PROPUESTA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN

EL TRABAJO PARA LA COOPERATIVA UNIMINUTO

YADI YUVEDI RODRÍGUEZ PALACIOS

ELIANA GARCÍA ZABALA

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

FACULTAD TECNOLÓGICA
PROYECTO CURRICULAR DE INGENIERÍA DE PRODUCCIÓN
BOGOTÁ D.C.
2015
PROPUESTA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN
EL TRABAJO PARA LA COOPERATIVA UNIMINUTO

YADI YUVEDI RODRÍGUEZ PALACIOS

Código 20131377027

ELIANA GARCÍA ZABALA

Código 20131377046

MODALIDAD: Pasantía

ROBINSON PACHECO GARCÍA

Ingeniero Industrial

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

FACULTAD TECNOLÓGICA
PROYECTO CURRICULAR DE INGENIERÍA DE PRODUCCIÓN
BOGOTÁ D.C.
2015
2
 TABLA DE CONTENIDO

1. RESUMEN EJECUTIVO .......................................................................................... 5

2. OBJETIVOS ............................................................................................................. 7
2.1 GENERAL ................................................................................................................ 7
2.2 ESPECÍFICOS ......................................................................................................... 7
3. DESCRIPCIÓN COOPERATIVA UNIMINUTO ........................................................ 8
3.1. DESCRIPCIÓN ....................................................................................................... 8
3.2. ELEMENTOS ESTRATÉGICOS ............................................................................. 9
3.2.1. MISIÓN ................................................................................................................ 9
3.2.2. VISIÓN ................................................................................................................. 9
4. MARCO LEGAL ..................................................................................................... 10
5. DESARROLLO DEL TRABAJO ............................................................................. 11
5.1. EXPLORACIÓN ..................................................................................................... 11
5.2. RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN Y DIAGNÓSTICO ................................. 11
5.3 DISEÑO DE LA PROPUESTA ............................................................................... 13
5.3.1Política, objetivos y alcance del Sistema de seguridad y Salud en el Trabajo
(SS-DG-02) ............................................................................................................ 14
5.3.2Matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos (SS-
FR-01) .................................................................................................................... 16
5.3.2.1Análisis de los riesgos encontrados .................................................................. 17
5.3.3Procedimiento para la identificación de peligros, evaluación y valoración de
riesgos (SS-PR-01) ................................................................................................ 21
5.3.4Procedimiento para la identificación y evaluación de requisitos legales y
otros requisitos (SS-PR-04) ................................................................................... 21
5.3.5Matriz de requisitos legales y otros requisitos (SS-FR-04)................................... 21
5.3.6Reglamento de higiene y seguridad industrial (SS-RG-01) .................................. 22
5.3.7Procedimiento de comunicación, participación y consulta (SS-PR-05) ................ 22
5.3.8Procedimiento de Investigación de incidentes y accidentes (SS-PR-02) ............. 22
5.3.9Procedimiento de Inspección y mantenimiento de infraestructura (GA-PR-
03).......................................................................................................................... 23

3
5.3.10Procedimiento de Gestión del cambio (SS-PR-03) ............................................ 23
5.3.11Instructivo de seguridad (SS-IN-02): .................................................................. 24
5.3.12Prevención, preparación y respuesta ante emergencias (SS-DG-01) ................ 24
5.3.13Acta de revisión por la dirección (GG-FR-01)..................................................... 25
5.3.14Manual de contratistas (SS-DG-03) ................................................................... 25
5.3.15Matriz de indicadores (SS-FR-10) ...................................................................... 26
5.3.16Sistema de vigilancia epidemiológica (SS-PR-06) ............................................. 26
5.3.17Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (GC-PR-02) .................... 27
5.3.18Procedimiento control de documentos y registros (GC-PR-01) .......................... 27
6. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS ....................................................................... 27
7. CONCLUSIONES .................................................................................................. 30
8. ANEXOS ................................................................................................................ 31

TABLA DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1. Ciclo PHVA del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Fuente: http://www.grupoergos.com/corp/siges-sistema-de-gestion-de-la-
empresa-saludable/ ........................................................................................ 6
Ilustración 2. Diagnóstico inicial. Fuente: Autoras ............................................... 12
Ilustración 3. Diagnóstico inicial. Fuente: Autoras. .............................................. 13
Ilustración 4. Riesgos Sede Comercial. Fuente: Autoras. ................................... 18
Ilustración 5. Riesgos Sede Capacitaciones. Fuente: Autoras. ........................... 18
Ilustración 6. Riesgos Sede Administrativa. Fuente: Autoras. ............................. 19
Ilustración 7. Consolidado Riesgos Sede Bogotá. Fuente: Autoras. ................... 19
Ilustración 8. Clasificación Riesgos según su nivel. Fuente: Autoras .................. 20
Ilustración 9. Diagnóstico final. Fuente: Autoras ................................................. 28
Ilustración 10. Diagnóstico final. Fuente: Autoras ............................................... 29

4
 1. RESUMEN EJECUTIVO

En la actualidad es fundamental que las organizaciones implementen

herramientas que les permitan prevenir peligros, determinar controles y
mitigar riesgos, evitando así incumplimientos de orden legal, lesiones,
enfermedades profesionales, entre otros, promoviendo la prevención de
riesgos laborales.

La norma internacional OHSAS 18001 facilita a las organizaciones:

identificar, priorizar y gestionar la salud y los riesgos laborales como parte de
las operaciones cotidianas del negocio. Por su parte la legislación
colombiana ha ido llenando vacíos existentes en la reglamentación de la
seguridad y la salud en el trabajo, como resultado de lo anterior en julio de
2014 expide el Decreto 1443 en el cual se dictan las disposiciones para la
implementación de un Sistema de Gestión en materia de riesgos laborales.

Este trabajo desarrolla una propuesta frente a la documentación del Sistema

de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para la Cooperativa
Uniminuto debido a la creciente necesidad para todas las organizaciones de
ofrecer calidad, seguridad y un mejor el ambiente laboral para las personas
promoviendo así su desarrollo integral como seres humanos.

De acuerdo a lo anterior se realizó un diagnóstico del estado de la

Cooperativa Uniminuto frente a los requisitos de Seguridad y Salud en el
Trabajo, se analizaron los hallazgos identificados, se identificaron los
posibles riesgos que afecten al personal que labora en la organización,
posteriormente se clasificaron según su tipo y se les otorgó un nivel de
acuerdo a los que presentan más afectaciones para las personas,
priorizando así aquellos que presentaron mayor riesgo y determinando los
controles que los mitiguen o eliminen.

Posteriormente se estandarizó la operación mediante la documentación del

modelo de gestión para el sistema, garantizando la armonía e integración
con el Sistema de Gestión de Calidad de la Cooperativa.

5
Ilustración 1. Ciclo PHVA del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo. Fuente:
http://www.grupoergos.com/corp/siges-sistema-de-gestion-de-la-empresa-saludable/

6
 2. OBJETIVOS

2.1 GENERAL

Elaborar una propuesta del SGSST que permita la definición, estandarización

y control de las actividades asociadas a la seguridad y la salud en el trabajo,
así como, su integración con el SGC de la Cooperativa Uniminuto.

2.2 ESPECÍFICOS

 Identificar los posibles riesgos que afecten a las personas que laboran
en la Organización.
 Clasificar, valorar y priorizar los riesgos.
 Establecer los controles para mitigar o eliminar los riesgos.
 Generar los documentos respectivos al Sistema de Seguridad y Salud
en el Trabajo.

7
 3. DESCRIPCIÓN COOPERATIVA UNIMINUTO

3.1. DESCRIPCIÓN1

LA COOPERATIVA UNIMINUTO es una entidad del sector solidario, nacida

de la asociación voluntaria y autónoma de sus miembros buscando de
manera común la satisfacción de sus necesidades y aspiraciones. Fue
creada como Pre cooperativa el 6 de abril de 2001, con el apoyo y la
orientación de Uniminuto; el 28 de noviembre de 2006 la Asamblea
Extraordinaria de Delegados aprueba la conversión de Pre cooperativa en
Cooperativa y el 9 de abril de 2007 la Superintendencia de Economía
Solidaria expide la resolución aprobando la conversión y la reforma de
estatutos.

Actualmente la COOPERATIVA UNIMNUTO es una cooperativa de aportes y

crédito, sin ánimo de lucro, cuya actividad económica se centra en la oferta
de servicios de financiación educativa, administración de cartera y en general
servicios de créditos a los asociados, funcionarios de la Organización Minuto
de Dios y aliados estratégicos.

La COOPERATIVA UNIMNUTO ofrece el siguiente portafolio de servicios:

Crédito Educativo:

 Crédito Avalado: cheques o pagaré, Garantías Comunitarias, Fenalco.

 Créditos convenio IES
 Crédito directo sin aval.
 Crédito ICETEX (administración de cartera)
 Credivirtual Garantías comunitarias

Crédito de Consumo:

 Crédito de Libre Inversión

 Crédito para compra de cartera
 Crédito ALMINUTO
 Crédito para electrodomésticos
 Créditos para Equipos de cómputo
 Crédito para calamidad doméstica
 Crédito para sostenimiento en el exterior
 Crédito para el desarrollo empresarial

1 COOPERATIVA UNIMINUTO; GC-DG-01 Manual de Calidad; Pág. 6

8
  Al minuto navideño y escolar

3.2. ELEMENTOS ESTRATÉGICOS2

La organización ha definido los siguientes elementos estratégicos que

permiten contar con directrices bien definidas y que describen de forma clara
la orientación de los esfuerzos y recursos para cumplir con los objetivos de
Plan Estratégico de Negocios:

3.2.1. MISIÓN

"La Cooperativa Uniminuto es una cooperativa inspirada en la Obra Minuto

de Dios y los principios solidarios, que promueve el desarrollo integral de sus
asociados, a través de la prestación de servicios que facilitan el acceso y la
permanencia en la Educación Superior, la empleabilidad, el desarrollo
empresarial y el bienestar de todos los que la integran."

3.2.2. VISIÓN

"En el 2019 nos habremos transformado en una cooperativa multiactiva con

sección de ahorro y crédito; líder a nivel nacional en el sector cooperativo en
productos y servicios financieros educativos; consolidada como socio
estratégico de nuestras entidades aliadas y de las organizaciones de la Obra
Minuto de Dios; con nuestros grupos de interés fortalecidos en principios de
la economía solidaria y beneficiados con obras de servicio comunitario que
incidan en el buen vivir para los asociados, familias y colaboradores”

2 Ibíd., Pág. 7
9
 4. MARCO LEGAL

En este capítulo se mencionan las normas que se tienen en cuenta para la

elaboración de la documentación dentro de la COOPERATIVA UNIMINUTO.

 NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC-OHSAS 18001 que establece

los requisitos para la documentación de un Sistema de Seguridad y
Salud en el Trabajo para facilitar la gestión a las organizaciones.

 Decreto 1443 de 2014 por el cual se dictan las disposiciones para la

implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo.

 Decreto 1072 de 2015 por el cual se expide el decreto único

reglamentario del sector trabajo.

10
 5. DESARROLLO DEL TRABAJO

5.1. EXPLORACIÓN
 Como pre-fase se realiza la investigación teórica sobre la seguridad y
salud en el trabajo, la legislación aplicable en materia de riesgos
laborales, así como las prácticas y tendencias de la actualidad.
 Se realiza una visita a las instalaciones de la sede principal de la
Cooperativa Uniminuto con el fin de realizar una inspección visual general
de los avances en términos de seguridad y salud en el trabajo.

5.2. RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN Y DIAGNÓSTICO

La recolección de la información se lleva a cabo mediante indagación directa

con la Coordinadora de Gestión Humana, quien es la encargada de los
temas relacionados con la Salud Ocupacional y Seguridad Industrial en la
Cooperativa Uniminuto, se revisan los documentos existentes
procedimientos, programas, formatos y demás que puedan ser útiles para
determinar el estado actual de la empresa en Seguridad y Salud en el
Trabajo.

Para la realización del diagnóstico se define un instrumento en el que se

consolidan los requisitos documentales extraídos de la NTC-OHSAS
18001:2007 y el decreto 1443 de 2014.

El comparativo de las normas permite identificar fácilmente los requisitos

establecidos en cada una y permite realizar un barrido general del nivel
avance del sistema de gestión.

11
 DIAGNÓSTICO INICIAL COOPERATIVA UNIMINUTO

Yadi Rodríguez Palacios

Elaborado por: Fecha: 20-may-15
Eliana García Zabala

INTERPRETACIÓN

Escala Definición
1 No existe, no se hace
2 En proceso, se está elaborando
3 Borrador
4 Borrador validado
5 Documento aprobado
6 Documento divulgado y está siendo cumplido
7 Tema y documento auditado
8 Mejora realizada por el personal como consecuencia de una auditoría
9 Mejora realizada por el personal como consecuencia de su iniciativa
10 Aplica a lo largo del año de un ciclo de planeación, ejecución, verificación y actuación.

ÍTEM REQUISITO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 OBSERVACIONES

1 Alcance del SST 1
2 Politica de SST 3 Contenido en el Programa de SO
3 Objetivos de SST 3 Contenido en el Programa de SO
Procedimiento de Control de
4 2 Contenido en el SGC
documentos y registros
Designación de responsabilidades y
5 1
autoridad
Organigrama y responsabilidades en
6 2 Contenido en el Programa de SO
situaciones de emergencia
Competencia, formación y toma de
7 2 Contenido en el Programa de SO
conciencia
Procedimiento para la identificación y
8 evaluación del cumplimiento de 2 Contenido en el Programa de SO
requisitos legales
9 Matriz de requisitos legales 2
Procedimiento de comunicación, Se tiene Matriz de
10 1
participación y consulta Comunicaciones
Procedimiento para la identificación de
11 peligros, valoración de riesgos y 2 Contenido en el Programa de SO
determinación de los controles.
12 Matriz de Riesgos 3
13 Sistema de Vigilancia Epidemiológica 1
Procedimiento de compras, selección y
14 1
evaluación de contratistas
Procedimiento para la selección,
15 1
compra y entrenamiento en EPP
Procedimiento para la Investigación de
16 1
incidentes / accidentes
Procedimiento para la preparación y
17 1
respuestas ante emergencias
Procedimiento de inspecciones y
18 3 Contenido en el SGC
mantenimiento
19 Procedimiento Gestión del cambio 1
20 Procedimiento de auditoría interna 3 Contenido en el SGC
Procedimiento de acciones correctivas y
21 3 Contenido en el SGC
preventivas
22 Estándar de trabajos seguros 2 Contenido en el Programa de SO
23 Plan de Capacitación anual 2 Contenido en el SGC
Ilustración 2. Diagnóstico inicial. Fuente: Autoras
12
ÍTEM REQUISITO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 OBSERVACIONES
24 Plan de inducción y rentrenamiento 2 Contenido en el SGC
25 Plan de ayuda mutua 1
26 Plan de trabajo anual 1
27 Plan de emergencias 2 Contenido en el Programa de SO
28 Plan de evacuación 2 Contenido en el Programa de SO
29 Programa de higiene y salud 2 Contenido en el Programa de SO
30 Programa de orden y aseo 2 Contenido en el Programa de SO
Reglamento de higiene y seguridad
31 3 Existente
industrial
32 Matriz de indicadores 2 Contenido en el SGC
33 Fichas de indicadores 2 Contenido en el SGC
34 Registro de inspecciones 3 Contenido en el SGC
35 Registro de participación y consulta 1
36 Registro de simulacro de emergencias 1
37 Registro de incidente /accidente 1
Registro de investigación de incidente /
38 1
accidente
Reporte de actos y condiciones
39 1
inseguras
40 Registro de entrega de EPP 1
41 Registro de inducción y reinducción 3 Contenido en el SGC
42 Revisión por la dirección 3 Contenido en el SGC
Registro de acciones correctivas y
43 3 Contenido en el SGC
preventivas
Registro de inspecciones de equipos
44 1
contra incendios
45 Registro de rendición de cuentas 1

PROMEDIO DEL SGSST 1,82

Ilustración 3. Diagnóstico inicial. Fuente: Autoras.

Una vez realizado el diagnóstico inicial se tiene un promedio de avance del

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de 1,82.

5.3 DISEÑO DE LA PROPUESTA

Se propone a la Cooperativa Uniminuto estructurar los documentos

principales que hacen parte del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo
con el fin de que ellos tomen en cuenta lo necesaria de esta gestión para el
bienestar de los colaboradores, así que a continuación se muestran los
diferentes documentos que lo conforman.

13
 5.3.1 Política, objetivos y alcance del Sistema de seguridad y Salud
en el Trabajo (SS-DG-02)

En primer lugar se estable la política los objetivos y alcance del sistema de

seguridad y salud en el trabajo adoptados por la Cooperativa Uniminuto los
cuales quedaron consignados en un documento general del sistema, y se
describen a continuación.

Política

La COOPERATIVA UNIMINUTO se compromete con la protección y

promoción de la salud de todos sus colaboradores, procurando su integridad
física, mental y social, mediante el control de los riesgos, un ambiente de
trabajo sano y seguro, fomentando una cultura preventiva y del auto cuidado.

Para estos efectos se compromete a:

1. Gestionar el mejoramiento continuo de los procesos y del Sistema de

Seguridad y Salud en el Trabajo.
2. Destinar los recursos necesarios tanto humanos, físicos, tecnológicos y
financieros para la ejecución y desarrollo de la gestión de la salud y la
seguridad.
3. Intervenir en las condiciones de trabajo que puedan causar accidentes o
enfermedades laborales.
4. Proteger el medio ambiente.
5. Cumplir los requisitos legales vigentes.

Todos los colaboradores, contratistas y temporales son responsables de

cumplir con las normas y procedimientos de seguridad, con el fin de realizar
un trabajo seguro y productivo, promoviendo así la participación activa del
personal y del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo-
COPASST.

14
Objetivos del Sistema de Gestión

 Controlar y gestionar los riesgos asociados al desarrollo de las

actividades, con el fin de evitar accidentes de trabajo y enfermedades
profesionales.

 Garantizar la competencia de los colaboradores, mediante el desarrollo

de planes de formación, entrenamiento y sensibilización sobre las
obligaciones y responsabilidades inherentes a la seguridad y salud en el
trabajo.

 Proteger la salud y el bienestar de los colaboradores, proporcionándoles

un ambiente y condiciones de trabajo seguro, sano y saludable de
acuerdo con las leyes aplicables.

 Verificar la eficacia y mejora continua del Sistema de Gestión de

Seguridad y Salud en el trabajo, evaluando periódicamente el desempeño
del mismo.

Alcance del Sistema.

El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Cooperativa

Uniminuto aplica para todos los colaboradores, contratistas, temporales y
demás grupos de interés a nivel nacional.

15
 5.3.2 Matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de
riesgos (SS-FR-01)

La Cooperativa Uniminuto utiliza para el levantamiento de esta matriz el

apoyo de la web de la ARL SURA que permite realizar esta actividad
accediendo a la herramienta on-line, sin embargo, debido a la cantidad de
sedes con las que se cuenta a nivel nacional, esta herramienta resulta ser útil
solo para la sede principal (Bogotá) pero su manejo y actualización a nivel
nacional, no se adapta a las necesidades actuales.

Por lo anterior se propone realizar la matriz en Excel con la formulación

adecuada que permita la fácil comprensión y diligenciamiento por parte de
los colaboradores en las diferentes sedes, a su vez, se incluyen comentarios
en las celdas de Excel para dar indicaciones adicionales al momento de
diligenciar.

A continuación se presenta un resumen y una explicación detallada de lo

encontrado en la evaluación de Riesgos de la Cooperativa Uniminuto-Sede
Bogotá. La inspección de las áreas se realiza mediante recorrido por las tres
(3) sedes que se encuentran ubicadas en el barrio Minuto de Dios, las cuales
se describen a continuación:

Sede Comercial:

Piso 1
Recepción, sala de espera Asociados/Clientes, Gestión Comercial y
Cobranzas.

Piso 2
Gerencia, Gestión de Calidad, Gestión de Asociados, Gestión Tecnológica,
Cobranzas, Servicios Generales, cocina, comedor.

Sede Administrativa:

Piso 1
Gestión de Riesgo y Operaciones, Dirección de Riesgo y Operaciones,
Direcciones Comerciales Nacional y Regionales.

Piso 2
Gestión Humana, Gestión Administrativa, Gestión Financiera, Contabilidad y
Dirección Financiera y Administrativa.

Piso 3
Gestión de Riesgo y Operaciones (Fábrica de créditos), Servicios Generales
y cocina.
16
Sede Capacitaciones:

Piso 1
Ingreso

Piso 2
Cocina, comedor, archivo, sala de juntas, sala de capacitaciones.

5.3.2.1 Análisis de los riesgos encontrados

La matriz realizada para la Cooperativa Uniminuto sede de Bogotá arroja

como resultado 21 tipos de riesgo clasificados en nivel alto (Ver ilustración 8),
dentro de los que se destacan los de tipo locativo, ya que dentro de las
oficinas hay unas zonas con desnivel en el suelo, escaleras de tipo caracol y
pasamanos que no cumplen con la altura requerida, y que evidentemente
representan un riesgo para todos los que laboran allí.

Se anexa el ejemplo de la sede de capacitaciones con los riesgos asociados

correspondientes que son de tipo: locativos, mecánicos, carga física,
biológicos, físico-químico, los que representan mayor riesgo son los
locativos, porque como se menciona anteriormente en toda la infraestructura
de la organización existen muchos aspectos que generan ese resultado.

Debido a que la matriz es muy extensa no es posible adjuntarla

completamente. Además cabe resaltar que las medidas que se deben tomar
frente a la mitigación de los riesgos encontrados, no se muestran en este
documento ya que eso depende de si la organización decide implementar la
presente propuesta pero en la matriz si se encuentran unas sugerencias para
las posibles acciones correctivas en cada caso.

