5.

2 Matriz Estratégica de Indicadores o Cuadro de Mando Integral

La Matriz Estratégica de Indicadores o Cuadro de Mando Integral (ver tabla 11) es el tablero que
contiene la totalidad de los indicadores definidos para medir los objetivos estratégicos. Estos
indicadores miden el estado y desempeño de una o varias variables en un momento determinado e
indican el grado en que se están logrando los objetivos. Miden continuamente el desempeño en la
operacionalización del Plan Estratégico Institucional y muestran el avance de los resultados
esperados.

La Matriz Estratégica de Indicadores o Cuadro de Mando Integral responde a las siguientes

preguntas:

 ¿Qué tiene que hacer la Institución para pasar de su realidad actual hacia una visión
definida?

 ¿Cómo asegura la Institución que lo logrará?

 ¿Cuánto y en qué medida la Institución lo quiere lograr?

Tabla 11. Matriz estratégica de indicadores o Cuadro de Mando Integral

Esta matriz se elabora a partir de las siguientes variables definidas de acuerdo con el orden de las
columnas que se observan en la matriz:

1. Perspectiva: Corresponde a la perspectiva del mapa estratégico a la que pertenece el

objetivo.

2. Ponderación de la perspectiva (%): Corresponde a la ponderación que se asigna a cada

perspectiva de acuerdo con su importancia (peso) dentro de la generación de valor.

3. Objetivo estratégico: Corresponde exactamente a los objetivos definidos en el mapa

estratégico.

4. Ponderación del objetivo estratégico (%): Se refiere a la importancia dentro de la

generación de valor que cada objetivo tiene en su respectiva perspectiva.
 5. Descripción del objetivo: Es una nota aclaratoria que explica y amplía el alcance del
objetivo.

6. Nombre del indicador: Debe contemplar únicamente la característica, el evento o el hecho

que se quiere controlar, y se expresará en cantidad, tasa, proporción, porcentaje u otros.

7. Ponderación del indicador (%): Siguiendo la misma lógica descrita en las anteriores
ponderaciones, se refiere a la importancia (peso) que cada indicador tiene en su
respectivo objetivo (recordemos que un objetivo puede tener varios indicadores).

8. Descripción del indicador: Explica la medición de la característica, el evento o hecho que

se va a medir. Es la definición operacional en palabras.

9. Tendencia del indicador: Indica con ayuda de una flecha, con dirección hacia arriba,
horizontal o hacia abajo, la dirección en la cual se debe avanzar para el cumplimiento del
objetivo.

10. Definición operacional del indicador: Es la expresión matemática con la cual se calcula el
indicador, la cual debe mostrar de forma explícita el algoritmo o el procedimiento
requerido para llegar a esa expresión.

11. Temporizador del indicador: Cada cuánto se va a medir el indicador (Ejemplo: Mensual,
Bimestral, Trimestral, Semestral o Anual).

12. Línea Base del indicador: Es el valor de partida desde que se crea el indicador, a partir
del cual se inicia la medición y monitoreo. Cuando no se cuenta con información
disponible, ésta debe ser recopilada en un periodo no inferior a un año.

13. Meta: Es el valor numérico de referencia, al cual se quiere llegar con los resultados
presentados por los indicadores en un período de tiempo determinado.

14. Responsable del indicador: Es el dueño del indicador, es quien debe velar por su
evolución y el alcance de las metas.

15. Iniciativas Estratégicas: Es la iniciativa estratégica a través de la cual se inicia la

operacionalización del objetivo.

Una vez se tiene lista la Matriz Estratégica de Indicadores o Cuadro de Mando Integral, esta
información es parametrizada en el módulo de indicadores de la herramienta de seguimiento y
evaluación Suite Visión Empresarial.

Indicadores1

Los indicadores miden el estado y desempeño de una o varias variables en un momento

determinado e indican el grado en que se está logrando el objetivo. Permite observar las
tendencias de evolución de la situación o fenómenos observados como soporte para la toma de
decisiones.

