EXAMEN DE AUDITORIA

MEMORANDO DE RECOMENDACIONES

PRESENTADO POR:

JOHAN ORLANDO RODRIGUEZ VARELA

1214064

DIRIGIDO A:

LIC: WILMAR DURAN

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

ADMINISTRACION DE EMPRESAS

AUDITORIA ADMINISTRATIVA
 MEMORANDO DE RECOMENDACIONES

CONFECCIONES JAIVAR S.A.S

Nombre de la empresa: JAIVAR S.A.S NIT de la empresa 64

DECLARACION DEL IVA

SUSTENTO CONCEPTUAL

 El periodo bimestral aplica para los contribuyentes o responsables que sean

grades contribuyentes, y para las personas naturales o jurídicas que a 31
de enero del año anterior tuvieren ingresos brutos anuales iguales o
superiores a 92.000 Uvt.
 Declaración y pago bimestral para aquellos responsables de este impuesto,
grandes contribuyentes y aquellas personas jurídicas y naturales cuyos
ingresos brutos a 31 de diciembre del año gravable anterior sean iguales o
superiores a noventa y dos mil (92.000) UVT y para los responsables de
que tratan los artículos 477 y 481 de este Estatuto.

HALLAZGO

 Según la norma el impuesto a las ventas (IVA) las personas que en el año
anterior en su actividad comercial tenga unos ingresos superiores a 92.000
UVT deben pagar declarar el IVA bimestral y cómo podemos observar
según los datos recolectado el año anterior se tuvo un ingreso de 100.000
UVT lo cual indica que el IVA se tenia que declarar bimestralmente y se
declaró cuatrimestral
 La declaración de IVA se presentó cuatrimestral en el 2019
RIESGO

 Cuando un contribuyente en la confusión de saber realmente a que periodo

pertenece, ha presentado equivocadamente la declaración del IVA (sea
anual, cuatrimestral o bimestral), la norma establece, que estos pagos
serán tomados como abono o anticipo al saldo a pagar de la declaración del
periodo que legalmente le corresponde y la inicialmente presentada
quedara sin efecto legal alguno; es importante aclarar que este saldo no
puede ser tomado como abono para los anticipos que deben ser pagados
por los responsables del IVA anual
 En llegado caso la sanción puede ser por extemporaneidad la norma dice
“Las declaraciones tributarias se deben presentar dentro de los plazos que
el gobierno ha fijado, y si ni se hace en esos plazos hay lugar a la sanción
por extemporaneidad” lo que en llamado cuentas es, si presentas la
declaración de impuestos antes de que la DIAN te notifique mediante el
emplazamiento deberás liquidar y pagar la sanción por cada mes o fracción
de mes. Según el artículo 641 del Estatuto Tributario esto equivale a un 5%
del total del impuesto a cargo y no debe exceder el 100%, es decir, no
debes pagar más del valor del impuesto

OPORTUNIDAD DE MEJORA

 Se le recomienda a la empresa poder realizar sus pagos de impuestos en

las fechas correspondientes del pago según lo establecido, por la DIAN de
acuerdo a su actividad comercial, así la empresa se evitará sanciones por
mora en sus declaraciones de impuestos

INGRESOS Y PAGOS TRIBUTARIOS

SUSTENTO CONCEPTUAL

 Es el caso por ejemplo de los contribuyentes que por el monto de sus

ingresos o de su patrimonio están en la obligación de presentar las
 declaraciones tributarias firmadas por contador público como lo indica el
artículo 596 del estatuto tributario.
Los demás contribuyentes y entidades obligadas a llevar libros de
contabilidad, deberán presentar la declaración de renta y complementarios
o de ingresos y patrimonio, según sea el caso, firmada por contador
público, vinculado o no laboralmente a la empresa o entidad, cuando el
patrimonio bruto en el último día del año o período gravable, o los ingresos
brutos del respectivo año, sean superiores a 100.000 UVT.

HALLAZGO

 Los ingresos del año anterior 2018 fueron de 100.000 uvt

RIESGO

 Además de la sanción económica, si el contribuyente no lleva contabilidad

estando obligado, o esta pierde valor probatorio por tener irregularidades, la
norma contempla que la Dian puede rechazar costos, deducciones e
impuestos descontables, que viene a ser quizás la sanción más onerosa,
pues hará que el contribuyente deba tributar sobre ingresos brutos.

OPORTUNIDAD DE MEJORA

 Se recomienda hacer las declaraciones contables y llevar libros de

contabilidad de manera verídica para evitar sanciones económicas y legales
ante la DIAN

PAGO A SEGURIDAD SOCIAL

SUSTENTO CONCEPTUAL
  Basándose en el Artículo 57 del Decreto 806 de 1998 que señala:
SUSPENSION DE LA AFILIACION. La afiliación será suspendida después
de un mes de no pago de la cotización que le corresponde al afiliado, al
empleador o a la administradora de pensiones, según sea el caso o cuando
el afiliado cotizante que incluyó dentro de su grupo a un miembro
dependiente no cancele la unidad de pago por capitación adicional en los
términos establecidos en el presente decreto.

HALLAZGO

 De acuerdo a los datos recolectados se observó que la seguridad social se

pagó todos los meses el día 26.

