CAPITULO III

Desarrollo Teórico del Informe

Suministrar material de trabajo a los empleados

Los pasos para cumplir esta actividad son los siguientes:

1. Solicitar el formato de requisición de materiales ante el
Departamento de Administración (ver anexo A)
2. Hacer el llenado del formato lo más preciso y legible posible del
material que solicitará sin tachaduras ni enmendaduras.
3. Enviar al Departamento de Administración el formato
correspondiente lleno con los datos necesarios.
4. El Administrador evalúa, procesa y aprueba lo pedido.
5. Se suministra al solicitante el material o se realiza la compre en caso
de que fuere necesario.
Esta actividad es importante, debido a que es una de las que se cumple
con mayor frecuencia porque el funcionamiento de la institución y el
cumplimiento de las operaciones dependen del uso de materiales de oficina,
tales como: papel en sus diferentes tamaños (oficio y carta), cartuchos de
tinta para impresoras, bolígrafos, carpetas y entre otros suplementos de
oficina que permiten el registro y soporte de la información en físico y el
desarrollo de las tareas de cualquier índole.

Conciliaciones Bancarias

Las conciliaciones bancarias es un procedimiento administrativo que se

realiza de la siguiente manera:
1. Cotejar listas de los movimientos de cuenta del banco emisor contra
la de los libros contables de la institución. (ver anexo B)
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 2. Detectar algún depósito contabilizado que no llegó al banco por
algún motivo.
3. Identificar depósitos a la cuenta que no están contabilizados,
4. Identificar los cheques girados que no se han cobrado (cheques en
tránsito)
5. Detectar algún cheque girado y cobrado pero no contabilizado.
6. Contabilizar todos los cargos bancarios.
7. Detectar errores en los montos, en sus propios libros contables o en
la cuenta bancaria.
La importancia de la conciliación bancaria radica en que sirve como la
base para efectuar las correcciones necesarias, para que tanto los libros
contables y el banco reflejan el saldo correcto de la cuenta.

Solicitud de Presupuestos

Para la solicitud de presupuestos de proveedores de servicio y bienes

se lleva a cabo de acuerdo a los siguientes pasos:
1. Se realiza contacto con los proveedores mediante cualquier
plataforma de comunicación disponible: llamadas telefónicas,
correos electrónicos, mensajes de texto.
2. Se hace el pedido de materiales que se consideren necesarios y
según sea el caso y la necesidad lo más preciso posible, desde
materiales de oficina, material POP hasta logística en general, dicha
información debe estar contenida en cada presupuesto.
3. Se recibe el presupuesto del proveedor físicamente o vía de correo
electrónico. (ver anexo C)
4. Se evalúan los presupuestos de acuerdo a los criterios vigentes
tributarios y legales, luego se analizan sus datos económicos y
contables para verificar algún error o incongruencia y se aprueban si
aplican.
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 5. En caso de que no cumpla con las condiciones requeridas, se
procede a realizar todos los pasos nuevamente.

Órdenes de Compra

Este es un proceso administrativo que se cumple de la siguiente

manera:
1. Proceder a identificar a la empresa proveedora seleccionada y
adjudicada de contrato en un formato preestablecido.
2. Asentar en específico la descripción del rubro, cantidad, precio
unitario, subtotales y totales en el formato previamente elaborado.
3. Verificar todos los aspectos económicos y legales de la empresa
para corregir errores en caso de que los hubiere.
4. Realizar la petición formal a la empresa (orden) de que ejecute lo
solicitado (ver anexo D)
5. Se convoca al proveedor de servicios a la oficina para que reciba el
documento y lo examine o se envía por correo en caso de ser
necesario.
6. En caso del alguna incongruencia o error que se cometa se repiten
los pasos nuevamente.
La importancia de las órdenes de compra está en que son la base
fundamental para iniciar cualquier compra en la institución ya que se
garantiza la transparencia del uso de los recursos especificando los términos
de pago y de entrega de los productos, bienes o servicios, y se trata de una
actividad que realiza frecuentemente en la empresa para satisfacer sus
necesidades del mejor modo.

