto
El proceso Cerrar Proyecto supone realizar la parte de cierre del proyecto del plan de gestión
del proyecto. En los proyectos de múltiples fases, el proceso Cerrar Proyecto cierra la parte del
alcance del proyecto y las actividades relacionadas aplicables a una fase determinada. Este
proceso incluye finalizar todas las actividades completadas a lo largo de todos los Grupos de
Procesos de Dirección de Proyectos para cerrar formalmente el proyecto o una fase del
proyecto, y transferir el proyecto completado o cancelado según corresponda.

El proceso Cerrar Proyecto también establece los procedimientos para coordinar las
actividades requeridas para verificar y documentar los productos entregables del proyecto,
coordinar e interactuar para formalizar la aceptación de estos productos entregables por parte
del cliente o del patrocinador, e investigar y documentar las razones por las cuales se
realizaron ciertas acciones si un proyecto se da por finalizado antes de completarlo.

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Módulo V. CIERRE

Ejercicio 5.1 – c

1. ¿Has participado o conoces algún proyecto en el que se haya realizado una

entrega del proyecto antes de que estuviera totalmente finalizado? ¿Cuáles
han sido las razones?

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Módulo V. CIERRE
Gestión de la Integración del Proyecto
Cerrar Proyecto
Efectivamente, como hemos comentado hay una parte de este proceso que pasa por justificar
la entrega del proyectos antes de su finalización. Este es un hecho demasiado habitual debido,
habitualmente a presiones por tiempos. En este caso, es todavía más crítico realizar las tareas
con sumo cuidado ya que tendrá que quedar muy claro todo lo pendiente y cómo se realiza.

En este caso en particular y en general en el cierre de cualquier proyecto, se desarrollan dos

procedimientos para establecer las interacciones necesarias para realizar las actividades de
cierre a lo largo de todo el proyecto o de una fase:

Procedimiento de Cierre Administrativo. Este procedimiento describe en detalle todas las

actividades, interacciones, roles y responsabilidades relacionados con los miembros del equipo
del proyecto y de los demás interesados involucrados en la ejecución del procedimiento de
cierre administrativo del proyecto. Realizar el proceso de cierre administrativo también incluye
las actividades integradas requeridas para recopilar los registros del proyecto, analizar el éxito
o el fracaso del proyecto, reunir las lecciones aprendidas y archivar la información del
proyecto, para su uso futuro por parte de la organización

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Módulo V. CIERRE
Gestión de la Integración del Proyecto
Cerrar Proyecto

Procedimiento de Cierre del Contrato. Incluye todas las actividades e interacciones requeridas
para establecer y cerrar todo acuerdo contractual establecido para el proyecto, y también para
definir aquellas actividades relacionadas que respaldan el cierre administrativo formal del
proyecto. Este procedimiento implica tanto la verificación del producto (todo el trabajo
completado de forma correcta y satisfactoria) como el cierre administrativo (actualización de
registros de contrato para reflejar los resultados finales y archivo de esa información para su
uso futuro). Los términos y condiciones del contrato también pueden establecer
especificaciones para el cierre del contrato, que deben ser parte de este procedimiento. La
finalización anticipada de un contrato es un caso especial de cierre del contrato que podría
suponer, por ejemplo, la incapacidad para entregar el producto, una desviación de
presupuesto o la falta de los recursos requeridos. Este procedimiento es una entrada al
proceso Cerrar Contrato.

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 Módulo V. CIERRE
Gestión de la Integración del Proyecto
Cerrar Proyecto

Entradas Herramientas Salidas

• Plan de Gestión • Procedimiento de cierre administrativo

• Metodología de
• Documentación del dirección de • Procedimiento de cierre del contrato
contrato proyectos • Producto, servicio o resultado final
• Factores ambientales de la • Activos de los procesos
empresa • Sistemas de
Información de
• Activos de los procesos
gestión de
• Información sobre el proyectos
rendimiento
• Productos entregables • Juicio de Expertos

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Módulo V. CIERRE
Gestión de la Integración del Proyecto
Cerrar Proyecto
Salidas
Las entradas y herramientas a usar en este proceso ya han sido revisadas en otros procesos así
que nos centraremos en las salidas:

Procedimiento de Cierre Administrativo

Este procedimiento comprende todas las actividades, roles y responsabilidades relacionados de
los miembros del equipo del proyecto involucrados en la ejecución del procedimiento de cierre
administrativo. Se desarrollan y establecen los procedimientos para transferir los productos o
servicios del proyecto a producción y/u operaciones. Este procedimiento suministra una
metodología paso a paso para el cierre administrativo, que comprende:

