TEORIA GENERAL DE SISTEMAS

PRESENTADO POR:
EDGARDO LEÓN CEBALLOS POVEDA

DOCENTE
INGENIERO JULIAN ANDRES COVALEDA GAVILAN

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA REMINGTON

SAN JOSE DEL GUAVIARE – GUAVIARE
TEORIA GENERAL DE SISTEMAS
INGENIERIA DE SISTEMAS
1er SEMESTRE
2020
 INTRODUCCIÓN

El presente documento tiene como finalidad tratar los temas generales en la conceptualización de bases de
datos y todo el manejo de la información con su procesos, los cuales son importantes a la hora del tratamiento
de datos en una empresa, en las empresas modernas la información entra en los activos de la misma
considerándose esta de mucha importancia ya que de allí derivan las principales actividades de una empresa
sea de carácter público o privado, por esta razón en los últimos años se ha incrementado el estudio hacia el
manejo de ésta, escuchándose varias propuestas de cómo se debe almacenar y tratar este tipo información,
derivándose también de allí múltiples delitos que van desde multas gigantescas hasta cárcel para que ellos que
comercian ilegalmente con la información de sus clientes o empleados.
 1. Realizar una descripción con sus propias palabras (adjuntar referencia bibliográfica de base) la
descripción de los tres siguientes conceptos. (valor 1.0)

a) Que es una base de datos

Una base de datos es un repositorio de información lógica qué nos permite administrar de una manera concreta
las acciones propias derivadas de la función comercial de una empresa, la importancia de la base de datos radica
en el uso que una empresa o institución pueda darle a ella teniendo como base fundamental la ética y el manejo
de su entorno, a partir de ahí se pueden utilizar múltiples variables como la constitución de la misma en qué
lenguaje va a estar conformada, cuántos usuarios pueden acceder a ella, los niveles de seguridad que se le puedan
asignar y desde cuántas terminales esté habilitada esa misma accesibilidad.

En estos tiempos el tratamiento de la información es tan importante que se le da una caracterización de activo de
la empresa, por esta razón las políticas de seguridad cada vez son más robustas y se plantea nuevo personal con
conocimiento para el manejo de éstas ya que de allí también se derivan los objetivos principales de la empresa,
las estrategias, las políticas y todo lo que llevé al desarrollo como tal de la actividad comercial.

Las bases de datos no son un concepto nuevo en la industria, este ha sido llevado a lo largo de todos los años ya
que desde un simple rebaño de ovejas o la caracterización y perfilación de 10,000 usuarios requieren una
metodología única pero un desarrollo más cuidadoso por decirlo de alguna manera para mayor número de
usuarios o de información en cada base de datos.
 b) Que es un almacén de datos
Desde los primeros tiempos cuándo se empezó a hablar de bases de datos, estás empezaron a recopilar cierto
tipo de información y a estructurarla de una manera coherente con el fin de tener un repositorio seguro de
información sobre la cual se tomaban decisiones importantes para la empresa. No necesariamente estas
decisiones siempre eran las correctas ya que sobre esos primeros años de implementación de las bases de datos
ya sé contaba mayoritariamente con un sistema relacional de datos, pero ahora no se sabía qué hacer o cuál era
la manera correcta de aplicar un análisis a los datos para tomar decisiones realmente funcionales a los objetivos
y metas de una empresa.

El avance de las bases de datos tiene que ver ahora con las políticas de restricción de usuarios, asignación de roles
y todo lo que tenga que ver con la protección y seguridad de los datos elemento importante en la manipulación
de los mismos. Pero además de esto el avance también se encuentra en el tratamiento que se le puedan dar a los
datos ya sea almacenados OLAP o a los datos capturados en línea OLTP, ya que cualquiera de estos necesita un
análisis detallado y crítico para tomar mejores decisiones, añadido a esto una gran variable que tuvo que ser
resuelta y puesta a prueba por muchos años y es la de manejar un número gigantesco información, es sabido que
mientras el mundo ha ido avanzando la información que se genera minuto a minuto es muy grande y por esta
razón se necesitan todo el material logístico necesario para que no haya problemas en la interacción con este tipo
de tecnologías.

