Compatibilidad con RUC

Clase 2. Compatibilidad con RUC ®

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Compatibilidad con RUC

Clase 2. Compatibilidad con RUC ®

Hernán Jiménez

U de Cataluña

Diplomado Líder en gerencia de sistemas integrados HSEQ

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Compatibilidad con RUC

NORSOK S06

OBJETIVO:

Este documento permite comprender la manera de establecer el procedimiento de gestión de

contratistas y el formato de evaluación de las empresas contratistas conforme a los requisitos de

la norma Norsok S06, para poder cumplir con el requisito de gestión de contratistas.

INSTRUMENTO:

Para poder establecer en la norma Norsok S06 dentro de su sistema de gestión integral, es

necesario establecer un procedimiento de gestión de contratistas y un formato de evaluación de

estos como se detalla en esta sección.

Por otra parte, la organización que adquiere los servicios del contratista debe de nombrar un

interventor o administrador del contrato, que es la persona responsable de hacer que se cumpla el

objeto del contrato, dentro de los términos establecidos y sancionar al contratista, en caso de que

se presenten fallas durante la presentación del servicio.

A continuación, se detallan los elementos de la norma Norsok S06 con el objeto de poder

desarrollarlos en la organización contratista y en la empresa contratante.

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Compatibilidad con RUC

Elementos del sistema de gestión HSE

Las activdiades se agrupan en siete categorias principal, para un sistema de gestión HSE y debe

ser compatible con las directrices de la Asociacion Internacional de Petroleo y Gas, el sistema

Internacional de Marina y el Instituto Americano de Petroleo (API).

PRINCIPALES ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION HSE

Numero REQUISITO EXPLICACIÓN

1 Liderazgo y compromiso de la Compromiso de la dirección y cultura esencial

dirección para el suceso del sistema, paradigmas.

2 Politica, estrategias y objetivos Principios de acción corportativa y

corporativos aspiraciones

3 Organización, recursos y Recursos, organiacion, documentación y

documentación de la organización efectividad del sistema de gestión

4 Evaluación del riesgo Gestion del riesgo para identificar los riesgos

de las actividades de HSE para los productos

y servicios que lleva a cabo, incluyendo la

reducción de medidas de riesgo.

5 Procedimientos de planeación Planeacion para poder conducir las

operaciones, incluyend el manejo del cambio

y la respuesta a emergencias

6 Implementación y monitoreo Ejecucion y monitoreo de las operaciones y la

manera mediante la cual se llevan a cabo las

acciones correctivas y preventivas.

7 Auditoria y revisión Periodicamente se evalua la efectividad del

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Compatibilidad con RUC

PRINCIPALES ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION HSE

Numero REQUISITO EXPLICACIÓN

sistema de gestión y su fundamento.

Se presenta a continuación el siguiente ejemplo de procedimiento operacional de la empresa

contratante, que le permite establecer el control de contratistas en su organización y le sirve al

lector como modelo para desarrollar su documento interno correspondiente:

DOCUMENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN ISO9001:8.4

INTEGRAL Norsok S06
Version 1.02
Procedimiento de gestión de contratistas

1. OBJETIVO

Gestionar la Evaluación de Desempeño de Contratistas, e identificar algunos mecanismos que la

empresa contratante de hidrocarburos utiliza para trabajar con los mejores Contratistas y

Proveedores de bienes y servicios.

2. GLOSARIO

Para asegurar la comprensión del Procedimiento se deben tener en cuenta las definiciones del

Manual de Delegaciones de Autoridad, el Manual de Contratación, la Guía para la

Administración y Gestión de Contratos, el Código de Ética de hidrocarburos, el Procedimiento

de Responsabilidad Social Empresarial en la Contratación y Subcontratación, y los documentos

que los modifiquen, complementen o deroguen.

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Compatibilidad con RUC

Adicionalmente, se deben atender las siguientes definiciones:

Anticipación de Demanda: Proceso que permite la identificación temprana de necesidades de

los negocios para desarrollar la contratación anticipada de niveles de servicio y condiciones

básicas para el abastecimiento de materiales y servicios con el fin de garantizar una atención más

oportuna y generar sinergias y/o valor agregado.

