Unidad 2.

Planificación y Preparación de Auditorías

Actividad: Planificación y preparación de auditorías

Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora continua
determine y desarrolle el programa y plan de auditoría que contribuya a la
determinación de la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad de su empresa.

Para ello, revise el material de estudio de la unidad y lo dispuesto en la normatividad

ISO 19011:2011 y desarrolle los siguientes puntos:

1. Diseño del programa de auditorías 1: el programa de auditoría que diseñe debe

contener lo siguiente:

a. Objetivos y alcance del programa de auditoría.

b. Cronograma de las auditorías a realizar en el año.
c. Criterios de auditoría.
d. Auditores seleccionados por procesos.
e. Recursos necesarios.
f. Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditoría.

OBJETIVO
Proporcionar metodología para realizer lasauditorías internas con el fin de verificar
si el sistema de gestión institucional y el sistema de gestión de la calidad se está
ejecutando adecuadamente, si se mantiene actualizado y está acorde con las
políticas administrativas y legales, para asegurar el control del cumplimiento de las
actividades de la alcaldía de piendamo ,realizando recomendaciones imparciales
sobre la base de las evidencias y el grado de cumplimiento de los objetivos, planes,
programas, proyectos y procesos, como también oportunidades de mejora a la
operación de las actividades;apoyando a la alta dirección en la toma de decisiones
para corregir las desviaciones presentadas.

ALCANCE

Contempla desde la planificación, programación, ejecución y documentación, así

como el seguimiento a las acciones correctivasy preventivas que resulten de las
auditorías internas del cumplimiento de la gestión y Sistema de gestión de la calidad
en la alcaldía de Piendamo en el periodo fiscal vigente.
b. Cronograma de las auditorías a realizar en el año.

c. Criterios de auditoría.
d. Auditores seleccionados por procesos.
 e. Recursos necesarios.

 RECURSOSHUMANOS: Profesionales de la oficina de control interno Auditores

de calidad de la entidad FINANCIEROS Viáticos Papelería y útiles.

 TECNOLOGICOS HARDWARE: equipos de cómputo e impresoras

SOFTWARE: internet, aplicativos, office

 INFRAEXTRUCTURA: Instalaciones locativas apropiadas para desarrollar el

trabajo de los auditores en la oficina de control interno.

f. Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditoría.

2. Diseño del plan de auditoría: el plan de auditoría que diseñe debe contener lo
siguiente:

a. Objetivos y alcance de la auditoría.

Ejercer el control de gestión sobre la información de la gestión disciplinarian de

la Procuraduría Regional del cauca.

ALCANCE: Ejecución presupuestal correspondiente a la vigencia 2015 por el

concepto de gastos generales, del nivel central.

b. procesos a ser auditados.

Procesos estratégicos:

 Planeacion estrategica
 Desarrollo del plan estrategico
 Desarrollo de planes operativos anuales

procesos Misionales

 Proceso preventive
 Proceso de intervencion
 Proceso diciplinario

Proceso de apoyo conexos

 Proceso de relatoria
 Proceso centro de atencion al public
 Proceso registro de sanciones e inhabilidades
 Tramites de acciones juridicas

procesos de apoyo

 Proceso estrategico
 Proceso de contratacion
 Proceso financier
 Proceso de gestion humana
 Proceso de seleccion y carrera
  Proceso administrative
 Procesos tecnologicos
 Meci
 Sistema de gestion de calidad

c. Criterios de auditoría y documentación de referencia.

a) Elaborar el plan de visita de auditoria

i. Precisar los detalles de la auditoria tales como:

 Determinacion del tipo de auditoria

 Determinacion de equipos y medio de almacenamiento electronico
a utilizar .
 Asignacion de tareas al equipo auditor
 Determinacion de recursos necesarios.

ii. Definir .

 Objetivos
 Alcance
 Antecedentes.

b. Someter el plan de visitas de auditoria a aprobacion del jefe de la oficina de

control interno.

c. Generar comunicaciones necesarias.

d. Ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las actividades de auditoría.

