Comunicaciones e

Interesados

Tema 5
Curso :Gerencia de Proyectos
Preparado por Luz Dary Abril Jiménez
Mar-2018
 Carta de Procesos
Á. de Conocimiento: G. COMUNICACIONES
6
Áreas de conocimiento:
1. G. Integración 6
2. G. Alcance
3. G. Tiempo
4. G. Costos 7
5. G. Calidad
6. G. RRHH
7. G. Comunicaciones
8. G. Riesgos 4
9. G. Adquisiciones
10. G. Interesados 3
4
Grupos de Procesos:
1. G.P. Inicio 3
2. G.P. Planificación
3. G.P. Ejecución
4. G.P. M. y Control 6
5. G.P Cierre

En total son 47 procesos 4

2 24 8 11 2
 Entradas, salidas y Herramientas del Proceso
Á. de Conocimiento: G. COMUNICACIONES

2 3
1
Objetivo

Asegurar la planificación, recopilación,

creación, distribución, almacenamiento,
recuperación, control y disposición final de la
información del proyecto (oportuna y
adecuada)

Procesos del Área de Conocimiento.

1. Planificar la gestión de las comunicaciones

2. Gestionar las comunicaciones
G.P. Inicio
3. Controlar las comunicaciones
G.P. Planificación
G.P. Ejecución
G.P. Monitoreo y Control
G.P. Cierre
 Planificar la Gestión de las Comunicaciones
Á. de Conocimiento: G. COMUNICACIONES

Desarrollar un enfoque
y un plan adecuados
según necesidades y
requisitos

Plan de Gestión de
Comunicaciones

• Requisitos
1 • Manejo Inf. Confidencial, inf
con derechos de propiedad
• Define:
• Formatos
• Momento
G.P. Inicio • Personas
G.P. Planificación
G.P. Ejecución • Impacto
G.P. Monitoreo y Control
G.P. Cierre ¿Qué, cuándo, cómo y
donde?
 Planificar la Gestión de las Comunicaciones
Á. de Conocimiento: G. COMUNICACIONES
Análisis de requisitos
de la Información
• La responsabilidad para determinar las
necesidad de comunicación a lo largo
del proyecto, es del director de
proyecto.
• El director de proyecto: 90% tiempo
comunicándose. Debe contar con
habilidades.
• La reunión de inicio del Proyecto: KICK-
OFF, Se realiza al finalizar la fase de
planificación
Canales de Comunicación:
n (n-1) / 2
n: numero de interesados. (Equipo)
Con quién? Y de Quién se recibe
información
Ejemplo:
¿Cuántos canales de comunicación
hay si los interesados suman en
total9 personas?
6 (6-1) / 2 = 30 / 2 = 15 canales
 Planificar la Gestión de las Comunicaciones
Á. de Conocimiento: G. COMUNICACIONES

Tecnología de la Comunicación:

• Incluye herramientas, sistemas,

software para transferir.

• Ejemplo: conversaciones, reuniones,

documentos escritos.

• Adecuada al tipo, urgencia, frecuencia,

disponibilidad facilidad de uso,
localización interesados, cultura de la
Organización, confidencialidad. Etc.
 Planificar la Gestión de las Comunicaciones
Á. de Conocimiento: G. COMUNICACIONES

Modelos de Comunicación

Emisor – Receptor

• Codificar: Ideas las traduce el Emisor.

• Trasmitir: Información enviada por el
Emisor a través de un medio de
comunicación.
• Interrupción o ruido: Interferencias o
barreras (distancia, manejo de la
tecnología, infraestructura, diferencias
culturales etc.) debe ser identificado y
gestionado.
• Decodificar: Traducción del Receptor en
pensamientos o ideas • Retroalimentación/Respuesta: El receptor codifica
• Confirmar: Indicar la recepción del pensamientos e ideas en mensaje de respuesta y
mensaje por el Receptor trasmite al Emisor original
 2 3

Planificar la Gestión de las Comunicaciones

Á. de Conocimiento: G. COMUNICACIONES

Formas de Comunicación y sus características

La comunicación
cara a cara, es el
método mas efectivo
para la resolución
de conflictos.
 Gestionar las Comunicaciones
Á. de Conocimiento: G. COMUNICACIONES

Proceso de crear, recopilar,

distribuir, almacenar, recuperar
y realizar la distribución final de
la información.

