2a.metodologia Proyectos Construccion Modelo

Estructuración de Metodologías para Gerencia de
Proyectos
Módulo 2: Construcción del Modelo Metodológico
Gonzalo Vela, MSc. IT, PMP, Consultor en Gerencia de Proyectos
Bogotá, Abril de 2010
1
Contenido Módulo 2
• Constructor y usuario de la metodología • Enfoque de 3 niveles:
• Fases del proyecto de construcción e – Ejemplo de nivel 2 (fase 2)
implementación de la metodología de
proyectos – Ejemplo de nivel 2 (Fase 4)
• Fase 1: Planeación del proyecto de – Indicadores de gestión y
construcción e implantación de la herramientas de apoyo
metodología • Resultado final sugerido
• Fase 2: Construcción de la metodología • Ejemplos de herramientas de
• Esquema general de trabajo apoyo:
(construcción) 1. Contenido del instructivo de la
• Etapas de la fase de construcción metodología
• EDT para la fase de construcción de la 2. Plantilla de ficha de definición
metodología 3. Plantilla de cálculo de presupuesto
• Cronograma de construcción 4. Plantilla de cálculo de presupuesto
(continuación)
• Enfoque metodológico de 3 niveles 5. Plantilla de identificación y
• Enfoque de 3 niveles: Nivel 1 evaluación de riesgos
• Integración de elementos de la 6. Plantilla de reporte diario de
metodología tiempos
7. Informe de avance de proyecto
2
Universidad ESAN, Abr-2010 PAE - 2
Dirección Avanzada de Proyectos
Tener en cuenta al usuario de la
metodología
“quién y cómo “quiénes la utilizarán y qué
habrá construido quiero lograr con la adopción
Tener en cuenta
esta metodología?” de la metodología?
• Entorno de negocio /
proyectos
• Tecnología disponible
(herramientas)
• Recursos disponibles
(físicos, financieros,
tiempos, gente)
• Cultura organizacional
Usuario • Estructura organizacional Constructor
3
Fases del proyecto de construcción e
implementación de la metodología de proyectos
Fase 1: Fase 2: Fase 3:

Planeación y Construcción de Implantación de
lanzamiento del la metodología la metodología
proyecto
1 semana 8 semanas 12 semanas
Duraciones típicas sugeridas
4
Fase 1: Planeación del proyecto de
construcción e implantación de la metodología
• Definir objetivos • Determinar los recursos
• Identificar y documentar necesarios y disponibles
antecedentes y justificación • Determinar el presupuesto
• Definir la metodología de del proyecto
trabajo • Determinar el patrocinador
• Definir los criterios y del proyecto
elementos básicos a tener • Asignar el gerente de
en cuenta en la metodología proyecto
• Definir el alcance del • Definir el plan general de
proyecto: implantación de la
– Enunciado del alcance metodología:
– Fases y entregables – Fechas
– Supuestos y restricciones – Macro-actividades
• Definir tiempos y fechas – Interesados
(cronograma)
5
Fase 2: Esquema general de trabajo
(construcción)
Obtención de Análisis / Síntesis Modelo de
Información Metodología
Hechos
Referencias
Metodología
Entrevistas
Resultados de
discusiones
Documentos Síntesis
Presentaciones
Criterios Metodología
Fundamentales Tipos de proyectos
Plantillas
6
Fase 2: Construcción de la metodología
• Validación de objetivos, tiempos y recursos
• Identificación de antecedentes de la organización
• Recopilación de documentos
• Identificación de participantes y realización de entrevistas
• Estudio y síntesis de la información
• Formulación del modelo y preparación de documentos para
revisión
• Sesiones de discusión y validación del modelo (revisión de
documentos)
• Ajustes al modelo y aprobación
• Plan de implantación: actividades, hitos, fechas, recursos
• Presentación, divulgación, entrenamiento e implantación
• Mejoramiento continuo
7
Etapas de la fase de construcción
Proceso Completo
RECOPILACION
Y ANALISIS
• Estudio de MODELO DE
documentos METODOLOGIA
disponibles REVISION Y
• Análisis de VALIDACION
• Síntesis de
documentos típicos
elementos • Sesiones de PRESENTACIÓN
de: términos de
fundamentales revisión de
referencia,
de procesos de
Y APROBACIÓN
completitud,
propuestas,
proyectos verificación de
contratos • Presentación y
validez,
• Preparación de aprobación de
• Entrevistas con validación de
documentos documentos
líderes / dueños de viabilidad
preliminares
procesos (áreas • Estrategia de adopción
para revisión • Ajustes y
funcionales) y aplicación
aprobación
• Plan de implantación
8
EDT para la fase de construcción de la
metodología
Construcción de
Metodología para
Gestión de
Proyectos
Recopilación Análisis y síntesis Revisión de Ajustes,

