Complejo Educacional Guía de aprendizaje N° 1

Monseñor Luís Arturo Pérez Concepto Oficina

Marzo 2020

ESPECIALIDAD ADMINISTRACIÓN MENCIÓN LOGISTICA

Módulo: Organización de Oficinas
Docente: Claudio Labrín A./ Iris Concha S.
Tercer año A

¿Qué es una oficina?

Del latín officīna, una oficina es el local destinado a algún trabajo. Puede tener distintas formas
de organización y de distribución del espacio de acuerdo a la cantidad de trabajadores y a su
función.
Oficina
Existen oficinas o despachos ocupados por un único trabajador (por lo general, un directivo,
gerente o hasta el dueño de la empresa). Otras oficinas son compartidas por muchas personas; si
se trata de un espacio de gran tamaño, cada trabajador tendrá su propio espacio. En cambio, si
la oficina es de dimensiones reducidas, es probable que varios trabajadores compartan grandes
mesas.

Cada organización espacial de la oficina tiene sus ventajas y desventajas. Cuando cada
trabajador tiene su propio espacio, se mejora la comodidad (y, por lo tanto, la motivación y la
productividad) y se reducen las conversaciones entre los trabajadores, lo que permite evitar la
pérdida de tiempo. En el aspecto negativo, cuando el trabajador se encuentra aislado, es
probable que se disperse con mayor facilidad y que, en lugar de trabajar, se dedique a navegar
por Internet u otras actividades.

En las oficinas donde existe menos espacio y distancia entre los empleados, suele haber un clima
más bullicioso y menor concentración. Sin embargo, los directivos podrán controlar a los
trabajadores con mayor facilidad sin necesidad de desplazamientos.

Existen edificios de oficinas donde, en lugar de departamentos para vivienda, todas las
estructuras disponibles se destinan a la instalación de oficinas. Estos edificios son muy usuales en
los centros comerciales y administrativos de las grandes ciudades.
Se denomina oficina a una estructura edilicia preparada especialmente para trabajar en tareas
que requieran concentración. Así, esta se caracteriza por ser el medio de un trabajo intelectual
antes que físico. En general se utilizan por empresas como medio de aglutinar trabajadores que
cooperarán en el trabajo diario, pero también es posible su uso por particulares que quieren
tener un lugar propio de trabajo que les aísle del mundo exterior. Una oficina puede ocupar una
habitación, un piso o varios, siendo lo más importante el hecho de ofrecer las suficientes
condiciones como para hacer el trabajo lo más confortable y eficiente posible.

Las oficinas deben contener el suficiente material como para posibilitar que el trabajo se
desarrolle de la mejor manera posible. Esto significa que se espera que cuenten con algunos

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elementos de índole sanitaria, medidas de seguridad, objetos propios del empleo, etc. Uno de los
aspectos indispensables si en la oficina trabaja un grupo de personas es la existencia del
sanitario; este deberá ser acorde al número específico de empleados del que se esté hablando.
También será importante el hecho de tener una salida de emergencia que sea una forma fácil de
escape en el caso de que un accidente ponga en riesgo la vida de las personas. Además, se espera
que existan elementos de protección contra incendios, tales como matafuegos o sistemas
especiales que se activen ante la presencia de humo liberando agua.

Hasta aquí, las características generales de una empresa. Falta referir, no obstante, aquellas
características que tiene que ver con el trabajo cotidiano. En la actualidad, uno de los elementos
infaltables en una oficina es una red que integre algunos elementos tales como computadoras,
impresoras, escáneres, etc. Este tipo de circunstancia posibilita que se compartan recursos,
evitando un derroche de estos. Hoy en día es impensable una oficina sin las virtudes de la
informática, y en general este tipo de circunstancia se refleja en la mayoría de estos puestos de
trabajo.

