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Relevamiento Cuentas a Pagar /
Cash Management

Creation Date: 二月 7, 土曜日

Last Updated: 二月 7, 土曜日
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<Empresa> : RD020 - Cuentas a Pagar Page N* ii

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<Empresa> : RD020 - Cuentas a Pagar Page N* iii

Contents

Relevamiento del Negocio y Descripción de Procesos.............................................................1

Comentario General....................................................................................................................2

Descripción de Procesos.............................................................................................................1
General.................................................................................................................................1
Proveedores..........................................................................................................................2
Ingreso de Facturas..............................................................................................................3
Pagos....................................................................................................................................4
Contabilización....................................................................................................................5
Impuestos.............................................................................................................................6
Procesos de Cierre...............................................................................................................6
Generación de Información....................................................................................................7

Open and Closed Issues..............................................................................................................8

Open Issues..........................................................................................................................8
Closed Issues.......................................................................................................................8

482906077.doc Company Confidential - For internal use only Total de Hojas: 15

Relevamiento del Negocio y Descripción de Procesos

Este componente describe cada uno de los principales niveles de negocio y los procesos actuales que lo conforman.
Contiene las siguientes secciones:
· Comentario general
· Descripción de procesos
· Generación de Información Impositiva y Reportes de Gestión
Comentario General

El relevamiento se llevó a cabo entrevistando a las siguientes personas:

·1 XX
·2 XX

Participaron también:
·3 XX
·4 XX

El relevamiento estuvo diagramado de la siguiente manera:

·5 XX
·6 XX
·7
Se recibió la siguiente documentación, la cual se encuentra disponible para consulta:
·8 XX
·9 XX
Descripción de Procesos

General

1. Empresas que componen el grupo y actividad principal de cada una de ellas.

.
2. żCon cuáles de estas empresas trabaja el sector Cuentas a Pagar / Cash Management?

.
3. Las compańías Operan con los mismos Proveedores?

.
4. Dependencia jerarquicas y estructura de los sectores.

.
5. Circuito con las Sucursales. żCómo funcionan (son autónomas, tienen fondo fijo, etc.)? żCómo es el nexo con el
sector?

.
6. Herramientas de Sistemas actuales. Características principales.

.
7. Diagrama de flujos de información. Entradas - Procesos - Salidas.. Interfaces.

·10 Cuentas a Pagar

·11 Información General
·12 Manejo y mantenimiento de Proveedores
·13 Ingreso de Comprobantes
·14 Pagos y Retenciones
·15 Contabilización
·16 Emisión de Información impositiva y de gestión
·17
·18 Cash Management
·19 Informacion General
·20 Manejo y mantenimiento de Bancos
·21 Extractos Bancarios
·22 Pronostico de fondos

1. Uso actual de compańías, cuentas, centro de costos, otros segmentos (Plan de Cuentas).

.
2. Monedas utilizadas habitualmente.

.
3. Relación entre compańías.

.
4. żQué información comparte las distintas compańías?

.
5. Funciones centralizadas y descentralizadas.
 1

.
6. Contabilización de comprobantes y pagos (periodicidad, controles).

.
7. Cantidad de proveedores y bancos

.
8. Cantidad de transacciones ingresadas por mes

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9. Cantidad de imputaciones contables por comprobante (incluidos los impuestos)

.
10. Cantidad de ordenes de pago y cheques emitidos por mes.

.
11. Termino de pago habitual

.
12. żHay terminos de pago en cuotas?

.
13. żHay terminos de pago con descuentos por pago anticipado?

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14. żUtilizan períodos? żLos cierres son mensuales? żQué reportes de control utilizan?

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15. żExiste un cronograma para cierres mensuales?

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16. żCuánto demora en efectuarse un cierre mensual (análisis, controles, provisiones, etc.)?

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17. żQuién efectúa la conciliación Contabilidad - Cuentas a Pagar y quien la de Bancos?

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18. żCómo manejan los ajustes una vez cerrado el período?

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19. żExisten distintos niveles de usuarios del Sistema (seguridad)?

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20. żQue requerimientos de auditoría/control interno son habituales?

.
21. żSe necesita restringir el acceso a cierta información a ciertos usuarios?

Proveedores

1. żExiste un único Maestro de Proveedores o cada compańía tiene el suyo?

Descripción de Procesos 2
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 1

2. żExisten proveedores con varias sucursales? żCómo se manejan?

.
3. żExisten proveedores con varios beneficiarios? żCómo se manejan?

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4. żQuién da de alta proveedores? żExisten reglas para su ingreso (Juan Pérez; Pérez, Juan; etc.)?

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5. żHay formularios standard, templates (mail), etc., con distribucion predefinida (contaduria, impuestos)?

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6. żHay legajos de soporte del maestro de proveedores?

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7. żCuáles podrían ser los criterios para agrupar proveedores con similares características?

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8. żExisten sucursales de proveedores que sean de pago y otras que no?

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9. żEstá actualizado el Maestro de Proveedores (bajas, domicilios, cambios impositivos, etc.)?

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10. żQuién hace el mantenimiento y con que frecuencia?

Ingreso de Facturas

1. żCuántas personas ingresan facturas y con qué frecuencia?

