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Propuesta de Implementación de Sistemas

20 de Marzo 2019

Nombre de la Empresa
Cliente
San Francisco de Macorís
 Tabla de Contenidos

 Resumen ejecutivo
 Bosquejo de los principales servicios que ofrece la Firma
 Enfoque Estratégico de la Firma
 Descripción del Sistema Informático (ERP solución de negocios)
 Propuesta
 Términos de la propuesta
 Honorarios e inversión
 Resumen Ejecutivo
El presente documento tiene la finalidad de presentar una propuesta para la organización
y eficiencia en los niveles sistemático, operativo y transaccional de la empresa. El
objetivo principal consiste en hacer que la empresa tenga un recurso de información
asociado siempre a la realidad de ella, permitiendo así tomar decisiones con eficiencia y
eficacia, el cual incide de manera directa en la calidad y el uso de todos los recursos
administrativos.

La Administración de su empresa entiende que requiere organizar sus esquemas de

manejo y control de las distintas áreas que ameritan organización, con las respectivas
logísticas de distribución, auditoría y seguridad de la información; al igual que el control
administrativo, contable y financiero de la empresa. Es de prioridad tener énfasis al
logro de estas metas ya que de aquí depende la cadena de valor neurálgica de la empresa,
la cual la podemos visualizar que incluye todas las áreas de la siguiente forma:

Administración – Controles – Informes – Ventas – Cobros - Auditoría

Su empresa también requiere implementar las modernas estrategias como soluciones de

negocios que permitan establecer una mejor relación y trato con sus clientes y el logro
de los objetivos de la administración en este enfoque de ventas con todos los controles
asociados al manejo de las carteras de crédito, clientes potenciales y su lógica de
depuración, negociaciones de pagos, mejores estructuras de cuentas por cobrar; lo que
influiría directamente a un mejor flujo de efectivo haciendo más eficiente el manejo de
liquidez.

En cuanto a la parte que alimenta la empresa, los suplidores, su empresa debe tener un
sistema que permita clasificar, identificar y recomendar las mejores soluciones para
tener los productos a tiempo, al mejor costo, garantía y calidad pertinente a sus
necesidades. Que pueda ofrecer en relación a su liquidez, los esquemas de pagos, el cual
en asociación al sistema contable, permita emitir cheques automáticamente con sus
respectivos registros.

La Administración debe contar con un poderoso sistema contable y financiero (flexible y

adaptable) que pueda proveer tanto las informaciones transaccionales, financieras como
gerenciales; de manera tal que pueda tener una idea clara de cómo está la empresa en
cualquier momento. Tener indicadores financieros, de liquidez y de comportamiento de
la empresa es vital para toda empresa en la actualidad.
Nuestra Firma, Nombre de la Firma Vendedora, propone realizar todas estas mejoras
en conjunto con su equipo, visualizando siempre, que la sistematización y tecnología
logran disminuir costos, mejor enfoque del personal, mayor control y tener una visión
más clara de la realidad de su empresa.

Podemos decir que esta propuesta no la visualizamos como un costo o gasto para
ustedes, sino como una inversión (basada en lo antes expuesto) y que además, el retorno
de esta inversión será dado a mediano plazo, por el coeficiente de operaciones que
disminuirán su costo y mejora de resultados en cada una de sus transacciones.

Este proyecto involucrará instalación, implementación y entrenamiento en las distintas

etapas programadas por actividad a realizar con equipos formados por La Empresa, su
Administración y Nombre de la Firma Vendedora.

En cuanto a su inversión y costos que contemplan para esta propuesta, los mismos se
detallan a continuación:

a) RD$###,####.00 por la adquisición del Sistema informático.

b) RD$######### como tarifa mensual por concepto de iguala por auditoría
informática y mantenimiento de sistema (Esto es condicionado a su aceptación,
no es obligatorio).
 Bosquejo de los principales servicios que ofrece la
Alianza Estratégica
Contabilidad Financiera: Tiene que ver sobre el registro oportuno de las informaciones
contables diariamente de manera que la administración y los distintos usuarios de la
información financiera puedan tomar decisiones sobre ella.

Auditoria Externa: Una Auditoría independiente es una de las bases para fomentar la
confianza en los mercados de capitales. La alianza estratégica de nuestras firmas, está
dedicada a proveer los recursos y herramientas tecnológicas necesarias para apoyar a los
equipos que proveen servicios de auditoría a una amplia gama de clientes.