Gerencia de Validación y
y estudio de de documentos y modelo de presentación y
Proyecto alistamiento
información entrevistas metodología aprobación
Sesiones de
Validar alcance
Estudiar Transcribir orientación y Consolidar
tiempos y
documentación entrevistas explicación ajustes
recursos
del modelo
Tipificar
Revisión Preparar
Confirmar Realizar proyectos
individual y documentos
logística entrevistas según línea
comentarios finales
de negocio
Formular Presentación
Planear
modelo de y entrega de
entrevistas
metodología modelo final
Preparar
documentos
para revisión
9
Cronograma típico de construcción de la
metodología
ID Nombre de tarea Duración
Month 1 Month 2 Month 3
(días)
W-1 W1 W2 W3 W4 W5 W6 W7 W8 W9
1 Construcción de Metodología para Gestión de Proyectos 40 d
2 Inicio del proyecto 0d
3 Gerencia de proyecto 39 d
4 Validación y alistamiento 2d
10 Recopilación yestudio de información 10 d
14 Análisis y síntesis de documentos y entrevistas 17 d
20 Revisión de modelo de metodología 6d
24 Ajustes, presentación yaprobación 5d
29 Cierre del proyecto 0d
Las duraciones son estimadas basadas en la experiencia.

Pueden variar dependiendo de las condiciones particulares de cada organización
10
Enfoque metodológico de tres niveles

Resultados Acciones Insumos Fases
Identificació
Identificación Definició
Definición del Decisió
Decisión de Preparació
Preparación de Ejecució
Ejecución del Nivel 1:
Nivel 1 (Corporativo): Fases
de la necesidad requerimiento y ejecutar descripció

descripción del proyecto
Corporativo /
priorizació
priorización proyecto trabajo
• Estrategias de la • Lista de necesidades • Necesidades • Documentos definición • Descripción del trabajo
estratégico.
priorizadas
organización
• Requerimientos
• Definición preliminar de
necesidades (fichas)
de requerimiento
• Soportes de decisiones
• Línea base de alcance,
costo y tiempo
Definición de
normativos
• Actualización
• Lista corta / plazos anteriores • Documentos
contractuales
fases (Ciclo de
• Establecer necesidades • Definir alcance, tiempo • Reunir comité de
vida del proyecto
• Asignar gerente de • Suscribir acta de inicio
de corto, mediano y y presupuesto proyectos proyecto • Refinar plan de
largo plazo. preliminares • Validar estrategia, • Precisar alcance ejecución
• Identificación portafolio de productos • Definir hitos y EDT • Ejecutar tareas
preliminar de riesgos y servicios • Preparar cronograma • Supervisar desempeño
• Evaluar y calificar • Confirmar • Elaborar presupuesto • Gestionar control de
viabilidad de solución disponibilidad de • Identificar y evaluar cambios
recursos riesgos • Cerrar proyecto
• Determinar presupuesto
• Lista de necesidades • Necesidades • Confirmación de • Documento con • Entregables del Nivel 2: Definición de
• Definición preliminar priorizadas proyectos aprobados descripción del trabajo proyecto
de necesidades • Análisis preliminar de para preparar plan de • Caso de precios • Documentos procesos y conceptos
riesgos proyecto • Documentos de soporte generados
de gestión
• Responsables • Responsables • Responsables • Responsables • Responsables
transversales
Proceso
Nivel 2:
• Resultados • Resultados • Resultados • Resultados • Resultados

• Indicadores de • Indicadores de • Indicadores de • Indicadores de • Indicadores de
gestión gestión gestión gestión gestión
• Herramientas de • Herramientas de • Herramientas de • Herramientas de • Herramientas de
apoyo apoyo apoyo apoyo apoyo
Nivel 3: Definición de
• Plantillas de • Plantillas de • Indicadores de
procesos y conceptos
Producto
levantamiento de descripción trabajo producción específicos de línea

Nivel 3:
requerimientos • Modelo de EDT • Informes de

• Modelos de acta • Modelo de estado de negocio: Plantillas
de definición cronograma • Evaluación de
• Modelos de • Modelo de desempeño
evaluación presupuesto
preliminar • Matriz de riesgos
11
Enfoque de tres niveles : Nivel 1

Resultados Acciones Insumos Fases
Identificación Definición del Decisión de Preparación de Ejecución

de la requerimiento ejecutar descripción del proyecto
necesidad y priorización proyecto del trabajo

organización • Definición preliminar de priorizadas de requerimiento • Línea base de alcance,
• Requerimientos necesidades (fichas) • Soportes de decisiones costo y tiempo
normativos • Lista corta / plazos anteriores • Documentos
Escenario
• Actualización contractuales supuesto:
• Establecer necesidades • Definir alcance, tiempo • Reunir comité de • Asignar gerente de • Suscribir acta de inicio
de corto, mediano y y presupuesto proyectos proyecto
largo plazo. preliminares • Validar estrategia, • Precisar alcance
• Refinar plan de Organización
ejecución
• Identificación
preliminar de riesgos
portafolio de productos
y servicios
• Definir hitos y EDT • Ejecutar tareas que define,
• Preparar cronograma • Supervisar desempeño
• Evaluar y calificar • Confirmar • Elaborar presupuesto • Gestionar control de planea y
viabilidad de solución disponibilidad de • Identificar y evaluar
recursos riesgos
cambios
• Cerrar proyecto
ejecuta
proyectos con
• Lista de necesidades • Necesidades • Confirmación de • Documento con • Entregables del
recursos
de necesidades • Análisis preliminar de para preparar plan de • Caso de precios • Documentos internos.
GG Decide Decide
Actores
COM Ejecuta Coordina Coordina Participa Participa

