Guía Práctica para

Legalización de Anticipos
y Cajas
Manejo Tributario
 DOCUMENTOS SOPORTES DE COSTOS, GASTOS Y
COMPRAS DE ACTIVOS FIJOS.

• OBLIGATORIEDAD

• PERSONAS OBLIGADAS A FACTURAR O EXPEDIR TIQUETE

• PERSONAS NO OBLIGADAS A FACTURAR

• DOCUMENTOS SOPORTES DE LAS TRANSACCIONES

• GENERALIDADES DE RETENCION EN LA FUENTE

 OBLIGATORIEDAD
Es obligatorio en esta empresa:

 Exigir factura o tiquete en la compra de bienes y

servicios (Art. 177-2 del estatuto tributario nacional).

 Para las personas naturales del régimen simplificado,

exigir la cuenta de cobro junto con el documento
equivalente a la factura (DR. 522 de 2003, art. 3).

 Exigir la copia legible del RUT, en compras de bienes

gravados. (Art. 506 del estatuto tributario nacional y
Art. 20 del decreto 2788 de 2004).
 PERSONAS OBLIGADAS A FACTURAR
O EXPEDIR TIQUETE
• En general, todas las personas jurídicas (Ltda.,
S.A., EU., S. En C.).

• Las personas naturales que pertenezcan al

régimen común del IVA.

• Los tipógrafos y litógrafos que sean personas

naturales, y sus intermediarios.
 PERSONAS NO OBLIGADAS A
FACTURAR O EXPEDIR TIQUETE
 Las personas naturales que pertenezcan al régimen simplificado
del IVA.

 Las personas naturales vinculadas por contrato laboral, en

relación con esta actividad.

 Los bancos, corporaciones de ahorro y vivienda.

 Los propietarios de Estaciones de Servicio por la venta de

gasolina, acpm o gas vehicular.
 Las empresas que presten el servicio transporte urbano (dentro
del municipio) de pasajeros.
• Si optan por expedir factura o
tiquete, deberá cumplir con los
requisitos mínimos señalados
en la ley.
• TODAS LAS FACTURAS DEBEN ESTAR
DIRIGIDAS A: HONOR SERVICIOS DE
SEGURIDAD LTDA
NIT: 800.185.039-2

SI LOS DOCUMENTOS VIENEN A NOMBRE DE FUNCIONARIOS

NO SERAN ACEPTADOS
REQUISITOS DE DOCUMENTOS SOPORTES DE COSTOS, GASTOS
Y COMPRA DE ACTIVOS FIJOS
Facturas (de venta o cambiaria) Art. 617 E.T.
 a) Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el
servicio.
 b) Apellidos y nombre o razón social y NIT de nuestra empresa.
 c) Llevar un número de factura.
 d) Fecha.
 e) Descripción específica y clara de los artículos vendidos o servicios
prestados.
 f) Valor total, y discriminación del IVA si es el caso.
 G) RESOLUCIÓN DE FACTURACION VIGENTE – (expedida por la Dian)

Los requisitos a) y c), deberán estar impresos a través de medios

litográficos o tipográficos; estos requisitos pre-impresos no los exija
cuando le expidan factura por computador o máquina registradora.
 Tiquetes de máquinas registradoras o de
transporte de pasajeros

• a) Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien

presta el servicio.
• b) Número consecutivo del tiquete.
• c) Fecha.
• d) Descripción de los bienes o servicios (sólo para Tiquetes con
sistema POS).
• e) Valor total.

Si le expiden tiquete de máquina registradora mecánica, solicite un soporte

que discrimine los productos comprados. Si esto no es posible, anotar al
respaldo del tiquete el detalle de la compra.
 DOCUMENTOS EN PAPEL QUÍMICO
En todas las legalizaciones de anticipos y/o cajas menores, todo documento (Factura –
tiquetes – cuenta de cobro etc.) que se radique en esta área, y que se encuentre en papel
químico, se le debe anexar fotocopia al original.

 Esto con el fin de evitar la perdida total de la información.

 Todos los documentos deben ser legibles.
 Evite que le sean rechazados los documentos al momento de legalizar.
 ¿SABE QUE ES UN DOCUMENTO EQUIVALENTE?
Es un formato prediseñado por la compañía para soportar las compras realizadas a personas naturales
pertenecientes al Régimen Simplificado y que por tal razón no emiten factura de venta. (decreto
reglamentario 522 de 2003 art. 3)

¿En que casos se diligencia el Documento Equivalente?

• “unicamente” si el proveedor o prestador del servicio es Persona natural del Régimen Simplificado.

¿Qué es Persona Natural?

• Es todo ser Humano o individuo que asume la responsabilidad y garantiza con todo el patrimonio que posee
(los bienes que están a su nombre), las deudas u obligaciones que puede contraer con la empresa.

¿Qué es Régimen Simplificado?

Son personas Naturales comerciantes y artesanos que sean minoritarios o detallistas , los agricultores o
ganaderos que realicen operaciones gravadas .

¿Qué datos contiene el Documento Equivalente?

• Apellidos y nombre, cedula, dirección y teléfono de la persona natural beneficiaria del pago.
• Ciudad y fecha de la operación.
• Concepto del servicio prestado.
• Valor de la compra o servicio

¿Cómo puede obtener los documentos equivalentes?

• Estos documentos los adquieren en el área de impuestos por medio de los Coordinadores,
Gerentes de cuenta.

IMPORTANTE El documento equivalente en ningún momento puede:

• Reemplazar la factura si existe la obligación legal de expedirla.
• Tampoco puede tener tachones ni enmendaduras.
 Documento Equivalente a la factura D.R. 522 de 2003, Art.3º

Si el proveedor o prestador del servicio es:

- Persona natural y no pertenece al régimen común, o No esta obligado a
facturar, no debe expedir factura, solamente una cuenta de cobro…..
Entonces, se debe elaborar el formato pre - impreso establecido en nuestra
empresa con el lleno de los siguientes requisitos:
¿Cómo se diligencia el Documento Equivalente?
NO OLVIDAR: A Toda Compra que se realice con el Régimen Simplificado, se debe
solicitar el RUT, y con los datos de éste, se debe elaborar y anexar el Documento
equivalente.
 Otros Documentos Equivalentes a la factura
Los expedidos por las:

• Empresas de servicios públicos

• Cámaras de Comercio
• La Nación, los departamentos y demás entidades territoriales
• Los establecimientos públicos y demás establecimientos oficiales
descentralizados
• Las personas jurídicas de edificios en propiedad horizontal o de conjuntos
residenciales
• Universidades y establecimientos educativos, si no son responsables del
régimen común
• Los expedidos para el cobro de peajes

Estos documentos deberán contener los mismos requisitos exigidos para los
Tiquetes.
Los Recibos de caja menor son Exclusivos para legalizar
taxis Urbanos.

Se diligencia a
Nombre del
Funcionario que
toma el servicio.
 NO SE ACEPTARÁ como soporte para costos y gastos:
 Soportes que NO cumplan con lo previsto en la ley.
ADULTERACIONES - TACHONES – BORRONES - CORRECTOR
POLITICAS TRIBUTARIAS-RETENCIONES A PRACTICAR:
CONCEPTO PAGO IGUAL O MAYOR A: % RETE.FTE
3.5% Régimen Simplificado.
ALOJAMIENTO $ 110,000 2.5% Régimen Común.
3.5% Régimen Simplificado.
RESTAURANTE $ 110,000 2.5% Régimen Común
COMBUSTIBLES $1 0.1%
3.5% Régimen Simplificado.
COMPRAS $ 742,000 2.5% Régimen Común
SERVICIOS GRAL $ 110,000 R. SIMPLIFICADO 6%
SERVICIOS GRAL $ 110,000 R. COMUN 4%
ALQUILER B. MUEBLES $1 4.0%
ALQUILER B. INMUEBLES $ 742,000 3.5%

RETENCIÓN DE ICA: 0.0138% O 13.8 X MIL

RETENCIÓN DE IVA: 15 % SOBRE EL VALOR DEL IVA FACTURADO

NOTA IMPORTANTE: NO FRACCIONE LAS OPERACIONES

(HOTEL) YA QUE SI AL SUMARLAS SUMAN $110.000 SE LES
DEBE PRACTICAR RETENCIÓN.
EJEMPLO:

POLITICAS TRIBUTARIAS

• SOLUCIÓN

Servicio : $ 2,000,000
IVA (16%) $ 320,000
(a) Valor Total de la factura $ 2,320,000
(b) Retención por Renta $ 50,000 ($2.000.000 x 2.5%) R. Común
(C)Retención por IVA $ 48,000 ($320.000 x 15%)
(d) Retención por Ica (Mun. de Paya) $ 20,000 ($2.000.000 x 10/1000)
Valor neto a pagar $ 2,202,000 ( a-b-c-d)
 ¿QUÉ ES EL RUT?
El Registro Único Tributario -RUT-
constituye el mecanismo único para
identificar, ubicar y clasificar a las personas
y entidades que tengan la calidad de
contribuyentes declarantes del impuesto de
renta y no contribuyentes declarantes de
ingresos y patrimonio, los responsables del
régimen común, los pertenecientes al
régimen simplificado, los agentes
retenedores, los importadores,
exportadores y demás usuarios aduaneros;
y los demás sujetos de obligaciones
administradas por la Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN.