CONTROL Y REDUCCIÓN EFICIENTES DE COSTOS

Vivimos en un mundo globalizado en donde la competencia es cada vez mayor y en la

que los costos se vuelven la clave para maximizar los ingresos en la medida en que estos
permiten la eficiencia y la eficacia, tanto de los procesos como de la determinación de los
márgenes esperados por las empresas, y de esta manera ser más competitivos y ganar
mayor participación de mercado. Es por esto que la reducción de costos, es una
estrategia ambiciosa de la Organización para detectar áreas de oportunidad en las que
sea factible la reducción de costos innecesarios y de esta forma optimizar al máximo los
recursos que se tienen en la Organización.
Es de vital importancia diferenciar los conceptos de reducción de costos y control de
costos. Los programas de reducción de costos (o de gastos) se dirigen a esfuerzos
específicos para mejorar los métodos, los procedimientos, re disponer el flujo de trabajo
y simplificar los productos. En un sentido general, el control de costos incluye la
reducción de costos. El control de costos puede concebirse como los esfuerzos de la
administración por alcanzar metas dentro de un medio operacional en particular. La
administración debe acometer el problema de los costos de varias maneras, como
programas de reducción de costos, planificación de costos y atención constante a las
decisiones generadoras de costos.
La mejor forma de lograr reducir los costos de una manera eficiente y eficaz es
implantando el sistema de mejora continúa kaizen. Para el kaizen no se trata de recortar
costos, sino de gestionarlos.
La gestión de costos implica supervisar los procesos de desarrollo, producción y venta de
productos o servicios de buena calidad, al tiempo que trata de reducir los costos o
mantenerlos a niveles objetivos. La reducción de costos en la empresa es el producto de
diversas actividades que lleva a cabo la Gerencia. Lamentablemente, en muchas
empresas tratan de reducir los costos sólo mediante el recorte de gastos; encontrándose
entre las acciones típicas el despido de personal, la reestructuración y la disminución de
proveedores. Este tipo de actitudes provoca la interrupción del proceso de calidad y da
como resultado el deterioro de ésta. Pero en los mercados actuales los clientes y
consumidores exigen una mejor calidad a un menor precio y una entrega puntual, lo cual
puede también formularse como una más alta relación de satisfacción (calidad + servicio)
/ precio.
Cuando la Gerencia sólo concentra sus actividades en la búsqueda de precios más bajos
simplemente procede a la reducción de costos, descubriéndose que tanto la calidad
como la entrega puntual se ven seriamente afectadas por dicha actitud.1
Gestionar los costos en la empresa implica:
1. La planificación de costos destinados a maximizar el margen entre ingresos y costos.
2. La reducción sistemática de costos.
3. La planeación de la inversión por parte de la alta gerencia.
La mejor manera de reducir los costos en la empresa es mediante la detección,
prevención y eliminación sistemática del uso excesivo de recursos. Para reducir los
costos, deben ejecutarse en forma simultánea siete actividades, de las cuales el
mejoramiento de la calidad ocupa el lugar más importante, y las otras seis actividades
deben ser consideradas como parte de la calidad del proceso. Las actividades son:
1. Mejoramiento de la calidad: El mejoramiento de la calidad es esencial para dar
inicio a la reducción de costos. Mejorar la calidad de los procesos de trabajo
genera como resultado una menor cantidad de errores, de productos defectuosos
y de repetición del trabajo, acortando de tal forma el tiempo total del ciclo y
reduciendo el consumo de recursos, disminuyéndose de tal manera los costos de
las operaciones. Una mayor calidad contribuye a aumentar el valor, marca de los
productos, y consecuentemente la capacidad de generación de ingresos futuros,
con lo cual se puede recompensar en mayor medida a los empleados, directivos,
propietarios y proveedores.
2. Mejoramiento de la productividad: Mejorar los índices de productividad implica
generar un mayor volumen de producto con la misma cantidad de insumos, o un
mismo volumen con una cantidad de insumos menor. Mejorar la productividad

1
Juan Carlos Fresco (2000). Efectividad gerencial. (456pag). Prentice Hall.
 implica el mejor y más pleno aprovechamiento de cada uno de los recursos, se
trate de materiales, maquinaria, instalaciones, mano de obra, y recursos
monetarios.2
3. Reducción de inventarios: El inventario ocupa espacio, prolonga el tiempo de
espera de la producción, genera necesidades de transporte y almacenamiento, y
absorbe los activos financieros. Los materiales, trabajos en proceso y productos
terminados que ocupan espacio en la fábrica o en los almacenes no generan
ningún valor agregado, sino todo lo contrario, se desmejora e incluso pueden
volverse rápidamente obsoletos.
4. Acortamiento de las líneas de producción: En las fábricas una línea de
producción larga implica la necesidad de un mayor número de personas, mayor
cantidad de trabajo en proceso, y un tiempo total del ciclo más prolongado. El
mayor número de personas en la línea implica también mayor cantidad de
errores, lo que genera menores niveles de calidad, siendo ésta última una
cuestión primordial a la hora de reducir costos y satisfacer plenamente al
consumidor.
5. Reducción del tiempo ocioso de las máquinas y equipos: Maquinaria y equipos
con averías dan lugar a tiempos ociosos, incapacidad de cumplir con los plazos de
entregas previstos, generación de defectos en los productos, y altos gastos por
concepto de reparaciones, con todo lo que ello implica tanto en materia de
satisfacción del cliente, como en los resultados financieros. Otro factor crítico a la
hora de reducir los tiempos ociosos de las máquinas es la reducción sistemática
de los tiempos de preparación.
6. Reducción del espacio utilizado: Las empresas tradicionales suelen utilizar cuatro
veces el espacio que realmente necesitan. La eliminación de bandas
transportadoras, el acortamiento de las líneas de producción, la incorporación de
estaciones de trabajo separadas dentro de la línea principal de producción,
reduce el inventario y disminuye las necesidades de transporte. Todo ello genera

2
Mauricio Lefcovich (2003). Estrategia Kaizen.(256pag – 230pag). Prentice Hall
 consecuentemente la menor necesidad de espacio, pudiendo utilizarse los
espacios sobrantes en la implantación de nuevas líneas, alquilar de ser factible su
uso a terceros, o bien eliminar la necesidad de arrendar dichos locales.
7. Reducción del tiempo total del ciclo: El tiempo total del ciclo comienza cuando
una empresa paga las materias primas y los diversos suministros y termina sólo
cuando la empresa recibe el pago de sus clientes por los productos vendidos. De
tal modo, el tiempo de espera representa la rotación del dinero. Un tiempo de
espera más corto implica un mejor uso y rotación de los recursos, mayor
flexibilidad en la satisfacción de las necesidades del cliente y un menor costo de
operaciones.3

Por lo anterior, para la reducción de los costos de manera eficiente se deben considerar
los siguientes pasos:
1. Detectar las áreas de oportunidad en las cuales se pueden reducir costos, para
esto es útil efectuar auditorías internas que saquen a la luz las operaciones o
procesos en donde se están incurriendo en costos excesivos.
2. Analizar los siguientes aspectos, como posibles áreas de oportunidad.
Costos de mano de obra directa, excesivos por causa de baja productividad.
Costos debidos a desperdicios, mermas, producciones defectuosas, que
suelen causar costos excesivos.
Costos debidos a reparaciones y re procesos por fallas en la producción.
Costos excesivos por mantenimiento de los equipos y la falta de disponibilidad
de estos.
Costos excesivos por tiempos demasiado prolongados en la preparación de
máquinas, por cambio de operaciones o de piezas.
Costos excesivos por mantener altos niveles de inventarios, tanto de materias
primas, de producción en proceso, como de producto terminado.
3. Trazar un plan para estudiar las áreas elegidas para la reducción de costos.

