TALLER #1

ADMINISTRAR TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN COMO APOYO AL

SISTEMA INTEGRADO DE
CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

STEFANY FERNANDEZ MAYORIANO

ARNOLY SARAY MENDOZA CALDERA
JHON ANDERSON LEMOS
Aprendices

ILIA SOFIA CASTILLA PEÑATA

Instructora

CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIO SENA

TECNOLOGIA EN GESTION DOCUMENTAL
FICHA: 1828760
CARTAGENA D.T y C

MAYO 25 /2020
 ACTIVIDAD 1

1.Estructura de un documento electrónico

2.Formato
3.Requisitos para la preservación y conservación de Archivos
4.Herramientas tecnológicas de Preservación digital
5.Migración
6.Emulación
7.Documentos Electrónico de Archivo
8.Datos
9.Documento nacidos digitales
10. Documentos de Archivos digitalizados

DESARROLLO ACTIVIDAD #1

1. En cuanto a la estructura del documento electrónico, en él se distingue

una estructura física y una lógica:
La física: es variable y dependerá del hardware y el software
La lógica: Que consiste en la relación entre las partes que componen
el documento, es la que lo hace inteligible, la estructura lógica del
documento electrónico se presenta como bloqueo de datos formado por:
 Datos de contenido
 Datos de identificación para la autentificación y validación del
documento
 Bloqueo de metadatos
En conclusión, el documento electrónico se constituye como una unidad
estructurada con datos (de contenido e identificación) y metadatos que
participan de sus diferentes dimensiones.

2. Formato: se entiende por formato la manera en que los datos están

contenidos en un documento en el momento de su creación y la forma
en que han sido codificados.
3. Requisitos para la preservación y conservación de Archivos:
Unificar los datos de la información digitalizándola para luego
preservarla teniendo en cuenta los siguientes principios
  Integridad: asegurar que la información no ha sido alterada o
modificada
 Equivalencia: asegurar que la información electrónica o digital
tendrá las mismas características que la información producida
en físico
 Economía: verificar que los métodos y técnicas que se usen
sean viables y sostenibles para su contexto
 Actualización: utilizar herramienta y estrategias acordes con los
cambios tecnológicos
 Normalización: aplicar estándares y mejores prácticas en la
creación, gestión y difusión de la información por otro lado para
garantizar que la información se accesible más allá del cambio
tecnológico existen estrategias de preservación como
 La migración : Que es el cambio a nuevos formatos, plataformas
hatware y software a nuevos medios
 Conversión que es el cambio de soporte físico
 La emulación: corresponde a la recreación del entorno de
software y hatware para permitir la lectura de formatos obsoletos
 Replicado: que son las copias de información digital establecidas
según la política de seguridad de la información de la entidad
estas estrategias de preservación confluyen y se articulan en el
plan de preservación a largo plazo el cual corresponde al
conjunto de acciones a corto mediano y largo plazo que tiene
como fin implementar los programas estrategias procesos y
procedimientos tendientes asegurar el acceso a largo plazo de la
información
4. Herramientas tecnológica de preservación digital:
 Disco magnético: permite un acceso aleatorio a los datos, con
posibilidad de modificarlos y una capacidad de almacenamiento
superior a los 200 Gb y en constante incremento. Su vida útil
estimada se sitúa en torno a los cinco años.
 Cinta magnética: el acceso a los datos es lineal con lo cual es
más lenta la búsqueda y localización de los mismos. En general
no permite modificación de los datos, sino la reescritura de los
mismos. La vida útil y la capacidad de almacenamiento es similar
a los discos magnéticos.
 Discos ópticos (CD y DVD): permiten un acceso aleatorio y en
algunos casos la modificación de los datos. Su vida útil es mayor
que en los casos anteriores variando desde los cinco a diez años
de los productos con menos calidad a varias décadas para los de
mayor calidad.
5. Migración: La migración aplicada a los documentos electrónicos de
archivo es la acción de trasladar documentos de archivo de un sistema a
otro, manteniendo la autenticidad, la integridad, la fiabilidad y la
disponibilidad de los mismos.

