UNIDAD II

SISTEMA DE CONTABILIDAD Y LAS CUENTAS

LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD

Comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una empresa para
llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de
decisiones.

RECURSOS DE LA EMPRESA:

RECURSOS. - Son todos aquellos elementos que se requieren para que una empresa pueda
lograr sus objetivos.

Se clasifican en:

- Recursos humanos
- Recursos financieros
- Recursos materiales
- Recursos técnicos o tecnológicos

Sistemas de información contable es una herramienta, que permite registrar en libros de

contabilidad en forma escrita, cronológica y sistemática la totalidad de las operaciones
comerciales, financieras y riesgos potenciales que ocurren en una organización.

Finalidad:

- Resumir datos. - es el registro sistemático de las transacciones contables que se deben

registrar en los libros de contabilidad.
- Procesar datos. - recolección de datos manipulación de datos almacenamiento de datos
preparación de documentos.
- Obtener información para usuarios internos y externos a través de los informes contables.
- Permite evitar operaciones que intenten generar malversación de fondos o sustracción de
bienes.

Características:

Un sistema de información contable ofrece:

- Control
- Compatibilidad
- Flexibilidad
- Relación costo/beneficio

Ventajas:

- Mejor administración y calidad de la información

 - Existencia de una mejor posición competitiva
- Aumentar el rendimiento de los recursos económicos.

Desventajas:

- Se requiere de esfuerzo y tiempo para lograr el objetivo y se necesitan suficientes

recursos.
- Es costoso.

LA PARTIDA DOBLE

Es la ecuación contable donde se emplea el debe y el haber que está dado por un axioma
fundamental que señala:

si son cantidades iguales entonces los resultados serán iguales.

La ecuación fundamental de la partida doble que Lucas Pacciolo pudo determinar en sus
diferentes escritos se le denomina la ecuación de primer grado.

TODO LO QUE INGRESA DEBE SALIR

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO

“Lo que tiene” “Lo que debe”

(propio o controlado) (obligaciones presentes internas y externas)

recurso controlado por la entidad obligación presente, debido Interés residual en los

como resultado de sucesos pasados a eventos anteriores, para activos de una empresa

y del cual espera obtener en el su cancelación la empresa luego de deducir los

futuro beneficios económicos debe desprenderse de recursos pasivos.

PRINCIPIO DE LA PARTIDA DOBLE

El principio de la partida doble registra hechos económicos de la empresa teniendo en cuenta

los cambios que pueda existir en el Activo y en el Pasivo.

La partida doble como teoría descansa en un principio de Causalidad, es decir que toda causa
tiene un efecto.
 CAUSA. - es la operación o transacción realizada por la entidad, que genera un efecto.

EFECTO. - sea de aumento o disminución de activo, pasivo o capital.

- No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor

- Toda entrada debe ser equivalente a una salida.

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO

Debito crédito
Debe haber
Deudor acreedor

CAUSA Y EFECTO

EJEMPLO:

1.- Ana presta a Sofía la suma de S/. 200

¿Quién recibe? (deudor)________SOFIA_________________

¿Quién entrega? (acreedor) ______ANA___________________

2.- Sofia devuelve el préstamo a Ana S/. 200

¿Quién recibe? (deudor)________ANA_________________

¿Quién entrega? (acreedor) _____SOFIA____________________

REGLAS PARA DETERMINAR LAS CUENTAS DEUDORAS Y ACREEDORAS

 En la contabilidad existen ciertas dificultades como no saber distinguir el principio de la
partida doble, en su inicio no distingue las partidas deudoras de las acreedoras, para ello es
importante conocer los siguientes aspectos:

1.- A toda persona que recibe un valor.

SE CARGA O ADEUDA 2.- Todo valor u objeto que ingresa.

3.- A las pérdidas en su concepto respectivo.

1.- A toda persona que entrega un valor.

SE ABONA O ACREDITA 2.- Todo valor u objeto que sale.

3.- A las ganancias en su concepto respectivo

Las reglas que sirven de base para la partida doble y que son aplicables a personas, cosas y
resultados son:

DETALLE:

Para las personas pregunta

- Toda persona que recibe es deudora ¿quién recibe?

- Toda persona que entrega es acreedora ¿quién entrega?

Para las cosas y valores

- Todo valor que ingresa es deudor ¿qué valor ingresa?

- Todo valor que sale es acreedor ¿qué valor sale?

Para resultados

- Toda perdida es deudora ¿existe pérdida?

- Toda ganancia es acreedora ¿existe ganancia?

