Diagramación - Tareas Contenido

Ref. 1.04
1. Tipos de tareas

2. Tarea personal

Resumen 3. Tarea con evento incrustado

Aprenderemos a definir procesos con el estándar BPMN y usar sus objetos. 4. Tarea de sistema

www.auraportal.com

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Tipos de tareas

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 Tipos de tareas
Tareas

Las tareas realizan las actividades del proceso, bien mediante intervención humana a través de tareas personales o bien por el sistema
con tareas de sistema. Una tarea puede tener varias conexiones de entrada, pero solo una de salida.

Tarea personal
Debe ser realizada mediante el trabajo de una determinada persona, grupo o rol. En ocasiones ciertas actividades a
realizar en la tarea pueden estar automatizadas.
Código: TP

Tarea de sistema
Realiza el trabajo de forma automática mediante sistemas mecánicos (físicos o lógicos) sin intervención humana.
Código: TS

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Tarea personal

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 Tarea personal
Un lugar de trabajo perfecto

El área de trabajo está directamente relacionada con la productividad

Para conseguir una mayor productividad, quien interactúa con una tarea personal no debería tener que realizar
nada que pueda ser gestionado de forma automática, esto se consigue con funcionalidades como:

Datos predeterminados Interfaz dinámica

Históricos Colaboración social

Instrucciones Informes y estadísticas

Planificación Lógica condicional

Arrastrar y soltar Diseño personalizable

Alertas y alarmas Cálculos avanzados

Integración Firmas digitales

Campos multimedia Formularios responsive

Contenido externo Auto rellenado de datos del formulario

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 Tarea personal
Ejemplo 1 | Proceso de ventas

Tras la solicitud de material, el Gestor de Ventas deberá revisar la información, introducir los datos en el ERP e
informar de todo al Director de Ventas. Además, introducirá una breve descripción de los objetivos de la venta
y enviará al solicitante toda la información.

¿En qué se puede mejorar este diagrama?

Una tarea personal para hacer todo

El Gestor de Ventas hace todo desde su
única tarea. Siempre que no cambie el
ejecutor, no se usará más de una tarea.

Tarea de sistema con varias acciones

Se puede notificar a muchas personas
(perfiles, roles, grupos, etc.). En este caso, al
Director y al solicitante.

Integración automática
El Gestor de Ventas no hace nada que pueda
realizar el sistema.

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 Tarea personal
Ejemplo 2 | Proceso de sugerencias

Una tarea personal debe poder asignarse a diferentes ejecutores de manera inteligente dependiendo de distintos factores o sucesos que puedan ser
identificados antes o durante su ejecución, además de contar con los mecanismos necesarios para resolver cualquier escenario.

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Nueva Revisión Coordinador Grupo de

sugerencia afectados actuación

1. Enviar una tarea a un perfil
Cada integrante del perfil recibe una copia de la
tarea. Se crearán tantas tareas como integrantes
tiene el perfil. Todos se ponen de acuerdo para
asignar a un coordinador para la sugerencia.
2. Enviar una tarea a un ejecutor
El coordinador elegido debe recibir la
tarea, pero si este se encuentra ausente,
el sistema lo y le llegará a su responsable.
En esta tarea, se elige un grupo de
actuación para la sugerencia.
3. Enviar una tarea a un grupo
Cada integrante del grupo de actuación recibe la misma tarea y
el primero que la reclame se convierte en su ejecutor. Si éste lo
desea, podrá delegarla eligiendo a qué otro integrante del
grupo va, según niveles y tipo de delegación permitido por la
configuración realizada por el usuario.

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 Tarea personal
Ejemplo 2 | Proceso de sugerencias

Una tarea personal debe poder asignarse a diferentes ejecutores de manera inteligente dependiendo de distintos factores o sucesos que puedan ser
identificados antes o durante su ejecución, además de contar con los mecanismos necesarios para resolver cualquier escenario.

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Tareas con evento incrustado

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 Tarea personal
Tarea con evento incrustado

Puede tener dos salidas:

1. La normal de la tarea que no siempre se requiere.
2. Otra desde el evento incrustado que es obligatoria.

Tarea con evento de mensaje incrustado

Lleva incrustado un evento de mensaje. Si llega el mensaje antes de que el ejecutor la termine, queda abortada y la corriente
del proceso sigue por la salida del evento de mensaje incrustado.
Código: TPM

Tarea con evento de tiempo incrustado

Lleva incrustado un evento de tiempo. Si el tiempo previsto llega antes de que el ejecutor la termine, queda abortada y la
corriente del proceso sigue por la salida del evento de tiempo incrustado.
Código: TPT

Tarea con evento múltiple incrustado

Lleva incrustado un evento múltiple. Si se cumple uno de los eventos antes de que el ejecutor la termine, queda abortada y la
corriente del proceso sigue por la salida del evento múltiple incrustado.
Código: TPX

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 Tarea personal
Cómo se crea una tarea con evento incrustado

Como se puede apreciar:

1. Se agrega una tarea personal.
2. Se arrastra un evento intermedio (de tiempo o mensaje)
dentro de la tarea personal.

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 Tarea personal
Ejemplo de una TPT (tarea con evento de tiempo incrustado)

Sara

El evento de tiempo está

Ana dentro de la tarea.

John

Will

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 Tarea personal
Ejemplo de una TPM (tarea con evento de mensaje incrustado)

Sara

Ana

El evento de mensaje
está dentro de la tarea.

John

Will

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 Tarea personal
Ejemplo de una TPM (tarea con evento de mensaje incrustado)

Durante la fase del embargo, el propietario del inmueble

Supongamos que en un proceso de embargo le llega puede realizar el pago de la deuda y así paralizar el
una tarea (TPM) a un responsable de embargos, este embargo. Para ello, debe entregar el justificante del pago al
debe asegurarse de que todas las gestiones oportunas Inspector Jefe de Embargos. Una vez cotejados los datos
se realicen para que el proceso pueda continuar. del pago, estos se introducen en el sistema y, por tanto, se
Proceso ABC.1_123
Proceso ABC.1_124 paraliza el embargo.
Proceso ABC.1_125
Proceso ABC.1_126

Responsable
Responsable
Responsable
Responsable

EMBARGO ¿Por qué no se le envía una tarea al Jefe de

Resp. de embargo
Embargos?

Los pagos durante la fase de embargos son poco

REGISTRO habituales, por ello, no tendría sentido enviar siempre
Cambio de titular
una tarea al Inspector Jefe cuando la mayoría de veces
CANCELACIÓN
Reasignar inmueble no es necesaria su intervención.
al propietario

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 Tarea personal
Diferencia entre el evento de tiempo intermedio y la tarea personal con evento de tiempo

Escenario 1 Escenario 2
El procurador no recibe la tarea hasta El procurador recibe la tarea, si no la termina
que lo permite el evento. a tiempo se asigna a un abogado.

Procurador
Notifica la
resolución Resuelve el tema
judicial
24 horas

24 horas

Abogado Gestoría
Resuelve el tema Tramita el tema
Procurador
Resuelve el tema

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 Tarea personal
Varias actividades en un único formulario de eventos y tareas

Proceso A = No se debería diagramar así ¿Admisible?

Sugerencia Descartar la sugerencia

Gestor Gestor
Evaluar si es Asignar resp. de
admisible la sugerencia
Gestor Resolver
Seleccionar los Gestor Gestor ¿Tipo de documento?
documentos a tramitar Convertir a PDF Aplicar sello con
acuse de recibo

Gestor Responsable
Asignar resp. de Resuelve el tema
Reclamaciones la reclamación

Auditor
Evalúa las
reclamaciones para
mejora continua

Al igual que los formularios de mensajes, los formularios

¿Admisible?
Gestor Auditor de tareas son extremadamente potentes, cuentan con
Realiza las acciones Responsable Evalúa las
oportunas para la Resuelve el tema
reclamaciones para
resolución de los
Sí
la mejora continua
todas las opciones necesarias para garantizar el correcto
documentos
No
cumplimiento de las actividades a realizar. Si no cambia
el ejecutor, todas las actividades deberían incluirse en el
Proceso A = Se debería diagramar así
mismo formulario.

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 Tarea personal
Diferencia entre el evento de mensaje intermedio y la tarea personal

Siempre que se debe intervenir en un proceso, se usa una tarea personal. Si se desea permitir a alguien interactuar en un proceso se usa un evento,
los eventos permiten introducir datos en el sistema pero no aparecen en el workflow de los usuarios.
Supongamos que Sara es una comercial y envía una media de 20 ofertas al día. Estas ofertas tienen un mes de validez. Tras enviar la oferta, los
clientes pueden llamar por teléfono o enviar un email a Sara indicando que aceptan la oferta con referencia “XXXX”. Normalmente se acepta un 5% de
las ofertas.

