APLICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA ESTRATEGIA DE

LA ORGANIZACÓN

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA EMPRESA

Sistemas a nivel operativo:

Sistemas de Procesamiento de Transacciones

Apoyan a los gerentes operativos en el seguimiento de actividades y

transacciones elementales de la organización como ventas, ingresos, depósito en
efectivo, nómina, decisiones de crédito y flujo de materiales en una fábrica.

Tienen como objetivo responder a las preguntas de rutina y seguir el flujo de las
transacciones a través de la organización. ¿Cuántas partes hay en el inventario?
¿Qué pasó con el pago del señor “Nombre del Alumno”?

Sistemas a nivel del conocimiento:

Apoyan a los trabajadores del conocimiento y de datos de una organización. El

propósito de estos sistemas es ayudar a las empresas comerciales a integrar el
nuevo conocimiento en los negocios y ayudar a la organización a controlar el flujo
del trabajo de oficina. Estos tipos de sistemas están entre las aplicaciones de
crecimiento más rápidas en los negocios actuales.

Sistemas a nivel administrativo:

Sirven a las actividades de supervisión, control, toma de decisiones, y

administrativas de los gerentes de nivel medio. La pregunta principal que plantean
estos sistemas es: ¿Van bien las cosas? Por lo general, este tipo de sistemas
proporcionan informes periódicos más que información instantánea de
operaciones. Apoyan a las decisiones no rutinarias y tienden a enfocarse en
decisiones menos estructuradas para las cuales los requisitos de información no
siempre son claros.
Sistemas a nivel estratégico:

Ayudan a los directores a enfrentar y resolver aspectos estratégicos y tendencias

a largo plazo, tanto en la empresa como en el entorno externo. Su función
principal es compaginar los cambios del entorno externo con la capacidad
organizacional existente.

PLANEACION ESTRATÉGICA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

A través de los años, se han evaluado numerosos intentos de modernizar
sistemas de información; se han encontrado grandes problemas como altos
costos, largos retrasos en el desarrollo y sistemas que no satisfacen las
necesidades del usuario.
En muchos casos, estos defectos en el desarrollo ocurrieron por una inadecuada
planeación detallada para identificar necesidades futuras y actuales de los
usuarios y una prematura decisión a un específico diseño que no consideró
alternativas de solución o que tan bien satisficieran las necesidades de los
usuarios.
Las complejidades de los sistemas de información pueden ser vastamente
diferentes, pero el análisis determina las necesidades de información de una
organización para lograr su misión son esencialmente las mismas sin importar la
complejidad del problema. Organizaciones públicas y privadas han ideado
metodologías para identificar necesidades de información y planificar
adquisiciones para satisfacer esas necesidades. Mientras que las metodologías
pueden ser un poco diferentes cada propone un enfoque estructurado completo
para identificar las necesidades de información y analizar como satisfacer esas
necesidades.

Qué es Planeación Informática?

La planeación estratégica de los sistemas de información es un enfoque

sistemático y disciplinado para determinar los métodos más efectivos y eficientes
para satisfacer las necesidades de información, para que sea exitoso, debe
emplear procesos técnicos y gerenciales en el contexto de ingeniera de software.
Bajo este enfoque, las características del hardware y software del sistema,
instalaciones, datos y personal son identificados y definidos a través de un diseño
y análisis detallado para lograr un sistema que sea el más efectivo en costos para
satisfacer las necesidades de la organización.
El proceso debe considerar la gestión del ciclo de vida del sistema, las políticas de
la organización y presupuesto como factores integrales e importantes, e incluye a
todos los participantes de la organización a través del proceso. Es un proceso
iterativo, por lo que cambios identificados durante el proceso deben ser evaluados
para determinar su efecto en el análisis completo. La planeación estratégica de los
sistemas de información, no es un evento de una sola ocasión, esta debe ser
revisada periódicamente para asegurar la continua viabilidad del sistema en
satisfacer las necesidades de información y lograr misiones a largo plazo.
El marco de trabajo de la planeación informática utiliza un proceso ordenado y
estructurado para obtener la información clave antes de comenzar el desarrollo del
sistema. Cuenta con ocho pasos:
Identificar la misión
Identificar funciones a realizar para lograr la misión
Identificar información necesaria para realizar esas funciones
Identificar datos para realizar esas funciones
Identificar aplicaciones específicas necesitadas para obtener esa información
Identificar la definición lógica del sistema (arquitectura funcional, arquitectura de la
información ,arquitectura de los datos, arquitectura de la aplicación)
Explorar arquitecturas alternativas (considerando hardware, software,
comunicaciones, manipulación de datos, consideraciones de seguridad).
Seleccionar una arquitectura

