c

Área Administrativa y Financiera

Colombia- Bogotá

Política para Gastos de viajes y representación para empleados de Logicalis Colombia Ecuador

Procedimiento para la solicitud de tiquetes, viáticos y reembolsos de dineros para viajes corporativos

Bogotá 21 de abril de 2020

Responsables de Sergio, SOSA

Equipo de Recursos Humanos
Elaborado por: Revisado por: Departamentos LSC; Procesos Aprobado por:
LSC [HR Manager LSC]
y Calidad

Fecha de última Fecha de última Fecha de última

02 de septiembre de 2014 02 de septiembre de 2014 02 de septiembre de 2014
Elaboración: Revisión: Aprobación:

Página 1 Documentos | Política para Gastos de Viaje y Representación

| Ver 1.0
© Logicalis 2010 486103620.docx
 Documentos | Política para Gastos de Viaje y Representación

Índice

Documentos | Política para Gastos de Viaje y Representación.......................................................................................1

Índice.............................................................................................................................................................................1
1. Objetivos..............................................................................................................................................................2
2. Alcance y Aplicabilidad........................................................................................................................................2
3. Definiciones y Abreviaturas.................................................................................................................................2
4. Referencias..........................................................................................................................................................2
5. Responsabilidad...................................................................................................................................................2
6. Desarrollo.............................................................................................................................................................3
6.1 Políticas generales:..............................................................................................................................................3
6.2 Proceso:...............................................................................................................................................................4
6.2.1 Solicitud de viaje...............................................................................................................................................4
6.2.2 Cotización.........................................................................................................................................................4
6.2.3 Aprobación del viaje..........................................................................................................................................4
6.2.4 Reserva y compra de servicios.........................................................................................................................4
6.2.5 Solicitud de viáticos y anticipos........................................................................................................................5
6.2.6 Justificación de anticipos o reembolso de gastos............................................................................................5
6.2.7 Reembolso de gastos.......................................................................................................................................5
6.3 Casos fortuitos durante el viaje...........................................................................................................................5
6.4 Tipos de gasto......................................................................................................................................................6
6.4.1 Otros Gastos Reembolsables...........................................................................................................................6
6.4.2 Gastos No Reembolsables que no son cubiertos por Logicalis.......................................................................6
6.5 Viajes Con Clientes..............................................................................................................................................6
6.6 Viajes De Responsables Regionales o Trabajos Para Diferentes Países..........................................................7
1. Anexo 1, Solicitud de cotización y aprobación de viaje.......................................................................................7
2. Anexo 2, Solicitud de reembolso de gastos........................................................................................................7
3. Anexo 3, Proceso relación comercial con la agencia..........................................................................................7
Control de Cambios...........................................................................................................................................................8
Historial de Versiones...................................................................................................................................................8
Comentarios..................................................................................................................................................................9

Página 2 Documentos | Política para Gastos de Viaje y Representación

| Ver 1.0
© Logicalis 2010 486103620.docx
 1. Objetivos

Establecer los parámetros o directrices para el proceso de solicitud de tiquetes, reserva de hotel, entrega de
viáticos, anticipos de viaje y reembolso de los gastos generados durante el viaje del personal de la empresa para
atender actividades exclusivamente de trabajo.
Definir los tiempos requeridos para la solicitud y aprobación del viaje, emisión de tiques, reserva de hoteles,
depósito de viáticos, reembolsos, justificación de gastos y devolución de sobrantes.

2. Alcance y Aplicabilidad

Esta política aplica a los viajes realizados a la orden de Logicalis Colombia y Logicalis Ecuador.

3. Definiciones y Abreviaturas

Viáticos: Dinero entregado a un colaborador para su manutención durante un viaje, es un gasto no

justificable, no reembolsable. Logicalis ha definido una tarifa diaria por destino.

CM: Country Manager

JA: jefe de área

4. Referencias

Formularios Anex Formato de cotización y aprobación de viajes

o1
Anex Solicitud de reembolso
o2
Procesos Anex Proceso Relación comercial con Agencia
o3

5. Responsabilidad

Country Manager: Define el valor máximo de viáticos por destino, aprueba los viajes nacionales e
internacionales, días, tickets y hoteles.
Jefe de área: Aprueba los viajes nacionales, días, tickets y hoteles.

Página 3 Documentos | Política para Gastos de Viaje y Representación

| Ver 1.0
© Logicalis 2010 486103620.docx
 Solicitante: Cumple con los tiempos de solicitud de viaje previamente establecidos, presenta todos los
documentos tributarios que sustenten los gastos de acuerdo con este procedimiento.
Área Financiera: Revisa la validez tributaria de los documentos presentados para la rendición de cuentas, es
responsable de transferir los viáticos y reembolso de gastos, verifica las devoluciones de anticipos de viaje cuando
aplique.
Auxiliar administrativa: cotiza los tickets y hoteles en los tiempos establecidos en esta política ya sean por
medio de un proveedor externo (Maneja la relación comercial con la agencia) o por medio de buscadores web.
Confirma hoteles y tickets luego de ser aprobados por el CM y el JA.
Recursos Humanos: Revisa que las definiciones en este documento se mantengan alineadas, adecuadas y
vigentes con los negocios y la política de Logicalis.

6. Desarrollo

6.1 Políticas generales:

 Todos los viajes internacionales son aprobados por el VP NoLa y CM, viajes nacionales son aprobados por
el JA y CM
 Los gastos se imputarán al centro de costo definido por el CM y/o JA, si no se ha asignado un centro de
costo, se cargarán al área a la que pertenece la persona que viaja.
 Si un viaje no se realiza o se pospone por más de siete días (7), la devolución de los importes por parte del
solicitante debe depositarse en la cuenta de Logicalis del país que corresponde en un plazo máximo de cuarenta y
ocho (48) horas.
 Logicalis no se responsabiliza de expensas sin comprobantes que sustenten el gasto o que no cumplan con
los requisitos tributarios del país al que corresponda.
 En caso de robo o pérdida de documentos personales o elementos asignados por la empresa durante el
viaje, el empleado deberá realizar la denuncia correspondiente y adjuntarla a la solicitud de reembolso de gastos,
previa presentación y aprobación del CM.
 Cualquier diferencia detectada por el área de F&A será comunicada a la persona que realizó la liquidación
(con copia a su superior inmediato) y corregida, implicando esto la modificación del importe a reembolsar.
 Cualquier excepción a lo dispuesto a las presentes definiciones, debe ser documentada en la liquidación
correspondiente, debidamente justificada y aprobada por el CM y JA.
 Logicalis cubre los gastos asociados a un viaje con las siguientes consideraciones:

Página 4 Documentos | Política para Gastos de Viaje y Representación

| Ver 1.0
© Logicalis 2010 486103620.docx
 o Alimentación: viáticos establecidos por lugar de destino (Tabla 1)
o Alojamiento: reserva directa de oficina (Tabla 2)
o Movilización:
 Aérea: reserva directa de oficina
 Domicilio – Aeropuerto – Domicilio: reserva directa de oficina a través de la plataforma virtual de Cabify o
con agencia de viajes cuando aplique
 Movilización en destino asociada al objeto del viaje: reembolso de gastos como gasolina
 La compra de los pasajes, reserva de hotel y reserva de transfer domicilio – aeropuerto – domicilio en cada
caso se realizará mediante el sistema suministrado por el proveedor contratado por Logicalis y/o las aplicaciones del
país que corresponda o páginas web.
 Los empleados no podrán por sí mismos adquirir pasajes, reservar hoteles o asumir compromiso de compra
de estos, sin autorización explicita del CM.
 Los documentos presentados para el reembolso de gastos deben cumplir con los requerimientos tributarios
del país y deben estar a nombre de la empresa.
 Logicalis proporciona un seguro médico para viajes internacionales, el documento debe ser adjuntado y
enviado al solicitante por correo antes de su viaje. (Consultar a Asdrubal)

6.2 Proceso:

6.2.1 Solicitud de viaje

Los funcionarios de la compañía deben realizar el procedimiento a través de correo electrónico dirigido al
Auxiliar Administrativo indicando el destino, número de días, motivo del viaje para la cotización de hoteles y
vuelos, adjunta copia del pasaporte en el caso de viajes internacionales o cédula de ciudadanía o documento
equivalente según el país para viajes nacionales, y anexar a la solicitud el formato se solicitud.
 Para viajes nacionales se debe solicitar con al menos siete (7) días hábiles antes del viaje.
 Para viajes internacionales se debe solicitar con al menos diez (15) días hábiles antes del viaje.
 Para cerrar y proceder con la emisión, deben venir los formatos completos y aprobados por el jefe del área.
Los funcionarios pueden solicitar la llegada al destino máximo un día antes al objetivo del viaje y salida máximo
al siguiente día de terminado el evento, esto con previa autorización del CM y JA, siempre y cuando se verifique
que el nuevo costo no sobrepasa al cotizado anteriormente. Cualquier ampliación del plazo corre por cuenta del
empleado y los documentos de respaldo de esas fechas no son sujetos a viáticos o reembolso de gastos.

Página 5 Documentos | Política para Gastos de Viaje y Representación

| Ver 1.0
© Logicalis 2010 486103620.docx
 6.2.2 Cotización

El auxiliar administrativo, cotiza hoteles y tickets aéreos con la agencia en convenio y/o las aplicaciones del país
que corresponda o páginas web (cuando aplique) y en buscadores web, buscando la mejor alternativa
económica que se adapte a la necesidad de viaje del solicitante. Esta cotización no debe tomar más de 1 día
hábil, y enviar el presupuesto en “Formato cotización y aprobación de viajes” al solicitante para la gestión de
aprobación. Entrega el formulario con las alternativas al solicitante del viaje.
Los viáticos costeados serán de acuerdo con el número de días completos que el solicitante se encuentre
realizando las actividades de la empresa. En caso el viaje sea en la noche o regreso por la mañana o sin
alojarse se considerará el valor de media tarifa del diario.

6.2.3 Aprobación del viaje

El solicitante del viaje coordina la aprobación con el JA y CM para viajes nacionales y con el CM y VP NoLa en
caso de viajes internacionales.
El JA y CM analiza, aprueba o rechaza la solicitud de viaje, en un (1) día hábil.
El CM y VP NoLa analiza, aprueba o rechaza la solicitud de viaje, en máximo un (1) día hábil.
Cuando el viaje ha sido aprobado, el solicitante entrega el formulario “Formato cotización y aprobación de viajes”
al auxiliar administrativo para la compra de los servicios, de acuerdo con la opción aprobada por el CM y JA y
llena el “Formato solicitud de viáticos y anticipo de viaje” para posterior entrega al área financiera.
En caso de requerir cambios cuando el ticket este emitido y/o cambios en la reserva del hotel durante el viaje o
previo a este, debe enviarse formalmente la justificación y aprobación del jefe Inmediato, para que sea aprobado
por CM.  En el caso del área de Operaciones (relativo a proyectos) debe ser aprobado por el Gerente Postventa.

6.2.4 Reserva y compra de servicios

El auxiliar administrativo con la solicitud de viaje aprobado y la copia del pasaporte tiene un (1) día hábil para:
 Comprar los tickets aéreos en los itinerarios autorizados
 Reservar el hotel definido en los días establecidos
 Entrega los documentos de la reserva, tickets e información de contacto del seguro médico internacional
(para viajes internacionales) al solicitante.
 Para más detalle de esta actividad revisar el Anexo 4. Relación comercial con la agencia en caso de que
aplique la compra por medio de un proveedor autorizado por la empresa.
En caso el auxiliar administrativo detecte que las tarifas han cambiado, realizará una actualización y posterior
envío de la información para aprobación como lo detalla en el punto 6.2.3.

Página 6 Documentos | Política para Gastos de Viaje y Representación

| Ver 1.0
© Logicalis 2010 486103620.docx
  Se anexan lista de hoteles con los que Logicalis tienen convenio

Lista de Hoteles (convenio)

Hotel Contacto
Julián Rubiano : 3115892031
Hill House - Bogotá
mercadeo@hotelhillhouse.com.co

María Paula Beltran: 3103345304

Cadena Hotelera BH
maria.beltran@bhhoteles.com

María Consuelo Peña: 317

Cadena Hotelera Hilton 5738329
mpena@metro-op.com

Contacto: Clara Mesa

(4) 319 7900
Four Points By Sheraton Medellín
reservas@fourpointsmedellin.co
m

Lina Contreras: 316 4498670

Cadena Hotelera Estelar linap.contreras@hotelesestelar.c
om

6.2.5 Solicitud de viáticos y anticipos.

 El Auxiliar administrativo es quien envía el formato de viáticos aprobado al área financiera con al menos 48
horas de anticipación, dos (2) días hábiles, El área Financiera genera la transferencia a la cuenta del empleado un
día antes del viaje, máximo hasta el mediodía. En el caso de que el pago se deba realizar en una moneda diferentes
a la local, se entregará el efectivo el mismo día que el solicitante realiza el viaje. (Esto aplica para viajes
internacionales). El solicitante es el responsable de entregar las facturas de hoteles a la auxiliar administrativa al
momento del regreso de su viaje en no más de 3 días hábiles de su llegada.

