Sistema de Monitoreo de Proyectos, Programas / Áreas y

Dirección de Solidaridad Andes

Marzo del 2010

1. Presentación.

El sistema de Monitoreo de Proyectos, Programas / Áreas y Dirección que proponemos

para la oficina de Solidaridad Andes consiste en un conjunto de informes producidos
regularmente a lo largo del año por los tres niveles de dirección institucional (Jefes de
Proyecto, Gerentes y Director), que se vinculan unos con otros y que permiten una
observación paralela entre el avance de los proyectos, los Planes de los Programas y el
Plan de Oficina Regional Andes.

Este sistema se ajusta a la propuesta de PME desarrollada en Solidaridad Internacional

para toda la oficina Regional y pretende ser lo suficientemente flexible y sencillo para
adecuarse a todas las actividades que se realizan en la región Andina.

2. Consideraciones previas.

El sistema de monitoreo se apoya en un conjunto de documentos básicos que sirven de

referencia para dar seguimiento al trabajo institucional. Estos son el Plan Anual del REC
Andes, los Planes Anuales de Programas y los documentos de los proyectos (Marco
Lógico u Objetivos Específicos con Metas definidas y Cronograma de Actividades). En
principio, debemos tender a reforzar la(s) lógica(s) articuladora(s) entre los distintos
niveles de objetivos de la institución, desde el Plan de la REC Andes hasta los objetivos
específicos de los proyectos.

En consecuencia, para poner en marcha este sistema es absolutamente necesario contar

con los siguientes instrumentos de referencia:

Plan del REC Andes. a. Documento existente y revisado anualmente bajo la

responsabilidad de la Dirección.

Planes de Programas. b. Documentos por elaborar que deben ser revisados

anualmente por los equipos de los Programas / Areas, bajo
la responsabilidad de los Gerentes.

Documentos de Proyectos. c. Marco Lógico o, en su defecto, documento de Objetivos

Específicos señalando Metas evaluables.

d. Cronograma Anual de Actividades de acuerdo a los

Resultados y Objetivos Específicos. Estos últimos
documentos están bajo la responsabilidad de los Jefes de
Proyecto.

1
En el caso de los proyectos en curso que no cuentan con Marco Lógico, será necesario
elaborarlos o bien reemplazarlos por un documento de trabajo que contenga los Objetivos
Específicos del proyecto y señalando las Metas para cada caso con indicadores
fácilmente medibles en el tiempo. Es decir, qué cosas se quieren lograr, dónde, cuándo y
en qué medida (Formato libre). En el caso de los proyectos nuevos, deberán tener
necesariamente un Marco Lógico, así no lo solicite el donante.

Sin embargo, el Cronograma Anual de Actividades (Formato 1 en Anexos) es un

instrumento obligatorio que deberán tener todos los proyectos, inclusive los que
actualmente están en ejecución.

3. Lógica del sistema.

Cuadro de Informes del Sistema de Monitoreo de ITDG Perú.

JEFES DE PROYECTO GERENTES DIRECCIÓN

Informe Mensual de
Actividades.

REPORTES  Cuadro de Seguimiento

MENSUALES. de Actividades.
 Impacto e Influencia.
 Materiales producidos.
 Contactos externos.
 Temas relevantes.
Informe Bimensual de Acta de Coordinación
Programa. Bimensual.

INFORMES  Avance de proyectos.  Informe de Dirección.

BIMENSUALES  Gestión de financiamiento.  Informe de Adm./Finan.
 Contactos externos.  Temas relevantes.
 Temas relevantes.  Acuerdos.
 Anexos.

Monitoreo Semestral de Monitoreo Semestral de Informe Semestral para

Proyecto Plan de Programa. Solidaridad Internacional

MONITOREO  Avance de de  Avance de Resultados y  Avance de resultados y

SEMESTRAL. Actividades, Resultados Objetivos Anuales de objetivos del REC
y Objetivos según Programa por Indicadores.  Propuestas, reajustes y
Indicadores por proyecto.  Propuestas, reajustes y observaciones.
 Problemas, observaciones.
oportunidades,
alternativas,
replanteamiento de
metas.
 Presupuestos

 Informe anual interno o  Informe Anual de Plan de  Informe de Plan Anual de

INFORMES Informe anual para Programa. País.
ANUALES. donante

2
En total, los Jefes de Proyecto elaboran 15 informes al año:

 1 Cronograma Anual de Actividades.

 12 Informes Mensuales de Actividades.
 1 (2) Informe(s) de Monitoreo Semestral de Resultados.
 Eventualmente 1 informe interno o 1 Informe Anual para el donante.

