Directrices Administracion Del Sistema Sigeda Dependencias Gad DMQ

SIGEDA N° 002
Instrumentos técnicos
GUÍA PARA LA ADMINISTRACIÓN

DEL SISTEMA DE GESTIÓN
ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS Y
ARCHIVOS
Creación de estructuras, usuarios y ciudadanos
DEPENDENCIAS DEL GAD DMQ
GAD del Distrito Metropolitano de Quito

Administración General
Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos
Febrero 2019
DOCUMENTO: Directrices
CÓDIGO:
Directrices para la administración del
Sistema de Gestión Electrónica de Documentos y Archivos SIGEDA N°DMGDA-2019-002
Cuadro de registro de cambios
Fecha Versión Nombre Cargo Referencia Firma de

Responsable de Cambios responsabilidad
2019/01/12 1.1 Mary Caleño Directora Metropolitana Elaboración
2019/01/12 1.1 Mario Astudillo Técnico en gestión Revisión
documental electrónica
Aprobación del documento
Fecha Versión Nombre Cargo Rol Firma de

Responsable responsabilidad
2019/01/12 1.1 Mary Caleño Directora Aprobación
Metropolitana
Elaborado por Autorizado por: Fecha de vigencia: Versión

Mary Elizabeth Caleño 12/02/2019 1.1 Página 1 de 19
CÓDIGO:
CAPÍTULO I. GENERALIDADES
I.1. OBJETIVO DE LA GUÍA
Estandarizar la creación y parametrización de estructuras, usuarios y ciudadanos dentro del

Sistema de Gestión Electrónica de Documentos y Archivos SIGEDA, para garantizar
funcionalidad del Sistema.
I.2. ÁMBITO DE APLICACIÓN Y ALCANCE
La aplicación del instrumento técnico es obligatoria para los Administradores del SIGEDA de
las dependencias que son parte del GAD del Distrito Metropolitano de Quito incluye:
Administración Central, Secretarías, Direcciones, Administraciones Zonales.
CAPÍTULO III: BASE LEGAL Y POLÍTICA INSTITUCIONAL
Tipo de Fecha de
N° Número Título de la norma
norma expedición
Artículos relacionados
Manual de Usuario
Sistema de Gestión Documental
1 Manual s/n s/f Bandeja de Administración del
Sistema.

CÓDIGO:
CAPÍTULO IV: DIRECTRICES PARA LA CREACIÓN DE ESTRUCTURAS, USUARIOS Y

CIUDADANOS EN EL SIGEDA
Módulo: Módulo de Administración del Sistema
Responsable: Administrador institucional del SIGEDA

Dependencias que son parte del GAD DMQ.
Administración Central, Secretarías, Administraciones Zonales,
Direcciones.
Url: https://www.sigeda.quito.gob.ec/

CÓDIGO:
Actividad: Creación de dependencia padre en el SIGEDA.

(Dependencias que son parte del GAD DMQ – Administración Central,
Secretarías, Administraciones Zonales, Direcciones)
Módulo SIGEDA: Administración de áreas.
Módulo de Crear áreas
administración:
Responsable: Administrador institucional del SIGEDA - Dependencia GAD DMQ.
Nombre del área: Registre en éste campo el nombre de la dependencia a crear dentro del GAD DMQ,
en base al orgánico funcional institucional. (INGRESAR EN MAYÚSCULA
SOSTENIDA)
Ejemplo:
SECRETARIA DE TERRITORIO, HABITAD Y VIVIENDA
Sigla: Registre en éste campo la sigla de la dependencia padre a crear. La sigla deberá
componerse en base a la letra inicial de cada una de las palabras que componen
el nombre de la dependencia.
Ejemplo:
STHV
Ciudad: Registre el nombre de la Ciudad.

