SEGUNDO INFORME SOBRE LA PRÁCTICA PROFESIONAL EN

GRUPO EMPRESARIAL ASEGURADOR OSMA

ESTUDIANTE:
JOAN SEBASTIÁN HERRERA ESPARZA

TUTOR EMPRESA: GABRIEL OSMA PEÑA

TUTOR UNIVERSIDAD: SANDRA MILENA SANDOVAL

UNIVERSIDAD DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONÓMICAS Y CONTABLES
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
BUCARAMANGA
2020
 TABLA DE CONTENIDO

Pág.
1. INTRODUCCIÓN: 4

2. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA: 5

3. DESCRIPCIÓN DEL ÁREA: 5

4. OBJETIVO GENERAL: 6
5. ACTIVIDADES: 6
6. CRONOGRAMA: 6

7. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES: 7

7.1 VENDER PÓLIZAS DE SEGUROS A VEHÍCULOS, PROPIEDADES, DE
VIDA Y DE SALUD A PERSONAS Y EMPRESAS: 7

7.2 RENOVACIÓN DE PÓLIZAS: 8

7.3 TELE MERCADEO: 8

7.4 ORGANIZAR ARCHIVOS DE SEGUROS Y ACTIVIDADES SEGUNDO

CORTE: 9

8. CONCLUSIONES Y BIBLIOGRAFÍA 15

9. EVIDENCIA PR-04 16-17

10. EVIDENCIA PR-06 18-19

11. EVIDENCIA PR-07 20-21

12. PAZ Y SALVO EMPRESA-TRABAJADOR 22

2
 LISTA DE GRÁFICAS

Pág.

Gráfica 1. Recibo SOAT 10

Gráfica 2. Formulario único de conocimiento 11

Gráfica 3. Formulario único de conocimiento 12

Gráfica 4. Carpetas en archivo 13

Gráfica 5. Carpetas en archivo 13

Gráfica 6. Base de datos de clientes 14

Gráfica 7. Realizando las actividades 14

 1. INTRODUCCIÓN

El informe a continuación tiene como prioridad exponer la importancia que tiene

realizar la práctica profesional en el campo profesional, es una manera de evaluar
mis conocimientos adquiridos en la universidad de investigación y desarrollo
durante nueve semestres que son equivalentes a 4 años y medio donde, de
manera continua, he ido adquiriendo información de utilidad para demostrar a la
empresa en la que tenga la oportunidad de trabajar que tengo las capacidades y
la idoneidad para realizar las labores que me especifiquen realizar y colaborar con
las áreas de las cuales tenga conocimiento y pueda aportar en beneficio de la
empresa.
La práctica en la empresa grupo empresarial aseguradora Osma tiene como
objetivo demostrar mis avances como profesional en las áreas administrativas,
aprendiendo continuamente y reforzando mis conocimientos desde la realización
de las labores asignadas en esta empresa.
En este informe incluiré la información de la empresa, su constitución, las áreas
que manejan, los productos y las actividades que estoy realizando en un área
determinada de manera muy detallada con soportes y evidencias, así como el
cronograma y objetivo que se tuvo en cuenta para poder llevar a cabo mis
actividades dentro de la empresa.
Finalizando la práctica profesional que se desarrollará en tres partes con formatos
donde se incluirán las observaciones de mi tutor y el tutor asignado por la
universidad, estaré atento a las conclusiones y recomendaciones que me puedan
aportar para continuar con el enriquecimiento en lo profesional y a manera
personal.

Novedades de contingencia: No hay ninguna novedad, sigo realizando la

práctica organizacional. Debido a la pandemia que venimos atravesando, la
empresa de seguros donde laboro ha decidido enviar a la casa a sus empleados,
no obstante, me ha permitido desarrollar mis actividades por medio de
teletrabajo, cumpliendo así con mis horas estipuladas para la finalización de la
práctica profesional las cuales ya estaban próximas a cumplir, las horas fueron
completadas el 04 de abril.

2. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

La agencia de seguros ‘’grupo empresarial aseguradora Osma’’ fundada por el

doctor Gabriel Osma Peña cuenta con 40 años de experiencia en el ámbito
laboral, se encuentra ubicada en el centro de la ciudad en la calle 34 #19-14,
oficina 218 - edificio colmena, siendo este establecimiento su única sucursal.
Se dedica a brindar los servicios de venta de pólizas de seguros a las personas,
empresas, vehículos, seguros de vida y cuenta con asesoría en el área jurídica y
seguridad social.