Esta estrategia es aplicable a los documentos digitales frente a los

riesgos de pérdida de información o accesibilidad, por causas como
obsolescencia del software y formatos digitales, dependencia de
software, así como de la capacidad para brindar soporte de las
diferentes aplicaciones y formatos digitales que pueden existir en una
institución

6. Emulación: Recreación en sistemas computacionales actuales del

entorno software y hardware para permitir la lectura de formatos
obsoletos. Esta estrategia consiste en la simulación de una tecnología a
través de otra; radica en equipos y/o programas que se comportan como
en ambientes anteriores para representar documentos creados en
entornos tecnológicos anteriores. La programación de emuladores
requiere de conocimientos especializados y existen pocas experiencias
reales.
7. Documentos Electrónicos De Archivo: Es el registro de información
generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos,
que permanece en estos medios durante su ciclo vital.

8. Datos: Un dato es un documento, una información o un testimonio que

permite llegar al conocimiento de algo o deducir las consecuencias
legítimas de un hecho. Es importante tener en cuenta que el dato no
tiene sentido en sí mismo, sino que se utiliza en la toma de decisiones o
en la realización de cálculos a partir de un procesamiento adecuado y
teniendo en cuenta su contexto.

9. Documentos Nacidos Digitales: también llamados documentos nativos

electrónicos y se denominan así cuando han sido elaborados desde un
principio en medios electrónicos y permanecen en estos durante toda su
vida.
10. Documentos De Archivos Digitalizados: Es cuando se toman
documentos en soporte tradicional (como el papel) y se convierten o
escanean para su utilización en medios electrónicos.
 ACTIVIDAD N° 2 Preservación Documental

Definir e ilustrar los conceptos relacionados

1.Diseño
2.Implementación
3.Actualización
4.Documentos en soportes flexible (Negativo – Películas)
5.Medios Magnéticos
6.Medios Ópticos
7.Medios Extraíbles

Desarrollo de la actividad 2

PRESERVACION DOCUMENTAL

1. DISEÑO: se refiere a la etapa de planeación, donde se establecen ,los

recursos, procedimientos tiempos y actividades debidamente documentadas para
garantizar la adecuada conservación documental.

2. IMPLEMENTACION: relacionada con el establecimiento de los requisitos que

permitan asegurar la conservación documental, es decir la integridad física y
funcional del material documental de acuerdo a los criterios y parámetros
establecidas por la gestión documental garantizando el acceso, consulta,
recuperación y clasificación de acceso.
 3. ACTUALIZACION: dirigida a las actividades que permitan hacer seguimiento y
evaluación de todas las acciones relacionadas con las actividades del plan de
conservación documental en concordancia con los demás planes, procesos e
instrumentos archivísticos de la entidad.

4. DOCUMENTO EN SOPORTE FLEXIBLE (NEGATIVO-PELICULAS)

Es el medio en el cual se microfilma y garantiza el acceso y la preservación
En el proceso de digitalización
A partir de los microfilmes negativos PCD, aplica a los documentos
Analógicos de archivos, las primeras
Fotografías están realizadas sobre soportes de vidrio y
Metal, posteriormente se utilizo papel y hacia
Fines del siglo XIX se incorporaron los soportes flexibles. Las fotografías
Son básicamente una aglutinante, comúnmente una proteína orgánica y
Sales de plata que forman la imagen final sobre un
Soporte; por ser una estructura compleja, estos objetos son
Extremadamente frágiles e inestables.
Hay que considerar entre los materiales fotográficos de archivos los
Microfilms y los microfichas, Utilizados principalmente para el respaldo y
Fácil acceso a los documentos.
5. MEDIOS MAGNETICOS: Un medio magnético es un dispositivo que utiliza
materiales magnéticos para archivar información
Digital, tales como los disquetes, los discos duros o los CD que almacenan
Grandes volúmenes de datos
En un espacio físico pequeño.

