Portafolio

Organización de Eventos

Maria Camila Caicedo Vargas

Centro De Gestión Administrativa

Tecnólogo En Gestión Administrativa
Regional Distrito Capital
Ficha: 1599754
Bogotá D.C.
2018
 DEFINICIÓN DE EVENTOS

Evento es un término que hace referencia a un hecho dado inesperadamente y

modifica las circunstancias que rodean al mismo. Igualmente, también puede
tratarse de un suceso atravesando una ardua planificación, para que cada aspecto
que lo conforme esté bajo control. Esto, mayormente, genera confusión en cuanto
al uso de la palabra, pues, no se conoce específicamente la situación en la cual
debería emplearse, aunque ambos tengan el visto bueno de la Real Academia
Española (RAE). Según la última, existen tres acepciones sobre el término: el de
eventualidad (algo inesperado), un acontecimiento (planificado) y el evento como
tal (acaecimiento), siendo este el encargado de englobar los dos primeros.
El evento puede ser motivado por causas sociales, deportivas, políticas, religiosas
o artísticas. Generalmente, se busca organizar todos los factores en juego, de esta
manera se llevaría la reunión como se pautó en un comienzo, sin percance
alguno. Sin embargo, más allá de crear estas concentraciones con fines humanos,
un evento puede ser, en el ámbito científico, aquél suceso de gran importancia
para el desarrollo de la vida tanto dentro como fuera del planeta, que puede ser
ubicado dentro del espacio-tiempo; por ejemplo, muy seguido se utiliza la
expresión “evento meteorológico”, para hablar de fenómenos naturales o
climáticos.

Los eventos se clasifican atendiendo a

A) Su carácter
B) Su naturaleza

Por su carácter pueden ser:

Congresos
Foros
Conferencias
Paneles
Simposios
Talleres
Seminarios
Asambleas
Convenciones

Por su naturaleza pueden ser:

Internacionales
Nacionales con participación internacional
Nacionales
Eventos Internacionales

Para Cuba, son considerados Eventos Internacionales aquellos que sean

originados por alguna Institución Internacional ya sea de carácter regional o
mundial y cuya sede se ha decidido que sea nuestro país y también aquellos
eventos generados por Instituciones Cubanas y a los que se les ha dado carácter
internacional por el contenido de sus temas de discusión, por la participación de
extranjeros o por el auspicio de una o varias Instituciones Internacionales.

Eventos Nacionales con participación internacional

En este caso se trata de congresos generalmente de carácter permite promover

una importante participación extranjera y en la mayoría de casos se busca el
auspicio de algunos Organismos Internacionales o de personalidades que
contribuyan a la promoción de la participación internacional.

Eventos Nacionales

Son eventos generados por Instituciones y Organismos Cubanos con carácter

puramente nacional y que pueden tener o no invitados extranjeros, aunque este
último aspecto no constituye una condición fundamental. También existe una
definición por su origen:

Diseño Propio, cuando es concebido totalmente en el país.

Sede Captada, cuando su celebración es producto de la asignación de sede por
una Organización Internacional.

Tipología De Eventos

Una aproximación a una clasificación de eventos, pudiera ser: Científico-Técnicos;

Culturales, Artísticos, Académicos, Deportivos, Sociales, Industriales,
Comerciales o Empresariales.

Científico-Técnicos. Se utilizan como tipologías más frecuentes, a saber:

Convención, Congreso, Seminario, Taller, Coloquio, Conferencia, Simposio,
Jornada, Mesa Redonda, Panel, Exposiciones, Exposiciones Asociadas,
Encuentros.

Eventos culturales: Cualquiera de las tipologías señaladas anteriormente y muy

particularmente los festivales.

Eventos deportivos: Siempre son de carácter competitivo y se clasifican según

los deportes, pueden combinar algunas de las tipologías señaladas anteriormente.
Eventos sociales: Incluyen: bodas, banquetes, graduaciones, recepciones,
cumpleaños, etc.

Eventos Empresariales: Una aproximación a su clasificación pudiera ser:

Reuniones de ejecutivos para definir estrategia de mercado, definir políticas de
venta de productos, estudiar formas adecuadas para la presentación de una nueva
marca.

Misiones comerciales o de hombres de negocios para definir; Objetivos bien

precisos para determinada negociación, comercial, financiera o económica o para
futuros negocios.

Las Ferias se pueden clasificar dentro de la categoría de eventos empresariales,

asociadas por su definición y objetivos.

COMITÉ ORGANIZADOR
INTEGRACIÓN DE COMITÉS

La integración de comités corresponde a la etapa dinámica en el proceso de

Integración.

Se deberá siempre evaluar objetivamente a los candidatos para obtener el mejor

resultado de cada uno de ellos. Sujetos al tipo de reunión, magnitud, destino,
duración, tipo de evento y programas que lo integran se determinará el tamaño del
comité organizador.

Es un factor primordial para el éxito del evento y de su coordinación dependerá el

desarrollo de la reunión. Todos los detalles deben planearse con anticipación y
cada comité deberá enfocarse en llevar a cabo su objetivo y en coordinarse con
los otros comités a fin de lograr que la reunión se lleve a cabo sin problemas,
detalles o contratiempos.

Clasificación de Comités

Comité organizador: de acuerdo a lo planeado en la organización se designará la

presidencia, vicepresidencia ejecutiva, finanzas, presidente de comité, gerente de
subcomité.

Comité de honor: estos solo se realizan por compromiso, por el prestigio que
tienen esas personas o para conseguir facilidades para el evento, pero por lo
general no desempeñan un papel en la organización del evento.

Comité de finanzas: manejará todo el aspecto económico.

Comité de programa: se encarga de organizar e informar la serie de actividades
que se llevarán a cabo.

Comité de publicidad: su objetivo es promover la asistencia y difusión del evento

tanto en el lugar de origen como en el destino y otros puntos importantes.

Comité de alojamiento: su función es lograr que los participantes cuenten con una
habitación de acuerdo a sus necesidades.

Comité de festejos: tiene a su cargo la celebración de actividades artísticas,

recreativas o culturales de los eventos sociales de la convención.

Comité de registro: su función es lograr que el registro de los participantes sea

fácil, correcto, cómodo y rápido.

Comité de recepción y hospitalidad: su papel será el de anfitrión de los asistentes

en todos los eventos de la reunión.

Comité de transporte: se encarga del traslado e información de los detalles del

viaje.

Comité de exposición: realizará los trámites para la obtención del espacio para las
exhibiciones y la información de los detalles a los expositores.

Comité de servicios generales: verificará los detalles de los servicios para llevar a
cabo los eventos.

Comité de ornato y rotulación: se encarga de los anuncios, rótulos y decoración de

los eventos.

Funciones y obligaciones de cada comité.

El comité organizador es un organismo de trabajo y de acción, es el que ejecutará

y pondrá en movimiento el plan elaborado con anticipación.
Presidencia: es ocupada por los más altos ejecutivos de la empresa u
organización con amplios conocimientos administrativos y experiencia en este tipo
de eventos. Atiende las decisiones respecto a la integración de su equipo de
trabajo.

