03 - Tecnologia Aplicada A La Administracion PDF

TECNOLOGÍA APLICADA A LA ADMINISTRACIÓN
SEMANA 3
Operaciones Básicas de
Excel
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ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 3
ÍNDICE
OPERACIONES BÁSICAS DE EXCEL ....................................................................................................... 5

OBJETIVOS ESPECÍFICOS ........................................................................................................................... 5
INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................................... 6
1. CARACTERÍSTICAS DEL PROGRAMA, TERMINOLOGÍA Y CONCEPTOS........................................................ 7
1.1. DESCRIPCIÓN DE LA VENTANA DE APLICACIÓN .................................................................. 7
1.1.1. FICHA ARCHIVO ........................................................................................................... 8
1.1.2. BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO ......................................................... 9
1.1.3. CINTA DE OPCIONES .................................................................................................... 9
1.1.4. BARRA DE FÓRMULAS ............................................................................................... 12
1.1.5. ÁREA DE TRABAJO DE EXCEL ..................................................................................... 13
1.2. DESPLAZAMIENTO DENTRO DE UNA HOJA DE TRABAJO .................................................. 15
1.3. ADMINISTRAR ARCHIVOS Y CONFIGURAR LA IMPRESIÓN ................................................ 17
1.3.1. LIBRO NUEVO, HOJA NUEVA, GUARDAR Y ABRIR ..................................................... 18
1.3.2. IMPRIMIR: VISTA PRELIMINAR, CONFIGURAR PÁGINA, HOJAS, ÁREAS DE IMPRESIÓN
20
2. LIBRO DE TRABAJO ........................................................................................................................ 23
2.1. HOJA DE CÁLCULO ............................................................................................................. 24
2.1.1. ¿QUÉ ES UNA CELDA? ............................................................................................... 25
2.1.2. ¿QUÉ ES UN RANGO? ................................................................................................ 26
2.1.3. NOMBRE DE CELDA ................................................................................................... 26
2.1.4. SELECCIÓN DE RANGOS ............................................................................................. 27
2.2. TIPOS DE DATOS ................................................................................................................ 28
2.3. INTRODUCIR DATOS .......................................................................................................... 29
2.4. VALIDACIÓN DE DATOS ..................................................................................................... 31
2.5. EDITAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA............................................................................. 32
2.6. APLICAR FORMATOS A UNA CELDA O RANGO DE CELDAS ............................................... 36
2.7. TIPOS DE OPERADORES ..................................................................................................... 40
2.8. OPERADORES MATEMÁTICOS, INTRODUCIR SUMAS, RESTAS, MULTIPLICACIONES Y
DIVISIONES .................................................................................................................................... 41
2.9. PRIORIDAD DE LOS OPERADORES ..................................................................................... 45
3
2.10. ERRORES EN LOS DATOS ............................................................................................... 47
2.11. REFERENCIAS A CELDAS (ABSOLUTAS, RELATIVAS Y MIXTAS) ...................................... 48
2.12. CONSTANTES ................................................................................................................. 51
COMENTARIO FINAL.......................................................................................................................... 52
REFERENCIAS........................................................................................................................................ 53
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OPERACIONES BÁSICAS DE EXCEL
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Comprender el ambiente operativo de Excel y los elementos gráficos que lo componen.
 Reconocer los elementos fundamentales de los menús del programa Excel.
 Identificar los componentes principales del área de trabajo del programa.
 Representar diferentes tipos de datos en el área de trabajo de Excel.
 Establecer áreas de datos para realizar operaciones específicas en una planilla Excel.
 Emplear diferentes formatos para la información incorporada en una planilla Excel.
 Conocer los conceptos básicos respecto de los operadores y su prioridad de uso.
 Comprobar la precedencia matemática en la operación de datos.
 Utilizar constantes, referencias absolutas, referencias relativas y mixtas en la operación

con datos de tipo matemático.
 Comprender el uso de las funciones de ordenar y filtrar datos.
 Manipular datos en la hoja de Excel a través de la función de ordenar.
 Clasificar datos en la hoja de Excel empleando los filtros.
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INTRODUCCIÓN
En esta semana se interiorizará en la configuración, edición y uso eficiente de la hoja de cálculos
Microsoft Excel, en su versión 2010. Para esto, se presentarán varios de los conceptos básicos para
comprender la mecánica de funcionamiento de dicho programa y, de este modo, utilizar las
herramientas y funciones de manera eficiente. Igualmente, encontrará ejemplos e imágenes del
programa con las distintas alternativas de configuración posible, para contar con un manejo que
permita enfrentar las actividades planteadas para esta semana, y asimismo visualizar estas
potencialidades. Además, se espera que así usted pueda investigar usos y aplicaciones en los
distintos ámbitos del quehacer educativo, personal y laboral.
Recuerde que a lo largo del desarrollo teórico, se presentarán pequeñas situaciones ficticias, las
que servirán como marco de referencia o contexto empírico, sobre el que usted podrá apreciar la
aplicabilidad de las herramientas en acciones concretas, producto del trabajo e interacción
cotidiana del software en un ámbito laboral de la administración. Dichas situaciones las podrá
distinguir por estar enmarcadas en un recuadro ubicado inmediatamente después de un título, a
modo de introducción a un tema, facilitando su comprensión.
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1. CARACTERÍSTICAS DEL PROGRAMA, TERMINOLOGÍA Y
CONCEPTOS
Conectando
Al área en la que usted trabaja, llega un alumno en prácticas al que le asignan
como mentor para que usted lo ayude en su proceso de formación y
perfeccionamiento. Una de las primeras tareas que le encomiendan es la de
generar algunos informes en Microsoft Excel.
Usted, al ver la cara del practicante, se da cuenta de

que no domina muy bien el programa en cuestión,
por lo que decide ayudarle con algunas indicaciones
básicas. En una primera instancia, deberá explicarle
en qué consiste la interfaz de Excel y el manejo de
archivos dentro de dicho programa.
Excel es una aplicación, dentro del conjunto de programas ofimáticos incluidos en Microsoft Office
2010, empleado para la realización de hojas de cálculo. Comparte ciertas características comunes
con las demás aplicaciones, en cuanto a la organización de sus herramientas y metodología de
trabajo. Es un programa orientado al trabajo con tablas con la capacidad de realizar cálculos
automáticos, impresión de tablas con diseños cuidados, además de la creación de gráficos que
representen los datos obtenidos en las tablas.
1.1. DESCRIPCIÓN DE LA VENTANA DE APLICACIÓN

Una vez que se ha abierto la aplicación, nos encontraremos con la pantalla inicial, la que contiene
varias similitudes con otras aplicaciones de la suite Office 2010.
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1.1.1. FICHA ARCHIVO
La ficha Archivo es de las fichas más importantes y comunes en el software de la suite ofimática de
Microsoft Office 2010. la que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla. Al hacer
clic en esta, se desplegará un menú, en el que se pueden ver las opciones globales que ofrece esta
ficha en relación al documento, las que incluyen las opciones de guardar, imprimir o crear un
documento nuevo.
Este menú permite ver dos tipos básicos de elementos:
 Aquellos que despliegan un panel hacia la derecha, ocupando la totalidad de la

aplicación, con mayor detalle de opciones y configuraciones, por ejemplo, las
opciones de información o imprimir. Estos elementos son reconocibles, pues al
pasar el mouse por encima de ellos, se mostrarán con un color de fondo verde
obscuro.
 Aquellos que abren un cuadro de diálogo, tales como “Abrir” o “Guardar

como”. En este caso se podrán identificar fácilmente, porque al pasar el mouse
por encima de ellos, cambian a un color verde claro cuando se muestran.
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1.1.2. BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO
En esta barra se encuentran las funciones básicas más habituales al