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 Pago a Proveedores e Informadores Turísticos

Es importante señalar que en esta actividad solo se asiste, es decir, la

responsabilidad depende del Administrador de la institución, sin embargo se
realiza el apoyo administrativo en lo siguiente:
1. Se convoca al proveedor por los medios necesarios: llamadas
telefónicas, correo electrónico o mensajes de texto.
2. Se verifica que todos los datos de las órdenes de pago,
comprobantes de egreso, contratos, actas de conformidad de
servicio y entre otra información pertinente este correcta. (ver anexo
E)
3. Se le solicita al proveedor o informador al cual se le va a cancelar
sus servicios que firme y selle todos los documentos a que hubiere
lugar.
4. Se solicita la factura original para que se haga constancia del cierre
del trato o relación contractual.
5. Se procede a colocar todos los documentos en los expedientes
conformados para su reposo y previa revisión u otro procedimiento
administrativo.
Esta actividad se considera importante ya que mediante el pago a
proveedores y el talento humano que se contrata temporalmente para
cumplir funciones en específico, se lleven lo más ecuánime, legal, contable y
financieramente posible, además de que mejoran las relaciones
interinstitucionales al establecer una relación comercial y laboral más sólida a
futuro. Asimismo, sirve para consolidar toda la información necesaria en caso
de algina auditoría o acompañamiento administrativo que se suscite del nivel
central.

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 Elaboración de Carta de Justificación de Recursos

Este es un procedimiento en donde se elabora un oficio especial en

donde se debe hacer lo siguiente:
1. Explicar las razones por las cuales se debe justificar la situación
presentada con un lenguaje técnico y preciso.
2. Colocar correctamente la información económica, legal, tributaria, de
las empresas si se trata de algún documento que hiciere falta
justificar.
3. Enviar el documento a la Coordinación de Recursos Humanos para
su evaluación y aprobación. (ver anexo G)
Este es un procedimiento que se considera importante ya que es una
herramienta que permite demostrar la legalidad, transparencia administrativa
y financiera de cualquier actividad en específico que se origine en
condiciones especiales y que facilita corroborar cualquier interrogante en el
caso de presentarse algún acompañamiento administrativo o auditoría a nivel
central que hubiere lugar.

Informe Post-Evento

Este es una actividad que se lleva a cabo de la siguiente manera:

1. Describir detalladamente de acuerdo al formato la actividad
ejecutada (ver anexo G)
2. Especificar aspectos económicos, financieros, impacto social, entre
otros.
3. Incluir galería fotográfica que evidencie la ejecución de la actividad.
4. Evaluar y anexar al expediente correspondiente al proyecto en
cuestión.

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 Esta actividad es de gran valor ya que se deja registro de las
actividades es por lineamientos dentro del plan operativo anual o bien sean
operativos especiales, se detallan todos los aspectos más resaltantes que
generen interés económico, técnico, institucional y social.

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 ALCANCE DE LOS OBJETIVOS

Se puede destacar que no hubo ninguna dificultad o limitación

presentada durante la realización de la pasantía, ya que hubo cooperación
por parte de la institución y en especial en las figuras de la Tutora Industrial,
Administrador y Presidente del Fondo, quienes aportaron y apoyaron en gran
manera para el desarrollo y aprendizaje de las actividades puestas en
marcha y cumplidas.
De la misma manera, es importante señalar que se cumplieron
satisfactoriamente todos los objetivos propuestos en la pasantía como
requisito necesario para optar al título de Licenciado en Administración
Mención Gerencia Industrial, en relación al desempeño de todas las
actividades asignadas por el tutor industrial y que también permitió el
Administrador del Fondo Mixto de Turismo de esta entidad. Tales actividades
se realizaron de manera adecuada y de acuerdo a los procedimientos que
habitualmente se llevan a cabo para garantizar el desarrollo de las funciones
y operaciones de la institución.

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