DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE CONTABILIDAD, ECONOMÍA Y

FINANZAS
ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD Y FINANZAS

“EVALUACION DE SISTEMA INFORMATICO ERP MICROSOFT

DYNAMICS”

ASIGNATURA:
SISTEMA DE INFORMACION EMPRESARIAL

AULA: LAB101

LIMA – PERÚ

2018-I
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DEDICATORIA
Este trabajo está dedicado con esfuerzo
a nuestros compañeros y principalmente
a nuestro profesor, que ha hecho posible que a
través de sus enseñanzas se haya realizado este
Trabajo
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ÍNDICE
PAG
PORTADA
DEDICATORIA
INTRODUCCION

CAPITULO I
PRESENTACION DEL SOFTWARE ERP MICROSOFT DYNAMICS

1.1 História del Erp Microsoft Dynamics

1.2 Características del Erp Microsoft Dynamics
1.3 Ventajas y desventajas
1.4 Arquitetura del Erp Microsoft Dynamics
1.5 Módulos del Erp Microsoft Dynamics
1.6 Importancia en la empresa

CAPITULO II
FUNDAMENTO TEORICO REFERIDO AL SOFTWARE

2.1 Teorias relacionadas

2.2 Tesis relacionados

CAPITULO III
CASO DE EXITO

CAPITULO IV
CONCLUSIONES

CAPITULO V
RECOMENDACIONES

BIBLIOGRAFIA
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INTRODUCCION

Este trabajo tiene como propósito familiarizar a quienes lean este documento con los
principales aspectos del Erp MICROSOFT DYNAMICS, El presente objetivo del trabajo
es detallar el.

Es así que la investigación ha sido dividida en cinco capítulos.

El Primer Capítulo, se realiza la presentación del software Erp Microsoft Dynamics,

donde se explica la historia de MICROSOFT en la línea Erp.

En el Segundo Capítulo se presentará el fundamento teórico referido al software, así

como la teoría y las a tesis aplicadas.

En el Tercer Capítulo se detallará el caso de éxito de la empresa Jofemar donde se da la

adopción del Erp y los cambios de la dirección de la empresa.

En el Cuarto Capítulo se presentará las conclusiones obtenidas como resultado del

trabajo

Finalmente, el Quinto Capítulo reflejara las recomendaciones obtenidas del trabajo

Al cerrar esta presentación esperamos que en adelante esta información le sea de gran
utilidad y provecho.

LOS AUTORES
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CAPITULO I

PRESENTACION DEL SOFTWARE INFORMATICO

1.1 HISTORIA DEL ERP MICROSOFT DYNAMICS

MICROSOFT DYNAMICS es una línea de software ERP (En inglés, Enterprise Resource
Planning) y CRM (En inglés, Customer Relationship Management) de propiedad y
desarrollado por Microsoft, aunque inicialmente los productos fueron preconcebidos por
otras empresas y luego fueron adquiridos y desarrollados por Microsoft, cuando
planeaba desarrollar la línea de ERP (Project Green) Dynamics sustituyó a Microsoft
Business Solutions, la empresa de software de negocios previa de la familia.

Según Tic Portal (2016) menciona que:

“Microsoft comenzó a introducirse en el mercado ERP en 2001 tras la adquisición

de Great Plains, uno de los sistemas ERP líderes en Estados Unidos. Sólo un año más
tarde, Microsoft compró al otro gran agente del mercado, Navision Software, que ya
contaba con una gran cuota de mercado en Europa.

Tras las adquisiciones realizadas a principios de la década del 2000, Microsoft contaba
con 4 productos, Navision, Solomon, Axapta y Great Plains. El problema principal: estos
competían en el mercado por los mismos clientes. Microsoft decidió cambiar la estrategia
y en 2005 reubicó sus cuatro líneas de productos bajo el nombre Dynamics.

Entre estos 4 productos, y tras varios cambios de nombre, se encuentran dos de los
sistemas más exitosos de Microsoft en el ámbito empresarial: Microsoft Dynamics NAV y
Dynamics AX. Estas dos soluciones ERP de Microsoft cuentan con gran aceptación en el
mercado, pero es importante establecer una diferenciación clara a la hora de elegir un
sistema ERP. La Guía ERP recoge una comparativa de las principales diferencias entre
Microsoft Dynamics NAV y Dynamics AX”.

Con el respaldo de la marca MICROSOFT, el primer desarrollador de software del

mundo, existe la confianza por parte de la empresa en comparación de otros
proveedores de Erp, diseñado para ayudar en las finanzas, manufactura, cadena de
suministros, analíticas y comercio electrónico para las empresas

En la actualidad Microsoft Dynamics consta de cinco productos ERP principales:

Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics GP, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft
Dynamics SL y Microsoft Dynamics C5

Microsoft Dynamics AX (Axapta) está diseñado para ayudar a las organizaciones a hacer
negocios en ubicaciones y países al estandarizar procesos y ayudar a simplificar el
cumplimiento. La última versión es Microsoft Dynamics AX 2012 R3 CU8.

Microsoft Dynamics GP (Great Plains Software) puede ayudar a las empresas a

adaptarse a las nuevas oportunidades y el crecimiento administrando mercados
cambiantes, habilitando requisitos empresariales únicos y conectando procesos
comerciales en toda la organización. La última versión es Microsoft Dynamics GP 2018.
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Microsoft Dynamics NAV (Navision) está diseñado para ayudar a las organizaciones a
agilizar los procesos comerciales especializados y específicos de la industria. La última
versión es Microsoft Dynamics NAV 2018.

Microsoft Dynamics SL (Solomon IV) puede ayudar a las organizaciones impulsadas por
proyectos a obtener informes y análisis de negocios y automatizar proyectos en todas las
divisiones y ubicaciones de la compañía. La última versión es Microsoft Dynamics SL
2015.

Microsoft Dynamics C5 (Concorde C5) puede ayudar con finanzas, fabricación, cadenas
de suministro, análisis y comercio electrónico para pequeñas y medianas empresas. La
última versión es Microsoft Dynamics C5 2012

Asimismo también, Consultor Dynamics (2010) menciona los rasgos de su evolución de

la línea de Erp Microsoft en el tiempo:

“Dynamics AX, es una herramienta que adquirió Microsoft allá por el año 2002 que
pertenecía a una empresa danesa que se llama Damgaard (parece ser que han vuelto
después de que la empresa se disolviese en el 2003).

Su desarrollo comenzó en 1983 y pasó a llamarse Damgaard-Axapta tras la fusión de la

compañía con otra que se llamaba Navisión A/S en el año 2000.

Como comentaba, Microsoft adquirió el producto en el año 2003 y pasó a llamarse

Microsoft Business Solutions Axapta hasta que finalmente, en el año 2006 con la salida
de la versión 4.0, Microsoft renombró su suite de herramientas empresariales
englobándolas bajo la denominación de Dynamics.

En España, la familia Dynamics esta compuesta por AX (Axapta), dirigido a empresas de

tamaño medio-grande, NAV (Navisión), orientado a empresas con menor complejidad en
sus procesos (PYMES) y Dynamics CRM que es un producto desarrollado íntegramente
por Microsoft.

Existen otros productos como Dynamics GP (Great Plains), Dynamics SL (Solomon),

Dynamics Point of sale (TPV), Dynamics Mobile que completa la gama de soluciones
aunque algunos sólo están disponibles para el mercado americano.

La adquisición de Dynamics AX por parte de Microsoft ha supuesto la mejora de una

plataforma estable que cubría las necesidades de empresas de tamaño medio
incrementando las posibilidades de comunicación con otras herramientas (Webservices,
Biztalk, .Net Business Connector), análisis de datos (Microsoft SQL Reporting Services)
e integración directa con herramientas de Microsoft Office, Microsoft Sharepoint y
Dynamics Mobile.

Se ha seguido manteniendo la estructura de la aplicación y Microsoft ha añadido

funcionalidad, facilidad de uso, interfaz gráfica renovada similar a otros productos de la
casa y herramientas para la realización de implantaciones menos traumáticas.

La aplicación cuenta con un lenguaje propio de desarrollo orientado a objetos

denominado X++ y el entorno de desarrollo gráfico llamado Morph X, con el cual se
crean formularios sencillos sin necesidad de tener conocimientos de programación.”
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Microsoft al tener una línea de productos que ofrecen el manejo de la información de la

empresa y a través de la adquisición de varias compañías, consolido su imagen como
unos de los proveedores de servicio de erp. Esta estrategia se muestra finalmente en el
ofrecimiento de productos en la actualidad que satisfacen todas las necesidades de un
cliente.

1.2 CARACTERISTICAS DEL ERP MICROSOFT DYNAMICS

Hoy más que nunca las empresas necesitan soluciones que les permitan evolucionar,
cambiar, innovar, y ser más rápida ante los cambios. y el ERP es adecuado para estas
tareas y significa sistema de planificación de recursos empresariales es de mucha
utilidad donde influirá en la gestión de procesos del negocio. también existen numerosos
proveedores de ERP, en los cuales MICROSOFT DYNAMICS se destaca en el mercado
empresarial.

“Con el objeto de que todos los «recursos de información» de la empresa estén

disponibles para quien los necesite, muchas empresas están implantando aplicaciones
que automatizan los procesos internos y gestionan las cadenas de producción de
información. Estos tipos de aplicaciones reciben el nombre genérico de Sistemas de
Planificación de Recursos (ERP, Enterprise Resource Planning). Un ERP es un software
de gestión compuesto por diferentes módulos que ofrecen soluciones diseñadas para dar
soporte a múltiples procesos de negocio. Puede contener módulos para la gestión de
producción, gestión de clientes, compras, cuentas a pagar y cobrar, contabilidad general,
facturación, gestión de inventario, recursos humanos, nóminas o cualquier otra función
que se tenga que desarrollar dentro de la empresa.” (Arjonilla, S y Medina, J, 2013,
p.121)

El sistema ERP funciona en todo tipo de empresas y su selección depende de factores

como el tamaño de la empresa, el tipo de empresa, procesos, recursos, etc.

Una de las características esenciales de este Erp es su entorno de desarrollo integrado,

que posibilita el desarrollo de una funcionalidad o la modificación de la funcionalidad
existente. Este entorno de desarrollo es extremadamente productivo, y permite que el
sistema se ajuste a las necesidades de la compañía, y no la compañía al sistema.

La gestión de los sistemas de información en la empresa

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Figura A1. Valor de negocio del ERP.

Entre los objetivos más importantes de implantar un ERP en la organización son:

Disminuir los costos totales de los procesos, contar con información oportuna y
actualizada y compartir información entre todas las áreas.

Características de un Erp

Las características que distinguen a un Erp de cualquier otro software de gestión son
que deben ser modulares, configurables y especializados

 Modulares

Es decir, que un ERP divide a la empresa en departamentos y estos se interrelacionan,

al dividir a la empresa en departamentos o módulos es más fácil que la empresa se
adapte a los requerimientos del cliente y disminuye costos.

 Configurables

Pueden ser configurados mediante código o lenguaje de programación para los procesos
de una empresa en específico. Los ERP más avanzados suelen incorporar herramientas
de programación de cuarta generación para el desarrollo rápido de nuevos procesos.

 Especializados

Es cuando un ERP especializado integra los procesos de una empresa en áreas de gran
complejidad y en una estructura de constante actualización y/o mejora y dichas áreas
son difíciles de implementar y se necesita tiempo y dinero.

Un buen ejemplo de ello es el software minero son programas que manejan datos
geográficos orientados a la interpretación, el modelado y el diseño asistido por
computadora. el uso de conceptos de acceso a bases de datos corporativas, el manejo
de información gráfica y animaciones, y la capacidad de publicación en un entorno web.
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asimismo, plantean soluciones específicas para la minería, y requieren de mucho apoyo

privado y público para que sus investigaciones y aplicaciones sean examinadas y
evolucionen.

1.3 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL ERP MICROSOFT DYNAMICS

El ERP al ser un programa de gestión empresarial que integra todos los elementos de
gestión en la empresa en una única base de datos tenemos que ver las ventajas tiene el
software en beneficio de la empresa, Además los sistemas Erp está considerado como
una gran inversión.

Al ser en una única base de datos evitamos la duplicidad e inconvenientes como datos
dispersos por departamento de esta manera en un solo software tendremos los flujos de
trabajo entre diferentes departamentos

Ventajas del sistema ERP

Mejora la eficiencia en toda la empresa y la facilidad de personalizar a los centros de

funciones para proporcionar acceso a tareas específicas de determinadas funciones
exclusivas de su negocio o sector, gracias a las funcionalidades del Erp.

 Integración:
Microsoft Dynamics es un software de gestión empresarial que recopila las funciones de
su empresa en un sistema integrado. La conexión y la integración con todas sus
aplicaciones empresariales existentes, simplifica la gestión de su negocio, ayuda a su
personal a centrarse en lo que es importante y hace que su trabajo sea eficaz y
agradable.

 Flexibilidad:
Software de gestión sencillo de personalizar y rápido de adaptar al ámbito de su negocio.
Independientemente del grado de especialización de su empresa o el lugar del mundo en
el que se encuentre, Microsoft Dynamics puede cubrir las necesidades de su
organización.

 Centro De Funciones:
Con Microsoft Dynamics cada usuario trabaja en su propia “página de inicio” adaptada a
su estilo, denominado Centro de funciones, donde puede organizar sus páginas,
caracteres accesos directos y empezar a trabajar casi sin ninguna formación.

 Adaptabilidad:
Según evoluciona el negocio, Microsoft Dynamics proporciona una plataforma de
crecimiento fiable ayudando a sus empleados a ser más eficaces y a su empresa a ser
competitiva.

 Integración Con Ofimática:

Con estrechos lazos funcionales y visuales con el resto de aplicaciones Microsoft, es
fácil de aprender, sencillo de usar y rápido de implementar. Si ha trabajado con Microsoft
Office reconocerá el aspecto y las principales funciones inmediatamente.

 Ámbito Internacional:
Microsoft Dynamics le permite gestionar varios idiomas y divisas cuando requiera hacer
negocios fuera de sus fronteras.
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 Facilidad:
Fácil de usar, implementar y mantener. A corto plazo, podrá conectarse con sus
aplicaciones empresariales existentes y ver el incremento de productividad. A largo
plazo, dispondrá de una solución de gestión empresarial innovadora con un coste de
propiedad reducido.

Según Tic Portal (2018) resume que las principales ventajas son:

 Automatización de procesos de la empresa.

 Disponibilidad de la información de la empresa en una misma plataforma.
 Integración de las distintas bases de datos de una compañía en un solo
programa.
 Ahorro de tiempo y costes.

En definitiva, Microsoft Dynamics es una apuesta confiable para todas aquellas

compañías que quieran crecer su negocio y tener un control del trabajo realizado

Desventajas del sistema ERP

Implementar el Erp a una empresa se considera costoso, sin embargo, existen varias
propuestas para todos los presupuestos, para ello se debe tener en cuenta los aspectos
que conllevaría a la implementación y evitar los costos ocultos como las desviaciones en
el presupuesto de consultoría, la migración de datos, mantenimiento no incluido en el
contrato, y la pérdida de productividad de los usuarios.

Según Tic Portal (2018) menciona que las principales desventajas son:

“El inconveniente más común suele ser el coste del software ERP. Esto se debe
normalmente al nivel de personalización que necesita un sistema ERP para cubrir las
necesidades de la empresa: a mayor nivel de personalización, mayor precio. Además,
algunos de los costes que un ERP conlleva pueden aparecer de forma posterior a su
instalación y adquisición, lo que se denomina costes ocultos. Puede encontrar una
descripción detallada de estos costes ocultos, junto con ejemplos y cálculos reales de
presupuestos de los ERP más usados en la Guía ERP. Otra desventaja a tener cuenta al
elegir un paquete ERP está en la implementación. En algunos casos, puede que la
instalación, el hardware necesario para su funcionamiento y la preparación de su
infraestructura tarden demasiado. Esto puede provocar retrasos en el funcionamiento
interno de su empresa que pueden causar pérdidas. No obstante, existen sistemas en la
nube que pueden prevenir este tipo de inconvenientes, al no tener que ser
implementados físicamente en la empresa.”

Se considerará el costo y esfuerzo que supone implementar el Erp, y se llegaría a la

conclusión que no compensa lo que uno invierte, pero esto se puede compensar si elige
un Erp adecuado a las necesidades de la empresa y si tenemos un mayor control de los
costos que incurrimos en la implementación y capacitación a los usuarios que se
adaptan al nuevo sistema.
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1.4 ARQUITECTURA DEL ERP MICROSOFT DYNAMICS

Los módulos de los Erp esta conectados entre sí, comparten una base de datos única,
de manera que la integración de los datos y la coherencia de acceso está garantizada. el
hecho de que la estructura sea modular, permite la implementación del sistema por
etapas .de esta manera, el impacto global se reduce, ya que no se implanta un nuevo
módulo hasta que el anterior está perfectamente definido.

Figura A2: Arquitectura de Microsoft Dynamics NAV 2009

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El software Microsoft Dynamics AX se compone de cuatro componentes principales:

- The Database Server, una base de datos que almacena los datos de Microsoft
Dynamics AX

- El servidor de archivos, (file server): es una carpeta que contiene los archivos de
la aplicación Microsoft Dynamics AX (en los archivos de la aplicación AX2012 se
almacenan en la base de datos)

- Servidor de objeto de aplicación (AOS- The Application Object Server), un

servicio que controla todos los aspectos de la operación de Microsoft Dynamics
AX

- El cliente: es la interfaz de usuario real en Microsoft Dynamics AX

1.5 MODULOS DEL ERP MICROSOFT DYNAMICS

Los sistemas ERP son sistemas de gestión para la empresa especializado en la

administración interna y en la agilización de los procesos en todos los departamentos. Se
caracterizan por estar compuestos por diferentes módulos.

Quonext (2015) detalla que:

“En los últimos tiempos la tecnología ERP desarrollada por Microsoft se ha especializado
de forma progresiva, tanto horizontalmente como verticalmente. De forma vertical, han
aparecido versiones de Microsoft Dynamics ERP destinadas a mejorar sectores como el
de: industria, distribución, turismo o empresas de servicio. Siempre adaptando las
prestaciones del ERP a las necesidades de cada sector.”