FIN Participa Participa Participa Participa
OPR Participa Participa Lidera / Coordina Participa
THU Participa Participa Participa
12
Integración de elementos de la metodología
(ejemplo)
COMERCIAL O. PROYECTOS FINANCIERO COMPRAS T. HUMANO
Identificación de Recibo del contrato de Presupuesto Requerimiento de

Requisición
necesidades comercial Planeación personal
estratégica
Clasificación, Asignación Gerente Selección de
Convocatoria interna
calificación, priorización de Proyecto Definición de Objetivos proveedores
Estudio de Mercado Análisis del Proyecto

de ingresos/ gastos
Elaborar
presupuesto
Obtener cotizaciones
Preselección y
reclutamiento Sistema de Gestión de
Preparación de
descripción del trabajo
Solicitud de recursos
Manejo de Ingresos
Gestionar compra
Gestión de pago de
Cita documentación
y entrevistas
Calidad
Aprobación interna Inicio del Proyecto Contratación
Presentación de
propuesta
Ejecución del proyecto
Manejo de egresos
facturas
Inducción y
capacitación
(ISO-9001-200)
Adjudicación Control del proyecto Asignación
Evaluación del
Entrega del proyecto
desempeño
Entrenamiento y
seguimiento
os Fases

Identificació
Identificación Definició
Definición del
de la necesidad requerimiento y
Decisió
Decisión de
ejecutar
Preparació
Preparación de
descripció
descripción del
Ejecució
Ejecución del
proyecto
Ciclo de vida (fases)
priorizació
priorización proyecto trabajo de proyectos
cciones Insum

• Actualización contractuales
largo plazo. preliminares • Validar estrategia, • Precisar alcance ejecución
• Identificación portafolio de productos • Definir hitos y EDT • Ejecutar tareas
preliminar de riesgos y servicios • Preparar cronograma
esultados A
• Supervisar desempeño

de necesidades • Análisis preliminar de para preparar plan de • Caso de precios • Documentos
R
Grupos de procesos
Grupo de Grupo de Procesos: Grupo de Procesos: Grupo de Procesos: Grupo de Procesos:
definidos en el
Procesos: Inicio Planeación Ejecución Supervisión y Control Cierre PMBOK® (PMI)
Grupos de Procesos de Gerencia de Proyectos (PMI®) 13
Enfoque de 3 niveles:
Ejemplo de nivel 2 (Fase 2)
s

se
Identificació
ón Definici
Definición del Decisi
ón del
sFa
de la necesidad requerimiento y ejecutar

ejecutar descripci
descripcióón del proyecto
priorizació
mo

u

s

s In

e

n

io

c
ejecución
• Identificación portafolio de productos • Definir hitos y EDT
c
• Ejecutar tareas
sA

o

d
lta
u

s

e
R

Insumos Resultados
• Ficha del proyecto, incluyendo alcance, tiempo y presupuesto
• Lista de necesidades con los atributos básicos definidos en la
preliminares
fase de identificación
• Calificación y priorización de la necesidad, de acuerdo con
• Definición preliminar de cada una de las necesidades (ficha de
políticas de la organización.
proyecto)
• Estimado preliminar de presupuesto, utilizando el modelo de
• Lista corta de necesidades candidatas
presupuesto establecido.
• Análisis preliminar de riesgos
Indicadores de gestión: Herramientas de apoyo:

• Número y valor de necesidades definidas por mes vs meta • Lista de chequeo para definición de requerimientos
mensual • Plantilla de definición de ficha de proyecto
• Número y valor por mes de necesidades candidatas para • Plantilla de estimación de presupuesto
aprobación de presentar propuesta
• Porcentaje por mes de necesidades calificadas con respecto a
las identificadas
14
Ejemplo de nivel 2 (Fase 4)
s

se
Identificació
ón Definici
Definición del Decisi
ón del
sFa
de la necesidad requerimiento y ejecutar

ejecutar descripci
descripcióón del proyecto
priorizació
mo

u

s

s In

e

n

io

c
ejecución
• Identificación portafolio de productos • Definir hitos y EDT
c
• Ejecutar tareas
sA

o

d
lta
u

s

e
R

Insumos Resultados
• Descripción del trabajo
• Documento de definición de proyecto (ficha de proyecto)
• Alcance (Entregables)
• Soportes de decisiones anteriores
• Tiempos (Cronograma)
• Cálculo preliminar de presupuesto
• Presupuesto
• Identificación preliminar de riesgos
• Análisis de riesgos
• Definición de requerimientos
• Términos y condiciones
• Procedimiento de control de cambios
• Caso de precios detallado (recursos, insumos, equipos, etc.)
• Documentos de soporte disponibles
Indicadores de gestión: Herramientas de apoyo:

• Recursos y tiempos dedicados a trabajo de planeación del • Plantillas de descripción del trabajo, según tipo de proyecto
proyecto • Software de manejo de cronogramas
• Costos directos relacionados con la planeación del proyecto • Plantilla de cronograma
• Plantilla para estimación de presupuesto
• Plantilla de identificación y análisis de riesgos
15
Indicadores de gestión, herramientas de apoyo
es

s
a
Identificaci
Identificacióón
n Definici
Definicióón
n del
del Decisi
Decisióón
n de
de Preparaci
Preparacióón
n de
de Ejecuci
Ejecucióón
n del
del
sF
de
de la
la necesidad
necesidad requerimiento
requerimiento y y ejecutar
ejecutar descripci
descripcióón
n del
del proyecto
proyecto
o
priorizaci
priorizacióón proyecto trabajo
m
n proyecto trabajo
• Necesidades
• Estrategias de la • Lista de necesidades • Documentos definición • Descripción del trabajo
u
priorizadas
organización • Definición preliminar de de requerimiento • Línea base de alcance,
n s

sI
e
n
o

c

i
ejecución
c
• Identificación portafolio de productos

A
• Definir hitos y EDT • Ejecutar tareas

s
viabilidad de solución disponibilidad de • Identificar y evaluar

o
cambios
recursos riesgos
d
• Cerrar proyecto
a
ut
l

s

e
R

Indicadores
• Número de • Número y valor de • Número y valor de • Recursos y tiempos • Índice y varianza de

necesidades necesidades necesidades dedicados a desempeño de costo
identificadas por mes analizadas vs aprobadas vs planeación por mes (CPI, CV)
identificadas por mes identificadas y • Esfuerzo promedio • Índice y varianza de
analizadas por mes por proyecto desempeño de plan
(SPI, SV)
Herramientas de apoyo
• Plantillas de ficha de • Plantillas de ficha de • Plantillas de ficha de • Plantillas de • Software de manejo de

proyecto proyecto proyecto descripción del trabajo, cronogramas
• Software de manejo • Formato de actas de según tipo de proyecto • Plan de ejecución del
de cronogramas decisión • Software de manejo de proyecto
• Plantilla de • Plantilla para cronogramas • Plantillas de informe de
cronograma estimación de • Plantilla de EDT avance
• Plantilla para presupuesto • Plantilla de cronograma • Sistema de reporte de
estimación de • Plantilla de • Plantilla para tiempos de personal a
presupuesto identificación y estimación de los proyectos
• Plantilla de análisis de riesgos presupuesto • Plantillas de actas
identificación y • Plantilla de (reunión, entrega,
análisis de riesgos identificación y análisis aceptación, etc)
de riesgos 16
Construcción de la metodología
Resultado final sugerido (1)
• Documentos generales
– Instructivo de la metodología
– Plantilla para definición de la ficha de proyecto (Project charter)
– Modelo de cálculo del presupuesto de proyectos
– Modelo para identificación y evaluación cualitativa de riesgos
– Modelo para identificación y evaluación cuantitativa de riesgos
– Planilla para reporte de tiempos en proyectos
– Modelo de presentación para reunión de lanzamiento (Kickoff)
– Plantilla guía de informe de avance de proyecto
• Documentos específicos por tipo de proyecto (línea de negocio)
– Modelo de descripción de trabajo con instrucciones dentro del texto
para facilitar su diligenciamiento
– Detalle de modelo metodológico de ejecución de proyectos
– Modelos / plantillas de cronograma
17
Construcción de la metodología
Resultado final sugerido (2)
• Plan para la implantación de la metodología
– Estrategia de adoctrinamiento: instrumentos, cubrimiento
– Métricas y fechas de medición
– Actividades e hitos
– Recursos humanos, técnicos, logísticos
– Cronograma
– Entregables
18
Ejemplos de herramientas (1):
Contenido
Contenido del instructivo de la metodología
1 Introducción ...............................................................................
14.3 Decisión de Presentar Propuesta.........................................................................................
2 Objetivos de la metodología ..................................................... 14.3.1 Nivel 1: Corporativo ...................................................................................................
3 Criterios adoptados para el desarrollo del modelo ................ 14.3.2 Nivel 2: Proceso ..........................................................................................................
14.3.3 Nivel 3: Producto ........................................................................................................
4 Antecedentes y justificación ....................................................
14.4 Preparación y Presentación de Propuesta ...........................................................................
5 Pilares de la Metodología .......................................................... 14.4.1 Nivel 1: Corporativo ...................................................................................................
6 Definiciones................................................................................ 14.4.2 Nivel 2: Proceso ..........................................................................................................
14.4.3 Nivel 3: Producto ........................................................................................................
7 El proyecto como elemento clave de negocio ........................
14.5 Adjudicación, negociación y contratación ..........................................................................
8 El ciclo de vida de un proyecto en un escenario cliente /
14.5.1 Nivel 1: Corporativo ...................................................................................................
proveedor .........................................................................................
14.5.2 Nivel 2: Proceso ..........................................................................................................
9 El ciclo de vida de los proyectos ............................................. 14.5.3 Nivel 3: Producto ........................................................................................................
10 Procesos del Sistema de Gestión de Calidad TQM ...........10 14.6 Ejecución del proyecto........................................................................................................
11 Procesos definidos por el Project Management Institute
(PMI) en el estándar PMBOK® .....................................................11 14.6.2 Nivel 2: Proceso ..........................................................................................................
14.6.3 Nivel 3: Producto ........................................................................................................
12 Integración de ciclo de vida y procesos .............................14 15 Metodología de Gestión de Calidad.....................................................................................................................
13 Niveles de la metodología ....................................................15 15.1 Planeación de la calidad......................................................................................................