• Acciones y actividades para definir los requisitos de aprobación de los interesados para los cambios y
todos los niveles de productos entregables
• Acciones y actividades necesarias para confirmar que el proyecto ha cumplido con todos los
requisitos del patrocinador, del cliente y de los demás interesados, verificar que se han suministrado
y aceptado todos los productos entregables y validar que se ha cumplido con los criterios de
conclusión y salida.
• Acciones y actividades necesarias para cumplir con los criterios de conclusión o salida del proyecto.
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Módulo V. CIERRE
Gestión de la Integración del Proyecto
Cerrar Proyecto
Salidas
Procedimiento de Cierre del Contrato
Este procedimiento se desarrolla para proporcionar una metodología paso a paso que aborde los
términos y condiciones de los contratos y todos los criterios de conclusión o salida requeridos
para el cierre del contrato. Comprende todas las actividades y responsabilidades relacionadas de
los miembros del equipo del proyecto, de los clientes y de los demás interesados involucrados en
el proceso de cierre del contrato. Las acciones realizadas cierran formalmente todos los contactos
relacionados con el proyecto completado.
.
Producto, Servicio o Resultado Final
La aceptación formal y entrega del producto, servicio o resultado final que el proyecto estaba
autorizado a producir. La aceptación incluye la recepción de una declaración formal en la que se
establece que se ha cumplido con los términos del contrato.

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Módulo V. CIERRE
Gestión de la Integración del Proyecto
Cerrar Proyecto
Salidas
Activos de los Procesos de la Organización (Actualizaciones)
El cierre incluirá el desarrollo del índice y la ubicación de la documentación del proyecto usando el
sistema de gestión de la configuración

• Documentación de Aceptación Formal. Se ha recibido la confirmación formal por parte del

cliente o del patrocinador, estableciendo que se ha cumplido con los requisitos y las
especificaciones del cliente para el producto, servicio o resultado del proyecto. Este
documento indica formalmente que el cliente o patrocinador ha aceptado oficialmente los
productos entregables.

• Archivos del Proyecto. Documentación que resulta de las actividades del proyecto; por
ejemplo, el plan de gestión del proyecto, el alcance, el coste, el cronograma y las líneas base
de calidad, los calendarios del proyecto, los registros de riesgos, las acciones de respuesta al
riesgo planificadas y el impacto del riesgo.

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Módulo V. CIERRE
Gestión de la Integración del Proyecto
Cerrar Proyecto
Salidas
• Documentos de Cierre del Proyecto. Los documentos de cierre del proyecto constituyen la
documentación formal que indica la conclusión del proyecto y la transferencia de los
productos entregables del proyecto completados a otros, como por ejemplo, a un grupo de
operaciones. Si el proyecto se da por finalizado antes de su conclusión, la documentación
formal indica la razón por la cual se finalizó el proyecto, y formaliza los procedimientos para la
transferencia de los productos entregables finalizados y sin finalizar del proyecto cancelado a
otros.

• Información Histórica. La información histórica y la información de las lecciones aprendidas se

transfieren a la base de conocimientos de lecciones aprendidas para su uso en futuros
proyectos.

Con esto quedaría cubierto el cierre del proyecto y quedaría revisar el cierre del contrato

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Módulo V. CIERRE
Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
Cerrar Contrato
El proceso Cierre del Contrato respalda al proceso Cerrar Proyecto , ya que incluye la verificación de que
todo el trabajo y todos los productos entregables han sido aceptables. El proceso Cierre del Contrato
también incluye actividades administrativas, como por ejemplo, actualización de registros para reflejar
los resultados finales y archivo de dicha información para su uso en el futuro. El cierre del contrato
aborda cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del proyecto. En proyectos de múltiples fases, el
plazo de un contrato puede ser aplicable sólo a una fase determinada del proyecto. En estos casos, el
proceso Cierre del Contrato cierra los contratos aplicables a esa fase del proyecto. Las reclamaciones sin
resolver pueden quedar sujetas a litigio después del cierre del contrato. Los términos y condiciones del
contrato pueden prescribir procedimientos específicos para el cierre del contrato.
La finalización anticipada de un contrato es un caso especial de cierre del contrato, y puede resultar de
un acuerdo mutuo entre las partes o del incumplimiento de una de las partes. Los derechos y
responsabilidades de las partes en caso de finalización anticipada están incluidos en una cláusula de
finalización del contrato. Basándose en esos términos y condiciones del contrato, el comprador puede
tener derecho a dar por finalizada la totalidad del contrato o una parte del proyecto, por justa causa o
conveniencia, en cualquier momento. Sin embargo, de acuerdo con dichos términos y condiciones del
contrato, es posible que el comprador tenga que compensar al vendedor por los preparativos de este
último, y por todo trabajo completado y aceptado relacionado con la parte del contrato que se da por
finalizada