Auditor: Funcionario, de la empresa contratante o Contratista certificado en

auditorias o especialista en la temática objeto de revisión, encargado de liderar las Visitas de

Verificación In Situ.

Contratista Conjunto: Es el Contratista integrado por más de una persona.

Contratista de Prestación de Servicios de Salud Externo: Contratista que presta servicios de

salud fuera de las instalaciones del contratante.

Contratista de Prestación de Servicios de Salud Interno: Contratista que presta servicios de

salud en las instalaciones de la empresa contratante.

Criterio: Son los factores de Evaluación de Desempeño identificados en este Procedimiento.

Entregable: Corresponde a los productos objeto del Contrato, en los plazos establecidos en el

cronograma de trabajo aprobado por la empresa e hidrocarburos.

Evaluación de Desempeño del Contratista: Es el documento expedido por la empresa de

hidrocarburos, en el que se califica y consigna el seguimiento y el cumplimiento de las

obligaciones que, con ocasión de la celebración de un Contrato adquiere el Contratista, previa

aplicación de la metodología que se haya pactado.

Evaluación de Desempeño del Contratista Aprobada: Es la Evaluación de Desempeño del

Contratista en firme, una vez surtido el procedimiento indicado en el numeral 4.1.a.4 de este

documento. PROCEDIMIENTO DE DESEMPEÑO DE CONTRATISTAS GESTIÓN DE

Grupo Empresarial: Es aquel conformado por la empresa de hidrocarburos y las sociedades

subordinadas a esta última, respecto de las cuales se hubiere declarado la situación de Grupo

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Empresarial en los términos de la legislación del país en el cual opera, y se hubiere efectuado su

inscripción en el registro correspondiente.

HSE: Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Ambiente.

Incidente: Evento no planeado que causa o puede causar daño a personas,

bienes, ambiente o imagen.

Incidentes de Entorno Social: Son los Eventos y las Alarmas de Entorno Social, entre los que

se consideran:

Eventos de Entorno Social:

a. Protestas públicas de la comunidad que afecten la imagen de la empresa contratante:

 Marchas públicas de la ciudadanía o manifestaciones de rechazo a la actividad petrolera o

en demanda de inversión social o empleo.
 Audiencias públicas o foros abiertos de la comunidad en protesta o rechazo a la actividad
petrolera o en demanda de inversión social o empleo.
 Publicaciones en medios de comunicación internacional, nacional o local de la
comunidad, en protesta o rechazo a la actividad petrolera.
 Vetos o denuncias públicas de la comunidad rechazando las operaciones de la empresa de
hidrocarburos o el desarrollo de proyectos.

b. Bloqueos de vías de acceso a instalaciones, campos y pozos:

inversión social, de recursos, etc.).

c. Paros de la comunidad que afecten la operación:

demanda de empleo, de inversión social, de recursos, por reclamación de afectaciones a la

comunidad, etc.).

d. Sanciones por demandas formales de la comunidad:

afectación a la comunidad (afectación de predios, cosechas, vías, fuentes de agua o instalaciones

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Compatibilidad con RUC

de la comunidad).

e. Oposición de las comunidades étnicas al desarrollo de proyectos:

empresa.

Alarmas de Entorno Social:

a. Amenazas verbales o escritas como mecanismos de presión:

de Entorno Social si sus peticiones o quejas no son atendidas.

de Entorno Social si sus

peticiones o quejas no son atendidas (estas amenazas deben ser hechas por un representante

oficial, o por una mayoría significativa de los grupos de interés).

b. Manifestaciones escritas o verbales de inconformismo o molestias:

 Cartas, comunicados o pasquines donde algún grupo de interés manifieste su

inconformismo o molestia con algún manejo o actividad del Contratista.
 Manifestación verbal de inconformismos o molestias que algún grupo de interés tenga
con respecto a algún manejo o actividad del contratista (esta manifestación verbal debe
ser hecha por un representante oficial, o por una mayoría significativa del grupo de
interés).
 Manifestación de inconformismo o molestia en reuniones formales o informales que se
lleven a cabo en espacios públicos.