13.1 Nivel 1: Corporativo ........................................................................................................... 15.2 Aseguramiento de la calidad...............................................................................................
13.2 Nivel 2: Proceso .................................................................................................................. 15.3 Control de la calidad ...........................................................................................................
13.3 Nivel 3: Producto ................................................................................................................ 16 Matriz de participación fases / áreas ....................................................................................................................
17 Entrevistas............................................................................................................................................................
14 Descripción de las fases del ciclo de vida .........................16
14.1 Identificación de la oportunidad .........................................................................................
14.1.2 Nivel 2: Proceso ..........................................................................................................
14.1.3 Nivel 3: Producto ........................................................................................................
14.2 Evaluación y calificación de la oportunidad .......................................................................
14.2.2 Nivel 2: Proceso ..........................................................................................................
14.2.3 Nivel 3: Producto ........................................................................................................
14.3 Decisión de Presentar Propuesta......................................................................................... 19
Ejemplos de herramientas (2): Plantilla de ficha
de definición
Universidad de lo Andes / Universidad ESAN
Desarrollo Gerencial Interesados / afectados (stakeholders)
PAE Dirección Avanzada de Proyectos Fecha: _____________________________ (Quién afectará o será afectado por el proyecto (influencia del proyecto), tal como se conoce a la
fecha?)
Empresa (Cliente): ___________________ Nombre: ___________________________
Ficha de Proyecto Interesados incluyen Connor representado Control de Calidad, Ruth en Servicio al Cliente y Mary
(Project Charter) en Mercadeo. Estos recursos están disponibles para apoyar el proyecto a medida que lo requiera el
gerente de proyecto.
Título y descripción del proyecto
(Qué es el proyecto?) Proyecto corregir problema de satisfacción del cliente.
Requerimientos de los interesados / afectados, tal como se conocen
(Requerimientos relacionados con el alcance tanto del proyecto como del producto?)
Durante los últimos meses el departamento de aseguramiento de calidad ha descubierto muchas de
nuestras órdenes de clientes para nuestro equipo XYZ le han tomado al cliente diez veces más Adjunto a este documento están las especificaciones detalladas para el sistema existente, los
colocarlas a través de nuestra rede de computadores que en las redes de nuestros competidores. El requerimientos para los cuales sistema existente fue diseñado. Se espera que este proyecto no
propósito de este proyecto es investigar las razones del problema y proponer una solución. La cambie cómo el sistema afecta los requerimientos existentes. El proyecto debe incluir la utilización
solución será autorizada como un proyecto subsecuente. Control de Calidad tiene registros de datos disponibles de Control de Calidad.
detallados de sus hallazgos que pueden se utilizados para agilizar este proyecto.
Descripción del producto / entregables
Gerente de proyecto asignado y nivel de autoridad (Cuáles productos entregables específicos se quieren y cuál será el resultado final del proyecto?)
(A quién se le da autoridad para liderar el proyecto y que pueda determinar, gestionar y aprobar Un reporte que describe qué puede ser cambiado, qué tanto costará cada cambio y la reducción esperada en el tiempo
cambios al presupuesto, cronograma, asignación de personal, etc?) que tomará colocar una orden como resultado de cada cambio. Pocas palabras son necesarias en el reporte, pero debe ser
creado electrónicamente y acordado por los directores de Control de Calidad, Servicio al Cliente y Mercadeo además del
Alexis Sherman sería el Gerente de Proyecto para este proyecto y tiene autoridad para seleccionar
equipo de proyecto.
miembros del equipo y determinar el presupuesto final del proyecto. Una lista de interacciones con nuestros clientes necesarias para completar los cambios. Una estructura de división del
trabajo, a ser entregada en dos semanas, que describa el plan para completar el proyecto, seguida una semana más tarde
Necesidad de negocio por una lista de riesgos para completar el proyecto.
(Por qué se está haciendo el proyecto?)
Restricciones y supuestos
Este proyecto se está acometiendo para prevenir una mayor caída de la satisfacción del cliente.
(Una restricción es cualquier factor limitante y un supuesto es algo tomado como cierto, pero que
puede no ser cierto)
Justificación del proyecto
(Caso de negocio – Con qué base financiera u otra podemos justificar la ejecución de este proyecto?)
Completar el proyecto por tarde el 1 de Septiembre de 20xx. Gastar a lo sumo USD $5.000. hemos
supuesto que Kerry estará disponible para apoyar el proyecto y que las pruebas se pueden hacer en
Esperamos que la satisfacción del cliente mejorada incrementará el ingreso a la compañía durante el el computador del vendedor.
primer año en al menos $200.000 debido a la reducción de llamadas de servicio. Como un beneficio
colateral, esperamos que el proyecto genere ideas para el mejoramiento de l satisfacción de cliente,
mientras se resuelve el problema. Aprobación del Patrocinador del Proyecto
Recursos pre-asignados
____________________________________ _____________________________
(Cuantos o cuales recursos serán provistos?)
Vicepresidente Ejecutivo Vicepresidente
Morgan Kolb y Danny Levins ya están dedicados al proyecto porque debido a su experiencia en
redes de computadores de este tipo. Otros recursos serán determinados por el gerente de proyecto.
20
Ejemplos de Herramientas (3):
Plantilla de cálculo de presupuesto
Cliente: Cliente Ejemplo
Proyecto: Proyecto Ejemplo
Fecha de Preparación: 16-Mar-09 Nivel de riesgo Medio