El Data Warehouse en definitiva es una herramienta analítica que está creada para la toma de decisiones y la
generación de informes con el mínimo de errores posibles, basado siempre en información minuto a minuto
concedida por la interacción entre el usuario y los medios de recopilación de información ya sean de tipo encuesta,
entrevista, pagina web, data center, entre otros.

La información recopilada por medio de este sistema cumple un proceso estricto de perfilación, en el transcurso
de los años se ha ido mejorando y aplicando nuevas políticas que aseguran cada vez más la vitalidad de la
información presentada y las decisiones empresariales son cada vez más acertadas gracias a esta herramienta.

Entonces, si estos repositorios de datos son tan complejos de construir y mantener, ¿por qué las organizaciones
se molestan? Esencialmente, porque pueden proporcionar:

– Un único punto de acceso para todos los datos, en lugar de requerir que los usuarios se conecten a docenas o
incluso a cientos de sistemas individualmente.

– Una garantía total de calidad de los datos.

– Una historia de los datos que almacenan.

– Separación entre los sistemas operativos del día a día y los sistemas analíticos, por razones de seguridad.

– Un conjunto estándar de semántica en torno a los datos; por ejemplo, coherencia en las convenciones de
nomenclatura, códigos para diferentes tipos de productos, idiomas y monedas…

De este modo, almacenar datos completos en relaciones estructuradas significa que los repositorios de datos
también pueden proporcionar respuestas a una variedad de preguntas complejas, como:

– ¿Cuántos ingresos ha generado cada una de nuestras líneas de productos por mes durante los últimos diez años,
desglosados por ciudad y estado?

– ¿Cuál es el tamaño de transacción promedio en uno de nuestros cajeros automáticos, desglosado por hora del
día y activos totales del cliente?

– ¿Cuál es el porcentaje de rotación de empleados durante el último año en las tiendas que han estado abiertas
durante al menos tres años? ¿Cuántas horas trabajaron esos empleados por semana?
 c) Que es BI y como se aplica en las organizaciones

Podríamos afirmar que Business Intelligence es el siguiente paso qué nos lleva el camino de tratamiento de datos
siguiendo el Data Warehouse, básicamente la inteligencia artificial lo que hace es aprovechar los diferentes
software que existen y también todos los servicios para poder transformar los datos que extraemos de las bases
de datos en inteligencia qué en forma alavés los estados reales para la posterior toma de decisiones empresariales
que sean estratégicas y tácticas en una organización. Estas herramientas además de acceder y analizar conjuntos
de datos también presentan hallazgos analíticos en informes, resúmenes, gráficos, cuadros de mando y mapas
para proporcionar a los usuarios información detallada sobre el estado del negocio. Existe un término paralelo
muy utilizado también actualmente el cuál es el de Business Analytics (BA) la diferencia con el Business Intelligence
es que este último no te dice que hacer, te hice lo que fue y lo que es según Michael Goleman profesor de gestión
de operaciones y la ciencia de la decisión en la universidad de Dayton en Ohio y lo que hace el Business Analytics
es predecir lo que sucederá, conocido como análisis predictivo a ese también se le denomina análisis avanzado,
pero estudios requiere una logística bien planteada para el manejo de su información.

Una manera básica de comprender lo que es directamente incipiente en la inteligencia de negocios es la de

generar datos, ofreciendo tendencias y generando ideas la cual mucha gente necesita para hacer mejor su trabajo,
la generación de estos informes agiliza el esfuerzo que la gente hace para tomar buenas decisiones empresariales.
Por ejemplo, una empresa que quiere gestionar mejor su cadena de suministro necesita capacidades de BI para
determinar dónde están ocurriendo los retrasos y dónde existen variabilidades dentro del proceso de envío, dice
Hagans. Esa empresa también podría usar sus capacidades de BI para descubrir qué productos son más
comúnmente retrasados o qué modos de transporte están más involucrados en los retrasos.