Cronograma Se define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la

auditoria. Siguiendo la Norma Técnica Colombiana NTC-19011: 2002 Directrices
para la Auditoría de los Sistemas de Gestión de la Calidad, así como por las
buenas prácticas institucionales se considera que la secuencia adecuada sería
la siguiente:
  Preparación del Plan de Auditoría
 Asignación de las tareas al equipo auditor
 Preparación de los documentos de trabajo
 Realización de la reunión de apertura.Fecha prevista para su celebración.
 Recopilación y verificación de la información ‫ م‬Generación de hallazgos de
la auditoria
 Preparación de las conclusiones de la auditoría
 Realización de la reunión de cierre. Fecha prevista para su celebración.
 Preparación del informe de auditoria
 Aprobación y distribución del informe de auditoría

e. Métodos de auditoría a utilizar.

Para aplicar el método deductivo a la auditoría se necesita:

 Formulación de objetivos generales o específicos del examen a realizar
 Una declaración de las normas de auditoria generalmente aceptadas y
principios de contabilidad de general aceptación.
 Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen
 Aplicación de normas generales a situaciones específicas
 Formulación de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto

f. Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor.

 Elaborar la planificación anual de la auditoría de acuerdo con el ámbito

asignado, en coordinación con las unidades administrativas
correspondientes.
 Organizar equipos de auditoría para realizar los exámenes programados,
tomando en cuenta para su integración, entre otros aspectos, las
condiciones técnicas, conocimiento, experiencia, habilidades y relaciones
interpersonales.
 Programar las auditorías a base de los criterios y estándares mínimos, tales
como el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecución, número de
auditores por equipo y las instrucciones específicas, entre otros.
 Apoyar e incentivar la participación activa de los auditores, con el propósito
de lograr el objetivo general propuesto para la auditoría específica.
 Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecución del
trabajo, la asistencia técnica necesaria para que éstos cumplan
eficientemente con sus obligaciones.
  Conocer y aprobar el informe sobre la planificación preliminar y la
planificación específica previa a la ejecución del trabajo y examen de áreas
críticas.

3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de
esta actividad.
En el desarrollo de las auditorías es fundamental establecer una
excelente comunicación entre el auditor líder, la alta gerencia y el
personal auditado, manteniendo un buen clima en el desarrollo de la misma
y logrando la máxima cooperación de ambas partes, sin que con ello se
deteriore la calidad de la misma.

Dentro del plan de auditoria de Calidad, se debe incluir no solo los

requisitos internos de la empresa, sino también los requisitos externos y su
interiorización en la organización, tales como normas ambientales,
regulación de empaques, normas fitosanitarias. El no tener estos requisitos
actualizados dentro de la empresa puede llevarla a perder lo ganado o no
tener acceso a nuevos mercados. Por lo tanto una auditoría sería y
eficiente debería ir más allá de lo interno a la organización.

El mejoramiento continuo ha de ser una filosofía dentro de la organización y

no una imposición de reglamentos, normas regulatorias o requisitos de
contratación.

1
Programa de auditorías: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado
y dirigidas hacia un propósito específico.
Envíe un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a través de la
plataforma, en el enlace Actividades / Actividades unidad 2 / Actividad “Planificación
y preparación de auditorías”.

No olvide realizar la actividad interactiva, el aporte al foro temático y la evaluación

de la unidad en los enlaces disponibles en el botón Actividades / Actividades unidad
2.

Nota: recuerde revisar la guía de aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar
que ha realizado todas las actividades propuestas, saber cómo desarrollarlas y
entregarlas correctamente.

Criterios de evaluación
Diseña un programa de auditoría teniendo en cuenta la empresa en la que se aplica
y los criterios para su desarrollo.
Establece un plan de auditoría teniendo en cuenta los criterios necesarios para su
elaboración y su aplicabilidad en la empresa.
Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista con respecto
al aprendizaje adquirido.
Entrega a tiempo: envía la actividad en la fecha indicada por el instructor.