INTRODUCCIÓN

Actualmente nos encontramos en un mundo donde a competitividad es esencial para garantizar que
las organizaciones sean exitosas y así puedan ir expandiendo ya sea dentro de su territorio o a nivel
internacional. Para ello, se recomienda que estas organizaciones se acrediten o por lo menos sigan el
modelo de gestión que declara las normas de la familia ISO.

Todo sistema ya sea de calidad, ambiental o de otro, debe mantener un sistema documental, en el cual
se identifique claramente cada proceso y su conexión con el resto (enfoque basado en procesos), y se
administre la documentación por medio de manuales, registros, instrucciones de trabajo, formatos,
procedimientos, entre otros; para ello se recomienda seguir las directrices que establece la norma ISO
10013.

La norma ISO 10013 es la encargada de guiarnos y darnos pautas para garantizar y generar el
desarrollo de la parte legal de cada empresa u organización. Ésta norma se divide en cinco partes, sin
embargo de manera general se describirá en tres partes, la primera hace parte de un manual de calidad
en el cual estipula cada organización los requerimientos de la norma, ya que en esta enfoca las
actividades de la organización; la segunda es el procedimiento del sistema de gestión de la calidad,
estos son los procedimientos que hacen referencia a toda la parte estructurada y funcional que será de
gran importancia a la hora de implementar el sistema la gestión de la calidad; y por último, la tercera
parte, son las instrucciones de trabajo y otros documentos para el sistema de gestión de la calidad, en
dónde en ésta parte tendremos en cuenta la parte vital de la empresa que son los colaboradores los
cuales garantizan los procesos de calidad en nuestra empresa, por lo cual se debe ser minuciosos y
detallar con la información que se suministra para aprovechar al máximo y de manera efectiva los
recursos y espacios brindados.

Teniendo en cuenta lo anterior, esta norma es de suma importancia ya que nos permite organización
y agilidad de los documentos y de los recursos vitales en la empresa, también apoya la
implementación del manual de procedimientos, en cuanto a la parte administrativa, es el archivo de
documentos y base de datos tanto físicos como virtuales y en cuanto a la producción nos permite tener
un manual de seguridad industrial junto con su flujograma del respectivo proceso de producción.
 DESARROLLO

Las Normas internacionales de la familia ISO 9000 requieren que el sistema de gestión de la calidad
de una organización esté documentado. Las directrices que se dan en esta Norma Internacional tienen
el propósito de asistir a la organización con la documentación de su sistema de gestión de la calidad.

El objetivo de la norma es proporcionar directrices para el desarrollo y mantenimiento de la

información documentada necesaria para apoyar a que opere de manera eficaz un sistema de gestión
de la calidad, adaptado a las necesidades específicas de la organización.

Esta norma también puede utilizarse para apoyar otros sistemas de gestión, por ejemplo, los sistemas
de gestión de la seguridad y la salud en el trabajo. Este documento no está destinado a fines
contractuales, reglamentarios o de certificación/registro o para ser utilizado como requisitos para
cualquier propósito

Como sabemos la ISO 9001 requiere que una organización mantenga y conserve información
documentada para apoyar el funcionamiento de sus procesos y tener confianza en que los procesos se
están llevando a cabo según lo planeado.

La información documentada es la información que debe ser controlada y mantenida por una
organización y el medio en el que está contenida. La información documentada se puede utilizar para
comunicarse, proporcionar pruebas objetivas o para compartir conocimientos.

La información documentada permite preservar las experiencias de la organización y puede generar

valor para apoyar la mejora de productos o servicios.

Esta norma proporciona orientación para el desarrollo y mantenimiento de toda la información

documentada.

Definiciones

Se basa en las definiciones dadas en la ISO 9000 2015, pero incluye las siguientes definiciones
especificas en el tema de información documentada:

 Instrucciones de trabajo
Son las descripciones detalladas de cómo realizar tareas

 Las instrucciones de trabajo pueden o no estar documentadas

 Las instrucciones de trabajo son, por ejemplo, descripciones detalladas por escrito,
diagramas de flujo, plantillas, modelos, notas técnicas incorporadas en dibujos,
especificaciones, manuales de instrucciones del equipo, imágenes, audios y videos, listas de
verificación o combinaciones de las mismas. Las instrucciones de trabajo describen
cualquier material, equipo e información documentada que se utilizará. Cuando sea
relevante, las instrucciones de trabajo incluyen criterios de aceptación.

