Avansis Comercial PDF

COMPUMEDIOS – AVANSIS
MANUAL DE INVENTARIOS Y FACTURACION

MARIA EUGENIA TORRES ORTIZ – CLAUDIA PATRICIA LONDOÑO
MANUAL DEL PAQUETE DE FACTURACION E

INVENTARIOS
AVANSIS
JULIAN BARBERI GARCIA
Teléfonos: PBX (6) 3333352
EMAIL: Compumedios@une.net.co
Calle 19 # 9-50 Complejo Urbano Diario del Otún Of.1305
Pereira (Risaralda)
Todos los derechos reservados. Esta publicación no puede ser total o parcialmente reproducida,
almacenada o transmitida en cualquier sistema escrito, magnético u otros, sin previa autorización
escrita de la firma AVANSIS. Un delito de Plagio es asumido, con respecto al uso de la información
contenida en este manual sin dicho permiso.
Derechos Reservados en 1995 por AVANSIS
Pereira, Colombia
2 COMPUMEDIOS – AVANSIS
INTRODUCCION
El paquete de Facturación e Inventarios de AVANSIS, Sistemas Avanzados Versión Grafica, ha sido
diseñado de acuerdo a las normas vigentes a la fecha; no obstante, este paquete permite la
posibilidad de adecuarse a nuevos cambios efectuados por la Administración de Impuestos
Nacionales de Colombia. Muchos de estos cambios, se podrán llevar a cabo desde el mismo
programa, otros implicarán una nueva versión de Avansis, la cual sería objeto de renegociación
con las empresas que ya hayan adquirido el paquete.
El paquete está diseñado por medio de menús de opciones, que le indican al usuario los distintos
procedimientos en inventarios de que dispone. Así pues, el usuario deberá leer estas opciones y
elegir aquella que desee entrar a trabajar. La elección se llevará a cabo, de una de las siguientes
maneras:
Señalando la opción deseada con las flechas que guían el cursor
Digitando el número o letra resaltada, correspondiente a la opción.
Y la más utilizada para esta versión el ratón o Mouse, se hará clip sobre dicha opción.
Generalmente una opción señalada en un menú, conlleva a otro submenú, en el cual se debe
aplicar el mismo procedimiento que, para el menú principal.
Las preguntas que cuestiona el programa al usuario, en su gran mayoría son del tipo Si ó No;
tomando el programa por defecto, aquella respuesta que usualmente es más utilizada y
permitiendo a la vez, que el usuario responda según su necesidad.
El programa está diseñado para que el usuario utilice en un alto porcentaje, el Mouse pero,
conservando la misma metodología de la versión DOS, se ha tratado de incorporar el teclado
numérico que se encuentra en la parte derecha del teclado principal, en la mayoría de las opciones
de movimiento. Esto con el objeto de agilizar el proceso de manejo y entrada de datos al
programa.
EJEMPLO:
Para el programa: Si, es igual a 1
No, es igual a 2
Informe por Pantalla, igual a 1
Informe por Impresora, igual a 2
JULIÁN BARBERI GARCÍA

INSTALACIÓN Y REQUERIMIENTOS TÉCNICOS PARA

EL FUNCIONAMINETO DE LA PLATAFORMA
Aprovechando las especificaciones técnicas de hoy día no se hace necesario una configuración
especial para el funcionamiento de A V A N S I S . Basta con que el computador en el que se vaya a
instalar el programa tenga como mínimo los siguientes requisitos:
Computador compatible con Windows Millenium, XP Profesional, Windows VISTA HOME

PREMIUM o Superior preferiblemente en español. Puede ser de escritorio o portátil.
Procesador de la familia X86 o superior.
Memoria RAM de 512 Mb o superior.
Tarjeta grafica compatible con resolución de 1024x768 pixeles. Esta es la resolución a la
que trabaja el motor gráfico del programa.
Monitor que soporte dicha resolución gráfica. Puede ser CRT O LCD.
Puertos USB y/o dispositivos para realizar copias de seguridad.
Antivirus o software que proteja al PC contra ataques de virus y malware.
Teclado y mouse.
La instalación del módulo de INVENTARIOS Y FACTURACION, será realizada por un asesor

exclusivamente capacitado y autorizado por el distribuidor del programa. Según sea la negociación
al momento de la adquisición del mismo, el asesor estará facultado para cumplir a cabalidad las
exigencias que la instalación del paquete conlleve. Esto implica el número de contabilidades
instaladas, el acceso para la cantidad de equipos que se hayan establecido, la configuración en red
del módulo y la inducción inicial para el ingreso al programa.
IMPORTANTE. El asesor se reservará el derecho de decidir si el, o los computadores en los

que se va a tener acceso al sistema, cumplen con las especificaciones requeridas para la
óptimo funcionamiento del mismo.

COMO ENTRAR AL PROGRAMA.
Después de concluir el proceso de instalación del programa, el o los usuarios podrán accesarlo,
dándole clic a la carpeta AvansisG (icono de acceso directo) instalada en el escrito del computador
y dentro de ella doble clic al acceso Inventa. Pasados unos cuantos segundos, aparecerá en la
pantalla del equipo, un recuadro presentando el programa ante el usuario, con información básica
sobre la empresa que diseñó el programa, título del mismo y además, una pregunta sobre el año
en el cual se desea trabajar. Ver Figura 0.1. El programa por defecto, asume el año en curso o sea
el que determine la fecha del sistema operativo del equipo; de tal forma que si el año mostrado en
el momento, es el deseado por el usuario, éste sólo deberá confirmarlo con <clic>o teclear
<ENTER> .
Es de aclarar, que si el usuario, por equivocación, digita un año, diferente al que desea trabajar, a
diferencia del DOS que inmediatamente saca un mensaje de indica que no fue instalado con el
paquete dicho año y luego aparecerá un menú alertando este impase, con la posibilidad de
reintentar el acceso; en la Versión Gráfica si le permitirá accesar dicho ano pero sacando antes el

siguiente mensaje Ver figura 0.3.
FIGURA 0.2
FIGURA 0.3
El programa a partir de este momento, constantemente le indica al usuario el año o período a

trabajar, el nombre de la empresa con su respectivo Nit y además le provee como dato
informativo la fecha y hora exacta, determinada por el sistema operativo del equipo. Ver figura
0.4
Al ingresar al inventario que fue instalado el sistema preguntará entonces en su orden:

El año contable al que se desea acceder.

El usuario autorizado para ingresar a manejar el inventario
La contraseña que determina que el usuario que va a acceder no es un intruso, es el
acceso secreto definido por el usuario.
El sistema por defecto sugiere como el año a trabajar el mismo que se detecta en el sistema
operativo, lo cual no es ajeno a cambios desde el PC. Si se desea ingresar en un año diferente
solo basta con digitar el año deseado en el campo. Cuando el programa es instalado por defecto
trae implícito lo siguiente: Ver figura 0.2
USUARIO : SUPER
PASABORDO : SUPER
En el capítulo V se indicará el procedimiento para cambiar las claves de acceso, al igual que crear
los usuarios encargados de manejar el sistema de Facturación e Inventarios.
Una vez consignada esta información con la tecla ENTER accedemos al paquete de
inventarios y facturación, donde podemos ver cada una de las opciones del módulo. Ver Figura
0.4. mostrando así el menú principal del programa con la siguiente información:
FIGURA 0.4

A continuación, explicaremos cada una de las opciones que conforman este menú principal. (Cada
una se asumirá como un capítulo del manual).

CAPITULO I
PARAMETROS
Para un mejor entendimiento de este manual antes de entrar en materia veremos algunos
consejos que nos ayudarán mucho en el manejo del programa.
Recuerde que para acceder a cualquiera de los menús de cualquier modulo de la familia
A V A N S I S basta con digitar la letra inicial de cada una de las opciones o el número
que acompaña el menú que queremos elegir.
Cuando deseamos buscar información (como en el caso del campo de los terceros, plan
de cuentas y/o movimiento) el sistema ofrece una clave de búsqueda que se activa con
las teclas (menos) y <enter> . Hay que tener en cuenta que esta clave
únicamente se puede activar donde el sistema lo indica.
FIGURA 1.0

Por medio de esta opción, el usuario del programa podrá crear, modificar, anular, listar y organizar
los artículos que conforman el Inventario de la empresa, configurar varias opciones del programa,
hacer recolección de inventarios físicos y configurar otras opciones del programa. Ver figura 1.0
1.1. DEFINICION DE GRUPOS DEL INVENTARIO

Después que el usuario del programa selecciona la opción Definición de Grupos del Inventarios
<1> de este menú, aparece un submenú, el cual consta de las siguientes opciones: Ver figura 1.1
FIGURA 1.1
Será una constante a lo largo de toda la explicación del manejo del inventario el uso de los
siguientes botones:
Flecha a la izquierda indica devolverse código a código

Flecha a la derecha indica avanzar código a código
Doble flecha a la izquierda indica devolverse hasta el inicio de los códigos creados en
cada evento para el caso analizado los grupos.
Doble flecha a la derecha indica avanzar hasta el final de los códigos creados en cada
evento para el caso analizado los grupos.
Los binóculos indican la búsqueda rápida dentro de los ítems digitados o
La impresora para los reportes ya sea por pantalla, impresora o archivo de

texto. Ver Figuras 1.1.1, 1.1.2. y 1.1.3.
FIGURA 1.1.1

FIGURA 1.1.2.
FIGURA 1.1.3.
1.1.1. CAPTURA - MODIFICACION

Normalmente el grupo en un inventario, corresponde a los dígitos designados para la clasificación
de los productos o servicios.
Cuando el usuario elija esta opción, aparecerá un pequeño cuadro para tres dígitos en el cual se
ingresará el número correspondiente al grupo a crear o modificar. Figura 1.1.4.
Si el usuario en vez de un código de grupo, pulsa la tecla <Enter> , el programa devuelve la

ejecución al recuadro de manejo de tablas (parámetros), dando por finalizada dicha función. Ver
Figura 1.0.
Frente al campo designado para digitar el código del grupo, aparecen dos opciones de búsqueda <-
> búsqueda al azar y <.> búsqueda alfabética las cuales pueden ser utilizadas cuando ya existen
grupos creados y se quieren verificar, modificar o eliminar.
Después de ingresar el código del grupo a crear, aparecerá una franja de color azul claro con
capacidad de 35 caracteres, la cual será utilizada para la descripción; luego se pulsa la
tecla <Enter> , e inmediatamente pasará a otro cuadro pequeño en donde se ingresará la
comisión en porcentaje del grupo si existe, de lo contrario se tecleará <Enter> para continuar
y dicha comisión quedará en cero.
Finalmente, aparece en la parte superior derecha dos opciones 1.guardar o 2. Deshacer; en

donde el programa pregunta si la información ingresada es correcta. De esta forma se confirman
los datos suministrados. Paralelamente el menú activa el botón de Guardar o Deshacer para
quienes manejan más la parte grafica, el efecto es el mismo. Ver figura 1.1.4.
1. Guardar 2. Deshacer
En caso de digitar un número de grupo ya existente, aparecerá en la parte superior derecha tres
opciones: Ver figura 1.1.5.
1. Anular 2. Modificar 3. Siguiente
Al seleccionar la opción número 1. Anular, el programa pide confirmar si dicho registro

debe ser eliminado. Ver Figura 1.1.5.
La selección de la opción número 2. Modificar, permite al usuario hacer cambios a partir de

los datos de la descripción del grupo; solicitando confirmar la modificación al finalizarla.
La selección de la opción número 3. Otro, devuelve automáticamente el cursor a la casilla

inicial para la digitación del siguiente código.

FIGURA 1.1.4
FIGURA 1.1.5.

1.1.2. INFORMES.
Esta opción permite visualizar en pantalla o por impresora
, la relación de los grupos existentes. Ver Figura 1.1.1
Al seleccionarla, el usuario podrá elegir si desea ver el listado en pantalla <1>, por impresora <2> o
por <3> Archivo de Texto.
Una vez el usuario está ubicado en este cuadro que se encuentra sobrepuesto en la edición, podrá
desplazarse sobre él, utilizando las flechas en la parte superior derecha del informe para avanzar o
devolverse por paginas, al inicio o al final ; y para finalizar la visualización seleccionará el botón
contiguo que indica la salida ( carpeta de color amarillo). Ver Figura 1.1.2. y 1.1.7.
Cuando se selecciona la opción de impresora aparecerá en pantalla el cuadro de impresión

utilizado en el sistema de Windows para la selección de impresoras y número de páginas.
NOTA: Es importante tener en cuenta que el sistema siempre tomará por defecto la impresora
instalada como predeterminada, por lo tanto, si se requiere escoger otra impresora previamente
instalada en la red de equipos utilizados por la Empresa, no se debe oprimir el botón de impresora
sino por el contrario oprimir la techa <ESC> para que el sistema le muestre el cuadro de impresión
mencionado en el párrafo anterior.
1.1.3. DEVOLVERSE O SALIR
FIGURA 1.1.7
Esta opción devuelve el cursor al menú inmediatamente anterior. Ver figura 1.0
1.1.4. PASAR AL SIGUIENTE CODIGO DE GRUPO

FIGURA 1.1.8
Esta opción devuelve el cursor al campo de creación de nuevos códigos de grupos, para iniciar de
nuevo el ciclo.
1.2. DEFINICION DE SUBGRUPOS DEL INVENTARIO

Al seleccionar la opción Definición de Subgrupos del Inventarios <2> de este menú, aparecerá un
submenú, el cual consta de las mismas opciones vistas en la creación de grupos: Ver Figura 1.2.
El subgrupo del inventario corresponde a la clasificación de los productos o servicios dentro de un

grupo ya definido.
FIGURA 1.2.


Cuando el usuario elija esta opción, aparecerá un pequeño cuadro para tres dígitos en el cual se
ingresará el número correspondiente al subgrupo a crear o modificar. Figura 1.2.1.
Si el usuario en vez de un código de subgrupo, pulsa la tecla <Enter> , el programa devuelve la

Figura 1.0.
Frente al campo designado para digitar el código del subgrupo, aparecen dos opciones de
búsqueda <-> búsqueda al azar y <.> búsqueda alfabética las cuales pueden ser utilizadas cuando
ya existen grupos creados y se quieren verificar, modificar o eliminar.
Después de ingresar el código del subgrupo a crear, aparecerá una franja de color azul claro con
tecla <Enter> .

quienes manejan más la parte gráfica, el efecto es el mismo.
En caso de digitar un número de subgrupo ya existente, aparecerá en la parte superior derecha

tres opciones:



los datos de la descripción del subgrupo; solicitando confirmar la modificación al finalizarla.

1.2.2. INFORMES
Esta opción permite visualizar en pantalla o por impresión, la relación de los subgrupos existentes.
Igual Figura 1.1.1
Al seleccionarla, el usuario podrá elegir si desea ver el listado en pantalla <1>, por impresora <2>.
o <3> por Archivo de Texto.
devolverse por paginas, al inicio o al final; y para finalizar la visualización seleccionará el botón
contiguo que indica la salida ( carpeta de color amarillo). Ver Figuras 1.1.2. y 1.1.7

Figura 1.1.7

1.2.4. PASAR AL SIGUIENTE CODIGO DE SUBGRUPO
Figura 1.1.8
Esta opción devuelve el cursor al campo de creación de nuevos códigos de subgrupos, para iniciar
de nuevo el ciclo.
1.3. DEFINICION DE MARCAS

Al seleccionar la opción Definición de Marcas <3> de este menú, aparecerá un submenú, el cual
consta de las siguientes opciones: Igual a Figuras 1.1 ó 1.2.

Elegida esta opción, aparecerá un pequeño cuadro para tres dígitos en el cual se ingresará el
número correspondiente a la marca a crear o modificar. Igual a Figura 1.1.4
Si el usuario en vez de un código de marca, pulsa la tecla <Enter> , el programa devuelve la

Figura 1.0.
Frente al campo designado para digitar el código de la marca, aparecen dos opciones de búsqueda
<-> búsqueda al azar y <.> búsqueda alfabética las cuales pueden ser utilizadas cuando ya existen
marcas creadas y se quieren verificar, modificar o eliminar.
Después de ingresar el código de la marca a crear, aparecerá una franja de color azul claro con
tecla <Enter> .


En caso de digitar un número de marca ya existente, aparecerá en la parte superior derecha tres
opciones:



1.3.2. INFORMES
Esta opción permite visualizar en pantalla o por impresión, la relación de las marcas existentes.
Igual Figura 1.1.1
contiguo que indica la salida ( carpeta de color amarillo). Ver Figuras 1.1.2 y 1.1.7.

FIGURA 1.1.7
1.3.4. PASAR AL SIGUIENTE CODIGO DE MARCA
FIGURA 1.1.8
Esta opción devuelve el cursor al campo de creación de nuevos códigos de marca, para iniciar de
nuevo el ciclo.
1.4. DEFINICION DE ALMACENES

El almacén, le permite a las Empresas que manejan sucursales controlar todos los inventarios
desde la Principal. Se crearán tantos almacenes como sucursales haya para diferenciar el
inventario de cada una.
Ejemplo:
Almacén 001 Bodega ó Almacén Principal.

Almacén 002 Sucursal 1
Almacén 003 Sucursal 2
Esta opción Almacenes < 4 >, aparece seguida de un submenú, el cual consta de las siguientes
opciones: Igual figura 1.1

1.4.1. CAPTURA – MODIFICACION
número correspondiente a la marca a crear o modificar. Igual a Figura 1.1.4.
Si el usuario en vez de un código de almacén, pulsa la tecla <Enter> , el programa devuelve la

Figura 1.0.
Frente al campo designado para digitar el código del almacén, aparecen dos opciones de búsqueda
<-> búsqueda al azar y <.> búsqueda alfabética las cuales pueden ser utilizadas cuando ya existen
marcas creadas y se quieren verificar, modificar o eliminar.
Después de ingresar el código de la marca a crear, aparecerá una franja de color azul claro con
tecla <Enter> .

En caso de digitar un número de almacén ya existente, aparecerá en la parte superior derecha tres
opciones:
Anular 2. Modificar 3. Siguiente




1.4.2. INFORMES
Esta opción permite visualizar en pantalla o por impresión, la relación de los almacenes existentes.
Igual Figura 1.1.1
contiguo que indica la salida ( carpeta de color amarillo). Ver Figuras 1.1.2 y 1.1.7.

FIGURA 1.1.7

1.4.4. PASAR AL SIGUIENTE CODIGO DE ALMACEN
FIGURA 1.1.8
Esta opción devuelve el cursor al campo de creación de nuevos códigos de marca, para iniciar de
nuevo el ciclo.
1.5. DEFINICION DE FORMAS DE PAGO

Después que el usuario del programa selecciona la opción Definición de Formas de Pago <5> de
este menú, aparece un submenú, el cual consta de las siguientes opciones: Ver figura 1.1.9.
FIGURA 1.1.9.
Esta opción cuando se trabaja integrada a Contabilidad es de vital importancia porque canaliza
directamente las cuentas que intervienen en las diferentes formas de pago, es decir, Si una de las
formas de pago es efectivo, el programa llevara a contabilidad ese movimiento a la cuenta de caja,
pero si la forma de pago es con Tarjeta de crédito, asÍ mismo, el programa moverá todas las

cuentas que intervienen para este pago como lo son:
Cuenta de comisión cobrada por la entidad que maneja las tarjetas y porcentaje (%) de
comisión.
Cuenta de Reteiva cobrada por el banco donde se consigna el Boucher de la tarjeta con la
que pagó la factura y porcentaje (%) de retención de iva que generalmente es del 10% del
valor del iva.
Cuenta de Retención en la Fuente cobrada por el banco donde se consigna el Boucher de

la tarjeta con la que se pagó la factura y el porcentaje (%) de la retención que
generalmente es del 1.5%.
Cuenta Debido que es la contrapartida resultante de restar las anteriores cuentas y

generalmente es del banco donde se consigna el Boucher de la tarjeta.

número correspondiente a la forma de pago a crear o modificar. Ver Figura 1.1.9.
Si el usuario en vez de un código de forma de pago, pulsa la tecla <Enter> , el programa

devuelve la ejecución al recuadro de manejo de tablas (parámetros), dando por finalizada dicha
función. Ver Figura 1.0.
Frente al campo designado para digitar el código de la forma de pago, aparecen dos opciones de
búsqueda <-> búsqueda al azar y <.> búsqueda alfabética las cuales pueden ser utilizadas cuando
ya existen códigos creados y se quieren verificar, modificar o eliminar.
Después de ingresar el código de la forma de pago a crear, aparecerá una franja de color azul claro
con capacidad de 34 caracteres, la cual será utilizada para la descripción; luego se pulsa la
tecla <Enter> .


En caso de digitar una forma de pago ya existente, aparecerá en la parte superior derecha tres
opciones:



1.5.2. INFORMES
Esta opción permite visualizar en pantalla o por impresora, la relación de las formas de pago
existentes. Igual Figura 1.1.1
contiguo que indica la salida ( carpeta de color amarillo). Ver Figuras 1.1.10.

FIGURA 1.1.10.

FIGURA 1.1.7
Esta opción devuelve el cursor al menú inmediatamente anterior. Ver figura 1.1.9
1.4.4. PASAR AL SIGUIENTE CODIGO DE FORMA DE PAGO

FIGURA 1.1.8
Esta opción devuelve el cursor al campo de creación de nuevas formas de pago, para iniciar de
nuevo el ciclo.
1.6. ENTRADA / AJUSTE DE ARTICULOS
Esta opción número <6> permite crear los artículos que conformarán el inventario, tomando como
datos básicos los grupos, subgrupos, marcas, almacenes anteriormente creados; otro dato
obligatorio es el tipo el cual veremos en el punto 1.8 de este derrotero.
Después de ingresar en esta opción, aparecerá un recuadro con todos los meses, para elegir en el
que se va a trabajar. Ver Figura 1.6.1.
FIGURA 1.6.1.
.
Luego que se ha seleccionado el mes a trabajar, el programa enseña una pantalla denominada
Entrada/ Ajuste de Artículos, en donde se empezarán a crear los artículos y en la cual
encontramos los datos que explicaremos a continuación: ver Figura 1.6.2.

FIGURA 1.6.2.
1.6.1 CREACION DE ARTICULOS
1.6.1.1 ULTIMA REFERENCIA

Aquí el programa informa el último código creado como referencia en la Empresa a manejar
inventarios que no maneje codificación interna específica, ni tampoco las referencias propias del
proveedor como códigos internos para el manejo de los productos. Son Empresas que por su
forma manejo deciden asignar a todas las referencias un consecutivo para mejor control y más
facilidad.
Para el ejemplo citado en el gráfico anterior se observa que las referencias están conformadas por
la combinación de letras y números, para este tipo de codificación es difícil que el sistema muestre
ordenado el último código numérico puesto que el sistema siempre va a mostrar como último la
referencia que encuentre combinada.
1.6.1.2 AJUSTE NÚMERO
Aquí el programa controla el número de registros que se van generando en el programa producto
de cambios ya sea por costo o cantidad y que representan variaciones monetarias en el programa.
Es importante tener claro que cambios diferentes a costo y cantidad no generan variación en el
ajuste y por lo tanto no alteran éste consecutivo.

Cualquier ajuste generado no podrá ser modificado ni anulado para reversarlo se generará otro
ajuste; lo anterior, dado que esta es una opción por donde se altera el inventario y no genera un
documento para tener como soporte contrario a los
1.6.1.3 FECHA
Se presenta ordenado año, mes y día. El cursor siempre aparece en el cuadro para digitar el día;
por lo tanto es el único que se puede modificar.
1.6.1.4 CODIGO DE ARTÍCULO
Es la referencia con la que se va a reconocer el artículo dentro del inventario y de la forma como se
buscará a hora de hacer cualquier movimiento (compra, venta, etc.), está relacionada con la
explicación dada en el punto 1.6.1.
Para la creación de las referencias (artículos) es importante tener creados todos los parámetros
que son importantes para la asignación y clasificación del producto. Ejemplo:
 Grupo : 001 Cintas

 Subgrupo : 002 Epson
 Marca : 001 Norma
 Tipo : 001 Producto Gravado
En este punto se asignará la referencia, cuya longitud máxima es de 15 caracteres, que pueden ser
combinada: letras, símbolos o números.

1.6.1.5 NOMBRE
Es la descripción del producto, otra forma de ubicar el artículo dentro de los movimientos del
inventario; El campo de la descripción tiene una longitud máxima de 125 caracteres aunque en
impresión solo toma hasta 35.
Después de la descripción del producto aparecen los campos para relacionar grupo, subgrupo,
marca y tipo; estos son campos obligatorios para la creación de las referencias, por lo tanto se
recomienda que debe haber creado por lo menos un código para cada punto; luego para buscarlos
en la creación simplemente con el signo <-> ubicado en cada uno traerá todos los códigos creados
para asociarlos al artículo; como lo muestra la Figura 1.6.3.
FIGURA 1.6.3.
Para buscar un articulo ya creado con el signo <-> o con <.> traerá todos las referencias inclusive
otros campos como almacén, saldo, precio, subgrupo, presentación y códigopro. Ver figura 1.6.4.

