¿Cómo usar Quickbooks para su pequeña empresa?

Quickbooks es una herramienta que ha transformado la manera de hacer negocios.

Cualquier emprendedor puede manejar este software para gestionar bien su pyme.

1. ¿Qué es Quickbooks?

Cuando empiezas a dirigir un negocio necesitará s cumplir con dos deberes fundamentales.
Uno de ellos es el registro fiscal pues la ley exige el acatamiento de ciertas normas bá sicas con
respecto al manejo de impuestos. Por otra parte, tendrá s que llevar el control de los ingresos,
egresos y haberes de la compañ ía.

Para estar al día con ambas tareas, los financieros emplean diferentes sistemas
computarizados que contribuyen a optimizar el control de datos. Uno de ellos es Quickbooks,
un software programado con la finalidad de organizar y regular la contabilidad de una
empresa. Es una herramienta administrativa pensada para pequeñ as y medianas empresas.

Su campo de actividad es muy amplio, por lo que se le pueden delegar una gran diversidad de
labores. Quickbooks realiza desde facturas digitales, pasando por el monitoreo operacional
hasta reportes e incluso conciliaciones de cuentas bancarias. Posee todas las características de
un sistema que facilita la gestió n tributaria y la contabilidad.

2. ¿Cómo funciona Quickbooks?

Su esquema de funcionamiento se presenta a través de un tablero o dashboard que muestra

los diferentes ítems de interés. Entre esos puntos de acció n se cuentan: la facturació n, los
gastos, la conciliació n, reportes, proyectos, flujo de efectivo, inventarios y las transacciones en
multimoneda. Al hacer clic sobre cada opció n se desplegará el contenido correspondiente.

Tales aspectos se pueden configurar desde la plataforma para que se adecú e a las expectativas
del contador y se adapte a las operaciones empresariales. Utilizando esta interfaz podrá s
crear facturas conforme a la normativa legal de tu país. Aunado a ello tiene la alternativa de
convertir los archivos en XML y PDF para enviar a los clientes.
Quickbooks está preparada para generar grá ficos tomando en consideració n los movimientos
de dinero mensualmente. Rastrea las deudas segú n los gastos de la compañ ía y si conectas la
red bancaria al software, ejecuta los pagos de forma automá tica. Lo má s relevante es que
puedes pedir reportes para obtener un balance contable en pocos minutos.

3. Las mejores cualidades que ofrece a tu negocio 

 Maneja las facturas de tus proveedores señ alando gastos y deudas.

 Puedes consultar tus gastos y categorizarlos en cualquier momento.
 Ofrece la automatizació n de pagos así como el importe de datos bancarios.
 Permite generar CFDI 3.3 desde un computador o dispositivo mó vil.
 Facilita la creació n de recibos, cancelaciones, cotizaciones y afines.
 Tienes la alternativa de configurar recordatorios de pago a terceros.
 En todos sus planes contempla timbres a disposició n ilimitada.
 Realiza los cierres contables mediante un procedimiento rá pido y fá cil.
 Produce reportes inmediatos que reflejan las ganancias, pérdidas y otras cuentas.
 Monitorea el flujo de efectivo desde el tablero para que no tengas sorpresas.
 Analiza el nivel de rentabilidad de los proyectos activos.
 Examina los costos de los proyectos y sus ganancias relacionadas.
 Posee un planificador de flujo de efectivo interactivo para hacer pronó sticos.
 Realiza un registro automatizado de productos organizá ndolos por categorías.
 Programa notificaciones que indiquen una baja en el inventario.
 Genera reportes y factura en la moneda de clientes extranjeros.

4. ¿Por qué es mejor Quickbooks frente a otros softwares?

Los softwares creados para llevar la contabilidad de las empresas suelen ser de manejo
complicado. Si bien tener el control de una compañ ía no es una labor sencilla, Quickbooks lo
hace una tarea fá cil porque su diseñ o de interfaz es altamente intuitivo. Es un programa que le
otorga la gestió n absoluta a la persona que lo utilice sin importar su nivel de estudio.

Esto quiere decir que Quickbooks puede ser administrado tanto por el emprendedor como el
contador. Cualquiera que tenga conocimiento de las operaciones de la empresa puede
comprender có mo hacer uso de este recurso digital. No requiere de un entrenamiento
especial, solo amerita vaciar la informació n en los elementos suministrados por el sistema.
Una cualidad que destaca entre productos similares en el mercado es que el emprendedor
siempre puede estar en pleno conocimiento de sus operaciones contables. El programa
admite que varias personas ingresen a la cuenta: gerentes, socios, contadores u otros
miembros de la directiva. De esta forma el creador de la empresa tiene la potestad de hacer un
seguimiento constante de los movimientos.

5. ¿Por qué una pequeña empresa requiere de un software como éste?