Los posibles casos de uso de BI se extienden más allá de las típicas métricas de desempeño empresarial de ventas
mejoradas y costes reducidos, dice Cindi Howson, vicepresidente de investigación de Gartner.

2. Que es un CRM Y ERP

Es cierto que estos programas de gestión empresarial son cada vez más diversos y funcionales, por lo que algunas
de las tareas específicas para los que fueron diseñados unos pueden ser realizadas por los otros. Pero no hay que
olvidar que tanto uno como el otro han sido concebidos para unos objetivos concretos y son buenos en el
desempeño de esas actividades.

Pongamos un paralelismo para entenderlo mejor.

¿Puedo editar una foto con un programa de presentaciones o un editor de texto?

Sí, con ciertas limitaciones, pero puedo modificarla.

Sin embargo, para un acabado profesional deberé usar una herramienta específica de edición de fotos.
Con estas aplicaciones empresariales pasa exactamente igual. ¿Puedo gestionar los contactos de mis clientes con
los dos? En parte sí, pero para extraer todo el valor deberé usar un software CRM.

Por eso, lo ideal es que las empresas cuenten con cada uno de estos sistemas para llevar a cabo una mejor gestión
de cada uno de los procesos. El enfoque que utilizan estas herramientas es diferente y es así como consiguen
maximizar la eficiencia y la rentabilidad de los negocios.

Para qué sirve un software ERP y un programa CRM

¿Para qué sirven cada uno de ellos?

A grandes rasgos podemos resumir un ERP como el gestor de los gastos para optimizar todos estos costes.
Mientras, el CRM permite generar más ventas y, por tanto, aumentar los ingresos.

Independientemente de que el primero se desarrollará antes que el segundo, este último se utiliza principalmente
para realizar actividades de front office, mientras que el otro se utiliza para realizar actividades de back office.

Para entender bien en qué se diferencia ambos programas quizá deberíamos conocer mejor qué se esconde
exactamente detrás de cada una de estas siglas.
Veámoslo más detenidamente.

Qué es un ERP
Si nos vamos al diccionario de Sage, ERP es el acrónimo de Enterprise Resource Planning. Es decir, un programa o
solución de gestión empresarial.

Estos programas (el término lo acuñó Gartner para referirse a este tipo de software) fueron inicialmente
desarrollados pensando en las industrias de fabricación y producción, al tener que controlar los pedidos de
diferentes componentes, su almacenaje, el control del stock y los costes de producción. Sin embargo, han acabado
siendo una de las principales herramientas de gestión de cualquier tipo de empresa.

Gracias a este tipo de programas de gestión, las empresas pueden controlar e interconectar las diferentes áreas
o departamentos del negocio, desde la fabricación y producción hasta el control de ventas y facturación y la
contabilidad, logrando ser más eficientes y competitivas.

Gracias a la planificación que permiten este tipo de software también se pueden controlar y gestionar lo relativo
a las ventas, los pagos y los inventarios, así como algunos aspectos elativos al departamento de recursos humanos.

Es decir, que con este programa se planifican todos los recursos con los que cuenta la empresa.

Características de un software ERP

Es una solución fundamental para la operativa y el día a día de los departamentos de contabilidad, finanzas,
pedidos, logística, recursos humanos o inventario.

Muchos de estos programas, además son altamente personalizables en función de las necesidades de las
empresas.
Además, también suelen integrarse o permitir su conexión con otro tipo de herramientas (por ejemplo, lectura de
códigos para hacer el inventario o integración con sistemas de venta por comercio electrónico).
Sus puntos fuertes, no obstante, siguen estando en el control económico de toda la compañía, al manejar las
operaciones financieras, la facturación y las compras.
También suelen estar dotados con cuadros de mandos y cierta inteligencia empresarial, que facilita la generación
de informes y el poder establecer KPI para la gestión económica de las organizaciones.