FIGURA 1.6.4.
Como lo muestra la figura, el programa relaciona todas las referencias en orden alfabético para
todos los almacenes que se estén trabajando; en la parte inferior del informe aparece un campo
para digitar el nombre del producto y traerlo de forma rápida, esta búsqueda es muy practica ya
que se puede tomar parte del nombre y el va filtrando todo lo común para luego seleccionar la
referencia deseada.
Después de seleccionar la referencia a modificar con las teclas <ESC> o dando clic en el botón
aceptar ubicado a nivel del campo para escribir el nombre del artículo, se trae para mostrar los
siguientes datos como lo muestra la Figura 1.6.5.
NOTA: Toda la anterior explicación es válida también, para la búsqueda de un código de tercero.

FIGURA 1.6.5.
Adicional a los datos mencionados anteriormente, también trae otros campos que son de igual
importancia para las diferentes empresas, pero no son de obligatoriedad para la creación del
artículo:
.6.1.6 CODIGO DE BARRAS

FIGURA 1.6.6.

Para las Empresas que manejan un alto volumen de rotación (almacenes de ropa, supermercados,
tiendas etc.), es indispensable el uso de la codificación en barras, que será leída a través del lector
de su mismo nombre; para este tipo de negocios ya son dos códigos los que se deben asociar al
producto: 1 el código interno del artículo (referencia) y 2 el código de barras; con el segundo se
harán todas las búsquedas del articulo a través del lector, lo cual simplificará los procesos de
búsqueda antes mencionados.
Para la asociación del código de barras, es común utilizar el mismo código que trae la prenda o el
producto en su etiqueta, y será común que así sea el mismo artículo puedan venir diferentes
códigos de barras desde fábrica, lo cual se explica porque manejan colores o tallas diferentes,
apliques, gravados que los hace variar siendo el mismo producto; para estos casos se pueden
asociar varios códigos de barras al mismo artículo, esto evitará que en el momento de venderlo no
lo lea y se haga difícil el facturarlo.
Puede darse el caso en que un artículo traiga asociados más de 50 códigos de barras. Para irlos
agregando basta con pasar el código de barras del artículo por el lector teniendo habilitada la
opción de códigos el programa los mostrará en números en el campo llamado barras y con el
botón guardar irán pasando a la lista inferior como lo muestra la Figura 1.6.6.
1.6.1.7 FOTO
FIGURA 1.6.7.
En este campo se guarda la fotografía tomada al artículo, para habilitarla basta con darle clic al
botón foto y el programa le abrirá los directorios para buscar las foto y asociarla al producto.

FIGURA 1.6.8.
1.6.1.8 CODIGO PROVEEDOR

Cuando la referencia maneja un código que viene desde el proveedor. Es usa en Empresas que
venden productos específicos y son más fáciles de ubicar si se utiliza este código. Este campo
puede generar duplicidad en algunas referencias en todo el inventario, para evitar este problema
es importante asociarle el código de tercero del proveedor seguido del código de proveedor.
Ejemplo: El proveedor Pedro Pérez está creado como proveedor en la base de datos del Programa
Avansis con el código 00001, provee a la Empresa de 20 referencias o productos distintos que
vienen previamente codificados por él, y para hacer pedido de éstas referencias se deben
relacionar los códigos respectivos.
Para el ejemplo anterior, los cinco primeros dígitos provienen del proveedor y el resto incluidas las
letras son el código interno como reconocen el producto.
Las Empresas que vean útil el uso del código del proveedor deben tener creados primero todos los
proveedores dentro de la aplicación, para que se le pueda dar el uso adecuado a éste campo. Si
no se sabe el código del proveedor en el momento de crear el artículo, ubicados el campo y con las
ayudas de búsqueda <->, <.>, <+> el programa traerá la tabla de proveedores para seleccionar el
que se requiera como lo muestra la figura 1.6.9. y capturarlo para que quede el código inicial del
proveedor seguido del resto.

FIGURA 1.6.9.
1.6.1.9 OBSERVACION
Datos específicos que se quieran tener del producto creado. Figura 1.6.8.
1.6.1.10 PRESENTACION
Como viene el artículo creado (caja, docenas, ml, unidad, etc.). Figura 1.6.8.
1.6.1.11 EXENTO
Campo importantísimo que determina el código contable del producto de acuerdo a su

naturaleza; solo los productos exentos tendrán que llevar activado este campo, de lo contrario

siempre deberá permanecer inactivo. Figura 1.6.8.
Hasta el momento ya están los artículos creados con todas sus características y requerimientos;
viene la segunda parte que corresponde a lo monetario como lo muestra la figura 1.6.10., y
también la asignación de almacén o almacenes:
FIGURA 1.6.10
1.6.1.12 ALMACEN
Digitamos el almacén para el cual se está creando la referencia (artículo); debe estar creado
previamente de acuerdo a lo visto punto 1.4.
1.6.1.13 COSTO
Corresponde al valor del costo promedio del artículo, es un campo supremamente delicado,
porque genera variaciones directas sobre el valor del inventario en caso de ser manipulada
indiscriminadamente. El uso normal de este campo se genera automático por el programa con la
retroalimentación del inventario (compras, entradas por devolución en ventas, entradas por
préstamos, entradas por requisiciones). Pulsar <Enter > para continuar.
1.6.1.14 COSTO ANT

Antecedente histórico del costo antes de la última compra. Es un dato inmodificable.
Pulsar <Enter > para continuar.
1.6.1.15 COSTO ULT

Muestra el costo de la última compra. Es un dato inmodificable. Pulsar <Enter > para
continuar.

1.6.1.16 COSTO EN DOLARES

Permite al usuario tener el dato del costo en dólares, de los productos que lo requieran.
Pulsar <Enter > para continuar.
1.6.1.17 STOCK MINIMO

Aquí el usuario ingresará el dato de la cantidad mínima que debe haber en existencia física para
dicho artículo. Pulsar <Enter > para continuar.
1.6.1.18 STOCK MAXIMO

Aquí el usuario ingresará el dato de la cantidad máxima que debe haber en existencia física para
dicho artículo. Pulsar <Enter > para continuar.
1.6.1.19 ULTIMA ENT

Muestra la fecha de la última compra o entrada. Es un dato inmodificable. Pulsar <Enter >
para continuar.
1.6.1.20 ULTIMA SAL

Muestra la fecha de la última salida o venta. Es un dato inmodificable. Pulsar <Enter > para
continuar.
1.6.1.21 PRECIOS DE VENTA

El programa le ofrece al usuario la capacidad de manejar tres (3) listas de precios, por lo tanto en la
pantalla de creación del artículo aparecen tres ítems denominados: Precio de Vta.1, Precio de
Vta.2, Precio de Vta.3 y Precio de Vta4. Pulsar <Enter > para continuar.

1.6.1.22 CANTIDAD
Cuando se está creando el artículo, se coloca en esta parte la cantidad con la cual empezará a
funcionar el inventario (Inventario Inicial) ; y cuando este artículo tenga el movimiento normal
(Ventas, Compras, Devoluciones, etc..), el programa actualiza automáticamente este dato. Por lo
tanto, cada que se consulte un producto por la opción <6> Entrada de Artículos, mostrará la
cantidad existente al momento de la consulta. Pulsar <Enter > para continuar.
1.6.1.23 IVA
Para los productos que manejan IVA, se les coloca el porcentaje del mismo en esta casilla. Así, en
cada transacción que se realice, se verá reflejado el valor del impuesto. Sea cual sea la tarifa del
producto se coloca en este campo; pero si el producto a crear está excluido del IVA se deja en cero
este campo y el programa sacará el siguiente mensaje: Ver figura 1.6.11.
FIGURA 1.6.11
Al aceptar que el artículo es excluido pasara el cursor al botón guardar ubicado en la parte inferior
de la pantalla. Ver figura 1.6.12.
FIGURA 1.6.12

Cuando se ha confirmado el último dato de este grupo de ítems aparece el registro guardado en la
línea inferior izquierda; pero antes el sistema pregunta si se quiere crear el articulo en los otros
almacenes, creados previamente, en caso de confirmar la pregunta el sistema crea la Referencia
en todos ellos, incluyendo costos, precios e ivas.
1.6.1.24 CUENTAS
Cuando dentro de la creación de artículos se generan cambios en los costos o en las cantidades, el
programa muestra un cuadro con las partidas generadas por las diferencias. El proceso es el
siguiente: toma las diferencias de costos y lo multiplica por las cantidades y el valor diferencial es
el que va a contabilidad; en estos casos las cuentas contables son de costos e inventarios.
Finalizada la creación del artículo, el cursor regresa a la posición del artículo para empezar a
ingresar los datos del próximo producto a crear.
1.6.2 MODIFICAR O ANULAR ARTICULOS

Si el usuario digita el código de un producto que ya existe, el programa mostrará en el lugar
superior derecho de la pantalla tres opciones
La selección de la opción 1. Anular, permite borrar un artículo. El programa pregunta

al usuario si está seguro que desea anularlo.
FIGURA 1.6.13

La selección de la opción 2. Modificar, permite al usuario cambiar datos a partir del

nombre del artículo y en cada uno de los espacios explicados anteriormente.
La selección de la opción 3. Otro, devuelve inmediatamente el cursor a la casilla de

creación de artículos y tiene la posibilidad de teclear <Enter> en la misma casilla para
regresar al menú de Manejo de Tablas (parámetros).
1.6.3. INFORMES
Dentro de este menú existe la posibilidad de consultar el movimiento histórico de un artículo para
analizarlo. Ver figura 1.6.14.
FIGURA 1.6.14.

La información se puede analizar para un rango de fechas determinado al igual que para un
almacén específico y muestra el kardex generado de ese artículo para ese rango.
1.6.4 CREACION DE ARTICULOS LINEAL

Para funcionalidad en la creación de los artículos del inventario se creó una plantilla con los
campos más utilizados para hacer una creación rápida de referencias, para posteriormente hacer
una recolección física donde se alimenten las cantidades y los costos. Ver figura 1.6.15.
FIGURA 1.6.15.
1.7 RECOLECCION DE INVENTARIO FISICO

FIGURA 1.7.1.

1.7.1. SELECCION DEL MES

Al ingresar en esta opción se selecciona el mes en el cual se hizo el inventario físico, como lo
muestra la figura 1.6.1. Cuando se cambia de año y se hace inventario físico a Diciembre, se
debe tener la precaución de revisar el año en el cual se ha entrado al programa, esta
información aparece en la parte superior derecha del menú principal del programa Ej: Si se hizo
inventario físico a Diciembre 31 de 2008, se debe verificar que el programa esté en el Año
Contable: 2008
1.7.1.1 CAPTURA SOLO CANTIDADES

Esta opción le permite al usuario solamente capturar las cantidades del inventario físico.
Al ingresar en esta opción se debe digitar el código del almacén del cual se desea capturar el
inventario físico.
FIGURA 1.7.2.

Al lado derecho del código, el sistema le indica las siguientes opciones de búsqueda:<->
<ENTER> Búsqueda al azar que le activa una nueva ventana donde se visualizan los
almacenes que existen en el inventario; y en la parte superior se indican las formas de
búsqueda: <ENTER> para buscar el almacén con una palabra clave. <FLECHAS> para
desplazarse hacia arriba ó hacia abajo y <ESC> para capturar el almacén seleccionado.
Cuando ya se haya ingresado el código del almacén, se debe seleccionar el orden de

presentación de la información: Ver figura 1.7.3.
Por referencia: Mostrará la base de datos de captura ordenada por los códigos de los
artículos.
Alfabéticamente: Mostrará la base de datos de captura ordenada por el nombre de

los artículos.
Por código de proveedor: Mostrará la base de datos de captura ordenada por el

código de proveedor que se le haya asignado en el momento de la creación de los
artículos.
FIGURA 1.7.3.

Después de esta selección se habilita el botón de Aceptar para entrar a la base de datos de
captura, en la cual se podrán visualizar los campos de Referencia, Código del Proveedor,
Almacén, Artículo y Saldo, éste último campo es el único modificable en esta opción y en el cual
se van a ingresar los datos del inventario físico.
En la parte superior se indican las formas de desplazamiento: <FLECHAS> para desplazarse

hacia arriba ó hacia abajo y <ESC> para salir de la captura, seguido de <ENTER> para devolverse
al menú anterior.
Al salir de la captura se guardan automáticamente los datos ingresados.
Si el usuario entra en esta opción nuevamente y el sistema detecta que ya se ha ingresado

información del inventario físico en este mes, aparecerá un mensaje de alerta que le indica que
la recolección del inventario físico ya se realizó y pregunta si desea continuar con el
procedimiento.
Si se activa la respuesta Si, entonces se ingresa nuevamente el almacén y aparecerá la base de

datos con la información que ya se ha capturado, con el fin de que el usuario continúe con la
alimentación de los datos ó corregir saldos que ya se han ingresado.
Si se activa la respuesta No, el sistema se devuelve al menú anterior.

FIGURA 1.7.4.
1.7.1.2. CAPTURA CANTIDADES Y COSTOS

Esta opción le permite al usuario capturar las cantidades y los costos del inventario físico.
inventario físico.
Al lado derecho del código, el sistema le indica las siguientes opciones de búsqueda: <->
almacenes que existen en el inventario. Y en la parte superior se indican las formas de

presentación de la información: Figura 1.7.3.

artículos.
Alfabéticamente: Mostrará la base de datos de captura ordenada por el nombre de

los artículos.
Por código de proveedor: Mostrará la base de datos de captura ordenada por el

código de proveedor que se le haya asignado en el momento de la creación de los
artículos.
Almacén, Artículo, Saldo y Costo, en esta opción los campos de saldo y código son los únicos
modificables y en el cual se van a ingresar los datos del inventario físico, como lo muestra la
figura 1.7.5.

hacia arriba ó hacia abajo y <ESC> para salir de la captura, seguido de <ENTER> para
devolverse al menú anterior.

procedimiento.

FIGURA 1.7.5.

1.7.1.3 CAPTURA CANTIDADES, COSTOS Y PRECIOS

Esta opción le permite al usuario capturar las cantidades, los costos y los precios de los artículos
del inventario físico.
inventario físico.

presentación de la información: Figura 1.7.3.

artículos.
Alfabéticamente: Mostrará la base de datos de captura ordenada por el nombre de los

artículos.
Por código de proveedor: Mostrará la base de datos de captura ordenada por el código
de proveedor que se le haya asignado en el momento de la creación de los artículos.
Almacén, Artículo, Saldo, Costo, Precio1, Precio2 y Precio3 en esta opción los campos de saldo,
código y precios son los únicos modificables y en el cual se van a ingresar los datos del
inventario físico.
FIGURA 1.7.6.

hacia arriba ó hacia abajo y <ESC> para salir de la captura, seguido de <ENTER> para
devolverse al menú anterior.


procedimiento.

1.7.1.4 CAPTURA MANUAL

Le permite al usuario capturar las cantidades de los artículos del inventario físico, digitando el
código de cada referencia. Esta opción es común mente utilizada en los inventarios que tienen
códigos de barras, ya que se hace más ágil la captura al pasar los artículos por el lector y digitar
la cantidad ó predefinirla con cantidad 1 para validar todos los artículos en el lector.
inventario físico.
Después de esta selección se activan dos opciones para definir el modo de captura:
Ingresar Cantidad: Al llamar la referencia del item se digita la cantidad que tiene el
inventario físico.
Cantidad=1: En esta modalidad el usuario no digita la cantidad porque siempre va a estar
definida en 1.
Al seleccionar la modalidad de captura se dispone el campo para empezar a ingresar las

referencias ó los códigos de barras y al lado derecho se indican las siguientes ayudas para la
búsqueda de los items:
<-> Búsqueda al azar: Activa una nueva ventana donde se visualizan todos los

artículos del almacén seleccionado donde se visualizan los campos de Almacén,

Referencia, Nombre del Artículo, Saldo, Precio, Subgrupo, Presentación y Código del
Proveedor. Y en la parte inferior aparece un campo texto para escribir la palabra clave
de búsqueda del artículo a capturar. Cuando se haya encontrado la referencia se
ejecuta un click en Aceptar ó <ESC> para confirmar la referencia. Y si no se desea hacer
la captura, entonces se ejecuta un click en Cancelar, y el sistema se devuelve
nuevamente al campo de captura de la referencia. También se puede utilizar las
<FLECHAS> para desplazarse hacia arriba ó hacia abajo.
<.> Búsqueda Alfabética: Activa una nueva ventana donde se visualizan todos los
artículos del almacén seleccionado con los siguientes campos: Almacén, Referencia,
Nombre del Artículo, Saldo, Precio, Subgrupo, Presentación y Código del Proveedor. Y
en la parte inferior aparece un campo texto para escribir la palabra ó parte de la palabra
clave de búsqueda por la cual empieza el nombre del artículo a capturar. Cuando se
haya encontrado la referencia se ejecuta un click en Aceptar ó <ESC> para confirmar la
referencia. Y si no se desea hacer la captura, entonces se ejecuta un click en Cancelar, y
el sistema se devuelve nuevamente al campo de captura de la referencia. También se
puede utilizar las <FLECHAS> para desplazarse hacia arriba ó hacia abajo.
Cuando se haya seleccionado la referencia, el cursor se ubicará en el campo de saldo para

ingresar la cantidad del inventario físico y al lado derecho se habilita el botón de adicionar para
confirmar la captura del dato. Si el usuario ha seleccionado la opción de Cantidad=1 el saldo
permanecerá en esta cantidad y el botón de adicionar se ejecuta automáticamente en cada
selección de referencia. Luego aparecerá en la parte inferior una ventana en donde se van
adicionando los items y los saldos ingresados. Para salir de la captura se da <ENTER> en el
campo de referencia estando en blanco. Y nuevamente <ENTER> en el código del almacén
para regresar al menú anterior. En este momento el sistema le mostrará un mensaje de alerta
que le recuerda que debe consolidar el inventario que acaba de capturar, mediante la opción 5
del menú de Recolección de Inventario Físico.
FIGURA 1.7.7

1.7.1.5 CONSOLIDACION EN CAPTURA MANUAL

Cuando el inventario se captura por la opción 4. Captura Manual, el siguiente paso es
consolidar por esta opción para que el sistema genere la base de datos del inventario físico
agrupando las cantidades por referencia que se hayan ingresado.
Cuando se ejecuta esta opción el sistema genera un mensaje para confirmar la acción y le
informa que es un proceso de tipo Mono usuario, ó sea que no debe haber más usuarios en el
programa y se activan dos opciones de respuesta. Ver figura 1.7.8.
Si se confirma que se desea consolidar aparecerá un mensaje que le informa al usuario que se
consolidó el inventario exitosamente y el botón Aceptar para regresar al menú anterior. Ver
figura 1.7.9.
Si se confirma que no se va a consolidar el inventario aparecerá un mensaje que le informa al

usuario que no se consolidó el inventario y el botón Aceptar para regresar al menú anterior.

FIGURA 1.7.8
FIGURA 1.7.9

1.7.1.6 CONFRONTACION INVENTARIO SISTEMA Y FISICO
Después de haber ingresado los datos del inventario físico, el usuario puede generar un informe
que le reporta las diferencias existentes entre los saldos y costos de inventarios que tiene el
sistema y las cantidades y costos que se ingresaron en el inventario físico.
FIGURA 1.7.10.
Al ingresar en este informe, se debe seleccionar la indexación del informe: 1. Por orden
alfabético 2. Por referencia. Al lado izquierdo encontrará un círculo para marcar la selección.
Seguidamente se debe seleccionar el tipo de informe que consta de las siguientes opciones:
Todos los artículos : Para visualizar todos los ítems del inventario
Solo diferentes a cero : Solo se visualizan los ítems que tienen cantidad
Solo los faltantes: Se visualizan los ítems en los cuales el saldo del inventario del sistema es
menor al saldo del inventario físico.
Solo los sobrantes: Se visualizan los ítems en los cuales el saldo del inventario del
sistema es mayor al saldo del inventario físico.

Solo los cuadrados: Se visualizan los ítems que tienen el mismo saldo en el inventario del
Sistema y el inventario físico.
En la parte inferior izquierda aparece un recuadro para filtrar el almacén, grupo, subgrupo ó
marca que se desee consultar. Si el usuario desea visualizar todo el inventario, estos espacios
deben quedar en blanco para que el informe sea general y no se genere ningún filtro.
Al lado izquierdo aparece el botón de Selección para elegir los filtros que se desee hacer.
Al dar click en el botón de Selección del campo Almacén, aparecerá una nueva ventana de
Selección de Almacenes con dos recuadros y en el centro los botones de selección, ver figura
1.7.11. En el recuadro del lado izquierdo se relacionan todos los almacenes que están creados
en el sistema.
Para seleccionar un Almacén se marca y se da click en el botón de flecha sencilla hacia la

derecha, e inmediatamente el almacén pasa al recuadro de la derecha. Para seleccionar todos
los almacenes, simplemente se da click en el botón de flecha doble hacia la derecha, e
inmediatamente todos los almacenes pasarán al recuadro de la derecha.
FIGURA 1.7.11.
Si después de seleccionados los almacenes el usuario quiere quitar alguno ó todos de la

selección, se marca en el recuadro derecho el almacén que se quiere quitar y se da click en el
botón de flecha sencilla hacia la izquierda para regresar el almacén al otro recuadro. Para

regresar todos los almacenes se da click en el botón de flecha doble hacia la izquierda y todos
los almacenes pasarán nuevamente al otro recuadro.
En la parte inferior derecha se activan los botones de Buscar y Aceptar:
Buscar: Al activar este botón aparece un campo texto para escribir la palabra ó parte de la
palabra clave del almacén que se desea seleccionar.
Cuando se escribe una búsqueda, el cursor se ubicará en el almacén que coincida con la palabra
clave en la relación de almacenes del recuadro de la izquierda. Además se activará el botón
Parar para detener la búsqueda.
Aceptar: Se confirma la selección realizada y el cursor regresará al menú anterior.
Al dar click en el botón de Selección del campo Grupo, aparecerá una nueva ventana de
Selección de Grupos con dos recuadros y en el centro los botones de selección de la misma
forma como lo muestra la figura 1.7.11., para el caso de los almacenes. En el recuadro del lado
izquierdo se relacionan todos los grupos que están creados en el sistema.
Para seleccionar un Grupo se marca y se da click en el botón de flecha sencilla hacia la derecha,
e inmediatamente el grupo pasa al recuadro de la derecha. Para seleccionar todos los
almacenes, simplemente se da click en el botón de flecha doble hacia la derecha, e
inmediatamente todos los grupos pasarán al recuadro de la derecha.
Si después de seleccionados los grupos el usuario quiere quitar alguno ó todos de la selección,
entonces se marca en el recuadro derecho el grupo que se quiere quitar y se da click en el
botón de flecha sencilla hacia la izquierda para regresar el grupo al otro recuadro. Para
regresar todos los grupos se da click en el botón de flecha doble hacia la izquierda y estos
pasarán nuevamente al otro recuadro.
palabra clave del grupo que se desea seleccionar.
Cuando se escribe una búsqueda, el cursor se ubicará en el grupo que coincida con la palabra
clave en la relación de grupos del recuadro de la izquierda. Además se activará el botón Parar
para detener la búsqueda.
Al dar click en el botón de Selección del campo Subgrupo, aparecerá una nueva ventana de

Selección de Subgrupos con dos recuadros y en el centro los botones de selección de la misma
forma como lo muestra la figura 1.7.11., para el caso de los almacenes.. En el recuadro del lado
izquierdo se relacionan todos los Subgrupos que están creados en el sistema.
Para seleccionar un Subgrupo se marca y se da click en el botón de flecha sencilla hacia la

derecha, e inmediatamente el Subgrupo pasa al recuadro de la derecha. Para seleccionar todos
los subgrupos, simplemente se da click en el botón de flecha doble hacia la derecha, e
inmediatamente todos los Subgrupos pasarán al recuadro de la derecha.
Si después de seleccionados los subgrupos el usuario quiere quitar alguno ó todos de la

selección, entonces se marca en el recuadro derecho el grupo que se quiere quitar y se da click
en el botón de flecha sencilla hacia la izquierda para regresar el grupo al otro recuadro. Para
palabra clave del subgrupo que se desea seleccionar.
Cuando se escribe una búsqueda, el cursor se ubicará en el subgrupo que coincida con la
palabra clave en la relación de subgrupos del recuadro de la izquierda. Además se activará el
botón Parar para detener la búsqueda.
Al dar click en el botón de Selección del campo Marca, aparecerá una nueva ventana de
Selección de Marcas con dos recuadros y en el centro los botones de selección de la misma
forma como lo muestra la figura 1.7.11., para el caso de los almacenes.. En el recuadro del lado
izquierdo se relacionan todos las Marcas que están creados en el sistema.
Para seleccionar una Marca se elige y se da click en el botón de flecha sencilla hacia la derecha,
e inmediatamente la Marca pasa al recuadro de la derecha. Para seleccionar todos las marcas,
simplemente se da click en el botón de flecha doble hacia la derecha, e inmediatamente todos
las Marcas pasarán al recuadro de la derecha.
Si después de seleccionados las marcas el usuario quiere quitar alguno ó todos de la selección,

palabra clave de la marca que se desea seleccionar.
Cuando se escribe una búsqueda, el cursor se ubicará en la marca que coincida con la palabra
clave en la relación de marcas del recuadro de la izquierda. Además se activará el botón Parar
Cuando se hayan realizado todas las selecciones se activarán los botones de Aceptar y Cancelar,
para confirmar la consulta ó cancelar la generación del reporte.
Al dar click en Aceptar se activará un menú para seleccionar la visualización del reporte:
1. Pantalla: Se muestra la referencia del artículo, el almacén, el nombre, el saldo del

sistema, el saldo del inventario físico, la diferencia entre los dos saldos, el costo del artículo
en el sistema, el costo del artículo en el inventario físico, la diferencia entre los dos costos,
el precio de venta del artículo en el sistema, el precio de venta del artículo en el inventario
físico y la diferencia entre los dos precios. Ver figura 1.7.12.
Además en la parte superior del informe aparecen los botones de desplazamiento entre las
páginas y el botón de salida del informe.
Al activar el botón Total se generará un informe totalizado de las diferencias entre el

inventario del sistema y el inventario físico en cantidades, costo y precio de venta. Al lado
inferior derecho de la ventana está la opción de Cerrar para regresar al informe principal.
2. Impresora: Este informe cuando se genera por impresora siempre muestra una vista
preliminar con los siguientes datos:
Referencia del artículo, el almacén, el nombre, el saldo del sistema, el saldo del inventario
físico, la diferencia entre los dos saldos, el costo del artículo en el sistema, el costo del
artículo en el inventario físico, la diferencia entre los dos costos, el precio de venta del
artículo en el sistema, el precio de venta del artículo en el inventario físico y la diferencia
entre los dos precios. Ver figura 1.7.13.
páginas hacia la derecha y hacia la izquierda, ir al final ó al inicio del informe, ir a una página
determinada, cuadro de selección del zoom de la página, el botón de salida del informe y
botón de impresión para hacer la selección de la impresora.