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 Módulo V. CIERRE
Gestión de la Integración del Proyecto
Cerrar Proyecto

Entradas Herramientas Salidas

• Plan de Gestión de las • Contratos completados

adquisiciones • Auditorías de
Adquisición • Activos de los procesos
• Plan de gestión del
contrato • Sistema de gestión
• Documentación del de registros
contrato
• Procedimiento de cierre
del contrato

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Módulo V. CIERRE
Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
Cerrar Contrato
Herramientas
De todo lo anterior a las salidas lo único realmente novedoso será la auditoría de la adquisición que no
es más que una revisión estructurada del proceso de adquisición, desde el proceso Planificar las
Compras y Adquisiciones hasta la Administración del Contrato. El objetivo de una auditoría de
adquisición es identificar los éxitos y fracasos que merecen ser reconocidos en la preparación o
administración de otros contratos de adquisición en el proyecto, o en otros proyectos dentro de la
organización ejecutante. Es decir, parte de este conocimiento irá a las lecciones aprendidas que veremos
posteriormente.

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Módulo V. CIERRE
Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
Cerrar Contrato
Salidas
Contratos Cerrados
El comprador, generalmente a través del administrador autorizado del contrato, le entrega al vendedor
una notificación formal por escrito informándole que el contrato ha sido completado. Habitualmente, los
requisitos para el cierre formal del contrato se definen en los términos del contrato, y si se hubiera
preparado un plan de gestión del contrato, se incluirían en él.

Activos de los Procesos de la Organización (Actualizaciones)

• Archivo del contrato. Se prepara un juego completo indexado con la documentación del contrato,
incluso el contrato cerrado, para su incorporación en los archivos finales del proyecto
• Aceptación del producto entregable. El comprador, generalmente a través del administrador
autorizado del contrato, le entrega al vendedor una notificación formal por escrito informándole que
los productos entregables han sido aceptados o rechazados. En general, los requisitos para la
aceptación formal de los productos entregables, y cómo tratar los productos entregables que no
cumplen con los requisitos, se definen en el contrato.
• Documentación sobre lecciones aprendidas. El análisis de las lecciones aprendidas y las
recomendaciones para la mejora del proceso se desarrollan para la planificación e implementación de
compras y adquisiciones en el futuro.

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Módulo V. CIERRE
Aquí terminarían los procesos que el PMI establece dentro de la teoría de gestión de proyectos. Ha sido
duro y tedioso, hay que reconocerlo, pero es positivo tener todos los procesos identificados y que ahora
vuestra experiencia y capacidad os haga decidir en qué aspectos profundizar y en cuales pasar más por
encima. Obviamente, todo ello dependerá de cada proyecto de los recursos asignados al proyecto.

Con el tema de la asignación de recursos no nos referimos a los recursos para la ejecución sino a los
recursos para los equipos de proyecto, para el tiempo y dinero necesarios y dedicados al resto de las
fases como planificación, seguimiento o control…

Existen muchas empresas que están dedicadas desarrollar proyecto y, por ello, tienen una organización
muy orientada a ello. Estas empresas han desarrollado en los últimos años procesos muy eficientes para
asignar recursos de soporte a cada uno de los proyectos que desarrollan asegurando así, que las tareas
que no son pura ejecución se realicen con las condiciones necesarias. Por todo ello, hace unos años
aparecieron las oficinas de proyecto, que veremos más adelante en el módulo y que realizan estas
labores.

Antes de eso, veremos algunas cosas más relativas al cierre de los proyectos que se salen algo de los
procedimientos establecidos que hemos visto… Hablaremos de la gestión ordenada del cierre de
proyecto.

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Módulo V. CIERRE
Concluir un proyecto tiene una componente “artística” importante. Muchos de los desafíos a los
que se enfrenta el Project Manager derivan en cuestiones emocionales o con fuerte carga
personal, lo que pone a prueba la capacidad de liderazgo del Project Manager.

Con relativa frecuencia, los proyectos se concluyen de forma prematura, es decir, durante el
desarrollo (en medio de) las diferentes actividades:

• No en todos los casos la razón de la conclusión prematura es el fracaso del proyecto

• En contra de lo que pueda parecer, si existe razón (empresarial) para ello, muchas veces es
mejor concluir prematuramente que alargar, dilatar o dejar morir el proyecto. Hay veces que
terminar antes de tiempo es la mejor decisión y podemos no llegar a esta conclusión por:

 No haber establecido inicialmente un procedimiento de reevaluación técnica, económica

y funcional a lo largo de la vida del proyecto
 Haber planteado el proyecto de manera que el coste residual de la cancelación
prematura sea inasumible
 El miedo al fracaso, El orgullo, tanto del equipo como frente al resto de la organización
 Presiones sociales, inercia administrativa, motivación de los stakeholders, etc.