RIESGO

 El riesgo laboral y económico que incurre la empresa es que en caso de

cualquier accidente por parte de sus colaboradores en las fechas que se
toca pagar la seguridad social (en el caso de la empresa JAIVAR S.A.S las
fechas del pago de seguridad social son los días 16 de cada mes de
acuerdo a los últimos dígitos del NIT), el monto y los gastos médicos tiene
que ser financiados por parte misma de la empresa por mora en el pago.
 La mora de 1 mes de no pago de seguridad social la EPS será la
encargada de suspender el pago de la seguridad social del empleador.

OPORTUNIDAD DE MEJORA

 Para evitar gastos monetarios y demandas legales por mora del pago de
seguridad social se recomienda hacer el pago oportuno en las fechas
correspondientes a los dos últimos dígitos del NIT

APORTES A SALUD Y PENSION

SUSTENTO CONCEPTUAL
  Dentro de las obligaciones administrativas del empleador está la de afiliar a
sus trabajadores oportunamente al Sistema General de Riesgos
Profesionales. Este proceso debe realizarse cada vez que se presente el
ingreso de trabajadores en la empresa. El Decreto 1295 de 1994, en su
artículo 4° habla de la cobertura del Sistema General de Riesgos
Profesionales: “La cobertura del Sistema se inicia desde el día calendario
siguiente al de la afiliación”

HALLAZGO

 El empleado Juan Pérez que ingreso el 1 de noviembre de 2019, se afilio a

salud, pensión y caja el 1 de noviembre y a la arl el 5 de noviembre.

RIESGO

 Siempre que se inicie un contrato de trabajo, sin importar su duración o se

inicie en período de prueba, es obligatorio que el jefe o empleador afilie y
pague las cotizaciones a la seguridad social. De no hacerlo, el empleador
queda obligado a pagar los gastos de una enfermedad, accidente,
maternidad, pensiones etc., así como el pago de intereses moratorios, por
el no pago a tiempo, ante las entidades como las EPS, ARL, Fondos de
Pensiones, etc. La empresa será multada con 200 salarios mínimos
mensuales legales vigentes por no cumplir con el pago arl

OPORTUNIDAD DE MEJORA

 Se le recomienda acaso futuro la contratación de personal, poder registrar

los colaboradores un día antes de su vinculación con la empresa, para así
poder evitar demandas fiscales, y llegando al caso de no hacerlos el
empleador deberá asumir los costos de una enfermedad o accidente
laborar.

ACTAS DE LA SOCIEDAD
SUSTENTO CONCEPTUAL

 Según el Artículo 195. Inscripción de reuniones en libro de actas y acciones

la sociedad llevará un libro, debidamente registrado, en el que se anotarán
por orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la
junta de socios. Estas serán firmadas por el presidente o quien haga sus
veces y el secretario de la asamblea o de la junta de socios
 La superintendencia de sociedades denomina este oficio como un libro
donde se consignan documentos de los temas tratados en las reuniones y
juntas de los órganos colegiados de las diferentes clases de las personas
jurídicas sean estas sociedades comerciales, civiles o entidades sin ánimo
de lucro

HALLAZGO

 Revisadas las actas de la sociedad no se encontraron actas del 2019.

RIESGO

 Por su parte el artículo 781 del estatuto tributario señala: El contribuyente

que no presente sus libros, comprobantes y demás documentos de
contabilidad cuando la administración lo exija, no podrá invocarlos
posteriormente como prueba en su favor y tal hecho se tendrá como indicio
en su contra. En tales casos se desconocerán los correspondientes costos,
deducciones, descuentos y pasivos, salvo que el contribuyente los acredite
plenamente. Únicamente se aceptará como causa justificativa de la no
presentación, la comprobación plena de hechos constitutivos de fuerza
mayor o caso fortuito.

OPORTUNIDAD DE MEJORA

 Se le recomienda a la empresa realizar la inscripción de los libros de actas

incluidos los libros contables para así evitar sanciones monetarias, para
poder incluir los ingresos anuales

INVENTARIO DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

SUSTENTO CONCEPTUAL

 La propiedad, planta y equipo es una categoría que abarca una cantidad

más grande de activos que la propiedad de inversión, pues deben incluirse
en ella todos los activos tangibles que la entidad utiliza para el desarrollo de
su objeto social, es decir, que utiliza en su proceso de producción o para
fines administrativos, y que espera usar durante más de un período.

HALLAZGO

 No se cuenta con un inventario de propiedad planta y equipo, ni existe un

responsable de los mismos. En la contabilidad aparece en forma global las
partidas de propiedad planta y equipo

RIESGO

 Al no realizar un inventario físico de sus bienes tangibles que posee la

empresa para poder llevar la realización de su producto es muy factible que
la empresa sea victima de robo por parte de los colaboradores
 Sin tener un inventario de propiedad planta y equipo es difícil poder realizar
mantenimiento a los equipos de producción en ocasión de cual daño por no
saber en que fechas le corresponde a cada equipo su mantenimiento
respectivo.

OPORTUNIDAD DE MEJORA

 Realizar un inventario físico mensual de los bienes tangibles para así evitar
robos internos de los propios colaboradores y realizar su respectivo
mantenimiento a los productos que hacen participe en los procesos de
producción en las fechas correspondientes para evitar daños de los
mismos.