Directrices Administracion Del Sistema Sigeda Adscritas 20190214

SIGEDA N° 001
Instrumentos técnicos
GUÍA PARA LA ADMINISTRACIÓN

DEL SISTEMA DE GESTIÓN
ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS Y
ARCHIVOS
Creación de estructuras, usuarios y ciudadanos
INSTITUCIONES ADSCRITAS AL GAD DMQ.
GAD del Distrito Metropolitano de Quito

Administración General
Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos
FEBRERO 2019
INSTRUMENTOS TÉCNICOS
CÓDIGO:
Guía para la administración del
Sistema de Gestión Electrónica de Documentos y Archivos SIGEDA N° SIGEDA-2019-001
Cuadro de registro de cambios
Fecha Versión Nombre Cargo Referencia Firma de

Responsable de Cambios responsabilidad
2019/01/12 1.1 Mary Caleño Directora Metropolitana Elaboración
2019/01/12 1.1 Mario Astudillo Técnico en gestión Revisión
documental electrónica
Aprobación del documento
Fecha Versión Nombre Cargo Rol Firma de

Responsable responsabilidad
2019/01/12 1.1 Mary Caleño Directora Aprobación
Metropolitana
CAPÍTULO I. GENERALIDADES
Elaborado por Autorizado por: Fecha de vigencia: Versión
Mary Elizabeth Caleño 12/02/2019 1.1 Página 1 de 19
CÓDIGO:
I.1. OBJETIVO DE LA GUÍA
Estandarizar la creación y parametrización de estructuras, usuarios y ciudadanos dentro del

Sistema de Gestión Electrónica de Documentos y Archivos SIGEDA, para garantizar
funcionalidad del Sistema.
I.2. ÁMBITO DE APLICACIÓN Y ALCANCE
La aplicación del instrumento técnico es obligatoria para los Administradores del SIGEDA de
las Instituciones adscritas a la corporación municipal incluye: Empresas, Corporaciones,
Fundaciones.
CAPÍTULO III: BASE LEGAL Y POLÍTICA INSTITUCIONAL
Tipo de Fecha de
N° Número Título de la norma
norma expedición
Artículos relacionados
Manual de Usuario
Sistema de Gestión Documental
1 Manual s/n s/f Bandeja de Administración del
Sistema.
CAPÍTULO IV: DIRECTRICES PARA LA CREACIÓN DE ESTRUCTURAS, USUARIOS Y

CIUDADANOS EN EL SIGEDA
CÓDIGO:
Módulo: Módulo de Administración del Sistema
Responsable: Administrador institucional del SIGEDA

Instituciones Adscritas
Empresas, Fundaciones, Corporaciones.
Url: https://www.sigeda.quito.gob.ec/

CÓDIGO:
Actividad: CREACIÓN DE INSTITUCIÓN PADRE EN EL SIGEDA.

(Instituciones adscritas al GAD DMQ- Empresas, Corporaciones y
Fundaciones)
Módulo SIGEDA: Administración de áreas.
Módulo de Crear áreas
administración:
Responsable: Administrador institucional del SIGEDA -Instituciones adscritas
Nombre del área: Registre en éste campo el nombre de la Institución padre a crear, en base al
orgánico funcional institucional. (INGRESAR EN MAYÚSCULAS SOSTENIDA)
Ejemplo:
EMPRESA PÚBLICA METROPOLITANA DE ASEO
Sigla: Registre en éste campo la sigla de la institución padre a crear. La sigla deberá
componerse en base a la letra inicial de cada una de las palabras que componen
el nombre de la institución.
Ejemplo:
EMASEO
Ciudad: Registre el nombre de la Ciudad.

Ejemplo:
DM, Quito
Padre: Seleccione la institución inmediata superior.