La magnitud de una empresa no resta complejidad al tejido de variables que debe agenciar un
emprendedor. Incluso los proyectos de negocio que se encuentran en su etapa de despegue
tienen muchos detalles susceptibles a perfeccionarse. Por tanto, la mejor estrategia es
mantener bajo estricta vigilancia los factores bá sicos de su funcionamiento.

Las pequeñ as compañ ías exhiben mayor propensió n a fracasar debido a una gestió n
deficiente del tiempo. Jimena Almendares, productora ejecutiva de Facebook, afirmó para la
revista Forbes que las pymes administradas mediante esta clase de soluciones tecnoló gicas
dejan espacio para trabajos de expansió n y mejoramiento operativo.

En el mismo orden de ideas señ aló apoyá ndose en un estudio de la PwC, que las empresas
reacias a incorporar la digitalizació n disminuyen su productividad. Los contadores y
responsables de la administració n invierten el 50% en recopilar datos. Mientras que solo el
30% es destinado a pensar estrategias y aná lisis de optimizació n. Quickbooks es un auxiliar
encargado de ejecutar esas labores bá sicas que disminuyen el rendimiento de los empleados.

https://www.forbes.com.mx/digitalizacion-y-productividad-claves-en-pyme/

6. Comportamiento de las pequeñas empresas en la actualidad 

El experto en emprendimiento Rodrigo Ladagga dio a conocer unas estadísticas que resultan
esclarecedoras acerca del comportamiento de las pequeñ as empresas. El 75% de los
emprendimientos que inician anualmente, no logran sostenerse por má s de 2 añ os. El
pequeñ o porcentaje restante incluye unas empresas que se mantienen durante 5 añ os, y
algunas pocas, llegan con dificultad a cumplir una década.
Sin duda, las razones del fracaso masivo se sustentan en causas mú ltiples, pero podríamos
darle un nombre que unifique el motivo de peso. Ese término es la administració n. La mayoría
de los pequeñ os emprendedores gestionan sus negocios como si se tratara de una gran
empresa. Tal incoherencia se debe, segú n Ladagga, a que los modelos enseñ ados en
universidades, cursos y literatura de bussines solo funcionan para grandes compañ ías.

Por ello, un software como Quickbooks viene a suplir ese vacío en la educació n superior
entregando un sistema pensado específicamente para pymes. Es una herramienta eficaz para
esas personas que está n iniciá ndose en el mundo empresarial.
https://www.entrepreneur.com/article/274610#:~:text=Las%20estad%C3%ADsticas%20son
%20contundentes%20y,llega%20a%20los%2010%20a%C3%B1os.

7. Comentarios de expertos sobre Quickbooks

La BBC mundo realizó un ranking de las empresas que han revolucionado la forma de hacer
negocios en el mundo. Una de las que figuró en ese estudio fue Intuit, la corporació n
responsable del desarrollo de Quickbooks.

Gracias a sus soluciones tecnoló gicas concebidas para mejorar los servicios financieros de
pequeñ as y medianas empresas, Intuit ha logrado convertirse en una influencia
transformadora. Los ingresos anuales de dicha organizació n por la venta de infraestructura
digital alcanzan los 6000 millones de dó lares.

Es evidente que el alto nivel de demanda proviene de pequeñ as compañ ías que han alcanzado
el éxito usando Quickbooks. Karen Barson, la vicepresidenta de marketing del producto,
asegura que uno de las actividades má s relevantes en una empresa es el flujo de caja.

De acuerdo a su perspectiva, tal elemento es como medir los signos vitales del negocio.
Empleando este software, los emprendedores pueden mantener el sistema en perfecta salud y
asi disminuir la probabilidad de quiebre a largo plazo.

https://www.bbc.com/mundo/noticias-49964051
https://www.forbes.com/sites/intuitquickbooks/2018/10/31/big-data-is-great--but-smaller-
companies-can-put-little-data-to-use/#9f0e924788d2

8. Consideraciones finales

Los expertos coinciden en que prestar atenció n a los detalles se convierte en los cimientos de
una buena gestió n empresarial. Consolidar un buen sistema que garantice el cumplimiento
legal y el ó ptimo funcionamiento de la contabilidad constituyen una dualidad imprescindible.

Sin embargo, esas dos ramas se subdividen en mú ltiples factores, que por su volumen pueden
olvidarse. Lo que ha sucedido hasta el momento es que las pymes utilizaban varios softwares
porque ninguno de ellos era suficiente para cubrir todas las necesidades.

Quickbooks es un auxiliar contable que toma en cuenta la totalidad de la empresa. La interfaz

se presta para vaciar inmensas cantidades de datos y correlacionarlos. Intuit ha comprendido
que una compañ ía es un sistema, el cual amerita de un ordenamiento desde el principio. En
ese proceso de gestió n, ha incorporado al pequeñ o emprendedor con la finalidad de que
pueda tener un papel activo en el conocimiento y manejo de su negocio.