SUMARIO:

INTRODUCCION___________________________ 2

SELECCIÓN DE DUCUMENTOS, DEFINICION, OBJETIVO,

DESCRIPCIÓN, DEFINICIÓN DE CONCEPTOS
RESULTADO Y EVALUACIÓN ___________________ 3-11

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 INTRODUCCCION

Por medio de este manual, se establecen normas y procedimientos que se deben

seguir en la gestión documental y en el trámite de documentos, de acuerdo con sus
características y destino final. Los archivos funcionan como depósitos de
información indispensable para el eficaz desempeño de las tareas administrativas,
por esta razón, es necesario que las actividades inherentes a la documentación se
desarrollen en forma coherente y homogénea en las unidades responsables, el
alcance de los logros y la supervivencia de las organizaciones en un entorno cada
vez más exigente, permite al Archivo Central como administrador de documentos
tener una función de gran relevancia al permitir la localización oportuna y efectiva
de la información

Los temas a explicar son:

 Planeación
 Organización
 Preservación a largo plazo

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La descripción de los procesos se ha realizado siguiendo un guion elaborado
Para esta tarea. Los puntos del guion de descripción de procesos es la
Siguiente:

 Título del procedimiento

 Definición
 Objetivo
 Descripción
5. Definición de conceptual
 Resultados
 Evaluación

PLANEACION
1. TÍTULO DEL PROCEDIMIENTO
Selección de documentitos
2. DEFINICIÓN
Es la acción y efecto de planear o planificar. Es el proceso y resultado de organizar
una tarea simple o compleja teniendo en cuenta factores internos y externos
orientados a la obtención uno o varios objetivos. También se utilizan conceptos
similares como planeamiento o planificación.

3. OBJETIVO
Evaluar y orientar la formulación de planes, programas y proyectos y el
desarrollo de modelos de evaluación y seguimiento de cada una de las
dependencias y los institucionales para el logro misional de la institución.
4. DESCRIPCIÓN

 Antes de iniciar el proceso de planeación, debe tenerse identificado un

problema o necesidad.
 El proceso comienza por establecer un objetivo, el cual debe perseguirse
bajo técnicas y método concretos.
 Toda planeación debe basarse en los recursos con los que se cuenta, los
cuales deben ser bastante realistas, a fin de que no se nos escape de las
manos los logros de los objetivos y metas.

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  Se debe tener en cuenta que la planeación se hace en base a
estimaciones, por ello debe estar sujetas cierto grado de incertidumbre,
para permitir flexibilidad en la misma.
 La planeación además es una herramienta de información, por lo que es
necesario sea clara y entendible por todo el equipo.
 El proceso de planeación debe optimizar la ruta de trabajo, es decir debe
preparar el camino de las actividades a seguir para una tarea no interfiera
con la siguiente, para ello es vital considerar los tiempos de trabajo, el
rendimiento y los recursos con que se cuenta.
 Un buen proceso de planeación de empresa debe siempre incluir una
gestión de riesgos, lo cual es muy importante ante ciertos mercados que
son altamente competitivos.
 Hoy día la automatización forma parte de muchos procesos de planeación,
es una técnica innovadora y ajustada a la realidad tan cambiante en la que
del mundo empresarial de la época que vivimos.
 Cualquier planeación involucra la ejecución de tareas específicas de todo el
equipo de trabajo, por lo que es importante la retroalimentación en la
comunicación, como elemento de gestión.
 Es preciso entender que toda planeación involucra un camino crítico y un
conjunto de actividades que determinan el plazo del proyecto, para prestar
atención a la hora de planificar el seguimiento de las actividades y tareas a
llevar a cabo.

5. DEFINICIÓN DE CONCEPTOS

 INNOVADORA: Se puede decir que la innovación es la creación de algún:

producto, bien, servicio u proceso, que se caracteriza por ser algo nuevo,
perfeccionado, que sale de lo convencional, no repetido o común.
El innovador se debe encontrar en un estado mental creativo y productivo
para poder desarrollar lo que tiene en mente.
 PLANIFICACIÓN: es la acción y efecto de planear o planificar. Es el
proceso y resultado de organizar una tarea simple o compleja teniendo en
cuenta factores internos y externos orientados a la obtención uno o varios
objetivos. También se utilizan conceptos similares como planeamiento o
planificación
 EFICAZ: es conseguir metas y objetivos propuestos, independientemente
del uso que se le haya dado a los recursos. La eficacia hace referencia a
los resultados obtenidos en relación con las metas y el cumplimiento de los
objetivos.
 HOMOGÉNEA: Que está formado por elementos con características
comunes referidas a su clase o naturaleza, lo que permite establecer entre
ellos una relación de semejanza y uniformidad

6. RESULTADO: Genera compromiso y motivación a todos los miembros,

Sirve como base a todas las áreas para organizar sus recursos y

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Es factible, ya que desde antes se consideran los recursos y capacidades.