Un adecuado sistema de medición con un conjunto de indicadores, permite un correcto monitoreo y

seguimiento en los diferentes niveles de la Institución. La medición realizada en el marco de la
Matriz Estratégica de Indicadores o Cuadro de Mando Integral debe tener los siguientes atributos:

 Pertinencia: La medición debe reflejar si se alcanza o no el desafío o reto planteado.

1
Esta información está contenida con mayor detalle en la Guía de Herramientas de Seguimiento y Medición de la Policía
Nacional.
  Precisión: Una medición es precisa si representa fielmente el comportamiento de las
variables asociadas.

 Oportunidad: La medición debe estar disponible cuando la información es relevante y

aporta de manera significativa a la toma de decisiones.

 Economía: Debe existir una relación proporcionada y racional entre el beneficio y

relevancia de contar la medición y el costo en el que se incurre para obtenerla.

 Confiabilidad: La fuente de la medición debe ser veraz y objetiva.

La responsabilidad del cumplimiento de los objetivos se distribuye en los diferentes niveles de las
Institución (estratégico, táctico y operacional), asignando los respectivos indicadores y
determinando el grado de aporte de cada nivel al cumplimiento de los mismos.

Para definir los indicadores que miden los objetivos estratégicos y sus respectivas metas, se
identifican los elementos centrales del objetivo que se quiere medir y a partir de éstos, se definen
variables asociadas a cada elemento para establecer el o los indicadores a través de los cuales se
medirá el objetivo.

Los indicadores se construyen bajo dos premisas relevantes:

1. Cada Objetivo Estratégico debe tener asociado mínimo un indicador que permita ver si se
está alcanzando o no el objetivo planteado. Ver ilustración 12.

2. Se debe propender por formular indicadores que aporten información útil para la toma de
decisiones, que vaya más allá de simples estadísticas.

Una vez se han establecido los indicadores de los objetivos estratégicos es necesario establecer si
existe una línea base a través de la cual se pueda fijar la meta correspondiente. Este proceso da
claridad sobre el o los responsables de los objetivos.

El proceso detallado de la construcción de indicadores se aborda en la Guía de Herramientas de

Medición y Seguimiento de la Policía Nacional.

Ilustración 12 Relación de los indicadores por objetivos estratégicos

Los Indicadores se manejan en el nivel central con la contribución de cada Dirección y Oficina
Asesora de acuerdo a su responsabilidad en los Objetivos Estratégicos del Mapa Institucional.
Estos indicadores son el parámetro para definir los que alimentan el Mapa de las regiones.

En primer lugar se identifican la unidades que aportan a cada uno de los objetivos estratégicos del
Mapa Institucional, posteriormente se acuerda con estos el indicador que permite medir en qué
medida se alcanza el objetivo planteado.

Características de los indicadores

Para diseñar un indicador se debe tener claramente definido el objetivo institucional (estratégico o
de proceso) que se quiere medir. Una vez identificado, se procede a realizar la formulación del
indicador, bajo los siguientes criterios que permitan asegurar la consistencia, utilidad y pertinencia
del indicador:

 Participativo: el indicador debe ser construido o diseñado por los responsables de los
objetivos estratégicos, o las personas responsables de los procesos o actividades, y
socializado entre quienes intervienen en el proceso de ejecución o que tienen alguna
injerencia en el manejo de las variables involucradas.

 Claro: es indispensable que el indicador sea específico y de fácil comprensión tanto para
quienes lo desarrollen como para quienes lo estudien o lo tomen como referencia.

 Representativo: el indicador debe expresar efectivamente lo que se quiere medir o

determinar y debe guardar relación con los principales procesos de la Institución.

 Periódico: debe estar relacionado con un periodo de tiempo previamente definido para
realizar su seguimiento. La idea es obtener información oportuna para la toma de
decisiones, por lo tanto no es recomendable tener indicadores con periodos de
seguimiento mayores a un semestre.