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Módulo V. CIERRE
Existen varios desafíos a la hora de cerrar el proyecto…

Técnicos
• Los relacionados con la puesta en marcha de nuevos productos o diseños
• Identificación y consensuado de los resultados (deliverables) pendientes
• Pérdida de control sobre los costes de proyecto
• Dificultades a la hora de asegurar un histórico de datos útil del proyecto

del equipo de proyecto

• Pérdida de la funcionalidad de todos/algunos miembros del equipo una vez completadas
sus tareas
• Ausencia de interés del equipo hacia ciertas tareas consideradas administrativas”
• Pérdida de atención/eficiencia de los miembros del equipo en transición hacia nuevas
actividades
• Miedo al despido, y en consecuencia al desempleo.

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Módulo V. CIERRE
Existen varios desafíos a la hora de cerrar el proyecto…

Del cliente
• Mantenimiento de la identificación/compromiso con el producto y el proyecto
• Ausencia de un procedimiento de transferencia (hand-off) claro
• Cambio del personal responsable/a cargo del producto en los puntos críticos de transición
• Ausencia de personal clave

Esfuerzo Cliente Momento de la

Transferencia

Usuario

Tiempo

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Módulo V. CIERRE
Dejando a un lado los procesos tan burocratizados de la gestión de proyectos, vamos a repasar algunos
aspectos clave que os recomendamos realizar a lo largo del cierre. Veréis como muchos de ellos son de
sentido común, pero siempre está bien tenerlos en cuenta!

 Asegúrate que el proyecto proporciona lo que prometiste: Evita sorpresas de última hora. A veces
nos metemos tan de lleno en los procesos que los árboles no nos dejan ver el bosque. Hay que dar
un paso atrás y tratar de ponerse en los pies del cliente.

 Lidera proactivamente al grupo en una etapa del trabajo necesariamente confusa: Ten en
cuenta que el equipo de proyecto puede estar cercano a la desintegración y con un futuro que
puede ser incierto.

 Asegura la finalización a tiempo de los “flecos”: Hay pequeños detalles que pueden
ensombrecer el cierre. No los olvides. Suele ser de utilidad tener preparada una punch list.
Ahora veremos qué es esto.

 Asegúrate que existe consenso respecto al criterio según el cual se establece que el proyecto
ha llegado a su fin: Que tú pienses que el proyecto ha terminado no significa que el cliente o
el sponsor lo piensen también

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Módulo V. CIERRE
 Obtén la aceptación del cliente y verifica su satisfacción: Suele ser positivo tener una reunión
informal con el cliente una vez todo ha concluido para sacar alguna conclusión y saber predecir si van
a venir problemas. En este tipo de reuniones el cliente es más sincero.

 Asegúrate que el proyecto recoge adecuadamente toda la información as-built: Es decir,

toda la documentación del proyecto tal y como finalmente se ha llevado a cabo.

 Agradece la contribución de todos los que te han ayudado y contribuido al éxito: Hay
posibilidades de que trabajes con estas personas otra vez y, aunque no sea así, es conveniente
reconocer el buen trabajo del equipo.

 Transmite lo que has aprendido: Una vez más, la transferencia de información es vital. Hay que hacer
lo posible para identificar mejores prácticas y aplicarlas en proyectos futuros o bien identificar los fallos y
evitarlos. Hay que acabar con el síndrome del erizo… Como vemos en la siguiente diapositiva…

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Módulo V. CIERRE

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Módulo V. CIERRE
Transmisión de la Información

Ya hemos visto entonces que la transmisión de la información es algo importante, pero ¿cómo se hace
de manera efectiva?

Es recomendable orientar el análisis del aprendizaje realizado a los problemas que hayan ido
surgiendo:
• ¿Cuál fue el problema y su impacto?
• ¿Cuál fue la causa del problema?
• ¿Porqué no se identificó el problema? (¡Atención!)
• ¿Puede ser evitado este problema en un futuro?
• Si no se puede eliminar, ¿Cómo puede detectarse?

A veces resulta difícil aprender de los proyectos:

• Se abusa de la idea que todos los proyectos son diferentes
• Hay dificultad en identificar las razones reales del rendimiento del proyecto
• Los proyectos son eventos transitorios … pocas organizaciones tienen personal destinado al
análisis de los proyectos cerrados
• No es inmediato extrapolar sucesos o situaciones a otros proyectos.

