Metodología de Implantación RevMayo2012

Metodología de Implantación
Profit Plus
Módulo I: Gestión y Control de Proyectos i
Contenido
Contenido ................................................................................................................................ i
Módulo I: ................................................................................................................................. 3
Control y Gestión de Proyectos .............................................................................................. 3
Conceptos Generales de Proyectos .................................................................................... 4
Proyecto .......................................................................................................................... 4
Ciclo de Vida de un Proyecto.......................................................................................... 4
Fase Conceptual.......................................................................................................... 6
Fase de Definición....................................................................................................... 6
Fase de Producción ..................................................................................................... 6
Fase Operativa ............................................................................................................ 6
Fase de Desmontaje.................................................................................................... 7
Entes involucrados en un Proyecto ................................................................................ 7
Administración del Proyecto .............................................................................................. 9
Organización (Iniciación) ................................................................................................ 9
Planificación .................................................................................................................. 10
Identificar los riesgos y en qué concentrarse........................................................... 10
Control de Riesgos (hacer algo sobre los riesgos).................................................... 10
Ejecución....................................................................................................................... 11
Seguimiento y Control .................................................................................................. 11
Cierre............................................................................................................................. 12
Herramientas fundamentales de un Proyecto ................................................................. 13
Ficha del Proyecto......................................................................................................... 13
Programa del Proyecto ................................................................................................. 13
Plan de Comunicación .................................................................................................. 13
Informe de Estado ........................................................................................................ 13
Módulo II:.............................................................................................................................. 14
Metodología de Implantación Profit Plus ............................................................................. 14
Introducción a la Metodología ......................................................................................... 15
Propósito de la Implantación........................................................................................ 15
Estrategia de la Implantación ....................................................................................... 15
Visión General de la Metodología de Implantación ..................................................... 15
Normas.......................................................................................................................... 15
Relacionadas con la metodología de implantación .................................................. 15
Relacionadas con el Control, Seguimiento y Documentación de las Implantaciones
.................................................................................................................................. 16
Fases ................................................................................................................................. 18
Organización ................................................................................................................. 18
Configuración................................................................................................................ 18
Operación ..................................................................................................................... 18
Control .......................................................................................................................... 18
Metodología de Implantación – Sólo para uso interno de Softech Consultores

Módulo I: Gestión y Control de Proyectos ii
Etapas................................................................................................................................ 19
Ciclo de Vida de la Implantación....................................................................................... 20
Entes de la Implantación .................................................................................................. 21
Etapas de la Metodología de Implantación ...................................................................... 23
Fase: Organización........................................................................................................ 23
Etapa: Planificación................................................................................................... 23
Etapa: Instalación...................................................................................................... 24
Fase: Configuración ...................................................................................................... 25
Etapa: Levantamiento ............................................................................................... 25
Etapa: Parametrización ............................................................................................. 28
Etapa: Preparar Tablas Maestras.............................................................................. 30
Fase: Operación ............................................................................................................ 31
Etapa: Validación ...................................................................................................... 31
Etapa: Adiestramiento.............................................................................................. 32
Etapa: Puesta en Operación ..................................................................................... 34
Fase: Control ................................................................................................................. 35
Etapa: Seguimiento ................................................................................................... 35
Etapa: Cierre ............................................................................................................. 36
La Administración de Proyectos en la Implantación ........................................................ 37
Instructivo No. 1: .................................................................................................................. 39
Procedimiento para la Elaboración y entrega de los Estatus de Implantaciones Activas.... 39
Instructivo No. 2: .................................................................................................................. 49
Procedimiento para la Elaboración de la Ficha de Implantación ......................................... 49
Instructivo No. 3: .................................................................................................................. 59
Procedimiento para la Elaboración de Planes de Implantación........................................... 59
Instructivo No. 4: .................................................................................................................. 67
Procedimiento para la Elaboración de Informes de Avance ................................................ 67
Anexo: ................................................................................................................................... 79
Documentos Formales.......................................................................................................... 79
Caso Práctico......................................................................................................................... 94

Módulo I:
Control y Gestión de
Proyectos
Los tópicos que se describen a continuación

le permitirán:
§ Conocer los conceptos básicos
relacionados a la Gestión de Proyectos.
Módulo I: Gestión y Control de Proyectos 4
CONCEPTOS GENERALES DE PROYECTOS
Proyecto
Un proyecto es un conjunto de actividades coordinadas que se lleva a cabo para crear un
producto, servicio o resultado único.
Sus principales características son:
§ Es temporal: signifi ca que un proyecto no es un esfuerzo continuo, cada proyecto
tiene un comienzo definido y un final definido. El final se alcanza cuando se han
logrado los objetivos del proyecto o cuando queda claro que los objetivos del proyecto
no serán o no podrán ser alcanzados, o cuando la necesidad del proyecto ya no exista
y el proyecto sea cancelado.
§ Genera servicios o resultados únicos: el resultado del proyecto suele ser irrepetible,
ya que implica hacer algo que no estaba hecho anteriormente.
§ Es de elaboración gradual: significa que es desarrollado en pasos y va aumentando
mediante incrementos. Por ejemplo, el alcance de un proyecto se define de forma
general al comienzo del proyecto, y se hace más explícito y detallado a medida que el
equipo del proyecto desarrolla un mejor y más completo entendimiento de los
objetivos a alcanzar.
Ciclo de Vida de un Proyecto

El ciclo de vida del proyecto establece las fases que conectan el inicio de un proyecto con su
fin y generalmente define:
§ Qué trabajo se debe realizar en cada fase.
§ Cuándo se debe generar los productos entregables.
§ Quién está involucrado en cada fase.
§ Cómo controlar y aprobar cada fase.
Recuerde:
Entregables: es un producto de trabajo que se puede medir y verificar, tal como un informe,
un estudio de viabilidad, un documento, un servicio, etc.
La mayoría de los ciclos de vida de proyectos comparten determinadas características

comunes:
§ En términos generales, las fases son secuenciales y, normalmente, están definidas por
alguna forma de transferencia de información. La conclusión y aprobación de uno o
más productos entregables caracteriza a una fase del proyecto.
§ En el ciclo de vida tradicional la finalización de las fases del proyecto y por

consiguiente de la finalización de los entregables asociados a cada una de ellas,
garantizan el avance del proyecto hasta su culminación.
§ Las fases se pueden subdividir en subfases en función del tamaño o complejidad.
§ El nivel de coste y de personal es bajo al comienzo, alcanza su nivel máximo en las
fases intermedias y cae rápidamente cuando el proyecto se aproxima a su conclusión.
§ El nivel de incertidumbre es el más alto y, por lo tanto, el riesgo de no cumplir con los
objetivos es más elevado al inicio del proyecto. La certeza de terminar con éxito
aumenta gradualmente a medida que avanza el proyecto.
§ El poder que tienen los interesados en el proyecto para influir en las características
finales del producto del proyecto y en el coste final del proyecto es más alto al
comienzo y decrece gradualmente a medida que avanza el proyecto.
No existe una única manera, que sea la mejor, para definir el ciclo de vida ideal de un
proyecto. Aun cuando muchos ciclos de vida de proyectos tienen nombres de fases similares,
muy pocos ciclos de vida son idénticos. Normalmente un ciclo de vida está definido por las
siguientes fases:
Fase Conceptual
En ella es necesario efectuar un estudio adecuado de las expectativas del proyecto y debe
tomarse una decisión de la utilidad potencial y la capacidad de supervivencia del proyecto.
En esta fase se:
§ Examina el ambiente.
§ Preparan las predicciones (la planificación).
§ Evalúan los objetivos y las alternativas.
§ Revisan aspectos sobre el rendimiento.
§ Estiman los costos y el programa de desarrollo de una idea.
Fase de Definición
El objetivo de esta fase es determinar las expectativas de:
§ Los costos.
§ Del programa.
§ Rendimiento técnico.
§ Los requerimientos de recursos.
§ El ajuste operativo y estratégico probable de los resultados del proyecto.
Fase de Producción
Durante este periodo se producen o se construyen los resultados del proyecto y se
entregan como un producto, un servicio o proceso económico y sustentable.
Fase Operativa
En esta fase se comprueba que los resultados del proyecto son económicos, factibles y
posibles, y que vale la pena que el usuario (cliente) los ponga en práctica para apoyar sus
iniciativas operativas o estratégicas.
Fase de Desmontaje
En esta fase cumplidos los objetivos definidos en la fase conceptual , se entregan los
resultados y se da por culminado el proyecto cerrándolo formalmente.
Otra forma de visualizar el ciclo de vida de un proyecto es la siguiente:
Entes involucrados en un Proyecto

Los interesados en el proyecto son personas y organizaciones que participan de forma activa
en el proyecto o cuyos intere ses pueden verse afectados como resultado de la ejecución del
proyecto o de su conclusión. También pueden influir sobre los objetivos y resultados del
proyecto.
Los interesados tienen niveles de responsabilidad y autoridad variables al participar en un
proyecto, que pueden cambiar a lo largo del curso del ciclo de vida del proyecto. Los
interesados que ignoren esta responsabilidad pueden tener un impacto perjudicial sobre los
objetivos del proyecto. Del mismo modo, los directores del proyecto que ignoren a los
interesados también pueden esperar un impacto perjudicial sobre los resultados del proyecto.
Los entes involucrados en un proyecto son los siguientes:
§ Patrocinador: la persona o el grupo que proporciona los recursos financieros,

monetarios, para el proyecto.
§ Director del proyecto (Líder del proyecto): la persona responsable de dirigir el
proyecto.
§ Equipo de dirección del proyecto. los miembros del equipo del proyecto que
participan directamente en las actividades de dirección del proyecto.
§ Equipo del proyecto: El grupo que realiza el trabajo del proyecto.
§ Interesados en el proyecto:
o Cliente/usuario. La persona u organización que utilizará el producto del proyecto.
Puede haber múltiples niveles de clientes. Por ejemplo, dentro de los clientes para
un nuevo producto farmacéutico pueden encontrarse los médicos que lo recetan,
los pacientes que lo toman y las entidades aseguradoras que pagan por él. En
algunas áreas de aplicación, cliente y usuario son sinónimos, mientras que en
otras, cliente se refiere a la entidad que adquiere el producto del proyecto,
mientras que los usuarios son aquellos que utilizan directamente el producto del
proyecto.
o Influyentes. Personas o grupos que no están directamente relacionados con la
adquisición o el uso del producto del proyecto, pero que, debido a su posición en
la organización del cliente u organización ejecutante, pueden ejercer una
influencia positiva o negativa sobre el curso del proyecto.
ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO
La administración de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y

técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto. La dirección
de proyectos se logra mediante la aplicación e integración de los procesos de organización
(iniciación), planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre, como puede observarse en la
siguiente figura:
Organización (Iniciación)
Incluye los procesos que dan lugar a un comienzo formal del proyecto, entre los que se
incluyen la autorización formal para iniciar el proyecto. En este proceso se definen y describen
basándose en las necesidades detectadas en la organización, todos los requisitos necesarios
para el éxito del proyecto, como:
Recuerde:
Objetivo: Propósito que se propone a cumplir en un lapso definido de tiempo, los objetivos
son los resultados deseados del proyecto.
Alcance: Se refiere a los requerimientos a satisfacer en el proyecto.
Meta: Son acontecimientos específicos que se establecen para ser alcanzados en un tiempo
determinado.
Recursos: Cualquier ayuda tangible por ejemplo, una persona, una herramienta, un artículo
etc., usados en el funcionamiento de un proyecto.
Actividades: Son las diferentes acciones que se desarrolla a lo largo de un proyecto. Esta
tiene una durabilidad, un costo, y asignación de recursos. Se dividen en tareas.
Planificación
Planificar es construir una secuencia de tareas, con la lógica necesaria para alcanzar el objetivo
del proyecto en el tiempo optimo. Se trata de la estimación de tiempo, recursos necesarios y
responsables de cada tarea. El proceso de planificación madura el alcance del proyecto, el
coste del proyecto, así como el calendario de actividades relacionadas con la ejecución del
proyecto. A medida que se va obteniendo más información o dependencias adicionales sobre
el proyecto, oportunidades, riesgos, limitaciones y necesidades, el grupo de procesos de
planificación ayuda a gestionar todas estas variables, con el fin último del éxito del proyecto.
Para tener un plan de proyecto sólido y menos vulnerable es necesario identificar los riesgos
que pueden presentarse en el proyecto.
Recuerde:
Riesgo: Suceso o circunstancia indeterminada que de llegarse a concretar, tiene una
consecuencia positiva o negativa en los objetivos de un proyecto.
La Gerencia de Riesgos debe ser aplicada por el Líder del proyecto, tiene por objetivo
identificar los riegos del proyecto, analizarlos cualitativa y cuantitativamente, desarrollar
estrategias para manejarlos y controlar esas acciones durante el ciclo de la vida del proyecto
con el fin de contribuir al éxito del mismo, para ello las actividades que debe realizar es:
Identificar los riesgos y en qué concentrarse

§ Hacer una lista de todos los peligros potenciales que afectarán el proyecto
(identificación del riesgo), debe considerarse que los riesgos pueden ser internos y
externos. Los riesgos internos son los elementos que el equipo de proyecto puede
controlar o influenciar, por ejemplo asignaciones del personal. Los riesgos externos
van más allá del control o de la influencia del equipo de proyecto, tal como cambios
de mercado o acciones del Gobierno.
§ Cuantificar la probabilidad de la ocurrencia y el impacto de cada elemento identificado
(cuantificación del riesgo).
§ Clasificar los elementos (del más al menos peligroso).
Control de Riesgos (hacer algo sobre los riesgos)

§ Establecer técnicas y estrategias para atenuar los riesgos más altos (planeación del
riesgo).
§ Ejecutar estrategias para resolver los factores de alto riesgo (respuesta del riesgo).
§ Supervisar la eficacia de las estrategias y de los niveles de modificación de riesgos a lo
largo del proyecto.
En la fase de planeación surgen gran número de riesgos, y durante la ejecución del

proyecto, cada vez se conoce más el proyecto y por ende sus riesgos, la cantidad en juego
sube considerablemente a medida que se van asignando los recursos, por ello la Gerencia
de Riesgos debe afectar significativamente la planeación de un proyecto, para así poder

manejar las consecuencias y la probabilidad de existencia de un futuro riesgo a niveles
aceptables.
Ejecución
El grupo de procesos de ejecución de actividades del proyecto se usan para completar todo el
trabajo que se ha definido en el ámbito de la planificación, y tienen como objetivo completar
las necesidades del proyecto. Incluye la coordinación de recursos y personas, así como la
integración de las actividades del proyecto de acuerdo a lo expuesto en el plan de proyecto.
Dentro de este ámbito, se producen cambios, normales en cualquier proyecto, que hacen
necesaria una replanificación parcial o total, que pueden incluir las duraciones de las
actividades, la disponibilidad de los recursos y los riesgos no anticipados.
Seguimiento y Control
El grupo de procesos de control es transversal a todo el proyecto. Estos procesos están
diseñados para tener una monitorización de la ejecución del proyecto, de forma que cualquier
problema, desviación o modificación pueda ser detectado a tiempo para ser solucionado sin
que esto afecte al resto del proyecto.
Recuerde:
Control: Es la etapa de la administración encargada de evaluar el desempeño real y
compararlo con el plan estratégico planteado. Comprobación del estado del proyecto.
Seguimiento: Medición continúa de la realización de eventos contra el plan del proyecto y la
corrección de las desviaciones para asegurar el logro de los objetivos según lo planificado.
Gestión: Cualquier acción encaminada a hacer realidad el cumplimiento de lo planificado.
Las variables que se deben controlar en un proyecto son:

§ El tiempo: Fechas de inicio y fin temprano o tardío de las tareas programadas.
§ Progreso físico: Grado de cumplimiento en términos de metas que va teniendo el
programa. Para determinar el progreso físico debe cuantificarse el trabajo realizado y
compararlo con lo planificado.
§ Costos: Monto en dinero o valor de una actividad o elemento del proyecto que incluye
el precio de los recursos requeridos para ejecutar y concluir la actividad o el elemento,
o para generar un componente.
§ Cambios de alcance: Modificación de las fronteras del proyecto y/o entregables
definidos. Si los entregables cambian durante el proyecto (y habitualmente esto se
refiere a que el cliente quiere elementos adicionales), entonces las estimaciones de
costo, esfuerzo y duración pueden no ser ya válidos.
Otros conceptos fundamentales que deben manejarse durante el seguimiento y control son:
§ Actividades no Planeadas: Situaciones que no había forma de predecir que se
presentarían, sin embargo ocurren y pueden tener incidencia en el avance al proyecto.
Deben encontrarse reflejadas en el informe de estado del proyecto.
§ Puntos de atención: Situaciones que indican que no se está cumpliendo con ciertas
actividades planificadas, condiciones o acuerdos del proyecto y que pueden significar
una desviación en el mismo, por lo tanto debe ejecutarse alguna acción al respecto.
Deben encontrarse reflejadas en el informe de estado del proyecto.
§ Desviación: Diferencia entre lo que está ocurriendo en el proyecto y lo planeado. Las
desviaciones deben ser identificadas con las unidades de medición correspondiente
tales como tiempo de retraso, dinero, funciones o características, pero también en
porcentaje para cada uno de estos parámetros. Se debe Identificar el porcentaje de
desviación de lo real contra lo planeado para poder identificar si hay una oportunidad
real de corregir el camino y alcanzar el objetivo del proyecto de manera exitosa.
Es importante saber que el proyecto ya se retrasó 5 días, pero también se debe
conocer si eso implica un 5% de desviación o un 50% de desviación contra lo planeado.
Es importante saber si el proyecto tiene una desviación de Bs.F. 70.000 en costos, pero
también es muy importante si eso representa un 2% del proyecto o un 80%.
§ Estado del proyecto: Representa la situación actual del proyecto expresada según el
cumplimiento de las actividades, los entregables y la desviación con respecto a lo
planificado. En términos generales un proyecto puede encontrarse en 3 estados:
o Todo marcha según lo planificado.
o Comienzan a verse dificultades sobre las que deben ejecutarse acciones para
cumplir con los planificado.
o Existe un gran riesgo de no cumplir con lo planificado.
Cierre
En el grupo de procesos de cierre de proyecto, se incluyen aquellos procesos que aseguran
que el proyecto entregado cumplía todos los objetivos y expectativas del inicialmente
planificado, finalizando formalmente el proyecto.
H ERRAMIENTAS FUNDAMENTALES DE UN PROYECTO
Existen varias herramientas tangibles que apoyan la administración del proyecto, entre ellas
tenemos:
Ficha del Proyecto

Define el propósito del proyecto, los objetivos, los criterios de éxito la declaración del alcance;
es un documento clave para gestionar las expectativas, controlar el alcance y completar los
esfuerzos de planificación.
Programa del Proyecto

Es un estimado de la duración y compromiso de entrega de los diferentes productos que se
generan o construyen en un proyecto.
Plan de Comunicación
Define cómo, qué y cuándo se va a establecer el flujo de la información hacia los implicados.
Informe de Estado
Es un informe que incluye el estado en el que se encuentran los entregables, el estado de la
implementación de las peticiones de cambios, las acciones correctivas, las preventivas, el
trabajo completado, los riesgos, y las fechas de inicio y fin de las actividades planificadas.
Módulo II:
Metodología de
Implantación Profit
Plus
Los tópicos que se describen a continuación

le permitirán:
§ Modelar de manera efectiva y eficiente
la gestión de negocios del cliente en la
suite de productos Profit Plus.
Módulo II: Metodología de Implantación 15
INTRODUCCIÓN A LA M ETODOLOGÍA
Propósito de la Implantación
Modelar de manera efectiva y eficiente la gestión de negocios del cliente en la suite de
productos Profit Plus, apoyándose en la metodología de implantación, y de esta manera sacar
el mejor provecho de la funcionalidad de Profit Plus en el menor tiempo posible.
Estrategia de la Implantación
La estrategia seguida en Softech para implantar cada producto Profit Plus se basa en el
establecimiento de un proyecto con responsabilidad mixta, involucrando por parte de Softech
al implantador asignado (Director) y por el lado del cliente, en primer lugar y como pieza clave
al Patrocinador, éste a su vez garantizará el Equipo de Dirección del proyecto y el Equipo del
Proyecto.
Visión General de la Metodología de Implantación

La metodología de implantación aplicada en Softech comprende fases y etapas, que permiten
ejecutar un conjunto de actividades que van desde la identificación de los objetivos y
definición de los usuarios líderes, hasta el apoyo en la puesta en operaciones, y de esta
manera culminar de forma exitosa el proceso de implantación. Esta metodología va a permitir:
§ Automatizar y mejorar la eficiencia de los procesos de negocio.
§ Incorporar las mejores prácticas en la gestión de negocios del cliente.
§ Integrar de manera efectiva las diversas áreas de la empresa.
§ Acortar el tiempo de puesta en operación del sistema.
Normas
Dentro del proceso de implantación existen un grupo de normas – revisadas en el curso de
principales procesos de servicio –las cuales se encuentran relacionadas con la metodología de
implantación y con el control, seguimiento y documentación de las implantaciones.
Relacionadas con la metodología de implantación

§ El coordinador de implantaciones abrirá una implantación para cada uno de los
productos Profit Plus adquiridos por un cliente que desee ser apoyado por Softech
para la puesta en operación de los mismos.
§ Cada implantación tendrá un analista responsable quien se llamará implantador líder
(director de proyecto), responsable de ejecutar las principales actividades de la misma

así como de ejecutar el control y seguimiento de la implantación. Este implantador

será designado por el coordinador de implantación.
§ Cada vez que lo considere necesario el coordinador de implantación procederá a
cambiar el analista responsable (implantador líder) de una implantación.
§ El analista responsable (implantador líder) debe identificar a los usuarios líderes del
cliente para cada implantación. Todas las decisiones relevantes de la implantación
deben ser tomadas de mutuo acuerdo con los usuarios líderes.
§ Todas las implantaciones serán ejecutadas aplicando la Metodología de Implantación
de Softech , la cual distribuye las actividades a ejecutar en 4 Fases.
§ El implantador líder puede solicitar a la coordinación de implantación el apoyo de
otros analistas para la ejecución de ciertas actividades.
Relacionadas con el Control, Seguimiento y Documentación de las

Implantaciones
§ Todas las actividades de implantación ejecutadas en las sesiones que tienen lugar en
las oficinas del cliente deben ser documentadas haciendo uso de la planilla registro de
actividades de implantación – Ver anexo. Documentos Formales – la cual debe ser
firmada por al menos uno (1) de los usuarios que participaron en la sesión.
§ Todas las actividades de implantación ejecutadas en las sesiones que tienen lugar en
las oficinas de Softech deben ser documentadas, haciendo uso de la planilla servicios
de implantación en Softech – Ver anexo. Documentos Formales – la cual debe ser
impresa una vez registradas las actividades en el sistema de Help Desk. La planilla
impresa debe ser firmada por el cliente cuando se le instalen y/o entreguen los
productos que se generaron en la sesión. La planilla servicios de implantación firmada
debe ser entregada en la bandeja de documentos para ser archivada.
§ Cada implantador debe revisar mensualmente el estatus de las implantaciones activas
mediante una reunión de servicio con la coordinación de implantación. Ver apéndice.
Instructivo para la Elaboración y entrega de los Estatus de Implantaciones Activas.
§ El inicio de todas las implantaciones (nivel I, II, III y IV), siempre deberá ser la
elaboración de la ficha de implantación.
§ Las implantaciones nivel I y II, serán controladas por medio de la ficha de
implantación. Las implantaciones nivel III y IV tendrán una herramienta más de control
en base a un Plan de Implantación que debe ser elaborado por el implantador, tan
pronto como sea posible, y debe ser aprobado y firmado por el cliente. El plan de
implantación firmado debe ser colocado en la bandeja documentos de implantación
para ser archivado, junto con la ficha de implantación.
§ El plan de implantación, una vez aprobado, no podrá ser cambiado salvo que exista un
acuerdo con el cliente.
§ En las implantaciones nivel I y nivel II el implantador deberá preparar un informe de
avance cada vez que el cliente desee conocer el avance de la implantación o cuando a
su juicio sea necesario tener una reunión con el cliente para buscar soluciones a
situaciones que están impidiendo el normal avance de la implantación. El informe de
avance firmado debe ser colocado en la bandeja documentos de implantación para ser
archivado.

§ En las implantaciones nivel III y nivel IV el implantador deberá indicarle a los usuarios
líderes la importancia de preparar y presentar un informe de avance el cual será
discutido en la reunión de seguimiento cada sesenta (60) días. El informe de avance
firmado debe ser colocado en la bandeja documentos de implantación para ser
archivado.
§ En las implantaciones nivel III y nivel IV el implantador debe ejecutar máximo cada
sesenta (60) días una reunión de seguimiento con los usuarios líderes del cliente para
discutir el avance de la implantación.
§ La última actividad que el implantador debe ejecutar en las implantaciones nivel III y
nivel IV es la elaboración del informe final de la implantación y entregará un ejemplar
del mismo a los usuarios líderes del cliente y otro ejemplar en la bandeja documentos
de implantación para ser archivado.
§ El implantador líder debe acordar con el cliente los procesos que serán documentados
en el informe final que es elaborado para las implantaciones nivel III y IV.
§ El implantador podrá cerrar una implantación que cumpla con los criterios de cierre
establecidos, es decir, cuando se hayan cumplido los objetivos definidos al inicio de la
implantación; manifestando el cliente su acuerdo mediante la firma de la carta de
cierre, la cual debe ser entregada al asistente de implantación para ser archivada.
§ El coordinador podrá cerrar una implantación que cumpla con los criterios de cierre
establecidos, es decir:
o Que la implantación se encuentre en estatus operativa (en el help desk o
manifestado por el cliente) y que el cliente indique que no desea más servicios
relacionados con la implantación.
o Que la implantación se encuentre en estatus operativa (en el help desk o
manifestado por el cliente) y tenga un periodo de inactividad mayor a 60 días
durante los cuales se han ejecutados al menos 3 seguimientos sin lograr coordinar
con el cliente servicios adicionales relacionados con la implantación.
§ Una Implantación puede ser cancelada, sólo por un coordinador, cuando se cumplan
los siguientes criterios:
o La implantación no esté en estatus operativa y el cliente manifieste que no desea
proseguir con el proceso de implantación.
o La implantación no esté en estatus operativa y tenga un periodo de inactividad
mayor a 90 días durante los cuales se han ejecutado al menos 3 seguimientos sin
lograr coordinar con el cliente servicios adicionales relacionados con la
implantación.
§ La implantación no podrá ser cerrada o cancelada si el cliente está en una condición
especial que impide prestarle el servicio de implantación, como por ejemplo:
o Reclamo en proceso.
o Espera por un requerimiento.
o Situaciones de Bugs en revisión.
§ Una vez cerrada una implantación la Unidad de Mercadeo procederá a correr la
encuesta de satisfacción al cliente implantado.
§ Todos los documentos asociados a la implantación serán remitidos a archivo.

FASES
Las fases son el nivel principal de la metodología de implantación y están conformadas por varias
etapas. A continuación se describe cada una de ellas:
Organización
Consiste en definir con el cliente las actividades necesarias para desarrollar la implantación
(estrategia y objetivos) e instalar en los equipos (servidores y estaciones de trabajo) los
productos Profit Plus.
Configuración
Consiste en evaluar los procesos de negocios, y establecer los procedimientos necesarios para
ejecutarlos en Profit Plus, de acuerdo a una planificación establecida en la fase anterior.
Operación
Consiste en ejecutar las actividades requeridas para el inicio de las operaciones en Profit Plus
asegurándose de lo siguiente:
§ Capacitar a los usuarios involucrados en los procesos.
§ Acompañar al cliente en sus primeros pasos.
§ Certificar con el cliente el cumplimiento de los objetivos planificados.
Control
Consiste en velar durante todo el proceso de implantación, en conjunto con los usuarios
líderes del cliente, por la consecución de las metas establecidas, monitoreando el avance y
tomando acciones necesarias para corregir cualquier desviación en la planificación.

ETAPAS
Las etapas comprenden un conjunto de actividades que pueden ser ejecutadas en forma
secuencial o en paralelo a otras actividades. A continuación se indican las etapas que conforman
cada una de las fases:
Fase Etapa
Planificación
Organización
Instalación
Levantamiento
Configuración Preparar tablas
Parametrización
Validación
Operación Adiestramiento
Puesta en operación
Seguimiento
Control
Cierre

CICLO DE V IDA DE LA IMPLANTACIÓN
Todo proyecto de implantación posee un inicio y un fin y entre estos dos puntos existen una
cantidad finita de etapas que para cumplirlas se debe realizar un esfuerzo. Este esfuerzo o curva
de esfuerzo inicia con la definición de objetivos y se va incrementando a medida que se avanza en
las etapas preliminares – organización y configuración – ya que éstas representan la base del
proyecto, se conoce el proceso de negocios del cliente y se configura en Profit Plus.
En la etapa final de la fase de configuración es donde esta curva de esfuerzo alcanza su máximo
nivel ya que aquí se deben haber cumplido todos los requisitos para luego dar paso a la puesta en
operación, esto incluye la validación de los acuerdos establecidos con el cliente en cuanto al
modelado de su proceso de negocios y entrar a soportar las operaciones de la empresa
directamente en Profit Plus sin hacer uso de ningún otro mecanismo. Se consid era en este punto
que la curva de esfuerzo va en declive por el hecho de que ya no representa actividades
adicionales si no la salida del proceso.
El proceso de implantación concluye – tal como se mencionó antes – cuando se cumplen todos los
objetivos establecidos al inicio de la misma y durante absolutamente todo el proyecto se
encontrará presente el seguimiento y puntos de control.

ENTES DE LA IMPLANTACIÓN
Los entes de la implantación nos facilitan la información necesaria para ser más asertivos en las
actividades del plan y su ejecución, son ellos precisamente los que hacen posible que las empresas
estén claramente representadas en cada uno de los productos Profit Plus en una buena medida.
A continuación se describen los entes por cada nivel de los proyectos de implantación.
Nivel de la Implantación à I
§ Empresa con procesos sencillos, caracterizada por:
o Sobre el dueño recae los procesos de negocio en su totalidad, es decir ocupa los
espacios de decisión.
o Alta duplicidad de cargos en el personal.
Ente de la Implantación Responsabilidad Asociada Personal Identificado
Patrocinador de la Decisor en la adquisición del
Dueño
implantación producto
Director de la implantación Líder implantador Softech Analista/Consultor Funcional
Dueño, Analista/Consultor
Decisores/asesores de la
Equipo de dirección funcional, Coordinador de
implantación
Implantación.
Dueño, Contador,
Participantes en la
Equipo de la implantación Vendedores, Asistente,
implantación
Analistas de SE
Interesados en la Proveedores, clientes, Seniat,
Afectados por los resultados
implantación entre otros
Nivel de la Implantación à II
§ Empresa con procesos ligeramente sencillos, caracterizada por:
o El dueño lleva un número importante de procesos, ocupando la mayoría de los
espacios de decisión.
o Importante proporción de cargos en manos del dueño.
Patrocinador de la Decisor en la adquisición del
Dueño
implantación producto
Dueño, Analista/Consultor
Decisores/asesores de la
Equipo de dirección funcional, Coordinador de
implantación
Implantación.
Dueño, Contador,
Participantes en la
Equipo de la implantación Vendedores, Asistente ,
implantación
Analistas de SE

Nivel de la Implantación à III

§ Empresa con procesos de mediana complejidad, caracterizada por:
o Organizaciones donde las posiciones de decisión frecuentemente están ocupadas
por el dueño y su personal cercano, es decir la mayoría de los procesos de negocios
recaen en muy pocas personas.
o Existe mediana duplicidad de cargos en el personal.
Patrocinador de la Decisor en la adquisición del Dueño, Presidente o Gerente
implantación producto General
Dueño, Presidente o Gerente
Decisores/asesores de la General, Analista/Consultor
Equipo de dirección
implantación funcional, Coordinador de
Implantación
Administrador, Contador,
Participantes en la Almacenistas, Vendedores,
Equipo de la implantación
implantación Asistente, Analistas de Sop.
Externo y Sop. Interno
Nivel de la Implantación à IV
§ Empresa con procesos de negocio de alta complejidad, caracterizada por:
o Organizaciones donde las posiciones de decisión no están concentradas en el dueño,
es decir existen diferentes niveles de decisión y grados de responsabilidad.
o Baja duplicidad de cargos en el personal.
Patrocinador de la Decisor en la adquisición del Dueño, Presidente o Gerente
implantación producto General
Dueño, Presidente o Gerente
Decisores/asesores de la General, Analista/Consultor
Equipo de dirección
implantación funcional, Coordinador de
Implantación
Administrador, Contador, Jefe
de almacén, Personal de
Participantes en la
Equipo de la implantación sistemas, Vendedores,
implantación
Asistente, Analistas de Sop.
Externo y Sop. Interno

ETAPAS DE LA M ETODOLOGÍA DE I MPLANTACIÓN
A continuación se describen cada una de las etapas que comprende la metodología de

implantación, especificando las actividades y productos y que compone a cada una de ellas.
Fase: Organización
Etapa: Planificación
En esta etapa se define junto al cliente el alcance, los objetivos a cumplir y la estrategia a
seguir en la implantación.
Actividades y Productos
Fase: Organización
Etapa: Planificación
Actividades Productos
§ Definir objetivos y estrategia de § Ficha de Implantación.
implantación.
§ Identificar factores críticos de la § Plan de Implantación.
implantación. § Cronograma de Servicios.
§ Elaborar plan de implantación.
Descripción de la Etapa
Definir objetivos y estrategia de implantación
Durante la primera visita el analista implantador debe identificar quien será el
Patrocinador del proyecto. Con esta persona se debe revisar la información anexa en los
Brochure No. 1 y Brochure No. 2 – Ver anexo. Documentos Formales – con la finalidad de
garantizar que el cliente conozca y entienda lo que es el proceso de implantación y la
metodología de trabajo a seguir por Softech Consultores así como las normas y políticas
de la logística de servicios, tópicos administrativos y seguimiento de la implantación.
Posteriormente deberá llenar la planilla llamada Ficha de Implantación, con la finalidad
de definir formalmente entre el Líder en el cliente y el Líder de la implantación los
objetivos a cumplir al cierre del proyecto. Ver apéndice. Instructivo para la Elaboración
de la Ficha de Implantación.
Recuerde:
La Ficha es de uso obligatorio. El proceso de llenado de la misma no corresponde a una
encuesta a llenar por el cliente, dicha información se obtiene de la entrevista inicial la cual
debe fluir como una reunión de trabajo.
Identificar factores críticos de la implantación

Una vez que se culmina la elaboración de la ficha, se tendrá la información necesaria
para poder identificar aquellos factores de tipo crítico. Estos son aquellos que pudieran
poner en riesgo el adecuado avance y cumplimiento de los objetivos y fechas

planificadas, por ejemplo la correcta parametrización del proceso vertebral del modelo
de negocios, la disponibilidad de recursos.
Recuerde:
Si se tienen claros los factores críticos de la implantación y la implantación es nivel I o II y
por lo tanto no aplica la elaboración del plan de implantación, entonces se procede a realizar
la planificación de objetivos para poder generar el cronograma de servicios a ser enviado al
cliente.
Elaborar plan de implantación

Es un documento que permite marcar actividades, fechas, tiempo de ejecución y
responsables a fin de poder establecer puntos de control y seguimiento en el proyecto.
Ver apéndice. Instructivo para la Elaboración del Plan de Implantación.
Etapa: Instalación
En esta etapa se adecua y se instala la plataforma operacional.
Fase: Organización
Etapa: Instalación
§ Evaluar plataforma de hardware y Prod uctos Profit Plus instalados.
software.
§ Adecuar plataforma de hardware y
software.
§ Instalar sistema en servidor y
estaciones.
Evaluar plataforma de hardware y software
La actividad consiste en verificar que la plataforma tecnológica que ofrece el cliente
cumpla con los requisitos mínimos para el correcto funcionamiento de Profit Plus. Para
requerimientos mínimos de instalación y ejecución de Profit Plus Administrativo revise el
manual.
Adecuar plataforma de hardware y software

Una vez que se ha realizado la evaluación de la plataforma, se procede a instalar todas
aquellas aplicaciones que fungen como prerrequisito, estas son:
§ ASP.net 2.5.
§ IIS 5.1 para Windows XP, 6.0 para Windows 2003 Server o 7.0 para Windows
Server 2008 y Windows 7.
§ Frameword 3.5.

Instalar sistema en servidor y estaciones

Una vez que la plataforma se encuentra certificada y los prerrequisitos configurados se
procede a realizar la instalación de la Suite Profit Plus, lo cual significa no solo ejecutar la
instalación sino también verificar la operatividad del producto:
§ La aplicación debe levantar la empresa demo.
§ Se pueda imprimir desde tablas y procesos.
§ Se pueda crear nuevas empresas y usuarios.
§ La aplicación funcione desde servidor y estaciones.
Recuerde:
Como Director del proyecto, puede utilizar el recurso analista de apoyo para ejecutar esta
actividad.
Fase: Configuración
Etapa: Levantamiento
Se ejecuta el levantamiento de información de los procesos de negocios que el cliente
desea parametrizar en Profit Plus, así como las salidas de dicho proceso y se identifica
necesidades adicionales de uso de otras unidades de apoyo – Requerimientos Adicionales.
Etapa: Levantamiento
§ Ejecutar levantamiento de información § Procesos de negocios soportados en
de los procesos de negocio del cliente. Profit Plus identificados y detallados.
§ Identificar esquema usado para la
conciliación de las operaciones
registradas.
§ Analizar esquema de consolidación de
datos entre sucursales y casa matriz.
§ Analizar esquema de integración con
otros módulos Profit Plus.
§ Analizar interrelación de Profit Plus
con otros sistemas.
§ Identificar formatos y reportes § Listado de formatos y reportes por
adicionales. elaborar.
§ Identificar aspectos funcionales no § Procesos de negocios no soportados
soportados por el sistema. en Profit Plus identificados y
§ Levantar y documentar los detallados.
requerimientos adicionales.

Ejecutar levantamiento de información de los procesos de negocio del cliente
En esta fase del proyecto inicia la entrevista con todos aquellos usuarios del cliente que
conocen los procesos a soportar en Profit Plus. El levantamiento de información debe
ser netamente presencial. La información suministrada por dichos usuarios será la base
para la parametrización que garantizará el cumplimiento de los objetivos. Para realizar el
mismo puede utilizar la Guía de Procesos de Negocios - Ver anexo. Documentos Formales
Recuerde:
Esta información debe quedar por escrito y asentada en la planilla Registro de Actividades de
Implantación.
Identificar esquema usado para la conciliación de las operaciones registradas

Ya que se trata de un cambio de software, parte de lo que se debe hacer para garantizar
que las operaciones estén debidamente soportadas es identificar los recursos de
información disponibles con los que se puedan cotejar que la información en Profit Plus
se encuentra completa y sea confiable.
Un esquema ampliamente utilizado es realizar un paralelo y comparar los reportes
emitidos por Profit Plus del periodo paralelo con los reportes emitidos por la plataforma
administrativa actual del cliente.
Analizar esquema de consolidación de datos entre sucursales y casa matriz

Si el cliente posee un esquema de transferencia de información dado que no puede
mantener una conexión en línea para el registro de todas las operaciones en el servidor
principal, también se debe identificar un mecanismo para garantizar que la información
esté completa y debidamente registrada.
Un mecanismo para esto es imprimir un reporte de transacciones en la sucursal y en la
casa matriz, imprimir un reporte de transacciones de la sucursal y verificar que se
encuentren todos los registros y a su vez que estén completos.
Analizar esquema de integración con otros módulos Profit Plus

Aún cuando el cliente posea solo un producto de la suite de Profit Plus, siempre se debe
procurar dejar una base sólida que garantice que el producto que se está
parametrizando puede ser integrable de manera sencilla con cualquiera del resto de los
productos de la suite, entendiendo como sencillo que no será necesario realizar cambios
de parametrización en el producto ya implantado para poder integrarlo con otro
producto Profit Plus.
Un ejemplo de esto es al parametrizar Profit Plus Administrativo, solicitar al cliente el
plan de cuentas contables para visualizar un esquema de integración en caso de que se
tuviera Profit Plus Contabilidad.

Analizar interrelación de Profit Plus con otros sistemas

Profit Plus no solo trabaja con productos de la suite, también se puede lograr su
integración con software presentes en el mercado a través de la programación de
Requerimientos Adicionales. Por ejemplo, el cliente posee implementado el uso de
carnet para el control de entradas, salidas y ausencias del personal y desea que de esta
información se obtengan las variaciones a registrar en nómina.
Recuerde:
Antes de iniciar la parametrización del producto, se debe tener toda esta información
organizada.
Identificar formatos y reportes adicionales

Ya teniendo los procesos identificados y documentados, se debe realizar la lista de todos
los reportes y formatos que deberán ser adaptados y/o programados para generar las
correctas salidas de los procesos. Para esto se deberá hacer uso de la Planilla de
Levantamiento de Información de Reportes Adicionales. Ver anexo. Documentos
Formales.
Identificar aspectos funcionales no soportados por el sistema

Una vez que se haya realizado el levantamiento de información de los procesos, se
podrá identificar aquellas necesidades del cliente que no puedan ser soportadas de
manera natural en Profit Plus, conllevando a buscar otros mecanismos para dar
parametrización.
Levantar y documentar los requerimientos adicionales

Un mecanismo que ofrece Softech Consultores es la programación de requerimientos
adicionales. Para esto se debe realizar el levantamiento de información del diseño de lo
que se necesita automatizar a través del uso de la Planilla de Levantamiento de
Información de Requerimientos Adicionales y luego escalarlo a la Unidad respectiva para
que inicie su ciclo de atención. Ver anexo. Documentos Formales.

Etapa: Parametrización
Se procede a realizar el modelado de Profit Plus en función de la información obtenida en
la etapa anterior.
Etapa: Parametrización
§ Definir estándares de códigos para § Parámetros generales y por procesos
tablas maestras. Profit Plus.
§ Configurar parámetros del sistema. § Códigos de tablas y códigos
§ Configurar generales del sistema. adicionales establecidos (impuestos,
monedas).
§ Configurar seguridad de los datos: § Políticas de seguridad del sistema.
empresas, usuarios y mapas de
acceso.
§ Definir plan de respaldo de datos.
§ Elaborar los formatos y reportes § Formatos y Reportes Elaborados.
adicionales.
§ Programar los requerimientos
adicionales.
§ Diseñar consolidación de datos entre § Procedimiento de conciliación
sucursales y casa matriz. establecido.
§ Diseñar esquema usado para la
conciliación de las operaciones
registradas.
Definir estándares de códigos para tablas maestras
Basado en los levantamientos de información previos y/o asumiendo que el cliente
posea una nomenclatura particular de su información principal (productos/servicios,
clientes, proveedores, beneficiarios), el analista revisará lo suministrado por el cliente a
fin de modelar adecuadamente los códigos de los mismos en el producto Profit Plus.
Un ejemplo de nomenclatura es aquella utilizada por Softech Consultores para llevar
control de sus clientes:
Nomenclatura Descripción Ejemplo
C Cliente directo CCA1000
A Asociado ACA1000
I Cliente indirecto ICA1000
Recuerde:
La definición de códigos de las tablas básicas del cliente debe realizarse por cada proceso del
producto a implantar.

Configurar parámetros del sistema

Con la información obtenida del esquema de negocios del cliente, se procederá a
parametrizar las premisas iniciales del sistema en Profit Plus.
Configurar parametrizaciones generales del sistema

Basado en el detalle de las actividades que se llevan actualmente en el cliente, se
procederá a configurar aquellas parametrizaciones que involucran todas las bondades
del producto para así plasmar en el sistema la mayor información que procesa el cliente
bajo unos lineamientos organizados a fin de garantizar el funcionamiento adecuado del
sistema.
Recuerde:
Las parametrizaciones se deben realizar por procesos. Asimismo, incorporar registros
actualizados de parametrizaciones básicas que afectarán el desempeño del sistema como la
actualización de tasas en las monedas, incorporación de nuevos registros de IVA, Unidad
Tributaria, etc.
Configurar seguridad de los datos: empresas, usuarios y mapas de accesos

En esta actividad se requiere crear la(s) empresa(s), usuarios y la competencia de estos
en el manejo del sistema regido por sus roles o responsabilidades en la organización.
Definir plan de respaldo de datos

De acuerdo al volumen de información que procesa el cliente en un lapso determinado,
se establecerá con el personal de sistemas un plan de respaldo adecuado a sus
necesidades. Por ejemplo una empresa de facturación del rubro automercado deberá
realizar respaldos diarios.
Elaborar los formatos y reportes adicionales

Con toda la información recopilada en la etapa de configuración, el analista evaluará y
ejecutará los cambios a realizar en los formatos y reportes estándares del sistema.
Programar los requerimientos adicionales

Si bien es cierto que la programación de estos requerimientos recaen en una Unidad
externa a SAC y que posee un procedimiento aparte establecido, es importante tener en
cuenta que en muchas oportunidades la elaboración de un requerimiento adicional
puede ser un factor crítico en el proyecto de implantación y por ende el analista líder
deberá hacer control y seguimiento del mismo con la Unidad respectiva.
Diseñar consolidación de datos entre sucursales y casa matriz

Con la participación de los usuarios involucrados, el analista deberá establecer criterios
de unificación de datos de la casa matriz y sus sucursales para lograr el rendimiento
óptimo de sus operaciones, basado en el resultado del análisis de la etapa previa.

Diseñar esquema usado para la conciliación de las operaciones registradas

Una vez más, basado en el resultado del análisis de la etapa previa se procederá a
identificar aquellos reportes que permitirán hacer el comparativo de la información
registrada en Profit Plus y el estado real de las operaciones.
Etapa: Preparar Tablas Maestras

Se adiestra a los usuarios para que realicen el llenado de las tablas maestras o se facilita al
cliente los insumos para la migración de datos.
Etapa: Preparar Tablas Maestras
§ Adiestrar a los usuarios para la carga § Tablas maestras cargadas.
de tablas maestras.
§ Cargar las tablas maestras y sus
tablas relacionadas.
§ Migrar datos de tablas maestras desde § Tablas maestras migradas.
otros sistemas.
Adiestrar a los usuarios para la carga de tablas maestras
En esta tarea, el analista procederá a adiestrar a los usuarios en la incorporación de
datos en las tablas maestras del sistema.
Cargar las tablas maestras y sus tablas relacionadas

En líneas generales, la carga de las tablas maestras las realiza el cliente, sin embargo, el
analista debe dejar claro en quien recaerá el desarrollo de esta actividad, si es por parte
del personal de Softech Consultores o de su personal del cliente.
Migrar datos de tablas maestras desde otros sistemas

Otra opción que puede suministrar el analista implantador en el caso de que el cliente
no desee cargar los datos en maestros debido a falta de personal, tiempo, volumen de
datos, etc., es la migración de los mismos provenientes de otro sistema. Una vez
definido este esquema, se deberá establecer si el desarrollo de esta tarea la realizará
personal de Softech Consultores o de su personal del cliente.
Recuerde:
Esta información debe quedar por escrito y asentada en la planilla Registro de Actividades de
Implantación.

Fase: Operación
Etapa: Validación
Una vez realizada la parametrización, se realizan las pruebas de validación de los procesos
para garantizar que las salidas de los procesos cumplan los objetivos establecidos con el
cliente.
Fase: Operación
Etapa: Validación
§ Validar los datos cargados y/o § Procesos de negocios validados.
migrados en maestros.
§ Validar los procesos de negocio del
cliente.
§ Validar políticas de respaldo y § Políticas de seguridad del sistema
recuperación. validadas.
§ Validar esquema usado para la § Procedimiento de conciliación
conciliación de las operaciones validado.
registradas.
§ Validar consolidación de datos entre
sucursales y casa matriz.
Validar los datos cargados y/o migrados en maestros
Una vez finalizada la incorporación de datos en tablas maestras, el analista procederá a
la revisión y análisis de los mismos a fin de determinar si todos los datos analizados
están completos para garantizar que los procesos subsiguientes se ejecuten con toda la
información que amerite el cliente.
Validar los procesos de negocios del cliente

A continuación, el analista comenzará a validar cada uno de los procesos del cliente
reflejados en el sistema. Para ello, debe apoyarse en la documentación, reportes,
formatos, que le suministraran los usuarios involucrados por cada proceso.
Cabe hacer mención que algunos de estos documentos podrían ser:
§ En la logística de almacén, las cargas o descargas de mercancía que involucren el
manejo de despacho.
§ En la logística de compras para la venta y/o consumo interno, las órdenes de
compra emitidas por el Departamento de Compras.
Validar políticas de respaldo y recuperación

Basado en el plan de respaldo definido en la etapa anterior, el analista en compañía del
jefe o encargado del área de sistema, deberá confirmar la ejecución correcta de los
respaldos bajo los lineamientos estableci dos previamente como: frecuencia, medios de
almacenamiento, políticas de seguridad interna, personal responsable, etc.

Validar esquema usado para la conciliación de las operaciones registradas

Para el desarrollo de esta actividad, el analista cotejará el esquema de conciliación
elaborado previamente con las operaciones que posee el sistema en la actualidad.
Validar consolidación de datos entre sucursales y casa matriz

Para el cumplimiento adecuado de esta actividad, el analista deberá revisar a detalle
todos los procesos registrados tanto en las sucursales como en la casa matriz, apoyada
con la interacción de los usuarios involucrados y del soporte físico de las mismas.
Etapa: Adiestramiento
En esta, se procederá a adiestrar a todos los usuarios finales y personal de sistemas, tanto
en el manejo de los procesos de negocios como de las labores de mantenimiento de la
aplicación.
Fase: Operación
Etapa: Adiestramiento
§ Adiestrar en los procesos de negocio § Usuarios finales adiestrados en
modelados en Profit Plus. procesos de negocios.
§ Adiestrar en los procesos de § Usuarios adiestrados en
conciliación de las operaciones procedimientos de conciliación.
registradas.
§ Adiestrar en los procesos de
consolidación de datos entre
sucursales y casa matriz.
§ Adiestrar al personal de sistemas en § Usuarios adiestrados en tareas de
Seguridad de los datos. mantenimiento en Profit Plus.
§ Adiestrar al personal de sistemas en
Respaldo de los datos.
Tareas de Mantenimiento.
§ Adiestrar al personal de sistemas en § Usuarios adiestrados en tareas de
Configuración de formatos y reportes. configuración en Profit Plus.
Parametrización del sistema.
Adiestrar en los procesos de negocio modelados en Profit Plus
Para esta etapa, el analista deberá adecuar el adiestramiento de los procesos levantados
del cliente en el manejo de Profit Plus a fin de asegurar que los usuarios estén
adiestrados en el manejo del sistema bajo el modelaje de sus procesos.

Adiestrar en los procesos de conciliación de las operaciones registradas

El analista debe tener la capacidad de instruir a los usuarios en la conciliación de las
actividades soportadas en el sistema el cual deberá ser el reflejo de sus operaciones de
negocios.
Adiestrar en los procesos de consolidación de datos entre sucursales y casa matriz

Afirmando que el cliente utiliza este esquema, el analista debe enseñar a los usuarios las
bondades de Profit Plus en el procesamiento de información que conlleve el uso de casa
matriz y sucursales.
Adiestrar al personal de sistemas en seguridad de los datos.

El analista orientará al personal de sistema del cliente en establecer criterios de
seguridad de los datos en cuanto a su manipulación y accesibilidad por parte de los
usuarios en base a sus competencias en el uso del sistema Profit Plus.
Adiestrar al personal de sistemas en respaldo de los datos

Principalmente , de acuerdo al volumen de información que procesa el cliente, el analista
instruirá al personal de sistemas en la ejecución de respaldos a fin de garantizar la
ubicación de los mismos en un momento determinado.
Adiestrar al personal de sistemas en Tareas de Mantenimiento

El analista deberá orientar al personal de sistemas o a los usuarios que designe el cliente
en la ejecución periódica de las tareas de mantenimiento para asegurar que los datos
estén continuamente consistentes logrando de esta manera un mantenimiento
preventivo adecuado que evite perdida de datos, retrasos, molestias en los usuarios o
situaciones que pongan en riesgo la realización de las actividades operativas del cliente.
Adiestrar al personal de sistemas en configuración de formatos y reportes

En el desarrollo de esta actividad, el analista procederá a explicar a los usuarios con un
perfil adecuado en el área de sistemas o al personal de computación en la configuración
básica de formatos y reportes en el sistema Profit Plus.
Adiestrar al personal de sistemas en parametrización del sistema

Es de vital importancia que el analista implantador instruya preferiblemente al personal
de sistemas en la forma como se encuentra parametrizada la empresa para garantizar
que este sea un apoyo vital en el esquema de negocios del cliente a la hora de
incorporar ajustes en la parametrización si fuese necesario.

Etapa: Puesta en Operación

En esta etapa se iniciarán las operaciones directamente en Profit Plus y se apagará la
plataforma administrativa anterior del cliente.
Fase: Operación
Etapa: Puesta en Operación
§ Cargar datos iniciales en las tablas y § Saldos iniciales cargados.
procesos de Profit Plus.
§ Apoyar la puesta en operación del § Procesos de negocios operativos.
sistema.
§ Verificar funcionamiento de los
procesos soportados.
Cargar datos iniciales en las tablas y procesos de Profit Plus
Una vez adiestrados a los usuarios en el manejo del sistema Profit Plus, los mismos
estarán en capacidad de incluir los saldos iniciales o de apertura para preparar el
sistema en su arranque inicial. Lo que se busca es garantizar que los saldos iniciales se
encuentren cargados y su información sea correcta.
Recuerde:
En esta etapa ya NO se debe realizar operaciones adicionales fuera del sistema Profit Plus.
Apoyar la puesta en operación del sistema

Esta actividad consiste en que el analista deberá estar atento en el desarrollo de las
actividades de negocios del cliente ya en funcionamiento en el sistema Profit Plus y
apoyar que el cumplimiento del mismo sea lo mas eficiente, rápido y cubra a cabalidad
todos los objetivos planteados.
Verificar funcionamiento de los procesos soportados

El analista deberá estar atento en el desarrollo de todas las actividades de negocio del
cliente en el manejo del sistema Profit Plus para comprobar que las mismas reflejen a
cabalidad los resultados deseados, es decir que los usuarios registren las transacciones,
den uso adecuado a la aplicación en función del adiestramiento recibido, que se
ejecuten los procesos tal como fueron diseñados. Asimismo, esto permitirá confirmar
que los procesos de negocios se encuentran operativos a través del sistema Profit Plus
implantado.

Fase: Control
Etapa: Seguimiento
En esta etapa se pondrán en uso las herramientas de de medición de avance del proyecto
y detección de desviaciones.
Fase: Control
Etapa: Seguimiento
§ Elaborar cronograma de visitas. § Planificación de servicios a ejecutar.
§ Elaborar informa de avance. § Informe de avance.
§ Ejecutar reuniones de seguimiento. § Reunión de seguimiento.
Elaborar cronograma de visitas
Una vez que el analista líder realice la planificación de actividades y registre en el Help
Desk todas las solicitudes de servicio asociadas a la implantación, deben ser asignadas
en cónsola. Posteriormente se emitirá un reporte llamado cronograma de visitas el cual
permite visualizar:
§ El objetivo de cada visita o solicitud de servicios.
§ La fecha y hora sugerida para ejecutar la sesión de trabajo.
§ El analista que lo ejecutará – puede ser el analista líder o el analista de apoyo.
Este reporte se le hará llegar al cliente vía email para su revisión y aprobación.
Elaborar informe de avance

El analista debe realizar un informe de avance de la implantación principalmente por las
siguientes causas:
§ Cuando evidencie retrasos involuntarios en el cliente.
§ Cuando así lo solicite el líder de la implantación en el cliente.
§ Cuando el analista considere pertinente informar por escrito el avance de la
implantación.
Es importante señalar que el informe de avance permite conocer que tareas que se han
cumplido, cuales faltan, en que tiempo se estima culminar la implantación así como
sugerencias que den a lugar la optimización de las actividades desarrollas y por
desarrollar en el cliente.
Ejecutar reuniones de seguimiento

Es de vital importancia establecer reuniones de seguimiento entre el analista y los
líderes de la implantación en el cliente a fin de informar los alcances logrados, controlar
los riesgos que se puedan o estén presentes, replantear las actividades por concluir para
así garantizar la culminación exitosa de la implantación.

Etapa: Cierre
En esta etapa solo falta realizar el informe de cierre y realizar una revisión general de los
resultados obtenidos en el proyecto para de esta manera generar el acuerdo formal de
cierre.
Fase: Control
Etapa: Cierre
§ Elaborar informe de la implantación § Informe final de la implantación.
del sistema
§ Cerrar implantación. § Objetivos cumplidos.
§ Carta de cierre.
Elaborar informe de la implantación del sistema
Una vez desarrolladas las etapas previas, el analista procederá a documentar el informe
final de la implantación para explicar a detalle los logros obtenidos en todas las fases
involucradas de la implantación.
Este informe le permitirá al cliente determinar los alcances logrados, los recursos
(humanos, técnicos, materiales, tiempo) involucrados, los reportes que apoyarán su
gestión bien sea administrativa, contable o de nómina según el producto o los productos
implantados, el apoyo que éstos puedan proporcionar a otros sistemas adicionales en el
cliente si fuese el caso, en fin, este documento resume los resultados a obtener del
sistema.
Cierre de la implantación
Finalmente, para realizar el cierre de la implantación el analista deberá garantizar que se
hayan cumplido todos los objetivos establecido el inicio del proyecto, si esto es efectivo
se apoyará entregando una carta de cierre la cual deberá ser firmada por el líder de la
implantación en el cliente para dar por culminado formalmente este proceso.
Recuerde:
Esta carta de cierre debe estar debidamente firmada y sellada por el cliente para ser anexada a
la carpeta del mismo que se encuentra en nuestro archivo.

LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS EN LA I MPLANTACIÓN
Una vez que se apertura la implantación y se inicia el proyecto, existe una primera fase que se
ejecuta sin repetición y es la organización ya que esta sirve de base para la definición conceptual
del proyecto y hasta que no se tengan todos los insumos no se debe avanzar a ninguna otra etapa.
Este proceso coincide con lo que se llama Proceso de Iniciación.
Cuando ya se tienen todos los acuerdos con el cliente se hace la planificación de los primeros
servicios a ejecutar con objetivos definidos que permitan llevar un orden en la ejecución; se
aperturan las solicitudes de servicio en función de esta planificación, se asignan, se ejecutan y se
registran los servicios en el HelpDesk a fin de mantener control de las acciones realizadas en el
proyecto.
A medida que se va avanzando en el proyecto el analista debe hacer uso de las herramientas de
seguimiento y control para verificar dos aspectos importantes:
§ El avance obtenido hasta la fecha.
§ Las próximas actividades a ejecutar.
Con este insumo se repite el ciclo planificación à solicitudes de servicio à ejecución à registro de
servicios, esto coincide con los procesos de planificación y los procesos de ejecución. Este ciclo se
repetirá hasta que por medio de los mecanismos de control – o de seguimiento y control – se
detecta que se llegó al final del proyecto y se procede al cierre del proceso de implantación.

Instructivo No. 1:
Procedimiento para la Elaboración y entrega
de los Estatus de Implantaciones Activas
Procedimiento para la Elaboración
y entrega de los Estatus de Implantaciones Activas
Propósito.
Preparar un resumen para la Coordinación de Implantación, de los resultados de la gestión realizada
durante un período, en las implantaciones activas asignadas.
Responsable.
Analistas Funcionales I, II, III y IV y Consultores Funcionales que tengan al menos una
implantación activa a su cargo.
Frecuencia.
Mensual. La fecha de corte de cada responsable la define su coordinador.
Tareas a realizar para preparar el resumen.
1. Imprimir el reporte L02-SAC: Reporte de Estatus de Implantaciones Activas.

Ubicado en el menú reportes opción Servicios Prestados aplicando los siguientes filtros:
q Implantador.
q Periodo de la revisión: debe ser el lapso de tiempo para el cual está reportando el
estatus de sus implantaciones.
2. Actualizar los planes de implantación.

2.1 Se debe ingresar a la pestaña Implantación & Migración de la ficha de cada uno de
los clientes cuyas implantaciones estén a su cargo y tengan plan de implantación
asignado.
2.1.1 Ingresar al Plan de Implantación, botón .
2.1.2 Hacer uso del botón Actualizar Plan ubicado en la parte inferior de
la pantalla, en el grupo de botones central, de esta manera el help desk
calculará y actualizará:
Ø La última fecha de ejecución de las actividades.
Ø Las horas Softech ejecutadas a la fecha.
Ø El porcentaje de desviación de cada actividad a la fecha.
Ø El estatus de cada una de las actividades incluidas en el plan de
implantación (de por iniciar a en ejecución ).
2.1.3 Seleccionar una a una las actividades que presenten un estatus de en
ejecución y evaluar si debe ser actualizada a terminada. Una actividad
se da por terminada cuando a criterio del analista esta ya no se aplicará
nuevamente en el curso de la presente implantación, pudiendo ser
reabierta, de ser necesario.
Tome en cuenta que:

q Las actividades sin tilde marcado significa que no están cerradas o no se encuentran
incluidas en el plan.
q Las actividades con tilde marcado significa que ya están cerradas (se considera que
no se ejecutará nuevamente).

Recuerde: No es necesario esperar al momento del cierre para que p roceda a actualizar el plan
de implantación, esta actividad se puede ejecutar a medida que registre los servicios
ejecutados.
3. Actualizar el % de avance de las implantaciones sin plan.

Para las implantaciones sin plan de implantación, el campo % de avance estará habilitado
para que dicho valor sea ingresado en forma manual y será asignado según el criterio del
implantador (para dicha actualización se recomienda establecer una ponderación directa
basada en las etapas de la implantación y en base a los objetivos definidos con el cliente).
4. Actualizar la fecha de inicio de operaciones (si aplica).

Cuando el cliente tenga por lo menos un proceso soportado por si solo en Profit Plus, es
decir, no lleve procesos en paralelo alguno, en el campo fec. oper. (fecha de operaciones) se
deberá registrar en forma manual la fecha en que el cliente inicie dicha etapa.
Recuerde: No es necesario esperar al momento del cierre para que proceda a actualizar la
fecha de inicio de operaciones, esta actividad se puede ejecutar a medida que registre los
servicios ejecutados.
5. Actualizar el estatus de ejecución de la implantación

5.1 Indique en el campo Status Ejec. el número que le corresponde al estatus, de
acuerdo a los siguientes criterios:
1. Avance según lo planificado: asigne este estatus a aquellas implantaciones en
las que todas sus actividades avanzan con normalidad, es decir, su ejecución va
según lo planificado por lo que se estima se cumplirá con la fecha de
finalización.
2. Algunos retrasos: asigne este estatus a aquellas impla ntaciones en las que
todas o algunas actividades presentan retraso en relación a lo planificado, o se
han presentado pequeñas dificultades en el avance (por cambios en algunos de
los usuarios del cliente, se añadió al alcance aspectos puntuales que no estaban
en los objetivos iníciales, etc.) pero que no comprometen totalmente las fechas
pautadas, y aun puede cumplirse la fecha estimada de finalización de la
implantación.
3. Fuerte retraso / Riesgo asociado: asigne este estatus a aquellas
implantaciones que presentan muchas complicaciones que impiden su avance,
la mantienen detenida (o está por detenerse), siendo tal su retraso que pone en
peligro el cumplimiento de los objetivos y fechas planificadas. También asigne
este estatus cuando el cliente manifieste su descontento con el proceso,
haciéndose evidente el riesgo que este se interrumpa indefinidamente .
Recuerde: El analista líder, cada vez que identifique alguna desviación en el avance de
la planificación deberá abrir un seguimiento en la consola de seguimiento.

5.2 Abra un seguimiento a todas aquellas implantaciones marcadas con el estatus 2 y 3.

Para hacer esto, una vez ubicado en la consola deberá ejecutar la opción Abrir
Seguimientos, a través de esta función es posible abrir un seguimiento
manualmente.
5.2.1 Al ingresar a la pantalla el cursor estará posicionado en el combo
Cliente .
5.2.2 Los botones Sel Todos, Des Todos y Abrir Seguimiento se encontrarán
inhabilitados.
5.2.3 El campo Fecha de Apertura mostrará la fecha del día.
5.2.4 Será posible seleccionar valores en ninguno o alguno de los combos de
la sección Buscar Implantaciones.
5.2.5 Al presionar el botón Buscar:
Ø En la lista Implantaciones se mostrarán todas las implantaciones
que no se encuentren cerradas o canceladas, que cumplan con lo
especificado en los combos, y que no tengan un seguimiento abierto.
(Si no se ha seleccionado ningún valor en los combos se mostrarán
todas las implantaciones que no se encuentren cerradas o canceladas y
no tengan un seguimiento abierto).
Ø En caso de que exista un seguimiento abierto, el ana lista deberá ir a
la opción Hacer Seguimientos Pendientes, buscar el seguimiento y
complementar el objetivo. Para esto deberá dejar un espacio, colocar su
nombre en mayúsculas y debajo de este el complemento del objetivo,
tal como se muestra a continuación:

5.2.6 Al presionar el botón Abrir Seguimiento:

Ø Si ha seleccionado al menos una implantación en la lista
Implantaciones:
þ Si se ha colocado valor en el campo Objetivo del Seguimiento,
el sistema abrirá un seguimiento (creará un seguimiento
pendiente) para cada implantación seleccionada. Si ha
seleccionado varias implantaciones, el sistema asignará el
mismo objetivo a todas las implantaciones seleccionadas.
þ El sistema mostrará un mensaje indicando el(los) número(s) de
seguimiento(s) abierto(s).
Nota: Si no se ha colocado valor en el campo Objetivo del
Seguimiento, se observará un mensaje indicando que estos
valores son requeridos para la apertura de un seguimiento.
Ø Si no ha seleccionado ninguna implantación en la lista
Implantaciones, se observará un mensaje indicando que se debe
seleccionar una implantación para poder abrir un seguimiento.
Recuerde: Es muy importante que el seguimiento se abra tan pronto el analista

identifique una desviación y no esperar a realizar el proceso de preparación de reporte
de estatus.
6. Planificar próximas actividades de la implantación.

Es responsabilidad del analista líder generar los insumos necesarios para el avance del
proyecto, para esto debe generar nuevas situaciones. Evalúe cuales clientes o
implantaciones requieren el registro de nuevas solicitudes de servicio (cronograma):
q Visitas para adiestramiento, parametrización, validación, etc.
q Soportes internos para la elaboración de planes de implantación, formatos y
reportes, informes de avance, documentaciones adicionales, etc.
Recuerde: No es necesario esperar al momento del cierre para que proceda a planificar nuevas
situaciones, esta actividad se puede ejecutar a medida que registre los servicios ejecutados.
7. Cerrar las implantaciones que apliquen para cierre.

Una vez cumplida todas las etapas del proceso de implantación, se debe presentar al cliente
la carta de cierre la cual deberá ser firmada por el usuario líder del proyecto. La fecha de
generación de dicha carta será ingresada en el campo fec. cierre.
En caso de que el cliente no desee aceptar el cierre, deberá conversar con su Coordinador
para que este le de las indicaciones pertinentes del caso.

Recuerde: Es muy importante y de carácter obligatorio que se entregue al Asistente de

Implantación – designado por la Coordinación – dicha carta, sellada y firmada por el cliente
para dejar constancia de la conformidad y aceptación del cierre de su proceso de
implantación.
8. Llenar el reporte de estatus de implantaciones activas.

Posteriormente debe imprimir nuevamente el reporte L02-SAC: Reporte de Estatus de
Implantaciones Activas aplicando los mismos filtros. Adicionalmente indique:
q % Avance del Período: deberá escribir el % de avance alcanzado en el mes. Este
porcentaje será la diferencia entre el % de avance actual y el valor del % de Avance
que tenía la implantación en la última discusión con su coordinador.
Recuerde: El analista Líder de la implantación debe almacenar una copia del estatus de
implantación entregado a la coordinación, en la siguiente ruta:
W:\Control de Implantaciones\Seguimientos de Implantación\Reportes de Estatus de
Implantaciones
Donde el nombre del archivo debe corresponder a la fecha de revisión del estatus de
implantación y el formato debe ser extensión pdf.
9. Entregar al Coordinador.
Una vez que ejecute los pasos anteriores, entregue el reporte con los estatus al coordinador.
La coordinación dividirá el equipo de trabajo en tres grupos, de revisión semanal bajo el
siguiente calendario:
q Semana 1 del mes à Grupo de revisión No. 1.
Las fechas de corte para reportar el estatus (periodo de la revisión) coincidirán con la
semana del grupo a el que se encuentre asignado el analista.

Elementos del reporte.

Para el manejo del reporte L02-SAC: Reporte de Estatus de Implantaciones Activas, debe conocer
los siguientes elementos:
q Ficha. Se visualizan dos posibilidades:
a. implantaciones sin ficha de implantación creada.

b. implantaciones con ficha de implantación creada.
q % Avance del periodo. Corresponde a la diferencia entre entre el % de avance

actual y el valor del % de Avance que tenía la implantación en la última discusión
con el coordinador.
q Días. Corresponde al tiempo transcurrido (en días) desde el registro de la primera

actividad para esa implantación hasta la fecha actual.
q Serv Ejec. Muestra el número de servicios ejecutados para la implantación del

cliente, de ese producto, en el rango de fechas indicado en el filtro “periodo de la
revisión”.
q Horas Ejec. Muestra el número de horas ejecutadas para la implantación del cliente,
de ese producto en el rango de fechas seleccionado en el filtro “periodo de la
revisión”.
q Serv Plan. Muestra el número de solicitudes de servicios para la implantación del

cliente, de ese producto, a partir de la fecha “hasta” del filtro “periodo de la
revisión”.
q Plan. Se visualizan 3 posibilidades:

a. implantaciones sin plan asignado.
b. implantaciones con plan asignado, plan sin elaborar y/o discutir con el
cliente.
c. implantaciones con plan asignado, plan elaborado y aprobado por el cliente
(actividades 10103, 20103 y 30103 finalizadas).
q Reuniones. Corresponde a las reuniones de seguimiento (actividades 10903, 20903

y 30903) registradas en los servicios. El reporte muestra la última fecha de
ejecución de dicha actividad.
q Número Reuniones. Corresponde a la cantidad de veces que se ha ejecutado la

actividad (10903, 20903 y 30903) para dicha implantación.
q Informes. Corresponde a los informes de avance elaborados para el seguimiento de

la implantación (actividades 10902, 20902 y 30902) registradas en los servicios. El
reporte muestra la última fecha de ejecución de dicha actividad.

q Número Informes. Corresponde a la cantidad de veces que se ha ejecutado la
actividad (10902, 20902 y 30902) para dicha implantación.
q Estatus General. Corresponde al estatus indicado en la pestaña Implantación &

Migración de la ficha del cliente.
q Estatus Ejecución. Corresponde a los estados definidos en el punto No. 5 de este

documento.
q # Seguimiento. Corresponde al No. de seguimiento aperturado en la Cónsola de

Seguimiento.

Instructivo No. 2:
Procedimiento para la Elaboración de la Ficha
de Implantación
de la Ficha de Implantación
Propósito.
Delimitar en conjunto con el cliente el alcance y las decisiones iníciales contempladas en el proceso
de implantación de la suite de productos Profit Plus.
Responsable.
Analistas Funcionales I, II, III y IV y Consultores Funcionales que estén asignados como líderes de
las implantaciones (Director de Proyecto).
Frecuencia.
Única. Al iniciar con la implantación – en la primera visita.
Elementos que componen la Ficha de Implantación.

Los datos señalados en cada ficha de implantación, están agrupados atendiendo a su naturaleza en
las siguientes secciones:
• Identificación
• Responsables de la Implantación
• Alcance de la Implantación
o Empresas a implantar
o Procesos de Negocios a Implantar
• Estrategia de la Implantación
o Responsables
o Documentos a Generar por Softech en la Implantación
o Otras Decisiones.
• Recursos de la Implantación
• Cierre de la Implantación
• Aprobación por los Líderes (el Cliente y Softech)
Pasos para preparar la Ficha de Implantación.
1. Identificación de datos generales.

1.1. En esta sección usted debe proceder a señalar los datos generales que identifican a que
se refiere la ficha de implantación, tales como:
q Código y nombre del cliente.
q Fecha de elaboración de la ficha.
q Producto.
q Versión.

2. Responsables de la Implantación.
En esta sección usted debe señalar los usuarios responsables de la implantación de parte
del Cliente y de parte Softech, especificando:
q Nombre del usuario líder.
q Cargo del usuario líder.
3. Alcance de la Implantación
3.1 Empresas a Implantar
En esta sección usted debe señalar los datos relacionados con las empresas a
implantar, siendo estos los siguientes:
q Nombre de la Empresa
q Actividad Comercial.
q Sucursales.
q Orden.

Recuerde: La “Actividad Comercial” es una breve referencia que permite conocer a que se
dedica el cliente y el elemento “Orden” establece la prioridad de ejecución para cada
empresa.
3.2 Procesos de Negocios a Implantar

En esta sección usted debe seleccionar de la plantilla de procesos de negocios
disponibles, aquellos procesos de negocios que serán implantados para cada
empresa, para ello debe tildar con una “x” el proceso que será implantado.
Luego de seleccionar todos los procesos de negocios a implantar, usted debe

establecer el orden (secuencia) en la cual se configurarán dichos procesos para
cada empresa, en la imagen anexa visualizaremos un ejemplo en donde:
• Para la empresa Comer, el primer proceso a configurar es Logística
de Almacén y luego la Logística de Compras.
• Para la empresa Servi, el proceso de compras posee el número
cuatro en el orden establecido precediéndole otros de mayor
prioridad.
Recuerde: Usted podrá señalar cualquier proceso de negocios que no se encuentre dentro de la
lista de procesos que conforman la plantilla, para ello existe un apartado “Otros” dentro de la
sección Procesos de Negocios a Implantar.

4. Estrategia de la Implantación
4.1 Responsables
En esta sección usted debe señalar quién será el encargado (“El Cliente ó
Softech”) de ejecutar algunas tareas prioritarias de la implantación, tales como:
q Instalación de los productos.
q Capacitación a usuarios finales.
q Implementación de plan de respaldos.
q Migración de Datos.
q Elaboración de Formatos y Reportes.
Recuerde: Si el cliente decide encargarse de la Elaboración de los Formatos y Reportes es

conveniente que reciba algunas sesiones de adiestramiento que le permitan obtener las
destrezas necesarias para cumplir con los tiempos de entrega establecidos.
4.2 Documentos a Generar por Softech en la Implantación

En esta sección usted debe señalar cuáles serán los documentos a generar por
parte de Softech durante la implantación, siendo dichos documentos son:
q Plan de Implantación.
q Informes de Avances.
q Informe Final de la Implantación.

Recuerde: Es primordial que el cliente este claro sobre el uso de cada documento, por ello es
importante dedicar unos minutos para explicar al cliente su utilidad.
4.3 Decisiones Adicionales

En esta sección usted debe señalar los datos relacionados con un grupo adicional
de decisiones relevantes para la implantación, tales como:
q Período de prueba con datos reales, con su respectiva duración.
q Integración con otros productos Profit Plus, especificando dichos productos.
q Integración con otros sistemas, indicando el nombre de dicho sistema.
q Número de sesiones de trabajo deseadas, con su respectiva frecuencia semanal.
q Frecuencia de revisión del avance de la implantación (reuniones de
seguimiento)
q Decisiones adicionales, se refiere a cualquier otra decisión complementaria no
especificada anteriormente.
5. Recursos de la Implantación
En esta sección usted debe señalar los recursos involucrados en la implantación (Equipo
del Proyecto), siendo los datos de ellos:
q Nombre.
q Cargo.
q Responsabilidad.
q Departamento.

Recuerde: En ocasiones es importante especificar “Otros Recursos” del proyecto, sean estos a
nivel de instalaciones físicas, infraestructura de redes adicionales.
6. Cierre de la Implantación
En esta sección usted debe señalar para cada empresa los siguientes datos:
q Fecha deseada para el inicio de operaciones.
q Fecha deseada para culminar la implantación.
Disponibilidad de la Ficha de Implantación.

Al culminar la elaboración de la Ficha de Implantación, usted debe:
• En las oficinas del Cliente, almacenar el archivo de la ficha directamente en el
servidor - para ello cree una carpeta llamada “Documentación” dentro del directorio
raíz destinado para los productos Profit Plus.
• En las oficinas de Softech, ubique la carpeta del cliente en la ruta:
“W:\Documentación de Implantaciones\Código del Cliente y almacene allí el
archivo de la ficha en formato word 2003 o con versiones anteriores y cuyo nombre
será por ejemplo:

o Nombre de archivo: 0327032009Ficha.doc

en dónde:
03 corresponde con el producto de nómina
27032009 corresponde con la fecha de inicio de la
implantación.
“Ficha” valor fijo asignado.
Debe usted tener presente que para cada producto existe una numeración distinta, la
cual se encuentra señalada en la siguiente tabla:
Recuerde: Es imprescindible que la Ficha de Implantación quede

disponible para el cliente o para personal de Softech, por ello este paso no
debe ser omitido.

Instructivo No. 3:
Procedimiento para la Elaboración de Planes
de Implantación
de Planes de Implantación
Propósito.
Preparar un plan de trabajo y tener una herramienta para el control y seguimiento de la implantación
de un Sistema Profit Plus.
Responsable.
Frecuencia.
Al inicio de cada implantación nivel III y nivel IV y en aquellas implantaciones nivel I y nivel II
que aplicara.
Actividad inicial
La única actividad previa al proceso de elaboración de un plan de implantación es que se debe tener
la ficha de implantación completamente llena, con la finalidad de poseer un conocimiento suficiente
sobre:
1. Los procesos de negocio que ejecuta el cliente.

2. Los procesos de negocio del cliente que se parametrizarán en el sistema.
3. Identificación de los factores críticos del cliente .
4. Fecha en la que el cliente desea iniciar operaciones.
5. Equipo de trabajo o apoyo en las oficinas del cliente.
Políticas y Normas asociadas a la elaboración del plan de implantación:
1. La elaboración del plan es responsabilidad del implantador líder con la participación del
cliente quien será corresponsable en la validación de la planificación propuesta.
2. Se realizará un plan de implantación a aquellos clientes nivel III y IV.
3. Una vez elaborado el plan debe ser presentado al cliente para validarlo, el plan debe
entregarse firmado y sellado para adjuntarlo al expediente del cliente.
4. El implantador no realizará modificaciones al plan de implantación posterior a la firma del
mismo, salvo aquellos acordados previamente con el cliente .
¿Cómo hacer un plan de implantación?
1. Ejecute el sistema Help Desk y acceda al mismo con su usuario.

2. Seleccione las opciones:
ü Módulos à Servicios
Prestados

ü Tablas à Clientes
3. Abra la tabla clientes y despliegue la ficha del cliente pulsando clic en el botón Proceso
Adicional 2 ubicado en la barra de herramientas.
4. El sistema mostrará una ventana en la que debe seleccionar la carpeta Implantación &
Migración como se muestra a continuación:
5. Seleccione el producto al que usted elaborará el plan usando el botón perteneciente

al producto seleccionado:
6. De ser posible especifique sólo el (los) comentario (s) general (es) asociado (s) al proyecto,
por ejemplo las razones por las que el cliente requiere implantar el producto:

No debe especificar valores en las fechas, horas o porcentajes ya que esta información es
actualizada en relación a los detalles de cada actividad planificada.
7. Despliegue cada una de las etapas del plan y seleccione las actividades para asignar la
siguiente información:
ü Fecha de inicio: Fecha en que se iniciarán los servicios asociados a la actividad.
ü Fecha de planificación: Fecha en que se culminarán los servicios asociados a la
actividad.
ü Horas Softech: Cantidad de horas estimadas que se invertirán en la ejecución de
servicios asociados a la actividad. Sólo sí en la ejecución estará involucrado
personal de Softech.
ü Comentario: Justificación del tiempo planificado para la ejecución del servicio.
ü Responsable de la ejecución: Nombre de la (s) persona (s) responsable (s) por parte
del cliente de la ejecución de la actividad.
ü Estatus: Sólo marcará las opciones:
o No Aplica para aquellas actividades no relacionadas con los
procesos de negocios a parametrizar en el cliente
o Terminada : Para aquellas actividades finalizadas en su totalidad a
medida que avanza el proceso de implantación.
o Para el resto de los casos el sistema actualizará el estatus según el
avance de la implantación.
8. Criterios utilizados para estimar el tiempo en horas asignado para la ejecución de cada
actividad:
ü El grado de complejidad de los procesos del cliente (Parametrización de los mismos
en Profit Plus).
ü Nivel y cantidad de usuarios involucrados en la implantación.
ü Planificación de actividades previas indispensables para el in icio de otra actividad.
ü Duración de sesiones para la culminación de una actividad.
ü Consultas de esquemas similares.
ü Equipo de trabajo conformado para la ejecución de actividades (Evaluar actividades
delegadas en forma parcial/total en personal del cliente).
ü Factores críticos y prioridades identificadas en conjunto con el cliente.
Consideraciones adicionales para elaborar un plan de Implantación
ü Prever que el cliente debe contar con la holgura necesaria para reforzar o completar el
proceso de aprendizaje y la información del sistema junto con el resto de las actividades que
normalmente realiza.
ü Las actividades del proceso de implantación están muy relacionadas, sin embargo, no son
necesariamente secuenciales. En muchos casos las actividades pueden y deben solaparse
pudiendo observar que en un mismo servicio se cubren los objetivos necesarios para el
inicio o culminación de dos actividades diferentes, por ejemplo: Al adiestrar a usuarios para
ejecución de transacciones se involucran actividades asociadas a:
o Adiestramiento en procesos
o Validación de datos cargados
o Identificación de esquema de conciliación
o Validación de esquemas para la conciliación de transacciones.
ü Prioridad en las actividades

1.- Planifique las fechas de la etapa de levantamiento de información, Antes de la
etapa de parametrización.
2.- La etapa de puesta de operación debe ser planificada una vez que se hayan
concluidos los adiestramientos, carga de tablas y montos iniciales.
3.- En la etapa de cierre, la actividad relacionada a ela borar informe de la
implantación se ejecutara si y solo si el cliente desea que se documenten los
procesos que se le adaptaron en el sistema.
ü Tiempo de ejecución de las actividades

1.- Es de gran importancia especificar lapsos de tiempo (Fechas de inicio y
finalización) razonables teniendo en cuenta la naturaleza de la actividad y los
requerimientos previos, sí los hubiese, para la ejecución de la misma.
2.- El periodo de las actividades es en semanas, tratando dejar cierta holgura
razonable teniendo en cuenta la naturaleza de la actividad y los requerimientos
previos, si los hubiese. Esta holgura se deja con la finalidad de presentarse algún
inconveniente y no sea posible ejecutarse una actividad en una fecha planificada, y
de esta manera no se vea afectada la planificación.
3.- Las fechas de inicio y finalización de las actividades deben ser planificadas en
semanas completas, es decir de lunes a viernes.
4.- El tiempo que se estima por horas debe ser acorde a la actividad, para no estimar
más o menos cantidad de horas. Por ejemplo la actividad relacionada con
modificación de formatos y reportes no se le puede estimar una hora, cuando es
bien sabido que solo un formato puede llevarse ese tiempo y más.

5.- La etapa de puesta en operación, debe por lo menos tener un tiempo de duración
como mínimo de un mes, ya que con este periodo se garantiza de alguna manera el
buen funcionamiento de los procesos soportados por el sistema.
ü Responsabilidad en las actividades

1.- El nombre del líder o responsable de la implantación por parte del cliente.
2.- Los responsables de quien o quienes van a ejecutar alguna actividad.
a.- Solo Softech
b.- Solo el cliente
c.- Softech y el cliente
3.- La carga de las tablas maestras son responsabilidad del cliente, sin embargo el
cliente puede solicitar que esas actividades las ejecute el analista por parte de Softech.
4.- La etapa de instalación debe ser considerada en el plan de implantación, a pesar de
que el analista líder de la implantación no sea quien ejecute estas actividades, sino
cualquier otro analista de Softech.
Informes asociados al plan de implantación
ü Plan de Implantación detallado: contiene la vista preliminar del plan de implantación donde
se muestra conjunto de etapas y actividades planificadas para el proceso de implantación,
así como la duración y los responsables de cada actividad.
ü Plan de Implantación Resumido: contiene la vista preliminar del plan de implantación

donde se muestra el conjunto de etapas planificadas para el proceso de implantación, así
como la duración de cada etapa.
ü Comentarios del plan: contiene la vista preliminar de los comentarios agregados a cada una
de las actividades del plan de implantación.

Instructivo No. 4:
Procedimiento para la Elaboración de
Informes de Avance
de Informes de Avance
Propósito.
Preparar un informe donde se establezcan que tareas que se han cumplido, cuales faltan, en que
tiempo se estima culminar la implantación así como sugerencias que den a lugar la optimización de
las actividades desarrollas y por desarrollar en el cliente.
Responsable.
Frecuencia.
En las implantaciones nivel III y nivel IV cada sesenta (60) días. En las implantaciones nivel I y
nivel II cada treinta (30) días.
Contenido del informe de avance.

En un marco general, los tópicos que deben ser mencionados en un informe de avance son los
siguientes:
q Las actividades planificadas: plan de implantación.
q Las actividades ejecutadas: actividades con su status / planificado Vs. ejecutado.
q Las desviaciones en la ejecución: curva de avance / curva de ejecución física.
q Causas de la desviación en la ejecución.
q Soluciones / Recomendaciones propuestas.
Los tópicos que deben ser mencionados en un informe de avance por etapa son los siguientes:
1. Planificación
q Líderes de la implantación.
q Procesos que van a ser llevados en Profit Plus.
q Procesos que no van a ser llevados en Profit Plus.
q Frecuencia de las visitas.
q Conclusiones acordadas en las reuniones iniciales.
q Cualquier consideración especial que sea manifestada por el cliente, como por
ejemplo la fecha de inicio de operatividad, los recursos involucrados por parte del
cliente (personal, dedicación en tiempo).
2. Instalación
q Características de los equipos (servidor y estaciones).
q Número de estaciones que tienen instalado Profit Plus.
q Equipos pendientes por instalar Profit Plus, o no aptos por su característica.
q Problemas detectados durante la instalación de algunos equipos.
3. Levantamiento
q Estatus del levantamiento de información de los procesos de negocio del cliente.
q Procesos que no sean soportados por Profit Plus y requieran algún requerimiento
adicional.
q Formatos y reportes que no los contenga Profit Plus, y que sean requeridos por el
cliente para programarlos.
4. Parametrización
q Acuerdo llegado para el plan de respaldo de los datos.
q Reportes, formatos y/o requerimientos adicionales programados.
q Estatus del proceso de parametrización impuestos, configuración de procesos y
etiquetas, configuración de la seguridad de los datos, definición de código de tablas
maestras, etc.
5. Preparar Tablas Maestras

q Usuarios adiestrados y/o pendientes por adiestrar en la carga de tablas maestras
clientes, proveedores, artículos, bancos, cajas, entre otros.
q Retrasos observados en los adiestramientos en tablas, por cualquiera que fuese su
causa.
q Estatus del proceso de carga de tablas maestras, y/o migración de datos.
6. Validación
q Problemas detectados en la validación de los procesos, respaldo y recuperación de
los datos.
q Problemas detectados en los datos cargados y/o migrados.
q Estatus de validación de los procesos de compras, ventas, almacén, tesorería,
gestión de proyecto, entre otros.
7. Adiestramiento
q Usuarios adiestrados y/o pendientes por adiestrar en los procesos de compras,
ventas, inventario, tesorería.
q Usuarios adiestrados y/o pendientes por adiestrar en tareas de mantenimiento,
seguridad y elaboración de reportes y formatos.
q Retrasos observados en los adiestramientos en procesos, por cualquiera que fuese
su causa.
q Estatus de los adiestramientos en procesos: compras, ventas, inventario, tesorería,
seguridad, respaldo y tareas de mantenimiento.
8. Puesta en Operación
q Estatus de la carga de valores iniciales como saldos, cuentas por pagar, cuentas por
cobrar entre otros.
q Problemas detectados en el inicio de las operaciones.
q Situaciones presentadas en los procesos soportados por Profit Plus.
9. Seguimiento
q Cumplimiento de las fechas establecidas en los cronogramas de visitas.
q Acuerdos y/o conclusiones llegadas en las reuniones de seguimiento.
10. Cierre
q Causas que ocasionan el retraso del cierre de la implantación.
q Acuerdo de fecha de cierre de la implantación.
q Acuerdo con el cliente de lo que se va a documentar en el informe de implantación
del sistema.
11. Soluciones y Recomendaciones

A continuación se presenta un listado con las posibles soluciones y recomendaciones que
pueden darse en un informe de avance:
q Ejecución de respaldo de los datos dependiendo del volumen de transacciones del
cliente.
q Mantener el sistema actualizado descargando las versiones minimizadas de la WEB
de Softech Consultores.
q Formar pequeños grupos para adiestrar a los usuarios, en tablas o procesos.
q Dictar los adiestramientos a más de un usuario para que de esta manera cuando
falta uno el otro puede sustituir su lugar, o adiestrar a otra persona que ocupe dicho
lugar.
q Utilizar el apoyo de personal adicional para la carga de tablas maestras, y de esta
manera sean cargadas de forma acelerada, y no generen retraso en la implantación.
q Cumplir con las actividades que se les deja asignada a los usuarios responsables de
cada proceso.
q Ejecutar cada cierto tiempo las labores de mantenimiento en la base de datos.
q Cumplir con las fechas pautadas de las visitas.
q Los usuarios líderes o responsable s de la implantación, deben disponer de tiempo
para recibir el analista el día que corresponda con la visita.
q Dudas que le surjan a los usuarios encargados del uso del sistema, acudir a la ayuda
electrónica del sistema, o llamar al call center.
q Identificar aquellos reportes y/o formatos que requieren realizar ajustes a su diseño
o programación, de acuerdo a lo solicitado por el cliente.
q Adquirir paquetes de horas adicionales para continuar con las actividades del
proceso de implantación.
q Definir las responsabilidades de los usuarios funcionales, con el propósito de
agilizar el establecimiento de la seguridad.
q Disponer del tiempo requerido para iniciar las actividades pendientes, puesto que
retrasan el inicio de otros procesos de la Suite de productos Profit Plus.
q Establecer un cronograma de visitas para culminar las actividades pendientes y
revisar el alcance de la implantación a la fecha.
Pasos para la elaboración de un informe de avance.
q Si el cliente no posee plan de implantación.
1. Ingrese al Help Desk y abra la ficha del cliente, y busque el cliente al que desea
elaborar el plan de Implantación.
2. Seleccione la pestaña Implantación & migración.
3. Ubíquese sobre el producto al que le desea elaborar el informe de avance.
4. Haga clic en el botón informe de avance ubicado en el lado derecho de la ficha

del cliente, y se desplegara una ventana con el cuerpo del informe.
5. Ejecute la redacción del informe, tomando en cuenta lo siguiente:

5.2 Cargue la fecha en que se ejecuta el informe de avance.
5.3 Cargue las horas efectivas consumidas por el cliente. Para consultar las
horas efectivas vaya a la pestaña Edo. de Cuenta, y verifique el campo
total calificadas efectivas, ubicada en la sección resumen.
5.4 Indique los problemas detectados en la ejecución de cada una de la s
etapas, todas redactadas en tercera persona.
5.5 Indique las soluciones y recomendaciones para mejorar el avance en el
proceso de implantación.
5.6 Clasifique cada una de las actividades del proceso de implantación de
acuerdo a su estatus: terminadas, en ejecución y sin iniciar.
6. Una vez culminado el informe de avance cierre la ventana y el sistema

automáticamente guarda los cambios ejecutados.
7. Para imprimir el informe de avance haga clic en el botón impresora de informe

de avance ubicada en la parte inferior de la ficha del cliente en la sección
Implantación & Migración.

q Si el cliente posee plan de implantación.

1 Ingrese al Help Desk y abra la ficha del cliente, y busque el cliente al que desea
elaborar el plan de Implantación.
2 Seleccione la pestaña Implantación & migración.
3 Ubíquese sobre el producto al que le desea elaborar el informe de avance.
4 Haga clic en el botón plan identificado con el check color rojo.

5 Despliegue la opción documentación, y luego despliegue la opción

seguimiento. En seguimiento haga clic sobre la opción informes de avance y se
habilitará la opción de documentos.

6 Para crear un nuevo informe haga clic en el botón crear informe ubicado en la
parte inferior central de la pantalla activa. Se creará un nuevo informe con la
fecha en que se está generando el informe, y se habilitarán las opciones:
q Causas en la desviación de la ejecución.
q Soluciones y Recomendaciones.
7 Una vez creado el informe proceda a la redacción del mismo, tomando en

cuenta lo siguiente:
7.1 Indique las causas de la desviación de cada una de las etapas del
proceso de implantación y las actividades pendientes por ejecutar.
7.2 Indique las posibles soluciones y recomendaciones para mejorar el
avance en el proceso de implantación.
8 Para imprimir el cuerpo del informe, haga clic en el botón de impresora

ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla denominado imprimir cuerpo
informe.

9 Para imprimir los anexos del informe, haga clic en el botón de impresora
ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla denominado imprimir anexos
informe. Los anexos que se podrán imprimir son:
q Curva de avance de la implantación.
q Curva de ejecución física.
q Documentación de lo planificado Vs. lo ejecutado.
q Actividades de implantación con su estatus.

10 Para imprimir los anexos de forma independiente existen 6 botones

ubicados en la parte inferior izquierda de la pantalla plan de implantación.
Recuerde: se pueden crear n informes por cliente, haciendo clic en el botón de crear informe.
Para eliminar un informe de avance haga clic en el botón eliminar informe identificado con un
X de color rojo, ubicado en la parte inferior central de la pantalla de plan de implantación.

Anexo:
Los documentos de carácter formal y de uso
Documentos obligatorio son:
Formales. § Guía de Procesos de Negocios.
§ Planilla registro de actividades de
implantación.
§ Planilla servicios de implantación en
Softech.
§ Brochure de Implantación No. 1.
§ Brochure de Implantación No. 2.
§ Planilla de Levantamiento de
Información de Reportes Adicionales.
§ Planilla de Levantamiento de
Información de Requerimientos
Adicionales.
Página:1
PROCESOS DE NEGOCIOS
Profit Plus Administrativo
Categoría / Procesos
LOGÍSTICA DE COMPRAS
PLANIFICAR COMPRAS
GESTIONAR COMPRA DE MATERIA PRIMA
GESTIONAR COMPRA PARA LA VENTA
GESTIONAR COMPRA DE SERVICIOS
GESTIONAR COMPRA DE SUMINISTROS
RECIBIR MERCANCIA
PROCESAR IMPORTACIONES
GESTIONAR DEVOLUCIONES DE MERCANCIA
CONTABILIZAR DOCUMENTOS
LOGÍSTICA DE ALMACÉN
CONTROLAR VENCIMIENTOS DE MERCANCIA
TRASLADAR MERCANCIA
ENSAMBLAR COMBOS
AJUSTAR INVENTARIOS
EJECUTAR INVENTARIO FISICO
GESTIÓN DE SUMINISTROS
SOLICITAR INSUMOS
PROCESAR REQUISICIONES
CONTROLAR ENTREGA DE INSUMOS
LOGÍSTICA DE VENTAS
PRONOSTICAR VENTAS
GESTIONAR VENTAS AL DETAL
GESTIONAR VENTAS AL MAYOR
GESTIONAR VENTAS DE SERVICIOS
GESTIONAR VENTAS POR CONSIGNACIÓN
GESTIONAR ENTREGA DE MERCANCIA
GESTIONAR DEVOLUCIONES DE MERCANCIA
ANALIZAR VENTAS
MANTENER LISTAS DE PRECIOS
GESTIONAR COMISIONES
LOGISTICA DE PUNTO DE VENTA
GESTIONAR APERTURA Y CIERRE DE PUNTOS DE VENTA
EJECUTAR VENTAS A CLIENTES FINALES
EJECUTAR DEVOLUCIÓN DE MERCANCIA
GESTIÓN DE PROYECTOS/CONTRATOS
PRESUPUESTAR PROYECTOS/CONTRATOS
PROCESAR APROBACIÓN Y CIERRE DE PROYECTOS/CONTRATOS
EJECUTAR PROYECTO/CONTRATO
FACTURAR PROYECTO/CONTRATO
EVALUAR PROYECTO/CONTRATO
TESORERIA
PLANIFICAR PAGOS
GESTIONAR CUENTAS POR PAGAR
GESTIONAR CUENTAS POR COBRAR
CONTROLAR CAJA CHICA
CONCILIAR CUENTAS BANCARIAS
GESTIÓN DE CHEQUERAS
CONTROLAR VIÁTICOS
GESTIONAR IMPUESTOS
CONTROLAR FLUJO DE CAJA
AJUSTAR SALDOS DE CLIENTES Y PROVEEDORES
Página:1
GUIA DE IMPLANTACION
Fases Etapas Actividades
CONTROL
PLANIFICACIÓN
11101 Definir Estrategia de Implantación
11102 Identificar Factores Críticos de la Implantación
11103 Elaborar plan de Implantación
INSTALACIÓN
11201 Evaluar plataforma de hardware y Software
11202 Adecuar plataforma de hardware y Software
11203 Instalar sistema en servidor y estaciones
LEVANTAMIENTO
11301 Analizar procesos: Logística de Compras
11302 Analizar procesos: Logística de Almacén
11303 Analizar procesos: Gestión de Suministros
11304 Analizar procesos: Logística de Ventas
11305 Analizar procesos: Logística de Punto de Venta
11306 Analizar procesos: Gestión de Proyectos/Contratos
11307 Analizar procesos Tesorería
11308 Identificar esquema usado para la conciliación de las operaciones registradas
11309 Analizar esquema de Consolidación de datos entre sucursales y casa Matriz
11310 Analizar esquema de integración con otros módulos Profit Plus
11311 Analizar interrelación de Profit Plus con otros sistemas
11312 Identificar formatos y reportes adicionales
11313 Identificar aspectos funcionales NO soportados por el sistema
11314 Levantar y documentar los requerimientos adicionales
PARAMETRIZACIÓN
11401 Definir estándares de códigos para tablas maestras
11402 Configurar parámetros del sistema
11403 Configurar código de artículos e impuestos
11404 Configurar seguridad de los datos: Empresas, Usuarios, Mapas de acceso
11405 Configurar los procesos y etiquetas del sistema
11406 Elaborar los formatos y reportes adicionales
11407 Diseñar esquema usado para la conciliación de las operaciones registradas
11408 Diseñar Consolidación de datos entre sucursales y casa Matriz
11409 Definir plan de respaldo de los datos
11410 Programar los requerimientos adicionales
PREPARAR TABLAS MAESTRAS
11501 Adiestrar a los usuarios para la carga de tablas maestras
11502 Cargar los datos tipo "tablas" del módulo de Inventario
11503 Cargar los datos tipo "tablas" del módulo de Compras y CxP
11504 Cargar los datos tipo "tablas" del módulo de Ventas y CxC
11505 Cargar los descuentos de los artículos,comisiones de los vendedores y turnos de punto de venta
11506 Cargar los datos tipo "tablas" del módulo de Caja y Bancos
11507 Migrar datos de tablas maestras desde otros sistemas
VALIDACIÓN
11601 Validar los datos cargados y/o migrados en maestros
11602 Validar los procesos de: Logística de Compras.
11603 Validar los procesos de: Logística de Almacén
11604 Validar los procesos de: Gestión de Suministros
11605 Validar los procesos de: Logística de Ventas
11606 Validar los procesos de: Logística de Punto de Venta
11607 Validar los procesos de: Gestión de Proyectos/Contratos
11608 Validar los procesos de: Tesorería
Página:2
11609 Validar esquema usado para la conciliación de las operaciones registradas
11610 Validar Consolidación de datos entre sucursales y casa Matriz
11611 Validar políticas de respaldo y recuperación
ADIESTRAMIENTO
11701 Adiestrar en los procesos de: Logística de Compras
11702 Adiestrar en los procesos de: Logística de Almacén
11703 Adiestrar en los procesos de: Gestión de Suministros
11704 Adiestrar en los procesos de: Logística de Ventas
11705 Adiestrar en los procesos de: Logistica de Punto de Venta
11706 Adiestrar en los procesos de: Gestión de Proyectos/Contratos
11707 Adiestrar en los procesos de: Tesorería
11708 Adiestrar en los procesos de: Conciliación de las operaciones registradas
11709 Adiestrar en los procesos de: Consolidación de datos entre sucursales y casa Matriz
11710 Adiestrar al personal de sistemas en: Seguridad de los datos
11711 Adiestrar al personal de sistemas en: Respaldo de los datos
11712 Adiestrar al personal de sistemas en: Tareas de mantenimiento
11713 Adiestrar al personal de sistemas en: Configuración de formatos y reportes
PUESTA EN OPERACIÓN
11801 Cargar los saldos iniciales de clientes
11802 Cargar los saldos iniciales de proveedores
11803 Cargar los saldos iniciales de cajas y cuentas bancarias
11804 Cargar los stocks/costos/precios de los artículos
11805 Apoyar la puesta en operación del sistema
11806 Verificar funcionamiento de los procesos soportados
SEGUIMIENTO
11901 Elaborar cronograma de visitas
11902 Elaborar informe de avance
11903 Ejecutar reuniones de seguimiento
CIERRE
12001 Elaborar informe de la implantación del sistema
12002 Cerrar Implantación
Página:1
CONTROL
PLANIFICACIÓN
111A0 Definir Estrategia de Implantación
111B0 Identificar Factores Críticos de la Implantación
111C0 Elaborar plan de Implantación
INSTALACIÓN
112A0 Evaluar plataforma de hardware y Software
112B0 Adecuar plataforma de hardware y Software
112C0 Instalar sistema en servidor y estaciones
LEVANTAMIENTO
113A0 Analizar procesos: Logística de Compras
113B0 Analizar procesos: Logística de Almacén
113C0 Analizar procesos: Gestión de Suministros
113D0 Analizar procesos: Logística de Ventas
113E0 Analizar procesos: Logística de Punto de Venta
113F0 Analizar procesos: Gestión de Proyectos/Contratos
113G0 Analizar procesos: Tesorería
113H0 Analizar procesos: Tributarios
113I0 Identificar esquema usado para la conciliación de las operaciones registradas
113J0 Analizar esquema de Consolidación de datos entre sucursales y casa Matriz
113K0 Analizar esquema de integración con otros módulos Profit Plus
113L0 Analizar interrelación de Profit Plus con otros sistemas
113M0 Identificar formatos y reportes adicionales
113N0 Identificar aspectos funcionales NO soportados por el sistema
113O0 Levantar y documentar los requerimientos adicionales
PARAMETRIZACIÓN
114A0 Definir estándares de códigos para tablas maestras
114B0 Configurar parámetros del sistema
114C0 Configurar código de artículos
114D0 Configurar series para Sucursales
114E0 Configurar seguridad de los datos: Empresas, Usuarios, Mapas de acceso
114F0 Configurar los procesos y etiquetas del sistema
114G0 Elaborar los formatos y reportes adicionales
114H0 Configurar Cubos de Inteligencia de Negocios
114I0 Diseñar esquema usado para la conciliación de las operaciones registradas
114J0 Diseñar Consolidación de datos entre sucursales y casa Matriz
114K0 Definir plan de respaldo de los datos
114L0 Programar los requerimientos adicionales
115A0 Adiestrar a los usuarios para la carga de tablas maestras
115B0 Cargar los datos tipo "tablas" del módulo de Inventario
115C0 Cargar los datos tipo "tablas" del módulo de Compras y CxP
115D0 Cargar los datos tipo "tablas" del módulo de Ventas y CxC
115E0 Cargar los descuentos de los artículos,comisiones de los vendedores y turnos de punto de venta
115F0 Cargar los datos tipo "tablas" del módulo de Caja y Bancos
115G0 Migrar datos de tablas maestras desde otros sistemas
VALIDACIÓN
116A0 Validar los datos cargados y/o migrados en maestros
116B0 Validar los procesos de: Logística de Compras.
116C0 Validar los procesos de: Logística de Almacén
116D0 Validar los procesos de: Gestión de Suministros
116E0 Validar los procesos de: Logística de Ventas
Página:2
116F0 Validar los procesos de: Logística de Punto de Venta
116G0 Validar los procesos de: Gestión de Proyectos/Contratos
116H0 Validar los procesos de: Tesorería
116I0 Validar los procesos: Tributarios
116J0 Validar esquema usado para la conciliación de las operaciones registradas
116K0 Validar Consolidación de datos entre sucursales y casa Matriz
116L0 Validar políticas de respaldo y recuperación
ADIESTRAMIENTO
117A0 Adiestrar en los procesos de: Logística de Compras
117B0 Adiestrar en los procesos de: Logística de Almacén
117C0 Adiestrar en los procesos de: Gestión de Suministros
117D0 Adiestrar en los procesos de: Logística de Ventas
117E0 Adiestrar en los procesos de: Logistica de Punto de Venta
117F0 Adiestrar en los procesos de: Gestión de Proyectos/Contratos
117G0 Adiestrar en los procesos: Tributarios
117H0 Adiestrar en los procesos de: Tesorería
117I0 Adiestrar en los procesos de: Conciliación de las operaciones registradas
117J0 Adiestrar en los procesos de: Consolidación de datos entre sucursales y casa Matriz
117K0 Adiestrar al personal de sistemas en: Seguridad de los datos
117L0 Adiestrar al personal de sistemas en: Respaldo de los datos
117M0 Adiestrar al personal de sistemas en: Tareas de mantenimiento
117N0 Adiestrar al personal de sistemas en: Configuración de formatos y reportes
118A0 Cargar los saldos iniciales de clientes
118B0 Cargar los saldos iniciales de proveedores
118C0 Cargar los saldos iniciales de cajas y cuentas bancarias
118D0 Cargar los stocks/costos/precios de los artículos
118E0 Apoyar la puesta en operación del sistema
118F0 Verificar funcionamiento de los procesos soportados
SEGUIMIENTO
119A0 Elaborar cronograma de visitas
119B0 Elaborar informe de avance
119C0 Ejecutar reuniones de seguimiento
CIERRE
120A0 Elaborar informe de la implantación del sistema
120B0 Cerrar Implantación
Página:1
Profit Plus Contabilidad
CONTABILIZAR DATOS
GENERAR COMPROBANTES DE DIARIO MANUALES
GENERAR COMPROBANTES DE DIARIO AUTOMÁTICOS
AJUSTAR SALDOS EN CUENTAS CONTABLES
EMISIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
GENERAR ESTADOS FINANCIEROS
GENERAR INDICADORES FINANCIEROS
GENERAR INFORMES FISCALES
ACTIVOS FIJOS/PASIVOS REALIZABLES
REGISTRAR ACTIVOS FIJOS/PASIVOS REALIZABLES
VALUAR ACTIVOS FIJOS/PASIVOS REALIZABLES
DESINCORPORAR ACTIVOS FIJOS
LOGISTICA DE PRESUPUESTO
ELABORAR PRESUPUESTO
GENERAR COMPROBANTES DE PRESUPUESTO
CONTROLAR EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
AJUSTAR PRESUPUESTO
AJUSTE POR INFLACIÓN
GENERAR COMPROBANTES POR INFLACIÓN FISCAL
GENERAR COMPROBANTES POR INFLACIÓN CONTABLE
CIERRES CONTABLES
EJECUTAR CIERRE MENSUAL
CALCULAR DECLARACIÓN DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA
EJECUTAR CIERRE DE EJERCICIO
Página:1
CONTROL
PLANIFICACIÓN
INSTALACIÓN
LEVANTAMIENTO
21301 Analizar procesos: Contabilización de Documentos
21302 Analizar procesos: Emisión de Estados Financieros
21303 Analizar procesos: Logística de Activos Fijos/Pasivos Realizables
21304 Analizar procesos: Logística de Presupuesto
21305 Analizar procesos: Ajuste por inflación
21306 Analizar procesos: Cierres Contables
21308 Analizar esquema de Consolidación de datos entre sucursales y casa Matriz
21311 Identificar formatos y reportes adicionales.
PARAMETRIZACIÓN
21404 Adaptar reglas de integración
21405 Asignar cuentas de integración
21408 Diseñar Consolidación de datos entre sucursales y casa Matriz
21502 Cargar las tablas básicas (centro de costo, cuentas de gasto etc.)
21503 Cargar Plan de Cuentas
21504 Cargar las tablas básicas relacionadas con activos fijos/pasivos realizables
21505 Cargar Activos Fijos
21506 Cargar Índices de inflación
VALIDACIÓN
21602 Validar los procesos de: Contabilizaciones de Documentos
21603 Validar los procesos de: Emisión de Estados Financieros
21604 Validar los procesos de: Logística de Activos Fijos/Pasivos Realizables
21605 Validar los procesos de: Logística de Presupuesto
21606 Validar los procesos de: Ajuste por Inflación
21607 Validar los procesos de: Cierres Contables
21608 Validar esquema usado para la conciliación de las operaciones
Página:2
ADIESTRAMIENTO
21701 Adiestrar en los procesos de: Contabilización de Documentos
21702 Adiestrar en los procesos de: Emisión de Estados Financieros
21703 Adiestrar en los procesos de: Logística de Activos Fijos/Pasivos Realizables
21704 Adiestrar en los procesos de: Logística de Presupuesto
21705 Adiestrar en los procesos de: Ajuste por Inflación
21706 Adiestrar en los procesos de: Cierres Contables
21801 Cargar los saldos iniciales de cuentas contables
21802 Cargar los saldos ajustados de las cuentas contables
21803 Cargar la depreciación inicial de activos fijos/pasivos realizables
21804 Cargar los comprobantes modelo
21805 Cargar los comprobantes de presupuesto
21806 Cargar las cuentas contables en las tablas del administrativo y nómina
SEGUIMIENTO
CIERRE
Página:1
Profit Plus Nómina
PAGOS DE NÓMINA
CALCULAR Y PAGAR NÓMINAS
CALCULAR Y PAGAR RETENCIONES DE LEY
GESTIÓN DE PRÉSTAMOS
VACACIONES Y NOVEDADES
PLANIFICAR VACACIONES
PROVISIONAR BENEFICIOS DE VACACIONES
CALCULAR Y PAGAR VACACIONES
CONTROLAR REPOSOS
CONTROLAR PERMISOS Y SUSPENSIONES
PRESTACIONES SOCIALES E INTERESES
CALCULAR Y PAGAR PRESTACIONES SOCIALES
CALCULAR Y PAGAR INTERESES DE PRESTACIONES SOCIALES
UTILIDADES O AGUINALDOS
PROVISIONAR BENEFICIOS DE UTILIDADES Ó AGUINALDOS
CALCULAR Y PAGAR UTILIDADES Ó AGUINALDOS
LIQUIDACIONES
CALCULAR Y PAGAR LIQUIDACIONES
OTROS BENEFICIOS
CALCULAR Y PAGAR FONDO DE AHORROS
CALCULAR Y PAGAR CESTA TICKET´S
CALCULAR Y PAGAR SINDICATOS
CALCULAR Y PAGAR BENEFICIOS SALARIALES
GESTIONAR POLIZAS
RECLUTAMIENTO
REALIZAR REQUISICIÓN DE PERSONAL
REGISTRAR EVALUACIÓN DE INGRESO
PROCESAR ENTREVISTAS
PROCESAR EXÁMENES MÉDICOS PREEMPLEO
MONITOREAR REQUISICIÓN DE PERSONAL
FORMACIÓN
PLANIFICAR ADIESTRAMIENTOS
EJECUTAR ADIESTRAMIENTOS
EJECUTAR ADIESTRAMIENTOS
OTROS PROCESOS DE NÓMINA Y RRHH
GESTIONAR EXPEDIENTES DE TRABAJADORES
ELABORAR DOCUMENTOS Y REPORTES LEGALES
REGISTRAR EVALUACIONES DE DESEMPEÑO
CONTROLAR DOTACIÓN DE INSUMOS
Página:1
Profit Plus Nómina
CONTROL
PLANIFICACIÓN
INSTALACIÓN
LEVANTAMIENTO
31301 Analizar procesos: Cálculo y Pago de Nómina
31302 Analizar procesos: Vacaciones y Novedades
31303 Analizar procesos: Prestaciones Sociales e Intereses
31304 Analizar procesos: Utilidades ó Aguinaldos
31305 Analizar procesos: Liquidaciones
31306 Analizar procesos: Otros Beneficios
31307 Analizar procesos: Otros procesos de Nómina y RRHH
31308 Analizar procesos: Reclutamiento
31309 Analizar procesos: Formación
31311 Analizar esquema de Consolidación de datos entre sucursales y casa Matriz.
31314 Identificar formatos y reportes adicionales
PARAMETRIZACIÓN
31404 Programar Conceptos para el Cálculo y Pago de Nómina
31405 Programar Conceptos de Vacaciones y Novedades
31406 Programar Conceptos de Prestaciones Sociales e Intereses
31407 Programar Conceptos de Utilidades
31408 Programar Conceptos de Otros Beneficios
31409 Programar Conceptos de Liquidaciones
31410 Configurar otros procesos de Nómina y RRHH
31411 Asignar conceptos para reportes
31502 Cargar las tablas básicas (Departamento, cargos, etc.)
31503 Cargar los trabajadores
31504 Cargar las fichas y grupo familiar del trabajador
VALIDACIÓN
31602 Validar los procesos del Cliente: Cálculo y Pago de Nómina
Página:2
Profit Plus Nómina
31603 Validar los procesos del Cliente: Vacaciones y Novedades
31604 Validar los procesos del Cliente: Prestaciones Sociales e Intereses
31605 Validar los procesos del Cliente: Utilidades
31606 Validar los procesos del Cliente: Liquidaciones
31607 Validar los procesos del Cliente: Otros Beneficios
31608 Validar los procesos del Cliente: Otros procesos de Nómina y RRHH
31609 Validar los procesos del Cliente: Reclutamiento
31610 Validar los procesos del Cliente: Formación
31611 Validar esquema usado para la conciliación de las operaciones registradas
ADIESTRAMIENTO
31701 Adiestrar en los procesos de: Cálculo y Pago de Nómina
31702 Adiestrar en los procesos de: Vacaciones y Novedades
31703 Adiestrar en los procesos de: Prestaciones Sociales e Intereses
31704 Adiestrar en los procesos de:Utilidades
31705 Adiestrar en los procesos de: Liquidaciones
31706 Adiestrar en los procesos de: Otros Beneficios
31707 Adiestrar en los procesos de: Otros procesos de Nómina y RRHH
31708 Adiestrar en los procesos de: Reclutamiento
31709 Adiestrar en los procesos de: Formación
31716 Adiestrar al personal de sistemas en: Parametrización de Conceptos y Contratos
31801 Cargar los saldos iniciales de prestaciones sociales
31802 Cargar los saldos iniciales de vacaciones y bono vacacional
31803 Cargar los saldos iniciales de préstamos
31804 Cargar los saldos iniciales de otros pasivos laborales
31805 Cargar los procesos de reclutamiento en curso
31806 Cargar los procesos de formación en curso
SEGUIMIENTO
CIERRE
Caso Práctico
1.- Elaborar el plan de implantación de la empresa que se le menciona a continuación:
Inversiones XYZ, C.A., es una empresa dedicada a la compra y venta de electrodomésticos