c. Actas de acuerdo o compromisos incumplidos por parte del Contratista:

 Actas de acuerdo o compromisos que se hayan firmado entre el Contratista y un grupo de

interés y que se hayan incumplido.
 Promesas o compromisos verbales que el Contratista haya hecho con la comunidad y que
no se hayan cumplido.

d. Impactos o afectaciones socio ambientales a comunidades vecinas:

 Incidentes ambientales que hayan generado afectaciones significativas en comunidades

vecinas.

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Compatibilidad con RUC

 Malas prácticas ambientales durante la prestación del servicio, a pesar se encontrase

documentadas.

Incumplimiento Grave: Incumplimiento que le genera a la empresa contratante y/o algún

integrante de su Grupo Empresarial un perjuicio económico o le impone una erogación

injustificada, o que afecta su imagen o reputación, o que da lugar a Incidentes de Entorno Social

y/o Ambientales, o aquel incumplimiento reiterativo de algún Criterio de la Evaluación de

Desempeño o incumplimiento calificado en este Procedimiento y/u otros documentos aplicables

al Contrato, como grave.

Índice de Casos Registrables (TRIF): Corresponde al número de accidentes por causa o con

ocasión del trabajo, de personal del Contratista y/o su Subcontratista, que genera lesiones

personales con incapacidad medica mayor o igual a un (1) día y/o días cargados según norma

ANSI 16.1, o con trabajo restringido, o con tratamiento médico, por cada millón de horas-

hombre trabajadas.

Índice de Frecuencia de Accidentalidad Ocupacional (IF): Mide el número de accidentados

con ocasión del trabajo, de personal directo, contratista y subcontratistas, que sufren lesiones

personales con incapacidad médica mayor o igual a un (1) día, por cada millón de horas-hombre

trabajadas. Se calcula de acuerdo con la Hoja de vida del indicador de hidrocarburos o

documento que lo modifique, complemente o derogue.

Mano de Obra Local: Ver definición del Procedimiento de Responsabilidad Social

Empresarial en las Actividades Contratadas y Subcontratadas.

No Conformidad: Incumplimiento o cumplimiento imperfecto o inoportuno o falla de una

obligación contractual, comunicado por escrito al Contratista.

Orden de Despacho: Es la solicitud oficial que realiza el área usuaria directamente al proveedor

y que está soportada en un contrato de Anticipación de Demanda.

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Compatibilidad con RUC

Planes de Mejoramiento: Conjunto de acciones que debe ejecutar el Contratista para

eliminar y no reincidir en las causas de desempeño deficiente.

Proponente Conjunto: Es el Proponente que está integrado por más de una persona.

Responsabilidad Social Empresarial (RSE): Responsabilidad de una organización ante los

impactos que sus decisiones y actividades ocasionan en la sociedad y el medio ambiente,

mediante un comportamiento ético y transparente que:

 Contribuya al desarrollo sostenible, incluyendo la salud y el bienestar de la sociedad;

 Tome en consideración las expectativas de sus partes interesadas;
 Cumpla con la legislación aplicable y sea coherente con la normativa internacional de
comportamiento; y
 Esté integrada en toda la organización y se lleve a la práctica en sus relaciones.

Tipo de Contrato: Corresponde únicamente a (i) Obras y Servicios*, (ii) Compras** y (iii)

Salud; el solicitante de un Proceso de Selección deberá identificar el Tipo de Contrato; si el

Contrato prevé la ejecución de actividades u obligaciones propias de más de uno de los Tipos de

Contratos señalados, se seleccionará el Tipo de Contrato por la prestación característica u objeto

predominante.

*Servicios incluye todas sus modalidades, esto es, Consultorías, prestación de servicios,

suministro de servicios, servicios profesionales, etc.

**Incluye suministro de Bienes.

3. CONDICIONES GENERALES

Este Procedimiento busca dar los lineamientos para gestionar la Evaluación de Desempeño de

Contratistas.

