MANUAL DE FUNCIONES Y Elaboro: MDCastro

RESPONSABILIDADES Revisó:
Asistente de Monetización Aprobó:

Código: CPC001 Versión: 2

I. IDENTIFICACION
UNIDAD: Dirección de Monetización
CARGO: Asistente Monetización
JEFE INMEDIATO Director de Monetización
II. PROPOSITO GENERAL
Hacer la gestión comercial de clientes de Monetización, el análisis y pre - aprobación de
documentos del CLIENTE; así como la gestión financiera de la Monetización del cliente.
Mantener informado permanentemente al cliente sobre la gestión de CPC-G5 Y atender las
aclaraciones, quejas o reclamos que presenten los clientes de MONETIZACIÓN a CPC-G5.
Desarrollar la gestión administrativa de candidatos, prospectos y cuentas y documentación de la
gestión realizada para tener todos los soportes que puedan ser solicitados por los entes de
control o el mismo cliente a CPC-G5.
III. DESCRIPCION DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
1. Cumplir los procedimientos que para cada proceso ha definido Casa Propia Colombia- G5
(CPC-G5):
a. Ventas Directas
b. Ventas Broker
c. Crédito y Escrituración
d. Call Center
e. Monetización
f. Cartera
2. Gestión de Clientes:
a. Registrar en ZOHO la información de interesados en el servicio de monetización,
dependiendo la fuente, como candidatos u oportunidades. Validar si existe el estado
del cliente para monetización.
b. Enviar vía e-mail información comercial a los candidatos y/o oportunidades de
MONETIZACION.
c. Atender personal, telefónicamente o vía e-mail las inquietudes de los clientes en
cuanto a:
i. Procedimientos para hacer la transferencia.
ii. Documentos requeridos.
iii. Liquidación tentativa de acuerdo al monto que requiere enviar y los
adicionales a tener en cuenta.
iv. Servicios que ofrece CPC-G5.
v. Tiempos
vi. Etc.
d. Mantener actualizado ZOHO con todas las actividades realizadas para cada cliente.
e. Mantener comunicación virtual y/o telefónica con los clientes, que garantice el
entendimiento de cada uno de los pasos en la gestión de monetización de CPC-G5 por
parte del cliente.
f. Mantener comunicación activa con las otras unidades de negocio respecto a las
Monetizaciones de sus clientes y/o los candidatos referidos (Ventas CPC-G5, Bróker,
Salas de Ventas, etc.).
g. Crear tareas de seguimiento en cada paso del proceso comercial y hacer seguimiento
de las mismas en ZOHO, para llevar el control de todas las actividades de
MONETIZACION, hasta cerrar el ciclo de cada uno de los clientes.
h. Diariamente validar giros pendientes para monetizar.

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3. Liquidación por cliente en ZOHO

a. Crear ‘Servicio de Monetización’ por cliente.
b. Registra tasa negociada y ZOHO calcula: Total en pesos a consignar a la Constructora,
iva, utilidad para CPC-G5 y 4x1000. Identifica y registra medio de giro (Pago por PSE,
cheque o transferencia) e indica si es Monetización por Acompañamiento.
c. Liquidar Servicio de Monetización por cliente, guardar en el archivo digital por
número de consecutivo.
d. Enviar desde ZOHO a cada cliente la liquidación.
e. Reportar a asistente de cartera, monetizaciones pendientes de instrucción de giro.
4. INGRESAR INFORMACION POR CLIENTE - PORTAL DE CORREVAL:
a. Identificar la transacción con que se cerró la negociación del día, con la papeleta
enviada por el comercial del puesto de bolsa.
b. Verificar que la fecha, el total dólares negociados y tasa, correspondan con lo
registrado en la planilla de monetización.
c. Escoger ABONO A CUENTA CORRIENTE, registra valor en pesos con centavos.
d. Asociar declaración cambiaria:
e. Registrar uno a uno los datos de los clientes en FORMULARIO 4 (Si el cliente reside en
Colombia lo registra en FORMULARIO 5), con el valor en dólares que se girará a la
Constructora.
f. Registrar en el FORMULARIO 5, los dólares que van a CPC-G5, por concepto de
comisión.
g. Validar una a una las declaraciones contra el total negociado y ‘ENVIA’.
h. Verificar datos de cada uno de los clientes: nombre, nit, cédula para personas
naturales.
i. Confirmar a la Directora y Asistente de cartera el trámite.
5. Generación de Giros
a. Ingresar información en ZOHO instrucción de giro, con fecha del día en que la
registra.
b. Identificar Monetizaciones a las que se les puede programar GIRO (Monetizaciones
que tienen instrucción de pago).
c. Listar Monetizaciones que se harán por: PSE, CHEQUE O TRANSFERENCIA o pago de
acompañamiento
d. Crear cada uno de los giros del día.
e. EN EL PORTAL DE CORRAVAL
i. PAGOS CON CHEQUE O TRANSFERENCIA: Crea giros uno por cada cliente
monetizado y aprobado.
ii. PAGOS POR PSE: Traslada a cuenta bancaria de CPC-G5 total a pagar por PSE.
f. Enviar a contabilidad y a Directora de Monetización, paquete de monetización del día
(antes de las 10:00 am), para aprobación NOTA: Se requieren las dos aprobaciones en
el portal de Correval para hacer un giro.
i. Reporte de giros de ZOHO,
ii. Planilla de Monetización.
iii. Copia extracto Correval
g. PAGO ACOMPAÑAMIENTO: Traslada recursos para pago por PSE a cuenta de CPC-G5
6. Legalización y documentación de monetizaciones:
a. Bajar del portal de Correval los documentos cambiarios NUMERADOS por Banco de la
República y los archiva en el archivo digital por consecutivo.

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b. Ingresar en ZOHO el número de radicado (Banco de la República), se anexa al paquete

de MONETIZACIONES DEL DIA.

c. Verificar soporte de pago por PSE con la Monetización en ZOHO

7. Para Acompañamiento:
a. Envía correo a Directora Comercial con la copia de la consignación del cliente.
b. Archiva en A-Z de Giros los soportes del pago de acompañamiento.

8. Para Giros en cheque:

a. Coordinar recolección de cheques en oficina de Correval
b. Verificar cheques contra el reporte de monetizaciones (el mismo día).
c. Diligenciar consignaciones / cupón de pago según instrucción de pago.
d. Sacar copia de la Carta de Giro, para control de consignaciones.
e. Coordinar consignación de cheques y verificar consignaciones
9. Giro a constructoras:
a. Enviar desde ZOHO correo al cliente con la copia de la consignación / soporte de
transferencia / soporte de pago por PSE.
b. Enviar Original de las consignaciones / soporte de transferencia / soporte de pago por
PSE, a las Constructoras (paquete por Constructora) con carta remisoria.
c. Registrar en ZOHO la fecha en que se radica cada documento ante la Constructora y
nombre de quien recibe.
10. ARCHIVOAR SOPORTES:
a. Archivar INSTRUCCIONES DE GIRO en los A-Z de Giros: Reporte de Giro, instrucción
de giro por cliente, original y copia de la consignación y desprendible del cheque.
b. Archivar paquete MONETIZACIONES DEL DIA en el A-Z de Monetizaciones: Planilla de
monetización, informe de monetización diaria, extracto de Correval, Liquidación por
cliente y Declaración cambiaría por cliente.
11. Atender requerimientos Externos:
a. Recibir solicitud.
b. Reenviar solicitudes a clientes, bróker, constructoras sobre la documentación
requerida.
c. Recibir y enviar al ente que lo solicita.

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