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2. żHay facturas en moneda extranjera (especificar las posibles divisas)?

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3. La recepción de facturas żestá centralizada?

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4. żCómo se archivan las facturas una vez ingresadas al Sistema?

.
5. żCómo identifican las facturas en el Sistema para efectuar consultas?

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6. żCómo asocian las facturas con órdenes de compra?

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7. La asociación żpuede ser parcial o debe ser total?

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8. żQué tipo de controles se efectúan para validar la orden de compra vs. factura?

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9. żExisten tolerancias en casos de desvíos?

Descripción de Procesos 3
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 1

.
10. żCómo se imputan las facturas (con y sin órdenes de compra)?

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11. żQue validaciones impositivas se hacen?

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12. żComo se informan las retenciones a las que van a estar sujetas?

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13. żCuál es el proceso para la aprobación de facturas?

.
14. żExisten situaciones donde las facturas deberían ser "retenidas"?

.
15. Cuándo las facturas son "retenidas" żse contabilizan?

.
16. żComo se corrigen los errores detectados luego de la aprobacion (contables, impositivos)?

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17. Manejo de cuentas intercompańía y distribución de gastos (predefinidas, a fin de período).

Pagos

1. żUtilizan Cheques de impresión Automática?

.
2. żLos Cheques automáticos tienen un formato predeterminado?

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3. żEn que Bancos emiten cheques automáticos?

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4. żEfectúan frecuentemente pagos parciales?

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5. żSe paga según vencimiento o se hacen análisis de disponibilidad?

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6. żSe hacen análisis de flujos de fondos? żQuién y cómo decide que se paga?

.
7. żSe respetan los medios de pago predefinidos en la factura (tipo y banco)?

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8. żSe utilizan sistemas tipo Paylink para transferir y recibir información hacia y desde los bancos?

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9. żExiste alguna política para "frenar" pagos?

Descripción de Procesos 4
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 1

.
10. żExiste alguna política para anular pagos?

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11. żExiste alguna política para efectuar pagos urgentes o prioritarios?

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12. Circuito para el pago de sueldos.

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13. Circuito para el pago a organismos fiscales

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14. Otros circuitos especificos de pagos (fondo fijo, viaticos, despachantes, directores).

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15. żCuál es el proceso para la aprobación de pagos?

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16. żComo se manejan los pagos no retirados por los proveedores?

.
17. żHay pagos en monedas extranjeras?

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18. żExisten reportes de antigüedad de deudas? żCómo están diagramados?

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19. Métodos de pago: a) żCuántos utilizan? b) żCuántos bancos utilizan?

Bancos

1. żRecibe extractos en forma electronica?

2. żQue periodicidad tienen las conciliaciones bancarias?

3. żEmiten pronosticos de fondos?

Contabilización

1. żCon qué frecuencia envían la información a Contabilidad?

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2. Criterios de contabilización : żpercibido o devengado?

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3. La contabilización se lleva a cabo en forma żresumida o detallada?

Descripción de Procesos 5
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 1

.
4. żExiste algún tipo de documentación desde la contabilidad para cruzar los saldos?

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5. żPermite el Sistema contabilizar facturas en períodos anteriores al actual?

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6. El proceso de cierre mensual de cada compańía żes simultáneo?

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7. żExiste la contabilidad de compromisos?

.
8. Tratamiento de anticipos: A proveedores., A empleados (a rendir).

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9. Tratamiento de Fondo Fijo.

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10. Tratamiento de facturas y pagos en moneda extranjera.

.
11. żLlevan contabilidad en otra divisa que no sea la funcional?

Impuestos

1. Situación frente al IVA, Ganancias e Ingresos Brutos.

.
2. Son agentes de retención, en que impuestos y jurisdicciones?

.
3. Sus proveedores le perciben?

.
4. Quién actualiza las tablas de retenciones?

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5. Controles durante el ingreso de los comprobantes.

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6. Controles durante la emisión de los pagos.

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7. Certificados actuales.

Descripción de Procesos 6
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 1

Procesos de Cierre

1. żCuándo se inicia el proceso de cierre mensual de Cuentas a Pagar?

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2. Que controles se realizan y como se documentan?

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3. Quien ejecuta los procesos y cual es el circuito de aprobación?

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4. Se hacen cruces contra la Contabilidad?

Descripción de Procesos 7
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 1

Generación de Información

1. Informes que emite el sector (incluir breve descripción de contenido).

De gestión
Contables
Impositivos
Legales
2. żA quienes están dirigidos? ż Con que frecuencia se distribuyen?

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3. Archivos para sistemas impositivos (SIAP) que se generan, y su frecuencia

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4. Archivos para otros sistemas externos.

Descripción de Procesos 8
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 1

Open and Closed Issues

Open Issues
1. Temas críticos y principales problemas de los circuitos.

.
2. żQué procesos se podrían simplificar?

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3. żQué procesos se podrían eliminar?

.
4. żQué procesos habría que mejorar?

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5. żQué procesos habría que crear?

.
6. żQue requerimientos de auditoría/control interno serían necesarios?

Closed Issues
1. .

Descripción de Procesos 9
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