4. DESARROLLO

4.1 SEGUIMIENTO A CONTRATISTAS

4.1.a Evaluación de Desempeño de Contratistas

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Compatibilidad con RUC

Las Evaluaciones de Desempeño de Contratistas son aplicables a las contrataciones que delante

de hidrocarburos empresa con como contratante. Para tal fin, este Procedimiento está a

disposición de los Contratistas y Proveedores en la página Web de la empresa contratante.

Cuando la empresa de hidrocarburos actúe como Operador, Mandatario u otra figura similar, el

Funcionario Autorizado podrá ordenar la aplicación de las Evaluaciones de Desempeño a la

contratación respectiva, de conformidad con el presente Procedimiento.

Con la presentación de la propuesta se entiende que el Proponente acepta y declara que la

información de la Evaluación de Desempeño y lo descrito en el numeral 4.4 de este

Procedimiento, se podrá compartir con el Grupo Empresarial contratante.

El Grupo Empresarial de hidrocarburos podrá utilizar la información resultante de este

Procedimiento en sus procesos de compras y contratación, lo cual se entiende informado y

aceptado por el Contratista o Proveedor, en el momento en que establezca una relación jurídica

con el contratista de hidrocarburos.

Los Criterios a evaluar en los Contratos Tipo Obras y Servicios y Salud son:

1. Cumplimiento de especificaciones técnicas

2. Cumplimiento de plazos del Contrato

3. Cumplimiento de aspectos administrativos

4. Cumplimiento en aspectos de HSE

5. Cumplimiento en aspectos de RSE

Los Criterios a evaluar en los Contratos Tipo Compras son:

1. Cumplimiento de especificaciones técnicas

2. Cumplimiento de plazos de entrega

3. Cumplimiento de aspectos administrativos

4. Cumplimiento en aspectos de HSE*

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*Este Criterio aplicará según lo contemplado en la Normativa Aspectos HSE en la Contratación

y Subcontratación

Los contratos de obras y servicios que resulten de la ejecución de la estrategia Anticipación de

Demanda, no les aplican los Criterios de Evaluación de Desempeño del Contratista previstos en

este Procedimiento; en la etapa de planeación de dichos Contratos, deberán definirse los

Criterios, los cuales serán aprobadas por la Dirección Estratégica de Abastecimiento, o la

dependencia que haga sus veces.

Las fallas y/o Incumplimientos y/o No Conformidades de un Contratista imputables al

contratante, o derivadas de situaciones de fuerza mayor o caso fortuito, NO deben ser

considerados en la Evaluación de Desempeño del Contratista.

Para la Evaluación de Desempeño del Contratista, se han definido puntajes por Criterio según el

Tipo de Contrato. La metodología de Evaluación de Desempeño se muestra a continuación:

4.1. b Evaluación de Desempeño del Contratista Contratos Tipo Obras y Servicios

Criterio Cumplimiento de Especificaciones Técnicas PUNTAJE

Se asignará el puntaje máximo si el Contrato se ejecutó sin No Conformidades.

Si el Contrato se ejecutó con No Conformidades, el puntaje máximo se multiplicará por un
porcentaje. La fórmula de cálculo del porcentaje será la siguiente:
% = No. de Entregables recibidos – No. Entregables recibidos con No conformidad X 100
No. Entregables recibidos

SUBTOTAL 20

Elaborado por: Validado: Autorizado:

La plantilla empleada para realizar la evaluación es la siguiente:

REGISTRO DEL SISTEMA DE GESTIÓN ISO9001:7.4

INTEGRAL Norsok S06
Versión 1.03
EVALUACIÓN DE CONTRATISTAS

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PROYECTO FECHA

CONTRATISTA

ALCANCE

CATEGORÍAS PARA LA CALIFICACIÓN

Promedio
Excelente Satisfactorio Deficiente Insatisfactorio
Alto Normal Bajo

10 9 8 7 6 5 4 3-1

Incompetencia.
Cumple con
Cumple con los Cumple No cumple con Tiene graves
los Presenta Presenta
requerimientos con el lo esperado y falencias que
requerimientos algunas varias
esperados sin desempeño presenta afectan el
por encima de fallas fallas
ninguna falla esperado repetidas fallas desarrollo del
lo esperado
trabajo