Qué es un CRM
Mientras, cuando hablamos CRM (Customer Relationship Management), lo hacemos del programa que se encarga
de la gestión de la relación con el cliente, pudiendo aplicar estrategias de fidelización y marketing. Pero, además,
estas herramientas ayudan a centralizar toda la información que se tiene de una cliente recogida a través de los
diferentes puntos de atención y de contacto que tenga establecida la organización.

Características de un software CRM

Gracias al CRM las empresas pueden identificar y adecuar las relaciones con los diferentes clientes que tengan,
facilitando tanto una mayor personalización como una mejor automatización de estas acciones.

El principal objetivo del software CRM es conocer mejor a nuestro cliente y así poder aplicar estrategias de
fidelización para generar relaciones cliente-empresa más estable.
Por eso, estas herramientas son básicas para diferentes departamentos, como ventas, marketing, atención al
cliente, investigación y desarrollo comercial.
A través de un CRM se pueden hacer envíos de campañas a través de correo electrónico, seguimiento de llamadas,
control de incidencias de los clientes, así como diferentes estadísticas.

Las diferencias más importantes entre un software ERP y un CRM

Ambos sistemas mejoran la eficiencia en los procesos comerciales. Pero mientras que el ERP se enfoca en reducir
costes al hacer que los procesos comerciales sean más eficientes, el CRM busca incrementar las ventas.

Para entender bien lo que les diferencian podemos establecer de algunos grandes bloques.
Objetivo del programa
El objetivo de uno y otro es completamente distinto. Mientras que uno controla los recursos empresariales y
ofrece una gestión económica de ellos, el CRM está centrado en los clientes y en todo lo que les rodea, para
mejorar y optimizar el proceso de ventas.
Esto implica que el primero es una solución a la que prácticamente casi todos los departamentos de una empresa
pueden acceder y utilizar, mientras que el CRM está más pensado para los departamentos de ventas y marketing.
Implantación
Por lo anteriormente explicado, la implantación de un sistema de gestión empresarial suele ser más prioritaria e
inicial que la de un CRM. Y, por tanto, más compleja y costosa, tanto en tiempo como en personalización y puesta
en marcha.
Mientras que todos los empleados deberían conocer y familiarizarse con el ERP, solo unos cuantos deberán hacer
lo propio con el CRM. El aprendizaje conseguido con el primero también facilita la llegada del segundo.
Empresa objetivo
Cuanto más grande es una empresa, más compleja suele ser su gestión. Para muchas pymes, una solución
completa de contabilidad puede ser suficiente para llevar el día a día. Pero en cuanto haya mucho stock, entrada
y salida de materiales, así como un proceso de fabricación implantar un ERP puede ser idóneo.
Lo mismo si, además, tenemos tanto ventas físicas como a través de diferentes canales online. Cuanto más
unificada esté la información, más competitivos seremos.
Mientras, el CRM, al tener un periodo de implantación y aprendizaje más sencillo, puede ser una muy buena
opción casi para cualquier tipo de empresa. Además, no hay que olvidar que su objetivo principal es crear un
mayor volumen de ventas, además de mejorar la relación con los clientes.
El día a día de una empresa con un sistema ERP-CRM
La integración de estos sistemas tiene claros beneficios en las empresas, tal y como se han encargado de
demostrar algunos estudios.

El cambio es casi instantáneo, ya que este tipo de herramientas permiten a las empresas construir y entregar con
capacidad crítica y basándose en datos, no en suposiciones.

El día a día de las empresas ve mejorada su eficiencia empresarial, haciendo que la información entre
departamentos se comunique y comparta de manera más fluida. Además, esto también abre la puerta a que todos
los empleados tengan una mejor comprensión de cómo funcionan el resto de los departamentos y, por extensión,
la empresa en su conjunto.

Como casi todas las aplicaciones, un ERP y un CRM también permiten ganar tiempo y reducir los errores, puesto
que permiten automatizar muchas tareas y evitar duplicidades. Algo que, además, facilita el acceso instantáneo a
los datos y la información para tomar mejores decisiones operativas.

Así pues, ambos programas son herramientas que nos permiten gestionar mejor nuestro negocio, pero cada una
de ellas con un propósito diferente y definido. El primero es para una gestión más global de la empresa, centrada
en control de costes, mientras que el segundo es específico de la relación con los clientes y, por tanto, nos ayudará
a aumentar los ingresos.

La correcta combinación de ambos nos permitirá maximizar el beneficio.

3. Clasificar los siguientes procesos de acuerdo a la pirámide de sistemas de información vista, justifique su
respuesta para cada proceso

PROCESOS TIPO DE SISTEMA NIVEL ORGANIZACIONAL

Ingresar los datos al sistema,
procesar, registrar pedidos.
Identificar clientes y mercados,
utilizando datos demográficos de
mercados, comportamiento de
consumidores, tendencias.
Determinar precios para productos
y servicios
Elaborar proyecciones sobre
pronóstico de ventas a
determinado tiempo.
Analizar informes concretos para
realizar cambios estructurales
dentro de la gestión de la
organización.
Analizar datos, pisando
simuladores y cambiando los con
el fin de tomar la decisión más
acertada
Digitación de los datos de nuevos
clientes y la elaboración de su
respectiva facturación.
Elaboración de cartas, bandos y
circulares con el fin de ser
enviadas vía email a los empleados
y clientes
Informe general de estado de
resultados, para ser analizados y
tomar decisiones importantes.
SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE
DATOS (SPD)
SISTEMA DE APOYO A LAS
DECISIONES (SAD O DSS)
SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE
DATOS (SPD)
SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE
DATOS (SPD)
SISTEMA DE SOPORTE GERENCIAL
(SSG)
SISTEMA DE SOPORTE GERENCIAL
(SSG)
SISTEMA DE AUTOMATIZACIÓN DE
OFICINA (SAO)
SISTEMA DE AUTOMATIZACIÓN DE
OFICINA (SAO)
SISTEMA DE AUTOMATIZACIÓN DE
OFICINA (SAO)
Trabajadores del conocimiento y
de personal operativo
Profesionales, gerentes de
personal
Trabajadores del conocimiento y
de datos.
Trabajadores del conocimiento y
de datos.
Gerentes de nivel medio
Gerentes de nivel medio
Personal de oficina, personal de
operaciones.
Personal de oficina, personal de
operaciones.
Personal de oficina, personal de
operaciones.
 - Explicación del último punto (Enlace a drive)

https://drive.google.com/file/d/1BPBtp-WwwTOiRcgrjYoOmmHvOnudmfuq/view?usp=sharing
Bibliografía
Castaño, O. (17 de 10 de 2018). Youtube. Obtenido de https://www.youtube.com/watch?v=_mYUJjz9FJA

CIOSPAIN. (06 de Septiembre de 2017). https://www.ciospain.es/. Obtenido de https://www.ciospain.es/big-

data/que-es-bi-definicion-y-soluciones-de-business-intelligence

contributors, E. (23 de 02 de 2020). EcuRed. Obtenido de Teoría de colas:

https://www.ecured.cu/index.php?title=Teor%C3%ADa_de_colas&oldid=1929338

DEYDE. (- de - de 2018). https://deyde.es/. Obtenido de https://deyde.es/sabes-que-es-un-almacen-de-datos/

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https://www.ticportal.es/glosario-tic/base-datos-database

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Marín, A. (01 de 02 de 2006). https://www.um.es/. Obtenido de

https://www.um.es/or/ampliacion/apuntes.html

SAGE. (05 de 01 de 2018). https://www.sage.com/. Obtenido de https://www.sage.com/es-es/blog/cual-es-la-

diferencia-entre-el-software-erp-y-el-crm/