Los Gerentes elaboran 8 informes al año:

 6 Breves Reportes Bimensuales de Programa.

 1 Informe Semestral de Monitoreo de Plan de Programa.
 1 Informe Anual de Plan de Programa.

La Dirección elabora 8 informes al año:

 6 Actas Mensuales de Coordinación.

 1 Informe Semestral de Plan del REC Andes.
 1 Informe de Plan Anual del REC Andes.

1. Mensualmente (12 veces al año), los Jefes o Responsables de Proyecto preparan y

entregan a sus respectivos Gerentes un Informe Mensual de Actividades (Formato 2
en Anexos) con información sobre el avance de las actividades realizadas en el
período de acuerdo al Cronograma Anual de Actividades, los impactos e influencias
logrados, los materiales producidos (incluyendo las nuevas Ideas de Proyectos), los
contactos externos y los temas relevantes.

Sobre la base de los Reportes Mensuales de Actividades, cada Gerente prepara un

breve Informe Bimensual de Programa (6 veces al año) (Formato 3 en Anexos) con
información resumida sobre los hechos más destacables de sus Proyectos, el estado
de las gestiones de financiamiento, los contactos externos y los temas relevantes.
Este reporte, de una extensión máxima de 2 páginas, se envía a Dirección con dos
días de anticipación a la Reunión Bimensual de Coordinación.

El Acta Mensual de Coordinación (6 veces al año) recoge los informes mensuales de

la Dirección, el Área de Administración y Finanzas, así como los acuerdos tomados en
relación a los Informes Bimensuales de los Programas y los temas relevantes
discutidos en cada sesión. Se incluyen como anexos cada uno de los Reportes
Bimensuales de Programas y otros documentos presentados en la reunión. Las Actas
se distribuyen electrónicamente a todo el personal relevante del REC Andes y al
Relations Manager de Solidaridad Internacional.

2. Semestralmente (2 veces al año, o sólo 1 vez al año si existe el compromiso de

preparar un informe anual para el donante), los Jefes de Proyecto elaboran un reporte
de Monitoreo Semestral de Resultados (Formato 4 en Anexos), con información sobre
el avance de las Actividades y de los Resultados logrados de acuerdo a los
indicadores del Marco Lógico o las Metas del documento de Objetivos Específicos, los
problemas, las alternativas de acción y las oportunidades del contexto. Estos reportes
(los semestrales y los anuales) son analizados conjuntamente por el jefe de Proyecto,

3
 el Gerente respectivo y eventualmente el Director, de modo de retroalimentar la
dirección, las metodologías de trabajo y los contenidos de cada proyecto.

Adicionalmente, los Gerentes elaboran para la Dirección un informe de Semestral de

Plan Anual de Programa (Formato 5 en Anexos) con información sobre los avances de
los objetivos del Programa de acuerdo a los indicadores establecidos.

3. Anualmente, los Jefes de Proyecto elaboran el informe anual para el donante (o en su

defecto el informe semestral alternativo o el informe anual interno). Los Gerentes
elaboran el Informe Anual de Plan de Programa relativo al período concluido (Formato
6 en Anexos) y preparan el Plan para el siguiente año, y el Director hace lo propio con
el Plan del REC Andes.

4
FORMATO 1
Cronograma Anual de Actividades.
Responsables de preparación: Jefes de Proyecto.

Programa Nombre del Proyecto

Fechas de Inicio y Termino del Proyecto Donantes

Persona que elabora el Cronograma Año del Cronograma de Actividades

Nombre y cargo / responsabilidad Indicar los meses comprendidos

Resultados / Actividades Meses

Objetivos Anuales
Específicos
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

R1. A1.R1

A2.R1

R2. A1.R2

A2.R2

R3. A1.R3

Etc.

Marcar con X el (los) mes(es) en que se realizará(n) la(s) Actividad(es).

Un Cronograma Anual por cada proyecto.

Cada Actividad es claramente diferente a las otras, persigue un resultado parcial o sub-
producto, y en conjunto logran el Resultado u Objetivo Específico esperado.

Para facilitar el seguimiento, se sugiere enumerarlas las Actividades de manera

correlativa de acuerdo al Resultado u Objetivo Específico correspondiente (ver el
ejemplo).

