Desarrollo Caso Práctico

Presentado por: Camilo Trejos Código: 19762002; Miguel A. Astroz código: 19762003

Fecha: 10/06/2020

Identificación de los interesados

Identificación de Interesados
Internos Externos
 Gerencia de la firma ARS Colombia S.A.  Clientes
 Grupo de profesionales.  Entes reguladores
 Gerente comercial.  Entes Certificadores
 Junta directiva

Diagnóstico general de nivel de madurez en gerencia de proyectos

ARS Colombia es una empresa que tiene más de 20 años de experiencia nacional en el mercado de
inspecciones, nuestros y ensayos de commodities. Se identifica una empresa de negocios en el
segmento de petróleos, la cual ofrece un amplio portafolios de servicios con resultados veraces y
confiables, en tiempo de respuesta óptimo adecuado a las exigencias del mercado.

Sin embargo, se identifican las siguientes debilidades en el proceso de gestionar proyectos:

Gestión Alcance y Gestión de calidad:

- La organización no cuenta con estrategia para retener el conocimiento que se genera en la

gestión de proyectos. Lo que trae como consecuencia la no recopilación de las lecciones
aprendidas.
- No se tiene claridad de los desafíos y las prioridades de los proyectos y se ha están presentando
conflictos en proyectos con recursos compartidos.

Gestión del cronograma:

- La mayoría de proyectos presentan retrasos.

- No se tiene un control efectivo sobre los avances del trabajo real.

Gestión de calidad:

No se tiene claridad de los mecanismos para la documentación de lecciones aprendidas y la gestión del
conocimiento asociado con los proyectos. Los aprendizajes reposan en las personas que han participado
o gerenciado proyectos en el pasado, y no existe un sistema formal para registrar información que
pueda ser útil para proyectos futuros.

Gestión de recursos y Gestión de Adquisiciones:

- Se han evidenciado serias dificultades en la gestión de compras y contratos.

 - En este sentido, la mayoría de problemas se han presentado con la adecuación de las
instalaciones y equipos de los laboratorios satélites para el análisis e inspección del petróleo.

Gestión de comunicación y Gestión de la integración:

Se observa que cada gerente de proyecto implementa de manera distinta su plan de ejecución con
respecto a otros gerentes de proyectos, por lo que puede generar duplicidad de tareas y baja
productividad.

Gestión de los riesgos:

Carencia de estándares definidas para el manejo de proyectos, en cuanto a las herramientas, manuales
de funciones y procedimientos dirigidas a planes de gestión de riesgo, control y seguimiento.

Tipo de PMO

De acuerdo con el análisis de la información y la estrategia de la empresa, se identificó que el tipo de

PMO es de “CONTROL” donde sus funciones serán: guiar y asesorar en la gestión de proyectos, ser
puente entre la alta gerencia de la empresa y los directores de proyectos y que tenga la capacidad de
hacer controles y evaluaciones.

La PMO “Torre de Control” tendría las siguientes funciones en ARS Colombia:

1.- Establecimiento de estándares para la gestión de proyectos. Los estándares sirven como referencia
metodológica a la que los gestores de proyecto deben adaptarse lo más posible, teniendo también un
cierto grado de flexibilidad que permita responder en tiempo real a los cambios que puedan suceder en
el mercado o en el contexto socioeconómico.
2.- Decisión de las metodologías para la medición y análisis de los resultados alcanzados por el
proyecto. Se deben establecer sistemas cuantitativos que permitan monitorizar el avance del proyecto
en tiempo real para detectar carencias y poder tomar medidas correctoras que minimicen el impacto
final de las desviaciones en el plan inicial.
3.- Cumplimiento y elevación de los estándares.  La aplicación de leves y constantes medidas
correctoras permite ajustarse al plan inicial y cumplir con los estándares establecidos. Dependiendo de
la madurez de la PMO y del grado de cumplimiento de la organización, puede ser importante también
revisar los estándares con nuevos aspectos.

Marco de trabajo de la PMO

 Una PMO Estratégica (empresarial) – De madurez Baja.

Se implementará una oficina de proyectos para ARS Colombia donde es fundamental, contar con los
instrumentos para inventariar todas las iniciativas que están en marcha.
A su vez, reunirá información sobre todos los proyectos y otras actividades relevantes de la organización
para saber en qué se están invirtiendo los recursos.

Alcance de la PMO

Gestión de Practicas:

 Metodología de dirección de proyectos: estudiara los procesos que se llevaran a cabo en los
proyectos.
 Estándares y métricas: Definir estándares que mejoren el manejo de los proyectos.
 Herramientas: Elegir herramientas que proporcione el PMO BOK para las buenas prácticas.

Gestión de Infraestructura:

 Evaluaciones: Evaluar los procesos que será utilizados en los proyectos para optimizar el
resultado.
 Estructura y organización: Definir su organización para que la asesoría brindada sea efectiva a la
hora de la ejecución de los proyectos.

Integración de Recursos:

 Educación y entrenamiento: Es necesario que todo el equipo de trabajo este altamente

entrenado para que su gestión sea optima a la hora de presentarse oportunidades.
 Desarrollo del equipo: Se deben crear equipos con funciones específicas para la optimización de
los recursos.

Soporte Técnico:

 Planeación: Es necesaria una buena planeación para evitar ineficiencias a la hora de la

formulación de los proyectos.
 Auditoria: Por medio de la PMO de Control se busca que guie y brinde asesoría constantemente
los procedimientos que se lleven a cabo.

Alineación del Negocio:

 Gestión del Portafolio: Un portafolio debe ser presentado y evaluado para presentarlo a los
clientes a la hora de querer adquirir los servicios con la empresa.
 Relaciones con los Clientes: Es importante manejar una buena relación con los clientes
potenciales pues ellos son los que evaluaran nuestros servicios y nosotros supliríamos sus
necesidades.

Ubicación en el organigrama

Se recomienda que la oficina de proyectos de la empresa ARS Colombia, guie y asesore

transversalmente a las áreas funcionales de la organización, que sea una dependencia alterna entre la
gerencia ejecutiva y los líderes de proceso que generan proyectos para suplir las necesidades de los
clientes. También que tenga la capacidad de ejercer controles y administraciones de los procesos.
 JUNTA DIRECTIVA

GERENTE
GENERAL

PMO

COMERCIAL
ÁREA TALENTO ÁREA
ÁREA ÁREA TIC ÁREA OPERATIVA
HUMANO FINANCIERA
Estructura de la PMO

Para esta PMO se utilizará una estructura Matricial Fuerte donde el director del proyecto tenga una
autoridad y tenga la potestad de guiar y evaluar los proyectos

Director PMO

Director de Director de
Alta Gerencia
proyecto proyecto

Grupo de Grupo de Directores de

profesionales profesionales Proyecto