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FINAL
2019
PROGRAMA NACIONAL DE CONCERTACIÓN CULTURAL
MINISTERIO DE CULTURA
SUPERVISIÓN UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA NACIONAL
Teniendo en cuenta lo que describe la cláusula octava, numeral 7 del convenio firmado con el
Ministerio de Cultura (…) “7) Presentar al supervisor el informe final de ejecución, en un
término no superior a cinco (5) días hábiles, contados a partir de la fecha de finalización
del proyecto, en el formato diseñado por el Ministerio para este fin (…)”.
Importante: Durante la vigencia del convenio el supervisor(a) podrá realizar una o varias
visitas de campo para comprobar el desarrollo del proyecto, solicitar informes parciales o
documentación que se requiera para verificar el cumplimiento del objeto del convenio y
realizar comunicaciones a través de diversos medios. La entidad deberá estar en contacto y
responder a estas comunicaciones, así como notificar los cambios que se presenten durante
el desarrollo del proyecto. La falta de respuesta por parte de la entidad a una o varias
comunicaciones se entenderá como incumplimiento, por lo cual la Universidad Pedagógica
Nacional notificará al Ministerio de Cultura.
*Recuerde que la cláusula Decima Cuarta – Multas expone que: En casa de mora o
incumplimiento parcial de las obligaciones adquiridas por la ENTIDAD APOYADA en virtud del
presente convenio, el Ministerio podrá imponerle multas diarias sucesivas equivalentes al (1%)
del valor total de este, por cada día hábil de retardo o incumplimiento, que sumados no excedan
el (10%) del total del presente convenio.
Nota: Tenga en cuenta a la hora de firmar, hacerlo tal cual el representante legal firmó en la
minuta del convenio.
Entidad Privada:
Documento No. 2. Formato calidad instrumento de percepción 2019. Se debe anexar este
documento de Excel completamente diligenciado e impreso en tres (3) hojas.
Importante: La fecha de generación del certificado debe ser igual o posterior a la fecha de
terminación del convenio, en caso de que la entidad tenga obligación a expedir factura, esta
fecha debe ser igual o posterior a la fecha de la factura.
Documento No. 6. Factura Si aplica según sus obligaciones, remitir factura expedida por su
entidad con resolución vigente de la DIAN, (se debe adjuntar páginas 1 y 2 de la resolución)
dirigida al Ministerio de Cultura en la que se detalla el cobro del segundo 50%, del valor total del
apoyo de su convenio. El NIT del Ministerio es 830.034.348-5. Recuerde que la fecha de la
factura debe ser igual o posterior a la terminación del convenio, sin fecha de vencimiento.
Documento No.9: Soportes financieros. Estos documentos deben adjuntarse en el mismo orden
relacionado en el cuadro financiero del numeral 3.1 del Formato de Informe Final: INFORME DE
ACTIVIDADES CON CARGO A LOS RECURSOS APOYADOS POR EL MINISTERIO DE
CULTURA. Los pagos realizados deben identificarse en el archivo digital con la palabra PAGO,
seguida del nombre del beneficiario. En caso de tener cuentas por pagar, con la sigla CXP,
seguida del nombre del beneficiario o si un solo beneficiario tiene pagos y cuentas por pagar,
con las siglas PAGO Y CXP seguida del nombre del beneficiario.
Ejemplo:
Número de su convenio (0000), raya al piso ( _ ), año (19) guion (-) Numeración para soportes
financieros (7.1, 7.2, 7.3 etc.) estado de la cuenta (PAGO Y/O CXP), Nombre del beneficiario
(ANA MARIA AVILA)
Los gastos deben dar cuenta de la ejecución del 100% de valor apoyado por el Ministerio de
Cultura o el 50% del primer valor girado y de acuerdo con el presupuesto aprobado.
En caso de que el representante legal realice actividades pagas dentro del proyecto se
debe adjuntar acta de autorización para suscribir contratos y convenios firmada por los
integrantes de junta directiva
Todos los documentos contables adjuntados deben cumplir con la normatividad contable
y reforma tributaria vigente (Ley 1819 de 2016)
Los siguientes son los soportes que dan cuenta de la ejecución financiera, deben adjuntarse en
el orden que se relaciona a continuación:
Importante: Cada pago y/o cxp debe ir en un solo archivo PDF, solo en el caso de que existan
pagos a terceros se deben juntar todos los pagos en un solo PDF en el orden indicado
anteriormente.