Informes de desempeño del

trabajo

Recolección y distribución:
2

• Información de desempeño
del proyecto:
G.P. Inicio
G.P. Planificación
• Informes de estado
G.P. Ejecución
G.P. Monitoreo y Control
• mediciones de avance,
G.P. Cierre
• pronósticos.
• Los datos de líneas base
comparados con los reales
 Controlar las Comunicaciones
Á. de Conocimiento: G. COMUNICACIONES

Proceso de monitorear y
controlar las comunicaciones a
lo largo del proyecto, asegurar
3
la satisfacción de información
de los interesados.

Registro de Incidentes
G.P. Inicio
G.P. Planificación
G.P. Ejecución
G.P. Monitoreo y Control Documenta u monitorea
G.P. Cierre
diferencia, disputas, entre los
interesados.
G. INTERESADOS
Carta de Procesos
6
Áreas de conocimiento:
1. G. Integración 6
2. G. Alcance
3. G. Tiempo
4. G. Costos 7
5. G. Calidad
6. G. RRHH
7. G. Comunicaciones
8. G. Riesgos 4
Conocimiento:

9. G. Adquisiciones
10. G. Interesados 3
4
Grupos de Procesos:
1. G.P. Inicio 3
2. G.P. Planificación
3. G.P. Ejecución
4. G.P. M. y Control 6
Área de

5. G.P Cierre

En total son 47 procesos 4

4
2 24 8 11 2
G. INTERESADOS
Entradas, salidas y Herramientas del Proceso
1 2

Objetivo
Procesos para identificar a las personas grupos
u organizaciones que pueden afectar o ser
afectados por el proyecto, analizar
expectativas, impacto y desarrollar estrategias
para manejar su influencia.
Conocimiento:

3
3
Procesos del Área de Conocimiento.

1. Identificar a los interesados

2. Planificar la gestión de los interesados
3. Gestionar la participación de los
interesados
Área de

4. Controlar la participación de los interesados

G.P. Inicio
G.P. Planificación
G.P. Ejecución
G.P. Monitoreo y Control
G.P. Cierre
G. INTERESADOS
Identificar a los interesados
Técnica que recopila, analiza
de forma sistemática
información cuantitativa y
cualitativa, par a determinar
intereses particulares:

1. Identificar interesados
clave-reunión- interesados
Conocimiento:

potenciales.
2. Analizar su impacto y
clasificarlo -Matriz de
1 interesados.
3. Evaluar reacción: mejorar
apoyo – mitigar impacto
negativo
Área de

G.P. Inicio
G.P. Planificación
G.P. Ejecución
G.P. Monitoreo y Control
G.P. Cierre
G. INTERESADOS
Identificar a los interesados
Matriz de Poder e Interés.

Se analiza el nivel de autoridad (Poder),

combinándolo con el nivel de
preocupación (Interés) de los
interesados.

Registro de Interesados:
Conocimiento:

• Identificación: Nombre, inf. Contacto,,

cargo, rol ubicación.
• Evaluación: Requisitos, expectativas,
influencia e interés
• Clasificación :
• Interno/Externo
• Partidario/Resistente
Área de

Revisión y actualización permanente

G. INTERESADOS
Planificar la gestión de los interesados

Clasificar los niveles de

participación de los interesados y
su impacto:

• Desconocedor
• Reticente:
ü Conocedor
ü Reacio al cambio
Conocimiento:

• Neutral:
2 ü Conocedor
ü No apoya, no reticente.
• Partidario:
ü Conocedor
ü Apoya el cambio
Desarrollar estrategias de gestión • Líder:
Área de

G.P. Inicio ü Conocedor

G.P. Planificación que logren la participación de los
G.P. Ejecución ü Involucrado activamente
G.P. Monitoreo y Control
G.P. Cierre
interesados.
G. INTERESADOS
Planificar la gestión de los interesados
Actual Deseada
Conocimiento:

C=Participación Actual, D=Participación deseada

Área de
G. INTERESADOS
Gestionar la participación de los Interesados

• Comunicarse y trabajar
con los interesados
• Abordar incidentes
• Fomentar la participación.
Conocimiento:

3
Área de

G.P. Inicio
G.P. Planificación
G.P. Ejecución
G.P. Monitoreo y Control
G.P. Cierre
G. INTERESADOS
Controlar la participación de los Interesados

Monitorear las relaciones

Ajustar estrategias y planes
para involucrar a los
interesados.
Conocimiento:

Las habilidades blandas del

Director del proyecto,
hacen la diferencia
3 (Comunicación, relaciones
sociales)
Área de

G.P. Inicio
G.P. Planificación
G.P. Ejecución
G.P. Monitoreo y Control
G.P. Cierre