LA IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

Un archivo es un conjunto de documentos producidos por personas que son

administrados, organizados, y conservados para difundir la 
Información contenida en ellos, donde los archivos son fuentes primarias de
ilustración y mejoramiento para todos los sectores de la comunidad, en esto
podemos encontrar muchas verdades, versiones, y son muy útiles para una
investigación, para la administración pública, para la ciudadanía, para una difusión
cultural y para lograr una mayor eficiencia y transparencia de la gestión.
La investigación Historiográfica: La originalidad del trabajo de los historiadores es un
asunto delicado por eso es importante distinguir la materia prima del trabajo de los
productos semielaborados e igualmente denotar la diferencia entre fuente y
documento, su clasificación, prelación, tipología y tratamiento.

* La investigación de casos: Tiene que ver con los procesos empresariales como
son: La investigación de mercados, la satisfacción de los clientes, la percepción de
la marca y por supuesto el desarrollo de nuevos productos y/o servicios.

* La investigación Documental: Es la que se realiza soportándose en fuentes de

carácter documental, esto se refiere a cualquier tipo de documentos especialmente
los archivísticos.
LACOMUNIDAD:

Los archivos tienen la capacidad de documentar derechos y deberes de las

personas, de las organizaciones, del estado y de este con otro estado. Su
existencia, desempeño y desaparición, son siempre demostrables a través de los
documentos.
Los archivos son los medios por excelencia para almacenar datos e información
acerca de acontecimientos que han tenido lugar en un espacio y tiempo, estos
adquieren gran importancia cuando se desea mantener un registro testimonial
sobre hechos que pueden ser requeridos posteriormente para atestiguar acerca de
algo. La historia de estos se remonta a siglos atrás, se cree que surgieron
juntamente con la escritura, aunque desde mi punto de vista personal; considero
que desde que el hombre empezó a crear figuras para intentar comunicarse,
desde ese momento se empezó a consolidar la idea de archivística, aunque este
término no existiera en sus diccionarios. Luego de eso, cada civilización y cultura
ha tenido sus propios sistemas de archivado, pero todos conservan el mismo
principio: mantener la información confiable, accesible, integra y protegida. En
nuestro medio podemos encontrar información por todos lados, esta a su vez se
encuentra almacenada en archivos que a su vez se encuentran guardados en
diversos soportes, algunos de estos son físicos que corresponden a grandes
centros de datos, archivadores, cajas de archivo, entre muchos otros soportes
dedicados para tal fin, existe otro medio de almacenamiento que corresponde a
todo lo que tiene que ver con la tecnología digital, llamado también el mundo de
los bits, estos soportes son confiables pero un poco menos seguros que los físicos
si tomamos en cuenta que la información pasa viajando de un lado para otro, de
un dispositivo a otro, pero lo que si no podemos dejar de apreciar de estos
soportes es la velocidad con la que se puede acceden a la información consultada,
bastaran unos cuantos clics y ya está. Todos los archivos, sin importar el soporte
en el que se encuetaren almacenados tienen ciertas características o cualidades
que son:  Económicos: permiten ahorrar costos derivados del tiempo y el
personal empleado.  Simples: identifican de manera sencilla y clara el contenido
de estos.  Exactos: para almacenar los archivos se deben clasificar de manera
precisa para evitar equivocaciones. Estos archivos a su vez se clasifican según
con algunos criterios como son:
Según la organización Archivos centralizados: Cuando una sola dependencia
controla toda la documentación de la organización. Archivo descentralizado: Aquel
que lleva cada una de las dependencias de la organización. Es decir, es
independiente de todo proceso archivístico. Archivo descentralizado con control
descentralizado: Este depósito de información lo lleva cada dependencia y la
responsabilidad es del jefe de cada oficina. Archivo descentralizado con control
centralizado Este depósito de archivo se maneja de acuerdo con las necesidades
de cada dependencia con archivo descentralizado, pero que a su vez se controla
desde el archivo central.
Según su Uso Archivo activo Compuesto por documentos del año actual o años
anteriores, que se encuentren en proceso de tramitación, como: historias
laborales, resoluciones, contratos y demás documentos que se encuentren en el
proceso de consulta. Por tanto, es el que satisface las necesidades de
conservación y consulta permanente. Archivo semiactivo Son los documentos que
varían en su periodo de conservación y su consulta es menor. Archivo inactivo
Son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de conservación,
de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o históricas.
Según su Naturaleza Archivo Público Es todo documento que pertenece a las
entidades del Estado. Archivo Privado de Interés Público Son aquellos
documentos que por su valor histórico, investigativo, científico o cultural son de
interés público. Archivo Privado Son los documentos que pertenecen a personas
naturales o jurídicas.
También encontramos estos archivos asociados con unas características que
obedecen al ciclo de vida de los documentos que contienen. Archivo de gestión
Corresponde a la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a
consulta administrativa por toda la organización Archivo central Es la agrupación
de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos de gestión de
cada dependencia; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en vigencia.
Archivo histórico Aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central
al archivo de conservación permanente. Los archivos se clasifican en diversas
categorías, estas teniendo en cuenta la jurisdicción de competencia que los
almacenas, estas son: Archivo General de la Nación Territorialidad Organización
del Estado Es un ente que regula las sanciones y responsabilidades del archivo,
de acuerdo a la pertinencia pública de cada una de sus entidades:  Archivo
general del departamento.  Archivo general del municipio.  Archivo general del
distrito. Según el artículo 8 de la Ley General de Archivos de Colombia, los
archivos desde el punto de vista territorial se clasifican en:  Archivos de entidades
del orden nacional.  Archivos de entidades del orden departamental.  Archivos
de entidades del orden distrital.  Archivos de entidades del orden metropolitano.
Según el artículo 9 de la ley general de archivos de Colombia, los archivos desde
el punto de vista de la organización del estado se clasifican en:  Archivos de la
rama ejecutiva.  Archivos de la rama legislativa.  Archivos de la rama judicial. 
Archivos de los organismos de orden de control.  Archivos de los organismos
autónomos.  Archivos de entidades del orden municipal.  Archivos de entidades
del orden local.  Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por
ley.  Archivos de los territorios indígenas que se crearán cuando la ley los
desarrolle.