3
Juan Carlos Fresco (2000). Efectividad gerencial.(446pag). Prentice Hall.
 4. Organizar un equipo de tarea con la capacidad para llevar a efecto el plan de
reducción de costos, con un líder eficaz a la cabeza.
5. Como ayuda adicional, procurar conocer los índices de costos que tiene la
competencia, sobre todo aquellas compañías que son líderes a nivel mundial. 4

Por otro lado vemos que “El grado de control es el grado de influencia que un gerente
específico tiene sobre los costos, ingresos o partidas relacionadas por las cuales es
responsable. Un costo controlable es aquel que puede estar directamente influenciado
por los gerentes de unidad en determinado periodo. Por ejemplo, donde los gerentes
tienen la autoridad de adquisición y uso, el costo puede considerarse controlable por
ellos.
Un sistema de contabilidad por centros de responsabilidad podría excluir todos los costos
no controlables del informe de desempeño de un gerente o separar dichos costos de los
costos controlables.” 5 Por lo tanto, podemos identificar que el empoderamiento de los
centros de costos por una persona encargada, sea éste el gerente del área o el encargado
del proceso, brinda seguridad en la disminución de costos necesarios para el normal
funcionamiento, si es ésta la meta exigida por la administración a cada una de sus áreas.
Sin embargo, debido a presiones constantes de altos directivos para el cumplimiento de
metas, se pueden dar dos casos que hacen difícil la reducción de costos por centros de
responsabilidad.
1. Son pocos los costos que están bajo la influencia de un gerente. Por ejemplo, es
probable que los precios de materiales directos estén influenciados por un
gerente de compras.
2. Con un periodo lo suficientemente largo, todos los costos quedarán bajo el
control de alguien. Por ejemplo un gerente puede beneficiarse o no de los logros
de un predecesor o bien heredar los problemas y las ineficiencias del mismo.

4
Jorge Olavarrieta, conceptos generales de productividad, sistemas, normalización y competitividad para la
pequeña empresa y mediana empresa, página 27, 1999.
5
Contabilidad de costos, Décimo segunda edición, Página 198, 2007.
CONCLUSIONES:
Es de vital importancia saber gestionar y optimizar al máximo los recursos que tiene la
empresa por medio de la reducción de costos, ya que esto le implicará tener mayor
participación en un mercado competitivo, diferenciándose tanto por su reducción de
precios como por su calidad. Hay que tener en cuenta que para la reducción de los costos
de una empresa no es necesario hacer un recorte de personal, sino que se trata de
implementar un sistema que nos permita mejorar la disminución de los costos, la
reducción de los inventarios, del tiempo ocioso de las máquinas, verificando realmente
los procesos de producción o factores que se vean afectados para mejorar la eficiencia de
la empresa. Esto sin duda, es parte importante para hacer una reducción de los costos.

Bibliografía:
Tomada de los libros
Jorge Olavarrieta, Conceptos generales de productividad, sistemas,
normalización y competitividad para la pequeña empresa y mediana empresa.
página 27, 1999.
Mauricio Lefcovich (2003). Estrategia Kaizen (256 pag – 230 pag). Prentice Hall
Contabilidad de costos, Décimo segunda edición, Página 198, 2007.
Juan Carlos Fresco (2000). Efectividad gerencial (446pag). Prentice Hall.
Juan Carlos Fresco (2000). Efectividad gerencial. (456pag). Prentice Hall.
Welsch, Glenn A y Cols, Presupuestos: Planificación y control. Pág. 226-231,
México, 2005, Pearson Educación, Edición 5.

Apoyada en la página web:

http://www.gerencie.com/reduccion-de-costos.html consultada el día 2 de
mayo de 2014
http://www.gerencie.com/definicion-de-costos.html