3. Archivo Texto: Cuando se selecciona esta opción el sistema abre una ventana para
indicar la ubicación donde se desea guardar el archivo y en la parte inferior se coloca el
nombre del archivo que se va a generar. Se activa el botón Guardar y posteriormente
aparece en pantalla el informe en presentación de archivo texto. Para cerrar el informe se
activa el botón de salida de la parte superior derecha de la ventana.
4 <ESC> Cancelar
FIGURA 1.7.12.
FIGURA 1.7.13

1.7.1.7 AJUSTE DEL INVENTARIO AL FISICO
FIGURA 1.7.14.
Después de hacer la confrontación del inventario del sistema con el físico, se procede a realizar
el ajuste, con el cual el sistema generará automáticamente los ajustes por cada artículo que
permitan colocar el saldo y el costo del inventario del sistema igual al saldo y al costo que se
ingresó en la captura del inventario físico.
Se ingresa el código del almacén del cual se va a realizar el ajuste, este dato se puede digitar ó
se puede buscar con el comando <-><ENTER> Búsqueda al azar que le activa una nueva
ventana donde se visualizan los almacenes que existen en el inventario. Y en la parte superior
se indican las formas de búsqueda: <ENTER> para buscar el almacén con una palabra
clave. <FLECHAS> para desplazarse hacia arriba ó hacia abajo y <ESC> para capturar el almacén
seleccionado.

Luego el cursor se ubica en la fecha para definir el día con el cual quedarán los ajustes que se
generen. El año y el mes son inmodificables porque vienen previamente seleccionados al
ingresar al menú de recolección del inventario físico. Al ingresar la fecha del ajuste se da click
en Aceptar para seguir con el procedimiento ó se da click en Cancelar para descartar el proceso
y devolverse.
Si el usuario continúa con el proceso, el programa mostrará un mensaje de alerta que le

recuerda que si hizo la captura del inventario físico por la opción 4. Captura Manual, debe
consolidar la información por la opción 5, en este punto, el usuario puede continuar dando click
en el botón Si ó cancelar el proceso dando click en No.
Al terminar el proceso aparecerá un mensaje que confirma que los ajustes se realizaron con
éxito, seguido de la pregunta Si desea ver el informe de los ajustes.
Al dar click en Si se activará un menú para seleccionar la visualización del reporte:
1. Pantalla
2. Impresora
3. Archivo Texto
4. <ESC> Cancelar
En este informe se visualiza el número del ajuste, la referencia del artículo, el nombre, el
almacén, la descripción del ajuste (Ajuste de Cantidad ó Ajuste de Costo), cantidad ajustada y
costo ajustado.
determinada, cuadro de selección del zoom de la página, el botón de salida del informe y botón
de impresión para hacer la selección de la impresora.
Para la opción de Archivo Texto el sistema abre una ventana para indicar la ubicación donde se
desea guardar el archivo y en la parte inferior se coloca el nombre del archivo que se va a
generar. Se activa el botón Guardar y posteriormente aparece en pantalla el informe en
presentación de archivo texto. Para cerrar el informe se activa el botón de salida de la parte
superior derecha de la ventana.
1.7.1.8 DESAJUSTAR EL INVENTARIO

Esta opción permite reversar el proceso realizado en el numeral 1.7.1.7 y regresa el inventario
del sistema al saldo que tenía antes de ser ajustado, borrar los ajustes generados y deja el

inventario físico desbloqueado para ser nuevamente ajustado.
Al activar esta opción aparecerá un mensaje que informa el inventario ha sido desajustado. De
igual forma si el inventario no ha sido ajustado el programa sacará un mensaje indicando que
todavía el inventario no ha sido ajustado por vez primera como lo indica la figura 1.7.15.
FIGURA 1.7.15.
1.7.1.9 CONFRONTACION FISICO Y CERRADO
Para consultar este informe debe existir un cierre (Opciones 3.Cierres del inventario 1.Cierre de
mes) para el inventario del mes del cual se desea generar el informe. Observar la figura 1.7.10
que muestra los siguientes ítems.
Al ingresar en este informe, se debe seleccionar la indexación del informe:
Por orden alfabético

Por referencia.
Al lado izquierdo encontrará un círculo para marcar la selección.
Seguidamente se debe seleccionar el tipo de informe, que consta de las siguientes opciones:

Todos los artículos : Para visualizar todos los ítems del inventario
Solo diferentes a cero : Solo se visualizan los ítems que tienen cantidad
Solo los faltantes: Se visualizan los ítems en los cuales el saldo del inventario del sistema
es menor al saldo del inventario físico.
Solo los sobrantes: Se visualizan los ítems en los cuales el saldo del inventario del
sistema es mayor al saldo del inventario físico.
Solo los cuadrados: Se visualizan los ítems que tienen el mismo saldo en el inventario del
sistema y el inventario físico.
En la parte inferior izquierda aparece un recuadro para filtrar el almacén, grupo, subgrupo ó
marca que se desee consultar. Si el usuario desea visualizar todo el inventario, estos espacios
deben quedar en blanco para que el informe sea general y no se genere ningún filtro.
Al lado izquierdo aparece el botón de Selección para elegir los filtros que se desee hacer.
Al dar click en el botón de Selección del campo Almacén, aparecerá una nueva ventana de
Selección de Almacenes con dos recuadros y en el centro los botones de selección. En el
recuadro del lado izquierdo se relacionan todos los almacenes que están creados en el sistema.
Para seleccionar un almacén se marca y se da click en el botón de flecha sencilla hacia la

derecha, e inmediatamente el almacén pasa al recuadro de la derecha. Para seleccionar todos
los almacenes, simplemente se da click en el botón de flecha doble hacia la derecha, e
inmediatamente todos los almacenes pasarán al recuadro de la derecha.
Si después de seleccionados los almacenes el usuario quiere quitar alguno ó todos de la

selección, se marca en el recuadro derecho el almacén que se quiere quitar y se da click en el
botón de flecha sencilla hacia la izquierda para regresar el almacén al otro recuadro. Para
regresar todos los almacenes se da click en el botón de flecha doble hacia la izquierda y todos
los almacenes pasarán nuevamente al otro recuadro.
palabra clave del almacén que se desea seleccionar.
Cuando se escribe una búsqueda, el cursor se ubicará en el almacén que coincida con la palabra
clave en la relación de almacenes del recuadro de la izquierda. Además se activará el botón
Parar para detener la búsqueda.

Al dar click en el botón de Selección del campo Grupo, aparecerá una nueva ventana de
Selección de Grupos con dos recuadros y en el centro los botones de selección. En el recuadro
del lado izquierdo se relacionan todos los grupos que están creados en el sistema.
Para seleccionar un grupo se marca y se da click en el botón de flecha sencilla hacia la derecha,
e inmediatamente el grupo pasa al recuadro de la derecha. Para seleccionar todos los
almacenes, simplemente se da click en el botón de flecha doble hacia la derecha, e
inmediatamente todos los grupos pasarán al recuadro de la derecha.
Si después de seleccionados los grupos el usuario quiere quitar alguno ó todos de la selección,
palabra clave del grupo que se desea seleccionar.
Cuando se escribe una búsqueda, el cursor se ubicará en el grupo que coincida con la palabra
clave en la relación de grupos del recuadro de la izquierda. Además se activará el botón Parar
Al dar click en el botón de Selección del campo Subgrupo, aparecerá una nueva ventana de
Selección de Subrupos con dos recuadros y en el centro los botones de selección. En el
recuadro del lado izquierdo se relacionan todos los Subgrupos que están creados en el sistema.
Para seleccionar un Subgrupo se marca y se da click en el botón de flecha sencilla hacia la

derecha, e inmediatamente el Subgrupo pasa al recuadro de la derecha. Para seleccionar todos
los subgrupos, simplemente se da click en el botón de flecha doble hacia la derecha, e
inmediatamente todos los Subgrupos pasarán al recuadro de la derecha.
Si después de seleccionados los subgrupos el usuario quiere quitar alguno ó todos de la

selección, entonces se marca en el recuadro derecho el grupo que se quiere quitar y se da click
en el botón de flecha sencilla hacia la izquierda para regresar el grupo al otro recuadro. Para

palabra clave del subgrupo que se desea seleccionar.
Cuando se escribe una búsqueda, el cursor se ubicará en el subgrupo que coincida con la
palabra clave en la relación de subgrupos del recuadro de la izquierda. Además se activará el
botón Parar para detener la búsqueda.
Al dar click en el botón de Selección del campo Marca, aparecerá una nueva ventana de
Selección de Marcas con dos recuadros y en el centro los botones de selección. En el recuadro
del lado izquierdo se relacionan todos las Marcas que están creados en el sistema.
Para seleccionar una Marca se elige y se da click en el botón de flecha sencilla hacia la derecha,
e inmediatamente la Marca pasa al recuadro de la derecha. Para seleccionar todos las marcas,
simplemente se da click en el botón de flecha doble hacia la derecha, e inmediatamente todos
las Marcas pasarán al recuadro de la derecha.
Si después de seleccionados las marcas el usuario quiere quitar alguno ó todos de la selección,
palabra clave de la marca que se desea seleccionar.
Cuando se escribe una búsqueda, el cursor se ubicará en la marca que coincida con la palabra
clave en la relación de marcas del recuadro de la izquierda. Además se activará el botón Parar
Cuando se hayan realizado todas las selecciones se activarán los botones de Aceptar y Cancelar,
para confirmar la consulta ó cancelar la generación del reporte.
Al dar click en Aceptar se activará un menú para seleccionar la visualización del reporte:
1. Pantalla: Se muestra la referencia del artículo, el almacén, el nombre, el saldo del

inventario cerrado, el saldo del inventario físico, la diferencia entre los dos saldos, el costo
del artículo en el inventario cerrado, el costo del artículo en el inventario físico, la diferencia
entre los dos costos, el precio de venta del artículo en el inventario cerrado, el precio de
venta del artículo en el inventario físico y la diferencia entre los dos precios.
botón de impresión para seleccionar la impresora si se desea el informe impreso.
2. Impresora: Este informe cuando se genera por impresora siempre muestra una vista
preliminar con los siguientes datos:
Referencia del artículo, el almacén, el nombre, el saldo del sistema, el saldo del inventario
físico, la diferencia entre los dos saldos, el costo del artículo en el sistema, el costo del
artículo en el inventario físico, la diferencia entre los dos costos, el precio de venta del
artículo en el sistema, el precio de venta del artículo en el inventario físico y la diferencia
entre los dos precios.
botón de impresión para hacer la selección de la impresora.
3. Archivo Texto: Cuando se selecciona esta opción el sistema abre una ventana para indicar
la ubicación donde se desea guardar el archivo y en la parte inferior se coloca el nombre del
archivo que se va a generar. Se activa el botón Guardar y posteriormente aparece en
pantalla el informe en presentación de archivo texto. Para cerrar el informe se activa el
botón de salida de la parte superior derecha de la ventana.
4. <ESC> Cancelar
1.7.A CAPTURA MEDIANTE FORMATOS

Esta opción permite ingresar el inventario físico mediante documentos consecutivos y luego
consolidar la información para generar una base de datos con el inventario físico general.
Se debe seleccionar el almacén del cual se va a hacer la captura del inventario como lo muestra
la figura 1.7.16
Se puede digitar el código del almacén ó utilizar <-><ENTER> que activa una nueva

ventana donde se visualizan los almacenes que existen en el inventario. Y en la parte superior
se indican las formas de búsqueda: <ENTER> para buscar el almacén con una palabra
clave. <FLECHAS> para desplazarse hacia arriba ó hacia abajo y <ESC> para capturar el almacén
seleccionado. Luego se debe ingresar el código de la caja, el cual puede ser digitado ó utilizar <-
><ENTER> que activa una nueva ventana donde se visualizan las cajas que existen en el
inventario. Y en la parte superior se indican las formas de búsqueda: <ENTER> para
buscar la caja con una palabra clave. <FLECHAS> para desplazarse hacia arriba ó hacia abajo y
<ESC> para capturar la caja seleccionada. Inmediatamente se activan los botones Aceptar y
Cancelar para seguir con la captura ó devolverse al menú anterior.
FIGURA 1.7.16
Si se manejan prefijos y está activada la opción en la configuración general del programa, el

cursor se ubicará en el campo del prefijo para ingresar los dos dígitos.
Seguidamente el cursor pasará al número del documento a ingresar que inicia en el consecutivo
0000000001 y al lado derecho se indican las opciones de ayuda para buscar un documento que
ya existe.
<->ENTER : Este comando abre una ventana con la información de los documentos que se
han ingresado con los campos de Prefijo, Documento, Fecha y Tercero y en la parte superior un
campo texto para escribir una palabra ó parte de una palabra clave para buscar el documento.
Al encontrar el documento se selecciona y se captura con <ESC> ó con click en Aceptar. Para

detener la búsqueda se da click en Cancelar.
ADICIONAR UN DOCUMENTO NUEVO
Para ingresar un documento nuevo de captura de inventario físico se digita el número del
comprobante ó se da <ENTER> en el consecutivo que calcula el programa, luego se digita
el día de la fecha de ingreso del inventario físico. En este momento se activa dos opciones al
lado superior derecho de la pantalla: Ver figura 1.7.17.
1. Guardar para confirmar con el teclado ó Botón Guardar para confirmar con el mouse:
Crea el encabezado del documento que se va a ingresar.
2. Deshacer para confirmar con el teclado ó Botón Deshacer para no crear el documento
y regresar al campo del consecutivo.
FIGURA 1.7.17
Si se guarda el encabezado del documento, se despliega una ventana con los campos para
empezar a ingresar los artículos, como lo muestra la figura.
El cursor se ubica en el campo de Referencia, la cual puede ser digitada ó utilizar la ayuda <-
><ENTER> para busca los artículos.

Al utilizar la ayuda se activa una nueva ventana donde se visualizan todos los artículos del
almacén seleccionado donde se visualizan los campos de Almacén, Referencia, Nombre del
Artículo, Saldo, Precio, Subgrupo, Presentación y Código del Proveedor. Y en la parte
inferior aparece un campo texto para escribir la palabra clave de búsqueda del artículo a
capturar Ver figura 1.6.4. Cuando se haya encontrado la referencia se ejecuta un click en
Aceptar ó <ESC> para confirmar la referencia. Y si no se desea hacer la captura, entonces se
ejecuta un click en Cancelar y el sistema se devuelve nuevamente al campo de captura de la
referencia. También se puede utilizar las <FLECHAS> para desplazarse hacia arriba ó hacia
abajo.
Después de ingresada la referencia, el cursor se ubica en la cantidad para digitar el saldo del
inventario físico, y con <ENTER> se va desplazando por los diferentes campos IVA,
descuento, valor unitario (Campo donde se ingresa el costo del artículo). Inmediatamente
se activa en la parte inferior izquierda el Botón 4.Guardar para confirmar el ingreso de la
referencia con el número 4, con el mouse ó con <ENTER> . Ver figura 1.7.18
FIGURA 1.7.18
Al confirmar los datos, el botón 4. Se convierte en adicionar, para permitir el ingreso de

más referencias. Además se activan los botones 5. Modificar, 6. Eliminar y 7. Cerrar, los

cuales se ejecutan con el número correspondiente ó con el mouse.
Para modificar una referencia, se selecciona con el mouse el ítem y se ejecuta el botón
de Modificar, inmediatamente el cursor se ubica en la cantidad para permitir la
modificación de los datos ingresados a dicha referencia y el botón 5. Modificar se
convierte en 5. Deshacer con el fin de reversar el cambio que se inició.
Para eliminar una referencia, se selecciona con el mouse el ítem y se ejecuta el botón
de 6. Eliminar y el sistema solicita una confirmación de que se está seguro de eliminar la
referencia en el documento. Si se confirma activando el botón Si, el registro desaparecerá
del documento y si se activa la función No ó Cancelar el cursor regresa al menú de botones
para seguir trabajando en el documento.
Cuando se haya terminado de ingresar las referencias, se finaliza el comprobante activando

el botón 7. Cerrar, seguidamente saldrá un mensaje que solicita confirmar si está seguro
de cerrar el documento. Si se confirma que No, el cursor regresa al menú de botones para
seguir trabajando en el documento. Si se confirma activando el botón Si, aparecerá un
nuevo mensaje para decidir si se imprime el documento. Si se confirma que no, el cursor
regresa al menú principal de recolección de inventario físico. Si se confirma que si se va a
imprimir aparece un menú con las siguientes opciones: Ver figura 1.7.19
1. Pantalla: Visualiza los datos del documento por pantalla

2. Formato Estándar: Imprime el formato predeterminado por el sistema. Muestra la
ventana con las opciones de impresión Formato (1. Carta ó 2. Media Carta) e Impresora
(1. Matriz de punto ó 2. Gráfica). Finalmente pide la selección de la impresora.
3. Formato Preimpreso: Imprime el formato que se haya diseñado específico para la
empresa. Pide la selección de la impresora.
4. Formato Pos: Imprime el formato de tirilla en impresora pos.
<ESC> CANCELAR
MODIFICAR UN DOCUMENTO
Para modificar un documento que ya existe se puede digitar el número ó utilizar la ayuda <-
><ENTER> ó el botón Buscar ubicado en la parte superior derecha; y se abrirá una
ventana con los números, la fecha y el tercero de los formatos de inventario físico del mes.
Se ubica en el número del documento a cambiar y da click en el botón Aceptar ó <ESC> para
capturar el comprobante.
Al visualizarse la información del documento seleccionado, se activan en la parte superior

derecha las opciones de:

1. Anular ó botón Eliminar documento completo: Para eliminar todo el

documento seleccionado. Luego pide confirmar si realmente se desea eliminar el
comprobante.
2. Modificar ó botón Modificar/Deshacer: Permite modificar los datos del
documento seleccionado.
3. Siguiente ó botón 7.Cerrar: Para cerrar el documento si no se va realizar ningún
cambio.
4. Adicionar Registros: Para ingresar más referencias en el documento.
Al terminar de modificar el documento, activa el botón 7. Cerrar, seguidamente saldrá un

mensaje que solicita confirmar si está seguro de cerrar el documento. Si se confirma que
No, el cursor regresa al menú de botones para seguir trabajando en el documento. Si se
confirma activando el botón Si, aparecerá un nuevo mensaje para decidir si se imprime el
documento. Si se confirma que no, el cursor se devuelve al menú principal de recolección
de inventario físico. Si se confirma que si se va a imprimir aparece un menú con las
siguientes opciones: Ver figura 1.7.19.

3. Formato Preimpreso: Imprime el formato que se haya diseñado específico para la
<ESC> CANCELAR
FIGURA 1.7.19

1.7.B GENERACION FISICO DESDE FORMATOS

Cuando el inventario se captura por la opción A. Captura mediante formatos, el siguiente paso
es consolidar por esta opción para que el sistema genere la base de datos del inventario físico
agrupando las cantidades por referencia que se hayan ingresado.
Cuando se ejecuta esta opción el sistema genera un mensaje para confirmar la acción y le
informa que es un proceso de tipo Monousuario, ó sea que no debe haber más usuarios en el
programa y se activan dos opciones de respuesta. Ver figura 1.7.20
Si se confirma que se desea consolidar aparecerá un mensaje que le informa al usuario que se
consolidó el inventario exitosamente y el botón Aceptar para regresar al menú anterior.
Si se confirma que no se va a consolidar el inventario aparecerá un mensaje que le informa al

usuario que no se consolidó el inventario y el botón Aceptar para regresar al menú anterior.
En este momento, el inventario físico queda listo para hacer la confrontación con el inventario
del sistema.
FIGURA 1.7.19

1.8. CONFIGURACION DE TIPOS

El usuario podrá configurar las cuentas contables que afectarán los movimientos de inventarios
dependiendo del tipo de inventarios que se maneje. Ej: Productos gravados con IVA del 16% y
productos gravados con IVA del 10%, en este caso tendríamos dos tipos de inventarios.
Al lado derecho del código se indicarán las ayudas de búsqueda para visualizar los tipos que ya
están configurados.
<-><ENTER> Búsqueda al azar ó el botón de Buscar: Con esta ayuda se despliega una
ventana que contiene los códigos y los nombres de los tipos que ya están predeterminados.
FIGURA 1.8.1
En la parte superior se indican las formas de búsqueda: <ENTER> para activar el cuadro de

búsqueda en donde se escribe la palabra ó parte de la palabra clave y se ejecuta el botón

Buscar siguiente ó Cancelar para salir de la búsqueda. <FLECHAS> para desplazarse hacia arriba
ó hacia abajo y <ESC> para capturar el código seleccionado.
IMPORTANTE: Este es uno de los puntos de gran importancia para garantizar el buen
funcionamiento del programa de inventarios en cuanto a su integralidad con la parte contable;
es decir, cada que un artículo se factura desde el modulo de inventarios, internamente se está
moviendo todo el código contable, esto es: Costo de ventas al debito, inventarios al crédito,
ingresos al crédito, iva generado en ventas al crédito, cuentas por cobrar al debito o si es venta
de contado caja al debito. Pero para garantizar esta funcionalidad es indispensable dejar bien
configurados todos estos movimientos y es en gran parte desde esta opción que se hace esta
configuración.
Para configurar un tipo por primera vez, se ingresa el código consecutivo de tres dígitos Ej.
001 y el cursor se ubicará en el campo del nombre para identificar el tipo que se está
configurando Ej. Gravados IVA del 16%. <ENTER> para continuar. Seguidamente
aparecerá un recuadro con los campos de las cuentas que se deben configurar.
Caja y cuentas por cobrar: Estas cuentas presentan al lado derecho un botón de
<Detalles> que permite incluír varias cuentas de caja ó de cartera para los diferentes
almacenes que se tengan en el inventario. Al activar el botón <Nuevo> se abrirá un
registro en blanco para ingresar el código del almacén y la cuenta de caja
correspondiente. También se puede seleccionar un registro y activar el botón <Borrar>
Cuentas de Inventario: En este grupo se configuran las cuentas de Inventario,

Cuenta de ajuste, Compras exentas, Compras excluidas e Importaciones. Para el
inventario permanente son las cuentas que pertenecen al grupo 14 del plan de cuentas
y para el inventario periódico son las cuentas del grupo 62.
Cuentas de Ingreso: Se configuran las cuentas para las ventas gravadas, exentas y
excluidas.
Cuentas de Ingreso Exportaciones: Solo se configuran si la empresa maneja

exportaciones. Y está abierta porque cuando se vende al exterior o a una C.I.
(comercializadora Internacional), el programa no puede contabilizar el iva en las
facturas de venta.
Cuentas de Cartera Exportaciones: Solo se configuran si la empresa maneja

exportaciones, y también está diseñada para una sola cuenta a diferencia de la cartera
local que se puede abrir por almacenes.