En ningún caso se aprobará el apoyo económico para gastos de servicios públicos, pólizas,
sueldos o salarios ni prestaciones sociales del personal de planta, obra física, compra de
elementos de oficina, dotación (instrumentos musicales, utensilios y herramientas, trajes típicos,
telas, cámaras, equipos de sonido, cómputo, video, luces, libros, enciclopedias, diccionarios u
otros). Esta clase de gastos o inversiones deberán ser cubiertos por el proponente con recursos
propios o que le sean aportados por terceros, diferentes al Ministerio de Cultura, para
cofinanciar el proyecto.
- Se deben adjuntar fotocopias legibles de todos los soportes del informe financiero, los
originales deben reposar en la contabilidad de la entidad.
En el informe se deben adjuntar soportes que den cuenta del desarrollo de cada una de las
actividades y cumplimiento de las metas, es necesario que cada meta sea soportada por lo
menos con dos evidencias diferentes que permitan dar cuenta del cumplimiento de la misma.
Todos los proyectos beneficiados deben adjuntar soportes que den cuenta de los créditos al
Ministerio de Cultura con la utilización del logo actual. Ejemplo: impresos, publicaciones, afiches,
fotografías con fecha, videos, flyer, programaciones, volantes, programas de mano, recortes de
prensa, publicaciones en redes, enlaces, pantallazos y/o impresiones pdf de sitios virtuales o
páginas web que den cuenta de las actividades realizadas y de los créditos al Ministerio de
Cultura y al Programa Nacional de Concertación.
https://drive.google.com/open?id=1EFIZtOJb_RQluytHfj706ywyqe4Cd_qR
Recuerde enviar antes de la ejecución de sus actividades las piezas para su aprobación al
encargado y adjuntar pantallazos en un archivo PDF de los correos enviados como los recibidos.
Todas las piezas impresas (pendón, folletos, volantes, libros etc.) deben tener aprobación.
Para cualquier información por favor contactarse con John Andrés Cano, Diseñador Grupo de
Divulgación y Prensa Tel: 571-3424100 ext. 1256, Correo: jcano@mincultura.gov.co dirección:
Cra. 8 No 8-55, Bogotá, Colombia
El informe final debe ser remitido por correo físico a la supervisión en DVD regrabable o USB
con todos sus soportes y evidencias. Ver ejemplo de la forma en la que deben colocarse los
documentos en el DVD o USB.
Para el caso de proyectos consistentes en espectáculos públicos de las artes escénicas, cada
productor deberá registrar, antes de la publicitación y comercialización, cada una de las
afectaciones correspondientes a la realización de cada espectáculo público de las artes
escénicas en el Portal Único de Espectáculos Públicos de las Artes Escénicas (Pulep):
El siguiente cuadro indica de manera gráfica el ejemplo para organizar los documentos, en
cualquier caso, solo tendrá que cambiar los primeros números y colocar los
correspondientes a su convenio.
TIPO DE NOMBRE (Por favor copiar cada celda para realizar cambio de
INDICACION
ARCHIVO nombre de archivos)
S 0000_19-7.1 PAGO XXXX XXX Relacionar el nombre de la persona natural o jurídica, beneficiario del pago
O xxxx XXXXXXXXXXX en el mismo orden relacionado en el Numeral 3.1 del formato de informe.
P
O 0000_19-7.2 CXP XXXX XXX Relacionar el nombre del tercero, proveedor con quien se tiene cuenta por
R
TE xxxx XXXXXXXXXXX pagar.
S
C 0000_19-7.3 PAGO y CXP XXXX Relacionar el nombre del beneficiario a quien se hizo pagos y se tiene
PDF O XXX xxxx XXXXXXXXXXX cuentas por pagar.
N
T
A 0000_19-7.4 PAGO A En caso de haber contratado operador para el proyecto deberá aportar la
B TERCEROS XXX xxxx misma documentación contable de los pagos realizados por el operador
LE XXXXXXXXXXX contratado, organizado en un solo archivo PDF en el orden descrito.
S
Los soportes y evidencias deben ser adjuntadas en una sola carpeta nombrada de la siguiente manera:
S
O 0000_19-8 EVIDENCIAS
P
O Se debe diligenciar y adjuntar este formato,
R 0000_19-8.0 ANEXO AL especificando las evidencias que se
TE 0000_19-8.0 ANEXO AL
INFORME FINAL presentan por meta y la ubicación de las
S INFORME FINAL
D
mismas dentro del archivo digital como indica
E el ejemplo.
G 0000_19-8.1.1 Carpeta con fotografías tal como salen de la
E cámara por cada obligación, meta y/o
ST FOTOGRAFIAS
actividad (Máximo 15 fotografías diferentes
IÓ SOCIALIZACIÓN por meta)
N
El membrete de los listados debe tener logos
actuales, fechas de la actividad, nombre de
0000_19-8.1.2 LISTADOS
las actividades y datos de contacto básicos.