LA CUENTA:

El patrimonio de una organización está compuesto por tres grandes elementos, conocidos
también como masas patrimoniales: ACTIVO, PASIVO Y PATRIMONIO NETO (ACTIVO
RESIDUAL).

Se llaman cuentas contables al conjunto de registros donde se detallan de forma

cronológica todas las transacciones que ocurren en un ente económico.

Estas operaciones se registran en asientos de débito o crédito dependiendo del origen de

la transacción.
 Así, por ejemplo:

- Una empresa tendrá una cuenta de efectivo en donde registrará todos los movimientos
que involucren dinero en efectivo.

- Si la empresa compra bienes al contado, eso significa que tendrá que dar un crédito a la
cuenta de efectivo;

- Si la empresa vende mercancías al contado, entonces deberá de dar un débito a la cuenta

de efectivo.

Estructura de cuentas

Estructura. El Plan se encuentra desarrollado hasta un nivel de cinco dígitos, de acuerdo a

la información que se pretende identificar como detalle. La codificación de las cuentas,
subcuentas, divisionarias y sub-divisionarias previstas, se han estructurado sobre la base
de lo siguiente:

- Elemento: Se identifica con el primer dígito y corresponde a los elementos de los estados
financieros, excepto para el dígito "8" que corresponde a la acumulación de información
para indicadores nacionales, y el dígito "0" para cuentas de orden;

▫ 1, 2 y 3 para el Activo;

▫ 4 para el Pasivo;

▫ 5 para el Patrimonio neto,

▫ 6 para Gastos por naturaleza;

▫ 7 para Ingresos;

▫ 8 para Saldos intermediarios de gestión;

▫ 9 para cuentas analíticas de explotación o cuentas de costo de producción y gastos por

función, para ser desarrollado de acuerdo a la necesidad de cada entidad.

▫ "0" para Cuentas de orden, que acumula información que se presenta en las notas a los
estados financieros;

- Rubro o cuenta: a nivel de dos dígitos, es el nivel mínimo de presentación de estados

financieros requeridos, en tanto clasifica los saldos de acuerdo a naturalezas distintas;

- Subcuenta: Acumula clases de activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos y gastos del
mismo rubro, desagregándose a nivel de tres dígitos;

- Divisionaria: Se descompone en cuatro dígitos. Identifica el tipo o la condición de la

subcuenta, u otorga un mayor nivel de especificidad a la información provista por las
subcuentas. Es el caso por ejemplo, de las cuentas por cobrar o pagar comerciales; de los
bienes de propiedad, planta y equipo, y de los tributos.
 - Sub divisionaria: Se presenta a nivel de cinco dígitos. Indica valuación cuando existe más
de un método para medirla, u otorga un nivel de especificidad mayor. Por ejemplo, en el
caso de las propiedades de inversión y propiedad, planta y equipo, se

distingue los componentes de costo, revaluación, costo de financiación y valor razonable

Partes de la cuenta contable

El titular o nombre de la cuenta: como su nombre lo indica, el titular se refiere a la cuenta

en la que estamos registrando.

Por ejemplo,
- si un negocio compra mercancías a crédito, deberá de dar un débito a la cuenta “Compra
de mercancías” (este es el titular) y un crédito a “Proveedores”(otro titular).

1.- Debe o Débito: El Debe, también llamado débito, se coloca en la parte izquierda de la
cuenta y representa todo lo que “entra” al negocio o el motivo de por qué salió algo.

2. Haber o Crédito: Es la parte derecha de la cuenta y representa todo lo que “sale” de la

empresa o bien el motivo de por qué entró algo.

3. Saldo: Es la diferencia entre el debe y el haber. Si las sumas de los débitos de una cuenta
son mayores que la suma de los créditos, entonces se dice que dicha cuenta tiene un saldo
deudor. Si por el contrario el total de los créditos es mayor que los débitos el saldo será
acreedor.

Las cuentas básicas de la contabilidad

En un negocio es importante conocer dos cosas fundamentales: cómo entra o sale el

dinero y cómo se deben de registrar las operaciones.

Las 5 cuentas básicas de la contabilidad en la que se registran los diferentes tipos de

transacciones son:

1. Activos: Los activos representan todos lo bienes y derechos que posee una empresa.
Estos pueden ser físicos (tangibles), como el dinero, un terreno, un edificio, etc. También
pueden ser activos intangibles como la propiedad intelectual, una marca, entre otros.

2. Pasivos: Los pasivos son todas las obligaciones que tiene un negocio con alguna
entidad. Así por ejemplo: si una empresa decide solicitar un préstamo para poder
continuar con sus actividades, esta se compromete a pagar dicho préstamo en un tiempo
determinado. Esa obligación que tiene el negocio de pagar el préstamo es a lo que se le
llama pasivo.