Cuenta por Pagar: Cuenta para los proveedores, Generalmente se mueve una sola
cuenta.
Costo de Ventas: Se configuran las cuentas para el costo en ventas gravadas,

exentas y excluidas. Además cuenta de costos para ajuste de inventarios y el código del
tercero para los ajustes.
Cuentas para Devoluciones: Se configuran las cuentas de devoluciones en

ventas y en compras gravadas, exentas y excluidas
Servicios: En este recuadro se activa ó se desactiva si la empresa maneja venta de

servicios.
Estos códigos pueden ser digitados ó se pueden buscar mediante el comando <-><ENTER> que
le permitirá visualizar el plan de cuentas, y encontrará en la parte superior las formas de
búsqueda: <ENTER> para activar cuadro de búsqueda en donde se escribe la palabra,
código ó parte de la palabra ó parte del código clave y se ejecuta el botón Buscar siguiente ó
Cancelar para salir de la búsqueda. <FLECHAS> para desplazarse hacia arriba ó hacia abajo y
<ESC> para capturar el código seleccionado.
Cuando se haya terminado de seleccionar los códigos contables, se activarán dos opciones de
respuesta en la parte superior derecha: 1. Guardar y 2. Deshacer para confirmar con el
teclado numérico ó los botones Nuevo/Guardar y Modificar/Deshacer para confirmar con el
mouse. Si se activa la opción 1. Guardar ó el botón Nuevo/Guardar se creará el registro de la
información que se acaba de ingresar. Si se activa la opción 2. Deshacer ó el botón
Modificar/Deshacer, el sistema ignora los datos ingresados y no crea registro.
Para modificar o configurar una tipo que ya existe, se ingresa el código

consecutivo de tres dígitos ó se busca, y al ser detectado por el sistema, se activarán
tres opciones de respuesta en la parte superior derecha: 1. Anular , 2. Modificar y 3.
Siguiente para confirmar con el teclado numérico ó los botones Modificar/Deshacer,
Anular registro y Salir para confirmar con el mouse. Ver figura 1.8.1
Para anular un tipo, el programa pide confirmar si realmente desea anular el

registro, con el fin de verificar antes de la eliminación. Ver figura 1.8.2

FIGURA 1.8.2
Para salir al menú anterior se da <ENTER> en el campo del código en blanco ó se activa el
botón de Salir ubicado al final de los botones, parte inferior derecha.
El botón Reporte, le permitirá al usuario obtener un informe de los tipos que están
configurados. Al ingresar en esta opción se activarán tres numerales: Ver figura 1.8.3
1. Pantalla
2. Impresora: Permite seleccionar la impresora.
3. Archivo Texto: Permite darle un nombre específico al reporte y guardarlo en la

ubicación deseada, para abrirlo en una hoja de cálculo.
Los botones de flechas hacia delante permiten desplazarse al registro siguiente ó final y las
flechas hacia atrás permiten desplazarse al registro anterior ó primer registro.

FIGURA 1.8.3
1.9. DEFINICION CODIGOS DE BARRAS

Con esta opción el usuario puede ligar códigos de barras a los artículos que están creados en el
inventario.
Para crear un código de barras, el cursor se ubica en el campo referencia y al lado derecho se
indican las siguientes ayudas para la búsqueda de los items:
<-> Búsqueda al azar: Activa una nueva ventana donde se visualizan todos los
artículos del inventario donde se visualizan los campos de Almacén, Referencia, Nombre
del Artículo, Saldo, Precio, Subgrupo, Presentación y Código del Proveedor. Y en la parte
inferior aparece un campo texto para escribir la palabra clave de búsqueda del artículo a
capturar. Cuando se haya encontrado la referencia se ejecuta un click en Aceptar ó
<ESC> para confirmar la referencia. Y si no se desea hacer la captura, entonces se
ejecuta un click en Cancelar, y el sistema se devuelve nuevamente al campo de captura
de la referencia. También se puede utilizar las <FLECHAS> para desplazarse hacia
arriba ó hacia abajo. Ver figura 1.6.4
<.> Búsqueda Alfabética: Activa una nueva ventana donde se visualizan todos los

artículos del inventario donde se visualizan los campos de Almacén, Referencia, Nombre
del Artículo, Saldo, Precio, Subgrupo, Presentación y Código del Proveedor. Y en la parte
inferior aparece un campo texto para escribir la palabra ó parte de la palabra clave de
búsqueda por la cual empieza el nombre del artículo a capturar. Cuando se haya
encontrado la referencia se ejecuta un click en Aceptar ó <ESC> para confirmar la
referencia. Y si no se desea hacer la captura, entonces se ejecuta un click en Cancelar, y
el sistema se devuelve nuevamente al campo de captura de la referencia. También se
puede utilizar las <FLECHAS> para desplazarse hacia arriba ó hacia abajo.
Al capturar la referencia seleccionada, aparecerán la siguiente información del artículo:

Nombre, Grupo, Subgrupo, Marca, Observaciones, Presentación, Tipo y Código del Proveedor.
(Nota: Estos datos solo se pueden modificar por la opción 6. Entrada / Ajuste de artículos del
menú de Parámetros). Al lado superior derecho se activarán tres opciones de respuesta: 1.
Anular , 2. Modificar y 3. Siguiente para confirmar con el teclado numérico ó los botones
Modificar/Deshacer, Anular registro y Salir para confirmar con el mouse.
FIGURA 1.9.1
Si se selecciona la opción de modificar, el cursor se ubicará en el campo de Barras para digitar el

código que será asignado, luego se confirmará el registro activando el botón 1.Guardar, ó se

selecciona un código de barras existente y se activa el botón 2. Eliminar.
Si se selecciona la opción de Anular, el sistema pedirá confirmar la decisión de eliminar el

registro.
Si se selecciona la opción de Siguiente, el cursor regresará al campo de Referencia para ingresar

una nueva, ó regresar al menú anterior ejecutando <ENTER> cuando el campo esté en
blanco.
El botón Reporte, le permitirá al usuario obtener un informe de los códigos de barras que
tienen los artículos del inventario. Al ingresar en esta opción se activarán tres numerales:
1. Pantalla
3. Impresora: Permite seleccionar la impresora.
3. Archivo Texto: Permite darle un nombre específico al reporte y guardarlo en la
ubicación deseada, para abrirlo en una hoja de cálculo.
1.A. DEFINICION CUENTAS DE IVA

En esta opción se configuran las cuentas de IVA que se utilizarán en los movimientos de
inventarios. Este consecutivo corresponde generalmente, a la tarifa de iva que se va a
configurar. Ver figura 1.A.1.
FIGURA 1.A.1

Al lado derecho del código se indican las ayudas de búsqueda para visualizar las cuentas que ya
están configuradas.
ventana que contiene los códigos y los porcentajes de las cuentas de iva que ya están
predeterminados.
Para configurar una cuenta de IVA por primera vez, se ingresa el código
consecutivo de tres dígitos Ej. 001 y el cursor se ubicará en el campo de porcentaje para
ingresar el correspondiente número de iva que se está configurando. Seguidamente el
programa solicitará ingresar los códigos contables del IVA, para las ventas, devoluciones
en ventas, compras, devoluciones en compras e Importaciones si se manejan. Ver figura
1.A.1. Estos códigos pueden ser digitados ó se pueden buscar mediante el comando <->
<ENTER> que le permitirá visualizar el plan de cuentas, y encontrará en la parte
superior las formas de búsqueda: <ENTER> para activar cuadro de búsqueda en
donde se escribe la palabra, código ó parte de la palabra ó parte del código clave y se
ejecuta el botón Buscar siguiente ó Cancelar para salir de la búsqueda. <FLECHAS> para
desplazarse hacia arriba ó hacia abajo y <ESC> para capturar el código seleccionado.
Cuando se haya terminado de seleccionar los códigos contables del IVA, se activarán dos
opciones de respuesta en la parte superior derecha:1. Guardar y 2. Deshacer para
confirmar con el teclado numérico ó los botones Nuevo/Guardar y
Modificar/Deshacer para confirmar con el mouse. Si se activa la opción 1. Guardar ó el
botón Nuevo/Guardar se creará el registro de la información que se acaba de ingresar. Si se
activa la opción 2. Deshacer ó el botón Modificar/Deshacer, el sistema ignora los datos
ingresados y no crea registro.
Para configurar una cuenta de IVA que ya existe, se ingresa el código

tres opciones de respuesta en la parte superior derecha: 1. Anular, 2. Modificar y 3.
Anular registro y Salir para confirmar con el mouse. Ver figura 1.A.1.
Para anular una cuenta de IVA que ya existe, el programa pide confirmar si
realmente desea anular el registro, con el fin de verificar antes de la eliminación.

1.C. CUENTAS REQ./PRES./TRAS./SEP

En esta opción el programa permite configurar los conceptos y las cuentas contables que se van
a manejar en las requisiciones, los préstamos, los traslados, los separados y los gastos.
Al ingresar en este menú aparecen los numerales del 1 al 7 con los diferentes tipos de
documentos de entrada y salida del inventario, diferentes a ventas y compras, los cuales se
pueden utilizar para diferentes fines que se deben parametrizar en esta opción. La última
opción es <ESC> para regresar al menú anterior.
FIGURA 1.C.1.
Después de seleccionar el tipo de documento, aparecerá al lado derecho del código las ayudas
de búsqueda para visualizar los conceptos que ya están configurados.
ventana que contiene los códigos y los nombres de los conceptos que ya están
predeterminados.

Para configurar un concepto por primera vez, se ingresa el código consecutivo de tres
dígitos Ej. 001 y el cursor se ubicará en el campo del nombre para identificar el concepto que
se está configurando Ej. Entrada por obsequio.
FIGURA 1.C.2.
En el caso de las Requisiciones de Entrada y Préstamos de Entrada se

configura la cuenta acreedora, ó sea la contrapartida de la cuenta de inventarios que
será debitada. Esta cuenta puede ser digitada ó se puede buscar mediante el comando
<-><ENTER> que le permitirá visualizar el plan de cuentas, y encontrará en la parte
superior las formas de búsqueda: <ENTER> para activar cuadro de búsqueda en
donde se escribe la palabra, código ó parte de la palabra ó código clave y se ejecuta el

botón Buscar siguiente ó Cancelar para salir de la búsqueda. <FLECHAS> para

desplazarse hacia arriba ó hacia abajo y <ESC> para capturar el código seleccionado.
En este tipo de movimientos se encuentran todos los comprobantes que generan salidas o
entradas de productos al inventario y no son propiamente: compras, ventas, devoluciones en
compras y devoluciones en ventas. Es decir, por estos comprobantes se da salida o entrada a
los productos por concepto de promociones, robos, mermas en el caso de productos
alimenticios, daños, eventos, ferias, desgaste, degustaciones etc., y deben ir a otras cuentas de
gastos, costos o el mismo inventario. Para estos casos el tope máximo de creación de
conceptos es hasta el 899, a partir del 900 se le deja a otro tipo de conceptos que no pueden
afectar la parte contable como por ejemplo los productos en consignación; mala codificación de
productos que impliquen recodificarse nuevamente y ya habían sido comprados; mal manejo
de unidades de medida etc.
FIGURA 1.C.3.
Para las Requisiciones de Salida y Préstamos de Salida se configura la cuenta

deudora, ó sea la contrapartida de la cuenta de inventarios que será acreditada.

Para los Traslados y los Separados se deben configurar las dos cuentas acreedora y
deudora, ó sea definir las cuentas en las que quedarán los registros débitos y créditos del
inventario.
Para los Gastos se configura la cuenta de gastos que se debitará y la cuenta de caja que
se acreditará.
Cuando se haya definido las cuentas de los conceptos, se activarán dos opciones de respuesta
en la parte superior derecha: 1. Guardar y 2. Deshacer para confirmar con el teclado numérico
ó los botones Nuevo/Guardar y Modificar/Deshacer para confirmar con el mouse. Si se activa la
opción 1. Guardar ó el botón Nuevo/Guardar se creará el registro de la información que se
acaba de ingresar. Si se activa la opción 2. Deshacer ó el botón Modificar/Deshacer, el sistema
ignora los datos ingresados y no crea registro.
Para modificar una concepto que ya existe, se ingresa el código consecutivo de tres
dígitos ó se busca, y al ser detectado por el sistema, se activarán tres opciones de respuesta
en la parte superior derecha: 1. Anular , 2. Modificar y 3. Siguiente para confirmar con el
teclado numérico ó los botones Modificar/Deshacer, Anular registro y Salir para confirmar
con el mouse.
Para anular un concepto, el programa pide confirmar si realmente desea anular el

registro, con el fin de verificar antes de la eliminación.
1.D. DEFINICION DE CAJAS

Aquí se crean las cajas que van a identificar los movimientos de inventarios.
Al lado derecho del código se indican las ayudas de búsqueda para visualizar las cajas que ya
ventana que contiene los códigos y los nombres de las cajas que ya están predeterminadas.

FIGURA 1.D.1
Para configurar una caja por primera vez, se ingresa el código consecutivo de
tres dígitos Ej. 001 y el cursor se ubicará en el campo del nombre para identificar la caja
que se está creando y luego se ejecutará <ENTER> . Seguidamente el sistema
desplegará una ventana con los diferentes tipos de movimientos de inventarios para
indicar en cada uno el prefijo que manejarán en los documentos. Para pasar de un
campo a otro se ejecuta <ENTER> . Esta configuración no es obligatoria, se utiliza
para diferenciar los documentos que se generan por cada caja. Si se manejan traslados
de mercancía se debe indicar el almacén que entrega y el que recibe en los campos que
están al final de los prefijos. Además se debe configurar el consecutivo con el que
iniciarán los documentos a los cuales se les ha asignado prefijo. El campo de Resolución,
es un campo texto en donde el usuario ingresará los datos de la Resolución de
Facturación otorgada por la DIAN y deberá contener los siguientes datos: Número de
resolución, fecha de emisión, rango de numeración aprobada y si es Autorización ó
Habilitación.
Cuando se haya terminado de configurar la caja, se activarán botones Nuevo/Guardar y

Modificar/Deshacer para confirmar con el mouse. Si se activa el botón Nuevo/Guardar se
creará el registro de la información que se acaba de ingresar. Si se activa el botón
Modificar/Deshacer, el sistema ignora los datos ingresados y no crea registro.

Para modificar una caja que ya existe, se ingresa el código consecutivo de tres
dígitos ó se busca, y al ser detectado por el sistema, se activarán tres opciones de
respuesta en la parte superior derecha: 1. Anular, 2. Modificar y 3. Siguiente para
confirmar con el teclado numérico ó los botones Modificar/Deshacer, Anular registro y
Salir para confirmar con el mouse.
Para anular una caja que ya existe, el programa pide confirmar si realmente
desea anular el registro, con el fin de verificar antes de la eliminación.
1.F. CONFIGURACION CUENTAS DE RETEFUENTE

FIGURA 1.F.1.
En esta opción se configuran con un consecutivo interno, las cuentas de retención que se
utilizan en los movimientos de inventarios. Ej. Retención en compras y anticipo de impuesto
por retención en ventas.
Al lado derecho del código se indican las ayudas de búsqueda para visualizar las cuentas que ya

ventana que contiene los códigos y los porcentajes de las cuentas de retención que ya están
predeterminadas.
ó hacia abajo y <ESC> para capturar el código seleccionado. Ver figura 1.F.2.
Para configurar una cuenta de retención por primera vez, se ingresa el código
consecutivo de tres dígitos Ej. 001 y el cursor se ubicará en el campo del porcentaje
para ingresar el correspondiente a la retención que se está configurando. Seguidamente
el programa solicitará ingresar el código contable de la retención, el cual puede ser
digitado ó se puede buscar mediante el comando <-><ENTER> que le permitirá
visualizar el plan de cuentas, y encontrará en la parte superior las formas de búsqueda:
<ENTER> para activar cuadro de búsqueda en donde se escribe la palabra, código
ó parte de la palabra ó código clave y se ejecuta el botón Buscar siguiente ó Cancelar
para salir de la búsqueda. <FLECHAS> para desplazarse hacia arriba ó hacia abajo y
<ESC> para capturar el código seleccionado.
FIGURA 1.F.2.

Cuando se haya seleccionado el código contable de la retención, se activarán dos opciones de

respuesta en la parte superior derecha: 1. Guardar y 2. Deshacer para confirmar con el teclado
numérico ó los botones Nuevo/Guardar y Modificar/Deshacer para confirmar con el mouse. Si
se activa la opción 1. Guardar ó el botón Nuevo/Guardar se creará el registro de la información
que se acaba de ingresar. Si se activa la opción 2. Deshacer ó el botón Modificar/Deshacer, el
sistema ignora los datos ingresados y no crea registro.
Para configurar una cuenta de retención que ya existe, se ingresa el código

tres opciones de respuesta en la parte superior derecha: 1. Anular , 2. Modificar y 3.
Anular registro y Salir para confirmar con el mouse.
Para anular una cuenta de retención, el programa pide confirmar si realmente

desea anular el registro, con el fin de verificar antes de la eliminación.

CAPITULO III
MOVIMIENTO
En este menú encontramos los diferentes tipos de documentos que se pueden manejar en un
inventario. Las ventas, compras, devoluciones, los traslados entre almacenes, separados de
mercancía, entradas y salidas del inventario y los documentos que no cargan ó descargan el
inventario, tales como los pedidos, las remisiones, las cotizaciones y las órdenes de compra.
FIGURA 3.0

Además, encontramos el módulo de producción con sus respectivos documentos de órdenes de

pre ensamble y de producción.
Para las empresas que no tienen el módulo de contabilidad y cartera, se les activa la opción de
Recibos de caja y Relación de gastos, con el fin de poder llevar un control completo de la caja
diariamente.
SELECCION DEL MES

Al ingresar en esta opción se selecciona el mes correspondiente a las ventas que se van a
realizar. Recordamos que el año se ha seleccionado en el momento de entrar al programa y se
visualiza en el lado superior derecho de la pantalla. Ver figura 3.1
FIGURA 3.1.

3.1 VENTAS
En esta opción los primeros datos que se deben ingresar son: El almacén y la caja, ver figura
3.1.1. Si en el control y manejo de usuarios (opción <A> dentro de <opciones> del menú
principal) se ha definido para cada usuario el almacén y la caja en ventas, éste no tendrá que
ingresar esta información porque ya viene predefinida desde la configuración de permisos.
Se puede digitar el código del almacén ó utilizar la búsqueda <-><ENTER> que le activa
una nueva ventana donde se visualizan los almacenes que existen en el inventario. Y en la
parte superior se indican las formas de búsqueda: <ENTER> para buscar el almacén con
una palabra clave. <FLECHAS> para desplazarse hacia arriba ó hacia abajo y <ESC> para
capturar el almacén seleccionado. Después de capturado aparecerá el nombre del almacén al
lado derecho del código.
FIGURA 3.1.1.
Selección del almacén: Se puede digitar el código del almacén ó utilizar la búsqueda
<-><ENTER> que le activa una nueva ventana donde se visualizan los almacenes
que existen en el inventario. Y en la parte superior se indican las formas de
búsqueda:<-> <ENTER> para buscar el almacén con una palabra clave.

<FLECHAS> para desplazarse hacia arriba ó hacia abajo y <ESC> para capturar el
almacén seleccionado. Después de capturado aparecerá el nombre del almacén al lado
derecho del código.
Selección de la caja: Se puede digitar el código de la caja ó utilizar la búsqueda <-

><ENTER> que le activa una nueva ventana donde se visualizan las cajas que
existen. Y en la parte superior se indican las formas de búsqueda: <ENTER> para
buscar la caja con una palabra clave. <FLECHAS> para desplazarse hacia arriba ó hacia
abajo y <ESC> para capturar la caja seleccionada. Después de capturado aparecerá el
nombre del almacén al lado derecho del código.
El cursor se ubica en el botón Aceptar para continuar con la venta. Si se activa el botón
Cancelar, el cursor regresará al menú anterior.
Prefijo: El prefijo está definido en el momento en se crea la caja (Numeral 1.D), por lo
tanto si no se asignaron prefijos a los documentos, éste permanecerá en blanco.
Documento: El número del documento es un consecutivo automático que lleva el

programa, e inicia en 0000000001. Si al ingresar por primera vez se digita otro número,
el programa cogerá el nuevo consecutivo y lo seguirá calculando de acuerdo al número
ingresado. Este número sólo se puede modificar si el usuario tiene el permiso activado
para cambiar el número de documento (opción <A> dentro de <opciones> del menú
principal), de lo contrario el cursor no parará en este campo y el documento quedará
con el número asignado por el programa. Con las ayudas <-><ENTER> ó botón
Buscar, el usuario puede capturar un documento que ya existe para modificarlo ó
adicionarle artículos.
Fecha: En la fecha de la venta solamente se define el día, ya que el año y el mes ya se

han seleccionado. Solamente se puede modificar el día de la fecha si el usuario tiene el
permiso activado para cambiar la fecha del documento ( opción <A> dentro de
<opciones> del menú principal), de lo contrario el cursor no parará en este campo y
tomará como día el actual ó según la fecha del computador.
Forma de Pago: Al lado derecho de este campo se puede dar click en la flecha para
seleccionar la forma de pago de la venta que se está ingresando, ó se puede digitar 1
para seleccionar Contado ó 2 para seleccionar Crédito, también se puede
utilizar las flechas arriba y abajo para cambiar de opción. Si se selecciona la forma de
pago Crédito, aparecerá un nuevo campo para digitar el número de días, éste por
defecto viene con 30 días el cual puede ser modificado por el usuario.
Cliente :El cliente se puede ingresar digitando el código, el documento de

identificación o utilizando la búsqueda <-><ENTER> con la cual aparecerá una

ventana con todos los terceros que estén clasificados como clientes. Ver figura 3.1.2; El
cursor se ubicará en el campo texto de búsqueda para ingresar la palabra clave. A
medida que el usuario vaya escribiendo en este campo, el sistema irá filtrando la
relación de clientes, de acuerdo a los que coincidan con la información digitada.
FIGURA 3.1.2.
También se puede buscar por el documento de identidad, digitándolo en el campo Cédula ó

Nit que aparece en la parte inferior, Ver figura 1.3.3. Cuando se haya seleccionado el cliente se
da click en Aceptar ó <ESC> para capturarlo. Si el cliente que el usuario está buscando no
aparece en la relación, pero si está creado en el plan de terceros, el programa le mostrará un
mensaje de alerta que le indica que el tercero no está clasificado como cliente, por lo tanto el
usuario debe remitirse al plan de terceros (Capítulo II) para hacer la modificación
correspondiente.