7. EVALUACION:

 Objetivos específicos que permitan alcanzar los objetivos generales.

 las estrategias específicas o cursos de acción que se van a realizar
 los objetivos específicos.
 Qué recursos se van a utilizar, y cómo es que se van a distribuir.
 Quiénes serán los encargados o responsables de la implementación o
ejecución de las estrategias.
 Cuándo se implementarán o ejecutarán las estrategias, y en qué tiempo se
obtendrán los resultados.
 Cuánto será la inversión requerida para la implementación o ejecución de
las estrategias.

ORGANIZACIÓN

1. TITULO DEL PROCEDIMIENTO

Selección de documentos

2. DEFINICION: es un sistema diseñado para alcanzar ciertas metas y

objetivos. Estos sistemas pueden, a su vez, estar conformados por
otros subsistemas relacionados que cumplen funciones específicas.
En otras palabras, una organización es un grupo social formado por
personas, tareas y administración, que interactúan en el marco de
una estructura sistemática para cumplir con sus objetivos. Hace
referencia a aquellas entidades que son creadas por individuos que
comparten similares intereses y valores y que buscan lograr ciertos
objetivos a través de la misma. En una organización, cada individuo
cumple una función específica y especializada que tiene como
finalidad la consecución de determinados resultados. En conjunto,
tales funciones tienen que ver con acercarse al fin último de la
organización y deben estar más o menos planeados y
sistematizados para que se puedan observar los resultados
esperados.

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 3. OBJETIVO: Los objetivos constituyen el conjunto de actividades
internas de la organización para alcanzar sus fines, estos objetivos
se convierten así en fines menores que se debe lograr para alcanzar
el fin máximo, los objetivos constituyen los resultados concretos que
deben ser obtenidos (eficacia) por cada uno de los elementos de la
organización, los cuales deben hacerlo con economía de recursos
(eficiencia). Las organizaciones tienen que satisfacer a
distintos grupos de interés. Entre estos grupos de interés podemos
citar a los accionistas de la organización, los trabajadores, los
clientes, la comunidad y el Estado. Por lo tanto, al establecerse los
objetivos organizacionales necesariamente tienen que tomarse en
cuenta a éstos grupos de interés

4. DESCRIPCION:

 1. La organización debe ser una expresión de los objetivos.

 2. La especialización individual, el desarrollo de funciones
particulares debe ser requeridas en lo posible.
 3. La coordinación de personas y actividades y la unidad en el
esfuerzo, son propósitos básicos de la organización.
 4. La máxima autoridad debe descansar en ejecutivo, el jefe más alto
con líneas claras de autoridad para cada uno dentro del grupo.
 5. La definición de cada puesto, sus diferencias,
autoridad, responsabilidad y relaciones, deben ser establecidas por
escrito y puestas en conocimiento, de todos los miembros del grupo.
 6. La responsabilidad del superior por lo que respecta a la actuación
de sus subordinados, es absoluta.

5. DEFINICION DE CONCEPTOS

 SUBSISTEMA: Es un conjunto de elementos que interactúan entre sí para

lograr un objetivo común.
 FINALIDAD: La finalidad es la justificación que se establece antes de
comenzar algo y a la cual se quiere llegar cuando uno está en el proceso de
realizar algo. Por ejemplo, la finalidad de estudiar es poder tener un título
que luego nos permita posicionarnos correctamente en la vida profesional.
 PARTICULARES: Sustantivo femenino. Esta palabra se define
distintivo, peculiaridad, distinción, extrañeza, excepcionalidad, singularidad,
maravilla, idiosincrasia, excelencia, rareza, propiedad, personalidad, rasgo,
cualidad, característica o diferencia. Distinción, finura, nobleza o
cortesía que en el trato, amabilidad o cariño se hace de

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 una persona respecto de otro. Cada una de las circunstancias, hechos o
parte menudo de algo.
 CONOCIMIENTO: El conocimiento es la acción y efecto de conocer, es
decir, de adquirir información valiosa para comprender la realidad por medio
de la razón, el entendimiento y la inteligencia. Se refiere, pues, a lo que
resulta de un proceso de aprendizaje. Se puede hacer referencia al
conocimiento en varios sentidos. En su sentido más general, la palabra
conocimiento alude a la información acumulada sobre un determinado tema
o asunto
 SUBORDINADOS: es un término de origen latino que se refiere a la
relación de dependencia entre un elemento y otro. Existen diferentes tipos
de subordinación o de sujeción a algo, por ejemplo: al mando, el dominio o
la orden de alguien. La dominación implícita en la subordinación puede ser
formal o simbólica. Además, es importante señalar que si bien lo habitual es
que el subordinado acate el mando por la existencia de una relación
jerárquica que él comprende y acepta, muchas veces ocurre que dicho
dominio se produce aplicando la fuerza, como puede ser la imposición de
una cierta conducta social por las fuerzas del orden a través de las
amenazas y la violencia física.

