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HOJA DE TRABAJO – GESTION DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES Código F-AP-15

Versión 01
Autoevaluación y Gestión de Procesos Fecha 12/09/2016

1. Evaluación de riesgos, hoja de trabajo

Proceso Gestión de Biblioteca Líder del proceso Director de biblioteca

Planificación calendario 2017 Evaluación de riesgos fecha 18/10/2016

Identificar y clasificar el riesgo de eventos de Clasificación Clasificación Índice Evaluación de Tipo de Acción
negocios Probabilidad Consecuenci de riesgo acción referencia
(estratégica, operativa, financiera, de del riesgo a del riesgo riesgo Bajo - Medio - Alto
cumplimiento) (1 a 5) (1 a 5) P  x C  = I (01-08) (09-16)
(1 a 25) (17-25)
1. Deterioro y perdida de material por Factores 5 5 25 Alto Mantener 1
biológicos (bacterias, hongos, foxing, insectos
bibliófagos (termitas, pececillo de plata, piojo
del libro, cucaracha), roedores.
2. Pérdida de información bibliográfica y digital 5 5 25 Alto Mantener 2
(Software de Gestión de Biblioteca, base de
datos)
3. Insuficiencia de espacios 5 4 20 Alto Mantener 3

4. Deterioro y pérdida del material y recursos

bibliográfico por:

A) Factores sociales y culturales (vandalismo, 4 3 12 Medio Compartir 4A

hurto, uso o manejo inadecuado -mutilación,
rayado, manipulación con las manos sucias
de alimentos o pérdida de líquidos-)
B) Factores ambientales (humedad, calor, luz, 3 4 12 Medio Compartir 4B
temperatura, polución).

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C) Factores circunstanciales o naturales 2 5 10 Medio Compartir 4C

(incendios, terremotos, inundaciones)
5. Material bibliográfico obsoleto 3 3 9 Medio Cambiar 5

6. Falta de material bibliográfico por cantidad, 2 4 8 Bajo Eliminar 6

calidad, pertinencia temática
Considere los posibles escenarios que pueden afectar a su negocio/proceso/productos y servicios: interrupción de la cadena de suministro, los cambios tecnológicos, las
presiones competitivas, cambios de divisas, la escasez de materias primas, aumentos del precio del petróleo, paros laborales, recesión económica, el aumento de los
requisitos legales, etc.

2. Valoración de los riesgos

Valoración Consecuencia Criterio (Impacto del riesgo para el negocio)

1 Incidental
2 Menor
3 Moderado
4 Mayor
5 Extremo
Impacto en el negocio Insignificante. Se puede remediar rápidamente. Nada reportable a la alta dirección. No hay productos o
servicios no conformes. Mínima insatisfacción de personal o el cliente. La pérdida financiera hasta $ X.
Impacto leve en el negocio. Daños localizados. Incidente reportable a la alta dirección. Afectación menor a la conformidad de
productos y servicios. Algunos problemas de insatisfacción del personal o el cliente. Pérdida financiera de $ X a $ X.
Impacto limitado en el negocio. Impacto moderado en ciertos recursos. Incidente reportable a la alta dirección con
seguimiento. Correcciones en productos o servicios no conformes. Reportable a organismos legales con corrección. Problemas
generalizados de insatisfacción del personal o el cliente. Pérdida financiera de $ X a $ X.
Impacto serio en el negocio. Impacto serio en los recursos. Significativa pérdida de mercado. Reportable a la alta dirección con
seguimiento de su parte y acción correctiva. Correcciones a grupos de productos y servicios no conformes. Intervención seria
de organismos legales. Alta rotación de personal. Pérdida financiera de $ X a $ X.
Impacto desastroso en el negocio. Daños mayores en gran cantidad de recursos. Dramática pérdida de mercado. Serios
problemas legales (litigaciones, multas, cierre) Daños irreparables en la satisfacción de clientes y empleados. Cierre potencial
del negocio, Pérdidas financieras de $ X o más.

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Nota: Asignar calificación para los criterios de consecuencias más altos previstos.
Índice de riesgo: bajo (1-8) - Medio (9-16) - Alto (17-25)
Valoración de la probabilidad del riesgo. (Tome en cuenta los plazos)
Rango de consecuencias >>>
Valoració Probabilidad Criterios (probabilidad de ocurrencia del
n riesgo)
1 2 3 4 5
1 Rara Poco probable que ocurra, pero posible
2 Improbable Improbable, pero puede que se produzca

Rango de probabilidad >>>

1 1 2 3 4 5
3 Posible Ocurrirá varias veces
4 Probable Ocurrirá con frecuencia 2 2 4 6 8 10
5 Casi seguro continuamente con experiencia
3 3 6 9 12 15
Tipos de medidas de mitigación.
Tipo opción Descripción 4 4 8 12 16 20
1 Evitar Retirarse de la actividad
2 Eliminar Elimine la fuente del riesgo 5 5 10 15 20 25
3 Cambiar Cambio de probabilidad o consecuencia
4 Compartir Externalizar riesgo o asegurarse contra él
5 Mantener Acepta el riesgo, decisión directiva

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3. Acciones de mitigación

Número de Nivel de Tipo de Descripción de la acción Persona asignada Fecha de Fecha de

referencia riesgo acción terminación revisión

Realización de jornadas de mantenimiento de Equipo de Semestral Feb. 28

las colecciones (limpieza general) de libros, biblioteca, Jefe de (Enero – 2017-
publicaciones periódicas, medios magnéticos, logística y Junio y Julio 15
estantes y bodega, con el fin de mitigar el mantenimiento y Diciembre) 2017
1 Alto Mantener riesgo de deterioro de los materiales o Auxiliares de
recursos bibliográficos. servicios
generales