Indicar qué
Indicar qué
cliente acepta
cliente acepta
oferta
oferta

Si usáramos una tarea personal, Sara tendría cientos de tareas en su workflow (20 × 1 mes = 600 tareas) que no tiene por qué gestionar. Si en lugar de ello se
habilitara un evento intermedio de mensaje, cuando Sara recibiera una llamada o un email, accedería a todas las ofertas y desbloquearía la oferta correspondiente.

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04
Tarea de sistema

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 Tarea de sistema
Ventajas de la automatización

Uno de los aspectos más destacables en la automatización de procesos es la posibilidad de trabajar

de forma automática sin intervención humana. De esta forma se cumplen dos objetivos: eliminar
costes y operar sin errores.

La automatización de actividades de una empresa suele ser costosa, compleja y requiere de mucho
tiempo hasta que las actividades son operativas.

AuraPortal lleva años preparando funcionalidades para que sus clientes no tengan que hacerlo, de
esta forma se pueden automatizar procesos altamente complejos en cuestión de minutos y sin
necesidad de programación.

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 Tarea de sistema
¿Qué puede hacer?

Puede realizar acciones como:

✓ Ingresar información (valores, campos, documentos, etc.) en sus propias bases de datos o en las de cualquier otra aplicación.
✓ Aplicar reglas de negocio y reglas de proceso.
✓ Crear documentos automáticamente.
Aplicar regla
✓ Notificar de forma automática vía app, SMS, email y/o portal.
de negocio
✓ Ejecutar scripts.
✓ Invocar servicios web.
✓ Almacenar datos en otros distintos repositorios e iniciar actividades en otros procesos.
✓ Publicar contenidos. Crear oferta

✓ Crear, modificar, clasificar y eliminar información (documentos, datos, etc.).

✓ Interactuar con otras aplicaciones (leer, editar, sincronizar, etc.).
✓ Realizar cálculos complejos. Enviar oferta al

✓¡Y mucho más! cliente

En ocasiones, las tareas de sistema se concatenan para obtener el resultado deseado. Por ejemplo: si se desea enviar una oferta a un cliente se
pueden concatenar acciones automáticas como…
generar un documento con el detalle de la oferta y finalmente, enviar toda esa información al cliente por email.

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 Tarea de sistema
Diferencia entre el evento de mensaje intermedio y la tarea de sistema

En ocasiones el sistema debe enviar un mensaje y luego el proceso continúa. En otras ocasiones, el sistema debe esperar la llegada de un mensaje
para que el proceso pueda continuar.
Es importante tener en cuenta que una tarea de sistema puede enviar datos vía email, SMS, etc. y por otro lado, puede detenerse en un EM a la espera
de recibir información.

Notifica
presupuesto al Datos salen
cliente vía SMS

Datos entran

Espera que el cliente aporte datos para continuar.

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 Tarea de sistema
Interacción con otras fuentes de datos

En AuraPortal se pueden crear tantos repositorios de datos como se desee. En ocasiones, los procesos pueden interactuar con ellos o con fuentes de
datos externas. Esto se puede activar de forma automática en cualquier actividad de un proceso o de forma manual al pulsar un botón.

Contratación de servicios Pago de servicios

Profesional Registrar las Determinar Actualizar los Profesional

Realizar el horas realizadas las horas a pagos en recepción
Solicitar el servicio pagar ERP del pago
1er día de
servicio cada mes

Fuentes de datos

Horas realizadas ERP

(Repositorio de datos (Repositorio de datos de
de AuraPortal) aplicación externa)

En este ejemplo también se puede observar un correcto uso de un evento de inicio por tiempo.

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 Tarea de sistema
Comunicación entre procesos

Es habitual que un proceso tenga que comunicarse con otro para realizar ciertas actividades. En este escenario, el “Proceso A”
debe obtener datos del “Proceso B” para tramitar la última tarea. En otros escenarios, un proceso podría iniciar otros procesos.

Proceso A

Proceso B

Esto se consigue mediante una tarea de sistema que se

explicará en un curso posterior.

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 Contacto

https://www.auraportal.com/es/contacto/

+34962954497

¡Gracias!
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