Vicepresidente ejecutivo: llamado también coordinador general, fungirá como

OPR, debido a su experiencia es contratado externa y temporalmente para dirigir y
tomar la responsabilidad de organizar las reuniones, de modo que se informará de
su contratación al presidente y al comité organizador del evento.
Vicepresidente de finanzas: también llamado tesorero o contralor, debe tener
amplios conocimientos de finanzas y contabilidad para realizar el control
financiero, ingresos, egresos y saber coordinarse con los otros miembros del
comité organizador.

Presidente de comité: llamado gerente o vicepresidente, es una persona cuya

habilidad, experiencia y capacidad, le permiten ejercer exitosamente las
responsabilidades que asume cada comité, la integración de esos comités debe
ser prerrogativa del OPR.

Gerentes de subcomité: es el encargado de atender áreas específicas, pero

interrelacionadas dentro del funciograma del comité correspondiente. La
designación es hecha por el responsable de cada comité.

Coordinación de comités.

Es fundamental la buena coordinación de los comités para alcanzar todos los

objetivos, para el logro de los mismos, la comunicación será fundamental. Para
este fin se deben programar en fechas predeterminadas las reuniones generales a
las cuales deberán asistir los responsables de cada comité para llevar a cabo una
orden del día elaborando minutas e informes de progreso.

Las reuniones deben tener las siguientes condiciones:

* Elaborar un calendario de juntas con fecha, hora, lugar y objetivo y distribuirlo

entre todos los involucrados.
* Las reuniones deben ser estrictamente de trabajo y no desviarse en otros
asuntos.
* Proveer café y refrescos o Coffee break.
* Considerar el equipo necesario: proyector, rotafolio, plumones, hojas, lápices.
* No permitir personas extrañas al fin.
* Aconsejable una secretaria o una grabadora.
* Determinación de los objetivos del evento.

CONFORMACIÓN DE UN COMITÉ DE PLANEACIÓN DE UN EVENTO

• Se deben comenzar a hacer los planes del comité unos meses antes del evento.

•Fijar la fecha en que se va a reunir el comité, y agendar reuniones para tratar

temas específicos.

• Establecer las responsabilidades de los miembros del comité y planear los sub-
comités.
• Escoger las personas que conformarán los comités y sub-comités.
Preferiblemente Se deben elegir personas que tengan experiencia en la
planeación de eventos.

• Citar a reunión, dar los detalles del evento y delegar funciones

• Determinar quiénes serán los miembros y sus cargos.

Los Comités Y Subcomités

Son grupos de personas que contribuyen el trabajo para hacer cumplir los pasos
del evento satisfactoriamente, las mismas son nombradas por el comité
organizador.

Comité De Honor: Solo se nombra por compromiso, por el prestigio que tienen
esas personas o para conseguir facilidades para el evento, pero por lo general no
desempeñan un papel en la organización del evento.

Comité De Finanzas: Manejará todo el aspecto económico, como el presupuesto,

y la consecución de los recursos, efectúa pagos etc.

CLASIFICACIÓN DE COMITÉS.

Comité De Apoyos Y Servicios Generales: Se encarga de la planificación

logística de las actividades del evento (montaje del lugar del evento, alquiler de
equipos de sonido, contratación de personal técnico etc.).

Comité De Publicidad Y Relaciones Públicas: Su objetivo es promover la

asistencia y difusión del evento, diseño y elaboración de afiches e invitaciones,
planificación y elaboración del protocolo.

• Cada comité debe enfocarse en llevar a cabo su objetivo y en coordinarse con

los demás comités a fin de lograr un buen trabajo en equipo para evitar
contratiempos, para este fin se deben programar reuniones generales a las cuales
deben asistir los responsables de cada comité para que rindan informes de
progreso.

Comité Organizador : Es un organismo de trabajo y de acción, que ejecutará y

pondrá en movimiento el plan elaborado con anticipación; por lo general está
conformado por los más altos ejecutivos de la empresa u organización con
amplios conocimientos administrativos y experiencia en este tipo de eventos.
Atiende las decisiones respecto a la integración de su equipo de trabajo.
Comité De Seguridad: Coordina el operativo de seguridad para los delegados y
participantes, vigila las instalaciones, se hace cargo de los sistemas de prevención
y primeros auxilios.

Comité De Recepción: Es el responsable de recibir y dar la bienvenida a los

participantes, brinda información de las actividades.

Comité De Registro: Coordina y diseña las planillas de inscripción, entrega y

suministra información sobre lo relacionado con el evento.

Comité De Alimentos Y Bebidas : Selecciona el menú y todo lo concerniente a

bebidas, además establece horarios.

Comité De Transporte: Coordina los servicios de estacionamiento y traslado al

lugar del evento.

Comité De Alojamiento: Selecciona y contrata los servicios de alojamiento.

PROTOCOLO PREVIO A LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO.

La primera norma básica a la hora de organizar un evento es el motivo, el acto

debe tener un sentido para celebrarse. Si no existe una razón para ello, no habrá
coherencia y será una pérdida de tiempo y de recursos. En el caso de que exista
una razón de peso para desarrollar el acto, entonces entrará en escena el
protocolo. En esta fase previa al evento hay que prestar especial detalle a las
siguientes acciones:

Lugar y horario: El emplazamiento marcará en gran medida el protocolo a seguir.

Los eventos en exteriores suelen tener un aire más informal que permite ciertas
concesiones; mientras que en eventos que se desarrollan en salas y salones,
centros de congresos u otros lugares similares el protocolo cobra especial
relevancia. En cuanto al horario, es importantísima la puntualidad, tanto en el inicio
y término de la ceremonia como en el seguimiento del programa establecido.

Invitados: Es muy importante conocer el público que va a asistir al acto, ya que

esto marcará el tipo de invitación que se debe formular. En eventos íntimos en el
que la afluencia de gente es inferior a 20 personas las invitaciones se pueden
realizar por vía telefónica una semana antes del acto. En los eventos en los que se
exceda dicha cantidad se deberá enviar invitaciones impresas con varias semana
de adelanto.
 REGLAS BÁSICAS DE PROTOCOLO A SEGUIR EN UN EVENTO

Programa: Antes de la celebración del evento se debe diseñar un programa de

actos en el que figuren todas las personas que van a tomar la palabra y el tiempo
de intervención de cada una. Es importante seguir al detalle este timing para que
se cumplan los tiempos. También es conveniente que la duración de las
intervenciones sea igual para todos los ponentes, así se evitan conflictos. Por
último, es aconsejable que las intervenciones no excedan la hora de duración
porque si no se perderá la atención del público.

Infraestructura: Previamente a la celebración del evento se tiene que hacer un

inventario de todos los elementos que se necesitan para llevarlo a cabo. No tener
planificadas estas cuestiones sería un problema el día del evento y se considera
un falta de respeto de cara a los asistentes. Sistemas de audio y video, atriles y
tarimas, folletos y demás material informativo, presentaciones y discursos… Todo
deberá estar listo días antes del acto.

Protocolo durante el acto.

El día del evento es cuando se mide el éxito o fracaso de éste, por lo tanto todo
debe salir a la perfección. Para asegurar este cometido hay que cuidar al máximo
estos detalles:

Papel del anfitrión: El anfitrión del acto, es decir, la persona responsable del
evento será el centro de atención durante la ceremonia. Como norma protocolaria
básica debe ser el anfitrión quien dé la bienvenida a los asistentes al comienzo del
acto y quien los despida a la finalización.

