INDICE

INTRODUCCION 2
Utilidad 3

Contenido del manual de procedimientos 4

Ventajas y desventajas de los manuales administrativos 5

Razones para el uso 5
Objetivos del manual de
procedimiento………………………………………….…..….6
Justificación del contenido ….…..7
Revisión y actualización……………………………………………….
……..………..……....8
Conclusiones……………………………………..
……………………………………….…….…9
Bibliografía…..………………………………..…………………………………………………..
….10
MANUAL DE PROCESAMIENTO 1

“HAY EXITOS QUE REBAJAN Y DERROTAS QUE ENGRANDECEN” STEVE ADMINISTRACION

 INTRODUCCIÓN

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de

actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos ò más de ellas.

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen

precisando su responsabilidad y participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones
o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato
que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente

alMANUAL
funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria,
DE PROCESAMIENTO 2
la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus
jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente. Ademas es un
instrumento administrativo que apoya el quehacer cotidiano de las diferentes áreas de
una empresa.

 En los manuales de procedimientos son consignados, metódicamente tanto las acciones
como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de
la empresa. Además, con los manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y
secuencial de las actividades anteriormente programadas en orden lógico y en un tiempo
definido.                                 , .

Los procedimientos, en cambio, son una sucesión cronológica y secuencial de un

conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo
dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.

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 Utilidad
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas,
ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya
que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal.
Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos,
delegación de autoridad, etc.
Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteración arbitraria.
MANUAL DE PROCESAMIENTO 3
Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y còmo deben
hacerlo.
Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de
los sistemas, procedimientos y métodos.

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 CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

1.     Título y código del procedimiento.

2.     Introducción: Explicación corta del procedimiento.

3.     Organización: Estructura micro y macro de la entidad.

4.     Descripción del procedimiento.

4.1. Objetivos del procedimiento

4.2. Normas aplicables al procedimiento

4.3. Requisitos, documentos y archivo

4.4. Descripción de la operación y sus participantes

4.5. Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento

MANUAL DE PROCESAMIENTO 4
5.     Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso.

6.     Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento.

7.     Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.

8.     Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de

autocontrol.

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 VENTAJAS Y DESVENTAJAS de los manuales administrativos

Ventajas:
 Son una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.
 Ayudan a institucionalizar y establecer objetivos, políticas, procedimiento,
funciones, normas, etc.
 Evitan discusiones y malos entendidos de las operaciones.
 Aseguran la continuidad y coherencia de los procedimientos a través del
tiempo.
 Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.
 Permiten delegar en forma efectiva, ya que al existir instrucciones escritas
el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por
excepción.

Desventajas:
 Si se elaboran en forma deficiente se producen serios inconvenientes en
el desarrollo de las operaciones.
 El costo de producirlos y actualizarlos puede ser alto.
 Si no se les actualiza periódicamente pierden efectividad.
MANUAL DE PROCESAMIENTO 5
 Se limitan a los aspectos formales de la organización y dejan de lado los
informales, que también son muy importantes.
 Si se sintetizan demasiados pierden su utilidad; pero si abundan en
detalles puede volverse complicados.

RAZONES PARA EL USO

 proporcionar al usuario un marco de referencia general y estandarizado.
 servir como un medio de archivo portátil y fácil de usar.
 ahorrar tiempo y asegurar respuestas exactas.
 tiene una influencia definitiva en la actitud de los empleados.

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 OBJETIVOS DEL MANUAL DEPROCEDIMIENTOS

1.   El desarrollo y mantenimiento de una línea de autoridad para complementar los

controles de organización.

2.   Una definición clara de las funciones y las responsabilidades de cada departamento,
así como la actividad de la organización, esclareciendo todas las posibles lagunas o
áreas de responsabilidad indefinida.

3.   Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta información de
los resultados operativos y de organización en el conjunto.

4.   Un sistema de información para la dirección y para los diversos niveles ejecutivos
basados en datos de registro y documentos contables y diseñado para presentar un
cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, así como para exponer con
claridad, cada uno de los procedimientos.

5.   La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la empresa, conocido

como la evaluación y autocontrol que asegure un análisis efectivo y de máxima
protección posible contra errores, fraude y corrupción.

6.   La existencia del sistema presupuestario que establezca un procedimiento de control

de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestión proyectada y los
MANUALfuturos.
DE PROCESAMIENTO 6
objetivos

7.   La correcta disposición de los controles validos, de tal forma que se estimulen la
responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los empleados y el pleno
reconocimiento de su ejercicio evitando la necesidad de controles superfluos así como la
extensión de los necesarios.

NOTA : Todos los procedimientos que se encuentran dentro del manual deben
ser objetiva y técnicamente identificados, dándole la importancia que cada uno
merece dentro del proceso productivo u operacional.