Otro de los progresos de Microsoft Dynamics ERP es la continua evolución de los

módulos de los que se compone. Algunos de los más importantes son los siguientes:

Gestión financiera: este módulo del software ERP de Microsoft ofrece la posibilidad de
gestionar de forma integral toda la contabilidad de una empresa. Desde la gestión de los
activos, a la de los cobros pasando por la propia tesorería empresarial. Sin duda, se
presenta como una forma eficiente de controlar gastos y obtener una detallada
información financiera sobre todos los procesos contables de la compañía.

 Contabilidad
 Existencias
 Activos fijos
 Conciliaciones bancarias
 Contabilidad analítica
 Tesorería
 Procesos financieros en múltiples divisas, ubicaciones o empresas

Producción: este módulo especializado para las empresas productoras brinda la

posibilidad de maximizar la rentabilidad de los procesos productivos, ya que posibilita el
hecho de ajustar la producción a la demanda. También permite el control de todo el
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proceso, ya que desde el panel de control de Microsoft Dynamics ERP se puede

gestionar desde el abastecimiento hasta los procesos en fábrica.

Gestión de RRHH: el departamento de recursos humanos podrá organizar toda la

información relativa a sus empleados y colaboradores de forma sencilla y fácilmente
almacenable. Desde las cualificaciones de cada uno de ellos, a los idiomas que
dominan, pasando por sus propios intereses, preferencias y hasta las ausencias de cada
trabajador.

 Generar informes
 Adjuntar comentarios a los registros de empleados
 Realizar el seguimiento de las ausencias
 Recordar aniversarios y celebraciones

Módulo de ventas y marketing: este otro módulo permite gestionar campañas de

marketing segmentando el público objetivo, gestionar y clasificar contactos
personalizados, así como el seguimiento de oportunidades de venta.

 Crear y lanzar campañas de marketing

 Gestionar registros de clientes e históricos de venta
 Realizar exhaustivos controles en los costes
 Realizar el seguimiento de actividades de clientes
 Organizar recursos de servicio
 Prever y realizar el seguimiento del consumo de componentes
 Gestionar contratos de servicio

Administración de la cadena de suministro: la cadena de suministro es un concepto

que engloba a todo el funcionamiento de una empresa y en el que están implicados
todos los departamentos y colaboradores. Este módulo permite realizar un control
exhaustivo de la cadena de suministro, desde las compras al transporte, pasando por los
proveedores y subcontratistas.

 Ajustar sus procesos de flujo de trabajo

 Gestionar el inventario
 Mejorar su capacidad de respuesta
 Seguir las nuevas oportunidades del mercado
 Trabajar de forma más eficaz con sus socios

Business Intelligence:
Otorgue un conocimiento estratégico a sus procesos empresariales con sofisticadas
soluciones de creación de informes, análisis y presupuesto que ayuden a mejorar e
impulsar la toma de decisiones importantes en toda la organización. Microsoft Dynamics
proporciona Business Intelligence, una gran variedad de herramientas de análisis que le
ayudarán a:

 Gestionar presupuestos
 Crear y consolidar informes
 Buscar tendencias y relaciones
 Compartir conocimientos.
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Gestión De Proyectos:
Con este software de gestión podrá tener una visión general de los proyectos que le
ayudaran en las siguientes actividades en su organización:

 Presupuestar costes y tiempos

 Automatizar la facturación
 Predecir disponibilidades
 Realizar el seguimiento de los costes y los consumos
 Planificar capacidades

En el mundo está en constantes cambios por el avance tecnológico, y actualmente los

Erp cada vez están presentes en las grandes empresas y así como las medianas y
pequeñas empresas. Y las empresas desarrolladoras de los Erp, cada vez se introducen
las últimas mejoras que han provocado que muchas empresas, grandes y pequeñas, se
hayan replanteado seriamente las inversiones que realizan en las soluciones de
planificación de recursos empresariales.
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1.6 IMPORTANCIA EN LA EMPRESA DEL ERP MICROSOFT DYNAMICS

Microsoft Dynamics da la importancia a los procesos de existen en la empresa y trabaja

Adecuadamente, al ser un sistema totalmente integrado, que le ayude a mejorar la
eficiencia

Microsoft (2011) detalla:

“Microsoft Dynamics es una línea de soluciones ERP y CRM familiar y adaptable que
ha sido diseñada para cubrir casi cualquier necesidad de negocio y ayudar a los
empleados a tomar decisiones de negocio con confianza. Microsoft Dynamics trabaja
con y como el software familiar de Microsoft, facilitando la adopción por parte del usuario
y disminuyendo los riesgos de implantar una nueva solución. Estas soluciones
automatizan y optimizan los procesos financieros, de inteligencia de negocio y cadena de
suministro para ayudar al éxito empresarial

Microsoft Dynamics ha sido diseñado para ser una solución de gestión familiar para los
empleados, que funciona fácilmente con los sistemas que ya han sido implantados en su
empresa y hace más productivos a los empleados, ayudándole a conseguir el éxito
empresarial.”

Hay que considerar en que beneficios hay al momento de considerar un Erp en la

empresa, tal como que nos ayudaría a planificar y controlar los recursos y proceso de
negocio de una empresa, que nos permitirá mejorar el ambiente interno en la empresa.
Sin embargo al haber tantos productos en el mercado se debe de elegir el mas
adecuado que cubre las necesidades de la organización y para cualquier decisión en tu
negocio necesita estar debidamente informado.
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CAPITULO II

FUNDAMENTO TEORICO REFERIDO AL SOFTWARE

2.1 TEORIA RELACIONADA

2.2 TESIS RELACIONADAS

INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL (MEXICO)

Unidad Profesional Interdisciplinaria de Ingeniería y Ciencias Sociales y
Administrativas
Sección de Estudios de Posgrado e Investigación

Autor: GIL CAMACHO, Carlos Ignacio

Título: “Elementos Mínimos en una Organización, previos a la implementación de

un ERP”, 2015.

Resumen:

Con el boom de los sistemas de cómputo, las organizaciones que contaban con esta
tecnología, comenzaron a desarrollar sus propios programas apegados a sus
necesidades y con el tiempo estos sistemas se fueron aprovechando para implantarse
en otras organizaciones con características similares, dando origen a los paquetes de
programas y posteriormente a lo que hoy en día conocemos como los sistemas ERP o
planificación de recursos empresariales.