Las comidas: En el caso de que el acto incluya una comida o cena en el

programa, éstas se deben regir por las reglas básicas de protocolo en cuanto a
banquetes. La distribución de las mesas se puede hacer de dos formas, el método
inglés en el que el anfitrión estará sentado en la cabecera de la mesa o el método
francés en el que se sienta en el centro de la misma. El resto de invitados se
distribuirán en función de su rango o cargo.

Recepción de los invitados: Los invitados deben estar convocados entornos a

media hora y una hora antes del comienzo del acto. Durante este tiempo se les
dará la bienvenida, se les conducirá hasta su sitio y se les entregará el material
necesario para seguir el desarrollo del evento (acreditación, dossiers informativos,
etc).

Protocolo al término del evento.

Con la conclusión del acto no se termina todo, pues existen una serie de normas
básicas de conducta para la fase que se conoce como post-evento:
Realizar un acta pública con las conclusiones del evento que se debe hacer llegar
a todos los participantes.

Recepción de los invitados: Los invitados deben estar convocado entorno a media
hora y una hora antes del comienzo del acto. Durante este tiempo se les dará la
bienvenida, se les conducirá hasta su sitio y se les entregará el material necesario
para seguir el desarrollo del evento (acreditación, dossiers informativos, etc.).

Enviar una nota de agradecimiento a los asistentes por su participación en la que

se les invite a participar en próximos eventos.

Plasmar en un dossier de valoración los resultados de la organización del evento

para ver si se han conseguido los objetivos establecidos previamente.

NORMAS Y LEGISLACIÓN VIGENTE PARA LA CONSERVACIÓN

DE DOCUMENTOS EN DIFERENTES SOPORTES
DOCUMENTALES

Introducción

A continuación en el trabajo podrán encontrar toda la normatividad vigente

correspondiente a la conservación de los documentos, y que así mismo el lector
pueda fácilmente ubicarse y tener en cuenta todas las normas, leyes, acuerdos,
etc., y aplicarlas correctamente para obtener un orden y control de los
documentos, ya que esto es muy importante tenerlo presente dentro de una
organización, esto debido a que futuramente los documentos nos pueden servir
como soporte probatorio en cualquier situación.

Objetivo

General
Aplicar la normatividad vigente de la conservación de documentos, en todas las
áreas y aspectos de la empresa, para así evitar futuros inconvenientes con los
mismos.

Específicos

1. Promover el orden y organización adecuada de todos los documentos dentro

de la empresa siguiendo la normatividad vigente.
2. Establecer en todas las ocasiones un tipo de reprografía la cual nos facilite el
trabajo de búsqueda y de conservación de los documentos.

Concepto

Los soportes documentales, son importantes porque en ellos es donde se

conserva toda la información, y cada soporte distinto necesita unos cuidados para
su conservación.

Los soportes han ido evolucionado desde la antigüedad hasta las nuevas
tecnologías. Estos soportes los podemos dividir en dos grupos en función de su
transmisión a los usuarios:

 Soportes de transmisión directa: que son el papiro, el pergamino y el papel.

 Soportes de transmisión no directa: estos exigen una transmisión a través
de una máquina intermediaria. Que son los documentos audiovisuales y los
soportes informáticos.

El papiro: soporte de la antigüedad, fabricado a partir de una planta acuática muy

común en el Nilo (Cyperus papyrus). Tuvo su decadencia a la vez que el imperio
egipcio, y pronto fue poco a poco sustituido por el pergamino.

El pergamino: fabricado a partir de la piel de animales (reses). Su ventaja

principal frente al papiro es que podía escribir en el por ambas caras, además, era
más duradero y más fácil de conseguir.
El papel: está elaborado con pasta de fibra vegetal, lo fabricaron por primera vez
los chinos. Actualmente existen muchos tipos de papel: papel de arroz, papel de
cristal, papel cebolla, etc.

Los soportes audiovisuales: son los que reproducen el documento y su

información por imágenes o sonido. Encontramos la fotografía (documento no
textual) y las micro formas (imágenes fotográficas remitidas de documentos que
utilizan un lector para ser leídas ej. microfichas). Otros son soportes son las
películas, cintas, vídeos.

Los soportes informáticos: registran la información por medio de símbolos

legibles a máquina. Ejemplo: La cinta magnética y los discos ópticos.
Respecto a los nuevos soportes, plantean una serie de ventajas e inconvenientes.
Sus ventajas son:

 Capacidad de almacenamiento
 Facilidad de acceso a la información almacenada
 Inmediatez de reproducción
 Gran facilidad para su difusión.
Por otro lado los inconvenientes que se plantean son:

 Facilidad para su destrucción.

 El coste del mantenimiento y de los equipamientos.
Estos nuevos soportes informáticos están creando, en la actualidad, que existan
archivos en los que no hay nada en soporte papel; y mejoran el problema
existente de almacenaje que tenían ciertas instituciones.

Pero su gran facilidad para ser destruidos plantea un gran inconveniente debido a
que al estar en formato electrónico, muchos documentos ya no se archivan en
papel, y la destrucción del soporte electrónico ya sea por un descuido o un
accidente, ocasionaría la perdida de mucha documentación importante.

Sin embargo, el que actualmente, muchas empresas hayan decidido digitalizar sus
archivos, siendo las más importante las que guardan en sus entrañas documentos
relevantes de la historia. Hace que para un usuario o simplemente los trabajadores
de la propia institución puedan recuperar más fácilmente estos documentos.
También con ello se evita que al producirse por causas ajenas una pérdida total o
parcial del documento, no perdamos dicho documento original si se produjo su
digitalización de ante mano (conservaríamos una reproducción).

Acuerdo 07 De 1994
Capitulo VII.
Conservación De Documentos

ARTICULO 59. Conservación preventiva, conservación y restauración

documental. El Archivo General de la Nación establecerá los criterios a seguir para
ejecutar cualquier tipo de procedimiento tendiente a la conservación de los bienes
documentales.

 PARAGRAFO PRIMERO. Se hará énfasis en la conservación preventiva,

proceso mediante el cual se podrá garantizar el adecuado mantenimiento
documental, ya que en él se contemplan manejos administrativos y
archivísticos, uso de materiales adecuados, adopción de medidas
específicas en los edificios y locales, sistemas de almacenamiento,
depósito, unidades de conservación, manipulación y mantenimiento
periódico, entre otros factores.
  PARAGRAFO SEGUNDO. Con la conservación se ejecutarán
principalmente tareas tendientes a detener y corregir los deterioros
manifiestos que afecten la integridad de los documentos.

 PARAGRAFO TERCERO. En la restauración se restituyen los valores

estéticos del material documental, siendo por ello una acción optativa para
el tratamiento de obras específicas que requieran una intervención de este
tipo.

 PARAGRAFO CUARTO. En ningún caso se podrán efectuar trabajos de

restauración de documentos oficiales fuera de los laboratorios
expresamente autorizados por el Archivo General dela Nación.

ARTICULO 60. Conservación integral de la documentación de archivos. Los

archivos deberán implementar un sistema integrado de conservación acorde con
el sistema de archivos establecido en la entidad, para asegurar el adecuado
mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad física y funcional de
toda la documentación desde el momento de la emisión, durante su período de
vigencia, hasta su disposición final.

 PARAGRAFO: En las transferencias de documentos deberán considerarse

todas las medidas que garanticen la conservación del material, tales como
la manipulación, embalaje y transporte entre otras, y aquellas que eviten la
contaminación y propagación de factores nocivos.
ARTICULO 63. Sistemas de almacenamiento y depósito de la documentación. Los
archivos adoptarán estrategias técnicas y materiales que garanticen la
conservación y seguridad de la documentación en relación con los sistemas de
almacenamiento, depósito y unidades de conservación.

 PARAGRAFO: Los documentos de los archivos deberán estar contenidos

en las unidades de conservación más adecuadas y debidamente
identificadas, que faciliten su consulta y garanticen la preservación del
Patrimonio Documental.

ARTICULO 64. Prevención de deterioro de los documentos de archivo y

situaciones de riesgo. Los archivos adelantarán controles sistemáticos y
periódicos de las condiciones ambientales, instalaciones, manejo, mantenimiento y
estado físico de los fondos, entre otros.

 PARAGRAFO: Los archivos establecerán planes de prevención de

desastres que contemplen sistemas de seguridad tanto para la salvaguarda
de los bienes documentales, como para la protección del personal que en
ellos labora.
ARTICULO 65. Conservación de documentos originales. La documentación en su
soporte original, considerado de valor permanente, deberá mantenerse en dicho
soporte aun cuando se regule la validez y utilización de otros medios de
almacenamiento de la información.

 PARAGRAFO PRIMERO: En relación con la consulta y manipulación de

los documentos originales, se establecerán disposiciones que garanticen su
integridad; éstas serán de obligatorio cumplimiento tanto para usuarios
como para funcionarios de archivos.

 PARAGRAFO SEGUNDO: Para la adecuada protección de los bienes

documentales, todas las dependencias de los archivos deberán contar con
una vigilancia constante para evitar pérdidas y alteraciones de los
documentos.

Normas Técnicas Y Legislación Vigente

Circular Nº 001 de 2003. Organización y conservación de los documentos de

archivo.
Leyes

Ley 975 de 2005. Ley de justicia y paz (capitulo X "conservación de Archivos" Arts.
56 deber de memoria, Arts. medidas de preservación de los archivos. Arts.
Medidas para facilitar el acceso a los archivos)

Acuerdo Nº 050 (5 de mayo de 2000). Por el cual se desarrolla del artículo 64 del
título VII "conservación de documentos", el reglamento general de archivos sobre
"prevención de deterioro de los documentos de archivo y situación.

Acuerdo Nº 049 (5 de mayo de 2000). Por el cual se desarrolla el artículo del

capítulo 7 "conservación de documentos" del reglamento general de archivos
sobre "condiciones de edificios y locales destinados a archivos".

Acuerdo Nº 048 (5 de mayo de 2000). "Por el cual se desarrolla el artículo 59 del

capítulo 7 "conservación de documentos", del reglamento general de archivos
sobre conservación preventiva, conservación y restauración.

Acuerdo Nº 047 (5 de mayo de 2000). Por el cual se desarrolla el artículo 43 del

capítulo V "acceso a los documentos de archivo", del Archivo General del
reglamento general de archivos sobre "restricciones por razones de conservación".

Acuerdo Nº 011 (22 de mayo de 1996). "Por el cual se establece criterios de

conservación y organización de documentos.
Lineamientos Generales Para La Protección Y Conservación Del Archivo

Tomando en cuenta las pautas dadas por el Archivo General de la Nación en el

acuerdo 48 del 2000, acuerdo 49 del 2000, acuerdo 50 del 2000 y la Ley 594 del
2000 (Ley General de Archivos para Colombia), se establecen las condiciones
para los locales destinados como sedes de archivos, estantería, mobiliario,
contenedores y para la conservación preventiva de documentos.

Capacidad de Almacenamiento
La dimensión de los depósitos es determinada por el Grupo de Gestión
Documental, teniendo en cuenta la disposición de espacio suficiente para albergar
la documentación acumulada y su natural incremento, de acuerdo con los
parámetros establecidos en las Tablas de Retención Documental y los
documentos de apoyo necesarios, atendiendo la normativa vigente.
Condiciones Ambientales Generales
El Grupo de Gestión Documental, vela porque los depósitos de la documentación
en los Archivos de Gestión y Archivo Central, cumplan con las condiciones
mínimas de ventilación, iluminación y demás condiciones que garanticen su
integridad física y funcional, sin que se altere su contenido. Cualquier necesidad
de mantenimiento o adecuación de las instalaciones de archivo se debe tramitar
de acuerdo con lo definido en el Proceso Gestión Administrativa-C-GA-06.

Ventilación
 La ventilación interna debe permitir que las condiciones ambientales del
depósito y espacio del mismo, garanticen la conservación del
documento.
 La disposición de las unidades de conservación en los estantes, deberá
permitir una adecuada ventilación a través de ellos.

Iluminación
 Se debe evitar la incidencia de luz directa sobre documentación y
contenedores, cuando no sea posible suprimir las fuentes naturales de luz se
deben utilizar cortinas en las ventanas.
 Las instalaciones eléctricas deben estar por fuera del local de depósito en lo
posible y deben estar en perfectas condiciones.
 Se debe mantener un control sobre la instalación eléctrica.
Condiciones Ambientales Especiales Según Su Soporte

La verificación de las condiciones ambientales se debe efectuar atendiendo las

directrices establecidas en la Normativa Vigente. Como mínimo se debe efectuar
una verificación anual.

Material Documental: Soporte en papel

 En las áreas de depósito se recomienda mantener una temperatura de 15°C a
20°C con una fluctuación diaria de 4°C.
 Se recomienda que en los depósitos de Archivo, mantengan una humedad
relativa entre 45% y 60% con una fluctuación diaria del 5%.

Material Documental: Fotografía

 Para fotografía en color blanco y negro se recomienda mantener una
temperatura de 15°C a 20°C. La humedad relativa debe mantenerse entre
40% y 50%.
 Para fotografía a color se debe mantener una temperatura menor a 10°C. La
humedad relativa debe mantenerse entre 25% y 35%.
Material Documental: Grabaciones
 En las áreas donde se almacenan archivos de tipo grabación, se
recomienda mantener una temperatura entre 10°C y 18°C.
 En las áreas donde se almacenan archivos de tipo grabación, la humedad
relativa es recomendable mantenerla entre 40% y 50%.

Material Documental: Microfilm

 La Temperatura en los depósitos donde se almacenan archivos en
soporte microfilm es recomendable entre 17°C y 20°C.
Soporte

 Se recomienda la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2,

libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de pH esté en rango de acuerdo
con los aspectos contemplados en la NTC 4436 “Papel para documentos de
archivo: Requisitos para la permanencia y durabilidad”.
 Se recomienda que las tintas de impresión deben poseer estabilidad química,
ser insoluble en contacto con la humedad, no presentar modificación de color
y no transmitir acidez al soporte. Se recomienda que la tinta para escribir debe
ser un líquido uniforme, libre de sedimento, materiales en suspensión o
elementos extraños; no debe presentar separación de componentes o
coagulación.
 No se recomienda utilizar micro puntas o esferos de tinta húmeda en los
documentos de conservación total, pues la clase de colorantes y solventes
que contienen son solubles en agua, tienden a expandirse, perder su
coloración en corto tiempo y aún en condiciones estables de almacenamiento
pueden presentar pérdida de legibilidad en la información.

