INFORME DE CONSULTORIA SOBRECONTROL

Nrc: 564

TUTOR
CESAR AUGUSTO CASTELLANOS

ANGIE LORENA OLARTE RODRIGUEZ         535360

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

ADMINISTRACION FINANCIERA
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
VILLAVICENCIO- META
202
 INTRODUCCIÓN

Las organizaciones son sistemas en constante interacción con su entorno, que afecta de
forma significativa; además, sus procesos internos de planeación, organización, dirección y
control son altamente interactivos y un cambio de estos afecta a todos los demás procesos,
por ende toda la organización en general. 
 INFORME DE CONSULTORIA SOBRE CONTROL

Misión: Somos una empresa que trabaja bajo estrictos estándares de seguridad y calidad en
la industria metalmecánica, desarrollando mantenimientos, construcción, instalación y
montajes metal mecánicos, instalación de redes eléctricas en media y baja tensión, obras
civiles, mecánicas, instrumentación y movimiento de tierras del sector petrolero entre otras
actividades varias que se desarrollan. Satisfacemos las expectativas y exigencias de
nuestros clientes gracias a nuestro conocimiento, calificación y experiencia. Contribuimos
con el desarrollo de nuestra región generando oportunidades laborales para nuestra gente.   

Visión: En el 2020  ser reconocida a nivel Regional y Nacional como una empresa líder en
la prestación de servicios de la industria dedicada al mantenimiento, construcción,
instalación y montajes metal mecánicos, instalación de redes eléctricas en media y baja
tensión, obras civiles, mecánicas, instrumentación y movimiento de tierras del sector
petrolero entre otras actividades varias que desarrollamos; por su competitividad, altos
estándares de seguridad, calidad y cumplimiento, confiabilidad y responsabilidad social
empresarial en el sector petrolero, industrial y estatal.
Montec D&V  S.A.S cuenta con  aproximadamente 50 trabajadores entre administrativos,
operativos y personal suministrado a otras empresas del sector.

RINCIPIOS EMPRESARIALES
 Enfoque al cliente: Busca satisfacer las necesidades de los clientes, y sus
expectativas.
 La Confiabilidad: Se tiene claro que al momento que un cliente adquiere los
servicios de la empresa está depositando toda su confianza en la empresa.
 El Respeto: Tanto clientes como proveedores y colaboradores internos de la
organización merecen el mismo trato.
 La Transparencia: La importancia y la legalidad en la que se realizan las entregas de
informes, presupuestos.
 Responsabilidad: El cumplimiento con las fechas de las entregas de las obras, pago
a proveedores y colaboradores internos.
 Trabajo en equipo: Las áreas de la empresa trabajan en pro de cumplir con las
expectativas del cliente y sus colaboradores internos
  Orden: Genera la mejor de las presentaciones para la empresa, generando
satisfacción para los clientes.

1. ¿Qué es el control Administrativo?

El control administrativo o evaluación como hoy en día es conocido, consiste en el proceso

sistemático de regular o medir las actividades que desarrollan la organización, para que
estas coincidan con los objetivos y expectativas establecidas en los planes.

En la empresa Montajes, estructuras y construcciones D&V S.A.S, el control administrativo

se realiza frecuentemente por medio del sistema de gestión y salud en él trabajó en donde se
deben evaluar y verificar todos los procesos internos y externos de la empresa. Existe un
formato llamado REVISION GERENCIAL, es este el que se utiliza para verificar que todas
las actividades realizadas cumplan para que la organización pueda cumplir con sus metas
tanto a largo como corto plazo que ya se tenían planeadas.

2. Análisis de enfoque, elementos de control y su integración con el sistema de gestión

 Análisis de Enfoque Administrativos

Hoy en día es muy normal que en las empresas se diseñen indicadores de control para
antes, durante y después de que un proceso o evento ocurra.