trabajar con este programa, tales como guardar, deshacer o rehacer.
Esta barra es posible personalizarla para añadir o quitar botones a su elección. Solo debe hacer clic
en el último botón de la derecha y aparecerá un menú
desplegable, con las opciones disponibles de botones.
1.1.3. CINTA DE OPCIONES
Conectando
Para que el alumno en práctica se
sienta más confiado en la aplicación,
usted le muestra una comparativa con
Word, pues de ese programa dispone
de mayor dominio. Esto le puede servir
de punto de partida para que su uso le
sea más fácil y familiar.
Este es uno de los elementos más relevantes de Excel, porque es en esta área donde es posible
encontrar todas las opciones que le ofrece el programa. Dichas funciones están organizadas por
fichas, las que pueden cambiar en función del contenido que se esté trabajando. Por ejemplo, al
manipular un gráfico, en la cinta de opciones tendrá disponible la ficha de herramientas de gráfico,
la que contiene botones especializados para editar el gráfico seleccionado.
Para disponer de una mayor área de trabajo, solo es necesario hacer doble clic sobre
cualquier ficha para que se oculte en la cinta. Esta se podrá ver completamente cuando se
ejecute dicha acción.
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PERSONALIZACIÓN DE LA CINTA DE OPCIONES
Conectando
Una de las formas para que el practicante
no pierda de vista los comandos más
importantes, es mediante la
personalización de la cinta de opciones.
De esta forma podrá crear una ficha
especial para el practicante, donde este
podrá encontrar las herramientas de uso
más frecuente adaptando el programa al
gusto del usuario, facilitando así su
adaptación.
En Excel 2010, las fichas que vienen por defecto son: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas,
Datos, Revisar y Vista. En algunos equipos, esto puede variar mostrando otras fichas con más
opciones. Ello ocurre debido a que ciertos programas instalados en el computador son detectados
por Excel y para eso se generan esta suerte de “accesos directos” para facilitar su uso.
Para ejemplificar, imagínese que tiene un

computador donde está instalado el programa
Adobe Acrobat (para crear documentos PDF). En
este caso, Excel será capaz de detectar que dicho
programa está presente en el sistema. Para esto, generará una ficha con el nombre de “Acrobat” y
exhibirá algunas herramientas para la creación y manejo de documentos PDF, a partir de las hojas
de cálculo con las que se trabaje.
No obstante, será posible editar esta configuración, ocultando o inhabilitando alguna de estas
fichas mediante la opción Menú > Opciones > Personalizar Cinta; o bien mediante un clic con el
botón derecho sobre cualquier ficha y
seleccionando la opción personalizar cinta
del menú contextual.
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 Comandos
disponibles en: Permite
elegir, de entre la selección
de comandos usados con
mayor frecuencia, aquellos
que no están disponibles
en ninguna ficha.
 Personalizar la cinta
de opciones: Esta opción
permite seleccionar si se
desea cambiar las fichas
principales o de
herramientas.
Los cuadros ubicados a continuación exhiben una lista de comandos o fichas que serán las que se
modifiquen en función de su selección.
En la parte inferior derecha, es posible ver que se disponga de botones para ayudar a personalizar
aún más la cinta de opciones. A continuación, se podrá revisar brevemente una descripción de
cada uno de ellos:
 Nueva pestaña: Con esta opción es posible crear una ficha personalizada, la que quedará
al mismo nivel que las fichas de Inicio, Insertar, Fórmulas, Datos, etc.
 Nuevo grupo: Aquí podrá crear un grupo al interior de una ficha ya existente (estándar o
personalizada).
 Cambiar nombre: En este botón, podrá editar el nombre de algún grupo o ficha, donde
para realizar esta acción será necesario seleccionar el elemento y luego pulsar el botón.
Esto abrirá un nuevo cuadro de diálogo, en el que se pedirá que ingrese el nuevo nombre.
 Restablecer: En esta opción, podrá volver al aspecto inicial que tiene Excel por defecto, sin
personalizaciones.
 Botones en forma de flechas en dirección superior e inferior: Permiten organizar las
pestañas. Para esto, bastará con tener una ficha previamente seleccionada y, a
continuación, mediante estos botones, desplazarse a lo largo del listado en la dirección
deseada.
 Botones agregar o quitar: Tal como lo indica su función, sería la de insertar o eliminar un
comando de las fichas.
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1.1.4. BARRA DE FÓRMULAS
Conectando
Ahora que el practicante se siente más cómodo con la aplicación,

se iniciará la interiorización sobre las características distintivas del
programa. La primera de ellas es la barra de fórmulas.
Otro elemento importante por revisar en la interfaz del programa, es la barra de fórmulas. En esta,
es posible escribir o editar los datos que contendrá una celda específica y, además, insertar las
fórmulas dentro del programa.
Llegados a este punto, es necesario recordar que al interior de una celda será posible ingresar
textos, números o fórmulas, para calcular un número o bien una prueba lógica que determine lo
que se verá al interior de la celda. Normalmente, en la celda se muestran sólo los resultados de
una prueba lógica o fórmula determinada.
Es importante destacar que toda fórmula o prueba lógica inicia con un signo igual.
Hacia la izquierda de la barra de fórmulas, se encuentran los botones de la barra de fórmula, los
que aplican acciones sobre la celda seleccionada.
La X roja cancela la acción si aún no se han ingresado datos. En el teclado, la

alternativa corresponde a la tecla Esc. Con todo, si ya se han ingresado los
datos, es conveniente usar el comando “Deshacer”.
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El visto bueno de color verde permite ingresar los datos que se han escrito en
la celda y la deja seleccionada. Con el teclado, se puede hacer lo mismo
pulsando la tecla “Enter”, pero a diferencia del caso anterior, queda
seleccionada la celda de abajo.
El signo función permite abrir un cuadro de diálogo para escoger y completar

la acción de insertar una función.
1.1.5. ÁREA DE TRABAJO DE EXCEL
Conectando
Sigue repasando los elementos de la interfaz, donde ahora le

corresponde dar una mirada global del área de trabajo.
En la imagen facilitada, es posible

apreciar la ventana para editar. Esta área
es sobre la que se trabajará en la hoja de
cálculo. Esta contendrá el área de trabajo
sobre la que se establecerá las tablas que
se desarrollen. En Excel, se denomina
hoja de cálculo, y está organizada en una
cuadrícula en la que en cada espacio
(celda) de dicha cuadrícula será posible
ingresar números, letras y gráficos.
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Otro elemento disponible en la ventana de editar corresponde a los botones de vista, los que
permiten modificar el modo de visualización de la hoja de cálculo, dependiendo de sus
necesidades.
Existen tres posibilidades:
 Vista normal: Por lo general, está activa por defecto, y en ella se puede visualizar un
número ilimitado de celdas y columnas.
 Vista diseño de página: A través de esta visualización, se dividirá la hoja de cálculo en
páginas, a modo que se tenga una idea más clara de cómo quedarían impresas.
 Vista salto de página: En esta visualización, se muestra un resumen de la hoja de cálculo,

particularmente útil cuando se está trabajando y/o agregando saltos de página.
Es posible apreciar además que, en el área de trabajo, se dispone de barras de desplazamiento.

Estas tienen por objeto, como su propio nombre indica, permitir el desplazamiento a lo largo y
ancho de la hoja de manera intuitiva, ya sea desplazando la barra o bien haciendo clic sobre los
triángulos de los extremos.
Para facilitar la visualización de la hoja de cálculo, ya sea global o bien para ver con mayor detalle
alguna celda, es posible emplear la herramienta de control deslizante del zoom. Para tener un
mayor control sobre esta herramienta, es posible utilizar el mouse haciendo clic sobre los botones
+ para aumentar (acercarse) o - para reducir (alejarse) de la hoja de cálculo.
También se cuenta con la barra de estado, la que exhibe información acerca de la hoja sobre la
que se está trabajando.
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1.2. DESPLAZAMIENTO DENTRO DE UNA HOJA DE TRABAJO
Conectando
Con tanta celda, el alumno en práctica se siente intimidado y no

sabe muy bien cómo moverse al interior de la hoja de cálculo o
entre estas. Es por ello que procede a explicarle cómo desplazarse
por una hoja de cálculo.
No le tomará mucho tiempo darse cuenta de que la hoja de cálculo solo muestra una pequeña
área en la ventana del documento, y es muy posible que, en algún punto de su desarrollo, se
ocupe un mayor número de celdas que las que quedan visibles. Es por ello que resulta
fundamental saber moverse a través de la hoja de cálculo.
Para ayudarle en su desplazamiento, existe una serie de atajos que permitirán, mediante el
teclado, hacerlo de manera más fácil y sin necesidad de utilizar ningún menú.
ATAJO ACCIÓN
FLECHA ABAJO Celda Abajo
FLECHA ARRIBA Celda Arriba
FLECHA DERECHA Celda Derecha
FLECHA IZQUIERDA Celda Izquierda
AVPAG Pantalla Abajo
REPAG Pantalla Arriba
CTRL+INICIO Celda A1
FIN FLECHA ARRIBA Primera celda de la columna activa
FIN FLECHA ABAJO Última celda de la columna activa
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FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO Primera celda de la fila activa
FIN FLECHA DERECHA Última celda de la fila activa
Para moverse entre hojas será necesario utilizar la barra de etiquetas, la que por defecto muestra
solo tres hojas, dejando como activa la Hoja1.
Mediante un clic sobre alguna de estas pestañas, podrá cambiar de hoja, donde además
eventualmente se pueden crear una mayor cantidad de hojas. En caso que la cantidad de hojas no
fuese posible de ser visualizada en su totalidad al interior de la barra de etiquetas, se puede
emplear los botones situados a la izquierda.
El primer botón de izquierda a derecha, sirve para visualizar la Hoja1.
El segundo botón, en tanto, le permitirá desplazarse hacia la hoja anterior a la