Ejemplo:
DM, Quito
Padre: Seleccione la institución padre inmediata superior.
Ejemplo:
GAD DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO
Ubicación del Seleccione el dato de la institución que se está creando.
archivo físico: Ejemplo:
SECRETARIA DE TERRITORIO, HABITAD Y VIVIENDA.
Área de la que se Seleccione la institución que se está creando.
copiará la plantilla de Ejemplo:
documento: Área actual
SECRETARIA DE TERRITORIO, HABITAD Y VIVIENDA.
Cargar plantilla: En éste campo se deberá cargar una plantilla institucional en formato pdf. de la
hoja membretada institucional en la que se elaborarán los documentos ya sean
físicos o electrónicos.
El tamaño del archivo no debe superar los 100 kb.

CÓDIGO:
Actividad: Creación de áreas y unidades dentro del SIGEDA.

(Dependencias que son parte del GAD DMQ- Administración Central,
administración:
Nombre del área: Registre en éste campo el nombre de la dependencia inmediata superior, seguida
del guión medio y el nombre completo de la Unidad Administrativa o área a crear,
en base al orgánico funcional institucional. (INGRESAR EN MAYÚSCULAS
SOSTENIDA)
Ejemplo:
SECRETARÍA DE TERRITORIO, HABITAD Y VIVIENDA-DIRECCIÓN DE
GESTIÓN URBANA
Sigla: Registre en éste campo la sigla del área o unidad a crear. La sigla deberá
componerse en base a la letra inicial de cada una de las palabras que componen
el nombre de la unidad o área.
Ejemplo:
STHV-DGU

Ejemplo:
DM, Quito
Padre: Seleccione la dependencia inmediata superior a la que pertenece el área a crear.
Ejemplo:
SECRETARÍA DE TERRITORIO, HABITAD Y VIVIENDA
Ubicación del Seleccione la dependencia inmediata superior a la que pertenece el área a crear.
Área actual
Área de la que se Seleccione la institución inmediata superior
documento: SECRETARÍA DE TERRITORIO, HABITAD Y VIVIENDA
Cargar plantilla: No se deberá cargar plantilla puesto que se utilizará la plantilla cargada en la
dependencia padre.

CÓDIGO:
Actividad: Creación de sub áreas dentro del SIGEDA.

(Dependencias que son parte del GAD DMQ – Administración Central,
administración:
Nombre del área: Registre en éste campo el nombre de la dependencia inmediata superior, seguida
del guión medio y el nombre completo de la sub área a crear, en base al orgánico
funcional institucional. (INGRESAR EN MAYÚSCULAS SOSTENIDA)
Ejemplo:
SECRETARÍA DE TERRITORIO, HABITAD Y VIVIENDA-UNIDAD DE
DESARROLLO URBANO
Sigla: Registre en éste campo la sigla de la sub área a crear dentro de una unidad o
área. La sigla deberá componerse en base a la letra inicial de cada una de las
palabras que componen el nombre de la sub área.
Para la creación de la sigla deberá anteponerse la sigla de la dependencia padre.
Ejemplo:
STHV-UDU

Ejemplo:
DM, Quito
Padre: Seleccione el área inmediata superior a la que pertenece la sub área a crear.
Ejemplo:
Área actual
SECRETARÍA DE TERRITORIO, HABITAD Y VIVIENDA-DIRECCIÓN DE
GESTIÓN URBANA.
Ubicación del Seleccione el área inmediata superior a la que pertenece la sub área a crear.
Área actual
Área de la que se Seleccione la dependencia inmediata superior a la que pertenece la sub área.
documento: SECRETARÍA DE TERRITORIO, HABITAD Y VIVIENDA
Cargar plantilla: No se deberá cargar plantilla puesto que se utilizará la plantilla cargada en la
dependencia padre.

CÓDIGO:
Actividad: Codificación documentos dependencia padre.

(Dependencias que son parte del GAD DMQ- Secretarías, Administraciones
Zonales, Direcciones)
Módulo SIGEDA: Administrador de áreas
Módulo de Numeración de documentos
administración:
Seleccione el nombre de la institución padre de la cual se va a crear la codificación de

documento.
Seleccionar: Ejemplo:
SECRETARÍA DE TERRITORIO, HABITAD Y VIVIENDA
Se despliega en éste campo los distintos tipos de documentos que se

pueden suscribir desde la institución padre entre ellos:
Clase de Oficio, externo, memorando, circular, acuerdo, nota, resolución,
documento: providencia.
En una siguiente fase dentro del proceso de implantación del SIGEDA,
se irán creando nuevos tipos de documentos, los cuales serán
notificados a cada Administrador del SIGEDA para la creación de la
respectiva codificación.
En este campo se deberá seleccionar el nombre de la institución padre de la cual se va a
Copiar formato realizar la codificación de documentos.
del área: Ejemplo:
SECRETARIA DE TERRITORIO HABITAD Y VIVIENDA
Formato:
En caso de que la dependencia genere más de 9999 documentos al año, se deberá

registrar el valor de 5 en el campo de N° dígitos secuencial.

