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ENSAYO APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.

A lo largo de los tiempos, Colombia ha venido buscando la manera de optimizar de una forma
adecuada todas las funciones archivísticas que poseen las entidades del sector público y privadas
con obligaciones públicas, para el año 2000 entro en nuestra regulación la ley 594, por medio de
la cual se dicta la Ley General de Archivos, esta Ley tiene por objeto establecer las reglas y
principios generales que regulan la función archivística del estado.

En el Artículo 24 de la Ley 594 del 2000 nos resalta la obligatoriedad de las tablas de
retención. Sera obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas
de retención documental. ¿Qué es una tabla de retención documental? La Ley en el Articulo 3 lo
define como un listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se
asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Posterior a esto,
se expidió el presente acuerdo – 004 de 2013 -. Este acuerdo reglamenta el procedimiento para la
elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención
Documental (TRD); con el fin de efectuar y facilitar tanto la gestión documental como la
organización de los archivos de las entidades del Estado, teniendo como referente la metodología
basada en la agrupación de los documentos en series y subseries.

Las Tablas de Retención Documental manejan un papel importante dentro de la

administración archivística, gracias a ella se puede facilitar el manejo de la información,
contribuyen a la racionalización de la producción documental, permiten a la administración
proporcionar un servicio eficaz y eficiente, facilitan el control y acceso a los documentos a través
de los tiempos de retención en ella estipulados, garantizan la selección y conservación de los
documentos que tiene carácter permanente, sirven de apoyo para la racionalización de los
procesos administrativos, Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión
administrativa y los que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.

Sabiendo esto se puede concluir que la Tablas de Retención Documental nos permite llevar un
proceso de análisis de la documentación más efectiva sin contratiempos, sin faltar a los principios
de procedencia de los documentos, y facilitando la buena organización de la empresa.
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Bibliografía.

Aplicación de tablas de retención documental

https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Complementaria/institution/SENA/Fina
nzas/511300346/Contenido/OVA/d1_s2_MaterialF_2/tablas_retencion_documental.pdf

Ley 594 de 2000 https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-15049_documento.pdf

Acuerdo 004 de 2013 https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-004-de-2013/?

pdf=592