Unidades de Conservación

 Se recomienda que las Carpetas, deban ser de yute desmasificada en

tamaño oficio, de mínimo 240 g/m2. Para la transferencia de los
documentos históricos al Archivo General de la Nación, se utilizan las
carpetas tipo cuatro (4) aletas en propalcote.
 Se recomienda utilizar gancho legajador plástico para las carpetas.
 Para el almacenamiento de las carpetas, se utilizan cajas referencia X-100,
cuyas medidas son: 12 x 26 x 42 cms. Las cajas son suministradas por el
Grupo de Gestión Documental únicamente para las transferencias
 documentales. (Ver M-GD-01 Manual del Sistema de Gestión de
Correspondencia y Archivos Oficiales)
 No se podrán utilizar pastas AZ o de argolla, anillados así como otros
sistemas de almacenamiento, que afecten la integridad física de los
documentos en los Archivos de Gestión. (Ver Acuerdo AGN 002 de 2014,
artículo 27, parágrafo)

Para documentos de formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas

de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros y digitales como
disquetes, CD y DVD., se tendrá cuenta lo siguiente:

 Para las fotografías y negativos se recomienda almacenarse en sobres

individuales y en cajas de pH neutro (7) y nunca emplear materiales
plásticos.
 Los rollos de microfilm deberán mantenerse en su carrete y contenedor
elaborados en material estable y químicamente inerte; cada rollo estará en
una unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en las
respectivas estanterías diseñadas acordes con el formato y con las
especificaciones requeridas para garantizar su preservación.

 Los disquetes, CD y DVD. podrán contar con una unidad de conservación

plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable y que no
desprenda vapores ácidos o contener moléculas ácidos retenidas en su
estructura. Cada unidad de conservación contendrá solo un disquete, CD o
DVD.
 Para documentos que sean de conservación permanente no se recomienda
emplear los sistemas de impresión de matriz de punto (Concepto técnico
Grupo Laboratorio de Restauración, Archivo General de la Nación, 2001).
Mantenimiento de Instalaciones

El Grupo de Gestión Documental debe hacer recorridos periódicos de inspección

para observar si los depósitos y la documentación se mantienen en excelentes
condiciones de aseo y seguridad. Las rutinas de limpieza se deben efectuar de
acuerdo con lo establecido en la Normatividad Vigente del Archivo General de la
Nación, relacionada con la Limpieza y Desinfección de Áreas y de Documentos de
Archivo.

Condiciones Funcionales

Las condiciones funcionales para los depósitos de Archivo, propenden por el

aprovechamiento de los espacios físicos basándose en la óptima distribución del
mobiliario, su característica y disposición, estas condiciones deben ser verificadas
por el Grupo de Gestión Documental. Para cumplir las condiciones funcionales se
debe tomar en cuenta:

Estantería
 El diseño de los estantes debe ser acorde con la cantidad de unidades que
contendrá, evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los
documentos.
 Se recomienda que los estantes sean construidos en láminas metálicas
sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo.
 Se recomienda que la estantería no esté recostada sobre los muros y se deje
un espacio mínimo de 20 cm, entre éstos y la estantería.
 Se recomienda que los estantes tengan capacidad de soportar un peso de
100kg/mt lineal.
 Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se deben
utilizar los parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En
todo caso se deberán anclar los estantes con sistemas de fijación a piso.
 La balda superior debe estar a un máximo de 180 cm, para facilitar la
manipulación y el acceso del operario a la documentación.
 La balda inferior debe estar por los menos a 10 cm del piso.
 La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior debe
ser mínimo de 4 cm.
 El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento
de documentos ni de ningún otro material.
 El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo
de 70 cm, y un corredor central mínimo de 120 cm.
 La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la
documentación acorde con la signatura topográfica.
 Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se recomienda
el empleo de separadores metálicos con el fin de evitar el deslizamiento y la
deformación de la documentación.

Mobiliario
 Los archivadores utilizados como mobiliario de oficina deben elaborarse en
materiales estables para la conservación de documentos y proyectarse de
acuerdo con la producción documental.
 Para la documentación de imagen análoga como microfilmación, cintas
fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros y
digital como disquetes, CD, principalmente, se deben contemplar sistemas de
 almacenamiento especiales como gabinetes, armarios o estantes con diseños
desarrollados acordes con las dimensiones y tipo de soporte a almacenar y los
recubrimientos antioxidantes y antiestáticos a que haya lugar.

Condiciones de Seguridad

La seguridad para los depósitos de Archivo, comprende lo referente a su

accesibilidad para evitar adulteraciones o robos y la seguridad física de la
documentación. Para cumplir con esto se debe tener en cuenta:

 Los funcionarios del Grupo de Gestión Documental son los únicos

autorizados para el ingreso permanente a las instalaciones del Archivo
Central.
 Para el personal ajeno al Grupo de Gestión Documental que requiera
ingresar a las instalaciones del Archivo Central, se debe contar con
autorización expresa del Coordinador del Grupo de Gestión Documental.
 En cada dependencia, los funcionarios son responsables de velar por la
seguridad y accesibilidad a los documentos del Archivo de Gestión. (Ver G-
GD-02 Guía para la Clasificación de la Información de acuerdo a sus
niveles de seguridad).
 Conclusiones

1. Se puede concluir la importancia de aplicar correctamente las normas de

conservación de los documentos en una organización.

2. De igual manera que al seguir adecuadamente los lineamientos establecidos

legalmente podemos evitar futuros problemas en la empresa.

3. Por último se concluye la importancia de la conservación de los documentos, ya

que lo más importante siempre va a ser la información y tenerlos documentos en
un excelente estado, para así tener una gran presentación y proyección de los
soportes.

Negociación Internacional

Una empresa Española relativamente joven con apenas 7 años de vida,

dedicada a la producción, distribución y venta de ropa elaborada con materiales
ecológicos, busca vender su marca en otros países.
A través de un contacto, conoce una cadena de tiendas de productos
ecológicos muy famosa en Brasil que cuentan con más de 70 tiendas, y les parece
una buena estrategia poder vender allí su marca, puesto que esta cadena, está
presente en varias de las ciudades más importantes del país.
Por tal motivo, se llevara a cabo un proceso de negociación entre los dos
países para llegar a un acuerdo frente a este caso.
 1. Cultura Brasil:

La lengua oficial del Brasil es el portugués, aunque en los principales centros

de negocios -sudoeste y región sur- el inglés es ampliamente utilizado y
comprendido. Los brasileños no se definen como hispanos, debido a que han sido
colonizados por Portugal. Por ende, no conciben que se los llame de “latinos”.

La cultura corporativa se haya influenciada por las emociones, las que

suelen interferir en la mesa de negociación. Socialmente es esperado que se
establezcan, ciertos lazos de amistad e intercambio de favores, tanto en el ámbito
público como en el privado. Construir una fuerte relación personal será muy
importante para cerrar acuerdos y también para construir una asociación duradera.

Los brasileños son algo impuntuales. Expresiones como “um minutinho”,

“um instantinho”, “um segundinho” pueden implicar varios minutos de espera. Sea
paciente.