que tenga activa.
El tercer botón tiene por función avanzar hacia la hoja que se encuentra a
continuación de la hoja activa.
El último botón permite desplazarse hacia la última hoja.
Si la totalidad de las hojas disponibles tienen cabida en la barra, los botones no tendrán
ninguna acción asociada.
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Para el desplazamiento entre hojas, también se dispone de atajos en el teclado, como:
ATAJO ACCIÓN
CTRL+AVPAG Hoja Siguiente
CTRL+REPAG Hoja Anterior
Para cambiar el nombre de las hojas de cálculo, es necesario seguir los siguientes pasos:
1. Hacer clic con el botón derecho del mouse, sobre la ficha a la que se desea modificar el
nombre.
2. En el menú desplegable, será necesario seleccionar la opción “Cambiar nombre”.
3. Podrá notar que el nombre en la pestaña queda seleccionado, permitiendo la inserción de

texto, por lo que digite el nuevo nombre que desea asignar a la hoja de cálculo.
4. Para finalizar, puede hacer clic en cualquier área fuera de la pestaña para deseleccionarla y
así el nombre quedará cambiado.
Para eliminar una hoja de cálculo, el proceso será similar, en el sentido que se debe hacer clic con
el botón secundario sobre la pestaña activando el menú desplegable. En éste, se deberá
seleccionar la opción “eliminar”, con lo que se borrará la hoja de cálculo y su contenido.
1.3. ADMINISTRAR ARCHIVOS Y CONFIGURAR LA IMPRESIÓN
Conectando
Usted está consciente de que el alumno en práctica deberá

trabajar con archivos, hacer cambios y guardarlos. Por lo que ahora
corresponde explicarle cómo administrar los archivos.
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Las funciones de administración de archivos se encuentra disponible en la ficha archivo.
Cuando se abre Excel 2010, el programa automáticamente crea un

archivo bajo el nombre temporal de “Libro1”. A partir de ese
momento, en este ya es posible trabajar con la hoja de cálculo, pero
en algún punto será necesario guardar el documento creado. Para
realizar esta operación, dispone de dos vías:
 Guardar: Esta opción permite el almacenamiento de archivos.

Al hacer clic en ella, se abrirá una ventana en la que se pedirá
que el usuario ingrese la ubicación donde quedará registrado
el archivo, su nombre y extensión.
 Guardar como: Esta opción permite el almacenamiento de un archivo ya existente bajo un

nombre o extensión distinta. También sirve para los documentos que se guardan por
primera vez.
Si intenta cerrar un documento que no se haya guardado previamente, el programa

abrirá el cuadro de diálogo “Guardar como”, para que el usuario defina los parámetros
de guardado.
1.3.1. LIBRO NUEVO, HOJA NUEVA, GUARDAR Y ABRIR
Cuando se abre Excel, como recordará, automáticamente se inicia un nuevo libro de trabajo vacío,
aunque existe la posibilidad de crear otros nuevos documentos.
Para empezar a crear un nuevo libro de

trabajo será necesario que siga los
siguientes pasos:
 Diríjase a la ficha archivo.

 Seleccionar la opción “Nuevo”.
 Con ello, se desplegará a la
derecha un grupo de opciones
para definir qué tipo de
documento nuevo desea crear.
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En la mayoría de los casos, bastará con hacer clic sobre “Libro en blanco” y luego clic en
“Crear”.
En el caso que necesite abrir un libro de trabajo ya existente, la forma de proceder será la
siguiente:
 Se deberá dirigir a la ficha archivo y hacer clic en “Abrir”.
 Inmediatamente verá un cuadro de diálogo como el siguiente.
 En esta ventana, podrá navegar al interior de sus discos hasta

dar con el archivo. Una vez que lo encuentre, podrá hacer clic
en el botón “Abrir”.
Si en la carpeta donde se está buscando un archivo hubiera muchos archivos, una

alternativa sería escribir el nombre del archivo buscado en el recuadro “Nombre de
archivo”. En la medida en que ingrese las letras del nombre del archivo, aparecerá un
listado de coincidencias en el cuadro principal.
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1.3.2. IMPRIMIR: VISTA PRELIMINAR, CONFIGURAR PÁGINA, HOJAS,
ÁREAS DE IMPRESIÓN
Conectando
Usted sabe que es muy importante tener conocimientos de
cómo imprimir una hoja de cálculo, especialmente porque en
ocasiones será necesario entregar informes impresos. Es por
ello que tener conocimientos de cómo hacerlo ahorrará
bastante tiempo y posibles errores.
A continuación, serán revisadas las variadas posibilidades de generar un documento impreso a

partir de los datos trabajados en Excel 2010.
Vista diseño de página
Esta vista permite

visualizar el documento de
manera general antes de
imprimirlo. Para acceder a
dicha opción será
necesario dirigirse a la
ficha “Vista” y
posteriormente hacer clic
en “Diseño de página”.
Podrá observar que
cambiará la visualización
de la hoja de cálculo.
Desde esta vista, será
posible seguir editando y
trabajando en el archivo sin mayor inconveniente, con la única diferencia que se podrá visualizar el
resultado impreso más claramente. Si los datos ocuparan más de una página, será posible
desplazarse entre una y otra hoja, mediante las correspondientes barras de desplazamiento.
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En la medida en que se desplace con la
barra habilitada para ello, le aparecerá
un pequeño cuadro informativo con la
ubicación de la fila o columna sobre la
que se encuentre. Así también, podrá
apreciar que aparecen reglas en la
parte superior e izquierda. Esta
visualización se puede configurar en la ficha vista, donde podrá seleccionar qué elementos desea
que estén visibles y cuáles no.
Configuración de la página
Es importante, antes de imprimir un documento, revisar

su configuración, para establecer los ajustes que
permitan que el resultado de la impresión sea el
adecuado. Para ello, será necesario revisar las opciones
que ofrece la ficha diseño de página. Al interior de ésta,
en el grupo “Configurar página”,
encontrará comandos para configurar los
márgenes, la orientación del papel, su
tamaño, etc. También existe una forma
alternativa para tener en cuenta todas las
opciones de configuración, donde será
necesario hacer clic en la esquina inferior
derecha del grupo y que abrirá el cuadro de
diálogo “Configurar página”, el que posee
diferentes opciones agrupadas en pestañas.
Página
En esta pestaña, se pueden configurar las

características del papel sobre el que se
efectuará la impresión del documento. Por
ejemplo, la orientación que tendrá el
documento (vertical u horizontal) o
configurar la escala (para achicar o agrandar
nuestro documento, en relación con la hoja
física en la que se imprimirá).
Márgenes
La pestaña márgenes, tal como lo indica su

nombre, permitirá configurar el margen
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superior, inferior, derecho e izquierdo de la hoja por imprimir.
Encabezado y pie de página
Por medio de esta pestaña podrá asignar un

formato a la hoja, de manera tal que
contenga un encabezado y pie de página.
Esta opción es muy útil cuando se debe
imprimir tablas o cuadros de varias hojas.
Hoja
Tenemos que la última pestaña de este

cuadro de diálogo es la de hoja, la que
contiene opciones sobre cómo se
imprimirán los datos de Excel en la hoja de
papel.
A continuación, revisaremos las opciones disponibles en esta pestaña.
 Área de impresión: Aquí es posible indicar al programa el rango de celdas para la

impresión.
 Repetir filas en extremo superior: Esta opción permite definir como título de columnas la
fila que se configure en el recuadro aplicable a cada página que se imprima.
 Repetir columnas a la izquierda: Esta opción permite definir como título de , aquella
columna definida por el usuario en el recuadro.
 Líneas de división: Permite imprimir las líneas divisorias de la cuadrícula de la hoja.
 Blanco y negro: Esta opción permite ahorrar tintas de color.
 Calidad de borrador: Esta opción permite impresiones rápidas de baja calidad.
 Encabezados de fila y columna: Esta opción permite imprimir los números de las celdas en
la fila de la izquierda y las letras de los nombre de la columna superior.
Área de impresión
Cuando se haga clic en la opción “Imprimir”, ubicada en la ficha “Archivos”, se desplegará sobre
la pantalla un conjunto de opciones, entre las que será posible especificar las partes de un archivo
que se desee imprimir, pudiendo incluso seleccionar la hoja de cálculo activa, el libro completo o
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algún área específica. También será posible especificar el área de impresión, cuyas opciones de
edición se encuentran ubicadas en la sección “Configuración”, donde en el primer botón al
interior de esta sección se podrá encontrar las siguientes opciones:
 Imprimir hojas activas: El