ASISTENCIA SOCIALIZACIÓN
0000_19-8.1 META 1 Se sugiere que cada archivo PDF tenga
SOCIALIZACIÓN XXX alrededor de 30 hojas para facilitar su lectura
xxxx XXXXXXXXXXX 0000_19-8.1.3 ACTA XXXX Relacionar tipo y nombre del producto o
XXX xxxx evidencia.
Relacionar tipo y nombre del producto o
0000_19-8.1.4 LIBRO XXXX
evidencia.
Relacionar nombre del producto, actividad o
0000_19-8.1.5 VIDEO XXXX evento de la evidencia audiovisual. (un video
por meta o un video general)
Relacionar nombre del producto o evidencia
0000_19-8.1.6 AUDIO XXXX en audio. (canción, grabación de radio,
perifoneo, etc)
0000_19-8.2 META 2 0000_19-8.2.1
TALLERES XXX XXXXXX FOTOGRAFIAS TALLER XXXX
XXXXX 0000_19-8.2.2 LISTADOS
ASISTENCIA TALLER XXXX
0000_19-8.2.3 ACTA XXXX,
0000_19-8.3.1
0000_19-8.3 META 3 XXX FOTOGRAFIAS XXXX Xxxxxx
xxxx XXXXXXXXXXX
0000_19-8.3.2 LIBRO XXXX
0000_19-8.4.1
0000_19-8.4 META 4 XXX
FOTOGRAFIAS XXXX Xxxxx
XXX xxxx XXXXXXXXXXX
0000_19-8.4.2 VIDEO XXXX Fotografías, registros de asistencia y
productos (estudios, investigaciones,
0000_19-8.5.1 historias, aportes a los procesos culturales,
0000_19-8.5 META 5 XXX
FOTOGRAFIAS XXXX Xxxxxx videos, grabaciones en audio, listas de
XXX xxxx XXXXXXXXXXX
0000_19-8.5.2 AUDIO XXXX
0000_19-8.6.1
0000_19-8.6 META 6 FOTOGRAFIAS XXXX Xxxxx
XXXX XXX xxxx 0000_19-8.6.2 CARTILLA Según nombre del producto o evidencia del
XXXXXXXXXXX XXXX XXX xxxx XXXXXX desarrollo del convenio
0000_19-8.6.3 REDES
SOCIALES XXXX
Adjuntar archivos fotográficos del pendón en escenario o en desarrollo de
C 0000_19-9.1 FOTO PENDON
actividades. (Max 3 fotos)
PDF R
É
DI 0000_19-9.2 APROBACIÓN DE Impresión PDF o pantallazo de los correos electrónicos donde se autorizó el
T uso de la imagen Institucional del Ministerio de cultura de todas las piezas.
PIEZAS
O
S
0000_19-9.3 PIEZAS DE Relacionar el nombre del producto o evidencia (volantes, afiches, web, etc
A
DIFUSION donde se dieron créditos al Ministerio de Cultura.
0000_19-9.7 VIDEO
PROMOCIONAL XXXX XXX Relacionar tipo y nombre del producto o evidencia audiovisual.
xxxx XXXXXXXXXXX
Para el caso de proyectos consistentes en espectáculos públicos de las artes
escénicas, cada productor deberá registrar, antes de la publicitación y
comercialización, cada una de las afectaciones correspondientes a la
0000_19-9.8 CERTIFICADO realización de cada espectáculo público de las artes escénicas en el Portal
PULEP XXXX Único de Espectáculos Públicos de las Artes Escénicas (Pulep):
PDF
http://pulep.mincultura.gov.co ; de acuerdo con lo estipulado en el artículo
2.9.1.2.5. del Decreto 1080 de 2015.
4. ¿Dónde debe presentar el informe final de su convenio?
Remitir en sobre sellado por correo certificado a nombre del supervisor (a) delegado para su
convenio a la dirección: Calle 72 No. 11-86 Universidad Pedagógica Nacional - Oficina de
Concertación, Bogotá D.C. - y marcado con los respectivos datos del remitente.
5. ¿A quién debe dirigirse si presenta dudas respecto a la presentación del informe final
de su convenio?
Recuerde que de su agilidad, pertinencia y cuidado documental desde que inicia el convenio hasta
su finalización, dependerá la calidad y oportunidad en la presentación de su informe final, así como
de nuestras revisiones y aprobaciones para avanzar en la certificación de cumplimiento, pago final
y liquidación por parte del Ministerio de Cultura.