6. RESULTADO: Es común aceptar el valor de la formación de los

empleados de cara a la mejora de la competitividad de las empresas,
especialmente en una economía cada vez más abierta y avanzada
tecnológicamente como es la actual.
Son muchos los trabajos que han analizado empíricamente la relación entre
formación de empleados y resultados organizacionales sin embargo, la
evidencia empírica respecto del efecto positivo de la formación en el
rendimiento de las empresas no es concluyente. Con el objetivo de dar una
explicación a la ambigüedad observada en esta relación, planteamos el
estudio de la formación y su efecto en los resultados de la empresa desde
la perspectiva institucional. Apoyándonos en este marco teórico explicativo,
se constata que hay factores de contexto que actúan como presiones para
las empresas de cara a la decisión de realizar acciones formativas, lo que
nos permitirá exponer una explicación a la controvertida y débil relación
observada entre formación y resultados de la empresa.
7. EVALUACION:
Para conducir o patrocinar una evaluación organizacional o un programa más
amplio de evaluación organizacional, se deben tomar en cuenta una gran
cantidad de factores culturales, políticos y de intereses dentro de la
organización. En este documento hablaremos de 7 factores clave para
conducir una evaluación de manera exitosa.

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 Actúa con la información, de lo contrario solo habrá sido un esfuerzo
infructuoso
 Conocimiento del trabajo que desempeña.
 Grado de calidad del trabajo que realiza.
 Cómo se relaciona con el resto de personas que integran la organización.
 Estabilidad mental y emocional.
 Capacidades analíticas y de síntesis.
 Forma de realizar la evaluación.
 Período de tiempo que se va a evaluar.
 Período de tiempo que va a durar.
 Tiempo en el que se va a repetir (semestral, anual, etc.).
 Quién la va a realizar (por ejemplo, una empresa externa es más
recomendable, puesto que los evaluadores no están influenciados por
percepciones personales ni prejuicios).
 Qué medidores van a ser utilizados (calidad, oportunidades,
productividad, motivación, desempeño, etc.) para poder cuantificar el
desempeño

PRESERVACION A LARGO PLAZO

1. TITULO DEL PROCEDIMIENTO
Selección del documento

2. DEFINICION: Comprende todas las actividades económicas

y administrativas que incluyen el depósito y la instalación de
los materiales, la formación del personal, los planes de acción,
los métodos y técnicas referentes a la preservación de los
materiales de archivos y bibliotecas y a la información
contenida en ellos. En otras palabras, organización y
programación de todos los aspectos y actividades
relacionadas con la conservación de las colecciones en el
sentido más amplio Es el conjunto de operaciones que tienen
por objeto prolongar la vida de un ente material, merced a la
previsión del daño o la corrección del deterioro,
comprendiendo los planes y prácticas relativas a la protección
del acervo documental. Un Sistema Integrado de
Conservación pretende integrar las técnicas archivísticas con
las herramientas de conservación a fin de ofrecer una
metodología que pueda ser aplicada a cualquier
documentación en su ciclo vital, desde su producción hasta su
disposición final.

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 3. OBJETIVO:
 Entender que la planeación es el primero de los principios de
aplicación universal para garantizar un Plan de Preservación Digital a
Largo Plazo, enfocado a documentos electrónicos de archivo.
 Concientizar corporativamente a la Agencia para administrar
documentalmente la coexistencia natural de trámites soportados de
forma híbrida, por unidades documentales constituidas con soportes
análogos y soportes electrónicos (expedientes híbridos).
 Identificar la importancia del análisis jurídico de evidencia documental
(definición de originales), para los documentos electrónicos de archivo.
 Administrar los documentos electrónicos de archivo desde la
producción documental (creación o recepción) y permitir los flujos de
resolución del trámite, en el formato nativo de los documentos.
 Controlar y administrar integralmente los expedientes híbridos, y
aplicar principios archivísticos de forma independiente al soporte que
contiene la información.
 Definir, con base en los resultados del diagnóstico, los principios,
políticas y estrategias para el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo
en la Agencia Nacional para la Defensa Jurídica del Estado.
4. DESCRIPCION:
 Identificar los documentos electrónicos definitivos
 Administrar versiones de los documentos electrónicos de
archivo.
 Utilizar formato estandarizado para la conservación de
documentos electrónicos de archivo
 Normalizar la producción electrónica de documentos.
 Utilizar metadatos de preservación.
 Convertir los documentos electrónicos de archivo a formatos
longevos
 Firmar electrónicamente (avanzada o simple) con vigencia
únicamente para el trámite
 Archivar y mantener el acceso a los documentos electrónicos
de archivo.
5. DEFINICION DE CONCEPTOS:
 PROGRAMACIÓN: La programación informática es el
proceso por medio del cual se diseña, codifica, limpia y
protege el código fuente de programas computacionales. ... El