programa efectuará una
impresión de toda la
información de la hoja
activa.
 Imprimir todo el libro: En
esta opción, se imprimirán
absolutamente todos los
datos de todas las hojas del
libro.
 Imprimir selección: El
programa imprimirá aquellos
datos contenidos en celdas
previamente seleccionadas.
2. LIBRO DE TRABAJO
Conectando
El alumno en práctica y usted han
revisado los aspectos generales de
cómo funciona, a rasgos generales, el
programa; ahora es momento de
adentrase en lo que el programa
realmente hace: el manejo de datos. De
esta forma, usted decide iniciar su
explicación desde lo más general a lo
más particular.
Cuando alguien se refiere a un libro de trabajo, en realidad se está haciendo alusión a un archivo
de Excel, esto es, todo lo que al interior de un archivo se ha realizado. En Excel 2010, los libros de
trabajo tendrán la extensión “.xlsx” para que pueda ser reconocido por el sistema operativo.
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Al momento de abrir el programa, inmediatamente se generará un nuevo libro de trabajo con el
nombre temporal de Libro1, lo que se puede comprobar observando la barra superior del
programa en la sección media.
Este nombre cambiará en la medida que se creen más archivos durante la sesión. Por ejemplo, si
abre un nuevo libro de trabajo podrá verificar que el nombre cambia por Libro2, y así
sucesivamente.
Tenga presente que el nombre de un nuevo libro de trabajo solo sirve como referencia
para identificar archivos antes de que hayan sido guardados. Por lo tanto, no implica que
este se encuentre guardado.
2.1. HOJA DE CÁLCULO
Conectando
Preguntas tan evidentes como, ¿dónde se escribe?,

¿qué es una fila? o ¿qué es una columna?, le
parecerán muy sencillas, pero al practicante le
resultan un gran problema; por lo que considera
necesario en este caso darle una aproximación
general al tema.
Como ya se ha comentado, un libro de trabajo consta de varias hojas, donde por defecto podrá
observar que se encuentran disponibles 3 (Hoja1, Hoja2 y Hoja3), aunque el programa tiene la
capacidad para soportar hasta 255. Estas hojas se pueden visualizar en la sección inferior de la
ventana del programa.
24
Para simplificar la organización de sus libros de trabajo, es recomendable que todas las
hojas relativas al mismo proyecto estén contenidas en un solo libro.
La hoja de cálculo es una herramienta útil para el manejo de grandes cantidades de números, ya
sea para realizar cálculos u operaciones con ellos. En términos prácticos, se trata de una cuadrícula
de 16.384 columnas y 1.048.576 filas.
Se denomina columna a la agrupación de celdas ubicadas verticalmente y las cuales en Excel se

pueden identificar mediante letras. En el caso de la fila, estas corresponden a la agrupación de
celdas de manera horizontal y en Excel se identifican mediante números.
Columna
Fila
Celda
2.1.1. ¿QUÉ ES UNA CELDA?
Como se viene diciendo, de la intersección que surgen entre una fila y una columna surge lo que se
denomina celda, y esta recibe un nombre específico producto de la ubicación de la fila y la
columna respectivamente. Por ejemplo, si se intersectan la columna B con la fila 2, la celda que
resulte se denominará B2. Cuando una celda está seleccionada, ya sea a través de un clic con el
mouse o por medio del desplazamiento a través de las flechas del teclado, se le denominará celda
activa, y se mostrará remarcada a fin de diferenciarla del resto. Lo mismo ocurre en el caso de
tener seccionada una fila (fila activa) o una columna (columna activa).
25
2.1.2. ¿QUÉ ES UN RANGO?
Otro concepto importante en Excel es el de rango, el que hace referencia al conjunto de dos o más
celdas, que pueden o no estar contiguas. Este agrupamiento facilita la aplicación de formatos,
organización de elementos, etc.
Los rangos suelen identificarse por las referencias (el nombre que resulta de la intersección de filas
y columnas) de sus vértices superior izquierdo e inferior derecho. Por ejemplo, en la imagen
podemos apreciar el rango B2:D6.
2.1.3. NOMBRE DE CELDA
Las referencias o nombres de celda se pueden visualizar en la casilla “Nombre de celda”, ubicada
en la esquina superior izquierda, la que siempre mostrará el nombre de la celda que esté activa
(seleccionada). Una opción no tan conocida de esta casilla es la posibilidad de asignar un nombre
distinto al generado por el sistema de coordenadas (filas/columnas), para lo que será necesario
26
tener seleccionada una casilla (o un rango) y posteriormente ingresar el nombre que desee en la
casilla. Estos nombres no pueden contener espacios, símbolos o comenzar por un número.
Es posible desplazarse al interior de la hoja de cálculo cuando se conoce con seguridad la celda
destino hacia la que se desea desplazar, digitando su nombre (referencia) en el cuadro de nombre
de celda y luego pulsando la tecla “Intro”.
2.1.4. SELECCIÓN DE RANGOS
Para realizar una selección de rangos, será necesario:
•La primera
Seleccionar celda del rango.
•El puntero del

Arrastrar mouse hasta la
última celda.
Una alternativa a este procedimiento es utilizando el teclado. Para esto, una vez hecha la
selección, deberá mantener
presionada la tecla MAYÚS, mientras
que con las teclas de flecha ampliará
la selección hasta lograr el rango
deseado.
En el caso de los rangos que impliquen celdas no adyacentes (contiguas), el procedimiento es el

siguiente:
27
Seleccionar Tecla Ctrl Seleccionar
•La primera celda •Matenerla •La o las
del rango. presionada siguientes
mientras se hace celdas.
la selección.
Es importante considerar que una vez hecha la selección de una celda o rango de celdas
no adyacentes, no se podrá cancelar la selección sin anular toda la selección.
2.2. TIPOS DE DATOS
Conectando
Ahora que el alumno en práctica ya tiene una

idea de cómo funciona la interfaz del
programa, es momento de avanzar y
adentrarse en materia revisando la forma de
trabajar con los datos.
Existen dos grupos de datos que se pueden ingresar en una hoja de cálculo: valores constantes y
fórmulas.
Valores constantes
Son aquellos que se insertan directamente en la celda. Estos datos pueden consistir en números,
fecha, hora o texto.
28
En cuanto a los números, es posible ingresar los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos
especiales + - ( ) / % E e . €. El signo (+) delante de un número se ignora, pero en el caso de los
números negativos es necesario incluir delante de ellos el signo (-). Excel también interpretará
como negativo aquellos números entre paréntesis (), lo cual se acostumbra a realizar en
contabilidad.
Si se inserta el símbolo % al final de un número, el programa lo convertirá automáticamente en

símbolo de porcentaje.
El programa organizará por defecto siempre los números con alineación a la derecha al interior de
una celda.
Con respecto al texto, una celda soporta hasta 16.000 caracteres de texto. Si este no cabe al
interior de la celda, Excel utilizará las celdas contiguas para permitir su visualización; sin embargo,
el contenido siempre se mantendrá en la primera celda. El programa asignará por defecto al texto
la alineación a la izquierda al interior de la celda.
Fórmulas
Este es otro tipo de datos que se puede ingresar en una celda, y está compuesta por una secuencia
formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones y operadores. Se
trata de una técnica básica para el análisis de datos. Es posible desarrollar múltiples operaciones
con aquellos datos de las hojas de cálculo.
2.3. INTRODUCIR DATOS
Conectando
Lo primero que deberá revisar el

alumno en práctica es el ingreso de
datos, así que usted intentará
explicarle paso a paso el proceso.
29
Al interior de la hoja de cálculo, encontramos las celdas, las que son el elemento básico de trabajo.
En ellas, es posible ingresar texto, números o fórmulas, para lo cual deberá seguir los siguientes
pasos.
 Ubique el cursor sobre la celda en la que se ingresarán los datos.

