USO DE LOS FONDO DE RESERVA, ANTE RUBROS PRESUPUESTALES INSUFICIENTES

El presupuesto en una copropiedad no es más que una proyección de los gastos que se requiere
para el cumplimiento de sus funciones como persona jurídica, que deben haber sido revisados en
primera instancia por el Consejo de Administración y aprobado finalmente por la Asamblea
general de propietarios.

En el Presupuesto deben incluirse partidas o "Rubros" destinados a cubrir cada uno de los gastos
en que incurrirá la copropiedad. Estas partidas están relacionadas con la Administración,
Funcionamiento y Conservación, y agrupan "rubros" como Administración, Vigilancia, Servicios
Públicos, Mantenimiento, Reparaciones Locativas, Suministros, etc.

El cálculo de las partidas correspondientes debe ajustarse al gasto esperado, por lo que se deben
tener en cuenta varios factores, que pueden variar de acuerdo a cada rubro. Por ejemplo, servicios
como Mantenimiento de ascensores y escaleras y otros que se manejan mediante contratos, por
lo general con vigencia de un año, por lo que su costo no variará durante ese tiempo. Se puede
entonces hacer un cálculo exacto de los respectivos rubros. Normalmente los clasificamos
como "Costos Fijos".

En algunas ocasiones, en su afán de asegurar un presupuesto que cubra todas las necesidades de
la copropiedad, algunos administraciones (Consejo de administración) pueden caer en el error de
elaborar presupuestos "Inflados" o supervalorados, que dan como resultado un incremento
exagerado de la cuota de administración, y generan inconformismo entre los copropietarios.

Otras veces, se puede caer en el extremo contrario al presentar presupuestos por debajo de los
costos reales, lo que generará a mediano y largo plazo grandes inconvenientes, que entre otras,
terminarán por agotar las reservas logradas anteriormente y puede dejar a la copropiedad
indefensa ante posibles eventualidades y en el peor de los casos generará Déficits que se
traducirán en un mal servicio, la imposibilidad de acometer a tiempo en obras de inversión en el
mantenimiento, conservación o mejoras de las edificaciones, reposición de equipos y demás
bienes comunes.

Naturalmente es muy conveniente poseer un Fondo de Reserva  que pueda usarse en casos de
emergencias, y de "Imprevistos", que permitan asumir gastos no presupuestados.

De acuerdo con el reglamento de la copropiedad en el numeral 11.28 se previó la creación de un

FONDO DE IMPREVISTOS de origen legal de conformidad con lo previsto por el artículo 35 de la
Ley 675 de 2001, para atender obligaciones o expensas imprevistas, el cual se formará e
incrementará con un porcentaje de recargo no inferior al uno por ciento (1%) sobre el presupuesto
anual de gastos comunes y con los demás ingresos que la Asamblea General de Copropietarios
considere pertinentes. La Asamblea podrá suspender su cobro cuando el monto disponible alcance
el cincuenta por ciento (50%) del presupuesto ordinario de gastos del respectivo año. El
administrador podrá disponer de tales recursos, previa aprobación de la Asamblea General (y no
por el Consejo de Administración como lo estatuye erradamente el reglamento de propiedad
horizontal) y de conformidad con lo establecido en el Reglamento de Propiedad Horizontal.
Entonces solo si la asamblea se reúne y aprueba el proyecto de gastos con cargo a estos recursos
podrá la administración ordenar gastos a su cargo, requisito este sine quanon que es de
obligatorio cumplimiento para poder apropiar recursos a cualquier gasto que pretenda afectar
este fondo legal.

Igualmente se estatuyó en el numeral 11.29, un FONDO DE RESERVA: Con el fin de mantener  la
copropiedad en estado de liquidez y así poder atender requerimientos urgentes, que en muchos
casos no ameritan reunir la asamblea ni decretar cuotas extraordinarias, dado el carácter y la
necesidad. Luego Es la disponibilidad pecuniaria para atender mejoras o reparaciones o
adecuaciones convenientes para la copropiedad. Este Fondo de Reserva que será reglamentado
por la Asamblea. (Que evidentemente en la copropiedad no lo está) se conformará con los
ingresos provenientes de sanciones, intereses de mora, indemnizaciones, los producidos por los
valores en que se inviertan en los mismos Fondo de Reserva etc. y las sumas que la Asamblea
General considere convenientes. El artículo 11.30 del reglamento, refiere el MANEJO DEL
FONDO DE RESERVA: Mientras la Asamblea no determine otra cosa, el Fondo Reserva será
manejado por el Administrador en forma separada de los ingresos ordinarios, debiendo
mantenerse invertido en papeles de fácil y pronta liquidez, pero con el mejor rendimiento posible
(situación está que no ha sido determinada por el Consejo de Administración). Pero así mismo,
cuando la Asamblea de Copropietarios lo autorice previa y expresamente mediante decisión
tomada por una mayoría que represente el 70% de los asistentes a la reunión, podrán hacerse
inversiones con el Fondo de Reserva en mejoras a los bienes comunes (construir un nuevo bloque,
introducir un sistema cámaras para todo el edificio) o destinar parte del mismo a moderar y
regular los gastos de administración (cubrir faltantes de cartera, pago de obligaciones).

Tanto los recursos del FONDO DE IMPREVISTOS y del FONDO DE RESERVA SON BIENES COMUNES.
Los recursos de estos Fondos corresponden a un pasivo a favor de los copropietarios, más cuando
en ninguna situación estos recursos serán devueltos a sus depositantes; tal como lo expresa la
naturaleza misma del Fondo de Imprevistos establecida en el artículo 35 de la Ley 675 de 2001

Para concluir en tratándose de APROBAR gastos relacionados con el mantenimiento de equipos de

necesarios para el buen funcionamiento y la operación de los servicios del Centro Comercial, es
viable hacer uso de los recursos del Fondo de Reserva, bajo DOS condiciones:

1. Que el proyecto de gastos sea autorizado por el Consejo de Administración.

2. Que se informe a la Asamblea General de Propietarios próxima sobre la autorización dada
por el Consejo y su destinación. Tal situación se reflejará en la contabilidad debitando la
provisión por el Concepto del imprevisto y acreditando la cuenta especial del disponible
que fue constituida para tal fin.

FREDY QUINTERO