En las grandes empresas, las oficinas tienden a ser, además de un espacio de trabajo, un punto de
socialización entre compañeros. En efecto, siempre es importante posibilitar que este tipo de
circunstancia esté garantizada en un mínimo aspecto porque es compatible con un aumento de la
productividad. En efecto, está comprobado que un empleado que se encuentra cómodo con su
lugar de trabajo tendrá un tipo de comportamiento más eficiente que aquel que se encuentra
incómodo. Las mejores firmas han tomado nota de esta circunstancia y han puesto manos en el
asunto.

Visión actual

Atrás quedaron los días de las oficinas dentro de edificios grises, rellenas de cubículos
minúsculos donde los trabajadores permanecen todo el día encerrados trabajando. Desde la
llegada de los centros de “comunal working”, tal como se le conoce en el mundo de los negocios,
el concepto de oficina ha cambiado.

Estos centros te dan derecho a un espacio grande y abierto, lleno de lunas en vez de paredes, de
lugares abiertos cercanos a la naturaleza en vez de concreto, y de espacios recreativos en vez de
mirar la pared todo el día. Estos lugares se están volviendo sumamente populares alrededor del
mundo. Sin embargo, ¿podrán sobrevivir con el tiempo? Es lo que se pregunta el artículo de The
Wall Street Journal, titulado “New Competition for ‘Co-Working’ Model”, sobre el que se basa
esta nota.

WeWork es una de las compañías más populares que proveen este tipo de concepto de oficinas.
Este es relativamente sencillo: alquilan espacios de oficinas en lugares bien ubicados y luego los
redecoran de forma que sean sumamente atractivos para creativos y startups de tecnología, y
proceden a alquilarlos.

Sin embargo, el hecho que el sistema sea sencillo no significa que sea un negocio libre de
cualquier riesgo. Todo lo contrario, WeWork se vería en graves problemas frente a una crisis, ya
que la demanda de espacios de oficina disminuiría y los precios a los que alquila WeWork se
mantendrían, lo cual les generaría graves pérdidas.

El caso es que esto aún no sucede, y por el momento WeWork parece estar aprovechándolo.
Recientemente, se ha estimado su valor en USD 17 mil millones. Si bien esto es una noticia
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sumamente buena para la empresa, la realidad es que esta demanda ha llevado a que se
empiecen a producir inversiones en nuevas compañías las cuales ofrecen el mismo servicio, pero
con un sistema diferente. En estos, quienes alquilan las oficinas en primer lugar lo hacen como si
fuera un hotel y se quedan con un buen porcentaje de lo que gana la empresa.

Afortunadamente para WeWork, ellos pueden seguir implementando su sistema sin que se les
cobre demasiado por el alquiler de las oficinas. En nuestro país, también hay ciertas empresas
que se dedican a este negocio. Sin embargo, no tienen el mismo éxito con el formato como el que
tienen en los Estados Unidos.

El orden de la oficina es un factor clave para aumentar la productividad en las labores que han
de desempeñarse a diario y por ende indispensable para alcanzare el éxito en nuestro negocio. A
continuación veremos porque es importante la organización en la oficina, como podemos hacerlo
y cuáles son los beneficios que podemos obtener.

La falta de organización es un problema al que se enfrentan muchos emprendedores cuando se

disponen a iniciar sus negocios y uno de los tantos aspectos en donde se ve reflejado es en el
desorden de la oficina, algunos se justifican en el hecho de que sus actividades diarias son tan
extenuantes y no tienen tiempo para organizarla y dejan documentos importantes regados por
toda la oficina sin orden alguno.

Lo cierto es que el desorden en nuestro lugar de trabajo genera pérdida de tiempo y

productividad, la oficina es el lugar en donde a diario desempañamos importantes actividades
laborales y en donde tomamos decisiones trascendentales para sacar adelante nuestro negocio.

Pero a veces, nuestro trabajo se ve interrumpido por el propio desorden, provocado por tantos
pendientes, avisos notas y documentos impresos que suelen aterrizar en nuestra mesa de trabajo.