Durante la primera reunión, los empresarios brasileños le saludarán

dándole la mano y luego se procederá a entregar el material promocional u otros
documentos de su empresa extranjera, los que deberán estar en portugués e
inglés o en su idioma. Cuando entre a una sala para una reunión, será la norma
saludar y presentarse a todas las personas que ya estén allí.

Es usual que antes de debatir el tema en cuestión, se mantenga una

conversación informal sobre generalidades, para promover un ambiente de
amistad entre los asistentes a la reunión.

En un proceso de negociación ya avanzado, hay que evitar el cambio de las

personas involucradas, porque las relaciones fundamentalmente personales
incrementan la confianza. Trate de no hacer cambios en el equipo de negociación
o, de lo contrario, el fracaso estará asegurado.

La noción de jerarquía está bien arraigada en la cultura brasileña y se

exterioriza por ejemplo con la concentración del poder y la aceptación de la
desigualdad dentro de las empresas. Aun cuando el trato sea de carácter informal
entre las personas de las posiciones de alto rango y sus subordinados, no se
pierde la consciencia de que se mantienen las jerarquías en los demás niveles.
Aunque otros ámbitos técnicos se involucran en la negociación, las altas esferas,
como los directores y la presidencia, son los responsables de la aprobación final
para cerrar el trato.

A pesar que los brasileños están siempre abiertos a nuevas ideas, les
cuesta lidiar con las críticas y la mayoría de las veces, lo interpretan como una
cuestión personal ajeno a la tarea ejecutada. Es mejor que las críticas se simulen
utilizando sugerencias para evitar confrontaciones innecesarias.

Estrategias de negociación:

Para acceder al mercado brasileño es aconsejable trabajar a través de un

contacto local, -se le conoce como despachante, en portugués- que resuelva los
problemas burocráticos e informe de la solvencia comercial de la empresa.

Es difícil que se hagan operaciones enviando catálogos o a través de

Internet, sin que exista un contacto personal. El brasileño tiene que evaluar
personalmente a la persona con la que va a hacer negocios y ver físicamente el
producto antes de tomar la decisión de compra.

Las importaciones se realizan, sobre todo, a través de distribuidores y

agentes. Será difícil encontrar alguno que cubra todo el país; suelen trabajar en
una zona o estado y subcontratar a otras empresas para el resto del país.
 La cuestión de la forma de pago es esencial. Hay que cubrir todos los
riesgos comerciales antes de comprometerse a realizar la entrega del producto.
Cuestiones como los plazos y los medios bancarios para cancelar la obligación de
pago, deben ser acordadas con suma claridad. Se recomienda investigar qué
métodos y plazos son habituales en el mercado o industria a la que se apunta, de
manera de encontrar los parámetros para poder negociar una posición.

Los acuerdos se negocian globalmente más que punto por punto o de forma
secuencial. Por ello, es preciso que trate de mantener siempre una idea general
de lo que se está negociando y evitar estancarse en puntos que no
necesariamente son sustantivos en el acuerdo.

Dada la complejidad del sistema legal brasileño, es aconsejable contratar

los servicios de un abogado local antes de firmar cualquier tipo de contrato. Los
contratos se redactan en inglés u otra lengua extranjera y en una divisa distinta del
Real, sólo si el objeto de contrato se sitúa fuera del Brasil. Si el lugar de
cumplimiento del contrato es Brasil el gobierno exige que se redacte en portugués
y en la moneda local, el Real.

Normas de protocolo

El inglés no es un idioma popular, aunque en ciertos ámbitos puede ser una

herramienta de “distinción”. Ciertos empresarios que no hablan español tratan de
mantener contactos en inglés con su contraparte, como manera de utilizar un
idioma neutro. Aunque si usted cuenta con un nivel de portugués elevado, podría
ser visto en la mesa de negociación.

La forma de saludo más habitual es el apretón de manos (besos en las

mejillas entre las mujeres) y las expresiones “como vai?” (¿Cómo estás?) o “tudo
bem?” (¿Todo bien?).
 Si se entrega algún regalo debe hacerse al final de la negociación. Es
apreciado que se entreguen “alfajores” como presente, los que son fieles
representantes de la cultura argentina. Si se recibe un regalo debe abrirse delante
de quien lo entrega y mostrar agradecimiento.

El habitual intercambio de tarjetas también debería dejarse para el final,

antes del “aperto de mãos” (apretón de manos). Es frecuente que las mismas
contengan el nombre de la compañía y los datos de la persona de contacto,
preferentemente en idioma portugués y en el idioma originario de la empresa.

La semana del Carnaval de Río y la siguiente no son propicias para hacer

negocios. Conviene consultar el calendario del mes de febrero antes de planificar
un viaje de negocios en esas fechas.[CITATION Cám \l 3082 ]
2. Cultura España:

Una comunicación clara y una actitud humilde son siempre buenas aliadas
para obtener resultados de éxito en una reunión de negocios.
Por norma general las reuniones con españoles deben planificarse con
antelación, asegurándose de que la otra parte tenga disponibilidad, teniendo en
cuenta los horarios y días festivos, siendo conveniente recordar la cita unos
días antes.
La puntualidad no es una de las grandes virtudes del empresario español,
aunque tampoco son de grandes retrasos. Por ello una demora de diez
minutos puede considerarse normal, aunque es mejor evitarla por cuestión de
imagen y respeto hacia el anfitrión.
A la hora de saludar, generalmente se utiliza un cordial apretón de manos,
que denota seguridad; con las mujeres, la mayoría utilizan el apretón de manos
y otros prefieren dar dos besos, uno en cada mejilla. El contacto físico en este
país es normal y notable. El acercamiento, tocar a la otra persona en el hombro
y detalles similares forman parte del trato diario de las personas.
Los españoles son amigables y les gusta reunirse en lugares informales.
Los genes mediterráneos les hacen ser extrovertidos y, aunque orgullosos e
individuales les gusta conocer otras formas de pensar y aprender de lo que
hacen. Siempre les va a gustar negociar con gente de otros países, a menudo
pensando que los productos de fuera son mejores o más interesantes que los
nacionales.
Los títulos para dirigirse son el de señor, señora y señorita para las mujeres
más jóvenes. Normalmente, las personas se presentan con el nombre y
apellido sin usar títulos como licenciado o doctor, ya que estos a diferencia de
otras culturas donde el título universitario se resalta, rara vez lo utilizan.
Es cierto que varias comunidades autónomas poseen lengua propia, vasco,
gallego catalán, etc., pero quien negocie hablará en español, incluso en inglés
o en la lengua de la otra parte. Para negocios importantes contratará personal
cualificado.
La información es muy valiosa, por eso en los negocios, muchos ejecutivos
son reticentes al revelar información. Si con quien se negocia no se tiene la
suficiente confianza puede ser que sólo se esté reservando esa información
para momentos posteriores. No se considera natural preguntar datos muy
sensibles, que pueden crear reticencias o conversaciones incomodas.
La presión no está bien vista. Será mucho más efectivo argumentar la
propia perspectiva e intentar resolver todas las dudas. Esta es la mejor
estrategia ya que la otra parte seguramente haya dejado un pequeño margen
de negociación.
A los españoles les preocupan mucho las apariencias, el cómo les ven los
demás. No les gusta quedar mal y no reconocen equivocarse tan fácilmente.
Por razones culturales, la soberbia no es bien recibida. Una actitud honesta y
modesta es la que abre puertas.
Como amantes de la buena cocina, es habitual que las negociaciones en
España conlleven una comida o una cena con vinos de denominación de
origen. La negociación suele dejarse para la sobremesa.
La vestimenta y la apariencia son importantes en España. A diferencia de
otras culturas, la elegancia y la calidad de los trajes, del calzado, así como un
aspecto discreto, proyectaran una imagen social muy favorable.[CITATION
DDE17 \l 3082 ]
 3. Fase de Preparación:

El encuentro empresarial se realizará el día Miércoles, 21 de noviembre del 2018,

en la ciudad de Madrid, España, en una de las sucursales de nuestra empresa
Ecotextil S.A., a las 14:00 horas, esto con el fin de dar a conocer a los
empresarios brasileros, las instalaciones de la empresa, y cada uno de los
productos que allí se ofrecen, ya que para ellos es muy importante ver físicamente
el producto antes de tomar la decisión de compra, y el negociar en nuestro terreno
podría beneficiarnos de las siguientes formas:
 Generalmente el negociador que está en su terreno está más tranquilo, lo que
le ayudará a un mejor control emocional y a mejorar la percepción de la marcha
de la negociación, al no distraerse con otros elementos.
 Se suele tener más información disponible y es posible consultar con personal
de la empresa.
 Permite adecuar la sala, tipo de mesa, disposición de las personas, y elegir los
sitios de más ascendencia o comodidad.
 En reuniones largas, el anfitrión controla mejor los tiempos, pudiendo parar para
tomar café, comidas, pausas. El anfitrión suele controlar por tanto la agenda.
 Escoger el lugar dónde negociar en nuestro terreno, permite también invitar y
acoger, a los invitados, enseñándoles la oficina, invitando a café,  lo que de
momento genera una necesidad de agradecimiento al otro negociador.

Como es costumbre en España, la negociación se realizara con una

comida, durante la sobremesa, en la cual los empresarios españoles ofrecerán sus
productos a los empresarios brasileros con el fin de que sean aceptados y poder
pertenecer a la cadena de tiendas de productos ecológicos de Brasil, dicha
reunión se llevará a cabo a las 17:00 horas en el Restaurante Santceloni, donde
se ofrece alta cocina española de autor con extensa carta de quesos y vinos,
ubicado en el Hotel Hesperia Madrid, Paseo de la Castellana, 57, 28046 Madrid,
España.
 Conviene acordar de antemano el idioma que se usará en la reunión,
evitando de esta manera malentendidos que se puedan presentar durante la
misma.

Objetivos:
 Expandir Ecotextil S.A. a nivel internacional.
 Generar estrategias de marketing y publicidad junto con esta cadena de
almacenes reconocida en Brasil.
 Fomentar la fabricación y compra de productos ecológicos.
 Promover el cuidado del medio ambiente por medio de nuestros productos.

Obtención de información:
Ecotextil S.A. es una empresa relativamente joven con apenas 7 años de
vida, dedicada a la producción, distribución y venta de ropa elaborada a través de
tejidos y materiales ecológicos españoles, que busca entrar al mercado brasilero a
través de una cadena de tiendas de productos ecológicos muy reconocida en este
país, debido a que cuenta con más de 70 tiendas a nivel nacional.
Lista de posibles concesiones:
 Si venden nuestro producto en su cadena de almacenes, les daremos un
precio más accesible a los mismos.
 Generaremos estrategias de marketing que también los involucrará para
atraer así a más clientes.
 Exportaremos los mejores productos con la mejor calidad para que la venta
sea más eficaz en su cadena de almacenes.

Establecer la estrategia:
En una negociación se espera obtener beneficios para ambas partes y
mantener una buena relación. En los negocios se debe tomar en cuenta la
negociación con la otra persona, percatarse de los conflictos que pueden darse y
los acuerdos a los que se puede llegar.

La mejor opción es la negociación integrativa (ganar-ganar) porque aquí

ambas partes ganan, tanto el que vende como el que compra, y esto permite que
las dos partes alcancen sus objetivos. 

Además la negociación integrativa permite una buena relación entre ambas

partes, como también permite resolver problemas en vez de crear conflictos. ¿Por
qué resuelve problemas? Porque en esta negociación no solo ambas partes se
relacionan sino que se adquiere confianza mutua y buena comunicación.
4. Rol de las partes negociadoras:

Negociador de Ecotextil S.A Negociador de cadena en Brasil

PROS PROS
1. Gran comunicador 1. Le gusta negociar
2. Persuasivo 2. Entusiasta
3. Profesional 3. Profesional
4. Honesto 4. Ágil

CONTRA CONTRA
1.Querer agradar a todo el mundo 1. Rigidez
2. Falta de control de las emociones 2.Ser siempre razonable

La rigidez de la otra parte puede dificultar el proceso de negociación ya que

va a ser un poco más complicado que acepte todas las concesiones que ya
tenemos establecidas, pero siendo nosotros persuasivos y con una buena
comunicación podemos hacerle contrapeso a esto, por otro lado es muy
positivo que le guste negociar ya que así podremos facilitar el hecho de
mejorar la oferta para ambas partes.

5. Fase de Discusión:
 Inicialmente se invitó al empresario brasilero, Leandro Rojas a conocer las
instalaciones de nuestra empresa Ecotextil S.A, ubicada en Madrid, España, en
este lugar se le enseñaron los productos que ofrecemos, para que así pudiera ver
por sí mismo y evaluar la calidad del producto que estaría por implementar en sus
almacenes, y generar de esta manera un ambiente de confianza entre las dos
partes.
Posteriormente nos dirigimos al restaurante Santceloni, ubicado en el Hotel
Hesperia Madrid, Paseo de la Castellana, 57, 28046 Madrid, España, donde al
finalizar la cena, durante la sobremesa, se dio a conocer nuestra propuesta, la
cual fue leída y analizada por la otra parte, el señor Leandro, gerente de la cadena
de tiendas en Brasil, se encontraba satisfecho con la propuesta indicando que se
tenían buenos argumentos, ya que esta propuesta generaría ganancias a ambas
partes como se había planteado inicialmente.
Durante la negociación hubo un buen desarrollo y desenvoltura, se pudo
evidenciar la seriedad y profesionalismo de ambos al establecer esta unión para
beneficio de cada una de las empresas, generando para ambas partes, ganancias
monetarias, publicidad, marketing, fidelización de los clientes entre otros. Se
evidencio la escucha activa entre las partes, no hubo interrupciones ni algún tipo
de desacuerdo, se tuvo un ambiente muy agradable durante toda la reunión, hubo
signos de aprobación desde que se expuso la propuesta y se finalizó con las
firmas y cierre de la negociación.

6. Concesiones
y propuestas:
 Durante la exposición se dieron a conocer nuestros productos y así mismo la
propuesta que se había establecido inicialmente, vender nuestra marca a la
cadena de tiendas de productos ecológicos en Brasil, con el fin de ingresar al
mercado internacional y que juntos nos demos a conocer por esta alianza
generando estrategias de marketing y publicidad que nos harán generar más
ganancias y clientes.
La principal propuesta del señor Leandro, gerente de la cadena brasilera fue
crear en los dos países una sucursal en la cual se den a conocer las dos marcas,
implementando el modelo de venta establecido en las tiendas españolas, es decir
no únicamente vender los productos, sino que en ellas se puede tomar un té, café
o refresco y comer alguno de los pasteles, todo de origen ecológico. Además
cuenta con una biblioteca y sala de experiencias, donde se explica todo el proceso
de producción de la ropa, además de poner varios vídeos de concienciación para
cuidar el medioambiente, cumpliendo así cada uno de los objetivos establecidos
para la negociación.

