Administracion Sharepoint

SHAREPOINT (manual de administrador)
Fecha / Data Página / Orrialdea

Vicegerencia TIC 10/01/2008 1 / 15
IKT GERENTEORDETZA
VICEGERENCIA TIC
SHAREPOINT
(manual de administrador)
Herramienta de colaboración en grupo para

PAS y PDI de la UPV/EHU
SHAREPOINT
(manual de administrador)
Herramienta de colaboración en grupo para PAS y PDI

de la UPV/EHU
1. INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................... 3
2. CREAR Y CONFIGURAR LISTAS Y LIBRERÍAS ................................................................................ 3
2.1. Crear una lista.........................................................................................................4

2.2. Configurar una lista ................................................................................................5
2.3. Crear una librería ....................................................................................................7
2.4. Configurar una librería ...........................................................................................8
3. EDITAR Y CREAR PÁGINAS................................................................................................................... 8
3.1. Editar una página ....................................................................................................8

3.2. Crear una nueva página ..........................................................................................9
4. CONFIGURAR EL SITIO........................................................................................................................ 10
4.1. Usuarios y permisos: ............................................................................................11

4.2. Aspecto: ................................................................................................................11
4.3. Administración de sitios: ......................................................................................11
4.4. Administración de la colección de sitos: ..............................................................12
5. CONFIGURAR LOS PERMISOS DE ACCESO ................................................................................... 12
6. PAPELERA DE RECICLAJE .................................................................................................................. 13
7. CREAR FLUJOS DE TRABAJO............................................................................................................. 14

1. Introducción
SharePoint es una herramienta web de colaboración en grupo. Dispone de varios módulos
para compartir información: compartición ficheros, agenda, tareas, encuestas, ect
Cada usuario se indentifica y dependiendo del perfil que tenga (administrador, escritor o
lector) puede realizar distintas operaciones.
La herramienta SharePoint está pensado especialmente para las siguientes necesidades:
• Se necesita un servicio de ficheros vía web. Con SharePoint se puede tener como
una “carpeta compartida” entre varios usuarios y acceder desde cualquier puesto con
acceso a Internet.
• Se necesita tener un servicio de ficheros con funcionalidad avanzada. SharePoint
permite configurar avisos cuando un fichero es modificado, puede guardar distintas
versiones de documentos y puede indexar todo el contenido del documento para que
las búsquedas sean más rápidas.
• Se necesita una herramienta para gestionar proyectos. SharePoint permite
almacenar información, permite tener una agenda común entre varios miembros, tener
un módulo de tareas pendientes, un módulo de encuestas, ect.
Este manual de administrador de SharePoint está dirigido a las personas que han solicitado el
sitio, y deseen personalizar las listas y librerías de SharePoint. En concreto se va a explicar
cómo:
− Crear y configurar listas y librerías
− Crear, configurar y editar páginas
− Configurar el sitio
− Configurar los permisos de acceso
− Usar la papelera de reciclaje
− Crear flujos de trabajo
Se aconseja leer primero el “manual de usuario”, donde se detalla cómo empezar a trabajar
con SharePoint.
2. Crear y configurar listas y librerías

Listas: Una lista es un repositorio donde se puede almacenar y compartir información. Hay
varios tipos de listas (calendario, contactos, encuestas,…). Una lista tiene varias columnas
para almacenar la información (nombre, fecha inicio, asunto, descripción,…). SharePoint
dispone de varias listas predefinidas, pero nosotros podemos modificar estas listas o crear
unas a medida.
Librerías: Una librería es como una lista pero para almacenar ficheros.
2.1. Crear una lista

Para crear una lista seleccionamos “Acciones del sitio Crear”
y seleccionamos una lista:
Comunicaciones: Son unas listas preconfiguradas de SharePoint. Una vez creadas se

pueden modificar (quitar y añadir columnas).
Seguimiento: Son unas listas preconfiguradas de SharePoint. Una vez creadas se pueden
modificar (quitar y añadir columnas).
Listas personalizadas: Son unas listas “en blanco”. El usuario añade las columnas que
necesita. También se puede crear una lista que esté basada en una hoja de cálculo. Esta opción
es muy interesante en el caso de que tengamos que hacer una importación masiva de
contactos, tareas, etc.
Cuando seleccionamos una lista debemos introducir un nombre para la lista, y si queremos
que aparezca en el “inicio rápido”. El “inicio rápido” es el menú que está ubicado en la parte
izquierda de la página principal.
NOTA: La creación de una lista no implica que ésta se muestre en la página principal (en el
apartado 3 se explica cómo realizar esto). Para acceder a la lista pinchamos en “InicioVer
todo el contenido del sitio” y posteriormente seleccionamos la lista que queremos ver.
2.2. Configurar una lista

Todas las listas tienen un menú con 3 opciones: nuevo, acciones y configuración. Las
opciones nuevo y acciones se describen en el “manual de usuario”.
En la opción configuración seleccionamos “configuración de lista”

y accedemos a la página de la configuración de la lista. Las opciones que disponemos son las
siguientes:
Configuración general:
− Titulo, descripción y exploración: El nombre de la lista y si es visible o
no del “inicio rápido”.
− Configuración de versiones: Por una parte tenemos la aprobación de
contenidos. Si una lista tiene “aprobación de contenidos”, cualquier
usuario que tiene derechos de edición puede añadir una entrada a la lista,
pero no será publicada hasta que el administrador de la lista lo apruebe. Por
otra parte tenemos el versionado de elementos. Si se activa el versionado,
cada vez que un elemento de la lista cambie se crea una nueva versión. Las
versiones antiguas pueden ser vistas y recuperadas.
− Configuración avanzada: Por una parte tenemos los permisos a nivel de
elementos. Estos permisos determinan si un usuario puede leer/escribir los
elementos propios o los de todos los integrantes de la lista (no confundir
con los permisos de acceso a la lista, eso se configura en “permisos y
administraciónpermisos para esta lista”). Por otra parte podemos
habilitar/deshabilitar los adjuntos en esta lista, y permitir/denegar que el
motor de búsqueda de SharePoint indexe los contenidos de esta lista.
Permisos y administración:
− Eliminar esta lista: Elimina la lista y todo el contenido de la lista. Una vez
que se elimine la lista, ésta va a la papelera de reciclaje (más información
de la papelera de reciclaje en el punto 6 de este manual).
− Guardar lista como plantilla: Se puede guardar la lista (con o sin
contenido) como una plantilla para poder crear nuevas listas que se basan
en esta lista. Si guardamos una lista como plantilla, si vamos a “acciones
del sitiocrear”, podremos ver la nueva lista que hemos creado.
− Permisos para esta lista: Establece los permisos de acceso para esta lista.
Por defecto los permisos son:
Administradores: Administrador de la lista
Escritores: Colaborador de la lista (editar, borrar, añadir)
Lectores: Lector de la lista (sólo leer).
Los permisos de todas las listas vienen heredados de los permisos del sitio. Así,
cada vez que se cambia un permiso en el sitio, también se cambia en la lista.
Si se quieren tener unos permisos diferentes en una lista en concreto, iremos al
menú “accioneseditar permisos”
y se nos mostrará un aviso que dice que se va a romper la herencia, por lo que
un cambio de permisos en el sitio, no afectará a esta lista.
Si aceptamos el mensaje, podemos personalizar los permisos de la lista.

Podemos añadir nuevos usuarios para que puedan acceder a esta lista, quitar
usuarios que ya pueden acceder a esta lista, o podemos volver a la situación
inicial, con la opción “accionesheredar permisos” (que restablece los
permisos del sitio a la lista).
− Configuración del flujo de trabajo: Se puede establecer un flujo de

trabajo para una lista. Para saber cómo crear un flujo de trabajo ver el punto
6 de este manual.
Comunicaciones:
Configuración RSS: Habilita/deshabilita fuentes RSS para esta lista.
Columnas:
Se pueden agregar/modificar/eliminar las columnas. Se puede seleccionar qué
columnas van a tener campos indizados para que la búsqueda sea más rápida.
Vistas:
Cada lista tiene una o varias vistas por defecto. Se pueden crear nuevas y/o
modificar las ya existentes.
2.3. Crear una librería

Para crear una librería seleccionamos “Acciones del sitio Crear”
y seleccionamos una librería:
2.4. Configurar una librería
Las opciones de configuración de una librería son las mismas que las opciones de
configuración de las listas. Ver el apartado 2.2.
3. Editar y crear páginas
3.1. Editar una página
Para editar una página en SharePoint seleccionamos “Acciones de sitioEditar página”
Una vez que hayamos editado la página, podemos agregar “elementos Web”:
y añadir la lista o librería que deseemos:
Cuando hayamos terminado de editar la página, seleccionamos “salir del modo de edición”:
3.2. Crear una nueva página
En SharePoint se pueden crear 3 tipos de páginas Web:

− Página básica: es una página en blanco (sin elementos Web) y tiene un editor
WYSYWYG.
− Página de elementos Web: es una página con varios elementos Web (listas o
librerías). Se pueden elegir varias plantillas de diseño.
− Área de trabajo y sitios: es un subsitio en blanco que cuelga del sitio principal.
Para crear una nueva página seleccionamos “Acciones del sitioCrear”
y seleccionamos una página:
4. Configurar el sitio
Para configurar el sitio accedemos a “Acciones del sitioConfiguración del sitio”
Desde esta página se puede configurar todo lo relativo a la seguridad de acceso al sitio,
nombre del sitio, barras de navegación, informes de uso, espacio usado, etc.
4.1. Usuarios y permisos:

− Personas y grupos: Muestra una lista de todas las personas que han
accedido al sitio (si alguien tiene permiso de acceso, pero aún no ha
accedido, no aparece en esta lista).
− Administradores de la colección de sitios: Muestra el nombre del
administrador del sitio. Por defecto es la persona que ha solicitado el sitio
SharePoint
− Permisos avanzados: Este apartado muestra los permisos que tienen los
grupos. Por defecto:
Nombre grupo SharePoint Nombre grupo LDAP Nivel de permiso

Administradores SP.ADM.Sitio Control Total
Escritores SP.ESC.Sitio Escritura (Colaborar)
Lectores SP.LECT.Sitio Lectura
4.2. Aspecto:
− Título, descripción e icono: Establece el título del sitio y el icono (por
defecto el de la UPV).
− Vista en árbol: Permite habilitar/deshabilitar el “inicio rápido” (el menú
que aparece en la parte izquierda del sitio). Permite asimismo
habilitar/deshabilitar otro tipo de vista en árbol jerárquico.
− Tema del sitio: Establece el tema o aspecto (color) del sitio.
− Barra de vínculos superior: Permite crear solapas del tipo “inicio” para
poner una “página básica” o una “página de elementos Web” (ver apartado
3.2)
− Inicio rápido: Permite personalizar el “inicio rápido” (el menú que aparece
a la izquierda del sitio). Podemos crear/eliminar cabeceras y elementos.
− Guardar sitio como plantilla: Permite personalizar el sitio actual y
guardarlo como una plantilla para su posterior utilización.
− Restablecer a definición de sitio: Permite restablecer la página al defecto.
4.3. Administración de sitios:

− Configuración regional: Establece la zona horaria y el calendario. No
permite cambiar de idioma.
− Bibliotecas y listas del sitio: Enumera las bibliotecas y listas de nuestro
sitio.
− Informe de uso del sitio: Podemos visualizar un informe del uso que ha
tenido nuestro sitio.
− Alertas de usuario: Podemos ver y eliminar las alertas de los usuarios.
− RSS: Permite habilitar/deshabilitar fuentes RSS en este sitio. Si se habilitan
las fuentes RSS en el sitio, todas las listas y librerías tendrán las fuentes
habilitadas. Se puede deshabilitar las fuentes RSS de una lista en concreto,

yendo a la configuración de la lista.
− Visibilidad de la búsqueda: Permite que el motor de búsqueda catalogue o
no estas páginas.
− Áreas de trabajo y sitios: Enumera las áreas y subsitios del sitio.
− Características del sitio: Permite activar/desactivar “features” (avanzado)
− Eliminar este sitio: Elimina permanentemente el sitio, y todas las listas
librerías y contenido.
4.4. Administración de la colección de sitos:

− Papelera de reciclaje: Accede a la papelera de reciclaje (ver apartado 6).
− Resumen de uso: Detalla el uso del sitio, ocupación actual,…
− Asignación del espacio de almacenamiento: Muestra el tamaño que
ocupan las listas y librerías y el tamaño total del sitio.
− Características de la colección de sitios: Permite activar/desactivar
“features” de la colección de sitios (avanzado)
− Jerarquía de sitios: Muestra la jerarquía de nuestro sitio.
− Conexión del sitio del portal: Puede establecer una conexión a un portal
SharePoint Portal Server (avanzado).
5. Configurar los permisos de acceso