6.2.6 Justificación de anticipos o reembolso de gastos.

 La persona que viaja tiene un máximo de tres (3) días hábiles para solicitar un reembolso de gastos
presentando el formulario “Solicitud de reembolso” aprobado por el CM y JA al área financiera, este tiempo es
contando desde la terminación del viaje.
 El área financiera revisa los respaldos presentado en el reembolso de gastos, verifica su idoneidad tributaria
(referirse al artículo 617 del estatuto tributario para el caso de Colombia y en el Servicio de Rentas Internas para el
caso de Ecuador) y si son rubros cubiertos en esta política, de existir diferencia comunica los ajustes al funcionario.

Página 7 Documentos | Política para Gastos de Viaje y Representación

| Ver 1.0
© Logicalis 2010 486103620.docx
  En caso de existir sobrantes el empleado debe depositar en la cuenta de Logicalis el valor correspondiente y
adjuntar el comprobante de la transacción al formulario “Solicitud de reembolso”.
 Cuando el empleado, por motivos de negocios, deba reiniciar otro viaje en forma inmediata cuya duración
exceda los cinco 5 días hábiles, el CM y JA es responsable que la liquidación de gastos se presente en los tiempos
definidos.
 El Área Financiera al cierre de mes comunica al JA, al CM y a recursos humanos todos los anticipos de
gastos generados y que no han sido justificados por la persona que viaja a su retorno, se considera una falta grave
sujeta al reglamento interno de la compañía.

6.2.7 Reembolso de gastos.

 El área financiera deposita el reembolso de gastos justificado cada viernes después de la reunión del auxiliar
administrativo con el CM para aprobación de estos y no han existido novedades.
 El reembolso de gastos deberá ser autorizado por el CM y JA, para esta autorización, el área
financiera/Administrativa deberá cada viernes presentar los reembolsos con su debida justificación para que estos
sean aprobados o rechazados por el CM.

6.3 Casos fortuitos durante el viaje.

 Si luego de emitidos los tickets y entregadas las reservas el viaje se suspende, el solicitante debe comunicar
inmediatamente al auxiliar administrativo para su cancelación. Logicalis no se responsabiliza por los gastos
incurridos por la falta oportuna de esta comunicación.
 Logicalis reconoce los gastos de exceso de equipaje cuando se trate de material relacionado con actividades
de la empresa, debidamente justificado.
 Logicalis no reconoce el valor de la pérdida, robo, hurto artículos personales que se produzcan durante el
viaje.

6.4 Tipos de gasto

6.4.1 Otros Gastos Reembolsables

 Lavandería: cuando el viaje sea por más de cinco (5) días y se aprobará sea una vez por semana
 Gastos de alimentación y propinas (representación): cuando los gastos son asociados a invitaciones a
clientes, no incluye los gastos personales de alimentación que están cubiertos por los viáticos.
 Alquiler del vehículo/ estacionamiento: cuando por objetivos empresariales y distancias recorridas el alquiler
del vehículo sea más económico que el uso de taxi.

Página 8 Documentos | Política para Gastos de Viaje y Representación

| Ver 1.0
© Logicalis 2010 486103620.docx
  Visas: cuando sea generada para un viaje requerido por el negocio.
 Wifi: cuando el hotel no tenga incluido este beneficio en la tarifa.
Todos los puntos antes detallados deben estar debidamente aprobados por el CM y JA

6.4.2 Gastos No Reembolsables que no son cubiertos por Logicalis

 Artículos personales como: cepillo de dientes, pasta de dientes, desodorante, u otros similares.
 Cargos de bar y/o mini-bar (exceptuando agua mineral o bebidas sin alcohol).
 Cargos de seminarios, cursos, etc. (si no son motivo del viaje).
 Compra de papelería, lapiceras, calculadoras de bolsillo, etc.
 Cuentas médicas, recetas y otros servicios médicos, fuera de los contemplados por el servicio de asistencia
al viajero contratado
 Gastos de turismo, entretenimiento, cultura, realizados durante el viaje o en el hotel.
 Gastos durante el vuelo, incluyendo comida, snacks, bebidas, o similares.
 Compra de equipajes o sobre equipaje en avión.
 Membresías / Libros y suscripciones / Diarios / Revistas, no autorizados por Logicalis.
 Membresías de programas de millaje de aerolíneas de transporte.
 Multas de tránsito vehicular
 Servicios de peluquería, salón de belleza, spa o gimnasio, u otros no incluidos en la tarifa del hotel.
 Regalos, gastos en locales libres de impuestos en las terminales (ejemplo: Duty-Free-Shop, otros).
 Alquiler y/o compra de vestimenta y calzado, incluyendo trajes formales de noche.
 Movilización en rutas no asociadas con el objetivo del viaje.