 Cuantificable: implica que el resultado de la aplicación del indicador pueda ser convertido
en cifras, números o estándares que permitan su medición.

 Confiable: las variables utilizadas para su cálculo deben ser reales, concretas, propias,
verificables y que sustenten su resultado.

 Que agregue valor: el contenido del indicador debe permitir a la Institución identificar
alertas para la toma de decisiones. Si un indicador no facilita la toma de decisiones, no
debe mantenerse.

Los indicadores que agregan valor y permiten tomar decisiones son oportunos, es decir, entregan
información precisa en tiempo real, son prácticos en su recolección y procesamiento, y reflejan el
cambio de las variables en el tiempo2.

Además de lo anterior, es importante considerar que no exista dualidad en la medición, es decir,

que no haya más de un indicador realizando el mismo seguimiento; esto se puede dar cuando
diferentes Direcciones, Oficinas Asesoras, Áreas o Grupos no conocen las mediciones que se
están haciendo desde las demás partes interesadas. De igual forma, en la herramienta SVE se
hace un seguimiento a los diferentes planes con los que cuenta la Policía Nacional, por lo que es
importante no definirles nuevos indicadores a los mismos.

2
Guía para la construcción de indicadores de gestión, DAFP (2012)
Tipología de los indicadores

El sistema de medición de la gestión de la Policía Nacional se soporta en un conjunto de

indicadores que permiten evaluar los resultados obtenidos y así favorecer la toma de decisiones.
Para la Policía Nacional, los indicadores se clasifican en:

 Efectividad: mide la generación de valor al cliente, la ciudadanía, la comunidad (Impacto).

 Eficacia: consiste en volver los insumos más productivos en el logro de los objetivos
(Resultado).

 Eficiencia: consiste en lograr los objetivos con el uso adecuado de los recursos y se logra
al mejorar la relación Valor agregado - Producto (Recursos).

5.3 Definición de ponderaciones para perspectivas, objetivos e indicadores.

El formato de Matriz Estratégica de Indicadores o Cuadro de Mando Integral en la SVE® incluye las
columnas de ponderación para perspectivas, objetivos e indicadores, con el fin de asignar a cada
una un peso de acuerdo con su importancia dentro de los resultados de la Institución.

Los lineamientos para determinar la ponderación son:

a) Ponderación de Perspectivas: Corresponde a la ponderación que se asigna a cada

perspectiva de acuerdo con su importancia (peso) dentro de la generación de valor. La
suma de las ponderaciones de las cuatro perspectivas debe dar como resultado 100%.

b) Ponderación de Objetivos: Se refiere a la importancia dentro de la generación de valor que

cada objetivo tiene en su respectiva perspectiva. La suma de las ponderaciones de los
objetivos de una perspectiva debe ser 100%. Se debe tener en cuenta que los objetivos
con mayor ponderación son los que hacen parte de las relaciones causa-efecto y que con
ello relacionan dos o más perspectivas. El Alto Mando debe definir la ponderación
diferenciada de los objetivos de acuerdo con la estrategia institucional cuatrienal entre
otras consideraciones.

c) Ponderación de Indicadores: Siguiendo la misma lógica descrita en las anteriores

ponderaciones, se refiere a la importancia (peso) que cada indicador tiene en su respectivo
objetivo (recordemos que un objetivo puede tener varios indicadores). Por consiguiente, la
suma de las ponderaciones de los indicadores por objetivo estratégico debe sumar 100%
para cada objetivo estratégico. Los indicadores con mayor ponderación dentro de cada
objetivo deben ser aquellos que mejor reflejan el grado de alcance de la meta del objetivo.
El Alto Mando debe definir la ponderación diferenciada de los indicadores de acuerdo con
la estrategia institucional cuatrienal entre otras consideraciones.

El Alto Mando puede tomar en consideración, algunos de los siguientes aspectos a la hora de
definir las ponderaciones diferenciadas:

 Aspectos coyunturales para la Dirección, la Institución o para la Nación.