En las instalaciones descritas anteriormente se desarrollan los procesos para

la gestión de créditos educativos y de consumo que son ofrecidos a los
diferentes Asociados.

Las actividades de los diferentes procesos son básicamente administrativas,

así que los riesgos identificados y asociados a la labor que se desempeña
son los siguientes:

17
 Riesgos identificados por sede

% RIESGO SEDE COMERCIAL

35,0% 31%
28%
30,0%
25,0%
20,0%
15,0% 10%
10,0%
3% 3% 3% 3% 3% 3% 3% 3% 3%
5,0%
0,0%

Ilustración 4. Riesgos Sede Comercial. Fuente: Autoras.

% RIESGO SEDE CAPACITACIONES

35,0% 31%
30,0% 23%
25,0%
20,0%
15,0% 8% 8% 8% 8% 8% 8%
10,0%
5,0%
0,0%

Ilustración 5. Riesgos Sede Capacitaciones. Fuente: Autoras.

18
 % RIESGO SEDE ADMINISTRATIVA
29%
30,0%
25,0%
20,0% 16%
13%
15,0% 10%
10,0% 6% 6%
3% 3% 3% 3% 3% 3%
5,0%
0,0%

Ilustración 6. Riesgos Sede Administrativa. Fuente: Autoras.

% RIESGOS BOGOTÁ SEDE PRINCIPAL

Carga física / Biomecánico
2,7%
2,7% 2,7%
4,1% 4,1% Locativo
28,8%
4,1% Mecánico
5,5% Físico
Público

6,8% Tránsito
6,8% Biológico

21,9% Físico-Químico
9,6%
Naturales

Ilustración 7. Consolidado Riesgos Sede Bogotá. Fuente: Autoras.

En la siguiente tabla se muestra el resumen de los riesgos evaluados de

acuerdo a su nivel. El número que se encuentra debajo de cada nivel y entre
paréntesis corresponde al total de peligros que se presentan en las
diferentes sedes valoradas denominadas en conjunto como “Sede Bogotá”.
Por ejemplo: de Riesgos Locativos se encuentran 7 con nivel alto, 8 con nivel
medio y 1 en nivel bajo.
19
 RIESGO NIVEL DE RIESGO

Alto Medio Bajo

Locativo
(7) (8) (1)
Alto Medio Bajo
Mecánico
(4) (2) (1)
Alto Medio
Público
(3) (2)
Alto Medio
Tránsito
(1) (3)
Alto
Físico-Químico
(3)
Alto
Naturales
(3)
Medio Bajo
Carga física / Biomecánico
(20) (1)
Medio Bajo
Biológico
(2) (1)
Medio Bajo
Eléctrico
(1) (1)
Medio Bajo
Psicosocial
(1) (1)
Medio Bajo
Físico
(1) (4)
Bajo
Químico
(2)
Ilustración 8. Clasificación Riesgos según su nivel. Fuente: Autoras

Hay que tener en cuenta que los riesgos en nivel alto son aquellos que se
deben priorizar en la Cooperativa, puesto que éstos son los que más afectan
a los colaboradores en el desempeño de la labor. Seguidamente de los
riesgos en nivel medio ya que son bastantes lo que se identificaron, sobre
todo los de Carga Física / Biomecánico que son 20. Y por último los de nivel
bajo ya que la idea es minimizar el nivel de riesgo evitando poner en peligro
la integridad física y mental de los colaboradores.

20
 5.3.3 Procedimiento para la identificación de peligros, evaluación y
valoración de riesgos (SS-PR-01)

Este procedimiento establece la metodología para la identificación de

peligros, su estimación y la valoración de los riesgos de la COOPERATIVA
UNIMINUTO, con el fin de determinar los controles para mantener la
seguridad y la salud de las partes interesadas.

En su contenido se encuentran las definiciones que permitan entender el

contenido de la matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración
de riesgos, adicionalmente se explica la metodología que ofrece como apoyo
la ARL SURA y su herramienta web, se detalla entre otros:
 Matriz de probabilidad
 Probabilidad de riesgos de higiene
 Calificación de consecuencia
 Matriz de valoración de riesgos
 Interpretación de los niveles de riesgo
 Aceptabilidad del riesgo
 Medidas para el tratamiento del riesgo

5.3.4 Procedimiento para la identificación y evaluación de requisitos

legales y otros requisitos (SS-PR-04)

Documento que establece las actividades que permiten la identificación,

accesibilidad y evaluación del cumplimiento de los requisitos legales y otros
requisitos aplicables a la gestión de la Cooperativa Uniminuto relacionados
con los peligros y riesgos para la seguridad y salud en el trabajo.
También se especifican en el interior del documento las posibles fuentes de
consulta para los requisitos de tipo legal.

5.3.5 Matriz de requisitos legales y otros requisitos (SS-FR-04)

La Matriz de requisitos legales y otros requisitos es un documento que

permite controlar la diferente normatividad aplicable a la gestión de la
Cooperativa Uniminuto.
Cada vez que se deba ingresar una nueva legislación se modifica la fecha de
actualización, lo anterior permite evidenciar de manera ágil la fecha en la que
se realizaron los últimos ingresos a la matriz.

21
 5.3.6 Reglamento de higiene y seguridad industrial (SS-RG-01)

El reglamento se modificó con base en la inclusión de sedes nuevas a nivel

nacional y los resultados de la Matriz de identificación de peligros y
valoración de riesgos realizada en la sede principal de la Cooperativa. Una
vez las sedes realicen el respectivo levantamiento en cada una de sus
instalaciones se realizará la actualización correspondiente.