7. Cierre y confirmación del acuerdo:

 Para cerrar el acuerdo, se llegó a la conclusión de crear en los dos países una
sucursal en la cual se den a conocer las dos marcas, esto por medio de una
franquicia donde las ganancias serán del 50% para cada parte, resaltando que la
publicidad y el marketing de cada tienda será manejado por los empresarios de
cada país, teniendo en cuenta la cultura y los gustos de los mismos, buscando
siempre la aceptación de los consumidores.
La comunicación asertiva y la estrategia Integrativa, influyeron mucho en la
decisión de la otra parte para aceptar de buena manera nuestra oferta, ya que se
pudo evidenciar que la intención siempre fue que ambas partes nos
beneficiáramos con lo que el otro tenia.
El haber indagado y obtenido información asertiva logramos impactarlos y
hacerlos ver que estaban tomando una buena decisión, sin generarles presión, por
otra parte se observó que la reunión fue realmente fructífera ya que se cumplieron
los objetivos establecidos inicialmente, se logró negociar y llegar a un acuerdo
beneficioso por medio de un cierre directo donde se le preguntó al señor Leandro,
gerente de la cadena de tiendas brasilera si aceptaba nuestra propuesta, quien
sin lugar a duda aceptó, afirmando el éxito que esta alianza traería para las dos
empresas.

8. Análisis de negociación:
 El documento firmado el 26 de septiembre es ante todo un acuerdo por el cual
las FARC renuncian a su proyecto, esbozado desde 1962, de llegar al poder por
medio de las armas, y aceptan seguir las reglas de la democracia colombiana para
buscar sus objetivos políticos.
El gobierno, por su parte, renuncia a imponer a los rebeldes los castigos
definidos por la ley penal para sus delitos políticos, conexos o de otro tipo, y se
transa por un conjunto de sanciones que permita a los miembros de las FARC
actuar legalmente en política: sanciones breves y que no impliquen, por regla
general, la pérdida de los derechos políticos para los dirigentes de la guerrilla.
En este sentido, el éxito del acuerdo está dado por el fin de las FARC como
organización armada y su transformación en un partido que se somete a las
normas legales y que se beneficia de algunos apoyos especiales para actuar.
En el contexto legal internacional actual, es imposible ofrecer a los miembros
de las FARC una amnistía tan amplia como la que se dio al M-19: es preciso
mostrar a la comunidad internacional que los delitos de guerra y de lesa
humanidad no quedaron impunes y que los derechos de las víctimas a la justicia
han sido satisfechos, al menos en algún grado aceptable, para evitar el riesgo de
que el acuerdo sea demandado con éxito ante la Corte Penal Internacional y otras
instancias. Esto lleva al sistema de justicia "transicional" que se describe más
adelante, y a la búsqueda de una refrendación ciudadana del acuerdo: si el
sistema tiene la sanción de los electores, se puede argumentar que cuenta en
principio con la aceptación de las víctimas.
Dados los antecedentes de violencia contra la Unión Patriótica, el partido
creado por las FARC en 1985, en medio de una negociación anterior de paz, y
miles de cuyos miembros fueron asesinados en los años siguientes, el acuerdo se
esfuerza por establecer mecanismos para garantizar la seguridad de los
guerrilleros que se desarmen y de los miembros del nuevo partido político.
Por último, aunque el acuerdo parte de la idea de que la negociación es para
lograr el abandono de las armas y el fin del conflicto armado, y de que la
transformación que el país requiera debe ser el resultado de la confrontación
política pacífica dentro de las reglas democráticas, aborda dos temas especiales
por la relación muy estrecha que han tenido con el conflicto armado en las últimas
décadas: el problema de la tierra y el del tráfico de drogas.[CITATION SCI16 \l
3082 ]
 ¿Cuál es la situación inicial que lleva a la negociación?:
Conflictos generados entre el gobierno Colombiano encabezado por el
presidente Juan Manuel Santos y las Fuerzas Armadas Revolucionarias de
Colombia (FARC).

 ¿Quiénes son las partes?:

Gobierno Colombiano y las FARC.

 ¿Si existe mediador?:

Venezuela y Chile servirán como países acompañantes. Por su parte, Cuba y
Noruega serán garantes; el primero por ser sede de los acercamientos y el
segundo por su experiencia en negociaciones de paz.[CITATION ELP12 \l 3082 ]

 Errores cometidos:
Se realizaron las negociaciones en condiciones de guerra, sin acordar el cese
bilateral del fuego desde el inicio.
La excesiva confidencialidad del proceso, que al principio era una fortaleza, se
convirtió luego en una debilidad, dada la desconfianza de la población en las Frac.

 Desenlace:
El domingo 2 de octubre de 2016 se realizó el plebiscito para conocer la
aceptación que tenía la población del país frente a los diálogos realizados. El
resultado final fue una victoria para el «No», esto obligó al Gobierno a
«renegociar» el acuerdo tomando en consideración las objeciones de los
opositores del mismo, a la vez que creó incertidumbre sobre la aplicación legal de
los acuerdos.
9. Cibergrafía

 CÁMARA INDUSTRIAL ARGENTINA DE LA INDUMENTARIA. (s.f.).

ETIQUETAS CULTURALES Y DE NEGOCIOS: BRASIL. Obtenido de Moda
Argentina: http://www.ciaindumentaria.com.ar/plataforma/brasil-etiqueta-
cultural-y-de-negocios/

 DIARIO DEL EXPORTADOR. (2016-2017). PROTOCOLO Y CULTURA DE

NEGOCIOS EN ESPAÑA. Obtenido de DDE:
https://www.diariodelexportador.com/2016/08/protocolo-y-cultura-de-
negocios-en.html

 EL PAÍS.COM.CO. (17 de Septiembre de 2012). El papel de los

mediadores para el proceso de paz en Colombia. Obtenido de EL
PAÍS.COM.CO: https://www.elpais.com.co/judicial/el-papel-de-los-
mediadores-para-el-proceso-de-paz-en-colombia.html

 SCIELO. (2016). RESUMEN DEL ACUERDO DE PAZ. Obtenido de Revista

de Economía Institucional: http://www.scielo.org.co/scielo.php?
script=sci_arttext&pid=S0124-59962016000200019

 https://www.curn.edu.co/documentos/prod_escritural/ORGANIZACION_DEL
_TRABAJO_ESCRITO_N_APA.pdf
 https://eprints.ucm.es/44898/7/GU%C3%8DA%20SINIM%20FINAL.pdf
 https://www.gestionar-facil.com/proceso-de-venta/
 https://www.gestiopolis.com/concepto-de-negociacion-y-sus-tipos-
integrativa-y-distributiva/
 https://es.wikipedia.org/wiki/Acuerdos_de_paz_entre_el_gobierno_de_Juan
_Manuel_Santos_y_las_FARC