Control Anticipado o Preventivo: Este control es tomado para evitar futuros problemas,
en montec este control es tomado en la toma de decisiones al iniciar una obra, en el
momento en que se deben realizar los estudios para evitar contratiempos, accidentes
laborales, la capacitación del personal que ejecutara la obra, el estudio del lugar en donde
se realizara la obra.

Control durante o concurrente: Este control es el que se realiza durante el desarrollo de

las obras o procesos internos administrativos, esto sucede porque sin importar las medidas y
el control anticipado hay ocasiones en que las cosas se salen de las manos, estos son
algunos inconvenientes como un accidente laboral, un error en los sistemas contables y que
deben ser corregirlos de manera inmediata.

Control posterior o de retroalimentación: Este control es llevado después de la

terminación de las actividades o un proceso, este nos informa sobre la eficacia de los
resultados obtenidos y que debemos mejorar.

 Elementos de control administrativos:

Todo proceso de control en las organizaciones se debe caracterizar por los elementos
básicos:

Claridad sobre los objetivos y estrategias organizacionales: Montec D&V S.A.S

procura siempre dejar claro a sus colaboradores internos las estrategias de crecimiento de
mercado, el manejo de las herramientas y demás procesos necesarios para cumplir con los
objetivos, esto para cualquier área de la empresa. Para contabilidad es claro que para poder
tener la información financiera y poder tomar decisiones importantes para el destino de la
empresa debe llevar su sistema contable al día, así mismo para las otras áreas de la
empresa.

Establecimientos de Estándares: Este es un proceso que consiste en determinar

parámetros o estándares específicos para los factores críticos de éxito, es decir de aquellos
aspectos o actividades consideradas clave o que son determinantes para el logro de los
objetivos, para montec un objetivo estándar sería un número de obras determinadas en el
año sin presentar accidentes graves.

Medición de Resultados: Para la medición de resultados es necesario establecer

indicadores que permitan medir las actividades y en particular los resultados de las acciones
tomadas.

Montec tiene como objetivo siempre cuidar la salud y la seguridad de los colaboradores
internos, entonces podría medir sus resultados semestrales sobre cuántos casos leves,
moderados o graves de accidentes se presentaron y se entregaran al coordinador HSEQ.

Comparación de los resultados con los estándares: Este aspecto del proceso consiste en
comprar los resultados de la medición con los estándares, en este caso para montec seria
medir los resultados de accidentes graves con los estándares que se tenían planeados,
cuando estos resultados son diferentes de los estándares y especialmente cuando se tienen
cantidades no previstas se requieren realizar ajustes.

Evaluación de resultados y toma de acciones: Este es un aspecto importante, es evaluar

los resultados obtenidos de las actividades de la empresa y comparar los resultados en
función de los estándares definidos para el logro de los objetivos.

Retroalimentación y reinicio del proceso de control: Realizada la evaluación y la toma

de decisiones por implementar, se comunica la evaluación a las personas involucradas, se
les comenta las decisiones que igualmente se ajustan ante la observación de dichas personas
y se reinician el proceso de control.
  El control y su integración con el sistema de gestión: Hoy en día se exige a las
organizaciones contar con sistemas de gestión, que monitoreen y evalúen los
factores externos e internos .Montec cuenta con este sistema de gestión en donde se
controlan y evalúan todas las áreas de la empresa y se entregan informes mensuales
para el mejoramiento en pro de cumplir los objetivos y metas a largo y corto plazo
de la empresa. Esta evaluación se realizan mediante indicadores de gestión y todo
indicador debe cumplir con las siguientes características para que pueda cumplir
con su función.
 Preciso
 Relevante
 Apropiado
 Practico

3. Tablero de mandos y herramientas del sistema de control

El tablero de mando es una herramienta que permite monitorear las organizaciones con
indicadores adicionales a los financieros, ya que ofrece la posibilidad de medir la forma en
que las unidades de negocio crean valor para sus clientes presente y futuros, la forma en la
que se deben potenciar las capacidades internar y las inversiones en personal, sistema y
procedimientos necesarios. En este orden este tablero de mandos permite a los directivos de
la organización un marco que traduce la visión y la estrategia de la organización en un
conjunto de indicadores de actuación.