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Módulo V. CIERRE
¿Cómo conducir efectivamente un análisis de lo que se ha aprendido?
• No espera al final del proyecto para solicitar un input
• Considera la posibilidad de aceptar inputs anónimos
• Mantén actualizados los registros e informaciones
• Examina por igual los éxitos y los fracasos

¿Cómo ayudar a los demás a que saquen partido de nuestras experiencias?

• No expliques lo que ha aprendido refiriéndose en exclusiva al contexto de su proyecto. Sea
más general
• Realiza el proceso a lo largo del ciclo de vida del proyecto
• No te quedes sólo en “qué-es-lo-que-fue-bien” y “qué-es-lo-que-fue-mal”.

Para que la transmisión sea exitosa, lo mejor es basarla en una lista de lecciones aprendidas.
Veremos a continuación algunos aspectos de este tipo de listas.

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Módulo V. CIERRE
Lecciones Aprendidas
Las lecciones aprendidas NO son una recopilación de lo que hemos mejorado u aprendido en el
proyecto a nivel personal. Una Lección Aprendida deberá ser una información de utilidad para
quien se enfrente a un proyecto similar en tu organización, de modo que pueda afrontarlo
preparado.

No es una buena práctica, sentar a todo el equipo delante de un folio o un mapa mental en
blanco, y pedirles lecciones aprendidas del proyecto. En su lugar, emplead categorías y
subcategorías de lecciones aprendidas fijadas.

Para que sea efectiva, la identificación y documentación de lecciones aprendidas debe hacerse
continuamente, para asegurar que no se olvide información si se deja para el final.

Diversas metodologías de desarrollo de software y gestión de proyectos contemplan las lecciones

aprendidas, como por ejemplo el desarrollo ágil de software, que tiene establecida la reunión de
retrospectiva realizada al final de cada iteración.

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Módulo V. CIERRE
En las metodologías de gestión de proyectos, como por ejemplo el PMI, las lecciones aprendidas
es un punto en los cierres de fase o proyecto, así como también al culminar cada ciclo de control
(de alcance, costo, calidad, tiempo, ect.).

Un buen método para identificar lecciones aprendidas en reuniones de trabajo, es formular una
lista de preguntas como la siguiente:

• ¿Cuales objetivos del proyecto se alcanzaron? (Fecha, Costo, Calidad, etc.).

• ¿Qué funcionó bien en nuestro proyecto?.
• Para cada aspecto que salió bien u objetivo logrado: ¿Cuál es la causa raíz que desencadeno
dicho resultado positivo.
• ¿Cuáles objetivos no se alcanzaron? (Fecha, Costo, Calidad, etc.).
• ¿Qué no salió bien en nuestro proyecto?.
• ¿Qué imprevistos (sorpresas) tuvo que manejar el equipo?.
• ¿Qué circunstancias no fueron anticipadas?.
• Para cada aspecto que no salió bien: ¿Cuál es la causa raíz que ocasionó la dificultad?.

Lectura recomendada: Plantilla Excel con Ejemplo de Lecciones aprendidas

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Módulo V. CIERRE
Punch List
Una punch list, por muy sexy que sea su nombre no es más que una lista de tareas pendientes por
hacer. No os imagináis lo utilizado de esta sencilla herramienta en el entorno profesional. Estas
listas, cuyo nombre en inglés está totalmente extendido son el guion de muchas reuniones de
seguimiento o cierre del proyecto o, al menos, de parte de ellas.

Existen mil formatos y ninguno es más correcto que otro, pero es útil que el equipo de proyecto
tenga esta lista abierta y accesible para que la gente vaya añadiendo las cosas que sabe que se
quedan pendientes para más adelante. De esta manera en las reuniones de seguimiento se
revisarán estas tareas pendientes y se asignarán responsables y fechas de consecución.

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Módulo V. CIERRE
Con todo lo anterior hemos cubierto muchas de las acciones y tareas que se realizan en un cierre
ordenado y exitoso del proyecto. Los procesos “oficiales” que hemos analizado tendrán que ser
llevados a cabo por el equipo del proyecto o, al menos, lideradas por este equipo.

Sin embargo, todas las demás acerca de lecciones aprendidas, plantillas de cierre, preparación y
fomento de las reuniones de cierre suelen estar promovidas por la oficina de proyectos, si la hay.

Hay que tener en cuenta que la gente del proyecto puede haberse enfrentado a un cierre
complicado, con muchos problemas, muchas horas de trabajo y poco descanso. Justo al finalizar
deberían trabajar en toda esta documentación de cierre y todos sabemos que no es el mejor
momento, es difícil que salga de ellos. En estos casos, el papel de la oficina de proyectos es muy
importante. Repasemos qué es y cómo trabaja una oficina de proyectos.