Fecha estimada de inicio del proyecto 01-Abr-09
Fecha estimada de terminación 30-Sep-09
Duración aproximada (meses) 7
Número de meses --> 1 2 3 4 5

Item Concepto TOTALES Abr-09 May-09 Jun-09 Jul-09 Ago-09
1Labor de talento humano 46,322,000 8,056,000 5,396,000 7,296,000 8,056,000 8,056,000
2Infraestructura tecnológica 46,000,000 46,000,000 - - - -
3Software 10,000,000 - 10,000,000 - - -
4Insumos 580,660 551,660 - 29,000 - -
5Tranporte local 1,110,000 150,000 150,000 190,000 170,000 150,000
6Alimentación 255,000 25,000 25,000 45,000 35,000 25,000
7Viajes y estadía 14,280,000 8,000,000 3,140,000 - - 3,140,000
8Pólizas 500,000 500,000 - - - -
9Costos legales 100,000 100,000 - - - -
10Servicios de terceros - - - - - -
11Area física - - - - - -
12Servicio de custodia 3,671,500 3,671,500 - - - -
13Costos Financieros - - - - - -
14Reserva de contingencia por riesgos - - - - - -
15Garantía - - - - - -
16Otros Costos - - - - - -
TOTAL COSTOS 122,819,160 67,054,160 18,711,000 7,560,000 8,261,000 11,371,000
15 Administración
16 Imprevistos
17 Utilidad antes de impuestos 18,178,766 7,071,966 2,118,800 2,191,700 2,416,800 2,014,000
Utilidad en porcentaje (%) 14.8% 10.5% 11.3% 29.0% 29.3% 17.7%
TOTAL ANTES DE IMPUESTOS 140,997,926 74,126,126 20,829,800 9,751,700 10,677,800 13,385,000
Impuestos
TOTAL CON IMPUESTOS 140,997,926 74,126,126 20,829,800 9,751,700 10,677,800 13,385,000
Plan de pagos 140,000,000 50,000,000 20,000,000 10,000,000 20,000,000 21

Plantilla de cálculo de presupuesto (continuación)
Calcular Línea Base

Meses --> Abr-09 May-09 Jun-09 Jul-09 Ago-09
Valor Planeado (PV - Línea base presupuesto) 140,997,926 74,126,126 94,955,926 104,707,626 115,385,426 128,770,426
Plan de pagos (Línea Base) 140,000,000 50,000,000 70,000,000 80,000,000 80,000,000 100,000,000
SEGUIMIENTO
Avance real (Valor ganado - EV) 40,000,000 60,000,000
Costo real (AC) 60,000,000 70,000,000
Indice de desempeño de costo (CPI = EV / AC) 0.67 0.86 - - -
Indice de desempeño de plan (SPI = EV / PV) 0.54 0.63 - - -
Varianza de costo (CV) -20,000,000 -10,000,000 - - -
Varianza plan (SV) -34,126,126 -34,955,926 -104,707,626 -115,385,426 -128,770,426
160
Millones
140
Valor de Presupuesto
120
100
80
60
Valor Planeado (PV - Línea base
40 presupuesto)
Plan de pagos (Línea Base)
20
Avance real (Valor ganado - EV)
-
Abr-09 May-09 Jun-09 Jul-09 Ago-09 Sep-09 Oct-09
Tiempo
22
Plantilla de identificación y evaluación de riesgos
Probabilidad Impacto Calificación de riesgo Exposición
Cliente: Cliente Ejemplo Escala de riesgo Muy alta 0.90 Muy alto 0.80 Desde Hasta
Proyecto: Proyecto Ejemplo (Impacto y Probabilidad) Alta 0.70 Alto 0.40 Alto 0.20 1.00
Moderada 0.50 Moderado 0.20 Moderado 0.05 0.20
Fecha de Preparación: 12-Mar-09 Baja 0.30 Bajo 0.10 Bajo 0.00 0.05
Fecha estimada de
inicio del proyecto 01-Abr-09 Muy baja 0.10 Muy bajo 0.05
Fecha estimada de
terminación 30-Nov-09
Duración aproximada
(meses) 9 Nivel de riesgo consolidado Bajo
Probabilid Exposició Calificación Costo