 Al hacer clic sobre ella, se mostrará como celda activa.
 Teclee los datos que desee ingresar en la celda.
 La información que ingrese podrá ser visualizada simultáneamente en dos lugares: en la
celda activa y en la barra de fórmulas.
 El ingreso de datos finaliza ante cualquiera de los siguientes tres eventos:
o Tecla “Intro”: al pulsar esta tecla, se valida el valor insertado y adicionalmente la celda
activa se desplazará a la celda inmediatamente debajo de la celda en la que se
ingresaron los datos.
o Teclas de flecha: cumplen la misma función que la tecla “Intro”, pero el movimiento
final de la celda activa dependerá de la dirección de la flecha que se pulse.
o Botón de aceptación: es el botón con forma de visto bueno, a un costado de la barra
de fórmulas, donde al hacer clic sobre el mismo se ingresará la información, pero la
celda activa no se desplazará a ningún lugar .
En algunos casos, es posible que se ingrese mal una fórmula. Para estas situaciones, el
programa dará un aviso con información sobre el posible error. Siempre será
recomendable que se lea detenidamente esta información, para hacer las correcciones
pertinentes.
Es posible que al ingresar texto al interior de una celda, necesite que dicha celda contenga varias
líneas en su interior. En estos casos, lo recomendable será utilizar la combinación de teclas Alt +
Intro, para agregar un salto de línea.
30
2.4. VALIDACIÓN DE DATOS
Conectando
Una vez ingresados los datos, es posible que se desee validarlos,

incluso quizás pueda ser necesario incorporar alertas para avisar
del ingreso errado de algún dato.
La validación de datos es el proceso que permite tener seguridad de que los valores introducidos
en la celda son los adecuados, pudiendo incluso aparecer un mensaje de advertencia o de error.
Para aplicar una validación de datos a una celda, se deberán seguir los siguientes pasos:
 Primero deberá seleccionar la celda

sobre la que quiera efectuar la
validación.
 Posteriormente, deberá dirigirse a la
ficha datos, luego hacer clic sobre el
comando validación de datos. Esta
opción permitirá escoger entre la
alternativa de marcar los errores con
círculos, o bien borrarlos de la validación.
Al hacer clic en la primera opción (validación de datos), podrá observar que se abre un
cuadro de diálogo de validación de datos, el que presenta varias opciones.
31
Al interior del criterio de validación, es posible indicar la condición para que el dato sea correcto.
Al interior de la lista “permitir” se encuentran las siguientes alternativas:
 Cualquier valor.  Fecha.

 Número entero.  Hora.
 Decimal.  Longitud de texto.
 Lista.  Personalizada.
Por ejemplo, si selecciona la opción número entero, el programa solamente considerará números
enteros en la celda seleccionada, arrojando error si el usuario intenta ingresar un número decimal.
La opción “Datos” permitirá restringir los valores de la celda seleccionada. Por ejemplo, será
posible indicar que estos valores se encuentren entre 3 y 9.
La opción “Lista” permitirá definir una lista de valores, para que el usuario seleccione algunos de
los valores disponibles en dicha lista. Se mostrará un recuadro con la opción de origen, donde se
deberá ingresar los distintos valores separados por el signo ; (punto y coma).
En la pestaña “Mensaje de entrada” del cuadro validación de datos es posible incluir un mensaje
que aparecerá al acceder a la celda. Esta opción es muy útil para alertar al usuario del tipo de
datos que se espera que ingresen en la celda.
En la pestaña “Mensaje de error”, tal como su nombre lo indica, es posible definir un mensaje
personalizado, en el supuesto que el usuario ingrese un dato errado.
2.5. EDITAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA
Conectando
El alumno en práctica ha logrado ingresar información a una celda

y realizar su validación. Ahora es momento de que aprenda cómo
modificar los datos al interior de una celda.
32
Para borrar el contenido de una celda, será necesario seguir los siguientes pasos:
 Seleccione la celda, cuyo contenido desee borrar.

 Luego, se deberá dirigir a la ficha “Inicio”, y posteriormente
hacer clic sobre el comando “Borrar”.
 Si hace clic sobre el triángulo ubicado a un costado del
botón, podrá revisar que dispone de más opciones de
borrado. Seleccione la opción “Borrar contenido”.
Una alternativa a este procedimiento es usando la tecla borrar, para lo cual bastará con
seleccionar el contenido de la celda y luego pulsar la tecla “Retr”.
Para borrar el contenido de varias celdas, puede utilizar la opción de la tecla “Delete” (o suprimir).
En el caso desee borrar no solo el contenido, sino que la celda completa, podrá hacerlo
seleccionando en primer lugar las celdas por eliminar y luego, en la cinta de opciones, en la ficha
“Inicio”, hacer clic sobre el comando eliminar. El espacio que dejen las celdas eliminadas será
reemplazado por las celdas que se encuentren inmediatamente debajo, las que se desplazarán
hacia arriba.
Copiar y pegar el contenido de una celda
La acción de copiar y
pegar el contenido de
una celda determinada
será muy útil cuando se
necesite duplicar el
contenido de una celda,
de manera tal que se conserve su formato. Para realzar dicha acción, será necesario tener
seleccionadas las celdas que se deseen copiar, para posteriormente hacer clic en el comando
copiar ubicado en la ficha inicio > grupo propiedades > copiar. Al realizar esta acción, podrá
distinguir que cambian los bordes de las celdas.
Posteriormente, será necesario seleccionar la celda o celdas donde se desea pegar el contenido y,
finalmente, desplazarse nuevamente a la ficha inicio > grupo propiedades, pero en esta ocasión se
deberá hacer clic sobre pegar.
33
En el caso que desee cortar y pegar una celda, es decir, mover el contenido eliminándolo de su
posición original, el procedimiento consistirá en seleccionar la o las celdas que desee cortar, para
luego en la ficha inicio> grupo portapapeles, hacer clic sobre el comando cortar y seleccionar el
lugar de la celda de destino, y finalmente hacer clic en el comando pegar ubicado en el grupo
propiedades de la ficha inicio.
Fuente
En Excel 2010, es posible cambiar la apariencia de una tabla u hoja de cálculo mediante la edición
de los estilos de los datos que la componen. Para lograr esto, el programa dispone de dos vías
principales: empleando los comandos de la cinta de opciones, o bien mediante los cuadros de
diálogo que posee cada grupo.
Para acceder a las configuraciones disponibles en el cuadro de

diálogo, será necesario que se dirija a la ficha inicio > grupo
fuente, y luego hacer clic en el icono de la sección inferior
derecha.
Esto permitirá el acceso a un cuadro de diálogo denominado “formato de celdas”, del cual le
interesará la pestaña de fuentes.
En este cuadro, encontrará todas las

opciones ya estudiadas, como
fuente, estilo, tamaño, subrayado,
color y efectos. Estas opciones están
disponibles también en la cinta de
opciones.
Alineación
Esta opción permitirá asignar un

formato a los datos de las celdas, de
manera que se orienten o alineen de
la manera deseada.
Para acceder a este cuadro de

diálogo, será necesario hacer clic en
el icono de más opciones del grupo alienación, ubicado en la ficha inicio.
34
Dentro de las opciones disponibles,
encontrará algunas como las
siguientes:
 Alineación del texto

horizontal: Esta opción
permitirá alinear el
contenido de las celdas
seleccionadas de manera
horizontal, es decir,
respecto del ancho de la
celda.
 Alineación del texto

vertical: En esta opción, el
contenido se alineará de
manera vertical, esto es, respecto de la altura de la celda. Esta configuración solo será
relevante si la altura de las filas es mayor que del tamaño inicial.
 Orientación: Esta opción facilitará el cambio del ángulo del contenido de las celdas. Excel
2010 ajusta automáticamente el tamaño de la altura de la fila, de manera que se logre una
adaptación en función del contenido.
 Ajustar texto: Excel, por defecto, utiliza las celdas contiguas para mostrar un texto que no
cabe completamente dentro de su propia celda. Esta opción permitirá que el contenido
modifique las dimensiones de la celda, de manera que se pueda ver en su totalidad.
 Reducir hasta ajustar: Esta opción permitirá modificar el tamaño de la fuente, de manera
que se reduzca hasta que se pueda visualizar dentro de la celda.
 Combinar celdas: Esta opción fusiona varias celdas en una.
 Dirección del texto: Esta opción permite cambiar el orden de lectura del texto al interior
de la celda. Se utiliza para lenguajes que poseen un orden de lectura distinto al occidental
(ejemplo: hebreo, árabe, etc.).
35
2.6. APLICAR FORMATOS A UNA CELDA O RANGO DE CELDAS
Conectando
Ahora que el alumno en práctica ya cuenta con ciertas nociones

de cómo editar los datos al interior de una celda, el paso
siguiente será construir una pequeña tabla, para lo que será
necesario dar formato a varias celdas.
Bordes
La edición o creación de líneas en los bordes de una celda permite cambiar la apariencia de los
datos de una hoja de cálculo. En este caso, los pasos para asignar líneas en los bordes son los
siguientes:
 En primer lugar, será necesario seleccionar el rango de celdas sobre el que se aplicarán los
bordes.
 Luego, seleccione la ficha de inicio, y en ella haga clic sobre el icono de opciones
adicionales del grupo fuente.
 Posteriormente, se abrirá un cuadro de diálogo con las opciones disponibles para la
aplicación de bordes.
Cualquier opción que se seleccione,