Se recomienda trabajar con un número "razonable" de Actividades por Resultado, de

modo de simplificar los reportes de monitoreo. Tener en cuenta que cada Actividad (p. e.:
Elaboración de línea de base, Cursos de Capacitación, Seminario, etc.) está conformada
por varias de tareas menores (p.ej.: Realización de encuestas, Cálculo de costos,
Preparación de materiales didácticos, Convocatoria a participantes, etc.).

5
FORMATO 2
Informe Mensual de Seguimiento de Actividades.
Responsables de preparación: Jefes de Proyecto.

Este Informe deberá ser elaborado mensualmente por cada Jefe de Proyecto y remitido a sus
respectivos Gerentes, quienes harán seguimiento de las actividades y también podrán utilizarlo
para sus informes a Dirección. Se elabora un Reporte por cada proyecto. Proveer información sólo
en los casos pertinentes, de lo contrario, dejar en blanco.

Nombre del Proyecto Persona que elabora el Reporte Período de Reporte

Incluir nombre y cargo /

responsabilidad Mes al que corresponde el Reporte

1. Avance de los Proyectos.

1.1 Cuadro de Seguimiento de Actividades.

Actividades programadas Comentarios. Actividades programadas

del mes. para el siguiente mes.

De acuerdo al CronogramaAnual de Avances de las Actividades, Sólo en caso que hayan sido
Actividades. problemas, retrasos, etc. modificadas respecto al
Cronograma Anual.
A1.R1

A2.R2

A3.R2

1.2 Impacto / Influencia en beneficiarios y otros organismos .

Describir las acciones efectuadas en el período dirigidas a influenciar/impactar en los distintos

públicos objetivos y los resultados registrados de estas acciones. Mencionar los problemas y
factores externos que condicionan el objetivo de estas acciones y, si fuera el caso, las medidas
que se tomarán en cuenta para adecuar la estrategia de influencia.

Por ejemplo.: Taller con funcionarios del Ministerio, presentación del proyecto a la comunidad,
presentación de un libro, etc.

6
Producción de materiales y documentos.

Incluir todos los materiales (libros, cartillas, artículos, videos, documentos, informes, ideas de
proyecto, etc.) producidos en el marco del proyecto, ya sea para su publicación, para información
al donante o para uso interno.

Materiales Audiencia Avances en el período

2. Reuniones y contactos externos.

Detallar cada una de las reuniones y contactos con terceros efectuados por el equipo del proyecto.
Se refiere a los contactos de interés potencial para el proyecto, el Programa o la Institución, y no
incluyen las reuniones regulares de coordinación con contrapartes para la ejecución de las
actividades previstas.

3. Temas relevantes.

Mencionar temas considerados importantes, como por ejemplo inauguraciones, convenios, visitas
importantes, cambios en el contexto que afectan o pueden afectar el desarrollo del proyecto,
cambios o relevos de personal, problemas financieros, administrativos, etc.

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FORMATO 3
Informe Bimensual de Programa.
Responsables de preparación: Gerentes de Programas / Áreas

Este Informe (máximo 2 páginas) deberá ser elaborado bimensualmente por cada Gerente y
distribuido electrónicamente a la Dirección y a todos los Gerentes a más tardar dos días antes de
la Reunión Bimensual de Coordinación. Toda la información se refiere al periodo de lo ocurrido
desde la última reunión. Se elabora un solo Informe por Programa..

Programa Persona que elabora el Reporte Período de Reporte

1. Avances de los Proyectos.

1.1 Hechos más destacables de los proyectos (obras, retrasos, cambios, etc.).
Resumir la información destacable de los Cuadros de Seguimiento de Actividades de los proyectos.

1.2 Influencia a nivel del sector público (local, regional, nacional)

1.3 Influencia en otras organizaciones.

1.4 Producción de materiales.

Incluir todo tipo de publicaciones, documentos, videos, artículos en revistas, etc.

Material Audiencia

2 Financiamiento.

2.1 Gestiones exitosas.

Proyecto/Actividad Monto Donante Observaciones

8
 2.1 Gestiones realizadas (propuestas presentadas).

Para qué proyecto Monto Contacto Observaciones

/actividad

2.2 Propuestas en preparación (incluyendo Ideas de Proyecto).

Nombre de la propuesta/idea Monto Perspectivas

3 Otras reuniones/coordinaciones externas de interés para Solidaridad

4 Otros asuntos internos relevantes

(Cambios de Personal, Viajes, Compra de Equipos, etc.)