Item Grupo de riesgos Causa Riesgo Efecto ad Impacto n (%) del riesgo Acciones de mitigación asociado Responsable
Recursos humanos ● Tiempo estrecho para contratación Selección incadecuada de ●a
● Información no corresponde al perfil solicitado personal ●b
● escaces de profesionales con experiencia en archivo
1 Muy alta Muy alto 0.72 Alto
● No se cumple el cronograma de pagos Rotación de personal ●a
● los contratos no estan unificados ●b
2 ● los salarios no estan acorde al mercado Alta Bajo 0.07 Moderado
● Ausencia de un plan de carrera Capacitación insuficiente ●a
● Falta de seguimiento a la capacitación efectuada ●b
3 ● Ausencia recursos disponibles Baja Moderado 0.06 Moderado
Compras y ● No existe conocimiento del producto a comprar Mala calidad del producto ●a
Contrataciones ● No existen planes ni cronogramas de compras ●b
4 ● Escasez de proveedores en el mercado Moderada Muy alto 0.40 Alto
● Falta de etica y responsabilidad del proveedor Escogencia del proveedor ●a
● Selección de proveedores mal efectuada ●b
● No contar con una base de proveedores suficientes y
5 actualizada Baja Alto 0.12 Moderado
● AIncumplimiento por parte de los proveedores Entrega del producto fuera ●a
● Condiciones comerciales poco claras de tiempo ●b
6 ● Flujo de caja inadecuado Moderada Moderado 0.10 Moderado
Comercial ● Personal que no cumple con el perfil Dessconocimiento del ●a
● Falta de capacitación producto o servicio ●b
7 ● Mal dimensionamiento del alcance Moderada Muy alto 0.40 Alto
● Falta de conocimiento de las necesidades del cliente Falta de conocimiento del ●a
● Mal dimensionamiento del servicio y/o producto cliente y el mercado ●b
● Cambio de la normatividad
8 Baja Alto 0.12 Moderado
● Infraestructura de costos muy alta Productos o servicios no ●a
● Tecnología obsoleta competitivos ●b
9 ● Falta de conocimiento de la competencia Moderada Moderado 0.10 Moderado
Desarrollo ● Falta de conocimiento de las necesidades del cliente. Desarrollar un software ●a
● Un análisis mal hecho que no cumpla con las ●b
● Dimensionar mal el proyecto expectativas del cliente
10 Muy baja Alto 0.04 Bajo
● Falta de una metodología de desarrollo No cumplimiento del plan ●a
● Falta de planeación de los tiempos de desarrollo ●b
11 ● No contar con los recursos preparados Moderada Moderado 0.10 Moderado 23
Plantilla de reporte diario de tiempos
Compañía Estelar Reportes de tiempos trabajados
Nombre: Nombre de ejemplo

Mes del reporte May-09
Días del reporte --> 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 TOTALES

Item Proyecto / Labores desarrolladas Vie Sab Dom Lun Mar Mie Jue Vie Sab Dom Lun Mar Mie Jue Vie Sab Dom Lun Mar Mie Jue Vie Sab Dom Lun Mar Mie Jue Vie Sab Dom
1 Proyecto 1 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 176
2 Proyecto 2 0
3 Capacitación interna 0
4 labores adminsitrativas 0
5 Propuestas 0
6 Licencia 0
7 Incapacidad 0
8 0
9 0
10 0
TOTALES 0 8 8 8 8 8 0 0 8 8 8 8 8 0 0 8 8 8 8 8 0 0 8 8 8 8 8 0 0 8 8 176
24
Informe de avance de proyecto
1 Reporte de Avance
Informe de Avance de Proyecto 1.1 Resumen del avance

Durante el período mencionado, se trabajó en los siguientes frentes:
“Nombre del proyecto”
• A
• B
Cliente: Nombre del cliente • C
Proyecto: Nombre del proyecto 1.2 Indicadores de avance

Los siguientes son los indicadores agregados de avance del proyecto:
Período del informe: Desde: ______________ Hasta __________________
Variables (%) Valor ($)
Tipo de informe: Avance de proyecto Frecuencia del Semanal / Mensual
informe: Presupuesto Total (BAC)
Preparado por: Gerente de Proyecto Fecha del Avance Planeado (Valor Planeado: PV)
informe:
Avance Real (Valor Ganado: EV)
Lugar y fecha de
presentación: Costo Real (AC)
Contenido Indicadores (% / $) Observación

1 Reporte de Avance .................................................................................................. 2
Índice de desempeño de costo (CPI = EV / AC ) %
1.1 Resumen del avance ........................................................................................ 2
Índice de desempeño de plan (SPI = EV / PV) %
1.2 Indicadores de avance...................................................................................... 2
1.3 Indicadores de producción................................................................................ 2 Varianza de costo (CV = EV - AC ) $
1.4 Detalle de avance de tareas (cronograma)....................................................... 3 Varianza de plan (SV = EV - PV) $