FIGURA 3.1.3
Si el cliente no existe, el usuario puede crearlo desde la venta, ingresando el número del
documento de identidad en el campo Cliente seguido de la tecla <ENTER> . El programa le
mostrará un mensaje que le indica que el Tercero no existe y le pregunta si desea crearlo. Si el
usuario activa el botón NO, el cursor regresa nuevamente al campo del cliente para ingresar ó
buscar otro código. Si el usuario activa el botón SI, aparecerá la ventana de Creación Rápida de
un Tercero en donde digitará los datos personales del cliente: Ver figuras 3.1.4 y 3.1.5

FIGURA 3.1.4.
FIGURA 3.1.5

Nota: Para desplazarse entre los campos se utiliza la tecla Tab ó se da click en el campo
necesario.
1. Tipo de documento: Dando click en la flecha ó con flecha abajo puede

seleccionar el tipo de documento de identidad del cliente que se va a crear.
2. Número del documento de identificación: Este campo ya contiene el
número de identificación del cliente, porque el usuario lo digitó en el campo
cliente de la venta.
3. Tipo de Tercero: Este campo ya tiene predefinido el tipo de tercero Cliente
porque se está creando desde la venta. Para cambiarlo se da click en la flecha
del lado derecho y se selecciona el tipo ó con flecha abajo va pasando por los
diferentes tipos.
4. Primer Apellido: Segundo Apellido – Primer Nombre - Segundo Nombre: Se
ingresa el nombre completo del cliente. Si en el campo cliente se digita un nit, el
sistema cambiará este campo por Razón Social para colocar el nombre de la
empresa que se está creando.
5. Fecha Nacimiento: Se ingresa la fecha de nacimiento del cliente en formato
año, mes, día.
6. Dirección: Se ingresa la dirección completa del cliente. Tener en cuenta que
este dato es obligatorio, ya que lo exige la generación de medios magnéticos.
7. Empresa: Este dato es opcional para identificar el cliente con el nombre de la
empresa a la que pertenece, en caso de ser persona natural.
8. Ciudad: Las ciudades están codificadas de acuerdo a la base de datos del Dane.
Si el usuario sabe el código de la ciudad que desea ingresar, puede digitarlo ó
utilizar la búsqueda <-><ENTER> con la cual se desplegará una ventana que
contiene la codificación de todas las ciudades del país y el cursor se ubica en el
campo de búsqueda para digitar el dato por el cual se quiere ubicar la ciudad. Se
puede buscar por código, por nombre de la ciudad ó por departamento. A
medida que el usuario va escribiendo la clave de búsqueda, el sistema va
filtrando la base de datos con las ciudades que coincidan con el dato digitado. Al
encontrar la ciudad, se selecciona y se activa el botón Aceptar para capturarla.
9. Tipo de Negocio: Aquí se selecciona el tipo de negocio, según la configuración
de los Tipos de Negocio en parámetros (Numeral 1.E). Si la empresa no utilizó
esta opción, este campo se deja en blanco.
10. Teléfonos: Campo texto para ingresar los teléfonos del cliente. Es un dato
opcional.
11. E-mail: Campo texto para ingresar el e-mail del cliente. Es un dato opcional.
Finalmente se activan los botones Aceptar y Cancelar para confirmar la creación del

cliente. Si se activa el botón Cancelar, el cursor regresará al campo cliente para

ingresar otro dato e ignora la información digitada. Si se activa el botón Aceptar, el
cliente quedará creado en la base de datos de terceros y el nombre del cliente y los
datos personales aparecerán al lado derecho del código interno que le ha asignado
el sistema.
Para los usuarios a quienes se les ha asignado un cliente específico desde la

configuración de permisos en el control y manejo de usuarios, (opción <A> dentro
de <opciones> del menú principal), el cursor no parará en este campo porque ya
viene predeterminado.
Vendedor: El vendedor se puede ingresar digitando el código, el documento de

identidad ó utilizando la búsqueda <-><ENTER> con la cual aparecerá una ventana
con todos los terceros que estén clasificados como vendedores. El cursor se ubicará en
el campo texto de búsqueda para ingresar la palabra clave. A medida que el usuario
vaya escribiendo en este campo, el sistema irá filtrando la relación de vendedores, de
acuerdo a los que coincidan con la información digitada. También se puede buscar por
el documento de identidad, digitándolo en el campo Cédula ó Nit que aparece en la
parte inferior. Cuando se haya seleccionado el vendedor se da click en Aceptar ó <ESC>
para capturarlo. Si el vendedor que el usuario está buscando no aparece en la relación,
pero si está creado en el plan de terceros, el programa le mostrará un mensaje de
alerta que le indica que el tercero no está clasificado como vendedor, por lo tanto el
correspondiente.
Si el vendedor no existe, el usuario puede crearlo desde la venta, ingresando el número del
documento de identidad en el campo Vendedor seguido de la tecla <ENTER> . El programa
le mostrará un mensaje que le indica que el Tercero no existe y le pregunta si desea crearlo. Si
el usuario activa el botón NO, el cursor regresa nuevamente al campo del vendedor para
ingresar ó buscar otro código. Si el usuario activa el botón SI, aparecerá la ventana de
Creación Rápida de un Tercero en donde digitará los datos personales del vendedor:
necesario. Ver figura 3.1.5.

seleccionar el tipo de documento de identidad del vendedor que se va a crear.
2. Número del documento de identidad: Este campo ya contiene el número
de identificación del vendedor, porque el usuario lo digitó en el campo vendedor
de la venta.

3. Tipo de Tercero: Este campo ya tiene predefinido el tipo de tercero Vendedor

diferentes tipos.
4. Primer Apellido - Segundo Apellido – Primer Nombre - Segundo
Nombre: Se ingresa el nombre completo del vendedor. Si en el campo
vendedor se digita un nit, el sistema cambiará este campo por Razón Social para
colocar el nombre de la empresa que se está creando.
5. Fecha Nacimiento: Se ingresa la fecha de nacimiento del vendedor en formato
año, mes, día.
6. Dirección: Se ingresa la dirección completa del vendedor. Tener en cuenta que
7. Empresa: Este dato es opcional para identificar el vendedor con el nombre de
la empresa a la que pertenece, en caso de ser persona natural.
10. Teléfonos: Campo texto para ingresar los teléfonos del vendedor. Es un dato
opcional.
11. E-mail: Campo texto para ingresar el e-mail del vendedor. Es un dato opcional.
Finalmente se activan los botones Aceptar y Cancelar para confirmar la creación del vendedor.
Si se activa el botón Cancelar, el cursor regresará al campo vendedor para ingresar otro dato e
ignora la información digitada. Si se activa el botón Aceptar, el vendedor quedará creado en la
base de datos de terceros y el nombre del vendedor aparecerá al lado derecho del código
interno que le ha asignado el sistema.
Nota: Para los clientes que se les ha asignado el vendedor en el momento de la creación del
tercero (Manejo de terceros - Capítulo II), el sistema traerá automáticamente el vendedor.
Para los usuarios a quienes se les ha asignado un vendedor específico desde la configuración de

permisos en el control y manejo de usuarios, (opción <A> dentro de <opciones> del menú
principal), el cursor no parará en este campo porque ya viene predeterminado.
Fecha de vencimiento: Esta fecha ya está asignada por el sistema de acuerdo a la forma
de pago que haya utilizado el usuario. Si la venta es de contado la fecha de vencimiento
será la misma fecha de la venta y si la venta es crédito, la fecha de vencimiento se calcula de
acuerdo al número de días que el usuario haya digitado.
Lista de precios: Define los precios con los cuales se va a realizar la venta. Puede
seleccionarse dando click en la flecha para desplegar el recuadro con las cuatro listas de
precios, ó desplazándose con la flecha abajo hasta llegar a la lista de precios que se va a
manejar.
Para los clientes que se les ha asignado la lista de precios en el momento de la creación del
tercero (Manejo de terceros - Capítulo II), el sistema traerá automáticamente la lista
configurada.
Para los usuarios a quienes se les ha asignado una lista de precios específica desde la
configuración de permisos en el control y manejo de usuarios, (opción <A> dentro de
<opciones> del menú principal), el cursor no parará en este campo porque ya viene
predeterminada.
Remisión: Para utilizar este campo debe existir previamente un documento de Remisión
ingresado en el sistema, con la cual el usuario podrá seleccionar los artículos y las
cantidades que se van a facturar. Para llamar la remisión en la venta se puede digitar el
número del documento ó utilizar la búsqueda <-><ENTER> con la cual se desplegará
una ventana donde se podrán visualizar las remisiones del cliente asignado que están
pendientes por facturar. Si se activa el botón Cancelar, el cursor regresará al formato de la
factura en el siguiente campo. Los campos vistos en los ítems anteriores se pueden ver en
la Figura 3.1.6
FIGURA 3.1.6.

Al seleccionar la remisión a facturar se da click en Aceptar para confirmar el documento.

Seguidamente el sistema mostrará un mensaje que pregunta si desea facturar toda la remisión.
Si el usuario da click en SI, todos los artículos y las cantidades de la remisión serán vinculados
en la factura, pero si el usuario da click en NO, aparecerá una nueva ventana con las
referencias y las cantidades remisionadas y el cursor se ubicará en el campo facturar para
colocar las cantidades que se incluirán en la venta. Ver figuras 3.1.7 y 3.1.8
FIGURA 3.1.7.
FIGURA 3.1.8
Al terminar de ingresar las cantidades a facturar se da click en Aceptar para vincular los datos a
la factura e inmediatamente aparecerán en la parte superior derecha las siguientes opciones:
NOTA: Antes de mirar detalladamente cada una de estas opciones, es importante tener claro

que los comprobantes del movimiento de Inventarios están conformados por dos partes: la
primera conocida como el encabezado del documento (datos contenidos en la figura
3.1.6) y la segunda conformada por el cuerpo del documento ver la figura 3.1.9. Por lo
tanto, dentro del comprobante existen dos enunciados para eliminar, modificar y adicionar
datos donde, unos se refieren al encabezado del documento y otros al cuerpo del documento
veamos:
Anular ó botón 1 Anular Comprobante Completo: Para eliminar la venta
totalmente. El programa preguntará si desea anular la factura; si se da click en SI, la
factura quedará con el item de factura anulada, el cual debe estar previamente
creado e inserto dentro de configuración general en el campo Referencia Fac.
Anulada (dentro de <opciones> opción<C>); si se da click en NO, aparecerá un
nuevo mensaje que pregunta si está seguro de eliminar el documento. Si se
confirma, la factura se borrará totalmente pero queda el consecutivo disponible
para volverla a ingresar y el cursor regresará al número del documento para iniciar
una venta nueva. Si se da click en NO, la factura quedará guardada con los items
inicialmente ingresados. Ver figura 3.1.9.
FIGURA 3.1.9.
Modificar ó el botón 2 Modificar/Deshacer: El cursor se ubicará desde el día

de la fecha de la factura y usuario podrá modificar cualquier dato del encabezado.
Para modificar el cuerpo del documento o las referencias, se selecciona con el
mouse el ítem y se ejecuta el botón 5.Modificar, inmediatamente el cursor se

ubica en la cantidad para permitir la modificación de los datos ingresados a dicha

referencia y el botón 5. Modificar se convierte en 5. Deshacer con el fin de
reversar el cambio que se inició si así lo desea el usuario. Para eliminar una
referencia, se selecciona con el mouse el ítem y se ejecuta el botón 6. Eliminar y el
sistema solicita una confirmación de que se está seguro de eliminar la referencia en
el documento. Si se confirma activando el botón Si, el registro desaparecerá del
documento y si se activa la función NO ó Cancelar el cursor regresa al menú de
botones para seguir trabajando en la venta. Existe otra forma de modificar y
eliminar referencias y es ubicándose en cada una de ella y dándole click derecho
al mouse aparecerán las opciones modificar y eliminar que realizarán el mismo
proceso. Ver figura 3.1.10.
FIGURA 3.1.10.
Siguiente ó botón 7. Cerrar: Tiene la misma función tanto para el encabezado

como para el cuerpo del documento. Cuando se haya terminado de ingresar las
referencias, se finaliza el comprobante activando el botón 7. Cerrar, seguidamente
saldrá un mensaje que solicita confirmar si está seguro de cerrar el documento. Si se
confirma que NO, el cursor regresa al menú de botones para seguir trabajando en el
documento. Ver figura 3.1.11.

FIGURA 3.1.11.
Adicionar Registros ó botón 4. Adicionar: Permite ingresar otras referencias en la

venta, diferentes a las existentes en la remisión, pedido o en la factura que se esté
llamando y había sido previamente elaborada en el caso de la que aparece en la parte
superior derecha o en la que se esté elaborando parte inferior izquierda. Ver figura
3.1.12.
El cursor se ubica en el campo de Referencia, la cual puede ser digitada ó utilizar la

ayuda <-><ENTER> para busca los artículos.
Al utilizar la ayuda se activa una nueva ventana donde se visualizan todos los artículos
del almacén seleccionado donde se visualizan los campos de Almacén, Referencia,
Nombre del Artículo, Saldo, Precio, Subgrupo, Presentación y Código del Proveedor. Y
en la parte inferior aparece un campo texto para escribir la palabra clave de búsqueda
del artículo a capturar. Cuando se haya encontrado la referencia se ejecuta un click en
Aceptar ó <ESC> para confirmar la referencia. Y si no se desea hacer la captura,
entonces se ejecuta un click en Cancelar y el sistema se devuelve nuevamente al campo
de captura de la referencia. También se puede utilizar las <FLECHAS> para desplazarse
hacia arriba ó hacia abajo.
Después de ingresada la referencia, el cursor se ubica en la cantidad para digitar la

cantidad a vender, y con <ENTER> se va desplazando por los diferentes campos IVA,

descuento, valor unitario (Precio de venta). Inmediatamente se activa en la parte

inferior izquierda el Botón 4.Guardar para confirmar el ingreso de la referencia con el
número 4, con el mouse ó con <ENTER>.
Al confirmar los datos, el botón 4. Se convierte en Adicionar, para permitir el ingreso de

más referencias. Además se activan los botones 5. Modificar, 6. Eliminar y 7. Cerrar, los
El campo de remisión solamente se activa si en la configuración de permisos en control y

manejo de usuarios, está activada la función de manejo de remisiones, de lo contrario el
usuario no podrá utilizar este campo en la venta.
FIGURA 3.1.12.
Pedido: Para utilizar este campo debe existir previamente un documento de pedido
ingresado en el sistema, con la cual el usuario podrá seleccionar los artículos y las
cantidades que se van a facturar. Para llamar el pedido en la venta se puede digitar el
número del documento ó utilizar la búsqueda <-><ENTER> con la cual se desplegará una
ventana donde se podrán visualizar los pedidos del cliente asignado que están
pendientes por facturar. Si se activa el botón Cancelar, el cursor regresará al formato de
la factura en el siguiente campo.
Al seleccionar el pedido a facturar se da click en Aceptar para confirmar el documento.

Seguidamente el sistema mostrará un mensaje que pregunta si desea facturar todo el

pedido. Si el usuario da click en SI, todos los artículos y las cantidades del pedido serán
vinculados en la factura, pero si el usuario da click en No, aparecerá una nueva ventana
con las referencias y las cantidades pedidas y el cursor se ubicará en el campo facturar
para colocar las cantidades que se incluirán en la venta.
Al terminar de ingresar las cantidades a facturar se da click en Aceptar para vincular los
datos a la factura e inmediatamente aparecerán en la parte superior derecha las
siguientes opciones:





Adicionar Registros ó botón 4. Adicionar: Permite ingresar otras referencias

en la venta, diferentes a las existentes en el pedido o en la factura que se esté
llamando y había sido previamente elaborada en el caso de la que aparece en la
parte superior derecha o en la que se esté elaborando parte inferior izquierda. Ver
figura 3.1.12.

Al utilizar la ayuda se activa una nueva ventana donde se visualizan todos los
Proveedor. Y en la parte inferior aparece un campo texto para escribir la palabra
clave de búsqueda del artículo a capturar. Cuando se haya encontrado la referencia
se ejecuta un click en Aceptar ó <ESC> para confirmar la referencia. Y si no se desea
hacer la captura, entonces se ejecuta un click en Cancelar y el sistema se devuelve

cantidad a vender, y con <ENTER> se va desplazando por los diferentes campos
IVA, descuento, valor unitario (Precio de venta). Inmediatamente se activa en la
parte inferior izquierda el Botón 4.Guardar para confirmar el ingreso de la
referencia con el número 4, con el mouse ó con <ENTER> .
Al confirmar los datos, el botón 4. Se convierte en Adicionar, para permitir el

ingreso de más referencias. Además se activan los botones 5. Modificar, 6. Eliminar
y 7. Cerrar, los cuales se ejecutan con el número correspondiente ó con el mouse.
El campo de pedido solamente se activa si en la configuración de permisos en control y

Cotización: Para utilizar este campo debe existir previamente un documento de

cotización ingresado en el sistema, con la cual el usuario podrá seleccionar los artículos
y las cantidades que se van a facturar. Para llamar el pedido en la venta se puede digitar
el número del documento ó utilizar la búsqueda <-><ENTER> con la cual se desplegará

una ventana donde se podrán visualizar las cotizaciones del cliente asignado que están
pendientes por facturar. Si se activa el botón Cancelar, el cursor regresará al formato de
la factura en el siguiente campo.
Al seleccionar la cotización a facturar se da click en Aceptar para confirmar el

documento. Seguidamente el sistema mostrará un mensaje que pregunta si desea
facturar toda el pedido. Si el usuario da click en Si, todos los artículos y las cantidades
de la cotización serán vinculados en la factura, pero si el usuario da click en No,
aparecerá una nueva ventana con las referencias y las cantidades cotizadas y el cursor
se ubicará en el campo facturar para colocar las cantidades que se incluirán en la venta.
Al terminar de ingresar las cantidades a facturar se da click en Aceptar para vincular los
datos a la factura e inmediatamente aparecerán en la parte superior derecha las




Adicionar Registros ó botón 4. Adicionar: Permite ingresar otras referencias

en la venta, diferentes a las existentes en la cotización o en la factura que se esté
llamando y había sido previamente elaborada en el caso de la que aparece en la
parte superior derecha o en la que se esté elaborando parte inferior izquierda. Ver
figura 3.1.12.


cantidad a vender, y con <ENTER> se va desplazando por los diferentes campos
IVA, descuento, valor unitario (Precio de venta). Inmediatamente se activa en la
parte inferior izquierda el Botón 4.Guardar para confirmar el ingreso de la
referencia con el número 4, con el mouse ó con <ENTER> . Al confirmar los
datos, el botón 4. Se convierte en Adicionar, para permitir el ingreso de más
referencias. Además se activan los botones 5. Modificar, 6. Eliminar y 7. Cerrar, los
El campo de cotización solamente se activa si en la configuración de permisos en control y


Separado:
Cuando en la factura no se vincula ninguno de los documentos antes descritos (Remisión,

Pedido, Cotización, Separado) aparecerán dos opciones para guardar el encabezado de la venta:
1. Guardar ó botón Nuevo/Guardar, para crear el registro de la factura e ingresar las
referencias a vender; y 2. Deshacer ó botón Modificar/Deshacer para ignorar la
información digitada y regresar al número del documento para ingresar uno nuevo ó salir al
menú anterior.
almacén seleccionado con los campos de Almacén, Referencia, Nombre del Artículo, Saldo,
Precio, Subgrupo, Presentación y Código del Proveedor. Y en la parte inferior aparece un
campo texto para escribir la palabra clave de búsqueda del artículo a capturar. Cuando se haya
encontrado la referencia se ejecuta un click en Aceptar ó <ESC> para confirmar la referencia. Y
si no se desea hacer la captura, entonces se ejecuta un click en Cancelar y el sistema se
devuelve nuevamente al campo de captura de la referencia. También se puede utilizar las
Después de ingresada la referencia, el cursor se ubica en la cantidad para digitar la cantidad a

vender, y con <ENTER> se va desplazando por los diferentes campos IVA, descuento, valor
unitario (Precio de venta). Inmediatamente se activa en la parte inferior izquierda el Botón
4.Guardar para confirmar el ingreso de la referencia con el número 4, con el mouse ó con
<ENTER> .
Al confirmar los datos, aparecerá un renglón adicional de texto para hacer una descripción del
item que se acaba de facturar, después de dar click en Aceptar, el botón 4. Se convierte en
Adicionar, para permitir el ingreso de más referencias. Además se activan los botones 5.
Modificar, 6. Eliminar y 7. Cerrar, los cuales se ejecutan con el número correspondiente ó con el
mouse.
Para los clientes que se les ha asignado un descuento en el momento de la creación del
tercero (Manejo de terceros - Capítulo II), el sistema traerá automáticamente el porcentaje

del descuento y lo aplicará en las referencias vendidas.
El usuario podrá desplazarse por los campos de iva, descuento y valor unitario solamente si en
el control y manejo de usuarios (opción <A> dentro de <opciones> del menú principal), está
activada la función de manejo de iva, descuento y captura de valor unitario, de lo
contrario el cursor no parará en estos campos de la venta.
modificación de los datos ingresados a dicha referencia y el botón 5. Modificar se convierte
en 5. Deshacer con el fin de reversar el cambio que se inició. Existe otra forma de modificar
referencias y es ubicándose en cada una de ella y dándole click derecho al mouse
aparecerán las opciones modificar y eliminar que realizarán el mismo proceso.
para seguir trabajando en el documento. Existe otra forma de eliminar referencias y es
ubicándose en cada una de ella y dándole click derecho al mouse aparecerán las opciones
modificar y eliminar que realizarán el mismo proceso.
Cerrar documento: Cuando se haya terminado de ingresar las referencias, se finaliza el

comprobante activando el botón 7. Cerrar, seguidamente saldrá un mensaje que solicita
confirmar si está seguro de cerrar el documento. Si se confirma que NO, el cursor regresa
al menú de botones para seguir trabajando en el documento.
Al confirmar activando el botón SI, y si la venta es de contado se desplegará una ventana

donde se define la forma de pago de la factura. Si se da click en el botón Una Forma de
Pago, el sistema asumirá que es efectivo y colocará el total de la factura en la casilla del
efectivo y el cursor pasará al campo Cancela para colocar el valor cancelado por el cliente.
Si se da click en el botón Varias Formas de Pago, el usuario se podrá desplazar por cada
una de las casillas de las diferentes formas de pago para colocar los valores
correspondientes. Finalmente el cursor pasará al campo Cancela para ingresar el valor
total cancelado. Al activar el botón Volver, el usuario podrá modificar los datos
asignados en las formas de pago. Si el valor ingresado es menor al valor total de la factura,
el sistema mostrará un mensaje de alerta que le informa al usuario el valor total para poder
cancelar la factura. Al activar el botón Finalizar, aparecerá una ventana informativa con
el valor pagado, el total de la factura y el valor del cambio. Ver figura 3.1.13.

FIGURA 3.1.13
Retenciones e IVAS: Si se confirma activando el botón SI, aparecerá la ventana donde

se definen el valor del flete, si existe, y si tiene iva; y se definen los porcentajes de retención
en la fuente, retención de iva y retención de ica. Esta información solamente se visualizará
si en la configuración de permisos, en el control y manejo de usuario están activadas estas
opciones (opción <A> dentro de <opciones> del menú principal), de lo contrario el usuario
no visualizará esta ventana. Ver figura 3.1.14.
FIGURA 3.1.14
Observaciones: Aparecerá un campo texto para escribir las observaciones de la factura

de venta y el botón Aceptar para continuar. Este dato es opcional. Esta información
solamente se visualizará si en la configuración de permisos, en el control y manejo de
usuario está activada esta opción, de lo contrario el usuario no visualizará esta ventana. Ver
figura 3.1.15.

FIGURA 3.1.15.
Causación contable: En esta ventana se podrán visualizar los registros contables que
generará la factura de venta realizada. Esta información solamente se visualizará si en la
configuración de permisos, en el control y manejo de usuario está activada la opción de
visualizar cuentas, de lo contrario el usuario no visualizará esta ventana. Ver figura 3.1.16.
FIGURA 3.1.16.
Finalmente aparecerá un nuevo mensaje para decidir si se imprime el

documento. Si se confirma que no, el cursor regresará al número del documento para

ingresar una venta nueva ó regresar al menú anterior. Si se confirma que si se va a imprimir
aparece un menú con las siguientes opciones: Ver figura 1.7.19.

2. Formato Estándar: Imprime el formato predeterminado por el sistema.
Muestra la ventana con las opciones de impresión Formato (1. Carta ó 2. Media
Carta) e Impresora (1. Matriz de punto ó 2. Gráfica). Finalmente pide la selección
de la impresora.
3. Formato Preimpreso: Imprime el formato que se haya diseñado específico
para la empresa. Pide la selección de la impresora.
<ESC> CANCELAR: Regresa el cursor al número del documento.
Copiar: En la parte superior derecha de la pantalla está el botón Copiar, que le permite al
usuario repetir una factura existente con otro número. Para utilizar esta opción el usuario
debe llamar el número de la factura que ya existe y cuando se esté visualizando dicho
documento, se da click en el botón Copiar. Seguidamente, el sistema le pedirá al usuario,
ingresar el nuevo prefijo, si se maneja, y número de factura. Al lado derecho se activan los
botones de Aceptar y Cancelar. Si se ejecuta el botón Cancelar, el cursor regresará al
campo del número de la factura e ignorará el proceso realizado. Si se ejecuta el botón
Aceptar, quedará en pantalla la nueva factura y se activarán las opciones: 1. Anular ó botón
Anular Comprobante Completo, 2. Modificar ó botón Modificar/Deshacer, 3. Siguiente ó
botón 7.Cerrar y 4. Adicionar Registros, para que el usuario se disponga a trabajar en la
nueva factura generada.
Botones (Flechas) de desplazamiento: Cuando el cursor está ubicado en el número

de la factura, el usuario puede utilizar los botones de desplazamiento ubicados en la parte
superior derecha de la pantalla, para visualizar las facturas que ya existen. El primer botón
indica ir al primer registro, o sea la primera factura que exista en el mes en el cual se
encuentra ubicado el usuario. El segundo botón indica ir al registro anterior, o sea ubicarse
en la factura anterior a la que se encuentra en la pantalla. El tercer botón indica ir al
siguiente registro, o sea ubicarse en la factura siguiente a la que se encuentra en la pantalla.
El cuarto botón indica ir al final del registro, o sea ubicarse en la última factura registrada en
el mes en el que se ha ingresado a facturación.

