Empresa de Soluciones Servicios e

Innovación CÓDIGO: VERSIÓN PAGINA

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INSTRCUTIVO METODOLOGIA DE REUNIONES DE TRABAJO

OBJETIVO: Establecer la metodología para el desarrollo de reuniones de trabajo

con el propósito que sean efectivas logren los objetivos expuestos.

ALCANCE: Aplica a todos los integrantes de ESSI los cual deben seguir y cumplir
a cabalidad lo expuesto en el instructivo.

DESARROLLO

1. ANTES DE LA REUNIÓN:

 Planificar y preparar la reunión con tiempo suficiente.

 Seleccionar apropiadamente a las personas que participarán. Sólo

debemos seleccionar a aquellas personas cuya presencia y/o asistencia
sea necesaria y cumplan con el objetivo esperado.

 Establecer una planificación de la reunión. En este documento se

especificará la agenda de la reunión, el propósito de la reunión, los
objetivos a alcanzar, los temas que se tratarán, los tiempos que se
dedicarán a cada asunto.

 Para ello, es importante que quienes vayan a asistir sean contactados

individualmente, donde se informe fecha de reunión, la hora y los temas
que se trataran y el propósito de su participación.

 Convocar con antelación suficiente a los asistentes para que tengan tiempo
para preparar sus intervenciones.

 Enviar la agenda de reunión a todos los participantes.

 Que cada participación definida en la agenda tenga un propósito.

2. DURANTE LA REUNIÓN:

 Si se desarrolla por video conferencia se deben hacer pruebas de

conectividad con tiempo suficiente.

 Los participantes deben verificar con antelación la conectividad y que

equipo de cómputo este con carga.

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 Los participantes deben conectarse o asistir al lugar asignado mínimo 10

minutos antes.

 Iniciar a tiempo. La puntualidad es un aspecto fundamental. Debemos

tratar de iniciar y concluir a la hora marcada.

 Deben asignarse máximo dos moderadores.

 Dedicar los primeros minutos a aclarar los puntos fundamentales y agenda

de reunión.

 Se indicará el propósito principal de la reunión, agenda de reunión, los

temas que se van a tratar, los objetivos que se pretenden conseguir y se
propondrá el método de trabajo a seguir, así como las normas de
participación e intervención.

 Seguir el desarrollo previsto en el plan. Procurar que siga el curso y el

enfoque previsto, dando a cada punto el tiempo preciso y evitando tratar
temas no contemplados en lo planificado. Realizar síntesis en cada etapa.

 El moderador de la reunión debe centrarse en dirigir los avances y

progresión en el desarrollo de la reunión.

 No dejar que algunos se impongan y acaparen la reunión, ya que esto

podría afectar negativamente el desarrollo de la comunicación positiva y
cooperación que debemos tratar de crear y mantener, que cada participante
respete su rol y responsabilidad (líder, moderador).

 El moderador de la reunión deberá diligencia acta de reunión FOGI- 41

formato acta de reunión, registrando los aspectos, conclusiones
relevantes y compromisos que vayan resultando, asignado el responsable
de su cumplimiento

3. AL FINALIZAR LA REUNIÓN:

 Dejar un tiempo al final para que los participantes expongan dudas,

sugerencias, comentarios.
 Sintetizar las conclusiones y compromisos establecidos

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4. DESPUÉS DE LA REUNIÓN:

 Enviar acta de reunión a todos los participantes a más tardar al día

siguiente.
 El acta de reunión debe contemplar si se han logrado cumplir los objetivos
previamente marcados, aspectos y conclusiones relevantes, los
compromisos que se hayan generado con fechas y responsables para llevar
a cabo.
 Si es necesario se convoca la siguiente reunión si es el caso.

Actitudes y acuerdos

 Que cada participante respete su rol y responsabilidad (líder, moderador).

 Que nadie monopolice la reunión y se deje espacio para todos.
 Debe haber cortesía hacia los otros en palabras y gestos.
 Dejar tiempo para generar ideas, para debatir, para tomar decisiones.
 Cuidar el uso de la palabra evitando interrupciones.
 Que las diferencias de opinión se resuelvan con respeto.
 Hacer críticas constructivas.
 Que nadie quiera tener un protagonismo que no le corresponde.
 Emplear herramientas colaborativas de gestión de tareas.
 Dejar tiempo final de rueda de dudas, comentarios y sugerencias.
 Agradecer la participación.
 Cumplir a cabalidad lo expuesto en política de reuniones virtuales OTGH-09

1. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN DESCRIPCION DEL CAMBIO FECHA

1 EMISIÓN INICIAL Mayo 7 de 2020

2. CONTROL DE REGISTROS

CÓDIGO REGISTRO

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FOGI-41 ACTA DE REUNION

7. REFERENCIAS

 NTC-ISO 9001: 2015. Sistema de gestión de la calidad. Requisitos.

8. Fin del documento.

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