6. MEDIOS OPTICOS:
Los discos ópticos son un producto de almacenamiento de
Datos que guarda el contenido en formato digital; estos discos se pueden escribir
y leer mediante un laser que generalmente se encuentran en su computadora en
Realidad no lo es: el producto óptico solo es un modo elegante de decir CD,DVD,
Y BLUE RAY.
7. MEDIOS EXTRAIBLES :
Los medios de almacenamiento extraíbles es una unidad que te permite
almacenar datos para después
Usarlos en cualquier ordenador, y transportarlos de manera ligera, ya que
su tamaño es reducido. Podemos distinguir diferentes tipos de dispositivos
extraíbles de almacenamiento.
 LINEA DE TIEMPO CON LA NORMATIVIDAD QUE APOYO EL SISTEMA
Ley 80 de1989,señala las
funciones del Archivo General
de la Nación y en
sunumeralb)preceptúa: “Fijar
políticas y expedir reglamentos
necesarios para organizar la
conservación y uso adecuado
del patrimonio documental de
la Nación, de conformidad con
los planes y programas que
sobre la materia adopte la
Junta Directiva
Decreto 1515 de 2013
modificado por el Decreto 2758para garantizar su preservación en
de 2013, establece en su
artículo 12° el procedimiento y su medio y forma de registro o
los lineamientos generales para
la transferencia secundaria de
los documentos y archivos
electrónicos declarados de
conservación permanente,
tanto al Archivo General de la
Nación como a los archivos
generales territoriales de forma
que se asegure su integridad,
autenticidad, preservación y
consulta a largo plazo.
INTEGRADO DE CONSERVACION
Ley 397 de 1997 (Ley General de
Ley 594 de 2000 en el titulo Ley 1712 de 2014, Ley de
Cultura) modificada por la Ley 1185 de
XI “Conservación de Transparencia y de
2008, en su Artículo 12° “del
Documentos”, Artículo 46 Acceso a la Información
Patrimonio Bibliográfico,
establece: “Conservación de Pública Nacional, en la
Hemerográfico, Documental y de
documentos. Los archivos de cual se requiere el
imágenes en movimiento”, establece
la Administración Pública cumplimiento de la
que el Ministerio de Cultura a través
deberán implementar un función archivística, la
del Archivo General de la Nación, es la
sistema integrado de cual actualmente se
entidad responsable de reunir,
conservación en cada una de encuentra reglamentada
organizar, incrementar, preservar,
las fases del ciclo vital de los en el Decreto 1080 de
proteger, registrar y difundir el
documentos”. 2015 o Decreto único de
patrimonio documental de la Nación, sector cultura.
sostenido en los diferentes soportes de
información.
Decreto 2578 de 2012 en su artículo
Decreto 2609 de 2012, en su
2° “Fines del Sistema Nacional de
Capítulo IV “La gestión de los
Archivos”, estipula que el Sistema
documentos electrónicos de
Nacional de Archivos tiene como fin
archivo”, establece en su
adoptar, articular y difundir las
Decreto 2609 de 2012 en su Artículo. 29 los requisitos para
políticas estrategias, metodologías,
Artículo 9° “Procesos de la gestión la preservación y conservación
programas y disposiciones en
documental” numeral g), define la de los documentos
materia archivística y de gestión de
preservación a largo plazo como: electrónicos de archivo, con el
documentos, promoviendo la
“el conjunto de acciones y objeto de asegurar su
modernización y desarrollo de los
estándares aplicados a los preservación y conservación
archivos en todo el territorio
documentos durante su gestión en el tiempo.
nacional.
el tiempo, independientemente de
almacenamiento”
Acuerdo AGN 047 de 2000: “Por el Acuerdo AGN 049 de 2000: “Por el cual
cual se desarrolla el artículo 43 del se desarrolla el artículo 61 del capítulo
capítulo V “Acceso a los documentos VII de “conservación de documentos”,
de archivo”, del AGN del Reglamento del Reglamento General de Archivos
general de archivos sobre sobre “Condiciones de edificios y locales
“Restricciones por razones de destinados a archivos”
conservación”.