se reflejará en el área “borde” a modo
de previsualización.
 Opción de preestablecidos:
Permite aplicar en su
selección las opciones de
“Ninguno”, “Contorno”, e i
“Interior”, lo que se puede
entender mediante el icono
que incluye cada opción.
36
 Borde: Este recuadro contiene configuraciones más detalladas de la aplicación de líneas al
borde.
 Estilo: Permite elegir un estilo de una lista de opciones.
 Color: Permite seleccionar un color para las líneas.
Rellenos
Una alternativa interesante para personalizar una tabla o conjunto de datos, es la utilización de
rellenos. Para ello, se deberán seguir los siguientes pasos una vez que tenga seleccionadas las
celdas sobre las cuales va a aplicar esta opción.
1. Seleccione la ficha “Inicio”, luego haga clic sobre el icono de opciones adicionales del
grupo fuente.
2. Haga clic sobre la pestaña relleno.
En la opción “Color de fondo”, podrá elegir un color de fondo para las celdas seleccionadas.
Con el “Color de trama”, se accederá a un listado desplegable que ofrecerá opciones de estilo de
trama.
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Copia rápida de formato
Cuando el desarrollo de algunos de sus trabajos incluya varias tablas, es probable que desee o
necesite que se mantenga un formato unificado para mantener la coherencia visual. Es por ello
que en Excel 2010 se dispone de la copia rápida de formato, que permitirá copiar los atributos de
color, fuente, relleno, bordes, etc. A continuación, se revisará cómo se aplica.
1. Comience por seleccionar la celda con el formato por copiar.

2. Posteriormente, en la ficha de inicio, se deberá seleccionar el comando copiar formato
ubicado en el grupo “Portapapeles”.
3. Luego, podrá observar que al mover el cursor por la hoja de cálculo, el cursor ha adquirido
la siguiente forma .
4. Seleccione la celda o conjunto de celdas en donde aplicará el formato.
Formato de valores numéricos
Excel permite la modificación de la visualización del contenido numérico de una celda, para ello
siga atentamente los siguientes pasos.
 Seleccione el rango de celdas sobre las cuales dese

aplicar el formato numérico.
 En la ficha inicio > grupo número, haga clic sobre el
icono de opciones adicionales, ubicado en la parte
inferior derecha del grupo.
 Ahora podrá ver el cuadro de diálogo “Formato de
celdas”, donde será necesario hacer clic en la pestaña “Número” para revisar las
siguientes opciones en el listado,
a continuación de categoría:
o General: Este es el formato

por defecto que trae Excel, el que
admite enteros, decimales y
números en forma exponencial.
o Numero: Permite especificar
opciones de la cantidad de
decimales o el separador de
millares, y la forma de visualizar
los números negativos.
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o Moneda: Permite seleccionar el número de decimales, además del símbolo monetario y la
forma de visualizar los números negativos.
o Contabilidad: Permite la alineación de los símbolos de moneda y las comas en una
columna.
o Fecha: Permite escoger entre diversos formatos de fecha.
o Hora: Permite escoger entre diversos formatos de hora.
o Porcentaje: Permite visualizar los números de una celda, como porcentajes; para lo cual se
multiplica el valor de la celda por 100 y luego se le agrega el símbolo %.
o Fracción: Esta opción permite la selección de nueve formatos de fracción.
o Científica: Permite escoger el número de decimales.
o Especial: Sirve para algunos formatos específicos, por ejemplo, código postal, número
telefónico, etc.
o Personalizada: Permite crear un nuevo formato.
En la cinta de “Opciones de formato” se disponen de una serie de comandos, a modo de acceso

directo a algunas de las funciones mencionadas.
Este botón permitirá convertir los números contenidos en una celda al

formato moneda (cuyo símbolo dependerá de cómo se define el tipo de
moneda en la configuración regional de Windows). Encontrará más opciones
haciendo clic en el triángulo ubicado a un costado.,.
Comando para la aplicación de formato de porcentaje (el contenido de la

celda se multiplicará por 100 y se añade el símbolo %).
Formato millares (incluye separador de miles y cambio de alineación).
Comando para quitar un decimal.
Comando para añadir un decimal.
39
2.7. TIPOS DE OPERADORES
Conectando
El alumno en práctica ya domina cómo
mostrar los datos editando estilos y
formatos, por lo que ahora usted
determina que es momento de
empezar a trabajar directamente con
los datos. Para esto, es necesario que el
practicante comprenda la estructura de
estos.
Para el desarrollo de una fórmula, se dispone de varios tipos de operadores, los que se pueden
agrupar en las siguientes categorías:
 Operadores aritméticos: Tiene como finalidad el desarrollo de operaciones matemáticas

básicas, por ejemplo: + - * / % ^.
 Operadores tipo texto: Sirven para concatenar celdas que contienen datos de tipo texto.
 Operadores relacionales: Estos operadores permiten comparar valores y el resultado de

ellos es de carácter lógico (verdadero / falso), por ejemplo: < > = <= >= <>.
 Operadores de referencia: Estos operadores ayudan a combinar dos o más referencias

con el objetivo de crear una sola. Existen tres tipos, los cuales a continuación se explicarán
y ejemplificarán, para dar más claridad sobre este tema.
Operadores de referencia
Nombre Operador Descripción
: Rango Crea un rango a partir de dos celdas.
(B2:E3).
; Unión Crea un rango resultante de la unión de dos rangos.
(B2:E3;F1:H5).
(espacio) Intersección Crea un rango con las celdas comunes de dos rangos.
(B2:E3 F1:H5).
40
2.8. OPERADORES MATEMÁTICOS, INTRODUCIR SUMAS, RESTAS,
MULTIPLICACIONES Y DIVISIONES
Conectando
Una vez dominada la estructura, usted considera que el alumno

en práctica ya puede empezar a practicar con operaciones
matemáticas básicas.
Existen dos alternativas para realizar operaciones básicas de matemáticas. La primera consiste en
desarrollar la fórmula ingresando los parámetros directamente en la barra de fórmulas. Para esto
será necesario conocer un poco de la sintaxis de la fórmula en cuestión. Resulta pertinente saber
que toda fórmula que se escriba en esta barra
debe comenzar con un signo = para que se
reconozca como tal.
Otra opción es utilizar funciones, para lo cual

se deberá hacer clic sobre el botón de
funciones ubicado a un costado de la barra de
fórmulas. Esto abrirá un cuadro de diálogo
con opciones predefinidas de fórmulas.
Dependiendo de la selección que se haga, la
ventana ofrecerá herramientas para
desarrollar la fórmula en cuestión.
Este cuadro de dialogo ofrecerá la alternativa

de un primer recuadro ubicado en la parte
superior, en el que se podrá buscar una
función específica. A continuación, se
encuentra un menú desplegable en el que es
posible filtrar las búsquedas, seleccionando el
tipo de categoría de la función y, posteriormente, en un recuadro más abajo, se mostrarán los
resultados. Al seleccionar alguna de las funciones del listado, podrá observar bajo este recuadro
un texto que indicará la sintaxis (estructura) de esa función.
41
Función suma
Seleccionando en la categoría “Todas”, en el listado de funciones, podrá observar que se listarán

todas las funciones disponibles. Dentro de este listado, seleccione el de “Suma”, donde si hace clic
en aceptar, se abrirá otro cuadro de diálogo.
El cuadro de diálogo de argumentos de la

función permitirá ubicar y organizar, al interior
de la función, los parámetros necesarios para
efectuar el cálculo. Por defecto la aplicación le
pedirá dos parámetros o datos, donde al hacer
clic en el primer parámetro (“Número 1”) el
programa exigirá además definir la primera
celda por sumar (haciendo clic sobre la celda), o
alternativamente podrá hacer una selección
múltiple haciendo clic y arrastrando el mouse
sobre el conjunto de celdas deseado. En el caso
que haya seleccionado solo una celda en el
cuadro “Número 1”, deberá seleccionar un
segundo parámetro en el “Número 2”, haciendo
clic sobre la celda indicada (puede incluir más
números en su función). Una vez definidos los
parámetros de la suma, podrá hacer clic sobre el
botón “Aceptar” y quedará aplicada la función.
Otra forma de sumar en Excel es ingresando