 Formulario

Es la información documentada que se mantendrá y se utilizará para registrar los datos requeridos por
el sistema de gestión de calidad

 Un formulario se convierte en información documentada que se conservará cuando se

introducen datos.

 Flujo

Es una serie de actividades necesarias para completar una tarea.

 Un flujo de trabajo que se lleva a cabo parcial o completamente sin interferencias manuales
se puede denominar flujo de trabajo automatizado.

 Los flujos de trabajo pueden o no estar documentados

Estructura de la información documentada

La información documentada puede ser estructurada y creada de muchas maneras sobre la base de las
necesidades de la organización, liderazgo, resultados previstos del sistema de gestión, contexto,
incluyendo requisitos legales y reglamentarios y partes interesadas.
La estructura de la información documentada utilizada en el sistema de gestión de calidad puede
describirse en una jerarquía. Esta estructura facilita la distribución, el mantenimiento y la
comprensión de la información documentada. Los sistemas electrónicos proporcionan opciones
adicionales para estructurar la información documentada. En el Anexo A se ilustran ejemplos de
estructuras de información documentadas. Las organizaciones más pequeñas pueden elegir una
estructura de información documentada simplificada para satisfacer sus necesidades

La información documentada de una organización debe incluir lo siguiente:

1. El alcance del sistema de gestión de la calidad;

2. Información que la organización determinó necesaria para apoyar el funcionamiento del
sistema de gestión de la calidad y sus procesos, incluyendo, según corresponda:

 Manual de calidad
 Organigramas
 Mapas de procesos, diagramas de flujo de procesos y/o descripciones de procesos (sipoc);
 Procedimientos documentados e instrucciones de trabajo
 Flujos de trabajo automatizados
 Especificaciones de productos y servicios
 Comunicaciones internas y externas
 Planes, horarios y listas
 Formularios y listas de verificación
 Información documentada de origen externo

3. Política de calidad
4. Objetivos de calidad
5. Información documentada que debe conservarse (es decir, registros) para proporcionar
pruebas de los resultados obtenidos.

La información documentada puede estar en cualquier tipo de soporte, como papel, electrónico,
fotografía o muestra maestra.

NOTA: Las ventajas de los medios electrónicos pueden incluir:

 Un acceso más fácil a las versiones pertinentes, incluido el acceso desde ubicaciones
 remotas;
 Un control más fácil de los cambios; incluyendo la retirada de información documentada
obsoleta;
 Distribución inmediata y controlada;
 La capacidad de recuperación y retención frente al papel u otros medios físicos.

Como aspecto nuevo en esta norma están las directrices en el manejo de flujos de trabajo
automatizados

Los flujos de trabajo automatizados son procesos que pueden gestionar y controlar el flujo de
actividades en una secuencia definida de tareas con intervención humana predeterminada. Al ejecutar
la actividad, los menús desplegables específicos del contexto o las ventanas emergentes pueden guiar
al usuario a completar la transacción. Los flujos de trabajo automatizados pueden mejorar la
coherencia del proceso (es decir, la prueba de errores) y el rendimiento a través del diseño del flujo
de trabajo y pueden dar lugar a la toma de decisiones automatizada a través del análisis de datos en
áreas interrelacionadas

En general proporciona directrices para la gestión y control de la información documentada,

incluyendo los controles y la disposición de lo información al personal para que este tome las
decisiones en tiempo y forma

Recordando que datos son: hechos sobre un objeto, e información es: un dato que posee significado,
es decir que debemos conservar información relevante para ser compartida, para demostrar
cumplimiento o para utilizarla en las mejoras al Sistema de Gestión de la Calidad.
 BIBLIOGRAFÍA

Electrónica:

- https://advisera.com/9001academy/es/knowledgebase/como-estructurar-la-documentacion-
delsistema-de-gestion-de-calidad/
- https://www.iso.org/obp/ui#iso:std:iso:tr:10013:ed-1:v1:es
- https://www.monografias.com/docs/Norma-iso-10013-F3ZHA4SZMY
- https://es.calameo.com/books/0059312056f5557f83798
- https://prezi.com/4kc62yvidufu/norma-iso-10013-gestion-de-la-calidad/