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Módulo V. CIERRE

 5.1 Cierre del Proyecto

 5.2 Oficina de Proyecto
 5.3 Software de Gestión de Proyectos
 5.4 Casos Prácticos

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Módulo V. CIERRE
La oficina de gestión de proyectos tiene la finalidad de generar y promover el uso de los
conceptos y las mejores prácticas en lo que la gestión de protfolio de proyectos se refiere. No
tendrá sentido montar una oficina de proyecto (desde ahora PMO, por sus siglas en inglés Project
Management Office) si sólo vamos a desarrollar un proyecto sencillo. Así mismo, la PMO tendrá
como objetivo garantizar que la ejecución del portfolio contribuya al logro de las estrategias
definidas en la Organización.

La definición más concreta de la PMO es “una unidad de la organización que persigue centralizar y
coordinar la dirección de proyectos a su cargo”. La PMO pondrá énfasis en la planificación
coordinada, priorización y ejecución de proyectos y subproyectos vinculados con la organización
matriz o del cliente.

Veamos en la página siguiente las principales funciones de la PMO:

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Módulo V. CIERRE
Funciones
Entre sus principales funciones podemos destacar:

• Desarrollar capacidades orientadas a la ejecución de proyectos: Toda la responsabilidad sobre

formación específica podría caer en la PMO

• Promover que los proyectos que realice la empresa estén alineados con la estrategia de la
misma. La PMO participará de manera activa en la selección de los proyecto.

• Promover visión sistemática y metodológica

La PMO es el punto de consulta de toda la organización para plantillas, sistemas, metodologías,

etc. Es la que establece los estándares de una empresa gestionada por proyectos.

La estrategia de gestión de proyectos se ha ido moviendo desde una descentralización absoluta en

la que cada proyecto se gestionaba de manera independiente hacia un establecimiento de
estándares para la gestión de proyectos que tenga en cuenta la mezcla adecuada de recursos
internos y externos y el uso de los mismos de la manera más eficiente.

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Módulo V. CIERRE
Otra función importante será la del control de riesgos, que se realiza de manera mucho más
eficiente y objetiva desde fuera del proyecto por parte de la PMO que por el propio personal del
proyecto que tiene a ser algo optimista es sus estimaciones.

Es importante recordar que la oficina de proyectos no ejecuta proyectos. Es el centro de

conocimiento, maneja la visión corporativa, custodia las políticas y alineamientos corporativos,
difunde las técnicas y herramientas de gestión de proyectos.

Dependiendo de lo orientada a proyectos que esté la empresa y, por tanto, la potencia que tenga
la oficina de proyectos dentro de la misma, se le puede dotar a esta de cierta responsabilidad y
autoridad para tomar decisiones en las primeras fases del proyecto, iniciación y lanzamiento,
llegando a tener su voto más poder que el del mismo director de proyecto. Puede también , en
ocasiones, tomar la decisión de concluir algún proyecto aunque este no esté concluido si
considera que su culminación beneficia a los objetivos de la empresa.

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Módulo V. CIERRE
En lo que al desarrollo de metodologías la oficina se encarga de investigar y documentar nuevas
tendencias, nuevas tecnologías, etc. De la misma forma, tiene que proveer herramientas y
garantizar que la empresa cuenta con tecnología punta en este sentido.

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Módulo V. CIERRE
Características
Existen algunas características clave que tiene una PMO:
• Recursos compartidos y coordinados entre todos los proyectos administrados por la PMO
• Identificación y desarrollo de la metodología de gerencia de proyectos, de las mejores
prácticas y de las normas establecidas en la materia.
• Oficina de información y administración de políticas, procedimientos y plantillas de proyectos,
y de otra documentación compartida
• Dirección y gestión de riesgos compartidos por todos los proyectos.
• Oficina central para la gestión y operación de herramientas de software para administrar todos
los proyectos de la empresa.
• Coordinación central de todas las comunicaciones entre proyectos.
• Supervisión de todos los cronogramas
• Gestión de los recursos compartidos.

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Módulo V. CIERRE
Diferencias entre PMO y gestor de Proyectos

• La PMO y el director de proyecto tienen objetivos distintos lo que puede llevarles a ciertas
tensiones, pero ambos tienen que darse cuenta que los objetivos de la empresa están por
encima
• El director de proyectos busca cumplir sus objetivos del proyecto, pero la PMO mira más allá.
• El director de proyectos gestiona los recursos del proyecto mientras que la PMO se encarga de
gestionar los recursos compartidos entre todos los proyectos
• El director de proyectos informa sobre los avances del proyecto en cuestión, mientras que la PMO consolida
la información de todos ellos.