Ya sea que se trate de una oficina hogareña o de una oficina en un edificio fuera de casa, siempre
debemos procurar el orden. Tener el escritorio inundado de papeles nos impedirá
concentrarnos y lo que es peor: nos tomará mucho tiempo cada vez que queramos hallar un
documento o una simple anotación, que se haya colado sin quererlo entre esa montaña de papeles
y elementos que tienes en la zona de trabajo.

¿Porque es importante organizar nuestra oficina?

La razón más importante por la que es necesario el orden en nuestra oficina es porque de ello
depende en gran medida nuestra productividad. La productividad dentro de la oficina implica la
generación de eficiencia y de servicios de excelencia a nuestros clientes quienes son la razón de
ser de nuestra empresa.

Muchos negocios tienen bajos niveles de productividad fundamentalmente por razones de orden
y organización de documentos que generan grandes dificultades en el desarrollo de las
actividades y procesos.

¿Como podemos organizar nuestra oficina?

En primer lugar, antes de proceder a organizar es importante limpiar nuestro lugar de trabajo,
luego debemos ordenar todos sus elementos, descartando lo que ya no utilicemos, archivando los
papeles importantes que no deben de ser descartados, y dividiendo los papeles y documentos
restantes entre pendientes y activos.
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También debemos hacer ésta tarea con los elementos de uso diario, como lápices y lapiceros,
reglas, rotuladores, grapadoras y demás accesorios.

A continuación, veremos 5 sencillos pasos para organizar la oficina e incrementar la

productividad de nuestro negocio.

Separar: Es necesario clasificar los objetos de la oficina en dos categorías: lo que usa y lo que no
usa, para determinar y tener sólo aquellos que sean necesarios y así evitaremos saturarnos de
elementos innecesarios que obstaculicen nuestras labores.
Ordenar: luego del primer paso debemos de disponer en forma organizada todos los elementos
que quedan después de separar. Los otros elementos deben almacenarse o archivarse en un lugar
donde pueda ubicar los elementos fácilmente.
Limpiar: debemos mantener una limpieza constante de nuestro entorno de trabajo, incluidas las
máquinas, escritorios, mesas y herramientas, lo mismo que pisos, paredes y otras áreas del lugar
de trabajo.
Sistematizar: este paso permite que los procesos ya realizados se conviertan en rutinas para
adaptarlos a la cultura organizacional de la empresa. Estandarizar: adquirir una autodisciplina
y un compromiso consigo mismo y su trabajo para los 5 pasos mediante el establecimiento de
estándares que se conviertan en formas de generar mayor productividad y calidad.

El Beneficio de ser organizados

Mantener la oficina en orden no es sólo conveniente, sino que es, además, una manera de ser más
productivos tal y como se mencionó anteriormente, esto debido a que Los ambientes ordenados
nos motivan a realizar nuestras labores, alivian nuestras presiones, y minimizan la sensación de
incomodidad general.

También, la orden propicia la libre circulación de energías productivas y creativas,

indispensables para el buen cumplimiento de nuestras labores y así alcanzar el éxito en nuestro
negocio.

Definitivamente el orden y organización de nuestra oficina es un factor clave para alcanzar el

éxito en los negocios ya que incrementa nuestra productividad y eficiencia.

FUENTE: Via Definicion.mx: https://definicion.mx/oficina/

Cuestionario

1. Construya con sus propias palabras una definición de Oficina.

2. Según la espacialidad de la oficina. ¿Qué ventajas o desventajas presenta en la
motivación de los trabajadores?
3. ¿Es importante la instalación de aparatos informáticos en la Oficina? Comente.
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4. Si el lugar de trabajo es cómodo y agradable estimulara a los trabajadores a realizar un

trabajo más eficiente. Comente.
5. ¿Cuál es el concepto de los Centros Comunal Worker?
6. ¿Explique con sus palabras que significa “Organización de oficinas?