 Implementación de esquemas organizacionales que impactan la gestión del día a día de la

Institución.

 Asignación de recursos financieros.

 Impacto en mejoramiento de los servicios a los grupos sociales objetivo o clientes.

  Innovación o desarrollo tecnológico.

 Cumplimiento de normatividad nacional e internacional.

 Contribución a los compromisos institucionales en temas de responsabilidad social.

La elaboración del sistema de ponderación debe ser un proceso participativo liderado por el Alto
Mando. Con éste se asigna un peso relativo en cuanto a la dimensión del cumplimiento general de
la perspectiva, del objetivo o del indicador, sin que con ello se demerite la importancia que tienen
todos y cada uno de los elementos identificados en el Mapa Estratégico y la Matriz Estratégica de
Indicadores o Cuadro de Mando Integral para el cumplimiento general del Plan Estratégico
Institucional.

Metodología para definir ponderaciones

1) Identificar los expertos que participarán en el ejercicio de ponderación.

2) Aplicar la siguiente técnica de ponderación: Análisis multi-criterio de clasificación ordinal. Éste

se relaciona con la importancia del parámetro (perspectiva, objetivo, indicador). Se sugiere
utilizar una escala de 0 a 9, siendo 9 el más importante. En la clasificación ordinal se ordenan
los parámetros en orden de importancia en una lista y cada parámetro tendrá un valor.

Ejemplo para ponderación de indicadores:

Tabla 12. Ponderación de los indicadores de un objetivo por clasificación ordinal.

TOTAL
PARÁMETRO EXPERTO 1 EXPERTO 2 EXPERTO 3 EXPERTO 4 SUMA
CALIFICACIÓN
INDICADOR 1 1 1 3 3 8 20%
INDICADOR 2 2 2 2 4 10 25%
INDICADOR 3 3 4 1 1 9 22,5%
INDICADOR 4 4 3 4 2 13 32,5%
TOTAL 40 100%

Con los valores se calcula el peso de los indicadores que viene dado por la suma de cada uno de
los valores dividido para el total de la suma de los valores obtenidos para todos los indicadores y
multiplicado por 100. El resultado para cada uno de los indicadores analizados debe sumar 100.

Para el indicador 1 (IND1) la suma de los valores de los expertos es 8.

El total de todos los valores asignados por los expertos a todos los indicadores es 40 (8+10+9+13).

Y el valor final para el IND1 es: 8/40*100 = 20.

Y así se realiza para todos los indicadores.

Metas

Meta es el valor numérico de referencia al cual se quiere llegar con los resultados presentados por
los indicadores en un período de tiempo determinado.
Se refiere a la expresión concreta y cuantificable de los logros que la Institución planea alcanzar en
el año (u otro periodo de tiempo) con relación a los objetivos estratégicos previamente definidos.
Se establecen las metas bajo los siguientes criterios3:

 Cumplen con el propósito de evaluar el desempeño de la gestión bajo los criterios de

eficiencia, eficacia y efectividad.

 Se definen a partir de un compromiso sobre los resultados de la propia gestión, que no

debe verse afectada por terceros o factores exógenos.

 Se plantean en condiciones viables de acuerdo a las capacidades y recursos disponibles.

Las metas establecidas deben ser4:

 Retadoras: el cumplimiento exige superación y mejoramiento continuo.

 Alcanzables: es posible cumplirlas.

 Gestionables: dependen directamente de la gestión del responsable.

L a s metas se establecen teniendo en cuenta: tendencias de incremento o disminución de

acuerdo con la naturaleza del tema a intervenir; los acuerdos de gestión para definir las metas del
nivel desconcentrado que se ajustan a las características propias de cada región.

La variación de las metas año con año obedece: al análisis de los datos históricos; al análisis de
las metas dadas por el Gobierno Nacional a través del Ministerio de Defensa Nacional – MDN;
entre otras variables.

3
Indicadores de desempeño en el sector público, CEPAL – ILPES, 2005.
4
Sponsor Management Consulting, 2000.