Contabilidad impositiva: Actualmente como producto de las diferentes modificaciones

de la ley tributaria asesoramos a la administración de la empresa sobre la correcta
aplicación del Código Tributario Ley 11-92 sus Reglamentos y Normas
Complementarias, para que la empresa no sea fiscalizada por una inconsistencia o cruces
de informaciones.

Los servicios de Impuestos están diseñados para reflejar las necesidades específicas y
objetivos de cada cliente. En términos prácticos, esto significa que la firma trabaja con
sus clientes para asistirlos en el cumplimiento efectivo de las regulaciones tributarias y
manejar los riesgos de impuestos, al mismo tiempo, ayudándolos a controlar los costos.
Los profesionales de Asesoría ayudan a las compañías, a los intermediarios y al sector
público a manejar los riesgos de negocio, a mejorar el desempeño y crear valor. Se
provee de una amplia gama de servicios de asesoría en riesgo y servicios de asesoría
financiera que ayudan a los clientes a responder a sus necesidades inmediatas al mismo
tiempo que ponen en práctica estrategias de largo plazo.

Implementación de sistema de contabilidad y asistencia administrativa: Esta área

tiene que ver con la elaboración e implementación de los medios de captación de datos
necesarios para el registro y control de todas las operaciones, el diseño de catálogos de
cuentas de acuerdo con los estándares normados y bajo el perfil de su empresa.

Implementación de manuales de procedimientos y funciones: A través del manual de

procedimientos y descripción de los puestos, la empresa tiene claramente definido cada
una de las funciones y labores que realizan sus funcionarios y empleados, analizamos la
naturaleza del trabajo, así como la descripción de todas sus tareas, para aprovechar el
máximo rendimiento y lograr efectividad en el día a día de sus colaboradores.
Implementación de Controles Internos: El sistema de control interno de la empresa es
fundamental para mantener y proteger sus activos y el logro de las metas; éste descansa
en manos de la gerencia de la empresa, con nuestra Firma definimos e implementamos
los controles necesarios y particulares de cada organización tendentes a minimizar
fraudes y errores así como también optimizar los recursos.

La empresa organiza el funcionamiento de susinstancias directivas con el objetivo de

establecer unaclara separación de las funciones de dirección y decontrol.

Resolución de Problemas Empresariales: Consiste en conducir una investigación

exhaustiva sobre las distintas áreas de la empresa con el fin de encontrar los problemas
que afronta la empresa, en caso de que así fuera, o analizar todos los procesos con aras de
mejorar o lograr tener mayor productividad, para luego proponer las alternativas y la
solución óptima y más factible para ayudar a la empresa a resolverlo, desarrollando de
esta manera la competitividad.

Elaboración del Plan Estratégico: La planeación estratégica no es un evento que suceda

una sola vez. Más bien, es un proceso que involucra una continuidad de ideas,
evaluación, planeación, integración, valoración, reajustes, revisión y principalmente una
buena gestión por parte de la administración.
 Enfoque Estratégico de la Firma
Nuestra Misión Empresarial

Brindar asesorías eficientes y oportunas con un personal capacitado y talentoso, de

acuerdo a los cambios experimentados en el mercado, según las normas y leyes vigentes
por los organismos que regulan la profesión de contabilidad.

La Visión Empresarial

Tiene como visión: Ser líder como firma de Consultores y Auditores con servicio de
calidad y eficiencia, incluyendo la capacitación y desarrollo profesional, elaboración del
plan estratégico y resolución de problemas empresariales, basada en las normas y leyes
establecidas por la profesión, obteniendo la satisfacción y demanda de los clientes en el
mercado nacional e internacional, fundamentada en la confianza y el valor.

Nuestros Valores

Los valores compartidos por los integrantes de la organización dan sustento y forma para
alcanzar la misión como neuralgia al desarrollo de la Firma.

Servicio, disciplina, optimismo y honestidad, los cuales sustentan la filosofía del estilo
del Director, como referencia a los empleados, ya que se pretende que cada persona se
sienta identificada con ellos.

Integridad:Se demuestra en las interacciones humanas a través de la honestidad y los

principios de ética que debe demostrar cada profesional en el desempeño de sus
funciones.

Trabajo en Equipo:Un principio clave para el logro de los objetivos de nuestra empresa
es el establecer el trabajo en equipo, porque para lograr nuestras metas se necesita que
todo el personal se apoye y ayude unos a otros.

Desarrollo Profesional:El nivel profesional de todos los integrantes de nuestra firma es

esencial para garantizar el logro de los objetivos con éxito.
Mejora e Innovación Continua:Nuestra empresa tiene disposición al cambio de procesos
y flujos trabajo relacionado con el servicio al cliente y la calidad de vida de nuestros
integrantes.