3. Capital: El capital contable representa las aportaciones de los propios dueños del
negocio, las aportaciones que hacen los inversores externos o el propio capital ganado. Al
invertir en un negocio los inversores adquieren derecho sobre los activos de una empresa.
 4. Ingresos: Los ingresos representan el dinero que entra a una empresa debido a las
actividades económicas de la misma. Si una empresa comercial vende mercancías al
contado se contabiliza la operación dándole un débito a efectivo (activo) y un crédito a
Venta de mercancías (el ingreso).

5. Gastos: Un gasto es un egreso o salida de dinero que está destinado a la distribución de

un producto o bien podría ser un desembolso causado por la administración de una
empresa. Un gasto financia una actividad específica en beneficio de la empresa, pero se
diferencia del costo porque queda consumido al instante. Son ejemplo de gastos: los
salarios administrativos, el pago de la energía eléctrica, el pago de transporte para la venta
de un producto (ojo, no confundir con el flete, que es el transporte que se paga cuando se
adquiere un producto).

Clasificación de las cuentas contables

Las cuentas contables se clasifican en dos grupos:

1. Cuentas Reales: aquí se incluyen los Activos, Pasivos y el Capital. Estas tres cuentas son
las que se utilizan en el Estado de Situación Financiera y se les llama “cuentas reales”
porque permanecen abiertas por más de un período contable conservando sus balances.

2. Cuentas Nominales: aquí se incluyen los Ingresos, Costos y Gastos. Estas últimas se usan
en el Estado de Resultados (también llamado Estado de Ganancias y/o Perdidas). Se les
llama nominales porque se cierran tras finalizar cada período contable, es decir, que solo
se utilizan durante un período de tiempo determinado y luego su balance comenzará en
cero.

Los Inventarios

1. Estructura económica y financiera de una empresa: Todas las empresas necesitan de

bienes materiales e inmateriales para lograr sus fines, estos bienes deben ser adquiridos a
través del financiamiento interno (aporte de los dueños) o externo (terceros ya sean
proveedores o acreedores).
Entonces podemos decir que la estructura financiera. - es el Financiamiento que obtuvo
la empresa para obtener los recursos que controla, la fluidez del financiamiento que
puede ser de los dueños o de terceros y esto representa lo que debe o adeuda la empresa
conocido como PASIVO O PATRIMONIO; viene a ser también el factor que da lugar a la
estructura económica de la empresa. - representa a los bienes o recursos controlados que
la empresa tiene, a estos se le denominados ACTIVOS

ESTRUCTURA ECONÓMICA Y FINANCIERA DE LA

EMPRESA

ESTRUCTURA ESTRUCTURA FINANCIERA

ECONÓMICA
 PASIVO
financiamiento externo
Aplicació
ACTIVO ( obligaciones con terceros) origen de los
n de los
(recurso controlado por la fondos o del
fondos o del
empresa) PATRIMONIO NETO financiamiento
financiamiento
financiamiento interno
(obligaciones con los dueños)
lo que
tiene lo que debe

Los Inventarios en los negocios

El inventario viene a ser el recuento de lo que se tiene y de lo que se debe, otras palabras
es la relación detallada y pormenorizada de los bienes y derechos, así como las
obligaciones y deudas que tiene la empresa.

Objetivo del inventario. - controlar la veracidad de los datos contables, de forma que
pueda establecerse la correcta situación patrimonial, según el tiempo que sea factible y
cuantificar el resultado obtenido durante el ejercicio económico.

Los inventarios deben estar expresados en unidades físicas y monetarias, de acuerdo a ello
el negocio que uno posee podrá ser valorado patrimonialmente. Es decir, al finalizar un
determinado periodo de tiempo, se conocerá si se perdió o se ganó, de acuerdo a las
variaciones que se produjeron en el patrimonio (tanto en el activo como en el pasivo).

Requisitos fundamentales de todo inventario

1.- La fijación o designación de los elementos patrimoniales o inventarios. (identificar).

2.- Descripción de los mismos, una vez que se conozcan los elementos patrimoniales, hay
que reunirlos en grupos que sean homogéneos, o de la misma naturaleza económica
(agruparlos.

3.- Valorización de los elementos patrimoniales (dar valor).

Clases de Inventarios

Los inventarios pueden ser:

1.- Físicos. - son los que se obtienen del recuento de los bienes o valores que se realiza al
inicio o al final de cada periodo.