Casi al mismo tiempo del surgimiento de los sistemas ERP, nacieron las Metodologías
de Implementación, que son una secuencia de pasos lógicos y sistematizados para la
implementación de los ERP en las empresas. Estas metodologías sirven para planear y
administrar los proyectos, así como guiar a los líderes de proyecto durante el proceso de
implementación, dando como resultado, control del proyecto, disminución de riesgos y
logro de los objetivos originalmente planteados.

A pesar de las metodologías y de los muchos estudios que existen respecto a los
problemas presentados al momento de implementar un sistema ERP, se siguen
presentando desviaciones de tiempo, costo y logro de objetivos, pareciera que todos los
estudios hechos y herramientas que se tienen en la actualidad, no han sido
considerados. Por lo tanto, el desgaste y frustración de los participantes sigue latente.

Hace algunos años cuando se empezó con el desarrollo de los sistemas de información,
lo primero que se definía era la misión de la empresa, el plan estratégico, los objetivos
de la organización hasta llegar a los procesos detallados, los cuales tenían que estar
validados y documentados antes de comenzar a desarrollarse. Hoy en día las
metodologías omiten esta parte y lo sustituyeron por una tarea que le llaman alineación
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de procesos donde buscan forzar a la organización a apegarse al funcionamiento del

ERP, que defienden como las mejores prácticas en las organizaciones.

Analizando las metodológicas y herramientas de implementación actuales además de

una investigación de campo, se obtiene un conjunto de elementos mínimos con los que
debe contar una organización previos a la implementación de un sistema ERP. La
investigación se hizo en PYMES de la Zona Metropolitana del Valle de México que
llevaron a cabo una implementación de un sistema ERP.

UNIVERSIDAD DE PIURA
Facultad de Ingeniería

Autor: FLORES CHAMBA, Elena Yuvixa

Título: “Alternativas de implementación de un sistema ERP en una pyme

agroindustrial peruana”, 2014.

Resumen:

El objetivo de esta tesis es elaborar una guía de referencia para ayudar a las pymes
agroindustriales que estén evaluando la implementación de un sistema ERP.

La guía comprende un estudio que va desde los conceptos básicos para entender el
funcionamiento de un sistema ERP, pasando además por un análisis comparativo de las
distintas alternativas del mercado de software y termina con un estudio de una pyme
agroindustrial modelo que intenta ampliar los conocimientos previos que deben tener en
cuenta los empresarios para una implementación, tales como, análisis de los procesos,
definición de requerimientos a nivel de áreas funcionales, recomendaciones sobre los
requerimientos técnicos, los costos, el retorno de la inversión.

La investigación demuestra que existen diversas alternativas de sistemas ERP en el

mercado peruano, pero son pocas (solo el 25% de las estudiadas) las que cuentan con
aplicaciones específicas para la gestión agroindustrial. La implementación de un sistema
ERP es el primer paso hacia el crecimiento de las pymes; pero si no es acompañado por
otros cambios de fondo, tanto técnicos como culturales sugeridos en esta tesis,
simplemente terminará por diluirse como un tibio intento de hacer las cosas de un modo
diferente.

UNIVERSIDAD DE CHILE
Facultad de Ciencias Físicas y Matemáticas
Departamento de Ingeniería Industrial

Autor: NAVARRO ULLOA, Osvaldo Christian

Título: “Diseño Conceptual de un Sistema de Información para la Gestión Integral

de la AFP CUPRUM”, 2011.

Resumen:

El objetivo principal de este estudio es diseñar conceptualmente un sistema de

información para la gestión integral de la AFP Cuórum.
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En segundo lugar, se propone una estrategia de gestión del cambio para facilitar la
implementación de este sistema de información, permitiendo vislumbrar todas las
barreras que tiene la organización y sugerir las medidas que se pueden tomar para
poder superarlas.
Esta tesis requiere estudiar los negocios asociados a la empresa y los sistemas que
soportan estos negocios. En segundo lugar, se definen los requerimientos funcionales
que deben ser estudiados y que son la base para el diseño conceptual del sistema de
información.

La metodología de la tesis se edificó́ a través de un proceso de búsqueda de la

información, lo que permite realizar un diagnóstico de los sistemas actuales de la
empresa, para posteriormente realizar una evaluación de los requerimientos funcionales
de la organización a nivel de la alta gerencia, táctico y operativo, lo que permitió́ definir
un esquema de las relaciones funcionales de la Gerencia de Administración y Finanzas.

Finalmente se define la estrategia de gestión del cambio, debido a que el éxito del
proyecto no solo depende de los factores técnicos, sino también de las personas que
formaran parte de la implementación del sistema.
La propuesta finalmente se encarga de los lineamientos del lanzamiento del proceso de
gestión del cambio, junto a la evaluación de la estrategia de implementación del sistema
de información integral, para establecer finalmente el plan de actividades para la
ejecución.

Nuestra primera conclusión es que el diseño conceptual de este sistema de información

propone como resultado, la definición adecuada de los requerimientos de alto nivel,
operacional y técnicos, permitiendo que el desarrollo de este sistema de información sea
integro, de acuerdo a las necesidades que presenta una AFP como empresa del rubro
financiero. Lo anterior permitirá́ mantener un ambiente de control interno adecuado,
integrando la información en forma vertical y horizontal, proporcionando una adecuada
toma de decisiones.

También podemos concluir que la elección de los usuarios lideres (Key Usher), es un
factor determinante en el proceso, ya que se deben elegir las personas con más
conocimientos en sus áreas, de modo que sean los monitores de excelencia en el
traspaso de los conocimientos, los cuales serán entregados al resto de la organización a
través de una instancia formal.

UNIVERSIDAD CARLOS III DE MADRID

Escuela Politécnica Superior

Autor: CARBONERO JIMENEZ, Miguel Ángel

Título: “Implementación de un ERP: Microsoft Dynamics NAV: Navision en una

empresa de juguetes”, 2011.

Resumen:

El principal objetivo del proyecto es el despliegue e implantación de un sistema integrado

de gestión (ERP) dentro de la empresa. Los ERP son soluciones informáticas cuyo
objetivo es gestionar la información a través de las diferentes áreas de la empresa para
agilizar tareas, mejorar los procesos de producción y reducir costes.
La aplicación que se utilizará en el proyecto es Microsoft Dynamics NAV uno de los
sistemas que en la actualidad se está́ implantando en muchas empresas dentro del
marco de las medianas empresas.
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Navision se adapta a los requerimientos del mercado tanto en el momento de la

instalación como a lo largo del tiempo cuando las necesidades de negocio se deben
variar inevitablemente. El propio desarrollador puede predeterminar los criterios de
clasificación y selección de datos que se presentan en pantalla.