5.3.7 Procedimiento de comunicación, participación y consulta (SS-

PR-05)

Documento que establece las actividades y mecanismos para promover la

comunicación, tanto en el sentido Cooperativa-Colaboradores (consulta)
como en su inverso Colaboradores-Cooperativa (participación), respecto al
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de la
COOPERATIVA UNIMINUTO.
Dentro del alcance del procedimiento se incluyen a todos los colaboradores,
temporales, contratistas y visitantes.
El procedimiento especifica las actividades relacionadas con: generalidades
del SGSST, COPASST, plan de emergencias e investigación de incidentes o
accidentes de trabajo.

Como evidencias de las actividades asociadas a este procedimiento se crea

el formato Consulta y participación en el SGSST (SS-FR-05).

5.3.8 Procedimiento de Investigación de incidentes y accidentes

(SS-PR-02)

En este documento donde se especifican las acciones a seguir cuando se

presente un accidente o incidente dentro de la Cooperativa, además
establece el procedimiento de la investigación y reporte de dichos eventos.

Así como la definición de las causas raíces que se llevaron a la ocurrencia de

los hechos, además de implementar las acciones correctivas necesarias para
evitar la reincidencia de los hechos. Junto con este documento se incluye el
Instructivo de Investigación de Accidentes e Incidentes (SS-IN-01), el cual
tiene descrita la metodología a utilizar para la correcta investigación y
hallazgo de las causas raíz. Además del formato de Investigación de
accidentes e incidentes (SS-FR-02), donde se registra dicha investigación y
así llevar un control estricto sobre este tema.

22
 5.3.9 Procedimiento de Inspección y mantenimiento de
infraestructura (GA-PR-03)

Documento que establece la metodología para realizar la inspección y

mantenimiento de las instalaciones de la Cooperativa para así asegurar la
calidad de trabajo y prestación del servicio a los asociados, suministrando de
manera oportuna los implementos y/o condiciones necesarias para la
prestación del servicio.

Como registro para la inspección surge el formato de inspecciones y solicitud

de mantenimiento (GA-FR-12), adicionalmente como mecanismo de control y
para consolidar los requerimientos y necesidades de mantenimiento a nivel
nacional se crea el formato Control y seguimiento de las actividades de
mantenimiento y/o mejora (GA-FR-13).

5.3.10 Procedimiento de Gestión del cambio (SS-PR-03)

Este documento permite mantener un control sobre los posibles cambios que
puedan surgir en la Cooperativa, y así tener en cuenta el impacto en la
organización y los procesos existentes. Además de establecer unas
actividades que se deben cumplir con la implementación de dicho cambio.

Para lo cual se cuenta con un Formato de gestión (SS-FR-03) del cambio el

cual consta de una matriz con los posibles cambios que se puedan presentar
y a su vez relaciona el impacto que puede tener. Y al final un plan de acción
con las actividades pertinentes al cambio y su seguimiento de ejecución.

23
 5.3.11 Instructivo de seguridad (SS-IN-02):

Este instructivo se divide en 4 programas fundamentales dentro del Sistema

de Seguridad y Salud en el Trabajo que son:
 Programa de seguridad.
 Programa de orden y aseo.
 Programa de pausas activas.
 Programa de respuesta ante emergencias.

Dentro del programa de seguridad se encuentran unas directrices de trabajo

seguro dentro de la oficina, evidenciando como sería la forma correcta e
incorrecta de las acciones para evitar accidentes. En el programa de pasas
activas se tienen unos ejercicios de cuello y muñecas con el fin de disminuir
el estrés y el agotamiento.

En el programa de orden y aseo se tiene implementado en la organización la

metodología de las 5’s con el fin de mantener un espacio de trabajo limpio y
ordenado para así mejorar la calidad del trabajo y un ambiente laboral más
sano para todos. Por último en el programa de respuesta ante emergencias
se establecen las condiciones generales que deben tener los brigadistas y
las funciones que estos tienen frente a una situación de emergencia.

Anexo a este instructivo se contempla la ficha de Análisis de trabajo seguro

(SS-FR-08), como un formato en el que contempla todo lo necesario para
que el personal que se encuentre tanto fuera, como dentro de la
organización, ejecute sus actividades de manera segura, y detalle los
permisos necesarios si la actividad lo requiere.

5.3.12 Prevención, preparación y respuesta ante emergencias (SS-

DG-01)

Este documento contiene en primer lugar una información general de la

empresa, seguida del análisis de vulnerabilidad del sector donde se
encuentra ubicada la sede de Bogotá. Posteriormente se encuentra el plan
de evacuación con los planos de los pisos que componen la sede,
destacando la ruta de evacuación a seguir y la ubicación de los extintores.
Así como el procedimiento a seguir en caso de evacuación o en caso que se
presente algún tipo de emergencia como incendio o terremoto.

Con este documento se articulan dos formatos, el de evaluación de

simulacros (SS-FR-06) como mecanismo de seguimiento a las actividades en
caso de emergencia para que la organización esté debidamente preparada
en caso de que se presente alguna y el formato de inspección de elementos
contra incendio (SS-FR-07), que en este caso solo se cuenta con extintores.
24
 5.3.13 Acta de revisión por la dirección (GG-FR-01)

Este formato se integra con el utilizado para la revisión del Sistema de

Gestión de Calidad de la Cooperativa, adicionando los requisitos
relacionados con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo:

 Revisión de elementos estratégicos (Política y Objetivos de SST)

 Resultados de auditoría (Interna y externa)
 Estado de las acciones correctivas y preventivas
 Estado de investigaciones de accidentes e incidentes
 Resultados de la gestión realizada sobre los riesgos identificados
 Estado de evaluación de simulacros
 Eficiencia del SGSST
 Cambios que podrían afectar el SGSST
 Recomendaciones y compromisos para la mejora

Lo anterior con el fin de garantizar que se realice el seguimiento al

desempeño del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y
asegurar su mantenimiento y mejora continua.

5.3.14 Manual de contratistas (SS-DG-03)

Este manual establece la metodología para el ingreso y seguimiento a

contratistas/proveedores que permitan asegurar que su personal cumpla con
las disposiciones generales en seguridad y salud en el trabajo establecidas
por la legislación nacional y por la COOPERATIVA UNIMINUTO.

Este documento incluye:

 Generalidades para el proceso de selección y evaluación.
 Elementos para el control de dotación y EPI/EPC
 Actividades para el reporte e investigación de accidente o incidentes de
trabajo, preparación y respuesta ante emergencias.
 Indicaciones para trabajo en alturas, manejo de sustancias químicas,
trabajos en caliente, señalización, riesgo biológico, riesgo eléctrico, riesgo
ergonómico.
 Actividades de seguimiento.

Adicionalmente se realiza el Anexo 1. Que consiste en una matriz que

identifica los posibles contratistas/proveedores con los requisitos y elementos
de control que le aplican según su tipo.

25
Como evidencia del control y seguimiento a las actividades de los
contratistas/proveedores se utiliza el formato SS-FR-08 Análisis de trabajo
seguro.

5.3.15 Matriz de indicadores (SS-FR-10)

Esta matriz incluye los indicadores que son necesarios para la medición del
cumplimiento y la mejora del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, en
la cual se incluye el nombre del indicador, la definición, como se mide, el
responsable, la frecuencia de la medición.

Estos indicadores se dividen en 3 grupos: indicadores de resultado, de

estructura y de proceso. Con lo cual se logra un control total de todo el
sistema de gestión.

5.3.16 Sistema de vigilancia epidemiológica (SS-PR-06)

Este documento es uno de los que queda en proceso de ejecución en la

Cooperativa debido a que su realización depende de la ayuda de un médico
que evalúe cada trabajador para determinar la enfermedades a las que cada
uno está expuesto según el trabajo que realiza. Además de un psicólogo
experto en Salud Ocupacional que determina el riesgo psicosocial al que se
exponen.

Como esas valoraciones son claves para el desarrollo de este documento

puesto que son las entradas del mismo queda en proceso para el desarrollo
posterior dentro de la organización.

26
 5.3.17 Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (GC-PR-
02)

Las acciones correctivas y preventivas del Sistema de Seguridad y Salud se

integra dentro del procedimiento existente en el Sistema de Gestión de
Calidad, ya que el procedimiento de ejecución de las acciones es el mismo,
por ende en el documento se amplía el alcance.

El proceso de actualización se realizará posteriormente ya que el Sistema de

Gestión de Calidad se encuentra en proceso de auditoria externa.

5.3.18 Procedimiento control de documentos y registros (GC-PR-01)

Este procedimiento al igual que el anterior se integra con el existente en

Gestión de Calidad, el cual queda en proceso de actualización una vez
termine la auditoria externa.

6. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS

La elaboración de los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y

Salud en el Trabajo para la Cooperativa Uniminuto representó un incremento
en el nivel de avance de 2.8, lo anterior ubica el puntaje del diagnóstico final
en 4.6 que según la escala y la definición de la herramienta utilizada indica
que la documentación se encuentra entre borradores validados y
documentos aprobados.

27
 DIAGNÓSTICO FINAL COOPERATIVA UNIMINUTO

Yadi Rodríguez Palacios

Elaborado por: Fecha: 18-sep-15
Eliana García Zabala

INTERPRETACIÓN

Escala Definición
1 No existe, no se hace
2 En proceso, se está elaborando
3 Borrador
4 Borrador validado
5 Documento aprobado
6 Documento divulgado y está siendo cumplido
7 Tema y documento auditado
8 Mejora realizada por el personal como consecuencia de una auditoría
9 Mejora realizada por el personal como consecuencia de su iniciativa
10 Aplica a lo largo del año de un ciclo de planeación, ejecución, verificación y actuación.

ÍTEM REQUISITO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 OBSERVACIONES

1 Alcance del SST 5 SS-DG-02
2 Politica de SST 5 SS-DG-02
3 Objetivos de SST 5 SS-DG-02
Procedimiento de Control de
4 4 GC-PR-01
documentos y registros
Designación de responsabilidades y
5 4 SS-DG-04
autoridad
Organigrama y responsabilidades en
6 4 SS-DG-01
situaciones de emergencia
Competencia, formación y toma de
7 4 GH-FR-03
conciencia
Procedimiento para la identificación y
8 evaluación del cumplimiento de 5 SS-PR-04
requisitos legales
9 Matriz de requisitos legales 4 SS-FR-04
Procedimiento de comunicación,
10 4 SS-PR-05
participación y consulta
Procedimiento para la identificación de
11 peligros, valoración de riesgos y 4 SS-PR-01
determinación de los controles.
12 Matriz de Riesgos 5 SS-FR-01
13 Sistema de Vigilancia Epidemiológica 3 SS-PR-07
Procedimiento de compras, selección y SS-DG-03
14 5
evaluación de contratistas GA-PR-05
Procedimiento para la selección, SS-DG-03
15 5
compra y entrenamiento en EPP GA-PR-02
Procedimiento para la Investigación de
16 5 SS-PR-02
incidentes / accidentes
Procedimiento para la preparación y
17 5 SS-DG-01
respuestas ante emergencias
Procedimiento de inspecciones y
18 5 GA-PR-03
mantenimiento
19 Procedimiento Gestión del cambio 5 SS-PR-03
20 Procedimiento de auditoría interna 5 GC-PR-04
Procedimiento de acciones correctivas y
21 4 GC-PR-02
preventivas
22 Estándar de trabajos seguros 5 SS-IN-02
23 Plan de Capacitación anual 5 GH-FR-20
Ilustración 9. Diagnóstico final. Fuente: Autoras
28
ÍTEM REQUISITO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 OBSERVACIONES
24 Plan de inducción y rentrenamiento 5 SS-FR-09
25 Plan de ayuda mutua 5 SS-DG-01
26 Plan de trabajo anual 3
27 Plan de emergencias 5 SS-DG-01
28 Plan de evacuación 5 SS-DG-01
29 Programa de higiene y salud 5 SS-IN-02
30 Programa de orden y aseo 5 SS-IN-02
Reglamento de higiene y seguridad
31 6 SS-RG-01
industrial
32 Matriz de indicadores 4 SS-FR-10
33 Fichas de indicadores 2
34 Registro de inspecciones 6 GA-FR-12
Control y seguimiento actividades
35 6 GA-FR-13
mantenimiento y-o mejora
36 Registro de participación y consulta 5 SS-FR-05
37 Registro de simulacro de emergencias 5 SS-FR-06
38 Registro de incidente /accidente 5 SS-FR-02
Registro de investigación de incidente /
39 5 SS-FR-02
accidente
Reporte de actos y condiciones
40 5 SS-FR-05
inseguras
41 Registro de entrega de EPP 4 GA-FR-22
42 Registro de inducción y reinducción 3
43 Revisión por la dirección 5 GG-FR-01
Registro de acciones correctivas y
44 5 GC-FR-01
preventivas
Registro de inspecciones de equipos
45 5 SS-FR-07
contra incendios
46 Registro de rendición de cuentas 2

PROMEDIO DEL SGSST 4,6

Ilustración 10. Diagnóstico final. Fuente: Autoras

29
 7. CONCLUSIONES

 La elaboración de la propuesta documental para el Sistema de Gestión

de Seguridad y Salud en el Trabajo para la Cooperativa Uniminuto fue un
proceso de aprendizaje mutuo, pues en la organización no se tenían
avances puntuales en el tema ni claridad en la importancia de asegurar la
seguridad y la salud de los colaboradores y para nosotras a nivel
profesional nos permitió poner en práctica nuestro conocimiento y
aplicarlos de acuerdo a la necesidad de la Cooperativa.

 Se logró realizar la consolidación de los requisitos de la NTC-OHSAS

18011:2007 y los del Decreto 1443 de 2014, adicionalmente se
incluyeron dentro de la herramienta de diagnóstico, lo cual se convirtió en
una guía para medir el nivel de avance del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo.

 El impacto que tiene la implementación de esta propuesta para la

Cooperativa Uniminuto es muy grande, debido a que, como no se tenían
implementadas acciones respecto al tema, implica un cambio
organizacional y mental en todos los trabajadores comenzando por la alta
dirección ya que aún se ve éste tema como un Programa de Seguridad y
Salud y no como un Sistema de Gestión en Seguridad y Salud. Además
adoptando este Sistema de Gestión, la Cooperativa pensaría más en la
seguridad y bienestar integral de todos como una herramienta que
beneficia el trabajo y el crecimiento interno, mejorando la prestación del
servicio a sus clientes.

30
 8. ANEXOS

Anexo 1: Política, objetivos y alcance del Sistema de seguridad y Salud en

el Trabajo (SS-DG-02)

Anexo 2: Matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de

riesgos (SS-FR-01)

Anexo 3: Procedimiento para la identificación de peligros, evaluación y

valoración de riesgos (SS-PR-01)

Anexo 4: Procedimiento para la identificación y evaluación de requisitos

legales y otros requisitos (SS-PR-04)

Anexo 5: Matriz de requisitos legales y otros requisitos (SS-FR-04).

Anexo 6: Reglamento de higiene y seguridad industrial (SS-RG-01)

Anexo 7: Procedimiento de comunicación, participación y consulta (SS-PR-

05)
Anexo 8: Formato de Consulta y participación (SS-FR-05)

Anexo 9: Procedimiento de Investigación de incidentes y accidentes (SS-PR-

02)
Anexo 10: Instructivo de Investigación de incidentes y accidentes (SS-IN-01)

Anexo 11: Formato de Investigación de incidentes y accidentes (SS-FR-02)

Anexo 12: Procedimiento de Inspección y mantenimiento de infraestructura

(GA-PR-03)
Anexo 13: Formato de inspección y mantenimiento de infraestructura (GA-
FR-12)
Anexo 14: Control y seguimiento de actividades (GA-FR-13)

Anexo 15: Procedimiento de Gestión del cambio (SS-PR-03)

Anexo 16: Formato de Gestión del cambio (SS-FR-03)

Anexo 17: Instructivo de seguridad (SS-IN-02)

Anexo 18: Ficha de Análisis de trabajo seguro (SS-FR-08)

31
Anexo 19: Prevención, preparación y respuesta ante emergencias (SS-DG-
01)
Anexo 20: Formato evaluación de simulacros (SS-FR-06)

Anexo 21: Formato inspección de extintores (SS-FR-07)

Anexo 22: Acta de revisión por la dirección (GG-FR-01)

Anexo 23: Manual de contratistas (SS-DG-03)

Anexo 23: Anexo 1 manual de contratistas (SS-DG-03)

Anexo 24: Matriz de indicadores (SS-FR-10)

32