directamente la función en la celda donde se
mostrará el resultado. Esto es equivalente a ingresar los datos en la barra de fórmulas. Para ello
será necesario, en primera instancia, anteponer el signo igual (=). Posteriormente, deberá
introducir las referencias de las celdas a sumar, seguida de un signo más (+), o bien haciendo un
clic en las celdas que se desea sumar intercalándoles dicho signo.
En este caso, es posible utilizar una tercera alternativa, empleando el comando “Autosuma”,
ubicado en la ficha inicio > grupo modificar.
42
Función resta
La aplicabilidad de la función resta es similar al proceso y variantes explicados, con la salvedad

evidente del cambio de signo.
Para escribir la función en la barra de funciones, será necesario anteponer el signo =, luego deberá
ingresar la referencia (nombre de celda) mediante un clic en la celda deseada, o bien escribiendo
directamente la referencia. Incluso es posible hacer una combinación entre ambos métodos.
Función multiplicar
Para esta función, se aplicará el mismo procedimiento descrito, el que se puede secuenciar en los
siguientes pasos:
43
1. Active la celda donde se implementará la función.
2. Inicie la misma con el signo =.
3. Escriba directamente en la celda (o barra de función) la referencia de la celda que
contiene el primer valor por considerar.
4. Añada el signo de multiplicación *.
5. Escriba la referencia de celda del último valor por considerar.
6. Presione la tecla “Enter”.
Función división
Para desarrollar una función de división, se deberán aplicar los pasos descritos reemplazando el
signo respectivo por el de la división (/). Por ejemplo, los pasos por seguir en una función de
división ingresada directamente en la celda, serán los siguientes:
1. Active la celda en la que se calculará la operación.

2. Parta la función mediante el signo =.
3. Ingrese la referencia de la celda que contendrá la primera cantidad a considerar.
4. Ingrese el signo de división /.
5. Ingrese la referencia de la celda que contendrá el último valor por considerar.
6. Pulse la tecla “Enter”.
44
2.9. PRIORIDAD DE LOS OPERADORES
Conectando
En términos profesionales, usted tiene claro que el programa de

Excel permite hacer varias operaciones matemáticas en una sola
fórmula, pero antes de revisarlo es necesario explicarle al alumno
en práctica el concepto de prioridad de los operadores.
Cuando existen varias operaciones en una misma expresión, individualmente cada una de estas
partes se evalúan y se resuelven en un orden específico. Este orden es conocido como prioridad de
los operadores, en la que mediante paréntesis es posible modificar el orden de prioridad, porque
los operadores ubicados al interior de un paréntesis siempre serán ejecutados antes que los
operadores que se encuentren fuera. No obstante, al interior de un paréntesis se mantiene la
prioridad de los operadores.
Ejemplo:
Se deben adquirir dos maquinarias en Alemania. Ambas tienen un valor de 2000 €, y el

euro tiene un valor de 751,34 pesos. Para calcular el valor en pesos, la fórmula sería la
siguiente =2000*751,34; esto arrojará el valor de una sola máquina, así que el siguiente
paso será multiplicar ese valor en pesos por la cantidad de máquinas por comprar.
Utilizando el paréntesis, se podrá definir qué operación matemática se realizará
primero. En este caso, el cálculo del valor en pesos tiene la prioridad, y posteriormente
el cálculo por la cantidad de maquinaria, por lo que la fórmula final debiese quedar de la
siguiente forma:
=(2000*751,34)*2
Las operaciones que incluyen operadores de más de una categoría, utilizan la prioridad de los
operadores para discriminar y resolver, en primer lugar, los operadores aritméticos; en segundo
orden los operadores de comparación, y finalmente los operadores lógicos.
45
Los operadores aritméticos, al igual que los lógicos, se resuelven en el siguiente orden de prioridad
(de mayor a menor):
Exponenciación (^).
Not Negación (-).
And Multiplicación (*).
División (/).
Adición (+).
Sustracción (-).
Concatenación de caracteres (&).
Para el caso de las multiplicaciones y divisiones al interior de la misma expresión, el orden de

prioridad se aplica según como estén escritas de izquierda a derecha. Este mismo principio se
aplica para las adiciones y sustracciones en una misma expresión.
El caso del concatenador de cadenas de caracteres es una excepción, puesto que no se trata de un
operador aritmético. Sin embargo, tiene prioridad respecto a los demás operadores de
comparación.
Los operadores de comparación, en cambio, poseen igualdad de prioridad, y su orden de

resolución se define por el orden en que estén escritos al interior de la fórmula, de izquierda a
derecha. Estos operadores son los siguientes:
Igualdad (=).
Desigualdad (<>).
Menor que (<).
Mayor que (>).
Menor o igual que (<=).
Mayor o igual que (>=).
46
2.10. ERRORES EN LOS DATOS
Al momento de ingresar una fórmula en una celda, existe la posibilidad de que el programa
encuentre un error en el planteamiento y muestre un aviso.
Este aviso se manifestará en un cuadro de

diálogo, como el que se muestra a
continuación.
Estos cuadros de diálogo ofrecen,

mediante un mensaje, una posible
corrección al error, la que usted puede
aceptar o rechazar.
Otra forma de observar que existe un error, sin que se muestre el cuadro de diálogo, es mediante
una marca en la esquina superior izquierda de la celda.
Al hacer clic sobre esta marca se mostrará un cuadro.
Este cuadro permitirá obtener mayor información y,

dependiendo del tipo de error, después de hacer clic en él,
será posible encontrarse con la información contenida en
la imagen (tenga presente que este es sólo unos de los
posibles errores que se muestra, pudiendo cambiar el
menú desplegable).
El cuadro de la imagen indica que existe una incoherencia

en la fórmula, pero además, presenta varias alternativas en las que es probable que la fórmula en
la celda no posea el mismo aspecto que las demás fórmulas que se encuentran inmediatamente al
lado. Por ejemplo, que esta celda contenga una resta y todas las demás celdas que la rodean
contengan una suma. Si de todas formas no se identifica el error, se podrá hacer clic sobre la
opción “Ayuda sobre este error”.
En caso que se desee hacer una comprobación de la fórmula para obtener información por si es
necesario modificarla, es posible utilizar la opción “Modificar en la barra de fórmulas”. Pero si
considera que la fórmula está bien planteada, podrá seleccionar “Omitir error” para eliminar la
marca en la esquina de la celda.
47
Es posible que al introducir una fórmula se visualice como contenido de la celda #TEXTO. TEXTO se
refiere a un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. A continuación, revisaremos
los más recurrentes.
Error Descripción
##### Se muestra este error cuando el ancho de la columna no permite mostrar el
contenido completo, o cuando se utiliza una fecha u hora negativa.
#¡NUM! Este aviso indica que se introdujo un tipo de argumento u operando incorrecto
(por ejemplo, una suma de textos).
#¡DIV/0! Este aviso muestra que se ha dividido un número por cero.
#¿NOMBRE? Excel no reconoce el texto de la fórmula.
#N/A Un valor de una función o fórmula no está disponible.
#¡REF! La referencia de una celda es inválida.
#¡NUM! Se han ingresado en una fórmula o función valores numéricos no válidos.
#¡NULO! Este error se muestra cuando se ha especificado una intersección de dos áreas
que no se intersectan.
Para este tipo de error, la celda también exhibirá la marca en la esquina superior izquierda.
2.11. REFERENCIAS A CELDAS (ABSOLUTAS, RELATIVAS Y MIXTAS)
Conectando
Otro concepto que usted sabe que es

muy útil en el uso de fórmulas, es la
propiedad de fijar ciertos parámetros,
por lo cual se da la tarea de explicar al
practicante las referencias a celdas.
48
Las referencias corresponden a enlaces a otras celdas, por ejemplo, cuando se escribe
=SUMA(A1;B1). Esta fórmula se referirá a una suma entre los contenidos de las celdas A1 y B1
respectivamente. No obstante, existen tres formas de plantear una referencia (relativa, absoluta y
mixta).
Referencia relativa
En este tipo de opción que Excel aplica por defecto, la referencia de una fila y columna se modifica
si se copia la fórmula en otra celda. Esto quiere decir que se adapta a su entorno, pues la
referencia se construye con respecto a la distancia entre la fórmula y las celdas que forman parte
de la fórmula.
Ejemplo:
A B
1 15 20
2 =A1+2 30
3
Si se copia la celda A2 en B3, lo que se estará haciendo es copiar una columna hacia la derecha y
una fila hacia abajo. Esto provocará que la fórmula cambie por =B2+2.
De esta forma, habrá variado la referencia que existía de la celda A1, y al ser copiada una columna
hacia la derecha, se incrementará el nombre de la columna en uno, o sea, en lugar de A quedará
como B.
Al ser copiada una fila hacia abajo, la ubicación se incrementará también en una unidad, pasando
de 1 a 2.
En definitiva, la copia de la fórmula de la cerda resultará en =B2+2, a fin de mantener la lógica de