Ejemplo:
Área actual
Ubicación del Seleccione el dato de la institución que se está creando.
archivo físico: Ejemplo:
Área actual
Área de la que se Seleccione la institución inmediata superior.
copiará la plantilla de Ejemplo:
documento: Área actual
Cargar plantilla: En éste campo se deberá cargar una plantilla institucional en formato pdf. de la
hoja membretada institucional en la que se elaborarán los documentos ya sean
físicos o electrónicos.
El tamaño del archivo no debe superar los 100 kb.

CÓDIGO:
Actividad: CREACIÓN DE ÁREAS Y UNIDADES EN EL SIGEDA.

(Instituciones adscritas al GAD DMQ - Empresas, Corporaciones y
Fundaciones)
administración:
Responsable: Administrador institucional del SIGEDA- Instituciones adscritas
Nombre del área: Registre en éste campo el nombre de la Institución inmediata superior, seguida del
guión medio y el nombre completo de la Unidad Administrativa o área a crear, en
base al orgánico funcional institucional. (INGRESAR SOLO EN MAYÚSCULAS)
Ejemplo:
EMPRESA PÚBLICA METROPOLITANA DE ASEO-GERENCIA GENERAL.
Sigla: Registre en éste campo la sigla del área o unidad a crear. La sigla deberá
componerse en base a la letra inicial de cada una de las palabras que componen
el nombre de la Unidad.
Ejemplo:
GG

Ejemplo:
DM, Quito
Padre: Seleccione la institución inmediata superior a la que pertenece el área a crear.

Ejemplo:
Ubicación del Seleccione la institución inmediata superior a la que pertenece el área a crear.
Área actual

documento: EMPRESA PÚBLICA METROPOLITANA DE ASEO
Cargar plantilla: No se deberá cargar plantilla puesto que se utilizará la plantilla cargada en la
institución padre.

CÓDIGO:
Actividad: CREACIÓN DE SUB ÁREAS DENTRO DEL SIGEDA.

(Instituciones adscritas al GAD DMQ- Empresas, Corporaciones y
Fundaciones)
administración:
Responsable: Administrador institucional del SIGEDA-Instituciones adscritas
Nombre del área: Registre en éste campo el nombre de la Institución inmediata superior, seguida del
guión medio y el nombre completo de la sub área a crear, en base al orgánico
funcional institucional. (INGRESAR EN MAYÚSCULAS SOSTENIDAS)
Ejemplo:
EMPRESA PÚBLICA METROPOLITANA DE ASEO-ASESORÍA INSTITUCIONAL
Sigla: Registre en éste campo la sigla de la sub área a crear dentro de una unidad o área.
La sigla deberá componerse en base a la letra inicial de cada una de las palabras
que componen el nombre de la sub área.
Para la creación de la sigla deberá anteponerse la sigla de la unidad o área padre.
Ejemplo:
GG-AI
Ejemplo:
DM, Quito
Padre: Seleccione el área inmediata superior a la que pertenece la sub área a crear.
Ejemplo:
EMPRESA PÚBLICA METROPOLITANA DE ASEO-GERENCIA GENERAL
Ubicación del Seleccione la institución inmediata superior a la que pertenece la sub área a crear.
Área actual

documento: EMPRESA PÚBLICA METROPOLITANA DE ASEO.
Cargar plantilla: No se deberá cargar plantilla puesto que se utilizará la plantilla cargada en la
institución padre.

CÓDIGO:
Actividad: CODIFICACIÓN DOCUMENTOS INSTITUCIÓN PADRE

Fundaciones)
Módulo SIGEDA: Administrador de áreas
Módulo de Numeración de documentos
administración:
Seleccione el nombre de la institución padre de la cual se va a generar la

codificación de documento.
Seleccionar: Ejemplo:
EMPRESA PÚBLICA METROPOLITANA DE ASEO.
Se despliega en éste campo los distintos tipos de documentos

que se pueden suscribir desde la institución padre entre ellos:
Clase de documento: Oficio, externo, memorando, circular, acuerdo, nota,
resolución, providencia.
En una siguiente fase dentro del proceso de implantación del
SIGEDA, se irán creando nuevos tipos de documentos, los
cuales serán notificados a cada Administrador del SIGEDA
para la creación de la respectiva codificación.
En este campo se deberá seleccionar el nombre de la institución padre de la cual
Copiar formato del se va a generar la codificación de documentos.
área: Ejemplo:
EMPRESA PÚBLICA METROPOLITANA DE ASEO.
Formato:

CÓDIGO:
En caso de que la dependencia genere más de 9999 documentos al año, se

deberá registrar el valor de 5 en el campo de N° dígitos secuencial.
Actividad: CODIFICACIÓN DOCUMENTOS ÁREAS Y SUB ÁREAS.