Este tablero sugiere que se evalué la empresa desde cuatro perspectivas que son las
siguientes:

 Perspectiva Financiera: Consiste en medir de forma precisa y actualizada el

desempeño financiero de la organización, montec en sus estados financieros analiza
los indicadores de liquidez, endeudamiento, y demás para saber que decisiones
pueden tomar en pro del mejoramiento y cumplimientos de las obligaciones tanto a
proveedores como colaboradores internos.

 Perspectiva Interna o de procesos de Negocio: Esta perspectiva responde a la

pregunta ¿Cómo ve el cliente la organización y que debe hacer esta para mantenerlo
como cliente? Es decir este mide las relaciones con los clientes, montec cuenta con
un sistema de quejas, peticiones, sugerencias y felicitación tanto para los clientes
como proveedores, en esta podemos ver las expectativas de los servicios prestados y
estas se tiene en cuenta para el mejoramiento de la organización.

 Perspectivas interna o de procesos de Negociación: Esta perspectiva responde al

interrogante de ¿Cuáles son los procesos internos que la organización debe medir
 para mejorar y lograr sus objetivos? Que procesos son relevantes para satisfacer a
los accionistas y clientes, en que procesos debemos tener ventaja competitiva.
Montec dentro de su sistema de gestión maneja una encuesta de satisfacción al
cliente en donde se evalúan todos los aspectos y en donde se manejan diferentes
indicadores que ayudan a mejorar la calidad y prestación de servicio, esta
perspectiva maneja tres tipos de procesos

1.1: Procesos de Innovación: Se manejan porcentaje de obras nuevas, porcentaje de

servicios menores prestados, porcentaje de servicios nuevos prestados y la dinámica
del sector al que pertenecen la organización.

1.2: Proceso de Operación: Este proceso está orientado al análisis de calidad y

reingeniería, los indicadores que más utilizamos en el momento de las operaciones
son los de costos, calidad, tiempo o flexibilidad de los procesos.

1.3: Proceso de Servicio Posventa: Este proceso se refiere a la fidelización de

clientes, esto lo logra montec mediante la calidad de los servicios prestados,
cumplimiento con los requerimientos puestos por los clientes y el cuidado del medio
ambiente en la realización de sus obras.

 Perspectiva de la innovación y el aprendizaje: Esta hace referencia a la

identificación, la medición y evaluación de las habilidades de la organización para
aprender y mejorar. Esta perspectiva se clasifica los activos relativos al aprendizaje
y a la mejora en :

1.1: Capacidad y competencia de las personas: En este se manejan indicadores de

satisfacían de los empleados, productividad, necesidad de formación.

1.2: Sistema de Información: Algunos indicadores básicos son la base de datos

estratégicos

1.3: Cultura-clima-motivación para el aprendizaje y la acción: En este montec mide

por medio de diferentes indicadores, la capacidad del personal, el compromiso con
la organización, la iniciativa de cada persona por optimizar procesos.

4. Plan de Mejora para la organización

Montec a pesar de contar con un sistema de gestión hay diferentes indicadores que no se
ponen en práctica y que se necesitan para poder controlar y medir todo, para poder tomar
decisiones en pro de mejorar los servicios prestados.
Indicadores de Gestión Corporativa: Estos indicadores le permitan a Montec conocer la
rentabilidad de la organización, el crecimiento de la organización, la participación en el
mercado.
Indicadores de gestión de presupuesto: Montec maneja un presupuesto en relación al
sistema de gestión pero este no cuenta con indicadores que lo permitan mejorar.

Montec debe implementar estos indicadores para tener mucho más claro el panorama y
poder tomar las decisiones adecuadas y no solas tomarlas en base a los indicadores
financieros.
 Bibliografía

Bernal, C y Sierra H. (2008). Proceso Administrativo para las organizaciones del siglo
XXI. Mexico: Pearson.