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FORMATO 4
Informe Semestral de Avance de Proyectos.
Responsables de preparación: Jefes de Proyecto.
Este Informe deberá ser elaborado semestralmente por cada Jefe de Proyecto. El Informe Semestral resume
los seis últimos Informes Mensuales de Actividades, presenta los avances con respecto al logro de resultados
y objetivos e incluye un balance económico de cada proyecto. Los resultados del análisis son compartidos por
el Jefe de Proyecto son su equipo. Se hace un informe por cada proyecto.

Proyecto Persona que elabora el Informe Período de Informe

Incluir nombre y cargo / responsabilidad

1. Avance de los proyectos.

1.1 Cuadro de Seguimiento de Actividades.

Actividades programadas Avances. Actividades programadas

para el Trimestre. para el siguiente período.

De acuerdo al Cronograma de Se podría indicar el avance en Sólo en caso que hayan sido
Actividades. porcentajes modificadas respecto al
Cronograma Anual.
A1.R1

A2.R2

A3.R2

1.2 Comentarios generales sobre avances y/o problemas del Proyecto .

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2. Cuadro de Indicadores por Resultado.

Resultados / Objetivos Específicos Indicadores de Resultados/Objetivos

R1. V1.R1

V2.R1

R2. V1.R2

Etc.

2.1 Medición de Indicadores.

El siguiente cuadro es opcional (sugerido) y puede ser modificado por otro formato. Sin embargo, en cualquier
caso, es necesario incluir toda la información posible que dé cuenta del avance de los Resultados / Objetivos
Específicos: la línea de base (si existe), ,la explicación de los Indicadores de Resultados/Objetivos, la
metodología utilizada para medir el avance de los Resultados/Objetivos, las conclusiones y, eventualmente,
el replanteamiento de Resultados e Indicadores.

Indicadores de Línea de Base Medición de Metodología Comentarios

Verificación Indicadores utilizada de
evaluación.
V1.R1
V2.R1
V1.R2

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3. Balance financiero.

3.1 Cuadro de balance financiero por proyectos .

Partidas Presupuesto Gasto a la Saldos

presupuestales anual o total. fecha
(de acuerdo al
donante)(*).

(*) Si el proyecto tiene más de un donante se puede preparar un cuadro por donante o consolidar en un solo
cuadro con las indicaciones del caso

3.2 Comentarios.
Explicaciones de anormalidades en gastos, déficits no cubiertos, rebalanceo de recursos entre partidas, etc.

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FORMATO 5
Monitoreo Semestral de Plan de Programa.
Responsables de preparación: Gerentes.
La intención de este informe es dar cuenta de los avances logrados en cada Programa respecto a los
Objetivos y Resultados que se consignan en el Plan Anual de Programa.

Programa Persona que elabora el Informe Período de Informe

Incluir nombre y cargo /

responsabilidad

1. Avance del Programa

Objetivos y Indicador Meta Anual Avances Reajuste de Resultados e

resultados anuales logrados. Indicadores.
de Programa. (De acuerdo al Plan Anual
de Programa)
(Comentarios y Justificación)
(Incluir todos los
Resultados consignados
en el Plan Anual de
Programa)

2 Balance financiero.

2.1 Cuadro de balance financiero por proyectos.

Partidas Presupuesto Gastos a la Saldos

presupuestales anual fecha
(según formato
aprobado por
donante).

Un cuadro para cada uno de los Proyectos del Programa.

2.2 Comentarios.
Explicaciones de anormalidades en gastos, déficit no cubierto, rebalanceo de recursos entre partidas, etc.

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FORMATO 6

Informe Anual del Programa

La intención de este informe es dar cuenta de los avances logrados en cada Programa respecto a los
Objetivos y Resultados que se consignan en el Plan Anual de Programa así como sobre el desarrollo
institucional del Programa

Responsables de preparación: Gerentes.

Programa Persona que elabora el Informe Período de Informe

Contenido del Informe

1. Resumen
1.1 Introducción y contexto
1.2 Opciones estratégicas
1.3 Impacto
1.4 Asuntos críticos y principales lecciones

2. Informe de progreso sobre objetivos y resultados

2.1 Decisiones estratégicas por país y por cadena/producto
2.2 Evaluación de riesgos
2.3 Evaluación de género
2.4 Objetivos y resultados

3. Desarrollo Institucional
3.1 Desarrollo institucional a nivel del programa
3.2 Gestión de proyectos dentro del programa
3.3 Monitoreo e impacto

4. Presupuestos

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