la celda, añadiendo 2 unidades al contenido de la celda superior.
Referencia absoluta
En este caso, las referencias de filas y columnas no son modificadas si se copia una fórmula desde
una celda a otra, quedando fijas las referencias a una celda en particular.
49
Tomemos el siguiente ejemplo:
A B
1 15 20
2 =$A$1+2 30
3
Si se realiza una copia de la celda A2 en B3, a diferencia del caso anterior, no variará la fórmula en
B3 y la celda quedará con la fórmula =$A$1+2. Esto es debido a que delante del valor de columna y
de fila se encuentra el signo $, el que fija la ubicación de la celda.
Referencia mixta
Es posible hacer una combinación entre las dos referencias mencionadas, quedando por ejemplo
con fila relativa y columna absoluta, o viceversa.
Ejemplo 1:
A B
1 15 20
2 =$A1+2 30
3
Para este caso, si se copia la celda A2 en la ubicación B3, al haber un signo $ delante de la
columna, aunque la copia se efectúa una columna más a la derecha, ésta no variará. Sin embargo,
al no estar presente el signo $ delante de la fila, este parámetro sí sufrirá cambio, obteniéndose un
valor de 2 en lugar de 1, y quedando finalmente como =$A2+2.
Ejemplo 2:
A B
1 15 20
2 =A$1+2 30
3
Nuevamente, si se efectúa la copia de la celda A2 en B3, el signo $ delante de la fila determinará

que aunque se copie una fila hacia abajo, ésta no variará. Sin embargo, al carecer de signo $
delante de la columna, al copiarse una columna más a la derecha, el valor de ésta cambiará a B en
lugar de A, y entregará como resultado la siguiente fórmula: =B$1+2.
50
2.12. CONSTANTES
Se define como constante aquel elemento que siempre tendrá el mismo valor. Es posible crear una
constante sin necesidad de utilizar alguna celda de la hoja de cálculo, donde éstas pueden ser del
tipo numérico o de texto.
Para crear una constante, será necesario dirigirse a la

ficha de fórmulas > grupo nombre definidos >
administrador de nombres > clic en botón nuevo, lo
que abrirá el cuadro de dialogo “Nombre nuevo”.
 En la opción “Nombre”, se deberá ingresar el nombre que se le quiere asignar a la

constante.
 En la opción “Hace referencia a”, se ingresará el valor de la constante, omitiendo el signo
=.
 Finalmente, se deberá hacer clic en el botón “Aceptar”.
De esta manera, es posible crear fórmulas con nombres, sin necesidad de ocupar alguna celda
para guardar esa fórmula. En este caso, sí es necesario consignar el signo = al interior del campo
“Hace referencia a:”. De esta manera, la fórmula estará lista para su uso.
51
En el caso de las fórmulas ya creadas en alguna celda, es posible otorgarles un nombre mediante
los pasos ya revisados, con la salvedad que en el campo “Hace referencia a:”, será necesario
establecer claramente dónde se ubica la fórmula. Para esto, se utiliza la siguiente nomenclatura:
=Hojadondeseencuentra!Celda
Finalmente, para trabajar con la fórmula creada, solo será necesario hacer referencia a ella desde
otra celda, de la siguiente forma:
=nombreformula
Por ejemplo, si se ingresa la formula =SUMA(A1:A9) en la celda B1 y se le asigna a la celda el

nombre “Sumar” , posteriormente en la celda D1 podrá escribir simplemente =Sumar y se aplicará
la operación de la fórmula definida entre la celda D1 y D9.
COMENTARIO FINAL
Microsoft Excel es un programa que constituye un estándar en la industria del software de
ofimática. Por ello la importancia de comprender los conceptos, características y potencialidades
que ofrece dicha herramienta. Cualquier persona vinculada al área de administración (en
cualquiera de sus variantes) se vinculará con este tipo de programas, o al menos compartirá
archivos de este tipo.
Este documento es una primera aproximación a las distintas características que el programa
posee, para así dominar sus funcionalidades básicas y sentar las bases para una profundización
aún mayor de las características y funcionalidades en las siguientes semanas de estudio.
52
REFERENCIAS
Microsoft Excel (s/f). Soporte técnico de Office. Recuperado de: http://office.microsoft.com/es-
mx/excel-help
PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE:
IACC (2014). Operaciones Básicas de Excel. Tecnología Aplicada a la Administración. Semana 3.
53
54

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TECNOLOGÍA APLICADA A LA ADMINISTRACIÓN

OPERACIONES BÁSICAS DE EXCEL ....................................................................................................... 5

 Reconocer los elementos fundamentales de los menús del programa Excel.

 Identificar los componentes principales del área de trabajo del programa.

 Representar diferentes tipos de datos en el área de trabajo de Excel.

 Emplear diferentes formatos para la información incorporada en una planilla Excel.

 Conocer los conceptos básicos respecto de los operadores y su prioridad de uso.

 Comprobar la precedencia matemática en la operación de datos.

 Utilizar constantes, referencias absolutas, referencias relativas y mixtas en la operación

 Comprender el uso de las funciones de ordenar y filtrar datos.

 Manipular datos en la hoja de Excel a través de la función de ordenar.

 Clasificar datos en la hoja de Excel empleando los filtros.

Usted, al ver la cara del practicante, se da cuenta de

1.1. DESCRIPCIÓN DE LA VENTANA DE APLICACIÓN

Este menú permite ver dos tipos básicos de elementos:

 Aquellos que despliegan un panel hacia la derecha, ocupando la totalidad de la

 Aquellos que abren un cuadro de diálogo, tales como “Abrir” o “Guardar

En esta barra se encuentran las funciones básicas más habituales al

1.1.3. CINTA DE OPCIONES

Para ejemplificar, imagínese que tiene un

Ahora que el practicante se siente más cómodo con la aplicación,

La X roja cancela la acción si aún no se han ingresado datos. En el teclado, la

El signo función permite abrir un cuadro de diálogo para escoger y completar

1.1.5. ÁREA DE TRABAJO DE EXCEL

Sigue repasando los elementos de la interfaz, donde ahora le

En la imagen facilitada, es posible

Existen tres posibilidades:

 Vista salto de página: En esta visualización, se muestra un resumen de la hoja de cálculo,

Es posible apreciar además que, en el área de trabajo, se dispone de barras de desplazamiento.

Con tanta celda, el alumno en práctica se siente intimidado y no

FLECHA ARRIBA Celda Arriba

FLECHA DERECHA Celda Derecha

FLECHA IZQUIERDA Celda Izquierda

AVPAG Pantalla Abajo

REPAG Pantalla Arriba

FIN FLECHA ARRIBA Primera celda de la columna activa

FIN FLECHA ABAJO Última celda de la columna activa

FIN FLECHA DERECHA Última celda de la fila activa

El primer botón de izquierda a derecha, sirve para visualizar la Hoja1.

El segundo botón, en tanto, le permitirá desplazarse hacia la hoja anterior a la

El último botón permite desplazarse hacia la última hoja.

2. En el menú desplegable, será necesario seleccionar la opción “Cambiar nombre”.

3. Podrá notar que el nombre en la pestaña queda seleccionado, permitiendo la inserción de

1.3. ADMINISTRAR ARCHIVOS Y CONFIGURAR LA IMPRESIÓN

Usted está consciente de que el alumno en práctica deberá

Cuando se abre Excel 2010, el programa automáticamente crea un

 Guardar: Esta opción permite el almacenamiento de archivos.

 Guardar como: Esta opción permite el almacenamiento de un archivo ya existente bajo un

Si intenta cerrar un documento que no se haya guardado previamente, el programa

1.3.1. LIBRO NUEVO, HOJA NUEVA, GUARDAR Y ABRIR

Para empezar a crear un nuevo libro de

 Diríjase a la ficha archivo.

 Se deberá dirigir a la ficha archivo y hacer clic en “Abrir”.

 Inmediatamente verá un cuadro de diálogo como el siguiente.

 En esta ventana, podrá navegar al interior de sus discos hasta

Si en la carpeta donde se está buscando un archivo hubiera muchos archivos, una

A continuación, serán revisadas las variadas posibilidades de generar un documento impreso a

Vista diseño de página

Esta vista permite

Es importante, antes de imprimir un documento, revisar

En esta pestaña, se pueden configurar las

La pestaña márgenes, tal como lo indica su

Encabezado y pie de página