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 objetivo de la programación es la de crear software, que
después será ejecutado de manera directa por el hardware de
la computadora, o a través de otro programa.
 PREVISION: Previsión es un término que procede del latín
preaviso y que refiere a la acción y efecto de prever
(conjeturar lo que va a suceder a través de la interpretación de
indicios o señales; ver con anticipación; preparar medios para
futuras contingencias)
 ESTANDARIZADO: es un proceso que se lleva a cabo para
crear y aplicar normas que se emplean a nivel general en un
cierto contexto. Cuando se establecen disposiciones
especialmente pensadas para un uso repetido y común, es
posible lograr un ordenamiento determinado que contribuye a
la resolución de un problema (potencial o real).
 COEXISTENCIA: La definición de coexiste hace alusión el
que convive, coexiste, entiende o avecina de una persona o
cosa a la vez que otra y también interviene en la coexistencia
o de la existencia de una persona o cosa de una a otra.
 EXPENDIENTES: Conjunto de documentos y actuaciones
electrónicos producidos y recibidos durante el desarrollo de un
mismo trámite o procedimiento, acumulados por cualquier
causa legal, interrelacionados y vinculados entre sí,
manteniendo la integridad y orden dado durante el desarrollo
del asunto.
 NATIVO: Lengua materna. ... También se le llama
lengua nativa, lengua natal o L1. Es la lengua o idioma que
aprende una persona en sus primeros años de vida y que
normalmente se convierte en su instrumento natural de
pensamiento y comunicación
 HIBRIDOS: En biología, se dice que un individuo es un
organismo híbrido cuando es producto del cruce entre dos
organismos que pertenecen a dos clases, razas, especies o
subespecies diferentes, que, sin embargo, son compatibles y
pueden generar descendencia, aunque esta, en ocasiones,
pueda resultar estéril.
 INDICIOS: también llamado índice, es aquel signo que sin
parecerse de manera evidente al objeto u cosa que trata de
representar, guarda una relación de continuidad o
dependencia con dicho objeto, es decir, existe una conexión
material o conceptual con el mismo.
 JURIDICA: Es lo relacionado con el Derecho, que es el
conjunto de normas que regulan la conducta del hombre en
sociedad, y establecen penas ante su incumplimiento.
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 Proviene del vocablo latino jurídicas, de ius o iuris, que
significa Derecho. Cuando hablamos de estudiar Ciencias
Jurídicas, nos referimos al estudio metódico y sistemático de
las leyes (civiles, comerciales, laborales, penales,
administrativas, etcétera)
 EVIDENCIA: Evidencia es un término que procede del latín
evidencia y que permite indicar una certeza manifiesta que
resulta innegable y que no se puede dudar. ... Para la filosofía,
una evidencia es un tipo de conocimiento que aparece de
manera intuitiva de tal forma que permite afirmar la validez de
su contenido como verdadero.
 CONCIENTIZAR: Concientizar a una persona implica
hacerle tomar conciencia de un asunto determinado, mostrarle
una verdad a través del diálogo y hacerle reflexionar sobre un
asunto concreto. Una persona se conciencia de algo cuando
se ha mentalizado de ello, es decir, cuando es consciente de
las consecuencias que tienen sus actos.

6. RESULTADO: El plan de preservación a largo plazo tiene la

finalidad de propender por la conservación y la preservación a largo
plazo de la información que se produce de manera electrónica que
nace en formato electrónico o que es convertida a digital, debido a
que un alto porcentaje de la información que se produce en la
Alcaldía Municipal se esté generando en formato electrónico. El Plan
de Preservación a Largo Plazo, está conformado por actividades
cuyo propósito es el de asegurar las características de autenticidad,
integridad, confidencialidad, inalterabilidad, fiabilidad, interpretación,
comprensión y disponibilidad de los documentos electrónicos de
archivo.

7. EVALUACION:
 Identificar los documentos electrónicos definitivos
 Administrar versiones de los documentos electrónicos de
archivo
 Excluir el uso de formatos propietarios.
 Integrar documentos mediante copias
 Respetar el formato original del fichero electrónico recibido
 Normalizar la producción electrónica de documentos.
 Convertir los documentos electrónicos de archivo a formatos
longevos.

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