al mayor y al detal. No poseen sucursales a nivel nacional sin embargo tienen otra empresa
con un registro fiscal distinto en donde su actividad económica es la misma.
Sus principales clientes son pequeñas empresas ubicadas a nivel nacional, así como
también aquellos clientes que compran en tienda al detal. Poseen vendedores que ganan
comisiones por ventas de acuerdo a un porcentaje fijo mensual.
Toda la mercancía es adquirida en el extranjero mediante órdenes de compra que son

enviadas vía fax, una vez confirmada la orden de compra se le cancela la mercancía
solicitada al proveedor mediante transferencia entre cuentas, y luego la misma es enviada
vía marítima. Cada una de las empresas cuenta con sus propios depósitos ubicados detrás
de las tiendas.
A continuación se presenta la ficha de Implantación de Inversiones XYZ, C.A., apóyese de

la misma para elaborar el plan.
Ficha de Implantación
Cliente (Código + Nombre): CCA8888 INVERSIONES XYZ, C.A. Fecha : 23/06/2010
Producto: Administrativo ( X ) PV ( ) Versión: 7.5 Corporativa
1.-RESPONSABLES DE LA IMPLANTACIÓN
Líder Nombre Cargo
Por Softech Pedro Perez Analista Funcional
Por el cliente Maria Gonzalez Gerente Administración
2.-ALCANCE DE LA IMPLANTACIÓN
2.1.-Empresas a Implantar Actividad Comercial Sucursales Orden
Empresa #1
Compra y venta de electrodomésticos al mayor y detal. NO 1
Inversiones XYX, C.A.
Empresa #2
Compra y venta de electrodomésticos al mayor y detal. NO 1
Distribuidora Milhogar, C.A.
Empresa #3.
2.2.-Procesos de Negocio a Implantar Emp. #1 Emp. #2 Emp. #3
LOGÍSTICA DE COMPRAS ORDEN à 3 3

PLANIFICAR C OMPRAS………………………………………………………………………………………………………………
GESTIONAR COMPRA DE MATERIA PRIMA………………………………………………………………………………...……
GESTIONAR COMPRA PARA LA VENTA……………………………………………………………………………………..…… X X
GESTIONAR COMPRA DE SERVICIOS……………………………………………………………………………………….……
GESTIONAR COMPRA DE SUMINISTROS…………………………………………………………………………………...…...
RECEPCION DE MERCANCIA………………………………………………………………………………………………….…… X X
PROCESAR IMPORTACIONES……………………………………………………………………………………………………... X X
GESTIONAR DEVOLUCIONES DE MERCANCIA………………………………………………………………………………… X X
CONTABILIZAR DOCUMENTOS………………………………………………………………………………………………..…... X X
LOGÍSTICA DE ALMACÉN ORDEN à 1 1

CONTROLAR VENCIMIENTOS DE MERCANCIA…………………………………………………………………………………
TRASLADAR MERCANCIA……………………………………………………………………………………………………..…… X X
ENSAMBLAR COMBOS………………………………………………………………………………………………………….……
AJUSTAR INVENTARIOS……………………………………………………………………………………………………………. X X
EJECUTAR INVENTARIO FÍSICO…………………………………………………………………………………………………... X X
CONTABILIZAR DOCUMENTOS…………………………………………………………………………………………………… X X
GESTION DE SUMINISTROS ORDEN à

SOLICITAR INSUMOS…………………………………………………………………………………………………………………
PROCESAR REQUISICIONES………………………………………………………………………………………………………
CONTROLAR ENTREGA DE INSUMOS……………………………………………………………………………………………

CONTABILIZAR DOCUMENTOS……………………………………………………………………………………………………
2.2.-Procesos de Negocios a Implantar Emp. #1 Emp. #2 Emp. #3
LOGÍSTICA DE VENTAS ORDEN à 2 2

PRONOSTICAR VENTAS……………………………………………………………………………………………………………..
GESTIONAR VENTAS AL DETAL…………………………………………………………………………………………………… X X
GESTIONAR VENTAS AL MAYOR………………………………………………………………………………………………….. X X
GESTIONAR VENTAS DE SERVICIOS……………………………………………………………………………………………..
GESTIONAR VENTAS POR CONSIGNACIÓN……………………………………………………………………………………. X X
GESTIONAR ENTREGA DE MERCANCIA………………………………………………………………………………………… X X
GESTIONAR DEVOLUCIONES DE MERCANCIA………………………………………………………………………………… X X
ANALIZAR VENTAS……………………………………………………………………………………………………………………
MANTENER LISTAS DE PRECIOS…………………………………………………………………………………………………. X X
GESTIONAR COMISIONES……………………………………………………………………………………………………......... X X
CONTABILIZAR DOCUMENTOS……………………………………………………………………………………………………. X X
LOGISTICA DE PUNTO DE VENTA ORDEN à

GESTIONAR APERTURA Y CIERRE DE PUNTOS DE VENTA………………………………………………………………...
EJECUTAR VENTAS A CLIENTES FINALES………………………………………………………………………………………

EJECUTAR DEVOLUCIÓN DE MERCANCÍA………………………………………………………………………………………
CONTABILIZAR DOCUMENTOS……………………………………………………………………………………………………
GESTIÓN DE PROYECTOS/CONTRATOS ORDEN à

PRESUPUESTAR PROYECTOS/CONTRATOS…………………………………………………………………………………...
PROCESAR APROBACIÓN Y CIERRE DE PROYECTOS/CONTRATOS……………………………………………………...
EJECUTAR PROYECTO/CONTRATO………………………………………………………………………………………………
FACTURAR PROYECTO/CONTRATO………………………………………………………………………………………………
EVALUAR PROYECTO/CONTRATO………………………………………………………………………………………………..
CONTABILIZAR DOCUMENTOS…………………………………………………………………………………………………….
TESORERÍA ORDEN à 4 4
PLANIFICAR PAGOS………………………………………………………………………………………………………………….
GESTIONAR CUENTAS POR PAGAR……………………………………………………………………………………………… X X
GESTIONAR CUENTAS POR COBRAR……………………………………………………………………………………………. X X
CONTROLAR CAJA CHICA………………………………………………………………………………………………………….. X X
CONCILIAR CUENTAS BANCARIAS……………………………………………………………………………………………….. X X
GESTIONAR DE CHEQUERAS……………………………………………………………………………………………………… X X
CONTROLAR VIÁTICOS……………………………………………………………………………………………………………… X X
GESTIONAR IMPUESTOS……………………………………………………………………………………………………………
CONTROLAR FLUJO DE CAJA………………………………………………………………………………………………………
AJUSTAR SALDOS DE CLIENTES Y PROVEEDORES………………………………………………………………………….. X X
CONTABILIZAR DOCUMENTOS……………………………………………………………………………………………………. X X
OTROS ORDEN à 5 5
AMORTIZACION DE CUENTAS INTERCOMPAÑIAS……...……………………………………………………………………. X X
3.-ESTRATEGIA DE LA IMPLANTACIÓN
3.1-Responsables Cliente Softech
Instalación de los productos X
Capacitación a usuarios finales X

Implementación de plan de respaldos X
Migración de Datos
Elaboración de Formatos y Reportes X
3.2.-Documentos a Generar por Softech en la implantación Si No

Plan de Implantación (Indispensable para Implantaciones Nivel III y IV) X
Informes de Avance X
Informe Final de la Impl antación X
3.3.-Otras Decisiones Si No Notas

Período de pruebas con datos reales X Duración:
Integración con otros productos Profit Plus X Producto: Contabilidad
Integración con otros sistemas X Nombre del sistema:
Número de sesiones de trabajosemanales deseadas Dos Veces a la Semana
Frecuencia de revisión del avance de la implantación Mensual (X ) Bimensual ( )
Decisiones Adicionales Las citas que sean preferible en la tarde
4.-RECURSOS DE LA IMPLANTACIÓN
Nombre Cargo Responsabilidad Departamento
Asistente de
Kelly Gastier Cargar de datos en el sistema Administración
Administración
Asistente de
Jose Santos Cargar de datos en el sistema Administración
Administración
Maria Gonzalez Gte. Administración Validar la ejecución de las actividades y Administración
ejecutar pruebas
Otros Recursos
5.-CIERRE DE LA IMPLANTACIÓN
Fechas por Empresa Emp. #1 Emp. #2 Emp. #3
Fecha deseada de inicio de operaciones con el sistema 01-08-2010 01-08-2010
Fecha deseada de culminación de la implantación 31-10-2010 31-10-2010
Aprobado por (Cliente): Analista (Softech):

Metodología de Implantación RevMayo2012

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Metodología de Implantación

Metodología de Implantación – Sólo para uso interno de Softech Consultores

Metodología de Implantación – Sólo para uso interno de Softech Consultores

Los tópicos que se describen a continuación

CONCEPTOS GENERALES DE PROYECTOS

Ciclo de Vida de un Proyecto

La mayoría de los ciclos de vida de proyectos comparten determinadas características

§ En el ciclo de vida tradicional la finalización de las fases del proyecto y por

Otra forma de visualizar el ciclo de vida de un proyecto es la siguiente:

Entes involucrados en un Proyecto

§ Patrocinador: la persona o el grupo que proporciona los recursos financieros,

ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO

La administración de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y

Identificar los riesgos y en qué concentrarse

Control de Riesgos (hacer algo sobre los riesgos)

En la fase de planeación surgen gran número de riesgos, y durante la ejecución del

de Riesgos debe afectar significativamente la planeación de un proyecto, para así poder

Las variables que se deben controlar en un proyecto son:

H ERRAMIENTAS FUNDAMENTALES DE UN PROYECTO

Ficha del Proyecto

Programa del Proyecto

Los tópicos que se describen a continuación

Visión General de la Metodología de Implantación

Relacionadas con la metodología de implantación

Metodología de Implantación – Sólo para uso interno de Softech Consultores

así como de ejecutar el control y seguimiento de la implantación. Este implantador

Relacionadas con el Control, Seguimiento y Documentación de las

Metodología de Implantación – Sólo para uso interno de Softech Consultores

Metodología de Implantación – Sólo para uso interno de Softech Consultores

Metodología de Implantación – Sólo para uso interno de Softech Consultores

Metodología de Implantación – Sólo para uso interno de Softech Consultores

CICLO DE V IDA DE LA IMPLANTACIÓN

Metodología de Implantación – Sólo para uso interno de Softech Consultores

Metodología de Implantación – Sólo para uso interno de Softech Consultores

Nivel de la Implantación à III

Metodología de Implantación – Sólo para uso interno de Softech Consultores

ETAPAS DE LA M ETODOLOGÍA DE I MPLANTACIÓN

A continuación se describen cada una de las etapas que comprende la metodología de

Identificar factores críticos de la implantación

Metodología de Implantación – Sólo para uso interno de Softech Consultores

Elaborar plan de implantación

Adecuar plataforma de hardware y software

Metodología de Implantación – Sólo para uso interno de Softech Consultores

Instalar sistema en servidor y estaciones

Metodología de Implantación – Sólo para uso interno de Softech Consultores

Identificar esquema usado para la conciliación de las operaciones registradas

Analizar esquema de consolidación de datos entre sucursales y casa matriz

Analizar esquema de integración con otros módulos Profit Plus

Metodología de Implantación – Sólo para uso interno de Softech Consultores

Analizar interrelación de Profit Plus con otros sistemas

Identificar formatos y reportes adicionales

Identificar aspectos funcionales no soportados por el sistema

Levantar y documentar los requerimientos adicionales

Metodología de Implantación – Sólo para uso interno de Softech Consultores

Metodología de Implantación – Sólo para uso interno de Softech Consultores

Configurar parámetros del sistema

Configurar parametrizaciones generales del sistema

Configurar seguridad de los datos: empresas, usuarios y mapas de accesos

Definir plan de respaldo de datos

Elaborar los formatos y reportes adicionales

Programar los requerimientos adicionales

Diseñar consolidación de datos entre sucursales y casa matriz

Metodología de Implantación – Sólo para uso interno de Softech Consultores

Diseñar esquema usado para la conciliación de las operaciones registradas