Diversidad de la fuerza de trabajo: Nombre de la Firma Vendedora, es una empresa

que no hace distinción entre sus colaboradores dándole la oportunidad de desarrollar y
tomar sus propias iniciativas.

Respeto al cliente: Tenemos que estar siempre atentos, tenemos que comprender sus
necesidades y satisfacerlas. Al elegirnos, el cliente se convierte en el jefe de la empresa.

Respeto a las personas: Deseamos crear un entorno que permita a las personas
desarrollar sus capacidades, su creatividad y su motivación para beneficio de nuestros
clientes.

Nuestra empresa, cuenta con una declaración explícita y compartida de su misión,

visión y valores que orientan al éxito, encaminan mejor sus acciones haciendo frente a las
adversidades, ya que su equipo gerencial y el personal tienen claro su propósito básico, el
futuro que quieren construir y los valores que le dan fortaleza moral.
 Propuesta

Sres:
Empresa Cliente
San Francisco de Macorís, Rep. Dom.

Distinguidos Señores:

Cortésmente nos dirigimos a usted para extenderle un caluroso saludo y a la vez poner a
la disposición de ese prestigioso grupo de Empresas, nuestros servicios que se detallan a
continuación:

 Sistema XXXXXXXXXXX (Solución de Negocios) para la automatización de

procesos y controles de información, implementación y entrenamiento; por un
valor de RD$###########.00
 Servicio de iguala informática basada en auditoría de la información y
mantenimiento al sistema por un valor de RD$########### mensuales.
Algunas consideraciones que nuestra Firma contempla como políticas de calidad y
efectividad en el trabajo:

Asignación: Cada Empresa representa para nuestra Firma un proyecto en particular y

esto lo tenemos en cuenta para asignación de personal, elaboración de programas de
auditoria y análisis de sus características y problemas.

Análisis de necesidades: La Firma siempre parte de un análisis del negocio con un

enfoque apropiado para luego determinar la relación causa – efecto y plantear soluciones
factibles y medibles para cada período o situación.

Auditorías: En lo que respecta a las auditorías, además de brindar este tradicional

servicio, nos esforzamos en ofrecer componentes que caen dentro de nuestra
especialidad. En este sentido, es de nuestra fundamental preocupación identificar áreas
del negocio en que podamos hacer recomendaciones y sugerencias útiles para que la
administración pueda tomar decisiones oportunas.

Certificación:Un análisis realizado por Contadores Públicos con la finalidad de expresar

opiniones y críticas (como esquema de control de calidad) sobre los estados financieros.
Este esquema permitiría certificar posibles irregularidades (en caso de que así sea).

Servicio: Si ustedes desean información adicional acerca de nuestras responsabilidades y

funciones como auditores independientes en la realización del examen, será un placer
para nosotros suministrarlas en cualquier momento.

Responsabilidad: La Firma asegura que su Grupo de Empresas, reciba los mejores

servicios. El equipo de trabajo coordinado, se pondrá en contacto con el personal de esta
oficina. Este equipo será seleccionado dependiendo las destrezas que se requieran, ya que
contamos, como lo muestra nuestro perfil, con los conocimientos en el área financiera,
fiscal e impositiva y otras habilidades especiales. Siempre contaremos con la
colaboración de todo su personal como base fundamental del trabajo en equipo.

Efectividad: Nuestro trabajo no se limita a un exclusivo aunque primordial objetivo de

emitir una opinión sobre los estados financieros de la Empresa, sino que permitatener una
visión más allá de los asientos de contabilidad, es decir, las verdaderas necesidades de la
empresa y las exigencias de su entorno, identificar las mejores maneras de perfeccionar
los métodos gerenciales, asegurando la eficiencia de los controles internos de
contabilidad y obtener ahorros en las operaciones.
Mejora constante: Durante el curso de nuestro trabajo es probable que se observen
oportunidades para mejorar el uso de la información, en tal caso, es nuestra costumbre
llevar a la atención de la Administración, en un informe confidencial donde se incluya
nuestras recomendaciones al respecto y cualquier otro pormenor relevante.
 Especificaciones de la Plataforma Software X
Software X es el software que representamos y recomendamos por ser la plataforma con
aplicaciones administrativas más completas del mercado. Dentro de las fortalezas
combinadas que podemos destacar están:

 Gran facilidad de manejo para el usuario con su gran poder de procesamiento y

rapidez de dar las informaciones, agilizando así las operaciones diarias de la
empresa.

 Controla todas las entradas y salidas de efectivo de la empresa.