2.- Monetarios. – son los valores monetarios expresados en moneda nacional o extranjera
según sea el caso.

Las clases de inventarios pueden ser:

 1.- Inventario inicial o de apertura. – es el que se prepara al iniciar el periodo contable –
económico para conocer el estado de situación de los mismos.

Se realiza al inicio de las operaciones de la empresa.

2.- Inventario de cierre o final. - es el registro que se hace después de un periodo

determinado con el fin de conocer el estado patrimonial del comerciante o empresa y
conocer la utilidad o pérdida obtenida. Puede realizarse cada fin de mes o al final del año.
Es el que nos sirve para determinar la reapertura de los libros para el ejercicio siguiente.

3.- Inventario situacional o especial. - Se efectúa en cualquier época del año,

generalmente por situaciones especiales que ocurren en la empresa, por ejemplo, en los
procesos de reorganización (fusión, transformación, escisión, etc) o en procesos de
liquidación, robos, desastres naturales, etc.

Por lo tanto, la empresa es un ente económico separado del dueño por lo que se
determinará el resultado patrimonial de la empresa una vez terminado su inventario, el
que debe tener una igualdad que se exprese en:

TODO LO QUE TIENE LA EMPRESA = TODO LO QUE DEBE LA EMPRESA

Cuentas que forma el Balance o Inventario

- Activo (elemento 1,2, y 3)

- Pasivo (elemento 4)
- Patrimonio (elemento 5) y
- Resumen

Según el catálogo de cuentas –ordenado por elemento

Elemento Descripción

1 Activo disponible y exigible

2 Activo realizable
3 Activo inmovilizado
4 Pasivo
5 Patrimonio neto

Cuentas que conforman el activo

ELEMENTO 1: ACTIVO DISPONIBLE Y EXIGIBLE

10 EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO

11 INVERSIONES FINANCIERAS

12 CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES – TERCEROS

13 CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES – RELACIONADAS

14 CUENTAS POR COBRAR AL PERSONAL, A LOS ACCIONISTAS (SOCIOS)

Y DIRECTORES

16 CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS – TERCEROS

17 CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS – RELACIONADAS

18 SERVICIOS Y OTROS CONTRATADOS POR ANTICIPADO

19 ESTIMACIÓN DE CUENTAS DE COBRANZA DUDOSA

ELEMENTO 2: ACTIVO REALIZABLE

20 MERCADERÍAS

21 PRODUCTOS TERMINADOS

22 SUBPRODUCTOS, DESECHOS Y DESPERDICIOS

23 PRODUCTOS EN PROCESO

24 MATERIAS PRIMAS

25 MATERIALES AUXILIARES, SUMINISTROS Y REPUESTOS

26 ENVASES Y EMBALAJES

27 ACTIVOS NO CORRIENTES MANTENIDOS PARA LA VENTA

28 INVENTARIOS POR RECIBIR

29 DESVALORIZACIÓN DE INVENTARIOS

ELEMENTO 3: ACTIVO INMOVILIZADO

30 INVERSIONES MOBILIARIAS

31 PROPIEDADES DE INVERSIÓN

32 ACTIVOS POR DERECHO DE USO

33 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

34 INTANGIBLES

35 ACTIVOS BIOLÓGICOS

36 DESVALORIZACIÓN DE ACTIVO INMOVILIZADO

37 ACTIVO DIFERIDO

38 OTROS ACTIVOS
39 DEPRECIACIÓN y AMORTIZACIÓN ACUMULADOS

Cuentas que conforman el pasivo

ELEMENTO 4: PASIVO

40 TRIBUTOS CONTRAPRESTACIONES Y APORTES AL SISTEMA PÚBLICO DE PENSIONES Y DE

SALUD POR PAGAR

41 REMUNERACIONES Y PARTICIPACIONES POR PAGAR

42 CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES – TERCEROS

43 CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES – RELACIONADAS

44 CUENTAS POR PAGAR A LOS ACCIONISTAS (SOCIOS y DIRECTORES

45 OBLIGACIONES FINANCIERAS

46 CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS – TERCEROS

47 CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS – RELACIONADAS

48 PROVISIONES

49 PASIVO DIFERIDO

Cuentas que conforman el patrimonio

ELEMENTO 5: PATRIMONIO

50 CAPITAL

51 ACCIONES DE INVERSIÓN

52 CAPITAL ADICIONAL

56 RESULTADOS NO REALIZADOS

57 EXCEDENTE DE REVALUACIÓN

58 RESERVAS

59 RESULTADOS ACUMULADOS