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Módulo V. CIERRE
Orientaciones de la PMO

Existen diferentes orientaciones en el diseño de la PMO. En un extremo tendríamos una

estructura compartida que sirve como repositorio de información. En el otro extremo tenemos
una oficina técnica con responsabilidad y autoridad sobre algunas decisiones de proyecto.
1. Depositario de Proyectos
La Oficina es una fuente de información sobre la metodología de proyectos y estándares. Carece
de conocimiento y penetración en la estrategia de negocio. Se suele dar en empresas cuyo
contenido en proyectos no es muy fuerte o que sea muy descentralizada. Puede ser un primer
paso para una empresa que está comenzando a utilizar la PMO

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Módulo V. CIERRE
2. Modelo Consultivo
Es un paso más del caso anterior. En esta ocasión la PMO además de funcionar de repositorio,
coordina la comunicación entre unidades de negocio y proyectos facilitando el uso de recursos
compartidos.

3. Oficina de Proyectos Empresarial

Es el caso más avanzado. Concentra todos los esfuerzos que no estén relacionados con la fase de
ejecución. Tiene una gestión directa en la gestión de los proyectos.

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Módulo V. CIERRE

 5.1 Cierre del Proyecto

 5.2 Oficina de Proyecto
 5.3 Software de Gestión de Proyectos
 5.4 Casos Prácticos

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Ya hemos comentado en varias ocasiones que los software de gestión de proyectos ayudan y
mucho a mejorar la calidad de todos los procesos que hemos estado estudiando a lo largo de todo
el curso. Los software más usados suelen ser software de pago como Primavera o MS Project,
pero existen otros muchos software cuyas funcionalidades son menores pero pueden ser de cierta
utilidad para comenzar a familiarizarse con ellos.
Si alguno de los alumnos tiene acceso a alguna versión beta gratuita de MS Projetc, se recomienda
que los ejercicios y ejemplos que se recomiendan en el siguiente bloque del módulo se realicen
utilizándolo. Ya en el módulo de planificación se puso a disposición del alumno una notas sobre
este software, en este módulo, podéis encontrar en el apartado de documentación un manual
completo de este programa.
Puede ser de cierta utilidad que, incluso sin tener acceso al programa, podáis leer el manual ya
que puede dar ciertas ideas de cómo se gestiona un proyecto en realidad y los puntos más críticos
de análisis.

Manual Básico Completo MS Project

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El otro gran software de gestión de proyectos utilizado por las grandes empresas es Primavera, de
Oracle. El mercado está repartido entre estas dos empresas. Las bases son similares ya que en
ambos software veremos diagramas de Gannt, análisis del camino crítico, utilización de recursos
limitados, etc.
A continuación se pone a disposición del alumno también un manual de este software. No es el
objetivo del curso que con la lectura de estos manuales nadie salga del curso sabiendo utilizar
estos programas. Simplemente se busca que conozcáis la existencia de ellos para que, en caso de
que consideréis necesario, poder ampliar vuestros conocimientos.

Manual Completo Oracle Primavera

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Aquí os dejo cierta información acerca de los software libre por si, como hemos dicho antes,
alguno quiere hacer algún intento…
Project HQ: Gestiona distintas compañías, miembros y proyectos y cuenta con minestrones y listas
de tareas. Es configurable visualmente usando CSS (http://projecthq.org/)
Gantt PV: Gratuito, es un programa simple, sin complicaciones, que se basa en diagramas de
Gantt para planificaciones de proyectos y seguimiento de tareas. Está disponible para Windows,
Mac OS X y Linux. (http://www.pureviolet.net/ganttpv/index.html)
Clocking IT: también tiene diagramas de Gantt interactivos, más otras utilidades como contador
de tiempo, varias formas de comunicación, seguimiento e indexación de los cambios, con unos
muy buenos informes de avance. Disponible en 14 idiomas, entre ellos el español
(http://www.clockingit.com/)
TeamWork: Una excelente interfaz para una herramienta online que permite hacer un
seguimiento de distintos proyectos y equipos de trabajo, con una versión optimizada para acceder
desde móviles. Tienen licencias gratuitas para organizaciones sin ánimo de lucro y bloggers.
Disponible para Mac OS X, Linux y Windows (http://www.twproject.com/home.page)