3. DESCRIPCIÓN DEL ÁREA

Seguros generales y vida: Cuenta con 2 personas que desarrollan las funciones
de ventas.
Esta área se dedica a expedir, renovar y encargarse de llamar a los clientes
próximos a que su póliza se venza (tele mercadeo) para hacer la renovación,
también se hace el proceso para fidelizar los clientes brindándoles una excelente
atención, gestión y seguimiento para hacerle saber al cliente que estamos
pendientes ellos. Además, brinda apoyo al área de seguridad social en realización
de cuentas de cobro e impresión de planillas.
se requiere de recursos tecnológicos, económicos y humanos que permitan
desarrollar actividades tendientes a: Efectuar visitas de seguimiento de crédito a
clientes, identificación y contacto con la persona que paga las cuentas, consultas a
centrales de riesgo, acompañamiento en el proceso de negociación con los
clientes, reuniones de seguimiento de compromisos con los clientes y
capacitaciones en gestión de cartera.
 4. OBJETIVO GENERAL

Apoyar con los procesos asignados en el área de

seguros.

5. ACTIVIDADES

1. Vender pólizas de seguros a vehículos, propiedades, de vida y de salud

a personas y empresas.
2. Renovación de pólizas de seguros.
3. Tele mercadeo.
4. Organizar archivos de seguros.

6. CRONOGRAMA

El inicio de la práctica profesional en la empresa grupo empresarial Asegurador

Osma fue el día 17 de febrero de 2020 y se dará por terminada el día 04 de abril
del 2020.
 7. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

7.1 Vender pólizas de seguros a vehículos, propiedades, de vida y de

saluda personas y empresas: Se hace una entrevista con el cliente, de acuerdo
a su necesidad se le brinda el seguro que más sea conveniente para él y se
procede a firmar los documentos necesarios para la emisión de la póliza, ya sea
para su vehículo, su empresa, de vida o salud.

En el gráfico 1 tenemos el recibo de pago de un SOAT (Seguro Obligatorio de

Accidentes de Tránsito) para esto se consulta en el registro único nacional de
tránsito (RUNT) los datos del vehículo a través de la placa o del VIN (número de
chasis) y se expide la póliza del seguro con base en la información allí registrada,
si el vehículo no está registrado en el RUNT procedemos a expedir la póliza
registrando los datos del vehículo asegurado que aparecen en la licencia de
tránsito.
Una vez expedida se procede a registrar en el RUNT los datos de la póliza
asociados al vehículo asegurado. Después entregamos el documento al cliente el
cual puede ser físico o digital.

En los gráficos 2-3 tenemos el formato de seguro de vida ‘’Formulario único de

conocimiento’’, que es uno de los más expedidos en la empresa, este se llena con
la información muy detallada del cliente y financiera en tres respectivos pasos.
1. Información básica
2. Actividad económica
3. Información financiera
Con este formato sabremos si el cliente cumple con los requisitos solicitados para
proceder a venderle la póliza.
7.2 Renovación de pólizas: Para la renovación de las pólizas se le indica al
cliente que debe diligenciar nuevamente el formato sarlaf (o Formulario único de
conocimiento) gráficos 2-3 o el formato correspondiente con la póliza a renovar
con la información actualizada para hacer este proceso exitosamente, este
proceso no toma mucho tiempo ya que a través de la página web se puedehacer
la renovación o la desvinculación de la póliza.
Para que el seguro continúe vigente y la renovación tenga efecto, el tomador del
seguro debe pagar el valor monetario correspondiente a la siguiente anualidad,
para expectativas y/o peticiones específicas que pueden generarse, se atenderá al
cliente de manera presencial para brindarle el apoyo necesario para despejar las
dudas que le hayan generado las solicitudes de la renovación.
Cuando el cliente o nosotros como aseguradora no deseemos que la póliza se
renueve a su vencimiento anual, se debe hacer en mutuo acuerdo y avisar
previamente con antelación a la fecha del vencimiento para dar de baja del
sistema y de nuestra base de datos.