CÓDIGO:
Actividad: Codificación de documentos áreas y sub áreas

(Dependencias que son parte del GAD DMQ- Secretarías, Administraciones Zonales,
Direcciones)
Módulo Administrador de áreas
SIGEDA:
Módulo de Numeración de documentos
administración:
Seleccione el nombre de la dependencia padre de la cual se va a generar la codificación de

documento.
Seleccionar: Ejemplo:
SECRETARÍA DE TERRITORIO, HABITAD Y VIVIENDA-DIRECCIÓN DE GESTIÓN URBANA
Se despliega en éste campo los distintos tipos de documentos que se

pueden suscribir desde la institución padre entre ellos:
Clase de Oficio, externo, memorando, circular, acuerdo, nota, resolución,
documento: providencia.
En una siguiente fase dentro del proceso de implantación del SIGEDA, se
irán creando nuevos tipos de documentos, los cuales serán notificados a
cada Administrador del SIGEDA para la creación de la respectiva
codificación. codificación.
En este campo se deberá seleccionar el nombre del área de la cual se va a realizar la codificación
Copiar de documentos.
formato del Ejemplo:
área: SECRETARÍA DE TERRITORIO, HABITAD Y VIVIENDA-DIRECCIÓN DE GESTIÓN URBANA
Formato:
En caso de que la dependencia genere más de 9999 documentos al año, se deberá

registrar el valor de 5 en el campo de N° dígitos secuencial.

CÓDIGO:
Actividad: Creación de ciudadanos.

Módulo de Ciudadanos
administración:
Sub módulo: Crear ciudadano
Registre el número de cédula del ciudadano conforme documento de identidad.

* Cédula: Ejemplo:
(campo obligatorio)
*Nombre y Apellido: En base al número de cédula de ciudadanía el sistema reflejará de forma

(campo obligatorio) automática los apellidos seguidos del nombre del ciudadano.
Los datos son extraídos de la base de datos de DINARDAP, razón por la cual deben
mantenerse tal cual aparecen en el sistema.
Ejemplo:
Abreviatura y Título: Seleccione del listado establecido en el sistema, la abreviatura y título académico
del ciudadano. La abreviatura y título académico seleccionado, serán los datos que
se reflejen cuando se elabore un documento dirigido al ciudadano por parte de la
institución.
Ejemplo:
Institución: Registre el nombre de la institución a la que pertenece o representa el ciudadano.

Ejemplo:
Registre en éste campo el correo institucional del usuario. Al correo registrado por
Correo electrónico: parte del ciudadano le llegarán todas las notificaciones de trámites y demás
información de uso del SIGEDA.
Ejemplo:
mariselacaleno@gmail.com
Dirección: Registre los datos de dirección del ciudadano.

Ejemplo:
Ciudad/país: Registre los datos de ciudad/país.

Ejemplo:

CÓDIGO:
Actividad: Creación de usuarios.

Módulo de Usuarios internos.
administración:
Sub módulo: Administración de usuarios y permisos
Crear usuario
Información del usuario.
Registre el número de cédula del usuario conforme documento de identidad.

* Cédula: Ejemplo:
(campo obligatorio)
*Nombre y Apellido: En base al número de cédula de ciudadanía, el sistema reflejará de forma

(campo obligatorio) automática los apellidos seguidos del nombre del usuario.
Los datos son extraídos de la base de datos de DINARDAP, razón por la cual deben
mantenerse tal como aparecen.
Ejemplo:
Usuario directorio En éste campo registre el nombre del usuario del directorio activo, solo en el caso
activo: de que el usuario se encuentre dentro del directorio activo del GAD DMQ.
Ejemplo:
jneira
Área: Seleccione el área administrativa a la que pertenece el usuario.