La importancia de la Planeación Informática

Los sistemas de información son herramientas importantes para lograr

efectivamente los objetivos organizacionales. Información siempre disponible,
completa y precisa es esencial para hacer decisiones fundamentadas y a tiempo.
Información no disponible, mezclada entre información inútil y un ineficiente
procesamiento de datos gasta recursos.
La organización debe identificar sus necesidades de información en las bases de
una  identificación sistemática y análisis de su misión y funciones a realizar, quien
las realiza, la información y datos de soporte necesitados para realizar las
funciones y los procesos necesitados para la estructura de información más útil.
El desarrollo y adquisición exitosos de un sistema de información deben incluir un
proceso riguroso y disciplinado de obtención, evaluación y análisis de datos antes
de comprometer recursos considerables financieros y humanos para cualquier
desarrollo de sistema de información.
Mientras que implementar este enfoque puede no excluir todos los problemas de
adquisición de los sistemas de información, este debe producir conocimiento
detallado de la misión y objetivos organizacionales, necesidades de información
del usuario y alternativas para direccionar esas necesidades, y una arquitectura
abierta y flexible que es expandible y puede ser actualizadas para satisfacer
necesidades futuras.

El impacto de no identificar sistemáticamente  las necesidades de

información.

La importancia de identificar y analizar a fondo y sistemáticamente las

necesidades de información no se le pueden dar sobre énfasis. Se ha descubierto
a través de los años que adquirir sistemas de información cuesta mucho, toman
demasiado tiempo y resultados en sistemas que no hacen lo que las
organizaciones quieren que hagan.
Hay muchos ejemplos de adquisiciones de sistemas de información erróneas, una
vez analizada la adquisición del sistema, los costos pueden incrementarse en un
50% y el desarrollo tomó más del doble del tiempo estimado, y el sistema estaba
lejos de satisfacer todas las necesidades de los usuarios.

La planificación estratégica de los sistemas de información tiene como propósito la

revisión del estado actual de la organización, la identificación de la situación
estratégica deseada y la planificación de los proyectos y cambios en la
organización necesarios para alcanzar dicho estado deseado, típicamente en un
periodo de 3 o 5 años.
Esta actividad debe involucrar a todos los actores relevantes de la organización
para conseguir la alineación de los objetivos de los sistemas de información con
los organizativos.
A pesar que el proceso de creación del plan de sistemas no es trivial, como
tampoco lo es su posterior despliegue, el objetivo se puede definir de una manera
sencilla: se trata de analizar el estado actual de las tres dimensiones básicas de
los sistemas de información, identificar su situación futura deseada y determinar
las acciones necesarias para alcanzar dicha situación futura:
Las fases propuestas para la redacción de un plan estratégico de sistemas son:
FASE 1. Determinar la estrategia y contexto actual de la organización
 
La primera fase del proyecto consiste en asegurar que cubrirá de manera efectiva
las necesidades de la organización, y conocer esta suficientemente para poder
determinar posteriormente sus requisitos de los sistemas de información.
El primer paso será validar el plan de proyectos y Establecer los antecedentes.
FASE 2. Identificar los requisitos de negocio para los sistemas de información
La segunda fase del proyecto, una vez identificado el contexto y revisada la
información disponible sobre la estrategia y planificación de la organización, es
determinar cuáles son los requisitos concretos de negocio a los que pueden
contribuir estos  sistemas.
Para identificar dichos requisitos con una visión amplia y estratégica, deben
revisarse las necesidades del negocio desde varios niveles del análisis:
Análisis DOFAdel negocio.
 Requisitos de contexto y operativos
FASE 3. Determinar el estado actual de los sistemas de información
Una vez que se ha revisado el negocio y se han obtenido sus requisitos, la
siguiente fase es determinar el estado actual de los sistemas de información, para
poder analizar posteriormente la efectividad del soporte ofrecido a partir de sus
tres aspectos básicos:
 
 Estado de la infraestructura técnica
 Estado de las aplicaciones
 Estado de la organización
FASE 4. Análisis de necesidades de los sistemas de información
Una vez conocidos los requisitos que el negocio demanda de los sistemas de
información y determinado el estado actual de estos, se debe realizar su análisis
para identificar cuáles son los puntos fuertes a mantener y las debilidades a
mejorar.
Para ello puede realizarse un análisis a los siguientes niveles:
 Análisis estratégico de los sistemas de información
 Benchmarking de las prácticas de la competencia y del estado de la
industria IT
 Soporte ofrecido a los compontes de negocio
 Evaluación de coste/beneficio de las aplicaciones y los sistemas
 
El análisis identificará acciones de mejora, determinadas en base a las
oportunidades identificadas anteriormente, y se agruparán en los tres aspectos de
los sistemas de información anteriormente vistos:
 Aplicaciones.
 Infraestructura.
 Organización y procesos.
FASE 5. Definir la estrategia y plan de sistemas de información
La última fase de un proyecto de planificación estratégica de sistemas es la
definición de la estrategia y plan de sistemas.
FASE 6. Desarrollar el programa de despliegue
Una vez finalizado y aprobado el plan estratégico de sistemas, se debe desplegar
y ello se planifica y gestiona de manera similar a cualquier otro programa o
proyecto grande.
 Lanzamiento del programa.
 Seguimiento y evaluación del programa.
Una vez completada la planificación anual, la actividad principal es el seguimiento
de los indicadores operativos y de los proyectos en curso, así como la toma y
supervisión de las acciones correctivas que se abran en base a las desviaciones
identificadas. En paralelo se mantiene la relación con el cliente interno, que es el
resto de la organización, gestionando la demanda de peticiones generales y de
proyectos no previstos en el plan de sistemas.

La planeación estratégica ofrece puntos importantes para las actividades de la

organización. Al servirse de ella los gerentes dan a su organización objetivos
definidos con claridad y métodos  para lograrlo. Este proceso de planeación les
ayuda a prever los problemas antes que surjan y a afrontarlos antes que se
agraven, también ayuda a los gerentes a reconocer las  oportunidades seguras y
riesgosas y a elegir entre ellas.
Es importante diferenciar la planeación estratégica de la planeación táctica,
igualmente la planeación operativa de la planeación normativa. La primera se
refiere al proceso mediante el cual los ejecutivos trazan la dirección a largo plazo
(mayor a 3 años) estableciendo objetivos y metas específicas en el desempeño,
tomando en cuenta circunstancias internas y externas (contexto específico) para
llevar a cabo los planes de acción seleccionados. Esto suele llevarse a cabo
dentro de las organizaciones en el nivel directivo, o el más alto nivel de mando.

La planeación táctica presenta características de ser un proceso continuo y

permanente, orientado al futuro cercano o corto plazo, racionalizar la toma de
decisiones, determinar cursos de acción, es sistémica ya que es una totalidad
formada por el sistema y subsistemas, visto desde un punto de vista sistémico. Es
interactiva ya que permite mediciones y  evaluaciones conforme se ejecuta y es
una técnica que coordina a varias actividades para conseguir la eficiencia de los
objetivos deseados.
La planeación operativa se da a nivel de los trabajadores o empleados, en el nivel
más bajo de la organización. Es una microplaneación de las organizaciones de
carácter inmediato, que detalla acerca de la forma en que las metas tendrán que
ser operacionalizadas para ser alcanzadas.
La planeación normativa, se refiere a la conformación de normas, políticas y reglas
establecidas para el funcionamiento de una organización. Se va a apoyar en la
conformación de estándares, metodologías y métodos para el correcto
funcionamiento de las actividades dentro de la planeación.