3.2 COMPRAS
En esta opción los primeros datos que se deben ingresar son: El almacén y la caja. Si en el
control y manejo de usuarios se ha definido para cada usuario el almacén y la caja en compras,
éste no tendrá que ingresar esta información porque ya viene predefinida desde la
configuración de permisos.
Selección del almacén: Se puede digitar el código del almacén ó utilizar la búsqueda
<-><ENTER> que le activa una nueva ventana donde se visualizan los almacenes que
existen en el inventario. Y en la parte superior se indican las formas de búsqueda:
<ENTER> para buscar el almacén con una palabra clave. <FLECHAS> para desplazarse
hacia arriba ó hacia abajo y <ESC> para capturar el almacén seleccionado. Después de
capturado aparecerá el nombre del almacén al lado derecho del código.

><ENTER> que le activa una nueva ventana donde se visualizan las cajas que existen. Y
en la parte superior se indican las formas de búsqueda: <ENTER> para buscar la caja con
capturar la caja seleccionada. Después de capturado aparecerá el nombre del almacén
al lado derecho del código.
El cursor se ubica en el botón Aceptar para continuar con la compra. Si se activa el botón
Cancelar, el cursor regresará al menú anterior.
Documento: Este número contiene diez dígitos de los cuales los cuatro primeros
corresponden al año y al mes en el que se esta ingresando la compra; y los seis restantes
corresponden al contador que llevará el control de la cantidad de facturas de compra
ingresadas en el mes. También en este campo se puede utilizar la búsqueda <-
><ENTER> ó botón Buscar para accesar al listado de las compras del mes en el cual se ha
ingresado. Cuando se utiliza esta ayuda, el sistema desplegará una ventana con los
siguientes datos: Documento (Consecutivo interno), #Compra (Número de la factura
física), Fecha, Tercero (Proveedor de la compra), Nombre del proveedor; y en la parte
superior aparece un campo texto para escribir la palabra clave de búsqueda de la
factura de compra a capturar ó simplemente se selecciona la factura de compra que se
desea consultar, modificar ó anular. Cuando se haya encontrado la compra se ejecuta
un click en Aceptar ó <ESC> para confirmar el documento. Y si no se desea hacer la
captura, entonces se ejecuta un click en Cancelar y el sistema se devuelve nuevamente

al campo de captura de la referencia. También se puede utilizar las <FLECHAS> para

desplazarse hacia arriba ó hacia abajo.
# Compra: En este campo debe ir el número de la factura de compra que se va a

ingresar, ó sea, el número de la factura física que envía el proveedor. Dispone de diez
dígitos para el número de la factura. Los números que contienen menos de diez dígitos
serán llenados con ceros a la izquierda automáticamente por el programa.
Fecha: En la fecha de la venta solamente se define el día, ya que el año y el mes ya se

han seleccionado. Solamente se puede modificar el día de la fecha si el usuario tiene el
permiso activado para cambiar la fecha del documento, de lo contrario el cursor no
parará en este campo y tomará como día el actual ó según la fecha del computador.
Forma de Pago: Al lado derecho de este campo se puede dar click en la flecha para
seleccionar la forma de pago de la venta que se está ingresando, ó se puede digitar 1
para seleccionar Contado ó 2 para seleccionar Crédito, también se puede utilizar las
flechas arriba y abajo para cambiar de opción. Si se selecciona la forma de pago Crédito,
aparecerá un nuevo campo para digitar el número de días, éste por defecto viene con
30 días el cual puede ser modificado por el usuario.
Proveedor: El proveedor se puede ingresar digitando el código, el documento de

identidad ó utilizando la búsqueda <-><ENTER> con la cual aparecerá una ventana con
todos los terceros que estén clasificados como proveedor. El cursor se ubicará en el
campo texto de búsqueda para ingresar la palabra clave. A medida que el usuario vaya
escribiendo en este campo, el sistema irá filtrando la relación de proveedores, de
acuerdo a los que coincidan con la información digitada. También se puede buscar por
el documento de identidad, digitándolo en el campo Cédula ó Nit que aparece en la
parte inferior. Cuando se haya seleccionado el proveedor se da click en Aceptar ó <ESC>
para capturarlo. Si el proveedor que el usuario está buscando no aparece en la relación,
pero si está creado en el plan de terceros, el programa el mostrará un mensaje de
alerta que le indica que el tercero no está clasificado como proveedor, por lo tanto el
correspondiente.
Si el proveedor no existe, el usuario puede crearlo desde la compra, ingresando el número

del documento de identidad en el campo Proveedor seguido de la tecla <ENTER>. El
programa le mostrará un mensaje que le indica que el Tercero no existe y le pregunta si
desea crearlo. Si el usuario activa el botón No, el cursor regresa nuevamente al campo del
proveedor para ingresar ó buscar otro código. Si el usuario activa el botón Si, aparecerá la
ventana de Creación Rápida de un Tercero en donde digitará los datos personales del
proveedor:

necesario.

seleccionar el tipo de documento de identidad del proveedor que se va a crear.
2. Número del documento de identidad: Este campo ya contiene el número de
identificación del proveedor, porque el usuario lo digitó en el campo Proveedor
de la compra.
3. Tipo de Tercero: Este campo ya tiene predefinido el tipo de tercero Proveedor
porque se está creando desde la compra. Para cambiarlo se da click en la flecha
diferentes tipos.
4. Primer Apellido - Segundo Apellido – Primer Nombre - Segundo Nombre: Se
ingresa el nombre completo del proveedor. Si en el campo proveedor se digita
un nit, el sistema cambiará este campo por Razón Social para colocar el nombre
de la empresa que se está creando.
5. Fecha Nac: Se ingresa la fecha de nacimiento del proveedor en formato año,
mes, día.
6. Dirección: Se ingresa la dirección completa del proveedor. Tener en cuenta que
7. Empresa: Este dato es opcional para identificar el proveedor con el nombre de la
10. Teléfonos: Campo texto para ingresar los teléfonos del proveedor. Es un dato
opcional.
11. E-mail: Campo texto para ingresar el e-mail del proveedor. Es un dato opcional.
proveedor. Si se activa el botón Cancelar, el cursor regresará al campo proveedor
para ingresar otro dato e ignora la información digitada. Si se activa el botón
Aceptar, el proveedor quedará creado en la base de datos de terceros y el nombre
del proveedor y los datos personales aparecerán al lado derecho del código interno

que le ha asignado el sistema.
Para los usuarios a quienes se les ha asignado un proveedor específico desde la

configuración de permisos en el control y manejo de usuarios, el cursor no parará en
este campo porque ya viene predeterminado.
Transportador: En este campo siempre aparece el mismo código y el nombre del

proveedor de la compra. Cuando el transportador es diferente al proveedor y la factura
viene con flete por pagar, el usuario puede ingresar el código que identifica al
transportador en la base de datos de terceros, con el fin de causar contablemente el
flete de la compra al tercero del transportador. El transportador se puede ingresar
digitando el código, el documento de identidad ó utilizando la búsqueda <-><ENTER>
con la cual aparecerá una ventana con todos los terceros. El cursor se ubicará en el
campo texto de búsqueda para ingresar la palabra clave. A medida que el usuario vaya
escribiendo en este campo, el sistema irá filtrando la relación de terceros, de acuerdo a
los que coincidan con la información digitada. También se puede buscar por el
documento de indentidad, digitándolo en el campo Cédula ó Nit que aparece en la parte
inferior. Cuando se haya seleccionado el transportador se da click en Aceptar ó <ESC>
para capturarlo.
Si el transportador no existe, el usuario puede crearlo desde la venta, ingresando el

número del documento de identidad en el campo Transportador seguido de la tecla
<ENTER>. El programa le mostrará un mensaje que le indica que el Tercero no existe y
le pregunta si desea crearlo. Si el usuario activa el botón No, el cursor regresa
nuevamente al campo del transportador para ingresar ó buscar otro código. Si el
usuario activa el botón Si, aparecerá la ventana de Creación Rápida de un Tercero en
donde digitará los datos personales del transportador:
Nota: Para desplazarse entre los campos se utiliza la tecla Tab ó se da click en el
campo necesario.
identificación del transportador, porque el usuario lo digitó en el campo
vendedor de la venta.
14. Tipo de Tercero: Este campo ya tiene predefinido el tipo de tercero Tercero
Contable. Para cambiarlo se da click en la flecha del lado derecho y se selecciona
el tipo ó con flecha abajo va pasando por los diferentes tipos.
ingresa el nombre completo del transportador. Si en el campo transportador se
digita un nit, el sistema cambiará este campo por Razón Social para colocar el
nombre de la empresa que se está creando.

16. Fecha Nac: Se ingresa la fecha de nacimiento del transportador en formato año,
mes, día.
17. Dirección: Se ingresa la dirección completa del transportador. Tener en cuenta
que este dato es obligatorio, ya que lo exige la generación de medios
magnéticos.
18. Empresa: Este dato es opcional para identificar el transportador con el nombre
de la empresa a la que pertenece, en caso de ser persona natural.
21. Teléfonos: Campo texto para ingresar los teléfonos del transportador. Es un
dato opcional.
22. E-mail: Campo texto para ingresar el e-mail del transportador. Es un dato
opcional.
transportador. Si se activa el botón Cancelar, el cursor regresará al campo
transportador para ingresar otro dato e ignora la información digitada. Si se activa
el botón Aceptar, el transportador quedará creado en la base de datos de terceros y
el nombre del transportador aparecerá al lado derecho del código interno que le ha
asignado el sistema.
- Fecha de vencimiento: Esta fecha ya está asignada por el sistema de acuerdo a la

forma de pago que haya utilizado el usuario. Si la compra es de contado la fecha de
vencimiento será la misma fecha de la compra y si la compra es crédito, la fecha de
vencimiento se calcula de acuerdo al número de días que el usuario haya digitado.
- Fletes: En este campo, el usuario puede ingresar el valor del flete de la compra si lo
tiene. En el siguiente campo se debe ingresar el valor del costo de la factura antes
de iva. Al ingresar estos datos el sistema hará un cálculo aproximado del porcentaje
en el cual se incrementará el costo del producto, que sale de dividir el valor del flete
entre el costo de la compra antes del iva. De tal forma que a medida que se van
ingresando las referencias correspondiente a esta compra, el costo unitario quedará
incrementado con el valor del flete que le corresponde, teniendo en cuenta que el

flete en compras es un mayor valor del costo.
- Orden de compra: Para utilizar este campo debe existir previamente un documento
de orden de compra ingresado en el sistema, con la cual el usuario podrá seleccionar
los artículos y las cantidades que se van a facturar. Para llamar la orden de compra
en la compra se puede digitar el número del documento ó utilizar la búsqueda <-
><ENTER> con la cual se desplegará una ventana donde se podrán visualizar las
órdenes de compra del proveedor asignado que están pendientes por facturar. Si se
activa el botón Cancelar, el cursor regresará al formato de la compra en el siguiente
campo.
Al seleccionar la orden de compra a facturar se da click en Aceptar para confirmar el

documento. Seguidamente el sistema mostrará un mensaje que pregunta si desea
facturar todo el pedido. Si el usuario da click en Si, todos los artículos y las
cantidades del pedido serán vinculados en la factura, pero si el usuario da click en
No, aparecerá una nueva ventana con las referencias y las cantidades pedidas y el
cursor se ubicará en el campo facturar para colocar las cantidades que se incluirán
en la compra.
Al terminar de ingresar las cantidades a facturar se da click en Aceptar para vincular

los datos a la compra e inmediatamente aparecerán en la parte superior derecha las
1. Anular ó botón Anular Comprobante Completo: Para eliminar la compra

totalmente. El programa preguntará si desea eliminar el comprobante; si se da click
en Si. Si se confirma, la factura se borrará totalmente pero queda el consecutivo
disponible para volverla a ingresar y el cursor se ubicará en el campo de
Observaciones para que el usuario escriba el motivo de la anulación (Opcional),
seguidamente se da click en Aceptar y el cursor regresará al número del documento
para iniciar una compra nueva. Si se da click en No, la factura quedará guardada con
los items inicialmente ingresados.
2. Modificar ó el botón Modificar/Deshacer: El cursor se ubicará desde el día de la

fecha de la compra y el usuario podrá modificar cualquier dato de ahí en adelante.
Para modificar una referencia, se selecciona con el mouse el ítem y se ejecuta el
botón de 5.Modificar, inmediatamente el cursor se ubica en la cantidad para
permitir la modificación de los datos ingresados a dicha referencia y el botón 5.
Modificar se convierte en 5. Deshacer con el fin de reversar el cambio que se inició si
así lo desea el usuario. Para eliminar una referencia, se selecciona con el mouse el
ítem y se ejecuta el botón de 6. Eliminar y el sistema solicita una confirmación de
que se está seguro de eliminar la referencia en el documento. Si se confirma
activando el botón Si, el registro desaparecerá del documento y si se activa la
función No ó Cancelar el cursor regresa al menú de botones para seguir trabajando

en la compra. Después de modificado el registro de la referencia seleccionada, el

cursor se ubicará en una nueva ventana de Actualización de Lista de Precios para
que el usuario pueda definir los precios de venta para la referencia seleccionada y al
lado derecho se da click en Aceptar para confirmar los datos ingresados.
3. Siguiente ó botón 7. Cerrar: Cuando se haya terminado de ingresar las

confirma que No, el cursor regresa al menú de botones para seguir trabajando en el
documento.
Si se confirma activando el botón Si, aparecerá la ventana donde se definen si el

valor del flete tiene iva ó no; y se definen los porcentajes de retención en la fuente,
retención de iva y retención de ica. Esta información solamente se visualizará si en
la configuración de permisos, en el control y manejo de usuario están activadas estas
opciones, de lo contrario el usuario no visualizará esta ventana.
- Observaciones: Aparecerá un campo texto para escribir las observaciones de la

compra y el botón Aceptar para continuar. Este dato es opcional. Esta información
solamente se visualizará si en la configuración de permisos, en el control y manejo
de usuario está activada esta opción, de lo contrario el usuario no visualizará esta
ventana.
- Causación contable: En esta ventana se podrán visualizar los registros contables que
generará la compra realizada. Esta información solamente se visualizará si en la
configuración de permisos, en el control y manejo de usuario está activada la opción
de visualizar cuentas, de lo contrario el usuario no visualizará esta ventana.
- Impresión: Finalmente aparecerá un nuevo mensaje para decidir si se imprime el

documento. Si se confirma que no, el cursor regresará al número del documento
para ingresar una venta nueva ó regresar al menú anterior. Si se confirma que si se
va a imprimir aparece un menú con las siguientes opciones:
2. Formato Estándar: Imprime el formato predeterminado por el sistema. Muestra

la ventana con las opciones de impresión Formato (1. Carta ó 2. Media Carta) e
Impresora (1. Matriz de punto ó 2. Gráfica). Finalmente pide la selección de la
impresora.
3. Formato Preimpreso: Imprime el formato que se haya diseñado específico para

la empresa. Pide la selección de la impresora.

4. Adicionar Registros ó botón 4. Adicionar: Permite ingresar otras referencias en

la compra, diferentes a las existentes en la orden de compra. El cursor se ubica en el
campo de Referencia, la cual puede ser digitada ó utilizar la ayuda <-><ENTER> para
buscar los artículos.

cantidad a comprar, y con <ENTER> se va desplazando por los diferentes campos
IVA, descuento, valor unitario (Precio de compra). Después de ingresado el registro
de la referencia seleccionada, el cursor se ubicará en una nueva ventana de
Actualización de Lista de Precios para que el usuario pueda definir los precios de
venta para la referencia seleccionada y al lado derecho se da click en Aceptar para
confirmar los datos ingresados.
Inmediatamente se activa en la parte inferior izquierda el Botón 4.Guardar para

confirmar el ingreso de la referencia con el número 4, con el mouse ó con <ENTER>.
Al confirmar los datos, el botón 4. Se convierte en Adicionar, par permitir el ingreso

de mas referencias. Además se activan los botones 5. Modificar, 6. Eliminar y 7.
Cerrar, los cuales se ejecutan con el número correspondiente ó con el mouse.
El campo de orden de compra solamente se activa si en la configuración de permisos

en control y manejo de usuarios, está activada la función de manejo de orden de
compra, de lo contrario el usuario no podrá utilizar este campo en la compra.
Cuando en la compra no se vincula ninguno de los documentos antes descritos,

aparecerán dos opciones para guardar el encabezado de la compra: 1. Guardar ó botón
Nuevo/Guardar, para crear el registro de la compra e ingresar las referencias a comprar;
y 2. Deshacer ó botón Modificar/Deshacer para ignorar la información digitada y
regresar al número del documento para ingresar uno nuevo ó salir al menú anterior.

- Referencia: El cursor se ubica en el campo de Referencia, la cual puede ser digitada ó

utilizar la ayuda <-><ENTER> para busca los artículos.
artículos del almacén seleccionado con los campos de Almacén, Referencia, Nombre
del Artículo, Saldo, Precio, Subgrupo, Presentación y Código del Proveedor. Y en la
parte inferior aparece un campo texto para escribir la palabra clave de búsqueda del
artículo a capturar. Cuando se haya encontrado la referencia se ejecuta un click en
entonces se ejecuta un click en Cancelar y el sistema se devuelve nuevamente al
campo de captura de la referencia. También se puede utilizar las <FLECHAS> para
Cuando la referencia digitada en la compra no está creada, el sistema genera un

mensaje en el cual le avisa al usuario que la referencia no existe y le pregunta si
desea crearla . Si el usuario activa la función No, aparecerá un nuevo mensaje que
informa que debe seleccionar primero una referencia y el cursor regresará al campo
de referencia para digitar una nueva. Si el usuario activa la función Si, se abrirá una
nueva ventana denominada Creación Rápida de un Artículo con los siguientes
campos para ingresar la información del artículo nuevo:
1. Nombre: En este campo se ingresa el nombre de la referencia a crear.

2. Observación: Es un campo texto para escribir cualquier nota específica para la
referencia que se está creando.
3. Presentación: Aquí se coloca la unidad de manejo del artículo.
4. Código del Proveedor: En este campo se puede ingresar el código que identifica
al proveedor en la base de datos de terceros y además se puede adicionar el
código de la referencia que maneja dicho proveedor para identificar los
productos. La utilización de este campo, permite al usuario encontrar fácilmente
una referencia ya que se convierte en un código mas de identificación del
artículo con el cual se puede buscar la referencia en cualquier movimiento que lo
requiera.
5. Grupo: En este campo se ingresa el grupo al cual pertenece la referencia que se
está creando. También se puede utilizar la Búsqueda <->ENTER para desplegar la
ventana con el listado de grupos para que el usuario seleccione el grupo y con
ESC lo captura hacia la ventana de creación.
6. Subgrupo: En este campo se ingresa el subgrupo al cual pertenece la referencia
que se está creando. También se puede utilizar la Búsqueda <->ENTER para
desplegar la ventana con el listado de subgrupos para que el usuario seleccione
el subgrupo y con ESC lo captura hacia la ventana de creación.
7. Marca: En este campo se ingresa la marca a la cual pertenece la referencia que
se está creando. También se puede utilizar la Búsqueda <->ENTER para

desplegar la ventana con el listado de marcas para que el usuario seleccione la

marca y con ESC lo captura hacia la ventana de creación.
8. Stock Mínimo: Aquí el usuario puede definir cual es la cantidad mínima física
que debe tener en el inventario, la referencia que se está creando.
9. Stock Máximo: Aquí el usuario puede definir cual es la cantidad máxima física
10. Iva: Aquí se define si el artículo a crear es gravado ó excluído. Si el iva se deja en
cero, el sistema informará al usuario que está creando el artículo como excluído.
11. Tipo: En este campo se define a que tipo de inventario pertenece la referencia a
crear. (Numeral 1.8 Configuración de Tipos)
12. Exento: Si el artículo que se está creando es exento, debe ir marcado en esta
casilla para que el sistema lo clasifique al momento de liquidar iva.
13. Barras: Este campo dispone de diez y seis (16) caracteres para ingresar el código
de barras de la referencia que se está creando. Al ingresar este código, se
activará debajo del campo la opción Guardar para confirmar y aparecerá una
nueva ventana donde se van ubicando los códigos de barras que se han
asignado. Con el botón Eliminar se pueden borrar códigos de barras que ya no
utilice la referencia.
14. Finalmente se activa el botón Aceptar para terminar la creación del artículo ó
Cancelar para descartar los datos ingresados.
- Cantidad: Después de ingresada la referencia, el cursor se ubica en la cantidad para

digitar la cantidad a comprar, y con <ENTER> se va desplazando por los diferentes
campos IVA, descuento, valor unitario (Precio de compra). Inmediatamente se activa
en la parte inferior izquierda el Botón 4.Guardar para confirmar el ingreso de la
referencia con el número 4, con el mouse ó con <ENTER>.
- Lista de Precios: Después de ingresada la referencia, el cursor se ubicará en una

nueva ventana de Actualización de Lista de Precios para que el usuario pueda definir
los precios de venta para la referencia ingresada y al lado derecho se da click en
Aceptar para confirmar los datos.
Después de dar click en Aceptar, el botón 4. Se convierte en Adicionar, para permitir el

ingreso de más referencias. Además se activan los botones 5. Modificar, 6. Eliminar y 7.
Nota: Para los proveedores que se les ha asignado un descuento en el momento de la

creación del tercero (Manejo de terceros - Capítulo II), el sistema traerá
automáticamente el porcentaje del descuento y lo aplicará en las referencias
compradas.
El usuario podrá desplazarse por los campos de iva, descuento y valor unitario
solamente si en la configuración de permisos en control y manejo de usuarios, está


contrario el cursor no parará en estos campos de la compra.
Para eliminar una referencia, se selecciona con el mouse el ítem y se ejecuta el botón de
6. Eliminar y el sistema solicita una confirmación de que se está seguro de eliminar la
referencia en el documento. Si se confirma activando el botón Si, el registro
desaparecerá del documento y si se activa la función No ó Cancelar el cursor regresa al
menú de botones para seguir trabajando en el documento.
Cuando se haya terminado de ingresar las referencias, se finaliza el comprobante

activando el botón 7. Cerrar, seguidamente saldrá un mensaje que solicita confirmar si
está seguro de cerrar el documento. Si se confirma que No, el cursor regresa al menú
de botones para seguir trabajando en el documento.
Al confirmar activando el botón Si aparecerá una nueva ventana con los campos para
definir las retenciones que afectan la compra.
- Retenciones: En esta ventana se definen el valor del flete, si existe, y si tiene iva; y se
definen los porcentajes de retención en la fuente, retención de iva y retención de
ica. Esta información solamente se visualizará si en la configuración de permisos, en
el control y manejo de usuario están activadas estas opciones, de lo contrario el
usuario no visualizará esta ventana.
Finalmente aparecerá un nuevo mensaje para decidir si se imprime el documento. Si se

confirma que no, el cursor regresará al número del documento para ingresar una venta
nueva ó regresar al menú anterior. Si se confirma que si se va a imprimir aparece un
menú con las siguientes opciones:

impresora.


- Botones (Flechas) de desplazamiento: Cuando el cursor está ubicado en el número de

la factura, el usuario puede utilizar los botones de desplazamiento ubicados en la parte
superior derecha de la pantalla, para visualizar las facturas que ya existen. El primer
botón indica ir al primer registro, o sea la primera factura que exista en el mes en el cual
se encuentra ubicado el usuario. El segundo botón indica ir al registro anterior, o sea
ubicarse en la factura anterior a la que se encuentra en la pantalla. El tercer botón
indica ir al siguiente registro, o sea ubicarse en la factura siguiente a la que se encuentra
en la pantalla. El cuarto botón indica ir al final del registro, o sea ubicarse en la última
factura registrada en el mes en el que se ha ingresado a facturación.
3.8 SALIDA POR REQUISICION

La Salida por Requisición es un documento que descarga cantidades del inventario, por
conceptos diferentes a la venta. Ej: Salida por averías, Salida por obsequio, Salida por garantía,
etc. Estos conceptos deben estar predefinidos antes de entrar a realizar este tipo de
documento. (Numeral 1.C)
Selección del almacén: Se puede digitar el código del almacén ó utilizar la búsqueda <-
><ENTER> que le activa una nueva ventana donde se visualizan los almacenes que
existen en el inventario. Y en la parte superior se indican las formas de búsqueda: <ENTER>
para buscar el almacén con una palabra clave. <FLECHAS> para desplazarse hacia
arriba ó hacia abajo y <ESC> para capturar el almacén seleccionado. Después de capturado
aparecerá el nombre del almacén al lado derecho del código.

en la parte superior se indican las formas de búsqueda: <ENTER> para buscar la caja con una
palabra clave. <FLECHAS> para desplazarse hacia arriba ó hacia abajo y <ESC> para capturar
la caja seleccionada. Después de capturado aparecerá el nombre del almacén al lado
derecho del código.
El cursor se ubica en el botón Aceptar para continuar con la salida por requisición. Si se
activa el botón Cancelar, el cursor regresará al menú anterior.