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 Justificación del contenido manual de procedimientos frente al control interno

Estos manuales, se desarrollan para cada una de las actividades u operaciones que
tengan que ver con los procesos administrativos y operativos, de acuerdo con los
lineamientos y exigencias establecidas por la ley.

Dependiendo de estos elementos la aplicación se daría en el momento de plantear y

justificar:

 El establecimiento de objetivos
 La definición de políticas, guías, procedimientos y normas.
 La evaluación del sistema de organización.
 Las limitaciones de autoridad y responsabilidad.
 Las normas de protección y utilización de recursos.
 La aplicación de un sistema de méritos y sanciones para la administración de
personal.
 La generación de recomendaciones.
 La creación de sistemas de información eficaces.
 El establecimiento de procedimientos y normas.
 La institución de métodos de control y evaluación de la gestión.
 El establecimiento de programas de inducción y capacitación de personal.
MANUAL
 La DE PROCESAMIENTO
elaboración de sistemas de normas y trámites de los procedimientos. 7

La generación y aplicación de procedimientos son aplicables a cada una de las

empresas, en los diferentes artículos referentes al Control Interno se podrá ahondar
sobre los temas específicos de cada departamento o sección empresarial.

REVISIÓN Y ACTUALIZACIÒN

“HAY EXITOS QUE REBAJAN Y DERROTAS QUE ENGRANDECEN” STEVE ADMINISTRACION

 La utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de la información
que contienen, por lo que se hace necesario mantenerlos permanentemente
actualizados por medio de revisiones periódicas. Para ello es conveniente:
 Evaluar en forma sistemática las medidas de mejoramiento administrativo derivadas
de la implantación del manual, así como los cambios operativos que se realicen en la
organización.
 Establecer en calendario para la actualización del manual
 Designar un responsable para la atención de esta función.

APROBACIÓN, DISTRIBUCIÓN E IMPLANTACIÓN

 Una vez concluido el documento tiene que ser revisado para verificar que la
información esté completa, que sea veraz y no tenga contradicciones.      

 El responsable de cada área de la empresa debe aprobar el contenido para su

impresión, difusión y distribución con los ejecutivos y empleados que deben tenerlo.
Para implantar el manual se requiere capacitar al personal encargado de realizar las
actividades.
MANUAL DE PROCESAMIENTO Actualización 8
 
 Es necesario mantener los manuales permanentemente actualizados. mediante
revisiones periódicas, a fin de tenerlos apegados a la realidad de la operación.

CONCLUSIONES

Un sistema de Control Interno es fundamental para las entidades ya que este integra
normas y procedimientos para el flujo de toda la información contable, de forma
detallada para las distintas operaciones que realiza la entidad. El control Interno

“HAY EXITOS QUE REBAJAN Y DERROTAS QUE ENGRANDECEN” STEVE ADMINISTRACION

beneficia a la empresa al brindar una seguridad sobre la razonabilidad de los estados
financieros.

Los manuales de procesamiento son la mejor herramienta, idónea para plasmar el

proceso de actividades específicas dentro de una organización en las cuales se
especifican políticas, aspectos legales, procedimientos, controles para realizar
actividades de una manera eficaz y eficiente.

Los manuales de procedimientos son una herramienta que da mucho valor a una
organización al ser correctamente implementada.

Si lo hacemos de la manera incorrecta se puede convertir en una iniciativa fallida que

solo nos implique un gasto.

La clave para garantizar el éxito es seguir un método, utilizar estándares y una estrategia
para llevarlo a cabo.

No debemos considerar realizarlo como un esfuerzo aislado sino como un proyecto en

donde debemos
MANUAL involucrar a las diferentes áreas y responsable que conforman nuestra
DE PROCESAMIENTO 9
organización.

Solo las pequeñas empresas son la que pueden llevar a cabo iniciativas, donde una
persona sea la que defina el manual.

A pesar de eso siempre es recomendable involucrar después a todos los demás

integrantes en el conocimiento, uso y mantenimiento del manual de procedimientos.

Solo así garantizaremos el que las personas lo utilicen.

Un manual es una guía encaminada que sirve de instrumento de control sobre la

actuación de cada uno de los empleados.

BIBLIOGRAFIA

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“HAY EXITOS QUE REBAJAN Y DERROTAS QUE ENGRANDECEN” STEVE ADMINISTRACION

  FRANKLIN FINCOWSKY ENRIQUE BENJAMÍN MÉXICO, FCA - UNAM
 "MANUALES ADMINISTRATIVOS: GUÌA PARA SU ELABORACIÓN"

 FRANKLIN FINCOWSKY ENRIQUE BENJAMÌN MÉXICO, FCA - UNAM

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