 Permite a las empresas automatizar los procesos de negocio, reducir el tiempo y

costo de la realización de importantes funciones de la empresa, mejorando la
eficiencia de la organización.

 Utilizado para capturar, controlar, compartir y archivar grandes volúmenes

de información corporativa críticas para las operaciones del negocio, las
auditorias y el servicio al cliente; Eliminando un gran trabajo manual.

 Coloca a disposición de los usuarios todas las informaciones de forma segura,

precisa y concisa, debido a que las informaciones son guardadas en una
poderosa Base de Datos (SQL Server).

 Reduce los costos operativos derivados de la reducción de los gastos

generales necesarios para apoyar los documentos físicos y la reducción de
la mano de obra requerida para completar los procesos de negocio críticos.

 Impulsado por una mayor colaboración simultánea, seguro, el acceso a las

informaciones se realiza en tiempo real independientemente de los lugares de la
empresa donde se acceda.

 Elimina las ineficiencias del trabajo manual, lo que resulta una ventaja
competitiva cuando se desarrollan nuevos planes de trabajo.

 Genera todos los documentos de Comprobantes Fiscales para la distribución a la

DGII.

 Permite a las empresas automatizar los procesos de negocio, reducir el tiempo y

 costo de la realización de importantes funciones de la empresa, mejorar la
eficiencia de la organización.

 Maneja y genera reportes de gastos menores, formato 606, formato 607, formato
608.

 Integra todos los módulos auxiliares (CXC, CXP, Inventario, Ventas) al

módulo de contabilidad general, de manera que permita obtener los estados
financieros en línea todos los meses para que la gerencia pueda tomar
decisiones oportunas que contribuyan al crecimiento de la organización.

 Genera asientos contables automáticos, eliminando así el tiempo en

revisiones y codificación contable de documentos, así como la posibilidad de
errores.

 Análisis de antigüedad de saldos y control de depuración de despacho y

facturación por situación del cliente.

 Permite crear programas de combos o listas de precios

 Indicadores financieros de rentabilidad y situación de la empresa.

 Manejo del talento humano (Recursos Humanos) con todas sus normas legales
vigentes (código del trabajo).

 Manejo de bancos, conciliación bancaria y cheques. Permite confeccionar

cheques de manera automática en base a lo programado en el módulo Cuentas
por Pagar.

Especificaciones personalizadas para este proyecto

 Sistema modular con tecnología para acoplamiento de los medidores de

combustible.

 Interacción con el sistema servidor de la Administración general bajo el esquema

transaccional y operativo de cada una de las estaciones y los distintos
inventarios.

 Maneja balances generales por cada estación y un resumen de operaciones.

 Módulos que Contempla este Proyecto

 Acoplamiento e interacción con todos los departamentos

 Cuentas por Cobrar
 Cuentas por Pagar
 Inventarios (Manejo de distintos almacenes)
 Facturación
 Contabilidad
 Activos fijos
 Bancos
 Recursos humanos

Metodología de Implementación
Se conformarán equipos de trabajo de su Empresa para las distintas operaciones a
automatizar, los cuales siempre serán dirigidos y supervisados por nuestra Firma. El
programa a aplicar cuenta con las siguientes actividades en el mismo orden:

- Instalación del servidor

- Implementación del sistema
- Creación de las distintas terminales como esquema para acoplar con la tecnología
de sincronización de sus respectivas operaciones.
- Implementación de los sistemas contables y bancarios
- Entrenamiento del personal en el sistema
- Acompañamiento y capacitación del personal sobre estrategias y operatividad en
sus puestos (Según manual de funciones y procedimientos)
- Plan piloto
- Puesta en marcha

El proyecto termina cuando ya todas las etapas hayan concluido, según el cronograma y
sus imprevistos. El plan piloto es una prueba de un departamento elegido por La Empresa
para verificar la funcionalidad de la implementación y que el acompañamiento en
capacitación esté funcionando.
Capacitación y Entrenamiento
Las actividades de capacitación, o entrenamientos en el uso de las aplicaciones son
impartidas en las instalaciones del cliente. En cuanto sea posible, el personal es
entrenado en las actividades específicas que realizará con la aplicación a la medida que
se van implementando las diferentes funcionalidades.

Regularmente se utilizan los datos reales de la aplicación, logrando que las actividades
desarrolladas en la parte de capacitación puedan ser aprovechadas como si la
aplicación estuviera enfuncionamiento real. En caso de que el cliente desee tomar
entrenamientos adicionales, finalizada la etapa de implementación, sea por rotación o
traslado de personal podrán recibir este servicio por parte nuestra.

En el acompañamiento profesional, el cual incluye la formación en técnicas y estrategias

sobre manejo de clientes, productos y controles, la Empresa debe tener personal
profesional para recibir esta capacitación, ya que esto puede ayudar a tener mejores
resultados.

Supervisión de la funcionalidad del Sistema de Información

Tiene que ver con todos los pasos adicionales que son necesarios para el adecuado
funcionamiento del sistema. En éste se valida que los procesos se estén realizando
correctamente, que los datos estén 100% con integridad y que todos los módulos se
estén comunicando con los procesos contables y financieros.

En este proceso, también se crean los parámetros que requieren las aplicaciones, se
definen niveles deautoridades y privilegios por usuarios y programas o procesos, etc.,
es decir, se definen los roles de cada uno de los empleados que van a interactuar con el
sistema.

Los trabajos de inventarios serán supervisados por nuestro personal, así como también el
conteo que servirá de marco inicial cuantificado para identificar y registrar en el sistema.
 Compromisos Asumidos Entre Ambas Partes
Nuestra Firma

 La Firma garantiza que llevará a cabo todas las etapas previamente

descritas para finalizar con éxito el desarrollo del proyecto.
 Se cumplirán todas las condiciones acordadas en el contrato de negociación,
el tiempo especificado en el cronograma de trabajo será cumplido con exactitud
siempre y cuando no existan anomalías o retrasos no ocasionados por el mismo
proceso (compras, inventarios, documentos fuera de orden).
 Se garantiza también que los recursos humanos destinados a hacer la
implementación en su Empresa no serán movilizados a otros proyectos para
que no implique retrasos y posibles cambios en el cronograma y a la vez
deterioros en los procedimientos de implementación.
 Entrenamientos adecuados al personal administrativo en los módulos
descritos en esta propuesta así como también las distintas estrategias de control.
 Un sistema transaccional y gerencial estable y operativo 100%.

El Cliente:
 Sensibilización de su personal para la nueva adecuación.
 Definir un líder para cada equipo de trabajo.
 Suministrar los equipos informáticos que alojarán las aplicaciones y la base de
datos que va a ser manejada por el sistema Software X.
 Tener red Internet permanente conectada al servidor instalado y configurado para
las sincronizaciones.
 Dar fiel cumplimiento a las actividades incluidas en el plan de trabajo de
esta propuesta.
 Contratar un soporte técnico que estará a cargo de los problemas físicos del día
a día en la empresa (deterioro de computadoras y periféricos).
 Contexto (energía eléctrica, áreas de trabajo en su empresa)
 Mantener informado a la firma sobre cualquier anomalía presentada o solicitud
de mantenimiento (como se especifica más abajo)
 Mantenimientos, Servicios y Soporte.
Mantenimiento

El mantenimiento trata sobre la corrección inmediata de cualquier tipo de situación que

pueda presentarse en los módulos instalados en el sistema de información Software X,
situación que no necesariamente sea por una falla del sistema, sino hasta por un error en
digitación u operación con cargo contable. Por consiguiente, para que la empresa pueda
seguir haciendo sus operaciones correctamente deben solicitar o informar a La Firma lo
que acontece, en caso contrario, se podría crear distorsión o falta de integridad en los
datos e impediría el adecuado funcionamiento del sistema, o en el peor de los casos, dar
informaciones analíticas y resultantes del periodo erróneamente, que para fines de
auditoría, se perdería tiempo y más recursos o tomar decisiones inadecuadamente.

Soporte

La Firma tiene programas de soportes para los clientes, tanto presencial como virtual
donde se pueda establecer conexiones vía internet. El soporte incluye configuraciones
adicionales, mejoras o cambios al sistema (sujeto a negociación / acuerdos). Ya finalizado
el proyecto de implementación, tanto el mantenimiento como el soporte, la firma, como se
mostró en la propuesta económica, tiene esquemas de igualas, en caso de que el cliente así
lo acepte (se recomienda).
 Honorarios e Inversión

Los cargos por nuestros servicios se basan en tarifas regulares, tomando consideración la
mejora operativa que va tener la administración consolidándose en beneficios tanto
directos como indirectos, todos dependiendo de este trabajo, así como también la
relación afectuosa que tenemos con ustedes, el cual en base a esto, colocamos los precios
establecidos en la propuesta.

Les manifestamos estar a sus órdenes para suministrar cualquier información adicional
que ustedes pudieran requerir, les reiteramos nuestro agradecimiento por brindarnos esta
oportunidad de servirles.

Por Firma Vendedora Por Empresa Compradora