Hay tres perfiles de acceso a un sitio de SharePoint: lectura, escritura (colaborador) y
administrador. Para administrar estos perfiles debemos utilizar la herramienta de gestión de
grupos de bilatu en http://www.ehu.es/bilatu .
1. Nos autenticamos con nuestras credenciales LDAP.
2. Seleccionamos “añadir miembros” para dar de alta nuevos usuarios en el sitio SharePoint,
“eliminar miembros” para dar de baja usuarios de SharePoint o “buscar grupos” para ver
los miembros que hay en cada perfil.
Por cada sitio SharePoint del que seamos administradores, tendremos 3 perfiles de acceso:
− SP.ADM.MiSitio Perfil administrador de SharePoint
− SP.ESC.MiSitio Perfil colaborador de SharePoint
− SP.LECT.MiSitio Perfil lector de SharePoint
6. Papelera de reciclaje
SharePoint dispone de 2 niveles de papelera de reciclaje:
1º nivel: es la papelera de reciclaje del usuario. Cuando un usuario elimina un elemento va a

su papelera de reciclaje y permanece aquí durante 30 días. Puede restaurarlo en cualquier
momento. Una vez pasados 30 días, este elemento pasa a la papelera de 2º nivel. Para acceder
a la papelera de reciclaje del usuario, seleccionamos “papelera de reciclaje” en la página
principal de nuestro sitio SharePoint:
2º nivel: es la papelera de reciclaje del administrador. En esta papelera tenemos todos los
elementos eliminados de la papelera de los usuarios. Esta papelera de reciclaje tiene un
tamaño del 50% del espacio libre del sitio. Para acceder a la papelera de reciclaje del
administrador, vamos a “Acciones del sitioConfiguración del sitio”
y seleccionamos “papelera de reciclaje”
En esta papelera de reciclaje tenemos 2 vistas:

− “Elementos de la papelera de reciclaje del usuario final” es la vista de la
papelera de reciclaje de 1º nivel de todos los usuarios.
− “Eliminado de la papelera de reciclaje del usuario final” es la vista de la
papelera de reciclaje de 2º nivel.
7. Crear flujos de trabajo

Con SharePoint se pueden realizar flujos de trabajo para automatizar una tarea. Para crear un
flujo de trabajo hace falta tener instalado “SharePoint Designer” (para ejecutar el flujo de
trabajo no). Un ejemplo de flujo de trabajo puede ser el aviso mediante correo electrónico
cuando un documento suba a una biblioteca de documentos y la creación automática de tareas
en función del estado del documento. Para crear un flujo de trabajo hay que seguir estos
pasos:
1. Desde nuestro sitio SharePoint, seleccionar “ArchivoEditar con Microsoft Office

SharePoint Designer”
2. Abrimos un nuevo flujo de trabajo: “ArchivoNuevoFlujo de trabajo”
En los flujos de trabajo podemos crear varios pasos que a su vez pueden contener varias
acciones. Para más información consultar la ayuda de SharePoint Designer.

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2. CREAR Y CONFIGURAR LISTAS Y LIBRERÍAS ................................................................................ 3

2.1. Crear una lista.........................................................................................................4

3.1. Editar una página ....................................................................................................8

4.1. Usuarios y permisos: ............................................................................................11

6. PAPELERA DE RECICLAJE .................................................................................................................. 13

7. CREAR FLUJOS DE TRABAJO............................................................................................................. 14

La herramienta SharePoint está pensado especialmente para las siguientes necesidades:

2. Crear y configurar listas y librerías

2.1. Crear una lista

y seleccionamos una lista:

Comunicaciones: Son unas listas preconfiguradas de SharePoint. Una vez creadas se

2.2. Configurar una lista

En la opción configuración seleccionamos “configuración de lista”

Si aceptamos el mensaje, podemos personalizar los permisos de la lista.

− Configuración del flujo de trabajo: Se puede establecer un flujo de

2.3. Crear una librería

y seleccionamos una librería:

2.4. Configurar una librería

3. Editar y crear páginas

3.1. Editar una página

Para editar una página en SharePoint seleccionamos “Acciones de sitioEditar página”

y añadir la lista o librería que deseemos:

3.2. Crear una nueva página

En SharePoint se pueden crear 3 tipos de páginas Web:

Para crear una nueva página seleccionamos “Acciones del sitioCrear”

y seleccionamos una página:

4.1. Usuarios y permisos:

Nombre grupo SharePoint Nombre grupo LDAP Nivel de permiso

4.3. Administración de sitios:

habilitadas. Se puede deshabilitar las fuentes RSS de una lista en concreto,

4.4. Administración de la colección de sitos:

5. Configurar los permisos de acceso

1. Nos autenticamos con nuestras credenciales LDAP.

1º nivel: es la papelera de reciclaje del usuario. Cuando un usuario elimina un elemento va a

y seleccionamos “papelera de reciclaje”

En esta papelera de reciclaje tenemos 2 vistas:

7. Crear flujos de trabajo

1. Desde nuestro sitio SharePoint, seleccionar “ArchivoEditar con Microsoft Office

2. Abrimos un nuevo flujo de trabajo: “ArchivoNuevoFlujo de trabajo”

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