(campo obligatorio) Ejemplo:
GERENCIA GENERAL
EMPRESA PÚBLICA METROPOLITANA DE ASEO
Ciudad: Seleccione del listado predefinido en el sistema, la Ciudad en la que se encuentra

(campo obligatorio) el usuario.
Ejemplo:
Abreviatura y Título: Seleccione del listado predeterminado en el sistema, la abreviatura y título

académico del usuario. La abreviatura y título académico seleccionado, serán los
datos que se reflejen cuando se elabore un documento dirigido al usuario.
Ejemplo:
Registre en éste campo el correo institucional del usuario. A dicho correo le llegarán
Correo electrónico: todas las notificaciones de trámites y demás información de uso del sistema
SIGEDA.
Ejemplo:
Puesto: Registre en éste campo la denominación del puesto según perfil y competencias
(campo obligatorio) del funcionario, en base al manual y perfiles de puestos aprobado en la institución.
CÓDIGO:
Se prohíbe el uso de denominaciones como Funcionario Directivo o Servidor

Municipal.
La denominación del puesto registrado en éste campo, será la que se visualice

cuando un usuario suscribe un documento. La denominación debe ir en mayúscula
sostenida.
Ejemplo:
GERENTE GENERAL
Puesto cabecera: Se registrará de forma automática los datos registrados en el campo de puesto.
Ejemplo:
GERENTE GENERAL
Dirección: Registre los datos de dirección de la oficina del usuario.
Teléfono: Registre los datos de número de teléfono institucional del usuario.

Ejemplo:
Perfil: Seleccionar el perfil del usuario de las opciones predefinidas en el sistema,

(campo obligatorio) dependiendo del puesto y competencias del usuario.
Ejemplo: Jefe
Inicial sumilla: Registre las iniciales de los dos nombres y apellidos del usuario. El campo de
(campo obligatorio) sumilla permite hasta 5 dígitos. Las iniciales deberán ser generadas en mayúscula
sostenida.
Ejemplo:
N° de celular Registre los datos de número de teléfono celular del usuario.

Ejemplo:
Firma digitalizada: Cargar el archivo en formato pdf de la firma digitalizada del usuario.
Observaciones:

CÓDIGO:
Actividad: Creación de usuarios.

Módulo de Usuarios internos.
administración:
Sub módulo: Administración de usuarios y permisos
Crear usuario
Permisos del usuario
Permisos: 1. Administrador SIGEDA de cada institución o dependencia.

2. Responsable de ventanilla de recepción de documentos.
3. Jefe (máxima autoridad)
4. Jefe de área
5. Asistente o secretaria.
6. Usuario funcional (agente).

INSTRUMENTOS TÉCNICOS
CÓDIGO:
Guía para la administración del
Sistema de Gestión Electrónica de Documentos y Archivos SIGEDA N° SIGEDA-2019-002
1. PERMISOS DEL USUARIO - ADMINISTRADOR SIGEDA DEPENDENCIAS DEL GAD DMQ.

CÓDIGO:

CÓDIGO:
2. PERMISOS DEL USUARIO - RESPONSABLE DE VENTANILLA DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS.

CÓDIGO:
3. PERMISOS DEL USUARIO - MÁXIMA AUTORIDAD

CÓDIGO:
4. PERMISOS DEL USUARIO - JEFE DE ÁREA

CÓDIGO:
5. PERMISOS DEL USUARIO - ASISTENTE O SECRETARIA.