1. ASPECTOS EN SEGURIDAD Y MEDIO AMBIENTE

Cumplimiento de las políticas de seguridad y medio ambiente

Correcta aplicación del sistema de permisos de trabajo al proyecto.
Compromiso y dedicación a los objetivos de seguridad.
Sensibilización al personal técnico y administrativo del proyecto.
Efectividad en las inspecciones de seguridad interna.
Informa todos los incidentes oportunamente y cumple con el procedimiento de reporte.
Manejo adecuado de residuos sólidos y líquidos generados del proceso de construcción.
Cumplimiento de las recomendaciones del plan de manejo ambiental.
Lleva registros de seguridad operacional.

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Compatibilidad con RUC

PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO: Suma de puntaje x 100 %

100

Observaciones:

__________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

2. CALIDAD DE LOS TRABAJOS

El personal técnico asignado tiene el perfil y la experiencia necesaria.

Calidad de los equipos, maquinaria y herramientas utilizadas.
Calidad de los materiales utilizados.
Nivel de comunicación y retroalimentación.
Corrige oportunamente las deficiencias reportadas.
Efectividad en el control de calidad.
Promueve y aplica actividades de mejoramiento.
Sigue los procedimientos acordados.
Mantiene registros apropiados y suministra los reportes que se solicitan

PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO: Suma de puntaje x 100 %

90

Observaciones:

__________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

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Compatibilidad con RUC

3. PROGRAMACIÓN Y CONTROL

Liderazgo efectivo en los procesos para iniciar el proyecto.

Efectividad en el cumplimiento y control de la programación presentada.
Capacidad para identificar actividades críticas.
Informa oportunamente situaciones que afecten la ejecución del proyecto.
Efectividad en la recuperación de actividades atrasadas.

PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO: Suma de puntaje x 100 %

50

Observaciones:

__________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

4. ORGANIZACIÓN Y OPERATIVIDAD

El nivel de organización es adecuado para el cumplimiento del contrato.

La gerencia del proyecto en el área es efectiva, toma acciones rápidas y consecuentes.
Coordinación de subcontratistas.
Personal suficiente para el alcance del proyecto.
Se informa oportunamente a interventoría sobre cambios, rotaciones, turnos o ingreso
 de personal nuevo en la operación.
Coordinación de actividades.
Relaciones laborales.
Cumplimiento de compromisos adquiridos en reuniones o comités de obra

PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO: Suma de puntaje x 100 %

80

Observaciones:

______________________________________________________________________________

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Compatibilidad con RUC

______________________________________________________________________________

____________________

5. OTROS ASPECTOS

(Incluya otros ítems de evaluación que considere importantes y no estén relacionados en los

puntos anteriores)

Cumplimiento de los derechos humanos en la operación

Control de la discriminación de género, raza, convicciones políticas.

PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO: %

6. PORCENTAJE TOTAL OBTENIDO %

(Promedie e los porcentajes de cada item)

FACTORES QUE AFECTARON EL DESEMPEÑO DEL CONTRATISTA

CATEGORIZACIÓN DEL PUNTAJE

Más del 98% del promedio total es Excelente.

Entre el 90% y 98% del promedio total es Muy Bueno.

Entre el 80% y 90% del promedio total es Bueno.

Entre el 70% y 80% del promedio total es Aceptable.

Entre el 60% y 70% del promedio total es Regular.

Menos del 60% del promedio total es: No Aceptable.

El contratista según la calificación obtenida se puede considerar:

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 Compatibilidad con RUC

RECOMENDACIONES

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

___

Responsable de la evaluación:

Fecha: ______________________

Nombre: ________________________
Firma: ________________________

Contratista: Nombre:

Firma:

Responsable de la revisión Nombre:

Firma:

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© U de Cataluña, 2020
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autorización de la Universidad, Bogotá - Colombia.

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