1.5 Actividades atrasadas....................................................................................... 3 [Nota: Estos indicadores también se pueden obtener a nivel de fase o entregable.]
1.6 Detalle de las actividades realizadas................................................................ 3
1.3 Indicadores de producción
1.7 Actividades Terminadas ................................................................................... 3 Los siguientes son los indicadores de producción:
2 Aspectos claves ....................................................................................................... 4
Indicador Meta Logro Varianza
3 Oportunidades de mejora ........................................................................................ 4
4 Compromisos........................................................................................................... 4
5 Varios....................................................................................................................... 5
25

2a.metodologia Proyectos Construccion Modelo

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Estructuración de Metodologías para Gerencia de

Usuario • Estructura organizacional Constructor

Fase 1: Fase 2: Fase 3:

1 semana 8 semanas 12 semanas

Duraciones típicas sugeridas

Recopilación Análisis y síntesis Revisión de Ajustes,

Las duraciones son estimadas basadas en la experiencia.

de la necesidad requerimiento y ejecutar descripció

• Resultados • Resultados • Resultados • Resultados • Resultados

levantamiento de descripción trabajo producción específicos de línea

requerimientos • Modelo de EDT • Informes de

Identificación Definición del Decisión de Preparación de Ejecución

• Estrategias de la • Lista de necesidades • Necesidades • Documentos definición • Descripción del trabajo

COM Ejecuta Coordina Coordina Participa Participa

Identificación de Recibo del contrato de Presupuesto Requerimiento de

Estudio de Mercado Análisis del Proyecto

• Estrategias de la • Lista de necesidades • Necesidades • Documentos definición • Descripción del trabajo

• Lista de necesidades • Necesidades • Confirmación de • Documento con • Entregables del

riesgos proyecto • Documentos de soporte generados

de la necesidad requerimiento y ejecutar

• Estrategias de la • Lista de necesidades • Necesidades • Documentos definición • Descripción del trabajo

organización • Definición preliminar de priorizadas de requerimiento • Línea base de alcance,

• Requerimientos necesidades (fichas) • Soportes de decisiones costo y tiempo

normativos • Lista corta / plazos anteriores • Documentos

• Establecer necesidades • Definir alcance, tiempo • Reunir comité de

• Asignar gerente de • Suscribir acta de inicio

de corto, mediano y y presupuesto proyectos proyecto • Refinar plan de

preliminar de riesgos y servicios • Preparar cronograma • Supervisar desempeño

recursos riesgos • Cerrar proyecto

• Lista de necesidades • Necesidades • Confirmación de • Documento con • Entregables del

• Definición preliminar priorizadas proyectos aprobados descripción del trabajo proyecto

de necesidades • Análisis preliminar de para preparar plan de • Caso de precios • Documentos

Indicadores de gestión: Herramientas de apoyo:

de la necesidad requerimiento y ejecutar

• Estrategias de la • Lista de necesidades • Necesidades • Documentos definición • Descripción del trabajo

organización • Definición preliminar de priorizadas de requerimiento • Línea base de alcance,

• Requerimientos necesidades (fichas) • Soportes de decisiones costo y tiempo

normativos • Lista corta / plazos anteriores • Documentos

• Establecer necesidades • Definir alcance, tiempo • Reunir comité de

• Asignar gerente de • Suscribir acta de inicio

de corto, mediano y y presupuesto proyectos proyecto • Refinar plan de

preliminar de riesgos y servicios • Preparar cronograma • Supervisar desempeño

recursos riesgos • Cerrar proyecto

• Lista de necesidades • Necesidades • Confirmación de • Documento con • Entregables del

• Definición preliminar priorizadas proyectos aprobados descripción del trabajo proyecto

de necesidades • Análisis preliminar de para preparar plan de • Caso de precios • Documentos

Indicadores de gestión: Herramientas de apoyo:

• Requerimientos necesidades (fichas) • Soportes de decisiones costo y tiempo

de corto, mediano y y presupuesto proyectos proyecto • Refinar plan de

largo plazo. preliminares • Validar estrategia, • Precisar alcance

• Identificación portafolio de productos

• Definir hitos y EDT • Ejecutar tareas

viabilidad de solución disponibilidad de • Identificar y evaluar

• Lista de necesidades • Necesidades • Confirmación de • Documento con • Entregables del

• Definición preliminar priorizadas proyectos aprobados descripción del trabajo proyecto

de necesidades • Análisis preliminar de para preparar plan de • Caso de precios • Documentos

• Número de • Número y valor de • Número y valor de • Recursos y tiempos • Índice y varianza de

• Plantillas de ficha de • Plantillas de ficha de • Plantillas de ficha de • Plantillas de • Software de manejo de

13 Niveles de la metodología ....................................................15 15.1 Planeación de la calidad......................................................................................................

Fecha de Preparación: 16-Mar-09 Nivel de riesgo Medio

Número de meses --> 1 2 3 4 5

Plan de pagos 140,000,000 50,000,000 20,000,000 10,000,000 20,000,000 21

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