CÓDIGO:
6. PERMISOS DEL USUARIO - USUARIO FUNCIONAL (AGENTE)


Directrices Administracion Del Sistema Sigeda Dependencias Gad DMQ

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Directrices Administracion Del Sistema Sigeda Dependencias Gad DMQ

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

SIGEDA N° 002

GUÍA PARA LA ADMINISTRACIÓN

GAD del Distrito Metropolitano de Quito

Cuadro de registro de cambios

Fecha Versión Nombre Cargo Referencia Firma de

Aprobación del documento

Fecha Versión Nombre Cargo Rol Firma de

Elaborado por Autorizado por: Fecha de vigencia: Versión

I.1. OBJETIVO DE LA GUÍA

Estandarizar la creación y parametrización de estructuras, usuarios y ciudadanos dentro del

I.2. ÁMBITO DE APLICACIÓN Y ALCANCE

CAPÍTULO III: BASE LEGAL Y POLÍTICA INSTITUCIONAL

Elaborado por Autorizado por: Fecha de vigencia: Versión

CAPÍTULO IV: DIRECTRICES PARA LA CREACIÓN DE ESTRUCTURAS, USUARIOS Y

Módulo: Módulo de Administración del Sistema

Responsable: Administrador institucional del SIGEDA

Elaborado por Autorizado por: Fecha de vigencia: Versión

Actividad: Creación de dependencia padre en el SIGEDA.

Ciudad: Registre el nombre de la Ciudad.

Elaborado por Autorizado por: Fecha de vigencia: Versión

Actividad: Creación de áreas y unidades dentro del SIGEDA.

Ciudad: Registre el nombre de la Ciudad.

Elaborado por Autorizado por: Fecha de vigencia: Versión

Actividad: Creación de sub áreas dentro del SIGEDA.

Ciudad: Registre el nombre de la Ciudad.

Elaborado por Autorizado por: Fecha de vigencia: Versión

Actividad: Codificación documentos dependencia padre.

Seleccione el nombre de la institución padre de la cual se va a crear la codificación de

Se despliega en éste campo los distintos tipos de documentos que se

En caso de que la dependencia genere más de 9999 documentos al año, se deberá

Elaborado por Autorizado por: Fecha de vigencia: Versión

Actividad: Codificación de documentos áreas y sub áreas

Seleccione el nombre de la dependencia padre de la cual se va a generar la codificación de

Se despliega en éste campo los distintos tipos de documentos que se

En caso de que la dependencia genere más de 9999 documentos al año, se deberá

Elaborado por Autorizado por: Fecha de vigencia: Versión

Actividad: Creación de ciudadanos.

Registre el número de cédula del ciudadano conforme documento de identidad.

*Nombre y Apellido: En base al número de cédula de ciudadanía el sistema reflejará de forma

Institución: Registre el nombre de la institución a la que pertenece o representa el ciudadano.

Dirección: Registre los datos de dirección del ciudadano.

Ciudad/país: Registre los datos de ciudad/país.

Elaborado por Autorizado por: Fecha de vigencia: Versión

Actividad: Creación de usuarios.

Registre el número de cédula del usuario conforme documento de identidad.

*Nombre y Apellido: En base al número de cédula de ciudadanía, el sistema reflejará de forma

Área: Seleccione el área administrativa a la que pertenece el usuario.

Ciudad: Seleccione del listado predefinido en el sistema, la Ciudad en la que se encuentra

Abreviatura y Título: Seleccione del listado predeterminado en el sistema, la abreviatura y título

Se prohíbe el uso de denominaciones como Funcionario Directivo o Servidor

La denominación del puesto registrado en éste campo, será la que se visualice

Dirección: Registre los datos de dirección de la oficina del usuario.

Teléfono: Registre los datos de número de teléfono institucional del usuario.

Perfil: Seleccionar el perfil del usuario de las opciones predefinidas en el sistema,

N° de celular Registre los datos de número de teléfono celular del usuario.

Elaborado por Autorizado por: Fecha de vigencia: Versión

Actividad: Creación de usuarios.

Permisos: 1. Administrador SIGEDA de cada institución o dependencia.

Elaborado por Autorizado por: Fecha de vigencia: Versión

1. PERMISOS DEL USUARIO - ADMINISTRADOR SIGEDA DEPENDENCIAS DEL GAD DMQ.

Elaborado por Autorizado por: Fecha de vigencia: Versión

Elaborado por Autorizado por: Fecha de vigencia: Versión

2. PERMISOS DEL USUARIO - RESPONSABLE DE VENTANILLA DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS.