ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

PRESENTADO POR:
CARMEN CAROLINA CABALLERO ROMO

PRESENTADO A:

MONICA ISABEL ESTRADA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

TECNOLOGÍA EN GESTIÓN EMPRESARIAL- 1837112

BARRANQUILLA, ATLÁNTICO.
Formato Único de Inventario Documental

Entidad remitente: Ferreteria los 3 hermanos S.A.S

Fechas extremas Unidad de conservación Frecuencia

No. Nombre de series, subseries No.
Código de Notas
Orden documentales o asuntos Inicial Final Caja Carpeta Digital De folios
consulta
14250 2000-03-39 Junta directiva- Correspondencia 9/02/2019 9/03/2019 1 X 12 A Información confidencial
22078 2009/08/45 Ordenes de pago de nómina 15/11/2020 18/11/2020 2 X 59 Media Información a quien interese
28096 2017/14/12 Balance prueba 16/09/2016 19/08/2020. 4 X 5 Media
54785 2015/25/96 Comprobantes ventas 12/05/2014 14/05/2014 2 X 842 A
54896 20/03/2015 Junta directiva- Correspondencia 11/04/2018 11/06/2018 1 X 11 A
54872 2003/25/63 Comprobantes de pago proveedores 13/09/2014 13/11/2016 2 X 897 A
12548 2000/02/2006 Certificado de retención 15/08/2009 15/09/2010 2 X 53 A
54879 2016/45/35 Conciliaciones de nómina 16/12/2006 16/12/2007 2 X 24 A
35426 2013/30/25 Certificaciones bancarias 17/11/2001 17/12/2020 2 X 23 A
12456 2016/26/05 Hojas de vida 14/06/2018 14/05/2019 3 X 21 A
68452 29/04/2001 Facturas canceladas 23/04/2018 23/05/2019 2 X 894 A

Elaborado por: Julian Benavidez

Paso a paso

1. Entidad productora: Debe colocarse el nombre completo o razón social de la

entidad que produce o produjo los documentos.

2. Código: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas
productoras y cada una de las Series, Subseries o asuntos relacionados.

3. Nombre de la Serie, Subserie o Asuntos: Debe anotarse el nombre asignado al

conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos
emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de
sus funciones específicas.

4. Fechas extremas: Deben consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita.
(asiento). Deben colocarse los cuatro dígitos correspondientes al año. En el caso de
una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará
s.f.

5. Unidad de conservación: Se consignará el número asignado a cada unidad de

almacenamiento

6. No. de folios: Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad

de conservación descrita.

7. Frecuencia de consulta: Se debe citar si la documentación registra un alto,

medio, bajo o ninguno índice de consulta; para tal efecto, se tendrán en
cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina
responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará
especialmente para el inventario de fondos acumulados.

8. n. Notas: Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan

registrado en las columnas anteriores. Para la documentación ordenada
numéricamente como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre
otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la
numeración y/o repetición del número consecutivo en diferentes
documentos

9. Elaborado por: Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona

responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se
realiza la elaboración del mismo.

10. Entregado por: Se anotará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona

responsable de entregar la transferencia, así como el lugar y la fecha en
que se realiza dicha entrega.

11. Recibido por: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona

responsable recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se
recibió.