Fundaciones)
Módulo de Numeración de documentos
administración:
Seleccione el nombre de la institución padre de la cual se va a crear la

codificación de documento.
Seleccionar: Ejemplo:
Se despliega en éste campo los distintos tipos de documentos

que se pueden suscribir desde la institución padre entre ellos:
Clase de documento: Oficio, externo, memorando, circular, acuerdo, nota,
resolución, providencia.
En una siguiente fase dentro del proceso de implantación del
SIGEDA, se irán creando nuevos tipos de documentos, los
cuales serán notificados a cada Administrador del SIGEDA
para la creación de la respectiva codificación.
En este campo se deberá seleccionar el nombre del área de la cual se va a realizar
Copiar formato del la codificación de documentos.
área: Ejemplo:
Formato:

CÓDIGO:
En caso de que la dependencia genere más de 9999 documentos al año, se

deberá registrar el valor de 5 en el campo de N° dígitos secuencial.
Actividad: CREACIÓN DE CIUDADANOS.

Módulo de Ciudadanos
administración:
Sub módulo: Crear ciudadano
Registre el número de cédula del ciudadano conforme documento de identidad.

* Cédula: Ejemplo:
(campo obligatorio)
*Nombre y Apellido: En base al número de cédula de ciudadanía el sistema reflejará de forma

(campo obligatorio) automática los apellidos seguidos del nombre del ciudadano.
Los datos son extraídos de la base de datos de DINARDAP, razón por la cual deben
mantenerse tal cual aparecen en el sistema.
Ejemplo:
Abreviatura y Título: Seleccione del listado establecido en el sistema, la abreviatura y título académico
del ciudadano. La abreviatura y título académico seleccionado, serán los datos que
se reflejen cuando se elabore un documento dirigido al ciudadano por parte de la
institución.
Ejemplo:
Institución: Registre el nombre de la institución a la que pertenece o representa el ciudadano.

Ejemplo:
Registre en éste campo el correo institucional del usuario. Al correo registrado por
Correo electrónico: parte del ciudadano le llegarán todas las notificaciones de trámites y demás
información de uso del SIGEDA.
Ejemplo:
mariselacaleno@gmail.com

CÓDIGO:
Dirección: Registre los datos de dirección del ciudadano.

Ejemplo:
Ciudad/país: Registre los datos de ciudad/país.

Ejemplo:
Actividad: CREACIÓN DE USUARIOS DEL SISTEMA SIGEDA

Módulo de Usuarios internos.
administración:
Sub módulo: Administración de usuarios y permisos
Crear usuario
Información del usuario.
Responsable: Administrador institucional del SIGEDA – Instituciones adscritas.
Registre el número de cédula del usuario conforme documento de identidad.

* Cédula: Ejemplo:
(campo obligatorio)
*Nombre y Apellido: En base al número de cédula de ciudadanía, el sistema reflejará de forma

(campo obligatorio) automática los apellidos seguidos del nombre del usuario.
Los datos son extraídos de la base de datos de DINARDAP, razón por la cual deben
mantenerse tal como aparecen.
Ejemplo:
Usuario directorio En éste campo registre el nombre del usuario del directorio activo, solo en el caso
activo: de que el usuario se encuentre dentro del directorio activo del GAD DMQ.
Ejemplo:
jneira
Área: Seleccione el área administrativa a la que pertenece el usuario.

(campo obligatorio) Ejemplo:
GERENCIA GENERAL
Ciudad: Seleccione del listado predefinido en el sistema, la Ciudad en la que se encuentra

(campo obligatorio) el usuario.
Ejemplo:

CÓDIGO:
Abreviatura y Título: Seleccione del listado predeterminado en el sistema, la abreviatura y título

académico del usuario. La abreviatura y título académico seleccionado, serán los
datos que se reflejen cuando se elabore un documento dirigido al usuario.
Ejemplo:
Registre en éste campo el correo institucional del usuario. A dicho correo le llegarán
Correo electrónico: todas las notificaciones de trámites y demás información de uso del sistema
SIGEDA.
Ejemplo:
Puesto: Registre en éste campo la denominación del puesto según perfil y competencias
(campo obligatorio) del funcionario, en base al manual y perfiles de puestos aprobado en la institución.
Se prohíbe el uso de denominaciones como Funcionario Directivo o Servidor
Municipal.
La denominación del puesto registrado en éste campo, será la que se visualice

cuando un usuario suscribe un documento. La denominación debe ir en mayúscula
sostenida.
Ejemplo:
GERENTE GENERAL
Puesto cabecera: Se registrará de forma automática los datos registrados en el campo de puesto.
Ejemplo:
GERENTE GENERAL
Dirección: Registre los datos de dirección de la oficina del usuario.
Teléfono: Registre los datos de número de teléfono institucional del usuario.

Ejemplo:
Perfil: Seleccionar el perfil del usuario de las opciones predefinidas en el sistema,

(campo obligatorio) dependiendo del puesto y competencias del usuario.
Ejemplo: Jefe
Inicial sumilla: Registre las iniciales de los dos nombres y apellidos del usuario. El campo de
(campo obligatorio) sumilla permite hasta 5 dígitos. Las iniciales deberán ser generadas en mayúscula
sostenida.
Ejemplo:

CÓDIGO:
N° de celular Registre los datos de número de teléfono celular del usuario.

Ejemplo:
Firma digitalizada: Cargar el archivo en formato pdf de la firma digitalizada del usuario.
Observaciones:
Actividad: Creación de usuarios.

Módulo de Usuarios internos.
administración:
Sub módulo: Administración de usuarios y permisos
Crear usuario
Permisos del usuario
Responsable: Administrador institucional del SIGEDA- Instituciones adscritas
Permisos: 1. Administrador SIGEDA de cada institución o dependencia.

2. Responsable de ventanilla de recepción de documentos.
3. Jefe (máxima autoridad)
4. Jefe de área
5. Asistente o secretaria.
6. Usuario funcional (agente).

CÓDIGO:
1. PERMISOS DEL USUARIO - ADMINISTRADOR SIGEDA INSTITUCIONES ADSCRITAS

CÓDIGO:

CÓDIGO:
2. PERMISOS DEL USUARIO - RESPONSABLE DE VENTANILLA DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS.

CÓDIGO:
3. PERMISOS DEL USUARIO - MÁXIMA AUTORIDAD

CÓDIGO:
4. PERMISOS DEL USUARIO - JEFE DE ÁREA

CÓDIGO:
5. PERMISOS DEL USUARIO - ASISTENTE O SECRETARIA.

CÓDIGO:
6. PERMISOS DEL USUARIO - USUARIO FUNCIONAL (AGENTE)


Directrices Administracion Del Sistema Sigeda Adscritas 20190214

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Directrices Administracion Del Sistema Sigeda Adscritas 20190214

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

SIGEDA N° 001

GUÍA PARA LA ADMINISTRACIÓN

GAD del Distrito Metropolitano de Quito

Cuadro de registro de cambios

Fecha Versión Nombre Cargo Referencia Firma de

Aprobación del documento

Fecha Versión Nombre Cargo Rol Firma de

I.1. OBJETIVO DE LA GUÍA

Estandarizar la creación y parametrización de estructuras, usuarios y ciudadanos dentro del

I.2. ÁMBITO DE APLICACIÓN Y ALCANCE

CAPÍTULO III: BASE LEGAL Y POLÍTICA INSTITUCIONAL

CAPÍTULO IV: DIRECTRICES PARA LA CREACIÓN DE ESTRUCTURAS, USUARIOS Y

Módulo: Módulo de Administración del Sistema

Responsable: Administrador institucional del SIGEDA

Elaborado por Autorizado por: Fecha de vigencia: Versión

Actividad: CREACIÓN DE INSTITUCIÓN PADRE EN EL SIGEDA.