6.5 Viajes Con Clientes

 Los viajes con clientes son aprobados por el CM y deben solicitarse al menos con veinte (20) días hábiles
antes de la fecha de viaje.
 Logicalis cubrirá tickets de clase ‘económica’ para estos eventos.
 Para actividades de marketing, se aprobarán cuando se tenga evidencia del apoyo de los fabricantes/socios
de negocio, de al menos del cincuenta 50 % de los costos de viaje y hospedaje. La evidencia puede ser:
descuentos, órdenes de servicio, fondos de co-marketing, otros similares.

Página 9 Documentos | Política para Gastos de Viaje y Representación

| Ver 1.0
© Logicalis 2010 486103620.docx
 6.6 Viajes De Responsables Regionales o Trabajos Para Diferentes Países

 Los costos totales (pasajes, traslados, comida, alojamiento) de los empleados con responsabilidades
regionales o para aquellos que realicen tareas/actividades para un país diferente del que reside, deben ser
debidamente ser informados por el solicitante, al igual al centro de costos al que va afectado estos gastos.
 El área administrativa/financiera de cada país es responsable de entregar el efectivo en la moneda local
para solventar los gastos diarios de su estadía y abonar los gastos de pasajes, traslado y alojamiento.
 El solicitante deberá firmar el formato de “recibo” el cual detalla el valor entregado en efectivo, para respaldo
del gasto en el país que asume el mismo. (Previa autorización del CM).

La documentación exigida al presentar una Liquidación de Gastos es la siguiente:

 Movilidad: factura original, ticket de máquinas registradoras oficiales u aplicaciones móviles.

 Hotel: factura original a nombre de la empresa
 Comidas: factura original, o ticket fiscal
 Gastos varios: factura original o ticket de máquinas registradoras
 Gasto sin comprobante: comprobante de caja con explicación, autorizado por quien autorice la rendición ( sin
excepción)
 Gastos pagados con tarjetas de crédito: factura original, los vouchers de tarjetas de crédito no se consideran
documentos válidos.

EXCEPCIONES
 Si por algún motivo no se pueda realizar la reserva de hospedaje por parte de la Compañía, pre via
autorización del CM se entregará un anticipo al solicitante, para cubrir estos gastos quien deberá garantizar la
legalización de acuerdo con los lineamientos establecidos en esta política.
 En caso de que se necesite usar un servicio de transporte especial, el mismo deberá estar aprobado por el
JA y CM y será legalizado mediante el formato de reembolso de gastos de acuerdo con los lineamientos
establecidos en esta política.
 En caso de que el solicitante haya tenido trabajo extra, lo cual no le permita tomar el desayuno del hotel,
este será manejado como reembolso de gastos aprobado por el JA.

Página 10 Documentos | Política para Gastos de Viaje y Representación

| Ver 1.0
© Logicalis 2010 486103620.docx
 Tabla 1 | Gastos diarios para Comidas (Almuerzo y Cena)

País Contacto
Nacionales Colombia/Ecuador 50.000COP / 30 USD
Brasil / México 60 u$s USD
America Latina 60 u$s USD
Europa 100 € EU
U. S. 100 u$s USD

Tabla 2 | Gastos diarios para Alojamiento

País Contacto
Nacionales Colombia/Ecuador 95 USD
Brasil / México 160 u$s USD
America Latina 140 u$s USD
Europa 220 € EU
U. S. 230 u$s USD

Control de Cambios

Historial de Versiones

Tabla 1 | Historia del Documento

Observación / Razón del cambio /

Versión Fecha Estado
Modificaciones
01-00 06/02/2020 Liberado Documento Nuevo

Comentarios

Página 11 Documentos | Política para Gastos de Viaje y Representación

| Ver 1.0
© Logicalis 2010 486103620.docx
Página 12 Documentos | Política para Gastos de Viaje y Representación
| Ver 1.0
© Logicalis 2010 486103620.docx