La integración entre los diferentes módulos se realiza en tiempo real y de forma

automática. Navision incorpora una serie de módulos estándar con los que los
desarrolladores construyen la aplicación a la medida de las necesidades de la empresa.

Con Navision no se perderá́ ningún dato si se produce fallo eléctrico, gracias a su

sistema de seguridad que también protegerá́ la información frente a sustracciones no
deseadas con la definición de usuarios y la utilización de contraseñas.

Todas estas características unidas a la capacidad de integración con otras aplicaciones

hacen de Navision un sistema muy práctico y útil para mantener la gestión de la empresa
siempre al día y para extraer la información necesaria a la hora de tomar decisiones
importantes sobre el desarrollo de la misma.

Con esta herramienta se pueden diseñar procesos automatizados para mejorar la

gestión del almacén, contabilidad, gestión de clientes y proveedores y que el flujo de los
datos sea rápido y eficaz provocando que se multipliquen los beneficios de la empresa.

Para esta solución hay que tener en cuenta dos vertientes: Por un lado, se comentará la
solución que se ha propuesto para poder tener los datos de las tiendas en tiempo real.
Por el otro lado, se comentará la forma de trabajar que se tiene en el almacén central.

En lo referente a tiendas, en primer lugar, se mostrará un diagrama donde se muestra

como están comunicadas las tiendas con el almacén central. A partir de ese diagrama se
explicará como se envían los datos desde la tienda a central.

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DEL ECUADOR

Facultad de Ingeniería

Autor: LEORO RUALES, José Gustavo

Título: “Proyecto de implementación de geolocalización en el módulo de ventas de

Microsoft Dynamics AX mediante el diseño y construcción de una
aplicación móvil”, 2015.

Resumen:

Considerando que la tendencia y enfoque de las empresas se centra en la búsqueda e

implementación de soluciones móviles, se vio la necesidad de desarrollar una aplicación
que se pueda integrar al trabajo diario del personal de una organización, adicionalmente
se evidenció una escasez en el mercado de soluciones que permitan combinar el uso de
estas tecnologías con sistemas de posicionamiento global.

Microsoft Dynamics A es el ERP que poseen algunas grandes empresas en el país, una
de ellas Confitera, compañía dedicada a la fabricación y distribución de productos.
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Las ventas es el punto más crítico en este tipo de empresas, es importante una buena
organización y sobre todo planificación de la demanda que existe en el mercado
acompañada de un control de actividades sobre cada vendedor móvil
En esta empresa actualmente existe una integración entre su ERP y los dispositivos
hand-held y PDA, sin embargo esta combinación únicamente permite desarrollar las
actividades comerciales más no de análisis, sumado a esto que el proceso de
sincronización de la información entre el ERP y estos dispositivos no es en línea, por lo
tanto cada vendedor requiere acercarse a puntos específicos destinados para esta
actividad.

Por lo tanto, se ha decidido desarrollar una aplicación móvil, integrada a Microsoft

Dynamics AX mediante el uso de servicios web, que permita enviar desde el dispositivo
móvil hacia el ERP información precisa respecto a los pedidos de venta procesados por
cada vendedor junto con la posición geográfica de las ventas efectuadas por cada
vendedor para su posterior análisis.

Por otro lado, Confitera actualmente realiza el levantamiento de información de

coordenadas de clientes de manera manual, sin embargo, con el desarrollo esta
aplicación la toma de información será́ automática y en línea, a través del dispositivo
móvil y actualizado en el ERP mediante un servicio web.

En Quito, la empresa Confitera, cuando inició la implementación de Microsoft Dynamics

AX, desarrolló un módulo de ventas basado en el concepto de rutas de ventas, esta
información es trasladada mediante una interfaz a cada uno de los dispositivos móviles
hand-held y PDA

La información almacenada en estos dispositivos genera datos de entrada para poder

realizar las ventas asignadas al personal, permitiendo a los vendedores despachar los
productos y armar los pedidos de venta. Toda esta información retorna al sistema ERP
también mediante una interfaz.

Con el pasar de los años, surge la necesidad de poder utilizar de mejor manera toda la
información que es almacenada en el dispositivo móvil y no se traslada al ERP, como por
ejemplo la ubicación exacta de cada uno los puntos visitados, ventas efectuadas; esto
para poder obtener una estadística de ventas por zona más exacta y en línea, y más
importante aún, tener un control de actividades sobre cada vendedor.

INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL (MEXICO)

Escuela Superior de Ingeniería Mecánica y Eléctrica. Unidad Culhuacán

Autor: CARCAMO MUNGUIA, Eduardo

PASALAGUA CERVANTES, José Domingo
MARTINEZ RUIZ, María de los Ángeles

Título: “Auditoria a la Base de Datos de Microsoft Dynamics NAV 2009”, 2011.

Resumen:

En la empresa Conectores y Mangueras Industriales S.A. de C.V no existe un área de

sistemas totalmente definida por lo cual hay un descontrol sobre el nuevo sistema que se
implementó y sobre todo no hay control sobre la información contenida en su base de
datos.
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El objetivo es realizar una auditoría a la seguridad de la base de datos de Microsoft

Dynamics Nave 2009.

Se auditora la seguridad de la base de datos del Microsoft Dynamics NAV 2009, para
revisar el cumplimiento de la seguridad necesaria para resguardar la información
importante del negocio.

UNIVERSIDAD DE SAN ANDRES (ARGENTINA)

Maestría en Gestión de Servicios Tecnológicos y Telecomunicaciones

Autor: HERNAN MASOERO, Pablo

Título: “Estado del arte de sistemas ERP”, 2014.

Resumen:

Un ERP es un sistema de información que integra procesos de negocio, con el objetivo

de crear valor y reducir los costos al hacer disponible la información correcta a las
personas adecuadas en el momento adecuado, para ayudarles a tomar buenas
decisiones en la gestión de recursos de manera productiva y proactiva (McGaughey y
Gunasekaran, 2007). Estos sistemas han sido diseñados para simplificar e integrar los
procesos de operación y los flujos de información dentro de una empresa para promover
la sinergia (Nikolopoulos, Metaxiotis, Lekatis, y Assimakopoulos, 2003) y una mayor
eficiencia organizacional.

En el presente trabajo de investigación analizaremos cuales son los objetivos, beneficios,

costos y riesgos, determinando cuales son los drivers de adopción de un ERP, cual es la
mejor solución en base a la situación empresa y cuál es la mejor estrategia para su
implementación, llegando a examinar el impacto de este tipo de sistemas frente al
posicionamiento estratégico de una organización, con el objetivo de determinar de qué
manera un ERP propicia o no la alineación estratégica de los procesos de una
compañía. Adicionalmente determinaremos cuales son las mejores soluciones ERP a
nivel internacional, regional y local, y comprobaremos la veracidad de los conceptos
definidos a través del análisis de una implementación exitosa. Finalmente, examinando
las problemáticas de la adopción de este tipo de sistemas por parte de las PYMES,
introduciremos cuales son las nuevas tecnologías que afectan a los ERP, haciendo
hincapié́ en el Cloud Computing, definiendo cuales son las tendencias tecnológicas a
futro con el objetivo de determinar cuáles son las soluciones ERP que van a predominar.
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CAPITULO III

CASO DE EXITO
CASO PRACTICO ERP
3.1 RESEÑA HISTORICA

La Corporación Jofemar nace en 1971 fruto de una apuesta personal e innovadora de

Félix Guindulain Vidondo, actual presidente de la Compañía. Su capacidad autodidacta,
esfuerzo y espíritu emprendedor e innovador le permitieron adelantarse a los tiempos y
marcar el comienzo de una historia de éxitos.
 
Bajo el nombre inicial de Moratiel y ubicada en una pequeña bajera de Peralta,
la Corporación Jofemar, cuyas siglas responden a las iniciales de sus fundadores, nace
como una empresa especializada en baños electrolíticos y tratamientos superficiales. Es
en este momento cuando empieza a gestarse el embrión de lo que hoy conocemos.
Gracias a su valor, su visión de futuro y su firme apuesta por la innovación y la
diversificación como modelo de aprendizaje y, por ende, de crecimiento, Jofemar se ha
convertido en un prestigioso grupo empresarial.
 
Se encarga de diseñar, fabricar y comercializar una amplia gama de soluciones
tecnológicas para máquinas de venta automática, sistemas de pago, telemetría, puntos
de venta en restauración colectiva y canal Horeca; además de vehículos eléctricos,
battery packs y sistemas de almacenamiento energético para smartgrids y aplicaciones
estacionarias. Integra otras dos marcas, Sentil y V2C, con las que opera máquinas de
vending y de dispensación de EPIs en España.

Desde su fundación en 1971, se ha posicionado como un referente tecnológico a nivel

mundial gracias a su constante inversión en I+D+I, a la firme apuesta por la innovación y
a la profesionalidad de su equipo humano.

En la actualidad, su plantilla supera los 280 empleados y tiene presencia en más de 84

países de los cinco continentes. Cinco delegaciones nacionales, cuatro filiales
comerciales en Estados Unidos, Francia, Inglaterra y Brasil, y una red oficial de
distribuidores por todo el mundo garantizan el mejor servicio y apoyo técnico y soporte
en cualquier lugar.

Las instalaciones industriales de Jofemar, que actualmente ocupan una superficie de

52.000 metros cuadrados, ya forman parte del paisaje urbano de Peralta y, aunque todo
el mundo sabe quiénes somos, solo unos pocos conocen el verdadero significado de
todo lo que se oculta tras esa gran ‘J’.
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3.2 PROBLEMÁTICA

Además de fabricar soluciones tecnológicas, como máquinas de venta automática,

Jofemar proporciona soporte técnico y servicio posventa a clientes de sus diferentes
divisiones. Este servicio genera una necesidad de gestión que se extiende a la red
técnica, que ha de desplazarse para la correcta atención de la maquinaria.

Antes de iniciar su proceso de transformación digital, la compañía disponía de la solución

ERP Microsoft Dynamics AX, que cubría las áreas corporativas (ventas, financiero, etc.)
y que les permitía planificar, controlar y desarrollar los proyectos y alcanzar los objetivos
en términos de rentabilidad y eficacia. Sin embargo, carecían de una solución específica
que soportara los servicios de mantenimiento y atención al cliente.

“Nos encontrábamos con el problema de que muchos departamentos tenían sus propias
herramientas de gestión o, incluso, con que los técnicos trabajaban sobre partes en
papel y hojas Excel. En este caso, la información se incluía de forma manual en el
sistema de gestión, lo que, a veces, no resultaba del todo práctico a la hora de analizar y
manejar dichas informaciones. Estaba claro que necesitábamos automatizar muchos de
nuestros procesos”, asegura Ángel Herrera, director de Global Services de Jofemar.

En concreto, precisaban una plataforma que garantizara un acceso sencillo a

documentación comercial, un mayor control del estado e historial de reparaciones de
cada una de las máquinas instaladas e información actualizada de los repuestos y el
material. El objetivo era cubrir los siguientes ámbitos: mantenimiento de contratos y
garantías, análisis y mantenimiento de equipos, optimización de stocks, planificación del
servicio, gestión de incidencias y análisis de dato.
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3.3 SOLUCIÓN

Para garantizar la rentabilidad y calidad de sus servicios de atención y mantenimiento,

Jofemar debe desplazar a la persona adecuada para cada tipo de servicio con el menor
coste posible. “Microsoft Dynamics 365 for Field Service ha supuesto un salto cualitativo
en muchas áreas: mantenimiento de contratos, control de equipos, análisis de la
información, gestión de incidencias”, explica Ángel Herrera. “Nos decidimos por
Dynamics por la naturaleza integral de la plataforma, que gestiona toda la cadena: desde
el aviso de una avería hasta la resolución de la incidencia. Es una solución ‘todo en 1’
inteligente”.

Antes de la implantación, el técnico recibía el aviso, acudía a resolver la avería y

rellenaba un parte en papel que después introducía en el PC, en el ERP y en varias
hojas de Excel. Con esta solución se han automatizado y optimizado todos los procesos:
“Antes, cuando había una avería en una máquina, el proceso de comunicación y
actuación de los técnicos no era ágil, era muy manual con la consiguiente pérdida de
tiempo y calidad. Ahora operan de una forma eficiente: el técnico recibe la notificación en
su teléfono e informa del servicio prestado en tiempo real. Desde ese momento, el
departamento de administración dispone de la información relativa a los productos
consumidos, se actualiza el inventario y, tan pronto como se finaliza el servicio, la
información se integra en el ERP para que se lance de forma automática el pedido de
ventas y la factura”, señala Ángel Herrera.

Otra de las grandes ventajas que ofrecía esta plataforma era poder disponer de una
aplicación móvil para mejorar el trabajo de los técnicos, desde donde gestionan la
incidencia e informan a todas las áreas implicadas. “Ahora el tiempo real es tiempo real
de verdad”, añade Herrera.

En cuanto a la elección de partner, Jofemar destaca que “el enfoque de la propuesta y

las soluciones planteadas por Prodware dieron respuesta al 100% a nuestras
necesidades derivadas de la gestión de equipos”. También se valoró muy positivamente
la experiencia de Prodware como consultor tecnológico tanto de la parte de FieldService
y Customer Service como del ERP Microsoft Dynamics AX, así como “la robusta
estructura del equipo que internamente atiende a estas soluciones”. “Ahora tenemos, en
vez de administrativos, planificadores de servicios, lo que nos permitido ganar en
eficiencia y control, claros beneficios para la compañía”.

3.4 RESULTADO

La entrada de Microsoft Dynamics 365 for Field Service en el día a día de la organización
les ha permitido recibir peticiones de soporte en diferentes canales, planificar y asignar
recursos específicos según la petición, una completa movilización del técnico, incluida la
gestión de inventario. Gracias a la automatización, consiguen transmitir toda la
información necesaria al técnico en tiempo real, mejorando la ratio de FTF (First Time
Fix). Esto mejora la productividad y la experiencia de cliente al tiempo que reduce los
costes. “En Jofemar hemos pasado de un modelo de servicio reactivo a un modelo de
servicio predictivo”, explica Miguel Ángel Carrero, director general de Jofemar, “lo que
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nos está aportando importantes mejoras, especialmente en tres ámbitos: productividad y

calidad de servicio, incremento de ventas y reducción de costes.

La planificación del servicio es una de las áreas que más ha cambiado, ya que Field
Service permite conocer en tiempo real la situación de cada uno de los técnicos y
planificar el trabajo a corto, medio y largo plazo para llevar a cabo el mayor número de
servicios en el menor tiempo posible y minimizar los costes de desplazamiento al mejorar
las asignaciones del servicio. El cambio de rol del empleado es una consecuencia directa
de la digitalización de la compañía. “Ahora tenemos, en vez de administrativos,
planificadores de servicios, lo que nos permitido ganar en eficiencia y control, claros
beneficios para la compañía”, indica Félix Guindulain, vicepresidente de Jofemar.

Jofemar vio en Prodware la compañía idónea para acompañarle en el crecimiento de su

división de servicio técnico. María Jesús Llorente Casado, Sales & Marketing Director en
Prodware Spain, destaca que “Microsoft Dynamics 365 for Field Service incide
directamente en la productividad de los equipos técnicos”. Es por ello que “desde
Prodware hemos hecho una rotunda apuesta por esta solución, que ofrece al área de
servicios importantes oportunidades de mejora, desde la programación optimizada hasta
el mantenimiento predictivo”.
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CAPITULO IV
CONCLUSIONES

Luego de esta investigación, se concluye afirmando que tanto Microsoft Dynamics es un

programa de gran utilidad capaz de generar grandes beneficios para las empresas, de tal
forma que puedan verse no como un gasto sino como una inversión.

Existen casos concretos de empresas que han percibido beneficios con la utilización de
estos programas, como la mencionada anteriormente, por lo cual deberían ser tomados
en cuenta para su posible uso por parte de las empresas, especialmente aquellas que
están orientadas o que se quieren orientar a la realización de transacciones y procesos
por internet, el cual fideliza al cliente con la empresa.

Podemos afirmar que la implementación de un Erp, nos permite administrar

correctamente la información de la empresa de manera eficiente y eficaz y obtener
información precisa y oportuna de todas las áreas de la empresa, sin olvidar que al ser
una herramienta para la empresa se necesita un personal adecuado (usuarios y
consultores) e infraestructura tecnológica adecuada y obtener el mayor provecho de la
inversión realizada.
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CAPITULO V
RECOMENDACIONES

En la implantación de un Erp se debe hacer un estudio, si el Erp es el adecuado para las

necesidades de la empresa y tener en cuenta que una mala estrategia lleva al fracaso.

La organización debe prever los retrasos, cuando se establecen los recursos necesarios para que
el proyecto pueda avanzar en su ejecución y la necesidad de la disponibilidad de tiempo de los
colaboradores.

En la obtención de beneficios de la nueva tecnología, es importante la capacitación del personal y

que se adecuen en el Erp y evitar en la perdida de horas. Debe hacer que el sistema trabaje
correctamente.

Crear un programa de lealtad de clientes que incrementó el valor de vida del cliente y los ayudó a
construir mejores relaciones con clientes nuevos.

Brindar un mejor servicio al cliente con una visión más amplia de los clientes.

Mantenerse al frente de los cambios constantes en la información de sus proyectos para tener
reportes en tiempo real.
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BIBLIOGRAFIA

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Título: “Diseño Conceptual de un Sistema de Información para la Gestión Integral de la

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UNIVERSIDAD CARLOS III DE MADRID (ESPAÑA)

Autor: CARBONERO JIMENEZ, Miguel Angel
Título: “Implementación de un ERP: Microsoft Dynamics NAV: Navision en una empresa
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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DEL ECUADOR (ECUADOR)

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INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL (MEXICO)

Autor: CARCAMO MUNGUIA, Eduardo; PASALAGUA CERVANTES, José Domingo;
MARTINEZ RUIZ, María de los Ángeles
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UNIVERSIDAD DE SAN ANDRES (ARGENTINA)

Autor: HERNAN MASOERO, Pablo
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