7.3 Tele mercadeo: (ver gráfica 6) Se usa la base de datos de clientes de la

empresa, este archivo se toma para la renovación de las pólizas y consiste en
llamar a los clientes unos días antes de la terminación de la anualidad de la póliza
y se le especifica el valor para la renovación y la información necesaria para
llevar a cabo este proceso, también se llaman a los clientes que por alguna razón
han dado de baja nuestro servicio para saber por qué tomó esa decisión y con
buena atención y gestión se vuelvan a vincular con nosotros, esto con la intención
de fidelizar al cliente con un excelente servicio.
Además, en las redes sociales se están publicando periódicamente los servicios
que ofrecemos para atraer posibles clientes potenciales.
7.4 Organizar archivos de seguros: Como se evidencia en la gráfica 4, los
archivos que son de pólizas para el hogar, salud, empresas, etc. Se deben
almacenar con el respectivo nombre de la persona natural o jurídica y el tipo de
producto que se le expidió. El orden de las carpetas se hace de la que este más
próxima a vencer hasta la más lejana para la fecha de vencimiento.
En el caso de la gráfica 5 las carpetas están nombradas con la placa del vehículo
al cual se le expidió el Soat y de igual manera el orden para archivarlas se hace de
la que este más próxima a vencer hasta la más lejana para la fecha de
vencimiento.
A rasgos más generales la actividad de archivar se realiza para llevar un
seguimiento de los productos expedidos a lo largo de un periodo, y como lo
mencioné antes, las carpetas, según su tipo de póliza, se organizan en dos
secciones diferentes con el nombre de la aseguradora y producto en orden de
vencimiento. Esto se realiza con el fin de hacer más fácil la ubicación y diligencia
del documento.

ACTIVIDADES SEGUNDO CORTE: Las actividades que realicé en el segundo

corte fueron las mismas que en el primer corte hasta el 24 de marzo que empieza
la cuarentena nacional, fueron realizadas bajo las mismas directrices, con la
variante de que se me hicieron más fácil de llevar a cabo ya que, con la
experiencia adquirida con el tiempo los procesos se ejecutaron de manera más
sencilla.
Las evidencias del trabajo realizado son las mismas que las enviadas en el
primer corte, no me pareció relevante volver a tomar fotos de los mismos
procesos y por esto no anexo más imágenes.
Finalizando el mes de marzo empezamos la cuarentena y las actividades que
realicé de ahí en adelante fue la actividad de tele mercadeo, ya que no tengo
habilitado en mi computador el sistema para la renovación y expedición de pólizas
y mucho menos se puede organizar archivo, todos esos documentos quedaron en
la empresa.
GRÁFICO 1
GRÁFICO 2
GRÁFICO 3
GRÁFICO 4

GRÁFICO 5
GRÁFICO 6

GRÁFICO 7
CONCLUSIONES: Recién llegado a la empresa me costó un poco llevar el ritmo
del horario, ya que no venía trabajando hace aproximadamente 2 años, además,
como esa no es mi área en donde vengo adquiriendo conocimientos se me hizo un
poco complicado realizar las actividades en la primera semana, a partir de ahí le
pude tomar el ritmo a las labores asignadas y el horario fue más llevadero, a pesar
de eso no hubo contratiempos en cuanto a entregar informes o resultados a la
empresa.

Lo que más se me dificultó fue organizar el archivo ya que no conocía como

estaban distribuidas las carpetas por cliente y empresa y por esta razón me
tomaba un poco más de tiempo del necesario realizar esta tarea, pero de manera
general y como lo describe mi tutor y dueño de la empresa el doctor Gabriel Peña,
pude realizar eficientemente mis actividades durante el periodo en que laboré.

Fue una experiencia enriquecedora el poder aprender del sector y estos mercados
de los que no tenía mucho conocimiento para vincular a los clientes y mantenerlos.

BIBLIOGRAFÍA

https://actualicese.com/no-evada-el-pago-del-soat-conozca-como-se-expide-esta-
poliza-y-cuales-son-sus-tarifas/

https://www.mintransporte.gov.co/publicaciones/7076/el-soat-se-expedira-en-
unico-formato/

https://www.puromarketing.com/13/4813/pasos-para-hacer-telemarketing-efectivo-
empresa.html

https://www.muypymes.com/2015/10/05/telemarketing-efectivo

https://academia.softseguros.com/preguntas-frecuentes/renovacion-de-polizas