2 Alto Mantener Conservar la información del Software de Dirección de Enero a 1-2 de

Gestión de Biblioteca y copia de seguridad a Sistemas y Diciembre cada mes
los archivos importantes de los equipos de Soporte técnico 2017
biblioteca. de biblioteca

Adquirir Disco duro extraíble y UPS Dirección de Enero – Junio 15 de

Biblioteca y 2017 Feb. 17
Oficina de
Compras
3 Alto Mantener Construir un edificio con espacios amplios y Dirección de Enero a
suficientes Planeación y Diciembre
Dirección de 2017
Biblioteca
Solicitar espacios que permitan mejorar la Dirección de Enero a Feb. 28
organización de las colecciones y la prestación Planeación y Diciembre 2017
de los servicios. Dirección de 2017

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Biblioteca
4A Compartir Implementación del sistema de seguridad Dirección de Junio 2017 Julio
(sensores, códigos de barra, RFID) planeación 2018
Medio Dirección de
Biblioteca

Cambiar Préstamo de casilleros adecuados para Jefe de Logística Marzo 15 de Marzo 16

guardar pertenencias (bolsos, etc.). Dirección de 2017 de 2017
Biblioteca
Cambiar Control de morosos Coordinador de Enero - Mensual
servicios y equipo Diciembre
de biblioteca
Cambiar Inventario de colecciones Equipo de Segundo Enero 30
Biblioteca semestre
Periodo de
vacaciones de
estudiantes
Cambiar Espacio independiente de las colecciones para Dirección de Agosto 2018 Agosto
el uso de lockers y disponibilidad de casilleros. planeación 30 de
Dirección de 2018
Biblioteca
4B Conservar la temperatura a un grado que no Equipo de (Enero –
sobrepase los 20° y una humedad relativa Biblioteca, Jefe de Diciembre)
entre un 30-50%, conservando los valores logística y
constantes. mantenimiento
Medio Compartir Y Auxiliares de
servicios
generales

4C Implementar un medio de ventilación y Jefe y Auxiliares (Enero – En el

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temperatura para evitar la aparición de de logística y Diciembre) moment

Medio Compartir microorganismos. (Inundaciones) mantenimiento o
requerid
o
Aplicación de un método de secado: Equipo de En el
Secado térmico al vacío Biblioteca, Jefe de momento
Liofilización logística y requerido
Ventilación u oreo mantenimiento
(Inundaciones) Y Auxiliares de
servicios
generales
Desarrollar simulacros y capacitación de guías Coordinación de Semestral Marzo 1
de evacuación. Seguridad y Salud de 2017
en el Trabajo
Brigadistas
Aplicar programa de inspecciones. Coordinación de Según
Seguridad y Salud cronograma
en el Trabajo de
Logística y Coordinación
mantenimiento de Seguridad
y Salud en el
Trabajo
Desconectar los aparatos electrónicos cuando Equipo de Enero a Fines de
la biblioteca esté cerrada y ubicación de Biblioteca Diciembre semana
estabilizadores en soportes. 2017
Actualización de las colecciones bibliográficas. Coordinador de Enero a Marzo 01
Gestión de Diciembre 2017
Colecciones, 2017
Asistente de
Selección y

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Adquisición y
Oficina de
Compras
5 Medio Cambiar Revisión y análisis de la colección bibliográfica Equipo de Semestral Marzo 01
(Estadística de uso de los materiales, biblioteca Época de 2017
inventario, percepción de conocimiento del vacaciones de
área, estado, año de publicación, pertinencia estudiantes
temática)
Proceso de descarte. Equipo de Semestral
biblioteca Época de
vacaciones de
estudiantes
Actualización de las colecciones bibliográficas. Coordinador de Enero a 15 Julio y
Gestión de Diciembre Diciembr
Colecciones, 2017 e
Asistente de
Selección y
Adquisición y
Oficina de
Compras
6 Bajo Eliminar Revisión y análisis de la colección bibliográfica Equipo de Enero a 15 Julio y
(Estadística de uso de los materiales, biblioteca Diciembre Diciembr
inventario, percepción de conocimiento del 2017 e
área)

Adquisición de material bibliográfico, Equipo de Enero a 15 Julio y

ediciones actualizadas biblioteca Diciembre Diciembr
2017 e

Recepción de solicitud de los usuarios para Coordinador de Enero a 06 feb. Y

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adquisición de material bibliográfico Gestión de Diciembre 01 Ago.

Colecciones, 2017 2017
Asistente de
Selección y
Adquisición y
Oficina de
Compras

4. Flujo de la gestión de riesgos y oportunidades

1. Entender a la organización y su contexto. (4.1, ISO 9001:2015)

2. Entender las necesidades y expectativas de las partes interesadas. (4.2, ISO 9001:2015)
3. Identificar los objetivos relevantes del SGC. (6.2, ISO 9001:2015)
4. Identificar los eventos que pudieran afectar a la consecución de los objetivos.
5. Determinar la tolerancia al riesgo.
6. Evaluar probabilidad y el impacto de los riesgos inherentes.
7. Evaluar la cartera de riesgos y determinar las respuestas al riesgo.
8. Evaluar probabilidad y el impacto de los riesgos residuales.

Nivel de riesgo
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5. Autorizaciones

Nombre: Nombre: Nombre:

Cargo Cargo Cargo
Elaboró Revisó Aprobó

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