Ciudad: Registre el nombre de la Ciudad.

Padre: Seleccione la institución inmediata superior.

Elaborado por Autorizado por: Fecha de vigencia: Versión

Actividad: CREACIÓN DE ÁREAS Y UNIDADES EN EL SIGEDA.

Ciudad: Registre el nombre de la Ciudad.

Padre: Seleccione la institución inmediata superior a la que pertenece el área a crear.

Área de la que se Seleccione la institución inmediata superior.

Elaborado por Autorizado por: Fecha de vigencia: Versión

Actividad: CREACIÓN DE SUB ÁREAS DENTRO DEL SIGEDA.

Área de la que se Seleccione la institución inmediata superior.

Elaborado por Autorizado por: Fecha de vigencia: Versión

Actividad: CODIFICACIÓN DOCUMENTOS INSTITUCIÓN PADRE

Seleccione el nombre de la institución padre de la cual se va a generar la

Se despliega en éste campo los distintos tipos de documentos

Elaborado por Autorizado por: Fecha de vigencia: Versión

En caso de que la dependencia genere más de 9999 documentos al año, se

Actividad: CODIFICACIÓN DOCUMENTOS ÁREAS Y SUB ÁREAS.

Seleccione el nombre de la institución padre de la cual se va a crear la

Se despliega en éste campo los distintos tipos de documentos

Elaborado por Autorizado por: Fecha de vigencia: Versión

En caso de que la dependencia genere más de 9999 documentos al año, se

Actividad: CREACIÓN DE CIUDADANOS.

Registre el número de cédula del ciudadano conforme documento de identidad.

*Nombre y Apellido: En base al número de cédula de ciudadanía el sistema reflejará de forma

Institución: Registre el nombre de la institución a la que pertenece o representa el ciudadano.

Elaborado por Autorizado por: Fecha de vigencia: Versión

Dirección: Registre los datos de dirección del ciudadano.

Ciudad/país: Registre los datos de ciudad/país.

Actividad: CREACIÓN DE USUARIOS DEL SISTEMA SIGEDA

Registre el número de cédula del usuario conforme documento de identidad.

*Nombre y Apellido: En base al número de cédula de ciudadanía, el sistema reflejará de forma

Área: Seleccione el área administrativa a la que pertenece el usuario.

Ciudad: Seleccione del listado predefinido en el sistema, la Ciudad en la que se encuentra

Elaborado por Autorizado por: Fecha de vigencia: Versión

Abreviatura y Título: Seleccione del listado predeterminado en el sistema, la abreviatura y título

La denominación del puesto registrado en éste campo, será la que se visualice

Dirección: Registre los datos de dirección de la oficina del usuario.

Teléfono: Registre los datos de número de teléfono institucional del usuario.

Perfil: Seleccionar el perfil del usuario de las opciones predefinidas en el sistema,

Elaborado por Autorizado por: Fecha de vigencia: Versión

N° de celular Registre los datos de número de teléfono celular del usuario.

Actividad: Creación de usuarios.

Permisos: 1. Administrador SIGEDA de cada institución o dependencia.

Elaborado por Autorizado por: Fecha de vigencia: Versión

1. PERMISOS DEL USUARIO - ADMINISTRADOR SIGEDA INSTITUCIONES ADSCRITAS

Elaborado por Autorizado por: Fecha de vigencia: Versión

Elaborado por Autorizado por: Fecha de vigencia: Versión