Auditorías basadas en procesos

Realizar auditorías basadas en procesos permite ejecutar de una manera

optimizada las auditorías internas, ya que, gracias a esta forma de
realizarlas, se logra mayor eficiencia en las mismas y ello se traduce en
lograr la mejora continua y un mejor rendimiento del Sistema Gestión
Integrado.

Consejos para que apliques y puedas maximizar la eficacia de tu

auditoría interna y poder así mejorar la eficiencia del Sistema de
Gestión.

Planificación de la auditoría
A lo hora de empezar a realizar auditorías basadas en procesos, se
recomienda tener identificados los procesos de la organización. Con ello,
nos referimos a considerar todos y cada uno de los procesos desde el
desarrollo de la estrategia de la organización, su política y objetivos hasta
llegar al proceso de entrega.

 Identificar a los líderes de cada uno de los procesos

Cuando hablamos de identificar a los líderes de los procesos, nos
referimos a acudir a la persona encargada de dirigir el proceso, también
podemos obtener mucha más información acudiendo a un colaborador del
mismo, ya que éste conoce de primera mano el funcionamiento del
proceso, al estar la mayor parte del tiempo desarrollando actividades. Es
decir, ese colaborador tendrá con mayor probabilidad un
importante conocimiento tácito del proceso que maneja, así como de las
interacciones del mismo con otros dentro del Sistema de Gestión
Integrado.
Por otro lado, decir que será adecuado que el auditor se asegure de
que se documenta todo el conocimiento crítico que se descubre, ya que
ello permitirá ir mejorando a la organización.

Usar la técnica CAPDO

Toda actividad realizada en la organización implica unas entradas y unas
salidas lo cual nos permite medir su eficacia y eficiencia.
Para completar el ciclo PDCA o PHVA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar)
durante la auditoría de un proceso, podemos utilizar la técnica CAPDO
(Check-Act-Plan-Do), la cual comienza a la mediación del ciclo PHVA.

Veamos cómo funciona el enfoque CAPDO:

Check (Revisar): Comenzar con preguntas en relación al desempeño del
proceso, lo que se espera de éste, así como sus indicadores y objetivos.
¿Cómo mejorar sus procesos de trabajo para mejorar el rendimiento,
reducir la variabilidad y mejorar productos, servicios, programas y / o
resultados?

¿Cómo aporta desde su proceso al logro de los objetivos estratégicos?

Act (Actuar): Preguntar sobre las acciones que se realizan para mejorar

el proceso.

¿Cuáles son sus procesos de trabajo claves?

¿Cómo se determinan los requerimientos claves para estos procesos y
para qué sirven?
¿Cómo diseñan e innovan sus procesos de trabajo para cumplir con estos
requisitos?
¿Cómo se asegura que la operación del día a día de estos procesos se
ajuste a sus requisitos claves del proceso?

Plan (Planificar): Saber cómo se ha planeado el proceso, si se cumple el

diseño establecido y considerar los resultados de rendimiento anteriores.
Do (Hacer): saber si el proceso se está llevando a cabo de acuerdo
a cómo ha sido diseñado.

Usa la herramienta “Tortuga” para estructurar tu auditoría

La gestión por procesos, es un enfoque que ayuda y contribuye de manera
sólida y sostenible en el tiempo, a la mejora de un sistema de gestión. A
su vez para controlar y mejorar cada uno de los procesos, es necesario
disponer de ciertas herramientas y medios.
 La Norma ISO 9001 sugiere la necesidad de la aplicación y adaptación de
ciertas herramientas como esos medios que precisamente permitan medir,
controlar y actuar a tiempo sobre los procesos. El diagrama de Tortuga,
como se lo conoce habitualmente, es una poderosa herramienta en ese
sentido.

¿Qué es y para qué sirve el diagrama de Tortuga?

El diagrama de Tortuga es un esquema, el cual precisamente adopta la

forma de este animal. Dispone de un cuerpo, cuatro patas, una cabeza y
la cola. En el cuerpo se representan los procesos y sus transformaciones.
Las patas están formadas por interrogantes claves qué debemos
hacernos: con qué, cuáles son los requerimientos, cómo emplear los
recursos, es decir el método. Con quiénes voy a hacer lo que
necesitamos, y finalmente cómo voy a medir esas acciones, es decir
cuáles son los indicadores que usaré. La cabeza alude a los elementos
de entrada de ese proceso en cuestión. Finalmente, la cola es el final, es
decir cuáles son los resultados que surgen de esos elementos de entrada,
una vez que han sido procesados.

¿Cuál es la Infraestructura necesaria (Instalaciones, Equipos , Materiales, etc.)

para llevar a
cabo el proceso?
-Computadora
-Internet
-Correo electrónico
-Teléfono
-Oficina
¿Cuál es la Infraestructura necesaria (Instalaciones, Equipos , Materiales, etc.)
para llevar a
cabo el proceso?
-Computadora
-Internet
-Correo electrónico
-Teléfono
-Oficina
¿Cuál es la Infraestructura necesaria (Instalaciones, Equipos , Materiales, etc.)
para llevar a
cabo el proceso?
-Computadora
-Internet
-Correo electrónico
-Teléfono
-Oficina
¿Cuál es la Infraestructura necesaria (Instalaciones, Equipos , Materiales, etc.)
para llevar a
cabo el proceso?
-Computadora
-Internet
-Correo electrónico
-Teléfono
-Oficina
¿Cuál es la Infraestructura necesaria (Instalaciones, Equipos , Materiales, etc.)
para llevar a
cabo el proceso?
-Computadora
-Internet
-Correo electrónico
-Teléfono
-Oficina
¿Cuál es la Infraestructura necesaria (Instalaciones, Equipos , Materiales, etc.)
para llevar a
cabo el proceso?
-Computadora
-Internet
-Correo electrónico
-Teléfono
-Oficina

MEDICION ¿Cómo se logra el análisis de la ef proceso?

¿Qué se hace para cumplir con los ¿Qué se hace para lograr mejora c ¿Qué
procesos de la dirección son información

Traduce fielmente las conclusiones de la reunión de

Clausura
Contiene el alcance y el objetivo de la auditoría
Fecha de la auditoría
Equipo auditor
Los documentos de referencia
Aspectos favorables de la actividad auditada
Aspectos débiles de la actividad auditada
Conclusiones sobre cumplimiento de requisitos y eficacia
Solicitud de acciones correctivas