Documento: El número del documento es un consecutivo automático que lleva el

programa, e inicia en 0000000001. Si al ingresar por primera vez se digita otro número, el
programa cogerá el nuevo consecutivo y lo seguirá calculando de acuerdo al número
ingresado. Este número sólo se puede modificar si el usuario tiene el permiso activado para
cambiar el número de documento, de lo contrario el cursor no parará en este campo y el
documento quedará con el número asignado por el programa. Con las ayudas <-><ENTER>
ó botón Buscar, el usuario puede capturar un documento que ya existe para
modificarlo ó adicionarle artículos.
Fecha: En la fecha de la salida por requisición solamente se define el día, ya que el año y el
mes ya se han seleccionado. Solamente se puede modificar el día de la fecha si el usuario
tiene el permiso activado para cambiar la fecha del documento, de lo contrario el cursor no
parará en este campo y tomará como día el actual ó según la fecha del computador.
Cliente: El cliente se puede ingresar digitando el código, el documento de identidad ó

utilizando la búsqueda <-><ENTER> con la cual aparecerá una ventana con todos los
terceros que estén clasificados como clientes. El cursor se ubicará en el campo texto de
búsqueda para ingresar la palabra clave. A medida que el usuario vaya escribiendo en este
campo, el sistema irá filtrando la relación de clientes, de acuerdo a los que coincidan con la
información digitada. También se puede buscar por el documento de identidad, digitándolo
en el campo Cédula ó Nit que aparece en la parte inferior. Cuando se haya seleccionado el
cliente se da click en Aceptar ó <ESC> para capturarlo. Si el cliente que el usuario está
buscando no aparece en la relación, pero si está creado en el plan de terceros, el programa
el mostrará un mensaje de alerta que le indica que el tercero no está clasificado como
cliente, por lo tanto el usuario debe remitirse al plan de terceros (Capítulo II) para hacer la
modificación correspondiente.
Si el cliente no existe, el usuario puede crearlo desde la venta, ingresando el número del
documento de identidad en el campo Cliente seguido de la tecla <ENTER> . El
cliente para ingresar ó buscar otro código. Si el usuario activa el botón Si, aparecerá la
cliente:
necesario.



identificación del vendedor, porque el usuario lo digitó en el campo vendedor de la
venta.
porque se está creando desde la venta. Para cambiarlo se da click en la flecha del
lado derecho y se selecciona el tipo ó con flecha abajo va pasando por los diferentes
tipos.
Nombre: Se ingresa el nombre completo del vendedor. Si en el campo vendedor se
digita un NIT, el sistema cambiará este campo por Razón Social para colocar el
año, mes, día.
7. Empresa: Este dato es opcional para identificar el vendedor con el nombre de la
8. Ciudad: Las ciudades están codificadas de acuerdo a la base de datos del Dane. Si
el usuario sabe el código de la ciudad que desea ingresar, puede digitarlo ó utilizar la
búsqueda <-><ENTER> con la cual se desplegará una ventana que contiene la
codificación de todas las ciudades del país y el cursor se ubica en el campo de
búsqueda para digitar el dato por el cual se quiere ubicar la ciudad. Se puede buscar
por código, por nombre de la ciudad ó por departamento. A medida que el usuario
va escribiendo la clave de búsqueda, el sistema va filtrando la base de datos con las
ciudades que coincidan con el dato digitado. Al encontrar la ciudad, se selecciona y
se activa el botón Aceptar para capturarla.
9. Tipo de Negocio: Aquí se selecciona el tipo de negocio, según la configuración de
los Tipos de Negocio en parámetros (Numeral 1.E). Si la empresa no utilizó esta
opción, este campo se deja en blanco.
opcional.
Finalmente se activan los botones Aceptar y Cancelar para confirmar la creación del cliente.
Si se activa el botón Cancelar, el cursor regresará al campo cliente para ingresar otro dato e
ignora la información digitada. Si se activa el botón Aceptar, el cliente quedará creado en la
base de datos de terceros y el nombre del cliente y los datos personales aparecerán al lado
derecho del código interno que le ha asignado el sistema.
Para los usuarios a quienes se les ha asignado un cliente específico desde la configuración de

permisos en el control y manejo de usuarios, el cursor no parará en este campo porque ya

Vendedor: El vendedor se puede ingresar digitando el código, el documento de identidad

ó utilizando la búsqueda <-><ENTER> con la cual aparecerá una ventana con todos los
terceros que estén clasificados como vendedores. El cursor se ubicará en el campo texto de
búsqueda para ingresar la palabra clave. A medida que el usuario vaya escribiendo en este
campo, el sistema irá filtrando la relación de vendedores, de acuerdo a los que coincidan
con la información digitada. También se puede buscar por el documento de identidad,
digitándolo en el campo Cédula ó Nit que aparece en la parte inferior. Cuando se haya
seleccionado el vendedor se da click en Aceptar ó <ESC> para capturarlo. Si el vendedor
que el usuario está buscando no aparece en la relación, pero si está creado en el plan de
terceros, el programa mostrará un mensaje de alerta que le indica que el tercero no está
clasificado como vendedor, por lo tanto el usuario debe remitirse al plan de terceros
(Capítulo II) para hacer la modificación correspondiente.
Si el vendedor no existe, el usuario puede crearlo desde la venta, ingresando el número del
documento de identidad en el campo Vendedor seguido de la tecla <ENTER> . El
vendedor para ingresar ó buscar otro código. Si el usuario activa el botón Si, aparecerá la
vendedor:
necesario.

2. Número del documento de identidad: Este campo ya contiene el número
de identificación del vendedor, porque el usuario lo digitó en el campo vendedor
de la venta.
diferentes tipos.
Nombre: Se ingresa el nombre completo del vendedor. Si en el campo
vendedor se digita un NIT, el sistema cambiará este campo por Razón Social para
colocar el nombre de la empresa que se está creando.

año, mes, día.

7. Empresa: Este dato es opcional para identificar el vendedor con el nombre de
la empresa a la que pertenece, en caso de ser persona natural.
opcional.
vendedor. Si se activa el botón Cancelar, el cursor regresará al campo vendedor para ingresar
otro dato e ignora la información digitada. Si se activa el botón Aceptar, el vendedor quedará
creado en la base de datos de terceros y el nombre del vendedor aparecerá al lado derecho del
código interno que le ha asignado el sistema.
Nota: Para los clientes que se les ha asignado el vendedor en el momento de la creación del
tercero (Manejo de terceros - Capítulo II), el sistema traerá automáticamente el
vendedor.
Para los usuarios a quienes se les ha asignado un vendedor específico desde la configuración de
permisos en el control y manejo de usuarios, el cursor no parará en este campo porque ya
Seguidamente aparecerán dos opciones para guardar el encabezado de la salida por

requisición: 1. Guardar ó botón Nuevo/Guardar, para crear el registro de la salida e
ingresar las referencias; y 2. Deshacer ó botón Modificar/Deshacer para ignorar la
información digitada y regresar al número del documento para ingresar uno nuevo ó salir al
menú anterior.

almacén seleccionado con los campos de Almacén, Referencia, Nombre del Artículo, Saldo,
Precio, Subgrupo, Presentación y Código del Proveedor. Y en la parte inferior aparece un
campo texto para escribir la palabra clave de búsqueda del artículo a capturar. Cuando se haya
encontrado la referencia se ejecuta un click en Aceptar ó <ESC> para confirmar la referencia. Y
si no se desea hacer la captura, entonces se ejecuta un click en Cancelar y el sistema se
devuelve nuevamente al campo de captura de la referencia. También se puede utilizar las
Después de ingresada la referencia, el cursor se ubica en la cantidad para digitar la cantidad de

la salida, y con <ENTER> se va desplazando por los diferentes campos IVA, descuento,
valor unitario (Costo). Inmediatamente se activa en la parte inferior izquierda el Botón
4.Guardar para confirmar el ingreso de la referencia con el número 4, con el mouse ó con
<ENTER>.
Al confirmar los datos, aparecerá un renglón adicional de texto para hacer una descripción del
item que se acaba de facturar, después de dar click en Aceptar, el botón 4. Se convierte en
Adicionar, para permitir el ingreso de más referencias. Además se activan los botones 5.
Modificar, 6. Eliminar y 7. Cerrar, los cuales se ejecutan con el número correspondiente ó con el
mouse.
El usuario podrá desplazarse por los campos de iva, descuento y valor unitario solamente
si en la configuración de permisos en control y manejo de usuarios, está activada la función de
manejo de iva, descuento y captura de valor unitario, de lo contrario el cursor no parará en
estos campos de la salida por requisición.
modificación de los datos ingresados a dicha referencia y el botón 5. Modificar se convierte
en 5. Deshacer con el fin de reversar el cambio que se inició.
para seguir trabajando en el documento.
Cerrar Documento: Cuando se haya terminado de ingresar las referencias, se finaliza el

comprobante activando el botón 7. Cerrar, seguidamente saldrá un mensaje que solicita

confirmar si está seguro de cerrar el documento. Si se confirma que No, el cursor regresa al
Observaciones: Aparecerá un campo texto para escribir las observaciones de la salida por
requisición y el botón Aceptar para continuar. Este dato es opcional. Esta información
solamente se visualizará si en la configuración de permisos, en el control y manejo de
usuario está activada esta opción, de lo contrario el usuario no visualizará esta ventana.
Tipo de Requisición: En esta ventana, el usuario debe seleccionar el tipo de salida. Estos
conceptos deben estar predefinidos (Numeral 1.C). Luego se ejecuta el botón Cerrar y el
sistema mostrará un mensaje para confirmar que se ha seleccionado el tipo de salida
correcto. Si el usuario ejecuta la respuesta NO, el cursor regresará al menú de conceptos
para seleccionar otro.
Causación contable: En esta ventana se podrán visualizar los registros contables que
generará la requisición de salida realizada. Esta información solamente se visualizará si en
la configuración de permisos, en el control y manejo de usuario está activada la opción de
visualizar cuentas, de lo contrario el usuario no visualizará esta ventana.
Impresión del Documento: Finalmente aparecerá un nuevo mensaje para decidir si se

imprime el documento. Si se confirma que NO, el cursor regresará al número del
documento para ingresar una salida por requisición nueva ó regresar al menú anterior. Si se
confirma que SI se va a imprimir aparece un menú con las siguientes opciones:

impresora.
Botones (Flechas) de desplazamiento: Cuando el cursor está ubicado en el número

de la factura, el usuario puede utilizar los botones de desplazamiento ubicados en la parte
superior derecha de la pantalla, para visualizar las facturas que ya existen. El primer botón
indica ir al primer registro, o sea la primera factura que exista en el mes en el cual se
encuentra ubicado el usuario. El segundo botón indica ir al registro anterior, o sea ubicarse
en la factura anterior a la que se encuentra en la pantalla. El tercer botón indica ir al

siguiente registro, o sea ubicarse en la factura siguiente a la que se encuentra en la pantalla.

El cuarto botón indica ir al final del registro, o sea ubicarse en la última factura registrada en
el mes en el que se ha ingresado a facturación.
3.9 ENTRADA POR REQUISICION

control y manejo de usuarios se ha definido para cada usuario el almacén y la caja en
requisiciones de entrada, éste no tendrá que ingresar esta información porque ya viene
predefinida desde la configuración de permisos.
- Selección del almacén: Se puede digitar el código del almacén ó utilizar la búsqueda <-
- Selección de la caja: Se puede digitar el código de la caja ó utilizar la búsqueda <-

><ENTER> que le activa una nueva ventana donde se visualizan las cajas que existen.
Y en la parte superior se indican las formas de búsqueda: <ENTER> para buscar la
caja con una palabra clave. <FLECHAS> para desplazarse hacia arriba ó hacia abajo y
<ESC> para capturar la caja seleccionada. Después de capturado aparecerá el
El cursor se ubica en el botón Aceptar para continuar con la entrada. Si se activa el

botón Cancelar, el cursor regresará al menú anterior.
- Prefijo: El prefijo está definido en el momento en que se crea la caja (Numeral 1.D),
por lo tanto si no se asignaron prefijos a los documentos, éste permanecerá en
blanco.
- Documento: El número del documento es un consecutivo automático que lleva el

programa e inicia en 0000000001. Si al ingresar por primera vez se digita otro
número, el programa cogerá el nuevo consecutivo y lo seguirá calculando de
acuerdo al número ingresado. Este número sólo se puede modificar si el usuario
tiene el permiso activado para cambiar el número de documento, de lo contrario el
cursor no parará en este campo y el documento quedará con el número asignado
por el programa. Con las ayudas <-><ENTER> ó botón Buscar, el usuario puede
capturar un documento que ya existe para modificarlo ó adicionarle artículos.

- Fecha: En la fecha de la entrada solamente se define el día, ya que el año y el mes ya

se han seleccionado. Solamente se puede modificar el día de la fecha si el usuario
tiene el permiso activado para cambiar la fecha del documento, de lo contrario el
cursor no parará en este campo y tomará como día el actual ó según la fecha del
computador.
- Proveedor: El proveedor se puede ingresar digitando el código, el documento de

con todos los terceros que estén clasificados como proveedor. El cursor se ubicará
en el campo texto de búsqueda para ingresar la palabra clave. A medida que el
usuario vaya escribiendo en este campo, el sistema irá filtrando la relación de
proveedores, de acuerdo a los que coincidan con la información digitada. También
se puede buscar por el documento de identidad, digitándolo en el campo Cédula ó
Nit que aparece en la parte inferior. Cuando se haya seleccionado el proveedor se
da click en Aceptar ó <ESC> para capturarlo. Si el proveedor que el usuario está
buscando no aparece en la relación, pero si está creado en el plan de terceros, el
programa le mostrará un mensaje de alerta que le indica que el tercero no está
clasificado como proveedor, por lo tanto el usuario debe remitirse al plan de
terceros (Capítulo II) para hacer la modificación correspondiente.
Si el proveedor no existe, el usuario puede crearlo desde la entrada, ingresando el

número del documento de identidad en el campo Proveedor seguido de la tecla
<ENTER>. El programa le mostrará un mensaje que le indica que el Tercero no existe
y le pregunta si desea crearlo. Si el usuario activa el botón No, el cursor regresa
nuevamente al campo del proveedor para ingresar ó buscar otro código. Si el
donde digitará los datos personales del proveedor:
campo necesario.

seleccionar el tipo de documento de identidad del proveedor que se va a
crear.
identificación del proveedor, porque el usuario lo digitó en el campo
Proveedor de la compra.
3. Tipo de Tercero: Este campo ya tiene predefinido el tipo de tercero
Proveedor porque se está creando desde la compra. Para cambiarlo se da
click en la flecha del lado derecho y se selecciona el tipo ó con flecha abajo va
pasando por los diferentes tipos.
ingresa el nombre completo del proveedor. Si en el campo proveedor se

mes, día.
6. Dirección: Se ingresa la dirección completa del proveedor. Tener en cuenta
magnéticos.
7. Empresa: Este dato es opcional para identificar el proveedor con el nombre
8. Ciudad: Las ciudades están codificadas de acuerdo a la base de datos del
Dane. Si el usuario sabe el código de la ciudad que desea ingresar, puede
digitarlo ó utilizar la búsqueda <-><ENTER> con la cual se desplegará una
ventana que contiene la codificación de todas las ciudades del país y el cursor
se ubica en el campo de búsqueda para digitar el dato por el cual se quiere
ubicar la ciudad. Se puede buscar por código, por nombre de la ciudad ó por
departamento. A medida que el usuario va escribiendo la clave de búsqueda,
el sistema va filtrando la base de datos con las ciudades que coincidan con el
dato digitado. Al encontrar la ciudad, se selecciona y se activa el botón
Aceptar para capturarla.
de los Tipos de Negocio en parámetros (Numeral 1.E). Si la empresa no
utilizó esta opción, este campo se deja en blanco.
10. Teléfonos: Campo texto para ingresar los teléfonos del proveedor. Es un
dato opcional.
11. E-mail: Campo texto para ingresar el e-mail del proveedor. Es un dato
opcional.
Finalmente se activan los botones Aceptar y Cancelar para confirmar la creación del proveedor.
Si se activa el botón Cancelar, el cursor regresará al campo proveedor para ingresar otro dato e
ignora la información digitada. Si se activa el botón Aceptar, el proveedor quedará creado en la
base de datos de terceros y el nombre del proveedor y los datos personales aparecerán al lado
Para los usuarios a quienes se les ha asignado un proveedor específico desde la configuración
de permisos en el control y manejo de usuarios, el cursor no parará en este campo porque ya
Después de ingresado el proveedor, aparecerán dos opciones para guardar el encabezado de la

entrada: 1. Guardar ó botón Nuevo/Guardar, para crear el registro de la entrada e ingresar las
referencias; y 2. Deshacer ó botón Modificar/Deshacer para ignorar la información digitada y

Cuando la referencia digitada en la entrada no está creada, el sistema genera un

mensaje en el cual le avisa al usuario que la referencia no existe y le pregunta si
desea crearla. Si el usuario activa la función No, aparecerá un nuevo mensaje que
informa que debe seleccionar primero una referencia y el cursor regresará al campo
de referencia para digitar una nueva. Si el usuario activa la función Si, se abrirá una
nueva ventana denominada Creación Rápida de un Artículo con los siguientes
campos para ingresar la información del artículo nuevo:
1. Nombre: En este campo se ingresa el nombre de la referencia a crear.

2. Observación: Es un campo texto para escribir cualquier nota específica para la
referencia que se está creando.
3. Presentación: Aquí se coloca la unidad de manejo del artículo.
4. Código del Proveedor: En este campo se puede ingresar el código que identifica
al proveedor en la base de datos de terceros y además se puede adicionar el
código de la referencia que maneja dicho proveedor para identificar los
productos. La utilización de este campo, permite al usuario encontrar fácilmente
una referencia ya que se convierte en un código mas de identificación del
artículo con el cual se puede buscar la referencia en cualquier movimiento que lo
requiera.
5. Grupo: En este campo se ingresa el grupo al cual pertenece la referencia que se
está creando. También se puede utilizar la Búsqueda <->ENTER para desplegar la
ventana con el listado de grupos para que el usuario seleccione el grupo y con
ESC lo captura hacia la ventana de creación.
6. Subgrupo: En este campo se ingresa el subgrupo al cual pertenece la referencia
que se está creando. También se puede utilizar la Búsqueda <->ENTER para
desplegar la ventana con el listado de subgrupos para que el usuario seleccione
el subgrupo y con ESC lo captura hacia la ventana de creación.
7. Marca: En este campo se ingresa la marca a la cual pertenece la referencia que
se está creando. También se puede utilizar la Búsqueda <->ENTER para
desplegar la ventana con el listado de marcas para que el usuario seleccione la
marca y con ESC lo captura hacia la ventana de creación.

8. Stock Mínimo: Aquí el usuario puede definir cual es la cantidad mínima física
9. Stock Máximo: Aquí el usuario puede definir cual es la cantidad máxima física
10. Iva: Aquí se define si el artículo a crear es gravado ó excluido. Si el iva se deja en
cero, el sistema informará al usuario que está creando el artículo como excluido.
11. Tipo: En este campo se define a que tipo de inventario pertenece la referencia a
crear. (Numeral 1.8 Configuración de Tipos)
12. Exento: Si el artículo que se está creando es exento, debe ir marcado en esta
casilla para que el sistema lo clasifique al momento de liquidar iva.
13. Barras: Este campo dispone de diez y seis (16) caracteres para ingresar el código
de barras de la referencia que se está creando. Al ingresar este código, se
activará debajo del campo la opción Guardar para confirmar y aparecerá una
nueva ventana donde se van ubicando los códigos de barras que se han
asignado. Con el botón Eliminar se pueden borrar códigos de barras que ya no
utilice la referencia.
14. Finalmente se activa el botón Aceptar para terminar la creación del artículo ó
Cancelar para descartar los datos ingresados.

digitar la cantidad a comprar, y con <ENTER> se va desplazando por los diferentes
campos IVA, descuento, valor unitario (Precio de compra). Inmediatamente se activa
en la parte inferior izquierda el Botón 4.Guardar para confirmar el ingreso de la
referencia con el número 4, con el mouse ó con <ENTER>.
- Iva: En este campo se visualiza la tarifa de iva con la cual fue creada la referencia. El
cursor se detiene en este campo, solamente cuando el usuario tiene permiso para
modificar el iva.
- Descuento: En este campo se ingresará el descuento en porcentaje para la

referencia que se está ingresando. Cuando en la creación del proveedor se ha
asignado un descuento, éste aparecerá automáticamente en el momento de hacer el
movimiento. El cursor se detiene en este campo, solamente cuando el usuario tiene
permiso para modificar el descuento.
- Valor Unitario: En este campo se ingresa el costo del artículo. El cursor se detiene en
este campo, solamente cuando el usuario tiene permiso para modificar el valor
unitario.
Después de dar click en Guardar, el botón 4. Se convierte en Adicionar, para permitir el


Nota: Para los proveedores que se les ha asignado un descuento en el momento de la

automáticamente el porcentaje del descuento y lo aplicará en las referencias
compradas.
contrario el cursor no parará en estos campos de la compra.

Al confirmar activando el botón Si aparecerá una nueva ventana con los campos para
definir las retenciones que afectan la compra.
1. Anular ó botón Anular Comprobante Completo: Para eliminar la compra

en Si. Si se confirma, la factura se borrará totalmente pero queda el consecutivo
para iniciar una compra nueva. Si se da click en No, la factura quedará guardada con
los items inicialmente ingresados.

fecha de la compra y el usuario podrá modificar cualquier dato de ahí en adelante.


en la compra. Después de modificado el registro de la referencia seleccionada, el
cursor se ubicará en una nueva ventana de Actualización de Lista de Precios para

documento.
Si se confirma activando el botón Si, aparecerá la ventana donde se definen si el

valor del flete tiene iva ó no; y se definen los porcentajes de retención en la fuente,
retención de iva y retención de ica. Esta información solamente se visualizará si en
la configuración de permisos, en el control y manejo de usuario están activadas estas
opciones, de lo contrario el usuario no visualizará esta ventana.
- Observaciones: Aparecerá un campo texto para escribir las observaciones de la

compra y el botón Aceptar para continuar. Este dato es opcional. Esta información
solamente se visualizará si en la configuración de permisos, en el control y manejo
de usuario está activada esta opción, de lo contrario el usuario no visualizará esta
ventana.
generará la compra realizada. Esta información solamente se visualizará si en la
configuración de permisos, en el control y manejo de usuario está activada la opción
de visualizar cuentas, de lo contrario el usuario no visualizará esta ventana.


impresora.

4. Adicionar Registros ó botón 4. Adicionar: Permite ingresar otras referencias en

la compra, diferentes a las existentes en la orden de compra. El cursor se ubica en el
campo de Referencia, la cual puede ser digitada ó utilizar la ayuda <-><ENTER> para
buscar los artículos.

cantidad a comprar, y con <ENTER> se va desplazando por los diferentes campos
IVA, descuento, valor unitario (Precio de compra). Después de ingresado el registro
de la referencia seleccionada, el cursor se ubicará en una nueva ventana de
Actualización de Lista de Precios para que el usuario pueda definir los precios de
venta para la referencia seleccionada y al lado derecho se da click en Aceptar para
confirmar los datos ingresados.


El campo de orden de compra solamente se activa si en la configuración de permisos

en control y manejo de usuarios, está activada la función de manejo de orden de

compra, de lo contrario el usuario no podrá utilizar este campo en la compra.
- Retenciones: En esta ventana se definen el valor del flete, si existe, y si tiene iva; y se
definen los porcentajes de retención en la fuente, retención de iva y retención de
ica. Esta información solamente se visualizará si en la configuración de permisos, en
el control y manejo de usuario están activadas estas opciones, de lo contrario el
usuario no visualizará esta ventana.


impresora.

- Botones (Flechas) de desplazamiento: Cuando el cursor está ubicado en el número de

la factura, el usuario puede utilizar los botones de desplazamiento ubicados en la parte
superior derecha de la pantalla, para visualizar las facturas que ya existen. El primer
botón indica ir al primer registro, o sea la primera factura que exista en el mes en el cual
se encuentra ubicado el usuario. El segundo botón indica ir al registro anterior, o sea
ubicarse en la factura anterior a la que se encuentra en la pantalla. El tercer botón
indica ir al siguiente registro, o sea ubicarse en la factura siguiente a la que se encuentra
en la pantalla. El cuarto botón indica ir al final del registro, o sea ubicarse en la última
factura registrada en el mes en el que se ha ingresado a facturación.