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Módulo V. CIERRE

 5.1 Cierre del Proyecto

 5.2 Oficina de Proyecto
 5.3 Software de Gestión de Proyectos
 5.4 Casos Prácticos

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Módulo V. CIERRE
En este último apartado del módulo y, por tanto del curso, vamos a tratar de poner en
funcionamiento todo el aprendizaje realizado a lo largo del curso. Como habréis visto, el
contenido teórico de este módulo es significativamente más corto que en el resto de los módulos,
sin embargo el tiempo que tenéis para trabajar en el es igual o mayor.
La principal razón es, como os decía, que tengáis tiempo para tener una visión global de todos y
cada uno de los procesos, tareas, habilidades, etc. sobre las que habéis leído durante el curso. Al
hacer esto, tendréis tiempo para profundizar en los aspectos que más os han interesado, que
menos cómodos estéis con ellos o, por último, que más vayáis a utilizar una vez finalizado el curso.
Como ya hemos dicho en varias ocasiones, es imposible que en la duración de este curso
alcancemos un grado muy alto de conocimiento de todos los aspectos que hemos estudiado.
Dependiendo del papel que vayamos a jugar en un proyecto, solemos centrarnos en unos temas u
otros. Por ejemplo, un responsable de comunicaciones estará muy atento a la gestión de las
comunicaciones o un director de proyecto tendrá que saber un poco de todo, pero controlar
mucho la integración del proyecto.

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Módulo V. CIERRE
Lo primero que haremos será ver un ejemplo completo de un plan de gestión del proyecto. Por
aspectos de confidencialidad, no es sencillo tener acceso a ejemplos reales de planes de gestión.
Como ya hemos comentado en varias ocasiones, la teoría de gestión de proyectos establece una
líneas y pautas muy claras y definidas, pero cada director aplica con mayor o menor profundidad
esta metodología.
En el apartado de documentación tenéis acceso a un ejemplo real donde se aplica la metodología
de manera razonablemente exacta, lo cuál es muy útil para todos nosotros, sobre todo, si es la
primera vez que nos enfrentamos a un documento de estas características. En el ejemplo, es
irrelevante total y absolutamente el tema del proyecto en sí. Nos interesa sobre todo la
metodología, plantillas, etc. El ejemplo no está tomado por ser un ejemplo perfecto, de hecho
existen parte que muchos directores de proyecto calificarían como muy mejorables, pero, en su
conjunto, es un buen plan de gestión.
El proyecto trata sobre la automatización de un área de una fábrica de azúcar en Perú.

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Módulo V. CIERRE
Para sacar el máximo provecho del ejemplo, os recomiendo su lectura acompañado de nuestro
cuadro guía para saber en cada momento dónde estamos en el proyecto.
Además, os paso un índice de lo que sería un plan de gestión completo para que podáis seguir si
este u otro ejemplo incluyen todos los apartados necesarios. Este índice os puede resultar de
mucha utilidad como guía en un futuro cuando tengáis que realizar un plan o participar
activamente en la gestión de un proyecto, no sólo en su ejecución.

Lectura recomendada: Índice Completo

Una vez leído el índice y con este y el cuadro guía delante, pasemos a la lectura del ejemplo de
plan de gestión completo.

Lectura recomendada: Índice Completo

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Módulo V. CIERRE
Pues bien, ya hemos visto de lo que son capaces los demás, ahora tendremos que ver de lo que
somos capaces nosotros. Como ejercicio final del proyecto, tendremos que realizar un plan de
gestión de un proyecto completo. A lo largo del curso, hemos revisado en varias ocasiones partes
del plan de gestión para la organización de una boda.
Es el momento de unir todos esos ejercicios e incluir los aspectos pendientes que no han sido
realizados, como el presupuesto, la gestión de riesgos, etc.
Como hemos comentado en varias ocasiones los ejercicio no son obligatorios pero es muy
recomendable que os enfrentéis a este ejercicio de una manera real utilizando el índice completo
en el apartado de documentación, el ejemplo, y toda la teoría del curso. Cuando estéis realizando
el ejercicio, os recomiendo que uséis como complemento la información adicional de los módulos
anteriores que, si bien por seguir un orden por contenidos estaba disponible entonces, es
probable que sea ahora cuando tengáis el tiempo de echarle un vistazo.
El tutor del curso estará disponible para resolver las dudas que vayan surgiendo, aconsejar sobre
próximos pasos y corregir, en caso de que así lo desee el alumno, el plan.

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Módulo V. CIERRE
Ejercicio Final

Escribe un plan de gestión completo del proyecto organización de una

boda.

El proyecto comienza con la pedida de mano por parte del novio y culmina con la llegada
de vuelta a casa de la pareja una vez finalizado el viaje de la luna de miel.
Ejercicio
Para aquellos que no hayan pasado por Final en el apartado de documentación
la experiencia,
hay un documento de una página de organización de bodas con alguna información.
El proyecto se realiza desde el punto de vista de un organizador profesional

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