3.A SALIDA POR PRESTAMO

La Salida por Préstamo es un documento que descarga cantidades del inventario, por conceptos
tales como préstamos de mercancía, descargue de materia prima, salida por averías, salida por
obsequio, salida por garantía, etc… Estos conceptos deben estar predefinidos antes de entrar a
realizar este tipo de documento. (Numeral 1.C)
existen en el inventario. Y en la parte superior se indican las formas de búsqueda: <-
><ENTER> para buscar el almacén con una palabra clave. <FLECHAS> para desplazarse

en la parte superior se indican las formas de búsqueda: <ENTER> para buscar la caja con
capturar la caja seleccionada. Después de capturado aparecerá el nombre del almacén
al lado derecho del código.
El cursor se ubica en el botón Aceptar para continuar con la salida por préstamo. Si se
activa el botón Cancelar, el cursor regresará al menú anterior.
- Prefijo: El prefijo está definido en el momento en se crea la caja (Numeral 1.D), por
lo tanto si no se asignaron prefijos a los documentos, éste permanecerá en blanco.

programa, e inicia en 0000000001. Si al ingresar por primera vez se digita otro
- Fecha: En la fecha de la salida por préstamo solamente se define el día, ya que el año
y el mes ya se han seleccionado. Solamente se puede modificar el día de la fecha si
el usuario tiene el permiso activado para cambiar la fecha del documento, de lo
contrario el cursor no parará en este campo y tomará como día el actual ó según la
fecha del computador.

- Cliente: El cliente se puede ingresar digitando el código, el documento de identidad

ó utilizando la búsqueda <-><ENTER> con la cual aparecerá una ventana con todos
los terceros que estén clasificados como clientes. El cursor se ubicará en el campo
texto de búsqueda para ingresar la palabra clave. A medida que el usuario vaya
escribiendo en este campo, el sistema irá filtrando la relación de clientes, de acuerdo
a los que coincidan con la información digitada. También se puede buscar por el
documento de identidad, digitándolo en el campo Cédula ó Nit que aparece en la
parte inferior. Cuando se haya seleccionado el cliente se da click en Aceptar ó <ESC>
para capturarlo. Si el cliente que el usuario está buscando no aparece en la relación,
pero si está creado en el plan de terceros, el programa el mostrará un mensaje de
alerta que le indica que el tercero no está clasificado como cliente, por lo tanto el
correspondiente.
Si el cliente no existe, el usuario puede crearlo desde la venta, ingresando el número

del documento de identidad en el campo Cliente seguido de la tecla <ENTER>. El
programa le mostrará un mensaje que le indica que el Tercero no existe y le
pregunta si desea crearlo. Si el usuario activa el botón No, el cursor regresa
nuevamente al campo del cliente para ingresar ó buscar otro código. Si el usuario
activa el botón Si, aparecerá la ventana de Creación Rápida de un Tercero en donde
digitará los datos personales del cliente:
campo necesario.
1. Tipo de documento: Dando click en la flecha ó con flecha abajo puede seleccionar
el tipo de documento de identidad del cliente que se va a crear.

identificación del cliente, porque el usuario lo digitó en el campo cliente de la
venta.
3. Tipo de Tercero: Este campo ya tiene predefinido el tipo de tercero Cliente

diferentes tipos.

Nombre: Se ingresa el nombre completo del cliente. Si en el campo cliente se

9. Fecha de nacimiento: Se ingresa la fecha de nacimiento del cliente en formato

año, mes, día.
10. Dirección: Se ingresa la dirección completa del cliente. Tener en cuenta que este
dato es obligatorio, ya que lo exige la generación de medios magnéticos.
11. Empresa: Este dato es opcional para identificar el cliente con el nombre de la

9. Teléfonos: Campo texto para ingresar los teléfonos del cliente. Es un dato
opcional.
10. E-mail: Campo texto para ingresar el e-mail del cliente. Es un dato opcional.
cliente. Si se activa el botón Cancelar, el cursor regresará al campo cliente para
ingresar otro dato e ignora la información digitada. Si se activa el botón Aceptar, el
cliente quedará creado en la base de datos de terceros y el nombre del cliente y los
datos personales aparecerán al lado derecho del código interno que le ha asignado
el sistema.
Para los usuarios a quienes se les ha asignado un cliente específico desde la

- Vendedor: El vendedor se puede ingresar digitando el código, el documento de

con todos los terceros que estén clasificados como vendedores. El cursor se ubicará


vendedores, de acuerdo a los que coincidan con la información digitada. También se
puede buscar por el documento de identidad, digitándolo en el campo Cédula ó Nit
que aparece en la parte inferior. Cuando se haya seleccionado el vendedor se da
click en Aceptar ó <ESC> para capturarlo. Si el vendedor que el usuario está
programa el mostrará un mensaje de alerta que le indica que el tercero no está
clasificado como vendedor, por lo tanto el usuario debe remitirse al plan de terceros
(Capítulo II) para hacer la modificación correspondiente.
Si el vendedor no existe, el usuario puede crearlo desde la venta, ingresando el

número del documento de identidad en el campo Vendedor seguido de la tecla
nuevamente al campo del vendedor para ingresar ó buscar otro código. Si el usuario
activa el botón Si, aparecerá la ventana de Creación Rápida de un Tercero en donde
digitará los datos personales del vendedor:
campo necesario.


identificación del vendedor, porque el usuario lo digitó en el campo vendedor de
la venta.

diferentes tipos.

ingresa el nombre completo del vendedor. Si en el campo vendedor se digita un
nit, el sistema cambiará este campo por Razón Social para colocar el nombre de
la empresa que se está creando.
5. Fecha de Nacimiento: Se ingresa la fecha de nacimiento del vendedor en formato

año, mes, día.


7. Empresa: Este dato es opcional para identificar el vendedor con el nombre de la


opcional.
vendedor. Si se activa el botón Cancelar, el cursor regresará al campo vendedor
para ingresar otro dato e ignora la información digitada. Si se activa el botón
Aceptar, el vendedor quedará creado en la base de datos de terceros y el nombre
del vendedor aparecerá al lado derecho del código interno que le ha asignado el
sistema.
Nota: Para los clientes que se les ha asignado el vendedor en el momento de la

automáticamente el vendedor.
Para los usuarios a quienes se les ha asignado un vendedor específico desde la

Seguidamente aparecerán dos opciones para guardar el encabezado de la salida por

préstamo: 1. Guardar ó botón Nuevo/Guardar, para crear el registro de la salida e
ingresar las referencias; y 2. Deshacer ó botón Modificar/Deshacer para ignorar la
información digitada y regresar al número del documento para ingresar uno nuevo ó
salir al menú anterior.



digitar la cantidad de la salida, y con <ENTER> se va desplazando por los diferentes
campos IVA, descuento, valor unitario (Costo). Inmediatamente se activa en la parte
inferior izquierda el Botón 4.Guardar para confirmar el ingreso de la referencia con
el número 4, con el mouse ó con <ENTER>.
contrario el cursor no parará en estos campos de la salida por requisición.

- Observaciones: Aparecerá un campo texto para escribir las observaciones de la salida

por requisición y el botón Aceptar para continuar. Este dato es opcional. Esta

información solamente se visualizará si en la configuración de permisos, en el control y

manejo de usuario está activada esta opción, de lo contrario el usuario no visualizará
esta ventana.
- Tipo de Préstamo: En esta ventana, el usuario debe seleccionar el tipo de salida. Estos
conceptos deben estar predefinidos (Numeral 1.C). Luego se ejecuta el botón Cerrar y el
sistema mostrará un mensaje para confirmar que se ha seleccionado el tipo de salida
correcto. Si el usuario ejecuta la respuesta No, el cursor regresará al menú de
conceptos para seleccionar otro.
generará la requisición de salida realizada. Esta información solamente se visualizará si
en la configuración de permisos, en el control y manejo de usuario está activada la
opción de visualizar cuentas, de lo contrario el usuario no visualizará esta ventana.

para ingresar una salida por requisición nueva ó regresar al menú anterior. Si se
confirma que si se va a imprimir aparece un menú con las siguientes opciones:

3. Formato Pre-impreso: Imprime el formato que se haya diseñado específico para la

- Botones (Flechas) de desplazamiento: Cuando el cursor está ubicado en el número del

documento, el usuario puede utilizar los botones de desplazamiento ubicados en la
parte superior derecha de la pantalla, para visualizar los documentos que ya existen. El
primer botón indica ir al primer registro, o sea al primer documento que exista en el mes
en el cual se encuentra ubicado el usuario. El segundo botón indica ir al registro
anterior, o sea ubicarse en el documento anterior al que se encuentra en la pantalla. El
tercer botón indica ir al siguiente registro, o sea ubicarse en el documento siguiente al
que se encuentra en la pantalla. El cuarto botón indica ir al final del registro, o sea
ubicarse en el último documento registrado en el mes en el que se ha ingresado a la

salida por préstamo.
3.B ENTRADA POR PRESTAMO

control y manejo de usuarios se ha definido para cada usuario el almacén y la caja en préstamos
de entrada, éste no tendrá que ingresar esta información porque ya viene predefinida desde la
configuración de permisos.

><ENTER> que le activa una nueva ventana donde se visualizan las cajas que existen.
Y en la parte superior se indican las formas de búsqueda: <ENTER> para buscar la
caja con una palabra clave. <FLECHAS> para desplazarse hacia arriba ó hacia abajo y
<ESC> para capturar la caja seleccionada. Después de capturado aparecerá el
El cursor se ubica en el botón Aceptar para continuar con la entrada. Si se activa el

botón Cancelar, el cursor regresará al menú anterior.
- Prefijo: El prefijo está definido en el momento en que se crea la caja (Numeral 1.D),
por lo tanto si no se asignaron prefijos a los documentos, éste permanecerá en
blanco.

programa e inicia en 0000000001. Si al ingresar por primera vez se digita otro
- Fecha: En la fecha de la entrada solamente se define el día, ya que el año y el mes ya

se han seleccionado. Solamente se puede modificar el día de la fecha si el usuario

tiene el permiso activado para cambiar la fecha del documento, de lo contrario el
cursor no parará en este campo y tomará como día el actual ó según la fecha del
computador.
- Proveedor: El proveedor se puede ingresar digitando el código, el documento de

con todos los terceros que estén clasificados como proveedor. El cursor se ubicará
proveedores, de acuerdo a los que coincidan con la información digitada. También
se puede buscar por el documento de identidad, digitándolo en el campo Cédula ó
Nit que aparece en la parte inferior. Cuando se haya seleccionado el proveedor se
da click en Aceptar ó <ESC> para capturarlo. Si el proveedor que el usuario está
programa le mostrará un mensaje de alerta que le indica que el tercero no está
clasificado como proveedor, por lo tanto el usuario debe remitirse al plan de
terceros (Capítulo II) para hacer la modificación correspondiente.
Si el proveedor no existe, el usuario puede crearlo desde la entrada, ingresando el

número del documento de identidad en el campo Proveedor seguido de la tecla
nuevamente al campo del proveedor para ingresar ó buscar otro código. Si el
donde digitará los datos personales del proveedor:
campo necesario.

seleccionar el tipo de documento de identidad del proveedor que se va a
crear.
identificación del proveedor, porque el usuario lo digitó en el campo
Proveedor de la compra.
3. Tipo de Tercero: Este campo ya tiene predefinido el tipo de tercero
Proveedor porque se está creando desde la compra. Para cambiarlo se da
click en la flecha del lado derecho y se selecciona el tipo ó con flecha abajo va
pasando por los diferentes tipos.
ingresa el nombre completo del proveedor. Si en el campo proveedor se


mes, día.
6. Dirección: Se ingresa la dirección completa del proveedor. Tener en cuenta
magnéticos.
7. Empresa: Este dato es opcional para identificar el proveedor con el nombre
8. Ciudad: Las ciudades están codificadas de acuerdo a la base de datos del
Dane. Si el usuario sabe el código de la ciudad que desea ingresar, puede
digitarlo ó utilizar la búsqueda <-><ENTER> con la cual se desplegará una
ventana que contiene la codificación de todas las ciudades del país y el cursor
se ubica en el campo de búsqueda para digitar el dato por el cual se quiere
ubicar la ciudad. Se puede buscar por código, por nombre de la ciudad ó por
departamento. A medida que el usuario va escribiendo la clave de búsqueda,
el sistema va filtrando la base de datos con las ciudades que coincidan con el
dato digitado. Al encontrar la ciudad, se selecciona y se activa el botón
Aceptar para capturarla.
de los Tipos de Negocio en parámetros (Numeral 1.E). Si la empresa no
utilizó esta opción, este campo se deja en blanco.
10. Teléfonos: Campo texto para ingresar los teléfonos del proveedor. Es un
dato opcional.
11. E-mail: Campo texto para ingresar el e-mail del proveedor. Es un dato
opcional.
Finalmente se activan los botones Aceptar y Cancelar para confirmar la creación del proveedor.
Si se activa el botón Cancelar, el cursor regresará al campo proveedor para ingresar otro dato e
ignora la información digitada. Si se activa el botón Aceptar, el proveedor quedará creado en la
base de datos de terceros y el nombre del proveedor y los datos personales aparecerán al lado
Para los usuarios a quienes se les ha asignado un proveedor específico desde la configuración
de permisos en el control y manejo de usuarios, el cursor no parará en este campo porque ya
Después de ingresado el proveedor, aparecerán dos opciones para guardar el encabezado de la

entrada: 1. Guardar ó botón Nuevo/Guardar, para crear el registro de la entrada e ingresar las
referencias; y 2. Deshacer ó botón Modificar/Deshacer para ignorar la información digitada y


Cuando la referencia digitada en la entrada no está creada, el sistema genera un

mensaje en el cual le avisa al usuario que la referencia no existe y el cursor regresa al
campo de referencia para ingresar una nueva referencia.
- Cantidad: Después de ingresada la referencia, el cursor se ubica en el siguiente

campo para digitar la cantidad, y con <ENTER> se va desplazando por los diferentes
campos IVA, descuento, valor unitario. Inmediatamente se activa en la parte inferior
izquierda el Botón 4.Guardar para confirmar el ingreso de la referencia con el
número 4, con el mouse ó con <ENTER>.
- Iva: En este campo se visualiza la tarifa de iva con la cual fue creada la referencia. El
cursor se detiene en este campo, solamente cuando el usuario tiene permiso para
modificar el iva. Para los préstamos de entrada el usuario debe colocar el iva en
cero para que no se genere un registro contable por el valor del iva, esto se hace
cuando el concepto por el cual se hace el documento no requiere causación de iva.
- Descuento: En este campo se ingresará el descuento en porcentaje para la

referencia que se está ingresando. Cuando en la creación del proveedor se ha
asignado un descuento, éste aparecerá automáticamente en el momento de hacer el
movimiento. El cursor se detiene en este campo, solamente cuando el usuario tiene
permiso para modificar el descuento.
- Valor Unitario: En este campo se ingresa el costo del artículo. El cursor se detiene en
este campo, solamente cuando el usuario tiene permiso para modificar el valor
unitario.
Después de dar click en Guardar, el botón 4. Se convierte en Adicionar, para permitir el

Nota: El usuario podrá desplazarse por los campos de iva, descuento y valor unitario


contrario el cursor no parará en estos campos del documento.

1. Anular ó botón Anular Comprobante Completo: Para eliminar el documento

en Si. Si se confirma, el documento se borrará totalmente pero queda el consecutivo
para iniciar un préstamo de entrada nuevo. Si se da click en No, la factura quedará
guardada con los items inicialmente ingresados.

fecha del documento y el usuario podrá modificar cualquier dato de ahí en adelante.
en el documento. Después de modificado el registro de la referencia seleccionada,
el cursor se ubicará en una nueva ventana de Actualización de Lista de Precios para


documento.
- Observaciones: Aparecerá un campo texto para escribir las observaciones del

préstamo de entrada y el botón Aceptar para continuar. Este dato es opcional. Esta
información solamente se visualizará si en la configuración de permisos, en el
control y manejo de usuario está activada esta opción, de lo contrario el usuario no
visualizará esta ventana.
- Concepto: En este recuadro, el usuario deberá seleccionar el tipo de préstamo de

entrada que esta haciendo, el cual debe estar definido desde parámetros (Numeral
1.C). Al hacer la selección, el sistema pedirá al usuario que confirme si está seguro
del concepto que ha seleccionado. Si se confirma con el botón Si, pasará al recuadro
de la causación contable, pero si activa el botón No, el cursor regresará al recuadro
de conceptos para seleccionar otro.
generará el préstamo de entrada realizado. Esta información solamente se
visualizará si en la configuración de permisos, en el control y manejo de usuario está
activada la opción de visualizar cuentas, de lo contrario el usuario no visualizará esta
ventana. Se debe tener en cuenta que si el concepto con el cual se realizó el
documento no genera parte contable, el sistema no causará contablemente el
documento.


impresora.
3. Formato Pre impreso: Imprime el formato que se haya diseñado específico para

4. Adicionar Registros ó botón 4. Adicionar: Permite ingresar otras referencias en el

documento. El cursor se ubica en el campo de Referencia, la cual puede ser digitada ó
utilizar la ayuda <-><ENTER> para buscar los artículos.
Después de ingresada la referencia, el cursor se ubica en el siguiente campo para

digitar la cantidad a ingresar, y con <ENTER> se va desplazando por los diferentes
campos IVA, descuento, valor unitario. Después de ingresado el registro de la
referencia seleccionada, el cursor se ubicará en una nueva ventana de Actualización
de Lista de Precios para que el usuario pueda definir los precios de venta para la
referencia seleccionada y al lado derecho se da click en Aceptar para confirmar los
datos ingresados.





impresora.
3. Formato Pre impreso: Imprime el formato que se haya diseñado específico para
- Botones (Flechas) de desplazamiento: Cuando el cursor está ubicado en el número del

documento, el usuario puede utilizar los botones de desplazamiento ubicados en la
parte superior derecha de la pantalla, para visualizar los documentos que ya existen. El
primer botón indica ir al primer registro, o sea el primer préstamo de entrada que exista
en el mes en el cual se encuentra ubicado el usuario. El segundo botón indica ir al
registro anterior, o sea ubicarse en préstamo de entrada anterior al que se encuentra en
la pantalla. El tercer botón indica ir al siguiente registro, o sea ubicarse en el préstamo
de entrada siguiente al que se encuentra en la pantalla. El cuarto botón indica ir al final
del registro, o sea ubicarse en el último préstamo de entrada registrado en el mes en el
que se ha ingresado.

CAPITULO V
OPCIONES
En este menú, el programa contiene procesos adicionales que ofrecen al usuario otros servicios,
complementando así, la estructura funcional de la aplicación. Ver figura 5.0.
FIGURA 5.0.
Para el manejo de este programa este se convierte en uno de los capítulos mas importantes
para el buen funcionamiento del programa porque aquí se termina de configurar el resto de la
aplicación para su buen funcionamiento.
5.1 ACTUALIZAR

Esta opción juega un papel muy importante en los procesos de actualización del programa,
debe ser utilizada bajo la coordinación del personal de la firma Avansis y no se debe usar sino
se tiene una clara idea de que se obtiene al utilizar este procedimiento porque se correría el
riegos de que se pierda la información de las tablas de datos del programa.
5.2 MANEJO DE COMISIONES

Esta opción permite liquidar, modificar o borrar comisiones sobre ventas y recaudos en una
forma general o por vendedor; y para un rango de fechas o un mes específico. Todas las
funciones que contiene este menú las explicaremos a continuación: Ver figura 5.1.
FIGURA 5.1
5.2.1. LIQUIDACION DE COMISIONES

Esta función contiene los siguientes métodos para la liquidación de comisiones: Ver figura 5.2.

1. Porcentaje general por ventas

2. Porcentaje de acuerdo a los grupos
3. Sobre recaudos de cartera
4. Ventas y recaudos
5. Ventas según tabla
6. Recaudos según tabla
FIGURA 5.2
PORCENTAJE GENERAL POR VENTAS: El primer paso es la selección del rango de

fechas; generalmente se utilizan rangos de fechas por mes, a continuación el vendedor y
por último el porcentaje de liquidación seguido del comando <Enter>. Ver figura 5.3.
FIGURA 5.3.

Para seleccionar un vendedor especifico se marca y se da click en el botón de flecha

sencilla hacia la derecha, e inmediatamente el vendedor pasa al recuadro de la derecha.
Para seleccionar todos los vendedores, simplemente se da click en el botón de flecha
doble hacia la derecha, e inmediatamente todos los vendedores pasarán al recuadro de
la derecha.
Después de ingresados los datos, el programa se encarga de hacer la liquidación

automática; y terminado el proceso, nos muestra todas las opciones para visualizar el
informe, el usuario podrá elegir si desea ver el listado en pantalla <1>, por impresora <2>.
o <3> por Archivo de Texto. Este informe presenta el total vendido por cada uno de los
vendedores ordenado de mayor a menor. Ver figura 5.4.

FIGURA 5.4.
PORCENTAJE DE ACUERDO A LOS GRUPOS: Esta liquidación de comisiones, se

hace de acuerdo al porcentaje asignado a los grupos en el momento de su creación
(Capítulo I ).
Para ejecutarla, simplemente se selecciona el mes a liquidar y la fecha de liquidación.

Después de ingresados estos datos, el programa evalúa los porcentajes contenidos en
cada uno de los grupos y las ventas por cada uno, para definir el valor de la comisión.
Ver Figura 5.6.
Cuando se muestra el informe en la parte superior derecha se muestra una ventana

para o salir del informe o para seleccionar la impresora por la cual se va a imprimir el
reporte, como lo muestra la Figura 5.5. Realizado este proceso, se devuelve la
ejecución al menú anterior.
FIGURA 5.5

FIGURA 5.6.
SOBRE RECAUDOS DE CARTERA: Para esta liquidación, el programa pide la selección del
mes a liquidar comisión por recaudos, la fecha de la liquidación y el porcentaje por rango de
días de pago. Ver figura C.


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IMPORTANTE. El asesor se reservará el derecho de decidir si el, o los computadores en los

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COMO ENTRAR AL PROGRAMA.

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siguiente mensaje Ver figura 0.3.

El programa a partir de este momento, constantemente le indica al usuario el año o período a

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El año contable al que se desea acceder.

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1.1. DEFINICION DE GRUPOS DEL INVENTARIO

Flecha a la izquierda indica devolverse código a código

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Flecha a la derecha indica avanzar código a código

Los binóculos indican la búsqueda rápida dentro de los ítems digitados o

La impresora para los reportes ya sea por pantalla, impresora o archivo de

JULIÁN BARBERI GARCÍA

1.1.1. CAPTURA - MODIFICACION

Si el usuario en vez de un código de grupo, pulsa la tecla <Enter> , el programa devuelve la

JULIÁN BARBERI GARCÍA

Finalmente, aparece en la parte superior derecha dos opciones 1.guardar o 2. Deshacer; en

1. Anular 2. Modificar 3. Siguiente

Al seleccionar la opción número 1. Anular, el programa pide confirmar si dicho registro

La selección de la opción número 2. Modificar, permite al usuario hacer cambios a partir de

La selección de la opción número 3. Otro, devuelve automáticamente el cursor a la casilla

JULIÁN BARBERI GARCÍA

JULIÁN BARBERI GARCÍA

Cuando se selecciona la opción de impresora aparecerá en pantalla el cuadro de impresión

1.1.3. DEVOLVERSE O SALIR

1.1.4. PASAR AL SIGUIENTE CODIGO DE GRUPO

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1.2. DEFINICION DE SUBGRUPOS DEL INVENTARIO

El subgrupo del inventario corresponde a la clasificación de los productos o servicios dentro de un

JULIÁN BARBERI GARCÍA

1.2.1. CAPTURA - MODIFICACION

Si el usuario en vez de un código de subgrupo, pulsa la tecla <Enter> , el programa devuelve la

Finalmente, aparece en la parte superior derecha dos opciones 1.guardar o 2. Deshacer; en

En caso de digitar un número de subgrupo ya existente, aparecerá en la parte superior derecha

1. Anular 2. Modificar 3. Siguiente

JULIÁN BARBERI GARCÍA

Al seleccionar la opción número 1. Anular, el programa pide confirmar si dicho registro

La selección de la opción número 2. Modificar, permite al usuario hacer cambios a partir de

La selección de la opción número 3. Otro, devuelve automáticamente el cursor a la casilla

Cuando se selecciona la opción de impresora aparecerá en pantalla el cuadro de impresión

1.2.3. DEVOLVERSE O SALIR

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1.2.4. PASAR AL SIGUIENTE CODIGO DE SUBGRUPO

1.3. DEFINICION DE MARCAS

1.3.1. CAPTURA - MODIFICACION